34

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Peruri didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1971.

BUMN ini merupakan hasil peleburan (merger) antara Perusahaan Negara (PN) Arta

Yasa dengan PN Pertjetakan Kebayoran.

Sesuai dengan PP 60 Tahun 1971 Pasal 3, dinyatakan bahwa tujuan dan

lapangan usaha Peruri adalah mencetak uang kertas dan uang logam untuk Bank

Indonesia (BI),mencetak barang-barang cetakan dan surat-surat berharga serta

membuat barang-barang logam lainnya untuk pemerintah, BI, Lembaga-lembaga

Negara dan umum. Selain itu, ditegaskan pula bahwa Peruri dapat menyelenggarakan

usaha-usaha sampingan atas persetujuan Menteri Keuangan dengan berpedoman

kepada dasar-dasar dan prinsip-prinsip ekonomi yang rasionil.

Di dalam perkembangannya, pemerintah kemudian mengubah PP 60 Tahun

1971 dengan PP 32 Tahun 2006 dengan pengaturan penugasan seperti yang diatur di

dalam Bagian Ketiga tentang Kegiatan dan Pengembangan Usaha Peruri, yaitu selain

menyelenggarakan usaha mencetak uang RI untuk memenuhi permintaan BI dan

melaksanakan kegiatan mencetak dokumen sekuriti untuk negara, yaitu dokumen

keimigrasian, pita cukai, meterai dan dokumen pertanahan atas permintaan instansi

yang berwenang.

Selain produk di atas, Peruri juga mencetak dokumen sekuriti lainnya dan

barang cetakan logam non uang, mencetak uang dan dokumen sekuriti negara lain

35

atas permintaan negara yang bersangkutan. PP ini juga mengatur bahwa Peruri dapat

menyediakan jasa dengan nilai sekuriti tinggi yang berkaitan dengan kegiatan usaha

perusahaan dan usaha lainnya untuk menunjang tercapainya maksud dan tujuan

perusahaan.

Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa untuk mendukung pembiayaan

dalam rangka mencapai maksud dan tujuan perusahaan, Peruri dapat melakukan

kerja sama usaha dengan pihak lain, baik dalam negeri maupun luar negeri,

membentuk anak perusahaan dan melakukan penyertaan modal dalam badan usaha

lain. Sejalan dengan PP 32 tersebut terkait dengan pengembangan bisnis, Peruri telah

memiliki 4 (empat) anak perusahaan masing-masing antara lain:

1. PT Kertas Padalarang (PTKP) dengan kepemilikan 92,59 persen dengan

portofolio bisnis pada saat ini membuat kertas pita cukai dan jenis kertas

sekuriti lainnya,

2. PT Peruri Wira Timur (PWT) dengan kepemilikan 76 persen dengan bidang

usaha pencetakan sekuriti non uang seperti ijasah, dokumen perizinan dan

lainnya,

3. PT Peruri Properti (PePro) dengan kepemilikan 99 persen dengan bidang usaha

optimalisasi aset properti Peruri,

4. PT Peruri Digital Security (PDS) dengan kepemilikan 99 persen dengan

bidang usaha untuk mendukung national payment gateway (NPG), card

management system, smart card dan personalization.

Selain itu Peruri juga mempunyai 1 (satu) perusahaan afiliasi yaitu PT Sicpa-

Peruri Securink (SPS) hasil kerjasama dengan Sicpa, SA (Swiss) dengan kepemilikan

48 persen dengan bidang usaha produksi tinta sekuriti untuk uang kertas.

36

Visi

Peusahaan berkelas dunia dibidang Integrated security printing and system.

Misi

Menghasilkan produk berkualitas dan bernilai sekuriti tinggi kebanggaan bangsa.

3.1.2. Stuktur Organisasi dan Fungsi Divisi Pengadaan dan Fasilitas Umum

(Sumber: Perum Peruri Karawang)

Gambar III.1

Struktur Organisasi

37

Fungsi Directorat SDM dan UMUM:

1. Melakukan perencanaan, mengembangkan dan implementasi strategi pada

bidang pengelola dan juga pengembangan SDM, seperti merekrut karyawan,

kebijakan, kontrak kerja,konsultasi, penggajian, peraturan, pelatihan,

membangun motivasi, evaluasi dan lain sebagainya.

2. Penetapan dan pemeliharaan sistem yang ada dengan tujuan untuk mengukur

aspek penting dari pengembangan sumber daya manusia.

3. Monitoring, mengukur dan melakukan pelaporan mengenai masalah, strategi

dalam mengembangkan SDM dan pencapaiannya sesuai kesepakatan.

4. Bertugas dalam mengembangkan dan mengatur staf.

5. Mengendalikan anggaran belanja SDM setiap departemen yang disesuaikan

dengan anggaran yang telah disepakati dan disetujui.

Fungsi divisi pengadaan dan fasilitas umum

1. Kepala divisi pengadaan dan fasilitas umum, pejabat yang berwenang pada

departemen pengadaan dan pejabat yang berwenang pada departemen

kebijakan pengadaan dan pergudangan yang bertanggung jawab atas

operasional dan adminisratif pengadaan barang dan jasa.

2. Pemutus permintaan pengadaan memiliki tugas dan wewenang untuk

menyetujui atau tidak menyetujui permintaan pengadaan yang diajukan oleh

pengguna barang/jasa.

3. Menetapkan metode pengadaan

4. Menetapkan kepanitiaan pengadaan (apabila dipandang perlu)

5. Menandatangani berita acara serah terima barang atau jasa

6. Menetapkan pemenang sesuai dengan kewenangan penetapan metode

pengadaan.

38

7. Menandatangani kontrak SPK/Purchase Order/Surat Order Pembelian

8. Menyelesaikan perselisihan antara pengguna barang atau jasa dan pelaksana

pengadaan.

9. Melakukan tindakan yang dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan

pengadaan barang atau jasa sesuai batas kewenangannya.

10. Menetapkan HPS/OE

Fungsi kepala departemen pengadaan

1. Memutuskan dan menetapkan pengadaan barang/jasa berdasarkan batas nilai

kewenangan sesuai wewenang otoritasi dokumen atau transaksi pengadaan

barang/jasa pada perum peruri.

2. Pemutus permintaan pengadaan memiliki tugas dan wewenang untuk

menyetujui atau tidak menyetujui permintaan pengadaan yang diajukan oleh

pengguna barang/jasa.

3. Menetapkan metode pengadaan

4. Menetapkan kepanitiaan pengadaan (apabila dipandang perlu)

5. Menandatangani berita acara serah terima barang atau jasa

6. Menetapkan pemenang sesuai dengan kewenangan penetapan metode

pengadaan.

7. Menandatangani kontrak SPK/Purchase Order/Surat Order Pembelian

Fungsi Seksi Pengadaan barang non investasi impor

1. Mengajukan metode pengadaan (justifikasi pengadaan) kepada pejabat yang

berwenang.

2. Menetapakan metode pengadaan (justifikasi pengadaan) sesuai dengan

kewenangan.

3. Menyusun dan menetapkan dokumen pengadaan.

39

4. Menetapkan metode evaluasi.

5. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk.

6. Melakukan negosiasi termasuk melaksanakan proses kompetisi harga melalui

E-auction atau Manual Auction.

7. Memberikan pengumuman pemenang pengadaan.

8. Membuat PO.

9. Mendokumentasikan proses pengadaan.

10. Apabila diperlukan dapat melakukan koordinasi dengan biro hukum

perusahaan untuk menyusun surat perjanjian.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur Monitoring Sistem Pengadaan Barang Impor

1. Permintaan Pembelian Barang

Unit kerja melakukan permintaan pengadaan barang dengan membuat

membuat Purchase Requisition (PR), Departemen Kebijakan Pengadaan dan

Pergudangan (Jakdagu) melakukan verifikasi terhadap PR tersebut, kemudian

Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu) mencetak Surat

Permintaan Pembelian Barang (SPPB) dan mengirimkan ke Departemen

Pengadaan lalu didistribusikan ke masing-masing seksi di Departemen

Pengadaan.

2. Proses Pengadaan Barang Impor

Seksi Pengadaan Barang non investasi Impor menerima Surat Permintaan

Pembelian Barang (SPPB) dari Departemen Kebijakan Pengadaan dan

Pergudangan (Jakdagu) dan melakukan verifikasi terhadap Surat Permintaan

Pembelian Barang (SPPB) tersebut, jika sesuai maka akan diproses lebih lanjut

dan jika tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada Departemen Kebijakan

40

Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu). Proses pengadaan barang meliputi

pembuatan Justifikasi, Surah Permintaan Penawaran Harga (SPPH), Negosiasi,

Evaluasi Harga (EH) dan Purchase Order (PO). Dokumen pengadaan barang

impor ditandatangani oleh pejabat pengadaan yang berwenang.

3. Penerimaan Barang Impor

Rekanan mengirimkan informasi pengiriman barang melalui email yang

dilengkapi dengan invoice dan shipping document. Kemudian Seksi Impor

membuat memo exim ke Seksi Expor Impor untuk dilakukan proses Custom

Clearance.Setelah barang sampai di gudang akan dilakukan pemeriksaan dan

dibuatkan Surat Penerimaan Barang (SPB) oleh Departemen Kebijakan

Pengadaan dan Pergudangan(Jakdagu). Surat Penerimaan Barang dikirimkan

ke Departemen Pengadaan sebagai arsip.

3.3. Activity Diagram

41

Gambar III.2

Aktivitas diagram sistem berjalan

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : SPPB (Surat Permintaan Pembelian Barang)

Fungsi : Untuk mengetahui jenis, spesifikasi dan jumlah barang yang

akan dibeli.

Sumber : Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan

Tujuan : Departemen Pengadaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

42

Frekuensi : Setiap ada permintaan pembelian barang dari unit kerja

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : SPH ( Surat Penawaran Harga )

Fungsi : Untuk mengetahui harga yang ditawarkan oleh rekanan

Sumber : Rekanan

Tujuan : Departemen pengadaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada SPPH yang dikirim ke rekanan

Bentuk : Lihat lampiran A.2

3. Nama Dokumen : SPB ( Surat Penerimaan Barang )

Fungsi : Untuk mengetahui bahwa barang telah diterima oleh gudang

peruri

Sumber : Departemen Kebijakan dan Pergudangan

Tujuan : Departemen Pengadaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap barang sampai di gudang perusahaan

Bentuk : Lihat lampiran A.3

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Justifikasi Pengadaan

Fungsi :Untuk meminta persetujuan pejabat pengadaan yang

berwenang untuk melaksanakan proses pengadaan barang

impor meliputi yang memaparkan mengenai latar

43

belakang,pemasok yang diundang, metode pengadaan dan

harga perkiraan sendiri.

Sumber : Seksi Pengadaan Brang Impor

Tujuan : Pejabat Pengadaan sesuai kewenangan

Media : Kertas

Jumlah : 4 Lembar

Frekuensi : Setiap ada Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga)

Fungsi :Untuk meminta penawaran harga kepada rekanan luar negri

Sumber : Departemen Pengadaan

Tujuan : Rekanan

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap ada Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)

Bentuk : Lihat lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Surat Negosiasi

Fungsi : Untuk meminta penurunan harga kepada rekanan

Sumber : Departemen Pengadaan

Tujuan : Rekanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada SPH yang diterima

Bentuk : Lihat lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Evaluasi Perbandingan harga

44

Fungsi : Untuk membandingkan harga antara HPS/OE dan harga

penawaran dari rekanan, mengusulkan penempatan order

kepada rekanan, dan meminta persetujuan pejabat

pengadaan yang berwenang.

Sumber : Seksi Pengadaan Barang Impor

Tujuan : Pejabat yang berwenang

Media : Kertas

Jumlah : 4 Lembar

Frekuensi : Setiap ada penawaran

Bentuk : Lihat lampiran B.4

5. Nama Dokumen : Corfirmation Order dan Purchase Order

Fungsi : Untuk menunjukan barang yang ingin dibeli dari pihak

penjual, sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan

antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin

dibeli oleh pihak pembeli.

Sumber : Departemen Pengadaan

Tujuan : Rekanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap ada pembelian barang.

Bentuk : Lihat lampiran B.5

45

3.6. Permasalahan Pokok

Setelah penulis mempelajari proses dan prosedur pengadaan barangimpor pada

sistem yang sedang berjalan di Perum Peruri Karawang, masih terdapat beberapa

permasalahan dalam pelaksanaan sistem diantaranya :

1. Unit Kerja tidak dapat mengetahui progres proses pengadaan barang yang di

pesan sudah sejauh mana.

2. Terkadang pengiriman barang dari rekanan terlambat, karena rekanan tidak

dapat memonitor jadwal pengiriman atas PO yang mereka terima dari peruri.

3. Waktu yang diperlukan dalam pengolahan data pengadaan barang impor baik

berupa pencarian informasi progres proses pengadaan barang impor,

monitoring pengiriman barang oleh rekanan, proses input data proses

pengadaan kedalam monitoring dan pembuatan laporan kurang efisien dan

efektif.

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses

pengadaan barang impor di Perum Peruri Karawang, maka penulis mengusulkan

alternatif pemecahan masalah pada sistem monitoring Pengadaan Barang

imporsebagai berikut : dibuatnya sistem berbasis online untuk memonitor seluruh

proses pengadaan barang yang memungkinkan setiap perubahan proses dapat

diketahui oleh seluruh pihak yang terlibat antara lain: unit kerja (user), pelaksana,

rekanan. Aplikasi komputer yang dibangun ini menggunakan konsep multi user,

sehingga diharapkan koordinasi dan sharing data dapat dilakukan dengan mudah.