bab iii analisa sistem berjalan · setelah selesai panitia ppsb menjelaskan tentang pembayaran...

26

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Sekolah

Sistem administrasi pengolahan data di RA Darul Qolam ini masih

terbilang sederhana, karena masih menggunakan kertas seperti pendaftaran siswa

baru masih menggunakan formulir, pembayaran administrasi sisiwa masih di catat

dalam buku besar, data tabungan serta pencatatan nilai siswa dan laporan-laporan

yang masih dalam bentuk tulis tangan, dimana data-data yang masih berbentuk arsip

tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan membutuhkan sumber daya

manusia yang banyak dalam pengolahan data tersebut, hal ini mengakibatkan data-

data berserakan dan tidak terstruktur dengan rapi serta informasi yang dibutuhkan

menjadi terganggu. Adapun tinjauan tersebut meliputi sejarah sekolah, visi, misi dan

tujuan RA Darul Qolam dan struktur organisasi serta fungsinya.

3.1.1. Sejarah Sekolah

RA Darul Qolam mulai berdiri sejak tahun 2005 bertempat di Pondok

Pesantren Darul Qolam Cilangkap, kemudia berpindah ke Base Cam PJB UP Cirata

Kp. Cilangkap Rt 002/001 Desa Cadassari, Kecamatan Tegal Waru Kabupaten

Purwakarta, pada tahun 2007 sampai sekarang. RA Darul Qolam Cirata merupakan

Raudhatul Athfal yang bergerak dibidang pendidikan anak usia dini di bawah

naungan Yayasan Darul Qolam dikepalai oleh Ibu Hj. Emuy S.Pd dan Pemilik

Yayasannya yaitu H. Ahmad Sadili.

27

RA Darul Qolam ini Berlokasikan di pedesaan dengan jarak ke pusat

kecamatan sekitar 3 KM. Selama lebih dari 13 Tahun RA Darul Qolam ini berdiri,

jumlah siswa yang masuk dari tahun 2005-2018 sekitar 421 siswa dan sudah

meluluskan sekitar 286 siswa.

Raudhatul Athfal (RA) Darul Qolam Cirata adalah bentuk pendidikan pra

sekolah yang menyediakan program pendidikan dini bagi anak empat tahun sampai

memasuki pendidikan dasar. Raudhatul Athfal terdapat jalur pendidikan

sekolah/madrasah bertujuan untuk membantu meletakkan dasar kearah

perkembangan sikap, pengetahuan, keterampilan, dan daya cipta yang diperlukan

oleh anak didik dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan dan untuk pertumbuhan

serta perkembangan selanjutnya.

1. Visi, Misi dan Tujuan RA Darul Qolam

Adapun Visi dan Misi dari RA Darul Qolam, adalah sebagai beikut:

a. Visi : Mencetak generasi penerus bangsa yang berahlakul karimah dan

memiliki wawasan yang luas yang siap memasuki era globalisasi.

b. Misi : Menanamkan keimanan dan ketaqwaan kepada Alloh SWT sejak dini.

c. Tujuan :

1) Menyiapkan anak memasuki pendidikan dasar.

2) Membiasakan anak melakukan hal-hal yang baik.

3) Menanamkan pendidikan karakter sejak dini.

28

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya

1. Struktur Organisasi

RA Darul Qolam menggunakan struktur organisasi fungsional karena

pembagian tugas dapat dibedakan dengan jelas.

Kepala Sekolah

Hj. Emuy S.Pd

Sekretaris

Nia Suryani

Bendahara

Wartiani

Operator

Wartiani

Guru Kelas A

Yuliana Spd.iGuru Kelas B

Nia Suryani Spd.i

Asisten Guru Kelas A

Aisah Spd.i

Irmawati

Asisten Guru Kelas B

Rini Hartini

Siswa

Masyarakat

Ketua Yayasan

H. Ahmad Sadili

Komite Dewan

H. Iwan Setiawan

Sumber : RA Darul Qolam Cirata (2018)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi RA Darul Qolam

2. Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

a. Ketua Yayasan

1) Manajerial sekolah (keseluruhan)

2) SK Jabatan Sekolah

29

3) SK Jabatan Guru

b. Komite Dewan

Sebagai perwakilan dari sekolah untuk permasalahan mengenai

administrasi sekolah yang berhubungan langsung dengan para orang tua.

c. Kepala Sekolah

1) Manajerial sekolah

2) Menyusun/Mengendalikan kegiatan perencanaan sekolah

3) Pengadaan sarana dan prasarana

4) Sebagai pemegang keputusan intern sekolah

5) Melakukan evaluasi dan pembinaan terhadap kinerja guru

6) Melakukan evaluasi terhadap program pembelajaran di RA Darul Qolam

7) Menyusun kurikulum dan mempersiapkan tenaga serta sarana pendidikan

dan ketatausahaan RA

d. Sekretaris

1) Membantu kepala sekolah dibidang administrasi dalam surat-surat

2) Menyusun jadwal kegiatan sekolah seperti: jadwal pelajaran, kaleder

pendidikan, penyesuaian kurikulum sekolah dan penyusunan laporan.

e. Bendahara

1) Penunjangan Dana BOS

2) Mencatat data administrasi siswa yang berhubungan dengan keuangan.

3) Mencatat tabungan siswa seperti masukan dan keluaran.

4) Menyusun laporan keuangan.

f. Operator

1) Pengecekan data-data siswa yang sudah atau belum mengenai

pengumpulan data-data kepada pihak sekolah.

30

2) Penginputan data-data melalui Akun EMIS.

3) Perekapan data khusus siswa baru atau siswa mutasi.

g. Guru-guru.

1) Mendidik siswa/siswi (manajerial kelas).

2) Mengelola pembelajaran sesuai dengan kelompoknya

3) Mencatat perkembangan anak

4) Menyusun pelaporan perkembangan anak

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan adalah proses keluar masuknya data-data yang

terjadi pada suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem

berjalan ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang

permasalahan pada suatu Sekolah tersebut.

Berikut ini deskripsi mengenai Sistem Informasi Administrasi pada RA Darul

Qolam Cirata:

1. Prosedur Pendaftaran Siswa Baru

Orang Tua atau Wali calon siswa baru mendatangi Panitia PPSB (Panitia

Penerimaan Siswa Baru) di kantor RA Darul Qolam untuk meminta formulir

dengan membawa data-data persyaratan untuk pendaftaran calon siswa baru.

Kemudian panitia PPSB memberikan formulir untuk diisi oleh orang tua atau

wali murid, setelah itu formulir yang sudah diisi oleh Orang Tua/Wali Calon

Siswa dikembalikan lagi kepada panitia PPSB disertai dengan data-data yang

diperlukan seperti: fotocopy kartu keluarga, fotocopy akte kelahiran calon

siswa baru dan fotocopy ktp Orang Tua atau Wali.

31

2. Prosedur Pembayaran Administrasi

Setelah selesai panitia PPSB menjelaskan tentang pembayaran administrasi

sekolah seperti: pembayaran baju olahraga, batik dan buku-buku, jika orang

tua sudah melunaskan pembayaran, maka Panitia PPSB akan memberikan

barang yang tersedia dan bisa langsung dibawa namun jika tidak, maka akan

ditangguhkan, dan jika orang tua belum melunaskan pembayaran administrasi

maka panitia tidak akan memberikan barang tersebut. Akan tetapi apabila

Orang Tua atau Wali Calon Siswa Baru membayar biaya administrasi secara

bertahap, maka Panitia PSB hanya akan memberikan kwitansi angsuran

administrasi kepada Orang Tua/Wali calon siswa tersebut.

3. Prosedur Penilain Siswa

Setelah Operator menerima rekap data siswa dari Panitia PSB lalu dicek ulang

data tersebut dengan kelengkapan syarat-syarat Siswa baru, setelah selesai

pengecekan kemudian diberikan kepada Bagian Sekretaris, setelah menerima

data siswa, data guru dan kelas, kemudian Bagian Sekretaris membuatkan mata

pelajaran yang di rangkap dua serta data siswa. Setelah itu data mata pelajaran

dan data siswa diberikan kepada guru kelas satu rangkap. Setelah menerima

data siswa dan mata pelajaran kemudian guru merekap nilai-nilai siswa dan

dibuatkan daftar nilai yang akan diberikan kepada Bagian Sekretaris.

Kemudian bagian sekretaris mengecek ulang kesesuaian dengan melihat arsip

data siswa, apabila masih ada kesalahan dalam penulisan nilai maka daftar

penilaian siswa dikembalikan kepada guru untuk di cek ulang, tetapi apabila

telah sesuai maka daftar nilai siswa diberikan kepada Kepala Sekolah untuk

disetujui. Setelah Kepala Sekolah menerima daftar nilai siswa kemudian

disetujui dan di berikan kembali kepada Bagian Sekretaris.

32

4. Prosedur Data Tabungan

siswa menerima buku tabungan dari RA sebanyak 2 buku tabungan 1 wajib

untuk siswa dan satu lagi tabungan bebas bagi pihak luar atau orang tua yang

akan menabung, tabungan wajib siswa diumpulkan kepada guru kelas sebelum

pelajaran dimulai, kemudian guru merekap data tabungan siswa, mencatat

dalam buku tabungan wajib siswa, dan buku besar khusus tabungan. Setelah itu

guru membagikan buku tabungan wajib siswa kepada siswa saat sebelum

pelajaran selesai. Untuk tabungan bebas siswa memberikannya kepada guru

kelas, kemudian pada saat istirahat guru kelas memberikan tabungan bebas

kepada kepala sekolah, setelah menerima tabungan bebas, kepala sekolah

langsung mencatat hasil pemasukan tabungan kemudian direkap dalam buku

besar jumlah pemasukan tabunggan secara keseluruhan. Setelah selesai

kemudian diberikan kembali kepada guru. Setelah menerima buku tabungan

tersebut maka guru langsung membagikannya sebelum pelajaran selesai.

5. Posedur Laporan

Setelah data Siswa selesai direkap oleh Panitia PSB kemudian diberikan

kepada Bagian Sekretaris setelah menerima data siswa dan data Guru,

kemudian diberikan kepada Kepala Sekolah, setelah diterima oleh kepala

sekolah maka dikembalikan lagi ke Bagian Sekretaris, lalu data yang sudah di

setujui diberikan kepada bagian Operator, lalu akan dikirim ke Kantor Pusat

Kementerian Agama melalalui Akun EMIS.

33

3.3. Activity Diagrams Prosedur Berjalan

1. Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Siswa Baru

Gambar III.2.

Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Siswa Baru

2. Activity Diagram Pembayaran Administrasi

Gambar III.3.

Activity Diagram Prosedur Pembayaran Administrasi

34

3. Activity Diagram Prosedur Penilaian Siswa

Gambar III.4.

Activity Diagram Prosedur Penilaian Siswa

4. Activity Diagram Prosedur Data Tabungan

Gambar III.5

Activity Diagram Prosedur Data Tabungan

35

5. Activity Diagram Laporan

Gambar III.6.

Activity Diagram Laporan

3.4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen yang di masukan ke dalam sistem untuk

diproses agar sistem tersebut dapat beroperasi sehingga akan menghasilkan

keluaran. Adapun dokumen masukan sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran siswa Baru

Fungsi : Untuk Mengisi Data Siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Bag. Administrasi

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran

36

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : KTP Orang Tua/Wali Murid

Fungsi : Syarat Pendaftaran Siswa Baru

Sumber : Orang Tua/Wali Murid


Media : Kertas


Jumlah : 1 Lembar


3. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga




Media : Kertas


Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Akte Kelahiran Calon Siswa




Media : Kertas


Jumlah : 1 Lembar

37


5. Nama Dokumen : Buku Tabungan

Fungsi : Tabungan Siswa

Sumber : Bag. Administrasi

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Siswa

Jumlah : 2 Buku


6. Nama Dokumen : Buku Besar Administrasi

Fungsi : Pembayaran Administrasi Siswa


Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Pembayaran Administrasi

Jumlah : 1 Buku


3.5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari pengolahan data

yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kwitansi Administrasi

Fungsi : Sebagai Bukti Administrasi


Tujuan : Orang Tua Calon Siswa

38

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Setelah Administrasi

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Lembar Pembayaran Administrasi Siswa

Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran Administrasi


Tujuan : Orang Tua/Wali Calon Siswa

Media : Kertas

Frekuensi : Setelah Pembayaran Administrasi

Jumlah : 1 Lembar


3. Nama Dokumen : Rapot Siswa

Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Belajar Siswa

Sumber : Guru Kelas

Tujuan : Orang Tua atau Wali Siswa

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Semester Akhir

Jumlah : 1 Lembar


39

3.6. Permasalahan Pokok

Berikut beberapa permasalahan pokok yang sering terjadi pada RA Darul

Qolam Cirata:

1. Dalam proses pencatatan atau pendaftaran siswa baru masih menggunakan

pembukuan konversional, dari formulir kemudian di rekap ke dalam buku besar

beserta pembayaran administrasinya.

2. Dalam penginputan nilai masih di tulis ke dalam buku khusu nilai yang sudah di

cetak sehingga menjadi tidak efisian dalam pengumpulan data-data siswa dan

sering terjadi kesalahan penulisan dalam pencatatan nilai.

3. Dalam pencatatan buku tabungan siswa, hanya di tulis dalam tabungan saja,

tidak di rekap ulang ke dalam buku khusus tabungan, sehingga akibatnya ketika

ada buku tabungan siswa yang hilang maka tidak diketahui pasti jumlah atau

total isi tabungan siswa.

4. Tidak terdapat gudang khusus penyimpanan arsip dan dokumen-dokumen

penting, karena dalam pencatatan administrasi di tulis dalam satu buku besar,

sehingga sering terjadi hilangnya data dan arsip dokumen penting atau bahkan

menumpuknya dokumen-dokumen dan buku-buku di ruang kantor.

40

3.7. Pemecahan Masalah

Berikut ini adalah solusi dari pokok permasalah di atas:

1. Perlu dibuatnya sistem informasi baru berupa Program Aplikasi yang

menggunakan Basis data MYSQL dan editor Java Netbeans agar Bagian

Administrasi tidak kewalahan dalam melakukan pencatatan pengolahan data,

dan agar seluruh rekapan laporan bulanan yang sudah di print out jika hilangpun

maka salinannya masih ada dalam program tersebut.

2. Dengan adanya program aplikasi pengolahan data administrasi ini, maka

memudahkan bagian admin dalam proses penginputan pendaftaran siswa baru,

pembayaran administrasi siswa, input data nilai siswa dan proses input tabungan

serta pembuatan laporan sekolah bisa dilakukan dengan cepat dan tepat.

bab iii analisa sistem berjalan · setelah selesai panitia ppsb menjelaskan tentang pembayaran...

Documents