bab iii analisa sistem berjalan · memiih rumah dan membayar sejumlah uang sebagai tanda...

28

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Berdasarkan dari tinjauan perusahaan, penulis akan menguraikan tentang

sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, yaitu:

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Lestari Alam Sedayu merupakan salah satu perusahaan pengembang

properti yang sedang berkembang dan dikelola oleh managemen dengan latar

belakang dan pengalaman kerja yang lengkap dibidang marketing, konstruksi,

perbankan dan keuangan.

Proses berdirinya PT. Lestari Alam Sedayu ini diawali dengan seorang

pengusaha muda yang bernama Bp. Yono Kurniawan SH.MH berprofesi sebagai

pengacara. Beliau manajer bisnis advokasi, kantor pengacara beliau yang berlokasi di

galuhmas karawang dan beliau memiliki sahabat bernama bp. Nana Sudrajat, beliau

adalah seorang aktivis di partai PAN. Bp Yono memiliki modal tetapi beliau belum

pernah turun di dunia bisnis properti, Sedangkan Bp. Nana Sudrajat punya modal

juga pernah punya pengalaman didunia bisnis properti. Kemudian mereka bertemu

dan saling bertukar fikiran untuk merencanakan membangun bisnis properti

perumahan bersama. Bp. Yono dan Bp. Sudrajat diperkenalkan dengan seseorang

lalu mereka diberi petunjuk dan arahan yang kebetulan di daerah Jl.station cikampek

ada area yang bisa dibangun untuk bisnis properti.

29

PT Lestari alam sedayu berdiri sejak tahun 2017, dan pada tahun 2016 baru

pembebasan lahan kemudian mengurus perizinan. PT Lestari Alam Sedayu ini

menyediakan unit sebanyak 140 unit dan Baru terjual sampai saat ini sekitar 40 unit.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

A. Struktur Organisasi

Sumber : PT. Lestari Alam Sedayu

Gambar III.1 Struktur Organisasi

B. Fungsi

1. Komisaris

Tugas dari Komisaris adalah melakukan pengawasan terhadap pengurus

perusahaan yang dilakukan oleh direksi serta memberikan nasihat berkenaan

dengan kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan. memenuhi harapan

para pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya.

30

2. Direktur

Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan

sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.

seperti :

a. Menjalankan bisnis perusahaan

b. Memimpin seluruh karyawan dalam menjalankan bisnis perusahaan

c. Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan

d. Menetapkan dan memutuskan strategi bisnis perusahaan

e. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

f. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham

g. Meningkatkan performance perusahaan

3. Penanggung Jawab Lapangan

Memberikan layanan keahlian kepada owner (Pemberi Tugas) dan Tim

Pengelola Teknis dalam melaksanakan tugas-tugas koordinasi dan pengendalian

seluruh kegiatan di perusahaan.

4. Marketing Agency

Melakukan pendekatan secara terpadu dan juga konsisten untuk selalu

melakukan semua kegiatan yang berkaitan dengan pemasaran untuk memperkuat

pesan yang ingin disampaikan oleh perusahaan dalam kegiatan promosi tersebut

kepada konsumen dan dapat merancang strategi untuk memperluas sasaran

target untuk dapat meningkatkan daya beli konsumen terhadap produk yang

dipasarkan tersebut.

31

3.2 Sistem Berjalan Perusahaan

1. Prosedur Pembayaran Booking

Konsumen datang ke kantor pemasaran, kemudian marketing menjelaskan

detail informasi perumahan setelah mengetahui informasi tersebut konsumen

memiih rumah dan membayar sejumlah uang sebagai tanda pembookingan unit

rumah kepada bagian marketing. Lalu marketing membuat kwitansi yang

kemudian diserahkan kepada konsumen sebagai tanda bukti konsumen telah

melakukan pembayaran.

2. Prosedur Pemberkasan Persyaratan

Pihak marketing memberikan surat pemesanan rumah, lalu konsumen

melakukan pengisian form pemesanan yang telah di sediakan oleh pihak

marketing untuk tahap awal melakukan pembelian unit rumah di PT. Lestari

Alam Sedayu dan kemudian menyerahkan persyaratan seperti: Kartu Tanda

Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Slip Gaji, Nomer Pokok Wajib Pajak

(NPWP), Surat Kerja (KK), Rekening Koran. Kemudian marketing melakukan

pengarsipan semua berkas pendaftaran.

32

3.3 Activity Diagram

1. Activity Diagram Pembayaran Booking

Gambar III.2

Activity Diagram Pembayaran Booking

33

2. Activity Diagram Pemberkasan Persyaratan

Gambar III.3

Activity Diagram Pemberkasan Persyaratan

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan dipakai sebagai sumber data masukan dalam sistem, yang

termasuk dalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Pemesanan Rumah

Fungsi : Untuk mengetahui informasi konsumen

34

Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan Pemesanan Rumah

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Fungsi : Untuk mengetahui informasi data pemesan

Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan rumah


3. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



35

4. Nama Dokumen : Fotocopy Surat Nikah


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



5. Nama Dokumen : Pas Foto


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



6. Nama Dokumen : Slip Gaji Terakhir


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



36

7. Nama Dokumen : Fotocopy Surat Keterangan Pengangkatan Kerja


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



8. Nama Dokumen : Fotocopy SPT


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



9. Nama Dokumen : Fotocopy NPWP


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



37

10. Nama Dokumen : Fotocopy SPT


Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen yang termasuk dokumen keluaran adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran yg dilakukan konsumen

Sumber : Bagian keuangan

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran booking

Bentuk : Lampiran B.1

1.5 Permasalahan Pokok

Sistem penerimaan uang muka yang berjalan di PT. Lestari Alam Sedayu ini

berjalan dengan baik, tetapi penulis melihat adanya kekurangan pada sistem tersebut.

Adapun kekurangannya sebagai berikut :

38

1. Permasalahan yang terjadi di PT. Lestari Alam Sedayu ini adalah terjadinya

penumpukan berkas yang tidak disimpan dengan baik menyebabkan berkas yang

sudah lengkap dan berkas yang belum lengkap menyatu sehingga menyulitkan

karyawan untuk mencari berkas tersebut dan memakan waktu yang lama.

Seharusnya berkas yang sudah lengkap dipisah dengan berkas konsumen yang

belum lengkap sehingga tidak menghambat waktu. Dan dengan penyimpanan

yang tidak sesuai dengan tempat nya bisa menyebabkan berkas hilang , dan pada

saat ada marketing yang ingin memberikan update berkas kepada bagian

pemberkasan , berkas tersebut hanya disimpan pada buku besar saja.

2. Pada saat booking sering terjadi double blok yang meyebabkan pemesanan

kadang terhambat, dan marketing harus megecek blok kembali.

3. Data belum terorganisir dengan baik, informasi yang dihasilkan oleh sistem

berjalan kurang dapat memberikan informasi yang akurat dan detail sehingga

dalam proses pencarian data juga masih terhambat.

4. Belum digunakan nya website khusus yang membantu dan mendukung kinerja

pada sistem penjualan rumah di PT. Lestari Alam Sedayu.

1.6 Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah

yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem pemesanan rumah dari proses memesan

sampai pengambilan kunci. Adapun pemecahan masalah yang penulis lakukan,

yaitu :

39

1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah dan meminimalisir

kesalahan data.

2. Dengan adanya sistem informasi penjualan rumah berbasis Website ini dapat

mempermudah penginputan data pemesan dan mempermudah cetak kwitansi

booking .

3. Dengan dibuatnya sebuah basis data menggunakan aplikasi mysql penyimpanan

data pemesan lebih terjamin keamanannya dan terjaga kerahasiannya karna

disimpan pada database.

4. Dengan adanya sistem informasi penjualan rumah ini dibuat menggunakan

aplikasi dengan bantuan sublime text dan dapat mempermudah segala pekerjaan

yang beruhubungan dengan proses penjualan rumah.

bab iii analisa sistem berjalan · memiih rumah dan membayar sejumlah uang sebagai tanda...

Documents