21

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Koperasi adalah badan hukum yang berdasarkan atas asas kekeluargaan

yang anggotanya terdiri dari orang perorangan atau badan hukum dengan tujuan

untuk mensejahterakan anggotanya. Pada umumnya koperasi dikendalikan

bersama-sama oleh seluruh anggotanya, dimana setiap anggota koperasi memliki

hak suara yang sama dalam setiap keputusan yang diambil koperasi.

Menurut UU No.25 1992 koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan

orang-orang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya

berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat

yang berasazkan kekeluargaan. Prinsip-prinsip koperasi merupakan landasan

pokok koperasi dalam menjalankan usahanya sebagai badan usaha dan gerakan

ekonomi rakyat, prinsip tersebut diantaranya kemandirian, keanggotaan bersifat

terbuka pengolahan dilakukan secara demokratis, pembagian sisa hasil usaha

dilakukan secara adil sebanding jasa usaha masing-msing anggota.

Karakteristik koperasi yang membedakan dengan badan usaha lain adalah

bahwa anggota koperasi memiliki identitas ganda, yaitu sebagai pemilik sekaligus

pengguna jasa koperasi. Dengan semakin berkembangnya kegiatan usaha

koperasi, tuntutan agar pengolahan koperasi dilakukan secara profesional akan

sangat berpengaruh besar, salah satu upaya tersebut adalah pengembangan dan

sistem informasi untuk mrembutuhkan koperasi melalui akuntansi, khususnya

digunakan untuk penyusunan laporan kegiatan dan keuangan dalam koperasi.

22

Untuk mempermudah pemahaman sistem berjalan pada KOPPAS Mede

maka akan dijelaskan secara gais besarnya tentang sejarah perusahaan, struktur

organisasi, beserta fungsi dari masing-masing bagian.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam melaksanaan kegiatan usahanya KOPPAS Mede terdapat aturan yag

telah ditentukan dalam hal ini struktur torganisasi yang menggambarkan garis

perintah serta fungsi-fungsi pelaksana tentang semua kegiatan dalam koperasi

sehingga koperasi dapat berjalan dengan baik. Penulis akan menjelaskan tugas

masing-masing bagian.

3.2.1.Sejarah Perusahaan

Koperasi sebagai organisasi ekonomi yang berwatak sosial harus bisa

dikembangkan dan tumbuh subur ditengah-tengah masyarakat Indonesia, dan

merupakan salah satu urat nadi perekonomian bangsa. Mengingat pentingnya

koperasi didalam lingkungan pasar dan juga sesuai dengan anjuran pemerintah

dengan SK Kepala Kantor Wilayah Koperasi Daerah Khusus Ibukota No.427 agar

tiap-tiap pasar mempunyai satu badan usaha ekonomi, yaitu Koperasi. Atas dasar

tesebut diatas bebeapa orang dari pedagang Pasar Mede berkeinginan mendirikan

koperasi dan usulan tersebut disambut baik oleh seluruh pedagang. Sebab sejak

berdirinya Pasar Mede, wadah yang mempersatukan dikalangan pedagang belum

ada dalam bentuk apapun. Pada pertengahan bulan januari 1980 seluruh pedagang

diundang untuk menghadiri rapat dalam rangka pembentukan koperasi.

23

Pada tanggal 21 April 1981 secara resmi Koperasi Pasar Mede yang

disingkat KOPPAMED, yang diresmikan oleh Kepala Kantor Koperasi

(KAKANKOP) Jakarta Selatan dengan Badan Hukum No. 1423/BH/1980.

Koperasi berkedudukan di Pasar Mede Lt.4, Jl.RS.FATMAWATI RT.002/005

CILANDAK JAKARTA SELATAN.

Koperasi ini mempunyai kegiatan yang mengusahakan kebutuhan

anggotanya yang bergerak dibidang simpan pinjam dan pengadaan dan penyaluran

barang. Seiring dengan berjalannya waktu koperasi ini pun mengalami

perkembangan, sehingga pada saat ini KOPPAS Mede ini mempunyai usaha baru,

yaitu:

1. Usaha jasa meliputi penerimaan jasa pengurusan Surat Ijin Tertulis, seperti:

a. NPWP

b. Surat Perpanjangan Usaha

c. Pembuatan Akta

2. Usaha Komoditi Umum seperti bahan-bahan sembako.

3. Bidang Penjualan Elektronik seperti : Kredit Tv, Radio, Mesin Cuci, dll.

3.2.2.Struktur Organisasi

Dalam menjalankan koperasi sangatlah diperlukan kerjasama yang baik

antara pimpinan pengurus koperasi, anggota dan karyawan-karyawannya, demi

terciptanya tujuan dari pada koperasi itu sendiri. Organisasi dan struktur

merupakan wadah yang senantasa mencari penyelesaian untuk menghadapi

perkembangan eksternal dan internal organisasi. Adapun struktur organisasi pada

Koperasi Pasar Mede adalah sebagai berikut:

24

Sumber: Koperasi Pedagang Pasar Mede

Gambar III.1. Struktur Organisasi KOPPAS Mede

Dari struktur organisasi diatas dapat dijelaskan adanya pembagian tugas dan

tanggung jawab masig-masing personil, pembagian tugasnya antara lain sebagai

berikut :

1. RAT (Rapat Anggota Tahunan)

Anggaran dasar koperasi menyebutkan:

a. Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi.

b. Tiap anggota mempunyai satu suara dalam rapat anggota.

c. Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya dalam setahun atas

kehendak Pejabat, Permintaan tertulis dari 1/10 (sepersepuluh) dari

jumlah anggota, serta atas kehendak pengurus.

Ketua

RAT

Pengurus Pengawas

Pengurus

RAT

Sekertaris Bendahara

25

2. Pengurus

Pengurus mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengelola koperasi dan usahanya.

b. Mewakili koperasi dihadapan dan diluar pengadilan.

c. Menyelenggarakan dan memelihara buku daftar anggota, buku daftar

pengurus, dan buku-buku lainnya yang diperlukan.

d. Menyelenggaraka rapat anggota.

e. Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi.

3. Pengawas

Pengawas memliki tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan kepengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanan dan

pengolahan koperasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali.

b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya dan disampaikan

kepada pengurus dengan tembusan kepada pemerintah.

4. Ketua Koperasi

Ketua mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengadakan hubungan dengan pihak-pihak lain dalam upaya satu usaha

memajukan KOPPAS (Koperasi Pasar) untuk meningkatkan

kesejahteraan anggota.

b. Memimpin rapat anggota, rapat kerja anggota, rapat koordinasi, rapat

pengurus serta rapat lainnya.

c. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap jalannya usaha koperasi.

d. Mengesahkan surat-surat yang berisi ksgiatan organisasi baik kedalam

maupun kaluar lingkungan koperasi.

26

5. Manager

Manager mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan tugas pengurus dalam memimpin perusahaan koperasi,

agar koperasi dapat berjalan dengan lancar, efisien, dan efektif.

b. Mendatangani surat persetujuan/perjanjian pinjaman.

c. Dalam penentuan pinjaman pengurus bersama pelaksana meentukan

kebujaksanaan berdasarkan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

6. Sekretaris

Sekretaris mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Memelihara semua arsip dengan retensi yang memenuhi persyaratan

demi menjaga kelengkapan organisasi usaha.

b. Membuat catatan-catatan penting, notulen rapat, baik rapat pengurus

maupun anggota.

c. Menandatangani surat keluar bersama ketua segala sesuatu yang

berkaitan dengan organisasi.

d. Mengajukan dan menyusun laporan baik untuk pejabat maupun persiapan

rapat anggota tahunan.

7. Bendahara

Bendahara mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengatur serta memelihara pengguanaan harta atau modal koperasi agar

dapat diguankan secara efektif dan efisien.

b. Bertanggung jawab atas keamanan keuangan dan kas koperasi.

c. Mencatat dan membuat laporan keuangan.

d. Mengadakan kontrolatau penelitian keadaan keuangan pada setiap saat

masuk atau kelua uang pada pembukuan yag dikerjakan pada pengelola.

27

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan pada Koperasi Pasar Mede adalah sebagai

berikut:

1. Prosedur Simpanan Anggota

Setiap melakukan transaksi simpanan, anggota membawa buku tanda anggota

(BTA) ke bendahara, kemudian bendahara mencatat di buku tanda anggota

(BTA) sesuai jumlah uang yang diterima dari anggota. Simpanan tersebut

terdiri dari:

a. Simpanan Wajib

Simpanan wajib adalah simpanan yang harus dibayar anggota setiap

bulannya. Setiap anggota membayar 100.000/bulan. Simpanan wajib

tidak dapat diambil kembali selama yang besangkutan masih menjadi

anggota koperasi.

b. Simapan Pokok

Simpanan pokok adalah simpanan yang harus disetor pada saat seorang

calon anggota masuk menjadi anggota koperasi.

c. Simpanan Wajib Khusus

Simpanan wajib khusus adalah simpanan yang besarnya tidak ditentukan,

tetapi bergantung kepada kemampuan anggota. Simpanan yang dapat

diambil kapan aja.

d. Simpanan Sukarela

Simpanan sukarela bersifat sukarela artinya setiap anggota tidak di

wajibkan untuk membayar simpanan ini. Besar jumlah simpanan ini tidak

ditentukan oleh koperasi.

28

Kemudian bendahara mencatat simpanan tersebut ke data simpanan

anggota, mencatat dibuku anggota dan mencatat di bukti penerimaan dua

rangkap. Satu rangkap diberikan ke anggota dan satu rangkap disimpan

bendahara untuk diarsipkan.

2. Prosedur Pinjaman Rutin

Setiap anggota yang akan melakukan pinjaman diwajibkan tidak memiliki

hutang pinjaman dan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Anggota

dapat mengajukan permohonan pinjaman dengan cara mengisi formulir

pinjaman dan di serahkan ke bendahara untuk dicek. Kemudian bendahara

menyerahkan ke manager untuk diacc. Setelah itu bendahara mencatat di

piutang pinjaman.

3. Prosedur Angsuran Pinjaman

Anggota diwajibkan membayar angsuran pinjaman setiap lima bulan atau

sepuluh bulan selama batas waktu yang telah ditentukan. Anggota membawa

BTA (Buku Tanda Anggota) dan uang diberikan ke bendahara, kemudian

bendahara mencatat di piutang pinjaman dan mencatat di BTA, dan mencatat

di bukti penerimaan. Satu rangkap diberikan anggota, satu rangkap di simpan

bendahara untuk diarsipkan. Setelah itu BTA dikembalikan ke anggota.

4. Prosedur Laporan

Bendahara membuat laporan simpanan dan laporan pinjaman untuk

diserahkan ke manager setiap sebulan sekali untuk diacc.

29

3.4. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa pemodelan untuk

sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Pemodelan

(modelling) sesungguhnya digunakan untuk menederhanakan permasalahan-

permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dan

dipahami. Tujuan dari Unified Modelling Language adalah sebagai berikut:

1. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa

pemrograman dan proses rekayasa.

2. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

3. Memberikan model yang siap dipakai bahasa pemodelan visual yang

ekspresif untuk mengembnagkan dan saling menukar model dengan dan

dimengerti secara umum.

4. UML bisa berfungsi sebagai cetak biru (blue print) karena sangat lengkap dan

detail. Dengan cetak biru ini maka akan bisa diketahui informasi secara detail

tentang coding program atau bahkan membaca program dan

mengiterpretasikan kembali kedalam bentuk diagram (reserve enginering).

30

3.4.1.Use Case Diagram (*)

3.4.2.Activity Diagram

1. Activity Diagram Simpanan Anggota

Gambar III.3. Activity Diagram Simpanan Anggota

Keterangan

BTA : Buku Tanda Anggota

31

2. Activity Diagram Pendaftaran Pinjaman Rutin

Gambar III.4. Activity Diagram Pendaftaran Pinjaman Rutin

32

3. Activity Diagram Pembayaran Angsuran

Gambar III.5. Activity Diagram Pembayaran Angsuran

33

4. Activity Diagram Laporan

Gambar III.6. Activity Diagram Laporan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Pada spesifikasi sistem berjalan, penulis telah mendapatkan dokumen yang

dipergunakan pada sistem simpan pinjam pada Koperasi Pasar Mede, yaitu

diantaranya sebagai berikut:

3.5.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Anggota

Fungsi file : Sebagai bukti data-data anggota koperasi

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

34

Media : Kertas

Format : Lampiran A – 1

Jumlah : Satu Lembar

2. Nama Dokumen : Simpanan Anggota

Fungsi file : Sebagai data simpanan anggota

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Format : Lampiran A – 2

Jumlah : Satu Lembar

3. Nama Dokumen : Formulir Pinjaman Rutin

Fungsi file : Formulir untuk mengajukan permohonan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Format : Lampiran A – 3

Jumlah : Satu Lembar

4. Nama Dokumen : Piutang Pinjaman

Fungsi file : Sebagai data piutang pinjaman anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Format : Lampiran A – 4

Jumlah : Satu Lembar

35

3.5.2.Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Buku Tanda Anggota

Fungsi file : Sebagai buku tabungan anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota Koperasi

Media : Kertas

Format : Lampiran B – 1

Jumlah : Satu Lembar

2. Nama Dokumen : Bukti Peneriman Kas

Fungsi file : Sebagai bukti penerimaan kas

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota Koperasi

Media : Kertas

Format : Lampiran B – 2

Jumlah : Satu Lembar

3. Nama Dokumen : Laporan Simpanan

Fungsi file : Sebagai data total seluruh simpanan anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Format : Lampiran B – 3

Jumlah : Satu Lembar

36

4. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman

Fungsi file : Sebagai data total seluruh pinjaman anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Format : Lampiran B – 4

Jumlah : Satu Lembar

3.6. Permasalahan Pokok

Sistem simpan pinjam yang telah berjalan di Koperasi Pedagang Pasar

Mede Cilandak umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam prosedur

permohonan anggota, prosedur simpanan anggota, prosedur permohonan

pinjaman, prosedur angsuran pinjaman sampai proses laporan, tetapi penulis

melihat adanya permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut. Adapun

permasalahan adalah sebagai berikut :

1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengecekan data dan

pembuatan laporan dalam melakukan transaksi simpan pinjam.

2. Dokumen masih dalam bentuk arsip, sehingga mudah hilang, sobek dan

rusak.

3. Besarnya kemungkinan terjadi kesalahan oleh petugas dalam pencatatan data.

4. Tidak adanya bukti angsuran pinjaman yang diberikan ke anggota.

37

3.7. Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang timbul dalam proses simpan pinjam pada Koperasi

Pasar Mede Jakarta Selatan adalah :

1. Membuat database untuk menyimpan data.

2. Merubah sistem manual menjadi tekomputerisasi.

3. Membuat validasi pada program yang akan dibuat dalam sistem simpan

pinjam.

4. Membuat dokumen baru sekaligus bukti angsuran kepada anggota.