29

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Puskesmas

Tinjauan puskesmas merupakan bagian di mana sisi puskesmas dijelaskan

secaa detail mengenai sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta fungsi

dari masing-masing bagian dari struktur organisasi yang ada pada Puskesmas Ciasem

Subang.

3.1.1. Sejarah Puskesmas

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama.

Pembangunan puskesmas Ciasem Subang didirikan pada tahun 1978 letanya di

pinggir jalan utama bersampingan dengan kantor kecamatan tepatnya di Jalan Raya

Sukamandi Ciasem, Ciasem Tengah, Ciasem, Kabupaten Subang, Jawa Barat 41256

sehingga mudah untuk di jangkau oleh semua masyarakat terutama masyarakat

Ciasem Subang.

Kecamatan Ciasem dibagi menjadi 2 wilayah kerja Puskesmas yaitu

Puskesmas Ciasem dan Puskesmas Jatibaru. Puskesmas Ciasem meliputi 6 Desa, 80

Dusun, 77 RW, 221 Rt dengan luas wilayah kerja Puskesmas Ciasem yaitu 7.184 Ha.

merupakan daerah dataran rendah yang didominasi oleh hamparan pesawahan yang

30

merupakan andalan utama penduduk dalam mencari nafkah disamping berdagang.

Jalur Pantura Jawa melintas wilayah Ciasem ini, sehingga berdampak pada tingginya

mobilitas penduduk yang akhirnya berdampak pula pada cepatnya perubahan sosial

ekonomi dan budaya. Wilayah kerja Puskesmas Ciasem meliputi 6 Desa, dari 9 Desa

Wilayah Kecamatan Ciasem yaitu :

UPTD Puskesmas Ciasem berdiri pada Tahun 1978 M. Dengan membawahi 6

(enam) Wilayah Kerja, terdiri dari Desa Sukamandi Jaya, Desa Ciasem Girang,

Desa Ciasem Tengah, Desa Ciasem Baru, Desa Pinangsari, Desa sukahaji.

Batas-batas wilayah kerja Puskesmass Ciasem berbatasan dengan :

- Sebelah Utara : Kecamatan Blanakan

- Sebelah Selatan : Kecamatan Purwadadi dan Kecamatan Patokbeusi

- Sebelah Barat : Kecamatan Patokbeusi dan Kabupaten Karawang

- Sebelah Timur : Wilayah kerja Puskesmas Jatibaru.

Adapun Prestasi-prestasi yang pernah diraih oleh UPTD Puskesmas Ciasem adalah :

1. Puskesmas Teladan se Jawa Barat pada Tahun 1985.

2. Jurim Teladan se Kabupaten Subang Tahun 1985.

3. Puskesmas Bersih Juara II se Kabupaten Subang Tahun 2004.

4. Petugas Kusta Berprestasi se Kabupaten Subang Tahun 2005.

5. Petugas Kesling Teladan Juara II se Kabupaten subang Tahun 2006.

Program-program yang terdapat di Puskesmas terdiri dari program KIA KB,

Imunisasi, Gizi, TB baru, Diare, Kusta, Kesnak, Kesling, Promkes, Perkesmas,

Lansia, Gigi, Ispa, Filariasis, Antraks, Flu burung, Sars, Epidemiologi,

31

Laboratorium, Kes. Mata, Kes. Jiwa, Rabies, DHF, Malaria, Kelamin, Usaha

Kesehatan Kerja (UKK), Obat, (farmasi), SP 3, Kesehatan Olahraga, PIS-PK.

Visi dan Misi Puskesmas Ciasem

1. Visi

Terwujunya puskesmas BERSERI ( Bersih, Sehat, Efektif dan Inovatif) menuju

terwujudnya Subang jawara raga 2023.

2. Misi

1. Menggerakan masyarakat dalam bidang pembangunan berwawasan

kesehatan.

2. Menggalang kemitraan dengan berbagai pihak dalam mewujudkan

masyarakat Pantura berseri.

3. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sesuai tata nilai.

32

3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Sumber : Puskesmas Ciasem Subang (2019)

Gambar III.1: Struktur Organisasi Puskesmas

33

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah :

1. Kepala Puskesmas

A. Tugas pokok

Mengusahakan agar fungsi puskesmas dapat diselenggarakan dengan baik,

dan memajukan puskesmas Ciasem Subang.

B. Fungsi

1. Sebagai seorang dokter.

2. Sebagai Manajer.

C. Kegiatan Pokok

1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajmen.

2. Melakukan pemeriksaan, pengobatan pasien dalam rangka rujukan

menerima konsultasi.

3. Mengkoordinasi kkegiatan penyuluhan kesehatan masyarakat.

4. Membina karyawan/karyawati dalam melaksanakan tugasnya.

5. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dalam rangka untuk

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

6. Menyusun pelaksaan kegiatan puskesmas dengan dibantu staff

puskesmas.

7. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan pasien.

8. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksana kegiatan

puskesmas.

9. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kabupaten baik

berupa laporan rutin maupun laporan khsusus.

34

10. Melakukan suvervisi dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas, Pustu,

PKD, Posyandu, dan dimasyarakat.

2. Kepala Tata Usaha

A. Fungsi Tata Usaha Puskesmas

Memimpin dan melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran,

kepegawaian, keuangan, aset dan perencanaan sesuai dengan peraturan yang

berlaku agar dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

B. Tugas Pokok

1. Merencanakan kegiatan pada bagian tata usaha sesuai dengan rencana

strategis puskesmas untuk kelncaran tugas.

2. Membagi tugas administrasi pada bagian tata.

3. Membimbing petugas administrasi pada bagian tata usaha sesuai

dengan tugas pokok dan fungsi untuk kelancaran tugas.

4. Memeriksa hasil kegiatan administrasi pada bagian tata usaha.

5. Menyusun laporan tahunan puskesmas sesuai dengan hasil

kegiatan/program puskesmas.

6. Mengadakan pengawasan, penegendalian, dan penlaian hasil kerja

berdasarkan rencana kerja.

7. Mengevaluasi hasil kegiatan puskesmas meliputi administrasi

keuangan, data kepegawaian, dan surat menyurat.

8. Melaporkan hasil kegiatan puskesmas yang sudah dievaluassani sebagai

pertanggung jawaban kepada kepala puskesmas.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasana baik lisan maupun

tulisan

35

3. Bendahara

A. Bendahara Penerimaan

Bendahara penerimaan bertugas membantu kepala puskesmas dalam

menyelengarakan atau mengelola keuangan puskesmas.

B. Bendahara Pengeluaran

Bendahara Pengeluaran bertugas membantu Kepala Puskesmas dalam

mendistribusikan dan mendokumentasikan pengeluaran keuangan

Puskesmas untukpenunjang kegiatan operasional.

4. Bag. Inventarisasi

A. Tugas Pokok

Menerima, menyimpan dan menyalurkan barang yang masuk kedalam

puskesmas.

B. Fungsi

1. Melaksanakan pencatatan keluar masuknya barang pada puskesmas.

2. Membuat laporan inventaris barang / alat medis dan non medis.

3. Membuat kartu inventaris ruang (KIR) dan memasangnya disetiap

ruangan.

5. Bagian Umum/Data

A. Tugas Pokok

Membbantu sekretaris dalam melaksanakan penataan organisasi, penataan

peraturan perundang-undangan, tata usaha, kepegawaian, dan arsip Dinas.

B. Fungsi

1. Pengorganisasian pelaksanaan administrasi yang meliputi ketata

usahaan, kepegawaian, kearsipan, dan aset Dinas.

2. Pewngorganisasian penyusunan peraturan perundang-undangan Dinas.

36

3. Pelaksanaan mnitoring, evaluasi dan penyusunan laporan.

6. PJ UKM

Esensial

1. Promkes

A. Tugas pokok

Tugas dari Promkes adalah memberdayakan individu, keluarga, dan

masyarakatagar mampu menumbuhkan perilaku hidup sehat dan

mengembangkan upaya kesehatan.

B. Fungsi

1. Pemberdayaan upaya promosi kesehatan berlandaskan situasi dan kondisi

sosial kemasyarakatan yang ada.

2. Pengembangan metode promosi kesehatan dan teknologi komunikasi

informasi dan edukasi.

3. Pembinaan dan pengembangan upaya kesehtan bersumber daya

masyarakat dan generasi muda .

2. Kesling

A. Tugas Pokoklaksanakan pelayanan kesehatan lingkungan pemukiman

dalam rangka mengendalikan dan menghilangkan semua unsur fisik

lingkungan yang berpengaruh terhadap kesehatan.

B. Fungsi

Membantu kepala puskesmas dalam pelayanan kesehatan lingkungan

pemukiman di wilayah kerja.

3. KIA +KB

A. Tugas Pokok

37

Melaksanakan pengeloaan pelayanan poli KIA dan KB.

B. Fungsi

1. Membantu kepala puskesmas melaksanakan pengeloaan pelayanan di

Poli KIA dan KB

2. Merumuskan program pelayanan KIA dan Kb.

3. Menentukan diagnosa ibu hail.

4. Mengisi buku KIA, family, folder, register penderita sesuai standar.

5. Melakasanakan pelayanan ibu nifas, ibu menyusui sesuai standar dan

target program.

4. Gizi

A. Tugas Pokok

Membuat perencanaan program Gizi, bersama petugas lintas program dan

lintas sektoral.

B. Fungsi

1. Memnina Gizi institusi.

2. Melaksanakan konseling Gizi di klinik Gizimaupun di Posyandu.

3. Melaksanakan PSG (Pemantauan status gizi).

4. Melaksanakan SKPG (Sistem Kewaspadaan Pangan dan Gizi).

5. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan kegiatan program gizi.

5. Perkesmas

A. Tugas Pokok

Melaksanakan kegiatan puskesmas di dalam maupun diluar gedung

bersama petugas para medic yang lain.

B. Fungsi

1. Melaksanakan kegiatan skrining kesehatan keluarga.

38

2. Melaksanakan penyuluhan kesehatan.

3. Membuat perencanaan, pencatatan kegiatan dan pelaporan

puskesmas.

4. Melaksanakan kegiatan pengiriman pasien yang mengalami masalah

kesehatan ke unit pelayanan pengobatan.

5. Membantu masyarakat untuk mengatasi masalah kesehatan.

Pengembangan

1. Kes. Jiwa

A. Tugas Pokok

Membuat perencanaan, melaksanakan program kesehatan jiwa mengawasi,

menegndalikan, dan mengvaluasi hasil kegiatan program kesehatan jiwa.

B. Fungsi

1. Pencatatan kasus di buku register.

2. Pelaksanaan rujukan sesuai kasus.

3. Penyampaian hasil kunjungan dan hasil analisa kepada kepala

puskesmas.

4. Penentuan diagnosa.

5. Kunjungan ke rumah penderita bersama dokter.

2. Kes. Gilut

A. Tugas Pokok

1. Memberikan pelayanan dan pengobatan gigi.

2. Membuat catatan medis dengan baik dan benar di buku rekam medis.

3. Melayani konsultasi dari unit lain.

39

4. Menjaga, memlihara dan bertanggung jawab atas sarana dan prasarana

unitnya.

5. Melakukan pencatatan, pelaporan, pengolahan dan analisa data hasil

kegiatan.

B. Fungsi

Membantu kepala puskesmas dalam pelayanan kesehatan gigi masyarakat.

3. Kesorga

A. Tugas Pokok

Membuat perencanaan, melaksanakan pelayanan, mengawasi dan

mengevaluasi hasil kegiatan olahraga puskesmas.

B. Fungsi

1. Pendaftaran kelompok olahraga.

2. Pemeriksaan kelompok olahraga.

3. Pembinaan kelompok olahraga.

4. Pelayanan konseling.

5. Pencatatan dan pelaporan.

4. Kes. Indra

A. Tugas Pokok

Melakukan upaya penanggulangan gangguan penglihatan atau pendengaran

melalui kegiatan penyuluhan, pencegahan, penyakit deteksi dini, pengobatan

dasar.

B. Fungsi

1. Pencatatan kasus dibuku register.

2. Pendeteksian dini kasus kesehatan indera.

3. Penyaluran tentang indera penglihatan dan pendengaran.

40

4. Pelaksanaan analisis kasus bersama koordinator pencegahan dan

pemberantasan penyakit.

5. Pencatatan dan pelaporan hasil kegiatan program kesehatan indera.

5. Kes. Lansia

A. Tugas Pokok

Membuat perencanaan pelaksanaan pelayanan kesehatan lansia, mengawasi,

mengendendalikan, dan mengevaluasi hasil kegiatan lansia.

B. Fungsi

1. Perencanaan program lansia di wilayah kerja Puskesmas.

2. Pelayanan kesehatan lansia di dalam gedung.

3. Pelayanan lansia di Posyandu.

4. Pelaksanaan rujukan kasus lansia ke Institusi pelayanan lanjutan.

5. Pembuatan askep lannsia di wilayah kerja Puskesmas.

6. Kes. Kerja

Fungsi dari kesehatan kes Kerja adalah melindungi pekerja agar hidup sehat dan

terbebas dari gangguan kesehatan dan pengaruh buruk yang diakibatkan oleh

pekerjaan.

7. Kesehatan anak

A. Tugas Pokok

Bertanggung jawab terhadap pelayanan Kesehatan Anak.

B. Fungsi

1. Melakukan pelayanan sesuai prosedur dan instruksi kerja.

2. Mengadakan koordinasi atau kerjasama dengan unit lain demi

kelancaran pelayanan rawat jalan.

3. Menyususn prosedur kerja dan intruksi kerja.

41

4. Bertanggung jawab terhadap mutu pelayanan Kesehatan Anak.

5. Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, kenyamaman

Kesehatan Anak.

6. Menguslkan sarana dan prasarana pelayanan klinik Kesehatan Anak.

8. Perkesmas

A. Tugas Pokok

Melaksanakan kegiatan puskesmas di dalam maupun diluar gedung bersama

petugas para medic yang lain.

B. Fungsi

1. Melaksanakan kegiatan skrining kesehatan keluarga.

2. Melaksanakan penyuluhan kesehatan.

3. Membuat perencanaan, pencatatan kegiatan dan pelaporan puskesmas.

4. Melaksanakan kegiatan pengiriman pasien yang mengalami masalah

kesehatan ke unit pelayanan pengobatan.

5. Membantu masyarakat untuk mengatasi masalah kesehatan.

6. PJ UKP

1. Poli Umum

A. Tugas Pokok

1. Melaksanakan pemeriksaan pasien.

2. Memberikan terapi pengobatan.

3. Memberikan surat rujukan.

B. Fungsi

1. Mempersiapkan alat dan bahan pemeriksaan.

2. Melakukan pemeriksaan pasien.

3. Melakukan analisa penyakit.

42

4. Memberikan resep pengambilan obat.

5. Membuat surat rujukan.

6. Melakukan pencatatan surat rujukan.

2. Kia KB

A. Tugas Pokok

Tugas dari Kia Kb adalah bertanggung jawab terhadap pelayanan KIA

KB.

B. Fungsi

1. Melakukan pelayanan sesuai prosedur dan instruksi kerja.

2. Mengadakan koordinasi atau kerjasama dengan unit lain demi

kelancaran pelayanan rawat jalan.

3. Menyususn prosedur kerja dan intruksi kerja.

4. Bertanggung jawab terhadap mutu pelayanan KIA KB.

5. Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, kenyamaman, ruang

KIA KB.

6. Menguslkan sarana dan prasarana pelayanan klinik KIA KB.

7. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan

kegiatan klinik KIA KB kepada koordinasi puskesmas melalui wakil

koordinator II kuratif rehabilitatif.

8. Membantu kegiatan diluar gedung dan kegiatan pelayanan

puskesmas keliling.

3. Poli Gigi dan Mulut

A. Tugas poli gigi dan mulut adalah bertanggung jawab terhadap

pelayanan gigi dan mulut sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.

B. Fungsi

43

1. Bertanggung jawab terhadap kebebrsihan ruangan peralatan dan

ruangan gigi.

2. Mengoptimalkan tenaga dalam pelayanan pelaksana gigi pada

pasien.

3. Mengulkan sarana dan prasarana untuk kebutuhan pada gigi.

4. Melaksanakan sistem rujukan baik rujukan internal atau ekternal.

5. Melaksanakan administrasi kegiatan dalam peleyanan gigi.

6. Membantu kegiatan dalam pelaksanaan puskesmas keliling.

4. Poli MTBS

A. Tugas

Tugas dari MTBS adalah Bertanggung jawab akan mutu pelayanan

klinik MTBS.

B. Fungsi

1. Mengkoordinasi tenaga pelaksana di klinik MTBS.

2. Mengadakan koordinasi dengan unit lain untuk elancaran pelayanan

klinik MTBS.

3. Menyusun, menetapkan sasaran mutu dan pelaksanaan klinik MTBS.

4. Bertanggung jawab atas kebersihan, kebutuhan, dan kerapian alat-

alat sebelum dan sesudah pelayanan.

5. Merencanakan, meaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan

kegiatan klinik MTBS ke koordinator puskesmas melalui wakil

koordinator II.

6. Membantu kegiatan puskesmas keliling.

5. Poli Lansia / PTM

A. Tugas Pokok

44

Membuat perencanaan pelaksanaan pelayanan kesehatan lansia,

mengawasi, mengendendalikan, dan mengevaluasi hasil kegiatan lansia.

B. Fungsi

1. Perencanaan program lansia di wilayah kerja Puskesmas.

2. Pelayanan kesehatan lansia di dalam gedung.

3. Pelayanan lansia di Posyandu.

4. Pelaksanaan rujukan kasus lansia ke Institusi pelayanan lanjutan.

5. Pembuatan askep lannsia di wilayah kerja Puskesmas.

6. Pelaksanaan pengobatan sesuai dengan standar nasional prosedur.

7. Pelaporan dan pencatatan.

6. Poli PTRM

A. Tugas Pokok

Membuat perencanaan, melaksanakan, mengawasi, mengendalikan, dan

mengevaluasi hasil kegiatan pelayanan kesehatan Penyakit Tidak

Menular (PTM).

B. Fungsi

1. Perencanaan kegiatan program Penyakit Tidak Menular.

2. Melakukan pemeriksaan Penyakit Tidak Menular di dalam gedung.

3. Melakukan pemeriksaan Penyakit Tidak Menular di luar gedung.

4. Melaksanakan deteksi dini Penyakit Tidak Menular.

5. Melaksanakan penyuluhan pada Penyakit Tidak Menular kepada

masyarakat.

6. Melaksanakan tugas-tugas administrasi Penyakit Tidak Menular.

7. Mengevaluasi dan membuat laporan hasil kegiatan Penyakit Tidak

Menular.

45

7. UGD

A. Tugas Pokok

Melaksanakan kegiatan pelayanan keperawatann di Unit Gawat Darurat.

B. Fungsi

1. Meyiapkan fasilitas dan lingkungan UGD untuk kelancaran

pelayanan serta memudahkan pasien menerima pelayanan dengan

cara mengawasi kebersihan lingkungan, mengatur tata ruang UGD

untuk memudahkan aktivitas, memeriksa persiapan peralatan yang di

perlukan.

2. Mengkaji kebutuhan pasien dengan cara mengamati keadaan pasien,

melaksanakan anamcsa sebatas kemampuan dan kewenangan,

menyiapkan pasien untuk tindakan pemeriksaan.

3. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai dengan program

pengobatan yang ditentukan.

4. Memberi penyuluhan kesehatan secara perorangan, kelompok sesuai

dengan kebutuhan.

8. Rawat Inap

A. Tugas Pokok

Membantu kepala UPT dalam menjalankan tugas operasioanl rawat inap

UPT Puskesmas.

B. Fungsi

1. Mengatur penempatan pasien di ruangan.

2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi pasien dan

keluarganya sehubungan dengan perawatannya.

46

3. Menjaga perasaan pasien dan petugas agar merasa aman dan

terlindungi.

4. Memeliharan dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan.

5. Memelihara buku register dan berkas medik.

9. Farmasi

A. Tugas Pokok

Kepala bidang sumberdaya kesehatan dalam melaksanakan penyiapan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan operasional, bibingan tenis dan

suvervisi, serta peantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang kefarasian.

B. Fungsi

1. Penyusunan kebijakan operasional dibidang kefarmasian.

2. Pelaksanaan kebijakan tekis dan supervisi dibidang kefarmasian.

3. Pelaksanaan moonitoring, evaluasi, dan penyusunan pelaporan

10. Laboratorium

A. Tugas Pokok

Tugas pokok dari Laboratorium adalah bertangung jawab terhadap mutu

pelayanan laboratorium.

B. Fungsi

1. Menyusun dan menetapkan sasaran mutu dan perencanaan sasaran

mutu.

2. Menyususn intruksi kerja dan prosedur kerja.

3. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, kaerapihan, dan

kenyamanan ruang laboratorium.

4. Memastikan pelayanan pemeriksaan laboratorium sesuai prosedur

dan instruksi kerja.

47

5. Menguslkan sarana dan prasarana yang berhubungan dengan

pelayanan laboratorium.

6. Melakukan kerja sama dengan unit lain untuk kelancaran pelayanan

laboratorium dari rujukan swasta.

7. PJ Jejaring & Jaringan

1. Pustu

A. Tugas Pokok

Meningkatkan jangkauan dan mutu pelayanan kesehatan bagi

masyarakat.

B. Fungsi

1. Meningkatkan akses dan jangkauan pelayanan dasar.

2. Mendukung pelaksanaan pelayanan.

3. Mendukung kegiatan posyandu, Imunisasi.

4. Mendukung pelayanan rujukan

5. Mendukung pelayanan promotif dan preventif.

Wilayah PUSTU meliputi Ciasem Tengah, Sukamandi Jaya, dan Pinang

Sari.

2. Pusling

A. Tugas Pokok

Membantu kepala UPT dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan

puskesmas dalam wilayah kerjanya. Dan membuat perencanaan,

melaksanakan pelayanan, mengawasi, mengendalikan, dan megevaluasi

hasil pelayanan kesehatan dasar berupa kegiatan pusling diwilayah kerja

Upt puskesmas.

48

B. Fungsi

1. Pelayanan Pusling.

2. Pengeloaan obat.

3. Pengelolaan alkes

4. Administrasi.

3. Bidan Desa

A. Tugas Pokok

Melaksanakan kegiatan puskesmas di wilayah kerjanya dan

meggerakan, membina masyarakat desa diwilayah kerjanya agar

tumbuh kesadaran untuk dapat berperilaku hidup sehat.

B. Fungsi

1. Pendataan penduduk desa.

2. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dirumah-

rumah mengenai persalinan, pelayanan keluarga berencana.

3. Membina dan memberikan bimbingan teknis kepada dukun bayi.

4. Membuat rencana kerja bulanan dan tahunan.

5. Pengkoordinasian masalah yang ditemukan dan pemecahan

masalahnya dengan kepala puskesmas.

49

STRUKTUR ORGANISASI UNIT PELAYANAN FARMASI

UPTD PUSKESMAS DTP CIASEM

PENANGGUNG JAWAB

KEPALA PUSKESMAS

H.SUGIANA, S.Kep, Ners, M.M

IIS AISYAH, S.Si, Apt

KOORDINATOR

PENANGGUNG JAWAB

GUDANG OBAT

MILAWATI

PENANGGUNG JAWAB

PELAYANAN

IIS AISYAH, S.Si, Apt

SRI RAHMAWATI

NENI HASANAH

PENANGGUNG JAWAB

JURU RACIK

NENI HASANAH

PENANGGUNG JAWAB

ADMINISTRASI

INTI YUDININGTIYAS

AGUSTINI

Sumber : Puskesmas Ciasem Subang (2019)

Gambar III.1I: Struktur Organisasi Unit Pelayanan Farmasi

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah :

Dalam pengelolaan obat pada puskesmas Ciasem mempunyai penanggung jawab

dan tugasnya masing-masing, berikut adalah fungsi dari masing-masing penanggung

jawab :

1. Kepala Puskesmas

Bertanggung jawab terhadap kegiatan kefarmasaian di puskesmas agar berjalan

dengan baik.

2. Koordinator

Bertugas untuk merencanakan kebutuhan obat dan kebutuhan kefarmasian baik

kebutuhan bulanan atau kebutuhan tahunan.

3. Gudang Obat

50

Bertanggung jawab terhadap keluar masuk nya obat, baik pemesanan,

pengeluaran, dan penyimpanan obat.

4. Pelayanan

Bertugas untuk melayani pasien mulai dari menerima keluhan pasieun,

menerima resep, menyerahkan obat ke pasien, dan memberikan pengarahan

mengenai tata cara pemakaian obat terhadap pasien.

5. Juru Racik

Bertugas meracik obat pasien, membantu pekerjaan atau tugas penanggung

jawab bagian pelayanan dalam melayani pasien.

6. Administrasi

Bertugas mengelola data transaksi obat pasien, menyusun dan menyimpan arsip

resep obat pasien.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses Permintaan Obat

Bagian apoteker puskesmas melakukan permintaan obat ke bagian gudang

farmasi atas dasar dari pemakaian yang ada di puskesmas, kemudian bagian

gudang farmasi menerima dan mengecek stok obat apakah obat masih tersedia

atau tidak, jika persediaan sudah berkurang maka bagian farmasi akan

membuat laporan permintaan obat dan memberikan laporan tersebut ke kepala

puskesmas untuk meminta persetujuan atas berkas pengajuan tersebut, jika

laporan sudah disetujui oleh kepala puskesmas maka laporan tersebut akan

dikirimkan ke dinas kesehatan kabupaten.

51

2. Proses Pengiriman Obat

Setelah laporan permintaan obat di approve oleh dinas kesehatan, kemudian

dinas kesehatan akan menginformasikan ke bagian gudang farmasi untuk

mengirimkan langsung obat ke puskesmas Ciasem sesuai dengan permintaan,

selain itu dinas kesehatan juga akan mengecek kembali stok obat pada bagian

gudang farmasi. Jika terdapat obat yang sudah tidak layak dikonsumsi maka

dinas kesehatan akan menarik obat tersebut untuk dihancurkan.

3. Proses Penerimaan Obat

Setelah obat datang bagian gudang farmasi akan pemeriksaan terhadap obat

yang datang dengan memperhatikan jumlah obat, keadaan fisik obat dan

tanggal kadaluarsa. Apabila ada kerusakan atau ada obat tidak sesuai dengan

permintaan maka obat langsung dikembalikan ke dinas kesehatan dan

kemudian diganti dengan yang baru. Apabila data sudah sesuai maka obat

dicatat pada masing-masing kartu stok dan di simpan ke gudang penyimpanan

obat. Didalam kartu stok obat masing-masing tersebut akan ditulis nama obat,

tanggal datang obat, tanggal expired obat dan jumlah obat.

4. Penyimpanan obat

Bagian gudang farmasi memilih obat berdasarkan waktu masuk dan waktu

expired. Dalam penyimpanan obat di puskesas Ciasem menggunakan 2 metode

yaitu FIFO ( First In First Out ) adalah penyimpanan obat berdasarkan obat

yang datang lebih dulu maka akan dikeluarkan lebih dulu, dan FEFO (First

Expired First Out ) adalah penyimpanan obat yang memiliki tanggal kadarluasa

lebih cepat maka akan di keluarkan lebih dulu.

52

5. Membuat Laporan

Dalam proses pembuatan laporan obat di puskesmas Ciasem dilakukan secara

manual yaitu melalui pembukuan, laporan dilakukan setiap bulannya

berdasarkan pencatatan harian obat meliputi penerimaan, pemakaian dan stok

obat. Kemudian laporan diserahkan ke Kepala Puskesmas.

3.3. Use Case Diagram

Melakukan Permintaan

Obat

Menerima Pemesanan

Obat

Menyalurkan Obat ke

Pasien/MasyarakatApoteker

Gudang Farmasi

Menerima dan

Mengecek Stok Obat

Membuat Laporan

Pemesanan Obat

<<extend>>

Kepala Puskesmas

Tidak Memberikan

Persetujuan berkas

Mengirimkan Berkas

Pengajuan Obat

Dinas Kesehatan

Pengajuan Batal

Memberikan Persetuan

Berkas

<<extend>>

Menerima Laporan

Permintaans

Mengirimkan Obat ke

Puskesmas

Memeriksa Obat di Gudang

Farmasi Puskesmas

Layak

Dikonsumsi

<<extend>>

Menerima Obat Dari Dinas

Kesehatan

Tidak Layak

Dikonsumsi<<extend>>

Obat ditarik ke Dinas Kesehatan

Memberikan Obat Ke

Apoteker

Sumber : Penelitian Penulis (2019)

Gambar III. 1 : Use Case Pemesanan Obat

53

Tabel III.1

Deskripsi Use Case Berjalan

Use Case Name Permintaan obat / Pengiriman obat /Penerimaan obat /

Penyimpanan obat / Membuat Laporan

Requirements 1, 2, 3, 4, 5.

Goal Gudang farmasi dapat menerima dan mengecek stok obat,

melakukan pemesanan obat, membuat laporan obat.

Pre-Conditions Actor telah melakukan pemesanan obat dan ingin menyimpan

obat berdasarkan kriteria obat

Post-conditions Actor telah melihat semua data yang ada di Gudang Farmasi

mencari data obat

Failed end

Conditions

Actor gagal memesan permintaan obat

Actors Apoteker / Gudang Farmasi / Kepala Puskesmas / Dinas

Kesehatan.

Main flow / basic

path

1. Apoteker

1. Dapat melakukan permintaan obat.

2. Menerima pemesanan obat.

3. Menyalurkan obat ke pasien / Masyarakat.

2. Gudang Farmasi

1. Menerima permintaan obat dan mengecek stok obat.

2. Membua laporan pemesanan obat.

3. Mengirimkan berkas pengajuan obat.

4. Menerima obat dari dinas kesehatan.

54

5. Memberikan obat ke apoteker

3. Kepala Puskesmas

1. Memberikab persetujuan berkas pengajuan obat

2. Tidak memberikan persetujuan pengajuan obat.

4. Dinas Kesehatan

1. Menerima laporan permintaan obat

2. Mengirimkan obat ke puskesmas

3. Memeriksa obat ke gudang farmasi puskesmas.

4. Menarik obat yanng sudah tidak layak dikonsumsi.

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Di dalam spesifikasi rancangan dokumen sistem berjalan menjelaskan tentang

perancangan pembuatan dokumen masukan dan dokumen keluaran dalam

perancangan sistem informasi pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Ciasem

diperlukan.

1. Nama Dokumen : Arsip Pencatatan Obat

Fungsi : Sebagai Rencana kebutuhan obat

Sumber : Apoteker Puskesmas

Tujuan : Gudang Farmasi

Frekuensi : Setiap ada obat yang masuk

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A1

55

2. Nama Dokumen : Arsip Pemesanan Obat

Fungsi : Sebagai Data Pemesanan Obat

Sumber : Apoteker Puskesmas

Tujuan : Gudang farmasi

Frekuensi : Setiap ada obat yang di pesan

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A2

2.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang

keluar. Bentuk dokumen keluaran dalam perancangan sistem informasi persediaan

obat di UPTD Puskesmas Ciasem sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Arsip Pemusnahan Obat

Fungsi : Sebagai Laporan obat yang dihancurkan

Sumber : Gudang farmasi

Tujuan : Dinas Kesehatan

Frekuensi : Setiap ada obat yang dihancurkan

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B1

2.4. Permasalahan Pokok

Sistem pengelolaan obat pada UPTD Puskesmas Ciasem masih di lakukan

secara manual. Oleh karena itu menimbulkan beberapa masalah antara lain :

1. Semua arsip dan laporan masih di catat dalam buku sehingga belum tersusun

dengan rapih dan adanya kemungkinan data akan hilang ataupun tercecer.

56

2. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses pendataan sehingga mengakibatkan

data laporan tidak tersusun dengan rapi dan efektif.

3. Sistem pencatatan dan pelaporan bulanan masih menggunakan Ms. Excel

sehingga mengakibatkan proses pencatatan laporan menjadi lambat.

2.5. Pemecahan Masalah

Melihat keadaan dari proses ini kiranya peran suatu sistem pengolahan yang

lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan di atas adalah sebagai

berikut :

1. Semua arsip dan laporan akan disimpan dalam suatu sistem pengolahan obat yang

sudah terkomputerisasi, sehingga akan memudahkan dalam mencari data serta

dapat mencegah kehilangan data.

2. Dengan menggunakan database proses pendataan obat menjadi lebih efiektif dan

mudah sehingga tidak banyak membuang waktu dalam proses pengerjaan

pembuatan laporan

3. Proses pencatatan akan dilakukan di sistem menggunakan sistem desktop berbasis

java netbean yang sudah di rancang untuk mempermudah admin dalam proses

penginputan atau pembuatan laporan data obat pada puskesmas Ciasem. Dengan

menggunakan sistem pengolahan obat yang terkomputerisasi maka proses

penghitungan akan lebih cepat serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan.