20

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Proses pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) dalam suatu

perusahaan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari

pelaksana logistik . Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor

Cabang Krekot Jakarta Pusat setiap pembelian ATK yang terjadi di awasi

secara langsung oleh Supervisor Penunjang Operasional dan Pemimpin

Cabang. Arsip yang mendukung proses pembelian ATK tidak sedikit

jumlahnya. Untuk itulah penulis juga akan membahas mengenai tinjauan

perusahaan, sejarah berdiri perusahaan serta struktur organisasi perusahaan

tersebut.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Bank Rakyat Indonesia

(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat terdapat aturan yang

ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis

perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut

sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan

struktur organisasi di tempat penulis mengadakan PKL untuk pembuatan

Tugas Akhir ini sebagai berikut:

21

3.2.1. Sejarah Singkat PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor

Cabang Krekot Jakarta Pusat.

Bank Rakyat Indonesia (BRI) adalah salah satu bank milik pemerintah

yang terbesar di Indonesia. Pada awalnya Bank Rakyat Indonesia (BRI) didirikan

di Purwokerto, Jawa Tengah oleh Raden Bei Aria Wirjaatmadja dengan nama De

Poerwokertosche Hulp en Spaarbank der Inlandsche Hoofden atau "Bank Bantuan

dan Simpanan Milik Kaum Priyayi Purwokerto", suatu lembaga keuangan yang

melayani orang-orang berkebangsaan Indonesia (pribumi). Lembaga tersebut

berdiri tanggal 16 Desember 1895, yang kemudian dijadikan sebagai hari

kelahiran BRI.

Bank Rakyat Indonesia (BRI) Cabang Krekot Jakarta Pusat adalah kantor

cabang dari Kantor Wilayah Jakarta 1 yang terletak di Jl. H. Samanhudi No:44

Jakarta Pusat. BRI Cabang Krekot Jakarta Pusat mempunyai kantor cabang

pembantu dan kantor kas yaitu:

1. Kantor Cabang Pembantu Pasar Baru ( unit binaan kantor cabang )

2. Kantor Cabang Pembantu Karang Anyar

Kantor Kas yaitu :

1. Kantor Kas BPS ( Badan Pusat Statistik )

2. Kantor Kas ASABRI

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya

Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang

yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi

diperlukan adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan

kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara

22

fungsi–fungsi, bagian–bagian atau posisi–posisi, maupun orang–orang yang

menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang

berbeda dalam organisasi. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan

susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).

Adapun unsur–unsur organisasi diantaranya kelompok orang dan tujuan

bersama. PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta

Pusat memiliki stuktur organisasi yang saling bekerjasama dan membuat segala

aktifitas berjalan baik dan teratur. Adapun bagan dan stuktur organisasi PT. Bank

Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat sebagai

berikut:

Sumber : Bagian SDM PT. BRI (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta

Pusat.

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. BRI

(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat

23

Fungsi–fungsi dari tiap bagian sebagai berikut:

1. Pemimpin Cabang

a. Tujuan jabatan:

Mengarahkan,mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemasaran

dana, jasa dan pinjaman serta kegiatan operasional Kanca dan unit kerja

dibawahnya untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

b. Tanggung jawab :

1) Mengembangkan bisnis perkreditan di Kanca dan melakukan

kegiatan pemasaran dana, jasa serta kredit dalam rangka

memperluas pangsa pasar dan memperoleh keuntungan.

2) Memberikan persetujuan penggunaan biaya–biaya sesuai

kewenangannya.

3) Mengelola dan mengawasi kebutuhan logistik agar dicapai tingkat

efisiensi yang optimal.

4) Melaksanakan tugas–tugas kedinasan dari Pimpinan Wilayah

sesuai dengan peran dan kompetensinya untuk mencapai target.

2. Manajer Operasional dan Layanan

a. Tujuan jabatan:

Mengorganisasikan,mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan/transaksi

operasional dan kegiatan penunjang bisnis di Kanca.

b. Tanggung jawab:

1) Mengarahkan,mengkoordinasikan dan mengawasi pengelolaan

kas Kanca dan surat–surat berharga untuk menjamin tingkat

likuidasi Kanca sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan.

24

2) Mengarahkan,mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh

kegiatan pelayanan bidang administrasi pinjaman.

3) Melaksanakan persetujuan dan mengesahkan transaksi tunai dan

non tunai pada bukti pembukuan dan sistem sesuai

kewenangannya.

4) Melaksanakan negoisasi wesel ekspor dan diskonto yang tidak

mengandung discrepancies sesuai dengan kewenangannya.

3. Assisten Manajer Operasional

a. Tujuan jabatan:

Mengorganisasikan,mengawasi dan mengelola kegiatan/transaksi

pelayanan operasional Kanca baik secara tunai dan non tunai sesuai

dengan kewenangan yang dimiliki.

b. Tanggung jawab:

1) Memeriksa dan mengelola register kas Kanca untuk memastikan

tersedianya register kas Kanca dan tidak terjadi selisih kas Kanca

dengan pencatatannya.

2) Memelihara kerja register dan penyimpanan surat berharga serta

kuitansi payment point untuk memastikan keamanannya.

3) Menindaklanjuti keluhan–keluhan nasabah dan laporan

kehilangan cek/BG/Bilyet Deposito/Buku

Tabungan/Cepebri/Kartu BRITAMA.

25

4. Supervisor Penunjang Bisnis

a. Tujuan jabatan:

Memeriksa setiap permohonan dan dokumen kredit untuk memastikan

permohonan dan dokumen kredit tersebut telah diproses dan di

administrasikan sesuai dengan pasar sasaran, KRD,KND serta ketentuan

yang berlaku.

b. Tanggung jawab:

1) Menyiapkan dokumen kredit yang telah jatuh tempo sebagai

informasi bagi pejabat kredit untuk lini memproses pembaharuan

atau perpanjangan kredit.

2) Menyiapkan,memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen

kredit yang akan dicairkan dalam rangka kelancaran dan

keamanan pencairan kredit.

5. Supervisor Penunjang Operasional

a. Tujuan jabatan:

Mengkoordinir penyelesaian tugas–tugas bidang SDM dan Adminstrasi,

sekaligus IT support untuk memastikan bahwa pemenuhan hak dan

kewajiban pekerja serta operasional Kanca berjalan efektif dan efisien.

b. Tanggung jawab:

1) Memverifikasi data absensi pekerja Kanca secara tepat dan akurat.

2) Memeriksa kebenaran laporan hukuman jabatan pekerja.

3) Memeriksa dan memastikan nota–nota bukti pembukuan terkait

transaksi keuangan bidang personalia.

26

4) Membuat laporan perbulan tentang pembelian ATK untuk

keperluan operasional Kanca.

6. Supervisor Layanan Operasional

a. Tujuan jabatan :

Mengelola,memantau dan mengawasi seluruh kegiatan yang berkaitan

dengan pelayanan dana,jasa (termasuk rekening kerjasama serta devisa)

dan pinjaman yang dilakukan oleh CS (customer service) dan petugas

dana.

b. Tanggung jawab:

1) Melakukan pengawasan atas semua kegiatan pelayanan,dana dan

jasa.

2) Memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen–dokumen yang

diajukan dalam rangka penyelesaian transaksi nasabah.

7. Supervisor Layanan Kas

a. Tujuan jabatan :

Menyediakan dan memenuhi kebutuhan Kantor Cabang dalam bidang

pelayanan kas serta pelayanan dana dan jasa untuk mendukung kelancaran

proses bisnis dan mekanisme kerja internal Kantor Cabang.

b. Tanggung jawab:

1) Memeriksa pelayanan kas melalui ATM untuk memastikan

pelayanan dilakukan secara optimal sesuai ketentuan yang berlaku.

2) Memeriksa pelayanan kas oleh teller untuk memastikan pelayanan

telah dilakukan dengan baik dan lancar.

27

3) Melaksanakan fungsi checker dan signer atas transaksi tunai sesuai

wewenangnya.

4) Menandatangani nota untuk tambahan kas BRI unit bersama

dengan pejabat yang lain.

8. Pelaksana ADK

a. Tujuan jabatan:

Melaksanakan proses pengadministrasian permohonan kredit dan

pendokumentasian kredit untuk memastikan proses administrasi sesuai

dengan pasar sasaran.

b. Tanggung jawab:

1) Memeliharakerjakan berkas pinjaman agar berkas pinjaman selalu

dalam keadaan tertib/aman dan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

2) Melaksanakan tindak lanjut audit sesuai dengan bidang tugasnya

untuk menyediakan data/informasi yang dibutuhkan.

9. SDM

a. Tujuan jabatan:

Melaksanakan pelayanan administrasi Personalia kepada intern pekerja di

Kantor Cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka

memberikan pelayanan internal Kantor Cabang.

b. Tanggung jawab:

1) Menyediakan data–data pekerja dalam rangka proses usulan

realisasi hak–hak pekerja (gaji,cuti,THR,biaya pengobatan dan

hak-hak pekerja lainnya) sesuai ketentuan.

28

2) Menyediakan dan mengadministrasikan file pekerja dalam rangka

pengambilan keputusan pembinaan karir pekerja.

3) Melakukan entry data dan memproses data absensi pekerja dalam

rangka mewujudkan disiplin kerja.

5) Mengatur pembagian kerja tenaga kontrak (Sopir,Pramubakti,dan

Satpam) untuk mencapai kelancaran operasional tugas di Kanca

dan unit kerja di bawahnya.

10. Sekretariat

a. Tujuan:

Melaksanakan tugas–tugas agendaris dan distribusi surat,telekomunikasi,

administrasi SDM untuk menjamin kelancaran lalu lintas administrasi

surat dan telepon Kanca.

b. Tanggung jawab:

1) Mengagendaris dan mendistribusikan surat keluar dan masuk

dengan tertib untuk meningkatkan kelancaran pelayanan Kanca

BRI.

2) Menerima berkas dan memproses pengajuan penggantian biaya

pengobatan,cuti,promosi,dan membukunya sesuai ketentuan yang

berlaku.

3) Melaksanakan tugas koordinasi dengan Sie lain di Kanca untuk

ketertiban administrasi pekerja Kanca.

29

11. Pelaksana Logistik

a. Tujuan jabatan:

Melaksanakan pelayanan administrasi Personalia kepada intern Pekerja di

Kantor Cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka

memberikan pelayanan internal Kantor Cabang.

b. Tanggung jawab:

1) Melakukan pembelian barang barang yang dibutuhkan Kanca untuk

kegiatan operasional,contohnya alat tulis kantor (ATK), percetakan

dan juga melakukan pembayaran atas biaya–biaya yang

berhubungan dengan operasional.

2) Melaksanakan tugas-tugas dinas lainnya yang diinstruksikan, untuk

mendukung bisnis dan kelancaran pelayanan Kanca

3) Tersedianya nota-nota pembukuan yang telah diisi lengkap dan

akurat pada saat transaksi keuangan.

4) Melakukan pencatatan atas ATK yang telah dipesan dan dicatat ke

dalam buku register khusus ATK.

5) Menerima invoice dan membuat dokumen UM 06 sebagai bukti

agar teller mengetahui nomor rekening supplier untuk pembayaran

atas ATK.

12. Pelaksana IT & E-Channel

a. Tujuan jabatan:

Melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan perangkat IT dan e-

Channel untuk menunjang dan memperlancar proses operasional di Kantor

Cabang serta unit kerja dibawah supervisinya.

30

b. Tanggung jawab :

1) Melaksanakan kegiatan pemeliharaan (maintenance) PC pekerja

dan server di Unit kerja (bila ada), termasuk server BRI yag

digunakan host-to-host dengan instansi agar perangkat berfungsi

dengan baik guna menjamin kelancaran operasional.

2) Melaksanakan pelaporan PC yang mengalami kerusakan serta

melakukan penggantian peripheral PC yang rusak dan

mengusulkan penggantian PC bila PC mengalami kerusakan dan

usia PC sudah lebih dari 5 tahun.

3) Menyelesaikan perbaikan perangkat e-channel akibat vandalisme

dan force mejeure (termasuk administrasi).

4) Menatakerjakan laporan-laporan maintenance e-Channel baik yang

dilakukan petugas Kanca sendiri maupun vendor, dan melaporkan

rekap laporan maintenance ke Kanwil.

13. Petugas Quality Assurance

a. Tujuan jabatan:

Melaksanakan kegiatan assurance dan pelaporan yang berhubungan dengan

penerapan aspek tampilan kantor, standar layanan Frontliner, kelengkapan

pendukung Unit Kerja Operasional (UKO) dan layanan e-Channel untuk

meyakini dan memastikan agar hal-hal tersebut berfungsi sebagaimana

mestinya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

b. Tanggung jawab:

1) Melaksanakan kegiatan assurance bahwa standar layanan

frontliner, tampilan, kelengkapan dan perangkat pendukung unit

31

kerja operasional (UKO), e-Buzz/Teras keliling dan unit kerja

mobile lainnya tersedia, diterapkan sesuai ketentuan dan berfungsi

dengan baik. Hasil assurance tersebut diinput pada aplikasi sesuai

dengan ketentuan.

2) Melaksanakan kegiatan assurance terhadap e-channel (seperti

namun tidak terbatas pada ATM, CDM, EDC dan perangkat e-

Channel lainnya) agar dapat berfungsi dan kelengkapan atribut

tersedia sebagaimana mestinya.Hasil assurance tersebut diinput

pada aplikasi sesuai ketentuan.

3) Melakukan koordinasi dan kerjasama yang baik dengan jajaran

internal BRI (petugas IT dan e-Channel, petugas logistik, petugas

administrasi unit, customer service, teller, petugas TKK, dan lain-

lain) dengan supervisi atasannya (SPO) untuk memperlancar

penyelesaian tugas.

14. Pelaksana Teller

a. Tujuan Jabatan:

Melayani penarikan, transfer dan penyetoran uang dari pelanggan.

Melakukan pemeriksaan kas dan menghitung transaksi harian

menggunakan komputer, kalkulator, atau mesin penghitung agar

operasional dan kegiatan dengan nasabah berjalan dengan baik.

b. Tanggung Jawab :

1) Membantu dalam melayani nasabah terkait transaksi keuangan.

Memasukan transaksi nasabah ke dalam komputer untuk mencatat

32

transaksi dan mengeluarkan tanda terima yang dihasilkan

komputer.

2) Melakukan validasi semua slip, check dan warkat lainnya yang

diproses oleh teller sebagai tanda terima/pemberitahuan resmi

bahwa dokumen–dokumen tersebut sudah diterima atau diproses

Bank melalui teller yang bersangkutan.

3) Melakukan pembayaran terhadap pihak eksternal guna kelancaran

operasional perusahaan.

4) Melakukan pembukuan terhadap biaya–biaya dan mencairkan dana

atas biaya–biaya tersebut.

33

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses bisnis sistem berjalan pembelian ATK yang dilakukan PT. Bank

Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat untuk

sistem setiap bulannya sudah sesuai dengan standar atau prosedur pembelian

barang. Oleh sebab itu penulis akan menguraikan secara umum proses bisnis

sistem berjalan pembelian ATK yang dilakukan oleh PT. Bank Rakyat Indonesia

(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat yang meliputi:

1. Proses Permintaan

Pelaksana logistik (PL) akan memeriksa persediaan yang ada digudang

ATK, untuk memastikan stok barang ATK memenuhi kebutuhan

operasional setiap bulannya. Jika stok menipis maka pelaksana logistik

akan membuat Nota Dinas (ND) yang dilampirkan beserta List Penawaran

Harga (LPH) dari supplier untuk di ajukan dan diotorisasi oleh pemimpin

cabang BRI Krekot Jakarta Pusat.

2. Proses Pemesanan

Nota Dinas yang telah di acc kemudian dikirimkan ke supplier melalui

fax, agar supplier mengetahui jenis dan jumlah barang yang di pesan oleh

PL.

3. Proses Penerimaan

Setelah itu supplier akan mengirimkan barang beserta invoice dan surat

jalan (SJ) ke PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang

Krekot Jakarta Pusat. Kemudian PL akan memeriksa jenis, jumlah dan

harga barang guna melihat kelengkapan dari barang yang dipesan sesuai

dengan Nota Dinas.

34

4. Proses Pembayaran

Berdasarkan invoice dan surat jalan yang diterima dari supplier,PL

membuat dokumen UM 06 dan dicatat dalam buku register ATK sebagai

bukti untuk disetujui oleh pemimpin cabang yang dilampirkan dengan

invoice dan surat jalan untuk pembayaran atas ATK yang telah diterima.

Kemudian Dokumen UM 06 yang telah di acc diberikan ke Pelaksana

Teller (PT) yang akan digunakan untuk mengirim uang dari rekening ATK

ke rekening supplier sesuai nominal pada invoice. Kemudian PL akan

melakukan konfirmasi via telepon ke supplier tentang pembayaran

tersebut.

5. Proses Laporan

Dokumen UM 06 yang telah dibayarkan dan di buku atau dicetak dalam

rekening koran oleh pelaksana teller diarsip tersendiri pada ordner ATK

yang dilengkapi dengan invoice, nota dinas, surat jalan beserta list

penawaran harga oleh PL. Di akhir bulan, Supervisor Penunjang

Operasional (SPO) akan memeriksa buku register dan rekening koran pada

rekening ATK untuk disesuaikan nominalnya. Setelah itu SPO akan

membuat laporan pembelian ATK untuk diserahkan ke pemimpin cabang.

35

3.4. Unified Modelling Language (UML) Sistem Berjalan

Dibawah ini adalah UML yang digambarkan dalam bentuk Activity

Diagram dikarenakan proses yang terjadi masih menggunakan sistem manual

yaitu Microsoft Excel.

3.4.1. Activity Diagram Sistem Berjalan

Bagian yang terkait dalam sistem ini adalah pelaksana logistik, pimpinan

cabang, supplier, pelaksana teller dan Supervisor Penunjang Operasional. Berikut

ini adalah Activity Diagram pada sistem berjalan:

act db_pembelianATK

SPOPelaksana TellerSupplierPemimpin CabangPelaksana Logistik

Start

Mengecek stok ATK

digudang

Stok Menipis ?

Membuat Nota Dinas

dilampirkan List

penawaran harga

Memberikan nota

dinas acc dan LPHMenerima nota

dinas acc

Mengirim inv oice dan

surat jalan

Menerima inv oice dan

surat jalan

Membuat Dok. UM 06

dan dicatat dalam buku

register dilampirkan

dengan SJ dan inv oice

Melakukan pembayaran

dan otomatis akan

tercetak pada rekening

koran ATK

Mengarsip Nota

dinas,surat

jalan,inv oice, list

penawaran harga dan

Dok.UM 06

Membuat laporan

pembelian

Menerima laporan

pembelian

Finish

Finish

Memberikan Dok.UM 06

acc,inv oice dan SJ

serta buku register ATK

Memberikan Dok.UM

06 acc,inv oice dan SJ

Tidak

Ya

Gambar III. 2. Activity Diagram sistem berjalan pembelian ATK

36

Keterangan:

1. SPO : Supervisor Penunjang Operasional

2. LPH : List penawaran harga

3. SJ : Surat jalan

4. Dok.UM 06 : Dokumen UM 06

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : List penawaran harga (LPH)

Fungsi : Untuk melihat daftar harga ATK

Sumber : Supplier

Tujuan : Pelaksana Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lampiran A.2

b. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai surat tagih atas ATK yang telah

dibeli

Sumber : Supplier

Tujuan : Pelaksana Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan barang

Format : Lampiran A.3

37

c. Nama Dokumen : Surat Jalan (SJ)

Fungsi : Surat pengantar atas barang yang tercantum

di dalamnya yang ditujukan kepada

customer (pembeli)

Sumber : Supplier

Tujuan : Pelaksana Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman barang

Format : Lampiran A.4

3.5.2. Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran

a. Bentuk-bentuk spesifikasi dokumen keluaran dapat berupa :

Nama Dokumen : Nota Dinas (ND)

Fungsi : Untuk meminta otorisasi pemimpin cabang

atas pembelian ATK

Sumber : Pelaksana Logistik

Tujuan : Pemimpin Cabang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan barang

Format : Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Dokumen UM.06

Fungsi : Sebagai bukti transfer atas pembayaran

ATK.

Sumber : Pelaksana Logistik

Tujuan : Pelaksana Teller

38

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan barang di kantor

Format : Lampiran B.2

c. Nama Dokumen : Buku Register ATK

Fungsi : Sebagai pencatatan atas pembelian barang

ATK.

Sumber : Pelaksana Logistik

Tujuan : Pemimpin Cabang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap meminta persetujuan pemimpin

cabang untuk pembayaran atas ATK yang

telah dibeli.

Format : Lampiran B.3

39

3.6. Permasalahan Pokok

Dari hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengenai sistem

pembelian ATK, maka dapat dikemukakan bahwa sistem pembelian ATK pada

PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat

tersebut masih dilakukan secara manual atau belum terkomputeriasi, sehingga

menimbulkan berbagai masalah diantaranya sebagai berikut:

1. Sistem pembelian ATK pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero)

Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat masih dilakukan secara manual

dengan menggunakan Microsoft Excel.

2. Tidak dibuatnya data barang yang akan dijadikan list penawaran harga

saat pembuatan nota dinas.

3. Tidak dibuatnya data pembelian saat barang telah diterima.

4. Terlambatnya pengiriman ATK secara keseluruhan, terkadang ATK tidak

lengkap yang dikirimkan.

5. Penyimpanan dokumen yang masih dalam bentuk arsip sehingga

menyulitkan dalam pencariannya, serta terlalu banyak kertas yang

digunakan.

6. Tidak adanya laporan stok persediaan barang dan pembatasan dalam

pengambilan ATK oleh pegawai.

7. Tidak terjaminnya keamanan data dalam penyimpanannya.

8. Tidak dibuatnya data supplier, jika suatu saat nanti supplier lama

digantikan oleh yang baru.

40

9. Tidak dibuatnya catatan pengambilan ATK oleh para pegawai.

10. Tidak efektif dan efisien dalam pencatatan dengan menggunakan buku

register ATK.

41

3.7. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai macam permasalahan yang ada pada sistem

berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan

beberpa alternatif pemecahan masalah pada PT. Bank Rakyat Indonesia

(Persero) Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat, sebagai berikut:

1. Menghasilkan informasi yang benar dan akurat tentang data-data

yang ada dengan cara mengalihkan sistem manual menjadi sistem

komputerisasi.

2. Dibuatnya data barang yang dapat memudahkan pelaksana logistik

melihat harga barang yang telah dikirimkan oleh supplier sebagai list

penawaran harga.

3. Dibuatnya data pembelian saat barang telah diterima oleh pelaksana

logistik sebagai dasar untuk pembuatan laporan pembelian.

4. Pelaksana Logistik melakukan konfirmasi perihal ATK yang belum

terkirim hingga barang tersebut lengkap dikirimkan.

5. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik jika

menggunakan sistem komputerisasi sehingga terciptanya suatu ketertiban

dalam hal input atau output data.

6. Dibuatnya laporan stok persediaan agar pelaksana logistik mengetahui

jumlah ATK yang tersisa.

7. Keamanan data lebih terjamin jika menggunakan sistem komputerisasi

dikarenakan pengguna harus menggunakan username agar bisa masuk ke

dalam sistem tersebut.

42

8. Saat pegawai mengambil ATK, hendaknya ada form khusus untuk

mencatat siapa saja yang telah mengambil ATK.

9. Dibuatnya data supplier agar memudahkan pelaksana logistik mencari

informasi supplier untuk melakukan pemesanan dan penambahan

supplier baru.

10. Dengan adanya sistem komputerisasi akan mengurangi biaya dalam

pembelian buku-buku register tersebut. Dan mengurangi tempat dalam

penyimpanannya.