6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Kantor

Segala sesuatu yang berkaitan dengan pencatatan seperti menyusun dan menyimpan

dokumen, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, dan memberikan laporan banyak

dilakukan disebuah kantor. Dewasa ini, kantor telah berkembang menjadi suatu tempat

menerima informasi, mengolah, mendistribusikan, serta menyimpan informasi. Kantor

merupakan bagian penting bagi perusahaan karena menjadi tempat aktivitas organisas i

dilakukan.

Kata kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan kata office

dalam bahasa Inggris (Umam, 2014). Menurut Nurasih dan Rahayu (2014) kantor merupakan

bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian

kegiatan informasi. Menurut Sedarmayanti (2014: 2) “kantor adalah tempat

diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,

mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi”. Nuraida (2014) juga mengemukakan

bahwa kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang didalamnya

terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani

data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai

menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Berdasarkan pendapat para ahli mengenai definisi kantor, dapat disimpulkan bahwa kantor

berperan sangat penting bagi suatu organisasi. Tidak hanya sebagai suatu tempat untuk

melaksanakan kegiatan kantor melainkan juga sebagai pusat penyediaan informasi yang dapat

menunjang kegiatan organisasi demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

2.2 Fungsi Kantor

Setiap pegawai kantor memerlukan tempat untuk bekerja. Salah satu sarana

perkantoran yang perlu dikelola adalah ruangan untuk bekerja. Administras i

perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan

merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk

melaksanakan kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang

bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. Banyak yang kerap

mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran. Mills

(dalam Chaniago, 2013) menyatakan terdapat 5 fungsi kantor, antara lain:

1. Menerima keterangan

Menerima informasi atau keterangan dalam bentuk surat, panggilan telepon,

pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2. Mencatat keterangan

Mencatat informasi atau keterangan yang diperoleh sesuai dengan

kebutuhan organisasi tersebut.

3. Mengolah keterangan

Mengolah informasi yang diterima agar dapat ditindaklanjuti oleh pihak -

pihak yang berwenang atas informasi tersebut.

4. Memberikan keterangan

Memberikan informasi atau keterangan kepada pihak yang memerlukan,

baik konsumen ataupun pimpinan pada bagian lain. Bila manajemen

meminta sejumlah informasi yang diperlukan,kantor memberikan informas i

terasebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan

bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi- informasi tersebut

diberikan baik secara lisan maupun tulisan.

5. Melindungi harta kekayaan

Fungsi kantor yang lain yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan

dalam perusahaan seperti diperlihatkan dalam rekaman dan mengantisipas i

segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya,

melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah

utang yang mungkin tidak dibayar saat jatuh tempo, rekaman vital seperti

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan

dalam lemari besi maupun didalam bank. Kantor harus berhati-hati

terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang

memerlukan tindakan manajemen.

Selain itu, kantor juga memiliki peran penting dalam kelancaran aktivitas

organisasi. Secara umum kantor mempunyai beberapa peranan pokok. Peranan itu

diwujudkan dalam bentuk pelayanan kepada semua pihak baik bersifat operatif,

komunikatif, dan hubungan antar sesama. Chaniago (2013) mengungkapkan bahwa

setidaknya ada empat peranan kantor, diantaranya:

a. Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan

keterangan-keterangan (informasi).

c. Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena fungs inya

sebagai pusat ingatan.

d. Memberikan informasi sesuai wewenangnya.

2.3 Pengertian Tata Ruang Kantor

Dalam dunia kerja tatanan ruang kerja menentukan lancar tidaknya kegiatan

kantor dan mempengaruhi kenyamanan pegawai bekerja. Tatanan tempat kerja

yang baik akan mendukung penyelesaian pekerjaan kantor. Ada kalanya kantor

memerlukan tenaga arsitek untuk merancang tata ruang kantor. Akan tetapi,

pegawai sebagai pengguna tata ruang dan lingkungan kantor perlu dilibatkan dalam

perancangannya karena merekalah yang paling mengetahui apa yang terbaik yang

dibutuhkan oleh bagiannya masing-masing.

Apabila aktivitas kantor berkembang, ruangan kerja kantor perlu diperluas dan

lingkungan kerja juga perlu dirancang sebaik mungkin. Hal ini membutuhkan biaya

karena kantor harus membangun lagi atau memperbesar ruangan. Maka dibutuhkan

perencanaan layout untuk perombakan ruangan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Namun, bila keputusan membangun lagi dialihkan pada penyewaan gedung, maka

penataan harus disesuaikan dengan keterbatasan ruangan. Oleh karena itu, tata

ruang tidaklah hanya mengenai penyusunan dan penempatan alat-alat kantor pada

tempat yang tepat. Akan tetapi tata ruang kantor ini juga mencakup kenyamanan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

pegawai didalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini sesuai dengan pendapat

Sedarmayanti (2011: 101) yang mengatakan bahwa: “Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai pegaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiens i kerja”.

Menurut Laksmi, dkk (2015) tata ruang perkantoran adalah suatu penyusunan

perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia, atau penentuan

kebutuhan ruang dan penggunaan secara rinci suatu ruang untuk menyiapkan suatu

susunan praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksana kerja

perkantoran dengan biaya yang layak. Menurut Nuraida (2013) tata ruang kantor

adalah bentuk pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan

kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana

bagi pekerja. Menurut Quible (dalam Som, 2012), layout atau tata ruang

menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan

kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan

yang mendalam bagi si pegawai.

Berdasarkan definisi menurut para ahli, disimpulkan bahwa tata ruang kantor

merupakan suatu penataan peralatan dan perlengkapan kantor yang disesuaikan

dengan besarnya ruangan dan kebutuhan karyawan dalam menjalankan pekerjaan-

pekerjaan kantor. Dengan demikian, akan terciptanya kenyamanan karyawan

dalam bekerja sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lancar dan

tepat waktu.

2.4 Tujuan Tata Ruang Kantor

Banyak ahli dan hasil penelitian yang mendeskripsikan tentang tujuan tata

ruang kantor. Dewic(2011) (menjelaskan(bahwa(penataan(ruang(kantor dikatakan

baik(jika(pada(proses(penyelesaian(suatu(pekerjaan(dapat(dilakukan sependek-pendeknya(dan(penempatan(karyawan(serta(alat-alat(kantor diruntut

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

rangkaiannya(sehingga(sejalan(dengan(urutan(penyelesaian(pekerjaan. Maryati

(2014) mengemukakan beberapa tujuan diadakannya tata ruang yaitu:

1. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif

2. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal

3. Menciptakan kondisi kerja yang baik

4. Memudahkan pengwasan terhadap pekerjaan kantor

5. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan (meningkatkan estetika)

6. Memberikan fleksibilitas yang tinggi

7. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan.

Nuraida (2013) menambahkan tujuan dari adanya tata ruang kantor, yakni

memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip.

Terutama untuk arsip aktif, lemari dan ruangannya harus ditempatkan berdekatan

dengan pegawai yang membutuhkan.

Sedangkan menurut Laksmi, dkk (2015) tujuan dari penataan ruang-kantor

adalah:

a. Mencegah-penghamburan-tenaga-dan-waktu-para-pegawai;

b. Menjamin-kelancaran-kemudahan-bagi-arus-kerja-komunikasi;

c. Memungkinkan-pemakaian-ruang-kerja-secara-efisien;

d. Mencegah‘para pegawai di bagian lain terganggu oleh konsumen atau

pegawai yang akan menemui suatu‘bagian tertentu;

e. Memudahkan pengawasan;

f. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang;

g. Memberikan privasi keleluasaaan pribadi dan keamanan.

Berdasarkan-hasil-penelitian-Saleem, -dkk (2012) dibeberapa-perguruan

tinggi provinsi-Pakhtoonkhawa, -Pakistan menyimpulkan-bahwa-desain-kantor

sangat penting-dalam meningkatkan-produktivitas karyawan karena desain kantor

yang-nyaman-dan menyenangkan-akan-memotivasi-dan-memberi-energi-pada

karyawan-untuk-meningkatkan-kinerja-mereka-sehinga-produktivitas-kerja-dapat

bertambah.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

Pendapat dari para ahli sama-sama menjuru pada penyusunan ruangan kerja

kantor bertujuan untuk mengefektifkan sumber daya (waktu, manusia, dan alat-alat

kantor) baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung,

maupun non fungsional seperti keindahan atau citra professional.

2.5 Bentuk Tata Ruang Kantor

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kerap memengaruhi segala

aspek kehidupan, termasuk bentuk tata ruang kantor. Tata ruang kantor terkadang

ditata dengan melibatkan peran konsultan desain interior kantor, bahkan melibatkan

para pegawai. Para ahli membagi bentuk tata ruang kantor yang berkembang saat

ini menjadi 4 bentuk, yaitu tata ruang tetutup (Private Office), tata ruang terbuka

(Open-Plan-Offices), tata ruang berpanorama (Landscape Offices) dan tata ruang

kantor terpisah (Cellular Offices).

2.5.1 Tata Ruang Kantor Tertutup (Private Offices)

Menurut Priansa dan Garnida (2013) tata ruang kantor tertutup ialah

penempatan ruang kantor yang dipisah ke dalam ruang-ruang kerja, dan biasanya

untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential). Menurut

Nuraida (2013: 163) “tata ruang tertutup merupakan tempat bekerja dipisahkan

ke ruangan yang terlindungi oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu”.

Pernyataan ini selaras dengan pendapat Chaniago (2013) yang menyatakan

bahwa tata ruang tertutup adalah penyusunan ruang kerja terbagi-bagi dalam

beberapa kamar-kamar. Bahkan masing-masing orang bekerja dalam satu ruang

yang masing-masingnya tertutup (berkamar). Hal ini dapat terjadi karena

keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar atau tuntutan dari sifat

pekerjaan yang mengakibatkan sengaja diberi pemisah buatan.

Berdasarkan pemaparan para ahli mengenai tata ruang kantor tertutup, bahwa

tata ruang kantor tertutup merupakan penataan ruang kerja yang dipisah/diba tas i

oleh penyekat dari kayu atau tembok, sehingga pekerjaan masing-masing anggota

kantor sulit untuk diketahui oleh pegawai lainnya. Menurut para ahli yang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

mengemukakan definisi tata ruang kantor tertutup, ada beberapa keuntungan dan

kerugian dalam penerapan tata ruang kantor tertutup (Private Offices).

Keuntungan dari tata ruang kantor tertutup (Private Offices) adalah:

a) Konsentrasi pekerjaan lebih terjamin.

b) Pekerjaan rahasia lebih terjamin.

c) Dokumen atau asset perusahaan yang berharga dan pembicaraan aman.

d) Meningkatkan privasi individual baik tamu maupun pegawai.

Kerugian menerapkan tata ruang kantor tertutup (Private Offices) adalah:

a. Komunikasi dan koordinasi langsung antarpegawai kurang lancar.

b. Membutuhkan biaya lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak

alat komuniasi, penerangan, ventilasi, peraltan kantor dan pemeliharaannya

dan lain-lain.

c. Pengawasan lebih sulit.

d. Pemakaian ruang kurang fleksibel apabila ada perubahan penataan peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin kantor.

Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor tertutup (lihat Gambar 2.1).

Gambar 2.1 Tata Ruang Kantor Tertutup

Sumber: www.google.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

2.5.2 Tata Ruang Kantor Terbuka (Open-Plan-Offices)

Menurut Sedarmayanti (2011) tata ruang kantor terbuka adalah ruangan

yang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja

bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat. Menurut

Chaniago (2013) tata ruang kantor terbuka”merupakan”kantor dengan”tempat

kerja”masing-masing”pegawai”tidak”dibatasi”oleh”sekat-sekat”atau”pembatas

lainnya, seingga diantara pegawai yang bersangkutan dapat saling mengawas i,

bersosialisasi dengan mudah dan menggunakan peralatan/mesin-mesin secara

bersama.

Pendapat dari kedua ahli mengenai tata ruang kantor terbuka

mengantarkan pada konsep pemahaman sebuah kantor dengan penataan meja

kerja pegawai yang bersandingan atau tidak dibatasi oleh sekat dan dapat

berkomunikasi bebas antara pegawai satu dengan lainnya. Nuraida (2013)

mengungkapkan beberapa keuntungan dan kerugian bila menerapkan model

tata‘ruang‘terbuka‘ (Open-Plan-Offices).

Keuntungan penerapan model tata ruang‘kantor‘terbuka (Open-Plan-Offices)

adalah:

a. Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi;

b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai;

c. Menghemat penggunaan penerangan dan peraltan kerja;

d. Memudahkan penempatan, peggunaan dan perawatan peralatan kerja; e. Memudahkan pengawasan.

Kerugian penerapan model tata ruang kantor terbuka (Open-Plan-Offices)

adalah:

a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat terbuka;

b. Memerlukan AC untuk mengurangi debu dan mendinginkan udara;

c. Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi

kerja.

Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor terbuka (lihat Gambar 2.2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

Gambar 2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka

Sumber: www.google.com

2.5.3 Tata”Ruang”Kantor”Campuran/”Berpanorama” (Landscape Office)

Tata ruang kantor ini dihiasi dekorasi tanaman. Hiasan kator adalah

benda-benda kantor yang berguna untuk menambah suasana yang

menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor (Lawalata, 2012).

Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar

merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan (Priansa dan Garnida,

2013). Landscape office merupakan kantor yang ditata sedemikian rupa,

masing-masing orang bekerja dalam ruangan yang diberi sekat sekitar 1 meter

(Chaniago, 2013). Dengan demikian, tata ruang kantor berpanorama (landscape

office) merupakan penataan ruang kerja yang tidak secara garis lurus, tetapi meja

disusun sesuai dengan kelompok kerja dengan penambahan tanaman hias,

dekorasi dan lainnya guna mencipatakan lingkungan kerja‘yang nyaman,

‘menyenangkan dan‘ekonomis dalam pemanfaatan‘ruangan. Konsep kantor ini

banyak diterapkan pada kantor seperti Bank, BUMN dan kantor perusahaan

swasta. Menurut Chaniago (2013) keuntungan penerapan bentuk tata ruang

kantor berpanorama adalah:

a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja;

b. Stress dapat dikurangi;

c. Noisy jauh lebih berkurang;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

d. Meningkatnya kenyamanan bekerja;

e. Biaya lebih kecil untuk partisi,pintu, pemanas, dekorasi, pencahayaan dan

pelayanan lain;

f. Biaya pemeliharaan lebih kecil;

g. Kemudahan pengawasan;

h. Komunikasi dan rangkaian kerja tetap terpelihara;

i. Mesin-mesin dan peralatan dapat digunakan secara bersama-sama;

j. Flexible terhadap perubahan tata ruang;

k. Bangkitnya partisipasi dan kebersamaan kerja, karena komunkasi lebh

mudah dilakukan.; l. Kinerja pegawai akan meningkat.

Sedangkan kerugian dari penerapan betuk tata ruang kantor berpanorama adalah:

a. Membutuhkan biaya yang”cukup”tinggi”untuk”mengadakan”dekorasi;

b. Partisi”dan”perabot-perabot”yang mneyerap”suara; c. Biaya pemeliharaan tinggi.

Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor berpanorama (lihat Gambar

2.3).

Gambar 2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama

Sumber: www.google.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

2.5.4 Tata Ruang Kantor Terpisah (Cellular Offices)

Menurut Priansa dan Garnida (2013) cellular office berbentuk tata ruang

kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang,

bagian, subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.

Menurut Mills (dalam Chaniago, 2013) tata ruang kantor yang

terpisah”ditujukan”untuk”mendapatkan”ruang”kerja spesifik atau menghendak i

ruang”kerja”dengan”kriteria”tertentu, ”seperti”ruang”kasir”yang membutuhkan

batas”pengamanan”dari”kaca”dilengkapi dengan pengamanan dari perampokan

dan ruang”komputer”yang”membutuhkan”kelembapan”tertentu.

2.6 Prinsip Tata Ruang Kantor

Menurut Priansa dan Garnida (2013) terdapat beberapa prinsip-prinsip tata

ruang dan perencanaan tata ruang yang harus diselenggarakan dengan tepat.

Prinsip-prinsip dalam tata ruang dan perencanaan tata ruang kantor adalah:

1. Aliran pekerjaan harus diusahakan bergerak menuju kedepan, sehingga

mengurangi kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyimpangan-

penyimpangan (crisscrossing), arus yang bolak-balik (black-tracking), dan

tabrakan-tabrakan.

2. Tempatkan setiap pegawai sedekat mungkin dengan:

a. Pimpinan dimana dia menerima pekerjaannya;

b. Mesin, perlengkapan, dan peralatan kerja yang dengannya dia harus paling

banyak menggunakannya;

c. Pimpinan dimana dia harus senantiasa mendapat bimbingan langsung

tentang pekerjaan dan tentang penggunaan mesin, perlengkapan, dan

peralatan seperti tersebut pada butir b;

d. Pimpinan lain kemana dia harus menyerahkan pekerjaan yang telah

diselesaikan.

3. Pimpinan hendaknya dibuatkan kamar-kamar kerja sendiri-sendiri untuk

masing-masing orang, sebab mereka itu dapat dipandang sebagai pusat

konsentrasi pemikiran (think-tank) seluruh organisasi maka sebaiknya

ruangan-ruangannya dilengkapi dengan dictaphone dan megaphone, dan alat

lainnya yang dapat menghubungkan mereka dengan pimpinannya).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

4. Pekerjaan teknis seperti pusat pengetikan pusat audio visual, reproduksi foto

kopi, stensil dan percetakan serta pusat pekerjaan administratif sebaiknya

disediakan ruangan tersendiri, terpisah dari think-tank, agar suara (noisy) yang

timbul dari berbagai alat kerja dapat diisolasi.

5. Kamar operasi sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan hendaknya jangan

terlalu jauh dari kamar kerja top manajer.

6. Unit-unit yang melayani umum, hendaknya menempati ruangan yang mudah

mereka capai, tetapi tidak mengganggu ketenangan kerja seluruhnya.

7. Ruangan untuk unit-unit yang berhubungan dengan permesinan, pergudangan,

alat-alat besar dan sebagainya sebaiknya ditempatkan di belakang, sehinga

mengurangi kegaduhan bagi unit-unit lain.

8. Hendaknya diusahakan adanya tempat kerja beserta perabotan-perabotannya

yang tetap letaknya, jadi jangan berpindah-pindah, sehingga tidak

membingunkan pegawai lain yang menggunakan.

9. Untuk memelihara keleluasaan gerakan badan pegawai khusus untuk pekerjaan

administrasi, maka usahakan agar space kerja setiap orang tidak kurang dari

1,5 x 2 m2, (masih harus diperhitungkan setiap ruangan kerja itu juga

ditempatkan meja, kursi, lemari- lemari, filing cabinet dan sebagainya).

10. Tempat duduk para pegawai hendaknya diatur jangan sampai mereka saling

berhadapan dengan yang lainnya, yakni untuk menjaga agar mereka tidak

selalu saling bercakap-cakap tentang hal yang kurang penting.

11. Segi-segi ketenangan dan keselamatan kerja pegawai harus dijamin dengan

melaksanakan hal-hal sebgai berikut:

a. Adanya unit-unit atau alat pemadam kebakaran alat P3K, serta alat-alat

keamanan lainnya;

b. Harus ada jalan khusus untuk keluar dalam keadaan darurat;

c. Kebisingan mesin-mesin yang sedang bekerja harus diisolir misalnya

menempatkan mesin-mesin itu dekat jendela (jadi tidak di ruang depan,dan

juga tidak ditengah-tengah ruang kerja), dan lebih pada waktu mesin

tersebut sedang bekerja, maka jendela tadi harus dibuka lebar-lebar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

d. Dinding-dinding,jendela-jendela dan pintu-pintu, sebaiknya dibuat dari

bahan yang tidak dapat memperkuat gema suara, serta jangan lupa sealu

meminyaki engsel-engselnya.

12. Untuk keperluan pribadi para pegawai, maka ditempat yang tidak jauh tapi juga

tidak terlalu dekat dengan tempat kerja pegawai hendaknya disediakan:

a. Kamar kecil (toilet) yang bersih, sehat dan cukup jumlahnya;

b. Kamar-kamar rias (dressing room) terutama bagi pegawai wanita;

c. Tempat-tempat air minum, yang bersih dan sehat.

13. Untuk keindahan dan kesegaran udara didalam tempat kerja, hendaklah

dipenuhi dengan persyaratan-persyaratan yang berikut:

a. Adanya lubang peranginan (ventilation) yang cukup memungkinkan

sirkulasi udara secara teratur;

b. Tingkat kelembapan (humidity) berkisar antara 45% - 60%

c. Daya penerangan dengan lampu hemat energi (bukan neon kuning).

Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh ahli, dapat

disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi penataan ruangan yang cukup

memadai dalam koridor untuk berjalan, pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang

mengganggu pekerjaan yang membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat

diawasi oleh pimpinan, adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau

peralatan dan perlengkapan serta berdekatan dengan staff. Hal ini dapat membantu

pencapaian efisiensi dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai

oleh pihak organisasi. Perbaikan suatu tata ruang yang kurang efisien dan efektif

dapat dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu

dengan aliran dan jarak terpendek.

2.7 Tahapan Perencanaan Tata Ruang Kantor

Tahapan ini sangat penting karena akan mempengaruhi tahapan berikutnya dan

yang jauh lebih penting lagi, apakah layout membuat pekerjaan berlangsung secara

efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang

dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya kedalam bentuk layout yang

aktual.

Perencanaan ruang kantor adalah penentuan susunan semua komponen fisik

pekerjaan yang dipandang perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor dan

pengkoordinasian komponen-komponen dalam satu kesatuan yang efisien. Dalam

merencanakan tata ruang kantor, ada unsur-unsur yang harus diperhatikan.

Menurut Mudie & Cottam (dalam Tjiptono, 2004) unsur-unsur yang dimaksud

adalah:

a. Pertimbangan atau perencanaan spasial

Dalam hal ini mencakup aspek-aspek seperti simetri, proporsi, tekstur,

warna dan lain-lain, dipertimbangkan, dikombinasikan dan dikembangkan

untuk memancing respon intelektual maupun emosional dari pemakai atau

orang melihatnya. Respon inilah yang dipersepsikan sebagai kualitas

visual. Kulaitas ini dapat dimanipulasi atau dikendalikan dengan

menciptakan lingkungan tertentu yang mampu mendorong terbentuknya

respon yang diinginkan dari pelanggan.

b. Perencanaan ruangan

Unsur ini mencakup perencanaan interior dan arsitektur, penempatan

perabotan dan perlengkapan dalam ruangan, desain aliran sirkulasi dan lain-

lain.

c. Perlengkapan atau perabot

Perlengkapan atau perabot memiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai

sarana pelindung barang-barang berharga ukuran kecil, barang pajangan,

sebagai penyambutan bagi para pelanggan dan sebagai suatu yang

menunjukkan status pemilik.

d. Tata cahaya

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mendesain tata cahaya adalah

cahaya di siang hari (day lighting), warna, jenis dan sifat aktivitas yang

dilakukan dalam ruangan, tingkat ketajaman penglihatan dan suasana yang

diinginkan ( tenang, damai, segar, riang, gembira dan lain-lain).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

e. Warna

Warna memiliki bahasanya sendiri, dengan warna dapat menggerakkan

perasaan dan emosi, warna dapat dimanfaatkan untuk berbagai macam

keperluan, misalnya untuk meningkatkan efisiensi dalam ruang kerja

menimbulkan kesan rileks dan sebagainya.

f. Pesan-pesan yang disampaikan secara grafis

Aspek yang penting dan saling terkait dalam unsur ini adalah penampilan

visual, penempatan, pemilihan bentuk fisik, pemilihan warna, dan

pencahayaan yang dipergunakan untuk maksud tertentu. Misalnya,

penunjuk arah/tempat, keterangan, dan sebagainya.

Menurut Gie (dalam Sayuti, 2013: 100) ada beberapa aspek teknis ketika merancang penataan ruang kantor, seperti:

a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan

yang sama atau disesuaikan dengan posisi yang mengikuti arus dan aktifitas

kerja yang ada.

b. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas

beberapa baris atau beberapa kelompok kerja, dan pastikan secara ideal luas

ruang kerja untuk satu orang karyawan lebih kurang 3,7 m.

c. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas

para pegawai.

d. Jarak antara meja dengan meja yang dimuka atau yang di belakangnya

sebesar 80 cm.

e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para

pegawainya atau di bagian depan untuk memudahkan pimpinan menerima

tamu dan mengawasi para pegawai yang menjadi tanggung jawabnya.

f. Pada tata ruang terbuka pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan

seorang pejabat mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang

bertanggung jawab atas kelompok itu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya

mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar

yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.

h. Pegawai-pegawai‘yang bertugas mengenai‘urusan-urusan yang

mengandung risiko urusan besar ditempatkan‘di pojok yang tidak‘sering

dilalui lalu lintas‘orang-orang.

i. Pegawai-pegawai_yang_sering_membuat_hubungan kerja’dengan’bagian-

bagian‘lainnya atau dengan publik, ‘ditempatkan didekat‘pintu.

j. Lemari’dan’alat-alat’kantor yang menimbulkan‘suara ribut,

misalnya‘mesin stensil atau printer ditaruh didekat jendela.

k. Meja yang‘memuat alat-alat yang‘banyak’ memberikan getaran,

misalnya_saja_mesin_hitung, _tidak boleh‘menempel_tembok_atau tiang,

hal ini untuk mencegah‘getaran mengganggu seluruh ruangan.

l. Lemari_yang_berat_atau_peti besi dapat‘diletakkan menempel

tembok‘atau tiang.

m. Bagi pejabat pimpinan yang sering harus menerima tamu penting dan

membicarakan_urusan-urusan_yang bersifat rahasia. Dapatlah dibuatkan

kamar tamu sendiri.

n. Apabila!seorang!kepala!atau!tenaga!ahli!karena_sifat_pekerjaanya_benar-

benar membutuhkan_ruang_tersendiri, _dapatlah_dibuatkan_kantor pribadi berukuran 2,5 X 3,6 = 9 m2.

2.8 Azas Tata Ruang Kantor

Secara umum, banyak ahli mengelompokkan azas tata ruang kantor ke dalam

4 macam, yakni azas jarak terpendek, azas rangkaian kerja, azas penggunaan

segenap ruang, dan azas perubahan susunan tempat kerja. Namun, ada juga ahli

yang mengelompokkan azas tata ruang kantor menjadi 6 macam, yakni azas jarak

terpendek, azas rangkaian kerja, azas penggunaan segenap ruang, azas perubahan

susunan tempat kerja, azas integrasi kegiatan, dan azas keamanan dan kepuasan

kerja bagi pegawai.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

2.8.1 Azas Jarak Terpendek

Menurut Laksmi, dkk (2015) azas jarak terpendek adalah proses

penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek mungkin (garis lurus

antara dua titik adalah jarak yang terpendek). Tata ruang kantor mendesain

tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak yang

sedekat dan sependek mungkin, sehingga memungkinkan proses penyelesaian

suatu pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan cepat (Priansa dan Garnida,

2013). Dengan demikian, azas jarak terpendek digambarkan sebagai

penempatan peralatan kantor dan pegawai yang menggunakannya berdekatan,

dan terhubung dekat dengan pegawai lainnya ibaratkan satu garis lurus antara

dua titik.

2.8.2 Azas Rangkaian Kerja

Priansa dan Garnida (2013) azas yang menempatkan para pegawai dan

alat-alat kantor yang digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan

penyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu,

satu komputer selalu bergandengan dengan satu printer, dengan kertas dan

keperluan lainnya yang berurutan. Azas ini merupakan kelengkapan dari azas

jarak terpendek. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya

bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang

(Nuraida, 2013).

2.8.3 Azas Penggunaan Segenap Ruang

Menurut Nuraida (2013) seluruh ruangan yang ada dipergunakan

sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu

tidak hanya yang berupa luas lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang

vertikal ke atas maupun ke bawah.

2.8.4 Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Menurut Priansa dan Garnida (2013) azas keempat adalah azas tata ruang

yang mudah diubah atau disusun kembali dan perubahannya tidak terlampau

sukar serta tidak memakan biaya yang besar. Dengan tata ruang yang berubah,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

baik layout, warna maupun letak perabot, akan memberikan suasana yang lebih

segar bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani .

2.8.5 Azas Integrasi Kegiatan

Menurut Nuraida (2013) tata ruang dan peralatan kantor harus

mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam

organisasi.

2.8.6 Azas Keamanan dan Kepuasan Kerja Bagi Pegawai

Menurut Nuraida (2013) tata ruang dan peralatan kantor harus membuat

pegawai dapat bekerja secara nyaman, aman, dan puas.

Berbagai azas-azas kantor akan sangat bermanfaat jika dapat dilaksanakan

dalam penataan ruang kantor. Setiap tindakan hendaknya berpedoman pada

beberapa azas tersebut agar diperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dan ketepatan

dalam pencapaian tujuan dari organisasi yang telah ditetapkan. Adapun manfaat

yang diperoleh dari penerapan beberapa azas tersebut diantaranya dapat

mengoptimalkan luas lantai yang tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang

memudahkan dalam pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat

yang dapat diubah sewaktu-waktu jika diperlukan.

2.9 Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan fisik kantor adalah semua keadaan yang terdapat disekitar tempat

kerja yang mempengaruhi pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung.

Menurut Sedarmayanti (dalam Sanjaya, 2011) yang termasuk lingkungan fisik tata

kantor antara lain:

1. Penerangan atau cahaya di tempat kerja;

2. Temperatur atau suhu di tempat kerja;

3. Kelembaban di tempat kerja;

4. Sirkulasi udara ditempat kerja;

5. Kebisingan di tempat kerja;

6. Getaran mekanis di tempat kerja;

7. Bau-bauan di tempat kerja;

8. Tata warna di tempat kerja;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

9. Dekorasi di tempat kerja;

10. Musik di tempat kerja;

11. Peralatan, perabotan, dan mesin kantor di tempat kerja.

12. Kemanan di tempat kerja.

Berdasarkan pandangan dari beberapa ahli, disimpulkan bahwa yang termasuk

dalam lingkungan fisik kantor meliputi:

1. Cahaya

Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan kantor dan perlu

diperhatikan adalah cahaya. Cahaya merupakan gelombang yang dipancarkan oleh

suatu sumber cahaya (matahali, lilin, lampu dan lain-lain) memancar dan menyebar

keseluruh ruangan (Chaniago, 2013). Menurut Priansa dan Garnida (2013)

pencahayaan sangat mempengaruhi manusia untuk melihat objek secara jelas dan

cepat tanpa menimbulkan kesalahan. Alat untuk mengukur cahaya adalah lux meter

(lihat Gambar 2.4). Untuk mengukur besar cahaya yang terpancar dari lampu pada

objek ditentukan dalam ukuran foot-candle (satuan cahaya lilin). Foot-candle

digunakan untuk mengukur besar cahaya yang terpancar ke sebuah objek dengan

jarak 75 cm (Chaniago, 2013). Cahaya sangat berpengaruh pada mata. Cahaya

yang berlebih maupun redup membuat mata cepat Lelah (Laksmi, dkk: 2013).

Pencahayaan yang kurang mengakibatkan mata cepat lelah, dan lambat la un

menimbulkan kerusakan mata.

Gambar 2.4 Luxmeter, Alat Pengukur Cahaya

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

Tuntutan pekerjaan kantor membuat pegawai harus dalam keadaan mata yang

sehat, karena dalam kesehariannya harus menyediakan catatan-catatan kantor, dan

harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat dan dalam

tempat yang tepat pula. Untuk mengukur satuan jumlah cahaya disebut “food

candle”. Menurut Priansa dan Garnida (2013) penerangan kantor yang optimal

berguna untuk:

a. Meningkatkan produktivitas kerja

b. Meningkatkan mutu kerja

c. Mengurangi terjadinya kesalahan

d. Mengurangi rasa lelah

e. untuk meningkatkan semangat kerja pegawai

f. memberikan citra baik bagi perusahaan

Chaniago (2013) berpendapat bahwa pencahayaan pada suatu kantor

bersumber dari cahaya alami (natural lighting) dan cahaya buatan (artifisial

lighting). Cahaya alami adalah cahaya yang berasal dari matahari, sedangkan

cahaya buatan bersumber dari listrik, lilin, dan lain-lain. suatu kantor sebaiknya

dapat mengatur pencahayaan sedemikian rupa. Prioritas utama penggunaan cahaya

adalah cahaya matahari, selain murah biayanya juga baik bagi kesehatan. Namun,

kesulitan dalam penempatan cahaya alami, karena cahaya matahari sedikit sulit

menembus keseluruh ruangan.

Oleh karena itu, dibutuhkan cahaya buatan. Cahaya buatan dapat ditempatkan

dimana saja dan sesuai dengan kebutuhan. Terutama untuk ruangan yang sulit

dijangkau cahaya alami, pada waktu-waktu tertentu, misalnya hari mendung dan

sebagainya. Untuk itu, cahaya buatan tetap dibutuhkan, karena fungsinya sebagai

cahaya pendukung (secondary lighting) pada suatu kantor. Kemampuan mata

untuk!melihat!sangat dipengaruhi oleh!beberapa!faktor yakni:

a. Lamanya!waktu!untuk!melihat!objek;

b. Ukuran!objek; !dan

c..Derajat!kontras!antara!objek!dengan!sekelilingnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

Chaniago (2013) menjelaskan dalam kaitannya dengan cahaya buatan, cahaya

buatan dapat dibagi menjadi 3 jenis, yakni:

1. Cahaya langsung, yaitu cahaya yang langsung memancar dari sumbernya ke

objek antara lain ke permukaan meja, ke komputer, ke kertas dan lain

sebagainya.

2. Cahaya setengah tak langsung, yaitu cahaya ini setengahnya memancar

secara tak langsung ke objek (meja kerja, dan lainnya), pemancarannya

melalui tudung lampu, langit- langit, dan dinding.

3. Cahaya tak langsung, yaitu cahaya yang dirancang sedemikian rupa dimana

dari sumbernya terlebih dahulu memancar ke langit- langit, ke dinding atau

ke tudung lampu kemudian baru memancar ke meja kerja atau lantai tempat

orang bekerja.

Namun, The (dalam Chaniago, 2013) mengelompokkan sistem pencahayaan

kedalam 4 jenis, diantaranya:

1. Sistem Pencahayaan Langsung

Cahaya memancar langsung dari sumbernya ke permukaan tempat kerja,

kemudian memantul ke mata pegawai (lihat Gambar 2.5). Jenis cahaya ini

cukup tajam dan pemantulannya kurang baik. Cahaya yang dtimbulkan oleh

sistem ini mengakibatkan langit-langit tampak agak gelap, kesilauan pada

mata dan kelelahan pada mata lebih cepat.

Gambar 2.5 Sistem Pencahayaan Langsung

Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

2. Sistem Pencahayaan Setengah Langsung

Sebagian cahaya memancar dari sumbernya ke arah langit- langit, kemudian

dipantulkan ke tempat kerja (lihat Gambar 2.6). Tetapi kebanyakan cahaya

memancar ke bawah secara langsung dan jatuh kepermukaan meja kerja

serta memantul ke mata pegawai, sehingga masih kurang memuaskan.

Gambar 2.6 Sistem Pencahayaan Setengah Langsung

Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)

3. Sistem Pencahayaan Setengah Tidak Langsung

Pada sistem ini beberapa cahaya memancar langsung ke arah langit-langit

atau memancar pada tudung lampu, kemudian memancar ke tempat kerja

(lihat Gambar 2.7). Artinya meja kerja dan mata karyawan sebagian besar

menerima penerangan dari pantulan cahaya dan hanya sebagian kecil

menerima cahaya secara langsung.

Gambar 2.7 Sistem Pencahayaan Setengah Tidak Langsung

Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28

4. Sistem Pencahayaan Tidak Langsung

Sumber cahaya dipantulkan keseluruh langit- langit dan dinding secara

merata, kemudian baru dipantulkan ke meja kerja dan ke mata orang yang

bekerja (lihat Gambar 2.8). Hal ini akan memberikan cahaya yang lunak

dan tidak menimbulkan bayangan serta mengurangi kelelahan yang cepat

pada mata. Sistem ini sangat cocok digunakaan untuk ruangan kantor,,

namun membutuhkan biaya yang agak lebih besar bila dibandingkan dengan

sistem yang lain dan pemakaian listrik lebih boros. Untuk mengatas i

pemakaian listrik yang boros maka gunakanlah lampu neon jenis hemat

energi.

Gambar 2.8 Sistem Pencahayaan Tidak Langsung

Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)

Ciri-ciri pencahayaan yang baik dapat diketahui dari indikator berikut ini

(Chaniago, 2013):

a. Sinar cukup/terang

b. Cahaya tidak menyilaukan

c. Tidak terdapat kontras yang tajam

d. Memancar secara merata

e. Tidak menimbulkan gelombang

Sedangkan untuk standar pencahayaan yang dapat digunakan oleh kantor

tergantung pada pekerjaan yang dilakukan. Berikut standar pencahayaan dari

KEPMENKES RI No.1405/MENKES/SK/XI/02 (lihat Tabel 3.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

Tabel 2.1

Pencahayaan Lingkungan Kerja

Jenis Kegiatan Tingkat Pencahayaan Minimal (Lux) Keterangan

Pekerjaan kasar dan tidak terus menerus

100

Ruang penyimpanan dan ruang peralatan yang memerlukan pekerjaan yang kontinyu

Pekerjaan kasar dan terus menerus

200 Pekerjaan dengan mesin dan berakitan kasar

Pekerjaan rutin 300 Ruang administrasi, ruang kontrol, pekerjaan mesin dan perakitan

Pekrjaan agak halus 500

Pembuatan gambat atau bekerja dengan mesin kantor, pekerjaan pemeriksaan atau pekerjaan dengan mesin

Pekerjaan halus 1000

Pemilihan warna, pemrosesan tekstil, pekerjaan mesin halus dan perakitan halus

Pekerjaan amat halus

1500 Tidak Menimbulkan

Bayangan

Mengukir dengan tangan, pemeriksaan pekerjaan mesin dan perakitan yang sangat halus

Pekerjaan terinci 3000

Tidak Menimbulkan Bayangan

Pemeriksaan pekerjaan, perakitan sangat halus

Sumber: KEMENKES RI No.1405/MENKES/SK/XI/02

2. Udara

Faktor penting lainnya yaitu udara, dalam hal ini udara ditinjau dari suhu

dan kelembapan, sirkulasi atau ventilasi serta kebersihan. Salah satu alat

pengukur suhu dan kelembapan adalah humidity meter thermometer (lihat

Gambar 2.9).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

Gambar 2.9 Humidity Meter Thermometer, Alat Pengukur Udara

Tata ruang kantor yang baik mengusahakan sebanyak mungkin peredaran

udara dalam ruangan kerja. Komposisi!udara disekitar!manusia!terdiri!da r i

21%!oksigen, !78%!nitrogen, !0,03%!karbondioksida, !dan!0,97%!gas

lainnya! (Priansa dan Garnida, 2013). Oksigen!merupakan!gas!yang

dibutuhkan!oleh!makhluk!hidup. Udara!sekitar!kita!dinyatakan!kotor!apab ila

kadar!oksigen!dalam!udara!telah!berkurang!atau!bercampur!dengan polusi

gas buang!yang!berbahaya!bagi kesehatan!tubuh, biasanya!ditandai!dengan

sesak nafas.

Udara‘yang terlalu panas, ‘dingin, pengap akan mengganggu‘peredaran

darah, yang akhirnya‘mengganggu konsentrasi‘dan kerja otak‘mausia. Bahkan

diduga kekurangan udara merupakan pemicu orang stress. Suhu udara yang

cukup sehat untuk bekerja berkisar antara 20 0C – 25 0C (Chaniago, 2013).

Pendapat lain dikemukakan oleh Quible (dalam Sukoco, 2007) bahwa tingkat

kelembapan udara antara 40% - 60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi

pegawai di ruang kantor, tingkat optimum kelembapan adalah 50%.

Kemudian menurut Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral (2012),

standar temperatur untuk area kerja adalah 24 ºC - 25 ºC, sedangkan standar

area transit adalah 27 ºC - 30 ºC. Oleh karena itu udara perlu dikendalikan.

Beberapa cara untuk mengendalikan udara antara lain (Chaniago, 2013):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

a. Buatlah ventilasi udara, sehingga udara bisa masuk dan keluar melalui

ventilasi yang berbeda.

b. Gunakan kipas angin untuk membantu sirkulasi udara ruangan

c. Pasanglah alat pendingin ruangan (AC), atau alat pemanas ruangan.

d. Pakailah pakaian kerja yang tepat, misalnya bila dingin digunakan pakaian

kerja yang agak hangat, dan sebaliknya.

3. Warna

Warna dapat‘merangsang emosi dan otak‘manusia. Warna yang tepat‘untuk

dekorasi dan urang kerja akan‘menimbulkan kenyamanan serta‘peningka tan

produktivitas‘kerja. Sebagai contoh, lihatlah ruang pengadilan lebih

cenderung menggunakan warna biru, orang yang sedang ceria cenderung

menggunakan warna merah muda, lembaga pemasyarakatan cenderung

menggunakan warna hitam, dan sebagainya. Hal ini karena warna-warna

tertentu mempunyai efek tertentu pada emosi dan rangsangan pada otak.

Menurut Chaniago (2013) warna pada dasarnya dibagi atas 3 kelompok

warna dasar, yaitu:

a. Merah, adalah warna yang mempunyai dampak panas, gejolak dan

semangat. Karena itu warna ini mempunyai efek meningkatnya semangat

dalam bekerja. Bila pada suatu kantor ada kecenderungan pegawai malas,

loyo dan sebagainya, tatalah dekorasi dengan warna merah, seperti gambar-

gambar ada unsur merahnya, bunga merah, sebahagian dinding merah atau

perabot yang cenderung memunculkan warna merah.

b. Kuning, adalah warna yang mempunyai dampak kehangatan seperti

matahari, merangsang timbulnya kebahagiaan, riang dan dapat

melenyapkan rasa tertekan. Penggunaan warna ini pada dekorasi untuk

merangsang suasana yang menyenangkan dan kegembiraan pada waktu

kerja.

c. Biru, adalah warna yang mempunyai efek ketentraman, keluasan dan

ketenangan. Warna ini sangat cocok dipakai pada ruang pegawai yang

banyak membutuhkan konsentrasi tinggi (kerja otak), akan tetapi

pemakaian warna biru yang terlalu banyak akan dapat menimbulkan rasa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

tertekan pada pegawai. Oleh karenanya, pemakaian warna biru sebaik nya

dikombinasi warna lain.

Menurut Sedarmayanti (dalam Priansa dan Garnida, 2013) menata warna di

tempat kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan sebaik-baiknya. Warna

sangat berpengaruh terhadap kemampuan melihat objek. Pada kenyataannya,

tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi musik di tempat

kerja. Bila dikaitkan dengan ergonomik, maka warna merupakan salah satu

faktor yang dapat mempengaruhi jiwa seseorang. Hal ini selaras dengan

ungkapan Duane dan Sydney (dalam lawalata, 2012: 24) yang mengungkapkan:

“color, it has been alleged, can increase production, lower accidents and error,

and raise morale” (warna!bisa!menjadikan!kondisi!kerja!yang!menyenangkan

dan menunjang kesehatan!kerja). Selaras dengan pemikiran Duane dan Sydney,

Nuraida (2014) menyatakan bahwa setiap warna mempunyai pengaruh yang

berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang

berbeda terhadap warna-warna tertentu. Berikut analisis macam warna terhadap

daya tangkap psikis seseorang (lihat Tabel 2.2).

Tabel 2.2

Tabel Pengaruh Warna

Warna Jarak Temperatur Efeks Psikis

Putih Netral Dingin Ketenangan Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketentraman. Hijau Jauh Sangat

dingin/netral Menyenangkan

Merah Dekat Panas Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tatapi juga bisa

mengganggu. Orange Sangat

dekat Sangat hangat Merangsang

Kuning Dekat Hangat Merangsang kegembiraan, melenyapkan perasaan tertekan.

cokelat Sangat dekat

Netral Merangsang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

Ungu Sangat dekat

Dingin Agresif

Hitam

Sangat dekat

Panas Agresif, menakutkan, menolak, mengganggu.

Sumber: Nuraida (2014)

Dari segi pemantulan cahaya, warna-warna gelap pada umumnya paling

sedikit memantulkan cahaya, sebaliknya warna terang lebih besar memantulkan

cahaya yang diterima. Sebagai contoh, warna dinding putih dapat merefleks ikan

ruang kerja yang lebih terang dan cocok untuk ruangan yang kecil, sehingga

ruangan tersebut dapat dirasakan seolah-olah menjadi lebih luas. Pada Tabel 2.3

dibawah ini dapat dilihat persentase pemantulan warna.

Tabel 2.3

Presentase Pemantulan Cahaya

No. Warna Persentase Pemantulan Cahaya

1 Putih 86

2 Hijau Muda 67

3 Kuning Muda 64

4 Biru Muda 58

5 Abu-abu 54

6 Kuning 47

7 Orange 35

8 Merah 23

9 Biru Tua 17

10 Merah Tua 13

11 Hijau Tua 10

Sumber: Quible (dalam Chaniago, 2013)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37

4. Suara

Kemajuan@teknologi@ternyata@juga@membawa@masalah seperti

polusi. Salah satu@bentuk@dari@polusi@adalah@kebisingan@dari bunyi-

bunyian yang@dapat mengganggu ketenangan kerja, merusak pendengaran

dan kesalahan komunikasi. Ruangan yang menimbulkan suara gaduh

sebaiknya dipisahkan dengan unit-unit lain, atau diberi peredam suara seperti

karton tebal dengan lubang-lubang, atau lapisan karet busa dibawah mesin tik.

Di beberapa kantor, pekerja menggunakan musik yang lembut guna menambah

efisiensi kerja. Suara gaduh yang terdengar bisa saja menghambat pekerjaan

pegawai lain. Terlebih, ‘untuk pekerjaan‘yang membutuhkan konstentrasi

(kerja‘otak) tinggi, seperti pembuatan‘konsep-konsep, perencanaan,

‘penghitungan dan‘lain sebagainya.

Oleh karena itu, suasana gaduh tidak menentu dalam ruangan perlu

dikendalikan. Menurut Chaniago (2013) ada beberapa cara untuk

mengendalikan suara gaduh, diantaranya:

a. Mesin-mesin dan peralatan yang meimbulkan suara gaduh ditempatkan jauh

dari tempat kerja yang membutuhkan konsentrasi tinggi, dekat dengan

jendela dan diberi penyekat ruang yang sekaligus sebagai media peredam

suaranya.

b. Gunakan desain dan bahan langit- langit yang dapat menyerap suara, seperti

karet, dinding dari partisi atau kayu, langit- langit dari bahan kayu dan lain

sebagainya.

c. Pakailah perabot yang terbuat dari bahan-bahan penyerap suara, seperti

kayu, bubuk kayu yang dikeraskan, kain dan sebagainya.

d. Putarlah musik tertentu dengan pelan sehingga dapat menimbulkan suasana tenang pada yang mendengarnya.

2.10 Standar Ruang Kantor

Setiap kantor harus memiliki persyaratan lingkungan fisik yang harus

diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran modern.

Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 50 Tahun

2011 Tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor, tata ruang kantor memilik i

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

standar tempat dalam melaksanakan pekerjaan, dengan memperhatikan ukuran luas

dan alat-alat perlengkapannya disesuaikan dengan kebutuhannya serta memenuhi

persyaratan estetika. Tahun 1963, Inggris telah menetapkan Undang-Undang

Perkantoran (The Office Act), yang didalamnya memuat beberapa persyaratan atau

standar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar-standar kantor menurut The Office Act itu meliputi:

a. Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor, perlengkapan, dan perabotan

harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor

yang bersih.

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang

diperuntukkan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau

setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai. Apabila dalam satu

ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai, maka luas

ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x 5

pegawai = 18,5 m2, belum termasuk ukuran untuk mobiler, perabot dan

peralatan kantor lainnya.

c. Suhu udara. Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan temperatur yang

layak untuk sebuah ruang kerja minimum 240C sampai 250C. Dalam setiap

ruang kerja perlu diupayakan secara permanen sirkulasi udara segar atau

udara yang telah dibersihkan.

d. Penerangan cahaya. Dalam ruang kantor cahaya alami atau cahaya lampu

yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan ruangan harus diupayakan

sedemikian rupa dan perlengkapan penerangan lampu disetiap ruangan

harus terawat dengan baik. Jangan sampai terjadi, ada bola lampu dibiarkan

mati.

e. Fasilitas kesehatan. Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan

untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.

f. Fasilitas cuci dan ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin

berikut sabun dan handuk harus disediakan secara terus menerus.

g. Air minum. Air bersih untuk keperluan minum pegawai harus disediakan

melalui pipa air minum atau disediakan tempat air minum khusus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

h. Tempat pakaian. Dalam kantor harus disediakan tempat (kapstok) untuk

menggantungkan pakaian yang tidak dipakai pegawai sewaktu kerja serta

fasilitas mesin untuk mengeringkan pakaian pegawai yang basah, karena

salju atau karena hujan.

i. Tempat duduk. Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan

bekerja dengan sandaran kaki bila perlukan.

j. Lantai, gang, dan tangga. Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang

tergelincir, tangga di beri pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang

terbuka di beri pagar.

k. Mesin. Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai

yang mengoperasikannya harus cukup terlatih.

l. Beban berat. Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau

memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.

m. Pertolongan pertama pada kecelakaan. Dalam ruang kerja harus disediakan

kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama dan perlu disiapkan seorang

pegawai atau perawat yang terlatih untuk memberikan pertolongan pertama

pada kecelakaan.

n. Penjagaan kebakaran. Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk

mengevakuasi pegawai dari bahaya kebakaran harus disediakan secara

memadai termasuk lonceng (alarm) tanda bahaya kebakaran.

o. Pemberitahuan kecelakaan. Kecelakaan dalam kantor yang menyebakan

kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak

yang berwajib.

2.11 Peralatan Kantor

2.11.1 Pengertian Peralatan Kantor

Semakin modern suatu kantor semakin sibuk pekerjaan maka semakin

modern dan semakin baru perlengkapan dan perlatan kantor yang digunakan.

Semuanya digunakan untuk menunjang kuantitas serta efisiensi dan efektivitas

hasil maupun pelaksanaan pekerjaan kantor. Menurut Lawalata (2012)

perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

dipergunakan untuk membantu‘kelancaran penyelesaian‘pekerjaan kantor.

Peralatan‘kantor (office supplies) adalah‘keseluruhan peralatan‘yang digunakan

dalam‘kegiatan penyelesaian pekerjaan‘tata usaha yang‘terdiri dari‘mesin-

mesin‘kantor. Perabot kantor (office furniture) adalah segala macam barang atau

benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.

Perabot kantor juga berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja

kantor. Perabot kantor yang dimaksud seperti macam-macam lemari, rak dan

filing cabinet, lamp & lighting, dan office décor.

Pengertian perlengkapan atau peralatan kantor (office equipment) menurut

Ensiklopedi Administrasi (dalam Nurasih dan Rahayu, 2014) segenap benda

yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha atau

adminitrasi, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan

kantor.

Fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai

produktivitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya

maupun waktu (Nurasih dan Rahayu, 2014). Laksmi, dkk (2015) menambahkan

bahwa pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan

oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung,

sofa, karpet perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan

oleh sembarang orang.

Berdasarkan pendapat para ahli, ditarik kesimpulan bahwa peralatan kantor

adalah benda yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas tata usaha yang

dapat memberikan kelancaran dan memudahkan dalam pengerjaannya. Benda-

benda tersebut membantu dalam kegiatan operasional kantor yang dapat

digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Oleh karena itu

untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan tidak hanya dibutuhkan fungs i

dan peranan sumber daya manusia, namun juga bergantung pada setiap peralatan

yang digunakan dalam kegiatan operasional. Data peralatan kantor yang

dimiliki oleh Subbagian TU Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Cimahi dapat dilihat pada lampiran.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38

2.11.2 Macam-Macam Peralatan Kantor

Nurasih dan Rahayu (2014) mengelompokkan kategori peralatan kantor

menjadi empat bagian, yaitu perabotan kantor (office furniture), bekal kantor

(office supplies), mesin-mesin kantor (office machine) dan interior atau hiasan

kantor (office ornament).

a. Perabotan Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor meliputi rak, meja, kursi, dan laci-laci yang terbuat dari kayu,

besi maupun bahan lainnya, yang digunakan dalam menampung pekerjaan

bersifat administratif. Perabot kantor yang dibutuhkan dalam kegiatan tata

usaha atau administratif, diantaranya:

• Pesawat telepon

• Meja tulis atau kerja

• lemari serta brankas yang dapat dikunci

• Meja komputer, mesin ketik, mesin fax dengan rak tempat persediaan kertas

• Filling cabinet tempat menyimpan arsip dan surat-surat

• Rak atau lemari buku

• Kotak tempat meletakkan disposisi formulir, tindak lanjut atau pengingat

• Buku sumber informasi atau catatan sumber informasi

Dalam pelaksanaan kerja kantor tata usaha membutuhkan dukungan salah

satunya adalah perabot kantor yang tepat dan memadai untuk penyelesaian tugas

administratifnya. Dengan memanfaatkan perabotan yang ada dapat mendukung

kegiatan dan pekerjaan dapat berfungsi secara optimal. Beberapa bentuk

perabotan kantor dapat dilihat pada Gambar 2.10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

41

.

Gambar 2.10 Contoh Perabotan Kantor

Sumber: Nurasih dan Rahayu (2014)

b. Bekal Kantor (Office Supplies)

Penggolongan yang termasuk dalam bekal kantor yaitu kertas, pena, tinta,

pita mesin tik, penghapus, dan termasuk peralatan habis pakai lainnya. Adapun

bekal kantor yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

• Pita mesin ketik, tinta mesin fax, tinta printer, peruncing pensil, pensil serta

peralatan tulis lainnya, penghapus, cairan penghapus (lihat Gambar 2.11).

• Alat pelubang kertas, alat penyatu kertas, lem, selotip, penggaris, gunting,

pisau pembuka suart, lak stasil, stempel.

• Pisau lipat, stapler, tancapan surat, pengungkit kawat jepret, keranjang

sampah.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39

Gambar 2.11 Contoh Bekal Kantor

Sumber: kbttr.en.Alibaba.Com

Bekal kantor ini akan lebih baik digunakan secara efisien dan

membutuhkan pengisian atau pembelian bekal kantor secara berkelanjutan dan

memiliki persediaan lainnya. Jangan sampai menunggu bekal kantor sampai

habis. Hal ini akan menghambat pekerjaan kantor karena apabila dibutuhkan

dalam keadaan terdesak akan kesulitan dalam memenuhinya.

c. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Kategori mesin-mesin kantor ialah semua benda yang digunakan untuk

membantu kelancaran tugas tata usaha, seperti untuk mencatat, menggandakan,

mengolah kata yang bekerja secara ototmatis, mekanis, sistematis, elektris,

elektronik, magnetic, tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan sesuai

kebutuhan kantor (lihat Gambar 2.12).

Beberapa mesin yang dipergunakan dalam kegiatan administratif adalah:

• Mesin yang dipergunakan keperluan surat menyurat (Mailing Equipment)

salah satunya komputer.

• Mesin yang dipergunakan untuk mencetak (printer).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39

• Mesin yang digunakan untuk menggandakan (mesin fotokopi atau

duplicatorMesin yang digunkaan untuk komunikasi (Communication

Machine), diantaranya pesawat telepon serta fax.

• Mesin yang digunakan untuik mendikte (Dictating Machine).

• Mesin yang digunakan untuk mengetik (Type Writer).

• Mesin yang digunakan untuk menghitung (Calculating Machine).

Gambar 2.12 Contoh Mesin Kantor

Sumber: www.Ebuyer.Com

d. Interior atau Hiasan Kantor (Office Ornament)

Merupakan salah satu perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja

dalam ruang kantor. Dalam hal ini meliputi ventilasi, plafon, penerangan,

jendela, serta hiasan kantor (lukisan dan tanaman). Pada dasarnya, hiasan kantor

adalah benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana

menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung memengaruhi kinerja

didalam kantor (lihat Gambar 2.13).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

Gambar 2.13 Contoh Hiasan Kantor

Sumber: Www.Brankasalat.Com

Barnawi dan Arifin (2012: 75) menjelaskan tiga macam kegiatan pemeliharaan

peralatan kantor, yang dapat disajikan sebagai berikut: (1) Pemeliharaan rutin yaitu

perawatan yang dilakukan setiap kurun waktu tertentu, (2) Pemeliharaan darurat

yaitu perawatan yang tak terduga sebelumnya karena ada kerusakan atau tanda

bahaya, (3) Pemeliharaan preventif yaitu perawatan rutin yang dilakukan pada

selang waktu tertentu dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39