5

BAB II

LANDASANTEORI DAN PROFIL PERUSAHAAN

2.1 LANDASAN TEORI

2.1.1. Pengertian Administrasi

Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan

penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Menurut Dyah Wijayanti Sutha (2018) Administrasi dalam arti sempit

adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis

dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta

memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan

satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Administrasi dalam arti

luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi

dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara

efektif dan efisien.

Definisi Administrasi Menurut Dyah Wijayanti Sutha (2018) Beberapa

definisi administrasi menurut beberapa Ahli adalah sebagai berikut:

a) Arthur Grager :

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan

pelayanan warkat suatu organisasi.

6

b) George Terry :

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c) Sondang P. Siagian :

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih

yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

d) William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan

pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana

pekerjaan itu harus dilakukan.

2.1.2 Unsur-unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut Anggara (2012:29) menyebutkan:

1. Organisasi, yaitu wadah bagi segenap kegiatan usaha kerja sama.

2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan

mengerahkan fasilitas kerja. Meliputi perencanaan, pembuatan keputusan,

pembimbingan, pengoordinasian, pengawasan, penyempurnaan dan perbaikan

tata struktur dan tata kerja.

3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan buah pikiran dari

seseorang kepada yang lainnya dalam rangka terwujudnya kerja sama.

4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai yang diperlukan.

7

5. Keuangan, yaitu pengolahan segi-segi pembiayaan dan pertanggungjawaban

keuangan.

6. Perbekalan, yaitu perencanaan, pengadaan dan pengaturan pemakaian barang-

barang keperluan kerja.

7. Tata Usaha, yaitu penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengiriman dan

penyimpanan berbagai keterangan ang diperlukan.

8. Hubungan Masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan

dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerjasama.

2.1.3 Tujuan Administrasi

Secara umum tujuan administrasi keuangan adalah untuk memproses dan

mengelola data keuangan perusahaan atau organisasi untuk mewujudkan suatu

tata administrasi keuangan sehingga pengurusannyadapat dipertanggungjawabkan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Tujuan administrasi keuangan antara lainseperti dibawah ini:

1. Memperlancar proses keluar masuknya uang

2. Mempermudah transaksi uang

3. Adanya transaksi

4. Mengetahui kondisi/keadaan keuangan di perusahaan dalam suatu periode

tertentu

8

2.1.4 Fungsi Administrasi

Fungsi Administrasi menurut Quible ada lima yaitu:

1. Fungsi rutin : fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan

keterampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis

dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan , seperti membuat

keputusan pembelian.

4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan

analisi sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang

berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasi tim.

5. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

Seorang administrator keuangan dalam sebuah organisasi melakukan tugas

akuntansi serta pengangaran. Administrator keuangan harus memiliki gelar

sarjana dibidang akuntansi atau administrasi bisnis dengan focus dibidang

keuangan. Sebagian besar perusahaan membutuhkan staff administrasi keuagan

yang memiliki pengalaman kerja terkait dengan bidang akutansi. Berikut ini

fungsi administrasi keuangan perusahaan :

1. Pembayaran dan Penagihan

Tugas staff Administrasikeuangan membayar tagihan untuk korporasi.

Fungsi administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian

9

pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan

pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan

hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai rekening penjual dan

memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

2. Entri Jurnal

Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti

membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar

Akuntansiadalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan.

Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi, yang dibuat oleh akun.

Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk

menyelesaikan jurnal ini.

3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan

Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan

organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup

rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi asset tetap perusahaan dan

posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan

penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap

bulan atau tahun dikebanyakan organisasi.

4. Penganggaran

Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan

untuk membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi

administrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya

dan peramalan keuangan. Karyawan diposisi administrator keuangan juga

10

mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan

biaya dan laporan arus kas.Administrator keuangan memonitor investasi

perusahaan.

5. Pajak

Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan

pajak bagiorganisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedur.

2.1.5 Prinsip – prinsip Administrasi

Menurut Herbert Simon dalam Pasolong (2011:14) mengemukakan prinsip

– prinsip Administrasi yang lebih umum yaitu sebagai berikut :

1. Efisiensi Administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialis tugas di kalangan

kelompok.

2. Efisiensi Administrasi dapat ditingkatkan dengan anggota kelompok dalam

suatu hirarki yang pasti.

3. Efisiensi Administrasi dapat ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan

pada setiap sector di dalam setiap organisasi sehingga jumlahnya menjadi

kecil.

4. Efisiensi ditingkatkan dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-

maksud pengawasan berdasarkan tujuan, proses, langganan, dan tempat.

11

2.2. Profil Perusahaan

2.2.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan PT. Nasmoco Karangjati

PT. Nasmoco Karangjati Motor (Nasmoco Karangjati) merupakan salah satu cabang

dari PT. New Ratna Motor .Nasmoco Karangjati resmi dioperasikan pada tanggal 28 Maret

2014. Dimana peresmiannya Diresmikan oleh Johnny Dermawan, President Directur PT.

TAM (Toyota Astra Motor) beserta Bupati Kabupaten Semarang (Munjirin), Kapolres

Semarang (AKBP Agusnitus Bery Pengaribuan), dan berbagai Jajaran direksi Nasmoco

Group.

PT. Nasmoco karangjati Motor beralamat di Jalan Soekarno Hatta Km. 26, Karangjati

Bergas Kabupaten Semarang. Nasmoco Karangjati hadir bertujuan untuk memberikan

kemudahan dan kenyamanan bagi pemilik dan pemakai kendaraan Toyota yang berada

diwilayah Kabupaten Semarang. Dibangun diatas lahan seluas 9500 m2 dengan luas

banguanan 5500m2. Nasmoco Karangjati memiliki ruang Showroom yang sangat luas,

lounge yang eksklusive dan nyaman serta dilengkapi pula dengan ruang bermain untuk anak

bagi customer yang mengajak anak- anak nya.

Untuk pelayanan bagian bengkel, Nasmoco Karangjati dilengkapi dengan 21 stall

general repair termasuk didalamnya adalah 5 stall khusus Toyota Dyna dengan kapasitas

penerimaan 106 unit perhari. Tersedia juga 26 stall body dan cat yang didukung Toyota

Production System (TPS) line yang memungkinkan perbaikan Ekspres Body Pain 9 jam.

Nasmoco Karangjati juga dilengkapi teknologi Water Based Paint System, teknologi ini

merupakan teknologi cat dan proses pengecatan yang tidak mengandung tinner yang

berbahaya, melainkan menggunakan air sebagai bahan dasarnya, sehingga menghasilkan

kualitas yang lebih bagus dan ramah lingkungan. Selain itu, juga tersedia armada Nasmoco

12

Emergency Assistance (NEA) yang siap melayani pelanggan setia Nasmoco san Toyota di

rumah atau apabila mengalami kerusakan di jalan raya.

A. Logo Perusahaan

Logo adalah lambang atau simbol khusus yang mewakili suatu perusahaan atau

organisasi. Sebuah logo bisa berupa nama, lambang atau elemen grafis lain yang

ditampilkan secara visual. Sebuah logo diciptakan sebagai identitas agar unik dan mudah

dibedakan dengan perusahaan kompetitor/pesaing. Logo merupakan sebuah visi

penyampaian citra positif melalui sebuah tampilan sederhana dalam bentuk simbol.

Semakin banyaknya kompertitor dalam dunia otomotif juga memotivasi tiap perusahaan

dalam membuat logo yang mudah diingat oleh masyarakat. PT Nasmoco memiliki logo

perusahaan yang dapat dilhat pada Gambar 2.1. Logo perusahaan PT Nasmoco

menggambarkan nama perusahaan dan brand yang dipasarkan. Dan berikut ini merupakan

lambing dari PT Nasmoco :

13

Gambar 2.1

LOGO PERUSAHAAN NASMOCO

Sumber : Google

Adapun arti dan makna logo adalah:

a. Elemen logo yang membentuk tiga mobil dari samping yang secara keseluruhan

merupakan representasi bentuk mobil Toyota sendiri, 10 dimaksudkan PT New

Ratna Motor sebagai Perusahaan Swasta yang bergerak dibidang otomotif yang

melayani jasa penjualan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang

bergerak maju dan progresif.

b. Kata “NASMOCO” merupakan nama Dealer / Cabang Perusahaan dari PT New

Ratna Motor dan merupakan singkatan dari New Asiatik Motor Company. c. Kata

“AUTORIZED TOYOTA DEALER” menunjukan bahwa PT New Ratna Motor

(Nasmoco Group) merupakan dealer resmi yang telah mendapatkan otorisasi dari

Toyota Astra Motor.

B. Visi, Misi, Catur Marga dan Nilai Budaya

Visi

14

Menjadi pelaku bisnis dijaringan otomotif yang professional, berkualitas dan sebagai

pemimpin pasar di era global.

Misi

Meningkatkan profesionalisme karyawan dengan berbasis teknologi modern untuk

memberikan totalitas kepuasan pelanggan dan menghasilkan keuntungan optimal bagi

pemegang saham. Terus berusaha meningkatkan kesejahteraan karyawan, serta ikut

berperan dalam kepedulian lingkungan dan sosial.

Penjabaran dari misi perusahaan adalah sebagai berikut:

1) Perusahaan yang loyal terhadap karyawannya akan dapat memberikan

kesejahteraan yang baik bagi karyawan untuk bekerja menghidupi keluarganya.

2) Dengan karyawan yang puas perusahaan dapat memberikan pelayanan yang

terbaik untuk para pelanggan guna menjalin hubungan yang panjang dan saling

menguntungkan. Dengan menempatkan pelanggan pada posisi pelayanan yang

terbaik dan memberikan produk yang terbaik, perusahaan akan membuat

pelanggan loyal terhadap perusahaan.

3) Dengan pelanggan yang loyal, perusahaan kita akan dapat memeberikan

pegembalian atas investasi mereka yang telah ditanamkan dalam perusahaan.

Pengembalian atas investasi yang telah ditanamkan dalam perusahaan yang

wajar pada akhir nya akan meningkatkan kemampuan perusahaan.

Catur Marga

Untuk Menjalankan perusahaan dengan baik dan terarah, maka diperlukan

semacam peraturan agar karyawan dapat displin dalam bekerja, dapat memaksimalkan

waktu dan tenaga mereka agar memberikan dedikasi dan loyalitas tertinggi mereka

kepada perusahaan. Oleh karena itu perusahaan memberikan filosofi kerja yang

terangkum dalam ikrar perusahaan atau catur marga perusahaan yaitu:

15

a. Perusahaanku adalah sawah ladangku.

Filosofi ini mengartikan bahwa perusahaan bagaikan sawah ladang dimana sebagai

tempat mencari nafkah bagi para staf dan diharapkan karyawan bekerja dengan

sepenuh hati.

b. Pembaharuan untuk kemajuan harus aku lakukan.

Filosofi ini mengartikan bahwa setiap jajaran senantiasa semangat untuk

melakukan pembaharuan guna mencapai kemajuan yang dimulai dari diri sendiri.

c. Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin.

Filosofi ini menggambarkan semangat kemajuan yang membuahkan hasil kerja

yang semakin baik disetiap harinya.

d. Kemajuan perusahaan adalah kesejahteraan bagi karyawan.

Filosofi ini mengartikan kemajuan perusahaan dari hasil kerja setiap jajaran akan

membawa kesejahteran bagi karyawan.

Diharapkan adanya ikrar ini para karyawan dapat menghayati dan memahami

maknanya sehingga dapat menerapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Selain itu bagi

teknisi juga terdapat filosofi dalam pengerjaan tugas sehari-hari yang diambil

langsung dari budaya Jepang dikenal dengan 5 S, yaitu:

1. Seiri (Pemindahan) Ini adalah proses untuk mengidentifikasi apakah item –

item tertentu yang dibutuhkan dan item – item yang tidak dibutuhkan dibuang

agar tempat kerja dapat digunakan dengan efisien.

2. Seiso (Penyapuan dan Penyucian) Konsep untuk menjaga agar segala sesuatu

yang ada ditempat kerja bersih. Menjaga kerapian semua perlengkapan

sehingga dapat digunakan kapan saja.

3. Seiton (Pemilahan) Bagi teknisi diperlukan suatu perawatan terhadap

peralatan kerjanya, sehingga selalu berfungsi dengan baik dan benar – benar

16

mampu berfungsi seoptimal mungkin sesuai kegunaan. Selain itu juga

terhadap pembagian prioritas terhadap peralatan yaitu penyusunan peralatan

yang sering dipakai, agak dipakai dan jarang dipakai.

4. Seiketsu (Rapi dan Bersih) Memiliki makna kebersihan tetapi dengan maksud

lebih luas. Dalam hal ini kebersihan yang mencakup berbagai hal mulai dari

benda kerja, peralatan kerja, benda – benda dalam ruang kerja berikut

keseluruhan area 9 kerja. Dengan demikian akurasi pekerjaan dapat terjamin

sehingga dengan sendirinya keselamatan kerja akan selalu terjaga.

5. Shitsuke (Disiplin Diri Sendiri) Merupakan pelatihan untuk mempelajari

peraturan. Melalui pelatihan ini seseorang akan merasa bangga menjadi

karyawan Toyota adalah seseorang yang peduli terhadap orang lain, tidak

membuat orang lain merasa tidak nyaman dan dapat melakukan hal-hal baik

tanpa ada habisnya.

Nilai Budaya Perusahaan

1. Apel Pagi sebelum bekerja yang berisi doa pagi, saling sapa, pengumunan dan

menyanyikan Mars Nasmoco.

Pada PT Nasmoco Karangjati apel dilakukan setiap hari tepat pada pukul

08.00 WIB. Pada hari Senin, Rabu dan Jum’at dilaksanakan apel semua divisi yang

dilaksanakan di Servis PT Nasmoco Karangjati. Pada apel ini seringkali

disampaikan mengenai informasi secara umum perkembangan dan evaluasi

perusahaan. Sedangkan pada hari Selasa, Kamis, dan Sabtu apel dilaksanakan di

setiap divisi masing – masing, dalam apel divisi ini biasanya disampaikan

informasi perencanaan, target, dan perencanaan koordinasi divisi masing – masing.

17

2. Setiap awal bulan diadakan apel akbar yang dihadiri oleh PT New Ratna Motor

3. Lebih mengutamakan reward atau penghargaan bagi karyawan yang berprestasi

daripada punishment atau hukuman bagi karyawan yang melanggar peraturan.

4. Berorientasi pada kepuasan pelanggan.

5. Jika ada masalah segera di follow up atau ditindaklanjuti untuk mencari solusinya.

6. Komunikasi dengan intensitas tinggi untuk mengurangi miss understanding

2.2.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan

Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari Nasmoco karangjati dipimpin oleh Branch

Manager atau kepala cabang. Branch Manager didukung oleh 3 divisi, yaitu divisi sales,

divisi bengkel dan divisi administrasi dan umum dimana strategi dan kebijakan bisnis

dirumuskan dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam menjalankan operasinya, perusahaan

memperoleh pengawasan dari managing Director PT. New Ratna Motor sebagai Head Office.

Berikut adalah struktur organisasi dari PT Nasmoco Pemuda Semarang:

Branch Manager

Sales Supervisor

Saiesman Sales Counter

Sales Supervisor

Salesman Sales Counter

administrasion Division Head

(ADH)

PGA Accounting

Collector Less Admin

Service Admin Cashier

Office Boy Satpam

Service Section Head

Service Advisor PDS

MRS Tool Keeper

Partman Foreman

Wash teknisi

Customer Relation

Coordinator (CRC)

18

1. Branch Manager (Kepala Cabang)

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh operasional cabang baik penjualan unit kendaraan,

penjualan suku cadang, serta penjualan jasa service dan keadaan perusahaan.

b. Memberikan informasi kepada manajemen mengenai keadaan pasar sekitar cabang

tentang perubahaan dan perkembangan yang terjadi secara signifikan.

c. Bertanggung jawab atas kegiatan pelaporan secara berkala ke Head Office (HO).

d. Memimpin seluruh karyawan yang ada diperusahaan dan menciptakan berbagai macam

kegiatan demi tercapainya target penjualan perusahaan secara keseluruhan (penjualan

unit kendaraan, penjualan jasa service, dan suku cadang).

e. Memberikan pelatihan dan melakukan pengarahan atas pelaksanaan rencana strategis

perusahaan.

f. Memastikan seluruh karyawan di kantor cabang mematuhi seluruh aturan dan ketentuan

perusahaan.

2. Finance and Insurance (F&I)

a. Memberikan informasi kepada sales mengenai surat konfirmasi persetujuan dari pihak

leasing sehubungan dengan permohonan pembiayaan dari calon.

b. Membuat tagihan leasing.

c. Mempersiapkan surat tanda tangan kontrak antara pemohon, kepaka cabang dan pihak

leasing setelah unit kendaraan yang dipesan tersedia.

d. Menyiapkan kwitansi uang muka pelunasan mobil, surat maju faktur, BPK, SPP, PO,

dan cover note untuk pihak leasing.

3. Customer Relationsip Cordinnator (CRC)

a. Bertugas mengkoordinir pelanggan internal dan eksternal.

b. Sebagai jendela informasi bagi dealer.

19

c. Menjaga relasi antar pelanggan dengan perusahaan, agar merasa puas dan melakukan

repeat order.

d. Menangani complain dari pelanggan baik dari penjualan unit atau after sales.

e. Memonitoring surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan.

4. Marketing Section Head

a. Sales Section Head bersama Branch Manager membuat target penjualan dan strategi

pencapaiannya.

b. Membuat Activity Plan bulanan dan tahunan, untuk mencapai target penjualan

c. Mengerahkan dan menggerakan team sales sesuai rencana aktivitas disesuaikan dengan

segmentasi dan target pasar.

d. Memonitor aktivitas masing-masing tim target penjualan dan tindakan perbaikan serta

pengembangan personal Wiraniaga.

e. Bertanggung jawab melaporkan Aktual Target yang telah dicapai secara berkala pada

Branch Manager HO.

5. Marketing

a. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk unit-unit mobil

Toyota yang ditawarkan PT. Nasmoco Karangjati Motor.

b. Sebagai ujung tombak penjualan mobil dan truk.

c. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjadi jembatan

antara perusahaan dan lingkungan eksternal.

d. Marketing memiliki tugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada

perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk mendukung peningkatan

kualitas dan produk sebagai riset dan pengembangan produk.

20

6. Marketing Counter

a. Melayani pelanggan yang mengunjungi showroom.

b. Memberi informasi kepada pelanggan mengenai product knowledge setiap unit

kendaraan.

c. Melayani konsultasi pelanggan mengenai jenis dan tipe mobil yang cocok.

7. Administrasi Head

a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan administratif yang berlangsung termasuk

laporan administrasi penjualan unit dan laporan administrasi service dan

administrasi umum.

b. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Manager dan bertanggung jawab secara

langsung kepada Head Office mengenai kegiatan administrasi yang terjadi di

cabang.

8. Sales Administration

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang terjadi pada penjualan kendaraan.

b. Bertugas memonitoring surat-surat yang berhubungan dengan kendaraan.

c. Bertanggung jawab kepada kepala administrasi.

d. bertanggung jawab kepada stock unit.

e. Mengarsip dokumen admin sales.

9. Administration Service

a. Bertanggung jawab terhadap laporan akhir antara lain berupa laporan unit kendaraan

service.

b. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya suku cadang dan bahan.

21

c. Mengarsipkan dokumen admin service.

d. Memonitoring Account Receivable.

10. Accounting

a. Menyusun membuat laporan keuangan perusahaan triwulan dan bulanan.

b. Mengontrol pengeluaran perusahaan sesuai RAPB.

c. Verifikasi transaksi keuangan

d. Mengarsip kas kecil dan transaksi antar dealer.

11. Cashier

a. Menerima serta melakukan pembayaran.

b. Melakukan pencatatan transaksi kas kecil.

c. Melakukan pencatatan fisik dan melaporkan kepada atasan.

d. Melakukan pengecekan atas saldo kas kecil setiap hari.

e. Melakukan cek fisik uang setiap pembayaran.

f. Membuat dan melaporkan laporan harian kasir.

g. Memonitoring kas bon.

h. Input transaksi tunai berupa kas masuk maupun kas keluar.

12. Finance

a. Melakukan transaksi keuangan perusahaan lewat bank.

b. Menginput semua transaksi melalui bank ke dalam program.

c. Melakukan pembayaran kepada supplier.

d. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.

e. Membuat laporan BBM bulanan.

f. Mengontrol piutang mobil.

g. Membuat laporan PPN masukan dan PPN keluaran.

22

h. Membuat laporan penjualan unit.

i. Membuat laporan konsolidasi PPN.

13. Pre Delivery Service

a. Melakukan pengecekan kualitas dan kelengkapan unit mobil pesanan pelanggan

yang baru dikirim dari HO di Semarang.

b. Merawat dan memelihara kebersihan unit kendaraan di showroom.

14. Personal General Affair

a. Melakukan pengecekan kualitas dan kelengkapan unit mobil pesanan pelanggan

yang baru dikirim dari HO di Semarang.

b. Merekap abnsensi karyawan.

c. Membuat klaim asuransi.

d. Menginput inventaris perusahaan.

15. Security

a. Menjaga keamanan secara menyeluruh di lokasi kerja.

b. Memonitoring serta mencatat kendaraan yang keluar masuk area.

c. Mengantar tamu kebagian tertentu.

16. Office Boy dan Cleaning Service

a. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lainnya

diarea perusahaan.

b. Menyediakan minuman bagi semua karyawan.

c. Mengirim dan mengambil dokumen.

17. Service Head

a. Mengevaluasi kinerja personil service part.

b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua program dari HO.

23

c. Mengontrol pencapaian target penjualan dan service.

d. mengontrol Man Power Service.

e. Memonitor dan mengevaluasi penerapan SOP di bengkel.

f. Bertanggung jawab terhadap semua operasional, service dan suku cadang kepada

manajemen.

g. Bertanggung jawab terhadap kebersihan atas servis dan suku cadang.

18. Instruktur

a. Bertanggung jawab terhadap training bengkel

b. Membuat jadwal rencana trining, serta data Man Power Bengkel.

c. Membuat, Mengevaluasi, dan improve SOP yang berlaku di bengkel.

d. Membina, mengevaluasi, dan mengarahkan peserta magang.

19. Service Advisor

a. Berperan aktif dalam pelaksana Job Progress Control Board sesuai SOP

b. Menerima pelanggan sesuai SOP Penerimaan.

c. Membuat WO atau Service order yang lengkap disertai keluhan pelanggan.

d. Melakukan follow up terhadap pelanggan.

20. Partman

a. Mempersiapkan suku cadang sesusai dengan permintaan atau pesanan.

b. Melakukan konfirmasi pada foreman atau SA bila terdapat suku cadang (part) yang

harus dipesan BO, VOR atau memesan keluar.

c. Memproses WO yang akan di Invoice.

21. Technical Leader

a. Bertugas untuk menyelesaikan atau membuat kajian tentang klaim service yang

diajukan serta meneliti apakah klaim tersebut layak diterima atau tidak.

b. Bertanggung jawab kepada workshop head.

24

22. Warranty

Membantu pelanggan dalam melakukan klaim warranty produk Toyota.

23. Maintenance Reminder and Appointment

a. Mengelola database info pelanggan.

b. Mengestimasi service selanjutnya.

c. Mengundang dan menawarkan kepada pelanggan untuk melakukan appointment.

d. Menganalisa KPI, memprosentase komunikasi dengan pelanggan yang terhubung

dan yang tidak terhubung.

e. Melaksanakan kodawari appointment.

f. Melakukan penjadwalan penggunaan control board.

g. Melakukan follow up confirmation pada pembeli.

24. Foreman

a. Mengkoordinir pekerjaan teknisi

b. Memonitor dan mengaarahkan teknisi.

c. Memastikan teknisi bekerja sesuai SOP.

d. Bertanggungjawab atas hasil pekerjaan teknisi.

e. Berperan aktif dalam pelaksanaan Job Progress Control Board sesuai SOP.

25. Lubbung dan Washing

Bertugas untuk mencuci kendaraan pelanggan yang sudah selesai diperbaiki.

26. Technician

a. Melapor kepada foreman / SA apabila ada pekerjaan atau kerusakan lain diluar order

pekerjaan.

b. Memastikan dan melaporkan pada foreman bahwa pekerjaan dilaksanakan sesuai

WO.

27. Tool Keeper

25

a. Menyiapkan, menjaga dan melakukan perawatan peralatan bengkel secara berkala.

b. Bertanggungjawab atas kelengkapan peralatan bengkel.

28. Workshop Supervisor

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di bengkel.

b. Bertanggung jawab kepada workshop head.

2.2.3. Bidang Kegiatan Perusahaan

PT. Nasmoco Karangjati merupakan perusahaan yang bergerak di beberapa bidang

kegiatan usaha, diataranya :

a. Penjualan Mobilo (Vehicles Division)

Divisi penjualan pada PT. Nasmoco Karangjati menangani penjualan kendaraan

merk Toyota untuk wilayah jawa tengah dan DIY. Sistem penjualan kendaraan Toyota

PT. Nasmoco Karangjati dapat dilakukan secara tunai (cash sales) maupun kredit (credit

sales).

Adapun jenis kendaraan yang dijual oleh PT. Nasmoco Karangjati adalah sebagai

berikut :

i. Toyota Kijang Pick-Up

ii. Toyota Corolla Altis

iii. Toyota Crown

iv. Toyota Camry

v. Toyota Land Cruiser

vi. Toyota Vios

vii. Toyota Kijang Innova

26

viii. Toyota Avanza

ix. Toyota Fortuner

x. Toyota Yaris

xi. Toyota Hi Lux

xii. Toyota Alphard

xiii. Toyota Rush

xiv. Toyota Agya

xv. Toyota Calya

xvi. Toyota Sienta

b. Pemjualan Suku Cadang (Spare Part)

Selain melakukan kegiatan penjualan kendaraan Toyota, PT. Nasmoco Karangjati

juga menjual suku cadang kendaraan Toyota dengan sistem penjualan tunai dan kredit.

Sedangkan penjualannya sama, yaitu melalui pemesanan. Penjualan suku cadang

kendaraan toyota ini bertujuan memberikan kemudahaan bagi pelanggan dalam

memperoleh suku cadang yang asli (original) dan sewaktu-waktu dibutuhkan.Sehingga

pelanggan akan bertambah dan perusahaan akan dapat meningkatkan keuntungan.

c. Pemeliharaan dan Service

Divisi bengkel PT. Nasmoco Karangjati melayani service dan pemeliharaan

kendaraan Toyota baik kendaraan pelanggan maupun bukan pelanggan. Pemeliharaan dan

service ini, juga bertujuan memberikan kemudahan kepada pelanggan maupun calon

pelanggan akan merasa semakin yakin melakukan pembelian kendaraan Toyota. Divisi

Service ini dipimpin oleh seorang Kepala Divisiyang notabene melaksanakan dan

merumuskan kebijakan after sales service terutama dalam pemeliharaan dan perbaikan

serta pengelolaan kendaraan Toyota.