6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Informasi

Menurut McLeod dan Schell (2001, p18), informasi adalah suatu data yang

diproses atau yang memiliki arti. Informasi adalah suatu data yang telah diolah

menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi pengguna atau penerima

informasi. Dalam penyampaiannya, informasi tidak harus akurat, informasi dapat

merupakan suatu kebenaran atau ketidakbenaran akan sesuatu. Secara umum, jika

informasi yang diterima semakin banyak, maka semakin besar pula kemungkinan

akurasi suatu informasi tersebut. Informasi mempunyai suatu nilai atau makna

sehingga dapat membantu seseorang dalam mengambil keputusan.

Informasi berasal dari data yang diubah dan diproses sedemikian rupa

sehingga menjadi lebih bermakna dan dapat memberikan nilai tambah bagi pihak

yang membutuhkannya. Jadi secara umum, informasi adalah hasil dari suatu proses,

manipulasi dan penataan data yang dapat menambah pengetahuan bagi penggunanya.

Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan

secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, komunikasi,

kebenaran, representasi, dan rangsangan mental. Secara singkat, informasi dapat

diartikan pesan yang diterima dan dimengerti oleh penerimanya.

7

2.2. Teknologi Informasi

Berdasarkan definisi dari Information Technology Association of America

(ITAA), teknologi informasi adalah suatu studi, desain, pengembangan,

implementasi, dukungan atau manajemen terhadap sistem informasi berbasis

komputer (computer-based information system), khususnya pada aplikasi perangkat

lunak dan perangkat keras komputer.

Perangkat lunak atau piranti lunak merupakan program komputer yang

berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dengan perangkat keras.

Perangkat lunak dapat juga dikatakan sebagai 'penterjemah' perintah-perintah yang

dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan ke atau diproses oleh perangkat

keras. Perangkat lunak adalah program komputer yang isi instruksinya dapat diubah

dengan mudah. Perangkat lunak umumnya digunakan untuk mengontrol perangkat

keras (yang sering disebut sebagai device driver), melakukan proses perhitungan,

berinteraksi dengan perangkat lunak yang lebih mendasar lainnya (seperti sistem

operasi, dan bahasa pemrograman), dan lain-lain.

Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer,

dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di

dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan

instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya.

Teknologi informasi berkaitan dengan penggunaan komputer elektronis dan

perangkat lunak komputer untuk melakukan konversi, penyimpanan, perlindungan,

pemrosesan, transmisi, dan penerimaan informasi dengan cara yang aman.

8

Akhir-akhir ini berkembang istilah ICT (Information and Communication

Technology) dengan tujuan mengikutsertakan bidang komunikasi elektronik pada

teknologi informasi. Beberapa orang, terutama di Australia juga menyebut ICT

dengan istilah IT & T yang merupakan kepanjangan dari Information Technology and

Telecommunication.

Secara umum, teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap

proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga

pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama

penyimpanannya.

Saat ini istilah teknologi informasi sudah mempunyai pengertian yang

berkembang sangat luas dan mencakup banyak aspek dari teknologi dan komputer itu

sendiri dan lebih dikenal dengan istilah TI atau IT dalam bahasa inggris. Para

profesional di bidang teknologi informasi mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang

luas dan bermacam-macam, diantaranya adalah instalasi aplikasi komputer, desain

dan perencanaan jaringan komputer, dan basis data informasi. Di samping itu, juga

terdapat beberapa jenis pekerjaan para profesional di bidang teknologi informasi yang

meliputi manajemen data, jaringan komputer dan Internet, rekayasa perangkat keras

dan perangkat lunak, serta manajemen dan administrasi sistem secara keseluruhan.

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari

suatu organisasi yang meliputi operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat

9

lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang

menekankan finansial dan personal manajemen.

Sistem informasi adalah sekumpulan perangkat keras, perangkat lunak,

brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan

pengambilan keputusan.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang

bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem

informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan karena

keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria

dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling

berhubungan dan membentuk suatu komponen yang di dalamnya mencakup input-

proses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah

diolah sehingga lebih berguna bagi user).

Suatu sistem informasi merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses,

dan antar muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi

sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan

pembuat keputusan manajemen dan para pengguna.

Secara umum, sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir antara

sekumpulan orang, perangkat keras, rangkaian proses informasi, komunikasi, dan

10

data tersimpan yang menyatukan, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan

informasi dalam suatu organisasi.

2.4. Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang

diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan dalam

mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan

aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan.

Berikut ini adalah sistem ERP yang beredar dan sering digunakan saat ini,

baik yang berlisensi bayar maupun open source:

� SAP

� ORACLE

� JDE

� BAAN

� MFGPro

� Protean

� Magic

� aLTiUs

� Onesoft

� IFS

� ELLIPS

� AGRESSO

11

� Dynamics-Axapta

� Compiere

2.4.1. Sejarah ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana

MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang

berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses

manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan

akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol

aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,

manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

2.4.2. Karakter Sistem ERP

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa

pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan

Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk

e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-

lain.

2.4.3. Modul Sistem ERP

Secara modular, sistem ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi

serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.

12

Modul Operasi terdiri dari: General Logistics, Sales and Distribution,

Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant

Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System,

dan Environment Management.

Modul Finansial dan Akunting terdiri dari: General Accounting, Financial

Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, dan Enterprise

Controlling.

Modul Sumber Daya Manusia terdiri dari: Personnel Management, Personnel

Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational

Management, dan Travel Management.

2.4.4. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP

Beberapa keuntungan dalam penggunaan Sistem ERP, antara lain:

� Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga manajement puncak (top level

management) bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan

lebih baik

� Standarisasi proses operasi

Menstandarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga

terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas

produk.

13

� Standarisasi data dan informasi

Menstandarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama

untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak unit bisnis dengan

jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

� Juga terdapat keuntungan yg bisa diukur, yang meliputi:

� Penurunan inventori

� Penurunan tenaga kerja secara total

� Peningkatan service level

� Peningkatan kontrol keuangan

� Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi

2.4.5. Pemilihan ERP

Dalam memilih sistem ERP, perlu diketahui latar belakang dari sistem ERP

itu sendiri, yakni:

� Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi

buruk.

� ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan

berhasil di perusahaan yang lain.

� Perencanaan harus dilakukan untuk menseleksi ERP yg tepat.

� Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pemilihan ERP

menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki proses

bisnis yang ada.

14

� Tidak ada keajaiban dalam sistem ERP, keuntungan yang didapat dari ERP adalah

hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.

� Tidak ada perangkat lunak atau sistem informasi yang bisa menutupi strategi

bisnis yang cacat dan proses bisnis yang kacau.

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah

mudah dan sederhana. Bahkan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang

mahal.

Dalam memilih sistem ERP, terdapat tiga syarat penting yang harus

dipertimbangkan, yaitu: pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan

metode pemilihan (selection methodology) yang tepat.

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses

seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan dengan lancar.

Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah

proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.

Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang

terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Sedangkan

experience tanpa knowledge dapat menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya

kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Metodologi adalah struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus

selalu rumit agar efektif, yang terpenting adalah terorganisir dengan baik, fokus dan

sederhana. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga

penandatanganan pesanan pembelian ERP.

15

Berikut ini adalah aktifitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses

pemilihan sistem ERP:

� Analisis strategi bisnis, meliputi:

- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari kustomer?

- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

- Apa strategi bisnis perusahaan dan obyektifitas yang ingin dicapai?

- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang

diinginkan?

- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang

disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

� Analisis sumber daya manusia, meliputi:

- Bagaimana komitmen dari manajeman puncak terhadap usaha untuk

implementasi ERP?

- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan

menggunakannya?

- Bagaimana komitmen dari tim implementasi ERP?

- Apa yg diharapkan para calon pengguna terhadap ERP?

- Adakah ERP champion yang menghubungkan manajemen puncak dengan tim

ERP?

- Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses

persiapan?

16

� Analisis infrastruktur, meliputi:

- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (keseluruhan

jaringan komputer, sistem perkantoran yang digunakan, sistem komunikasi

dan sistem pendukung)

- Seberapa besar anggaran dana untuk infrastruktur?

- Infrastruktur seperti apa yang harus disiapkan?

� Analisis perangkat lunak, meliputi:

- Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan

dengan kondisi perusahaan?

- Apakah ada dukungan jasa layanan dari supplier, tidak hanya secara teknis

tetapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

- Seberapa banyak waktu yg tersedia untuk implementasi?

- Apakah perangkat lunak tersebut memiliki fungsi yang bisa meningkatkan

proses bisnis perusahaan?

2.4.6. Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman

pada saat implementasi ERP:

� ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk

kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh

oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.

17

� ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan

sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing

perusahaan.

� Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat

sendiri praktek implementasi ERP, ada metodologi tertentu untuk implementasi

ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Gagalnya ERP biasanya disebabkan oleh:

� Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran .

� Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik.

� Strategi operasi tidak sejalan dengan desain proses bisnis dan pengembangannya.

� Sumber daya manusia tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan

sistem yang baru.

Kegagalan pada implementasi ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal

berikut ini:

� Kurangnya komitmen manajemen puncak.

� Kurangnya penegasan terhadap kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis).

� Cacatnya proses seleksi perangkat lunak (tidak lengkap atau terburu-buru dalam

mengambil keputusan).

� Kurangnya sumber daya, baik itu manusia, infrastruktur maupun modal.

� Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari karyawan.

� Kesalahan penghitungan waktu implementasi.

� Tidak cocoknya perangkat lunak dengan proses bisnis.

� Kurangnya pelatihan dan pembelajaran bagi pengguna ERP.

18

� Cacatnya desain proyek dan manajemen.

� Kurangnya komunikasi.

� Saran penghematan yang menyesatkan.

2.5. Information Economics

Information Economics adalah sekumpulan peralatan komputasi untuk

mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi

informasi (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p5). Metode ini

dikembangkan oleh Marilyn M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985

selama bekerja di International Business Machine (IBM), salah satu perusahaan

teknologi informasi terbesar di dunia.

Metode Information Economics ini merupakan pengembangan dari Cost

Benefit Analysis (CBA) tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasi

biaya dan manfaat dari implementasi proyek teknologi informasi. Biaya yang

dievaluasi mencakup biaya pengadaan, biaya penggunaan, biaya pengembangan,

biaya pemeliharaan dan biaya tenaga kerja untuk proyek teknologi informasi.

Pengertian cost, benefit dan value dalam konsep Information Economics

adalah:

1. Cost (biaya) dapat berupa biaya tetap (fixed cost) dan biaya tidak tetap (variable

cost).

2. Benefit (manfaat) dapat berupa penurunan biaya investasi dan peningkatan

pendapatan (revenue).

19

3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas implementasi teknologi

informasi. Value yang dihasilkan dapat dilihat dari peningkatan kinerja

perusahaan saat sekarang maupun pada masa yang akan datang.

Hubungan antara cost, benefit dan value dalam implementasi teknologi

informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1. Pada gambar tersebut dapat dilihat

perbedaan antara biaya dan nilai pada kedua domain. Nilai business domain diperoleh

dengan adanya teknologi informasi yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya

dan meningkatkan efektifitas, sedangkan nilai technology domain adalah biaya atau

investasi yang telah dikeluarkan pada business domain.

Gambar 2.1. Model Dua Domain Information Economics

Sumber: (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p76)

20

Latar belakang dari kebutuhan akan Information Economics adalah:

1. Sistem informasi telah menjadi isu yang sangat penting dan mempunyai peranan

penting dalam perkembangan perusahaan dan dalam memenangkan persaingan

bisnis.

2. Secara umum, sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk

membangung sistem informasi sangat terbatas.

3. Perusahaan perlu mengambil keputusan dalam mengalokasikan sumber dayanya

dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas

alokasi biaya yang dikeluarkan.

4. Analisis cost and benefit secara tradisional kurang memuaskan untuk

menunjukkan semua nilai yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi

informasi.

2.5.1. Model dan Variabel Dari Information Economics

Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot

Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian

business domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan

adalah:

Tabel 2.1. Perhitungan Skor Akhir Proyek

Project Score = Weighted Simple ROI + Weighted Business

Domain + Weighted Technology Domain

21

2.5.2. Simple Return On Investment

Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari

penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value

restructuring dan innovation valuation.

Tabel 2.2. Perhitungan ROI Sederhana

Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking +

Value Acceleration + Value Restructuring +

Innovation Valuation

Perhitungan ROI sederhana ini menggunakan tiga jenis lembar kerja

(worksheet), yaitu:

1. Development cost worksheet (lembar biaya pengembangan), meliputi biaya

pengadaan peralatan pada saat awal proyek.

2. Ongoing expense worksheet (lembar biaya pemeliharaan), meliputi seluruh biaya

selama penggunaan secara detail.

3. Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan

dan analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk

memperoleh hasil perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi

informasi.

Pada economic impact worksheet terdapat perhitungan biaya yang meliputi

biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau

operasional sistem (maintenance or on-going expenses).

22

Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari

penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation

valuation. Manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis:

1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan

dapat dihitung. Misalnya penurunan biaya operasional.

2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang orientasinya pada peningkatan

efisiensi perusahaan.

3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada

peningkatan efektifitas perusahaan.

2.5.2.1. Value Linking And Value Acceleration

Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang

merupakan efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara

gabungan, misalnya terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien.

Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap

percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa

penyelesaian kerja lebih cepat.

Manfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk

penghematan, kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988,

p111-120)

23

2.5.2.2. Value Restructuring

Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsi-

fungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang

dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah

beralih menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).

2.5.2.3. Innovation Valuation

Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam

business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan

dalam memimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah

strategi bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.

2.5.3. Faktor-Faktor Dalam Business Domain

Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI,

karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi

unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor

yang di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini

menjadi lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam

business domain adalah:

1. Faktor strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan

hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan

strategis perusahaan.

24

2. Faktor competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan umum

perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan kemampuan

perusahaan dalam berkompetisi.

3. Faktor management information, yang dibobot adalah tingkat dukungan

manajemen informasi terhadap kegiatan utama perusahaan.

4. Faktor competitive response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan

sistem yang mengakibatkan kegagalan perusahaan dalam berkompetisi. Hal ini

dapat terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa layanan, produk atau

pertukaran data lebih cepat dari perusahaan yang bersangkutan.

5. Faktor project atau organizational risk, memusatkan pada tingkat dimana

organisasi mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek sistem

informasi manajemen.

2.5.4. Faktor-Faktor Dalam Technology Domain

Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi

di bidang teknologi informasi, yaitu:

1. Faktor strategic IS structure mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek

dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint.

2. Faktor definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu area,

kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu pekerjaan.

3. Faktor technical uncertainty menilai tingkat ketergantungan pada risiko

kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan pada perangkat

25

keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak dan kemampuan

pengembangan aplikasi perangkat lunak.

4. Faktor IS infrastructure risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang

merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya

penambahan biaya infrastruktur.

2.6. New Information Economics

New Information Economics adalah metodologi praktis dalam menentukan

prioritas terhadap investasi teknologi informasi dan menunjukkan bahwa berfokus

pada investasi baru untuk memperoleh hasil nyata strategi bisnis dan sistem operasi

terbaik akan membantu memaksimalkan dampak pada bottom-line proses bisnisnya.

(Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p 5).

Dalam implementasinya, New Information Economics merupakan

sekumpulan praktek yang terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi

yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen teknologi

informasi, dan kemudian menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas

dan inisiatif teknologi informasi.

Yang menjadi gagasan utama dari implementasi New Information Economics

adalah sebuah perusahaan seharusnya melakukan investasi pada bidang teknologi

informasi yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan operasi yang efisien,

dan pada saat yang sama meningkatkan dampak bottom-line teknologi informasi

26

dengan cara konsisten dalam menseleksi investasi teknologi informasi yang terbaik

dan mengurangi aktifitas dalam teknologi informasi yang kurang penting.

Gambar 2.2. Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan

Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p4), kemungkinan pengeluaran

biaya perusahaan mempunyai ketergantungan pada tujuan berikut ini:

1. Tujuan pengurangan biaya

Sasarannya adalah mengurangi biaya, yaitu dengan menggunakan kerangka kerja

dan lima prinsip manajemen praktis, perusahaan dapat mengurangi biaya di

bidang teknologi informasi dan mempertahankan kontribusi teknologi informasi

27

ke bottom-line, teknologi informasi dapat menghasilkan kinerja yang baik seperti

sebelumnya tetapi terdapat pengurangan biaya.

2. Tujuan biaya stabil

Sasarannya adalah biaya yang stabil, dimana perusahaan dapat melanjutkan

mengembangkan penggunaan teknologi informasi bersamaan dengan

pengembangan bisnis sambil mengendalikan biaya di bidang teknologi informasi.

Teknologi informasi dapat meningkatkan dukungannya terhadap bisnis

perusahaan dan dampaknya pada bottom-line, tetapi dengan tingkat biaya

sekarang.

3. Tujuan “sweet spot”

Sasarannya adalah titik ideal “sweet spot” yaitu mencapai kombinasi

pengurangan biaya dan memperbaiki dampak pada bottom line. Teknologi

informasi dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan

dampak pada bottom line.

2.6.1. Praktek New Information Economics

Praktek dalam New Information Economics pada dasarnya terdiri dari dua

bagian, yaitu lima praktek dasar (Demand/Supply Planning, Innovation,

Prioritization, Allignment, Performance Measurement) dan tiga praktek pendukung

(IT Impact Management, Portfolio Management, Culture Management).

28

Gambar 2.3. Praktek New Information Economics

Lima praktek dasar dalam New Information Economics menciptakan

sekumpulan alat untuk teknologi informasi dan manajer bisnis, mencakup pada

proses bisnis untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan ke program dan

inisiatif lainnya yang dapat diimplementasikan teknologi informasi (Benson, R.J.,

Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p9-10). Penjelasan dari kelima praktek dasar

dalam New Information Economics adalah:

1. Demand/Supply Planning

Memberikan gambaran arah yang jelas kepada divisi teknologi informasi

mengenai strategi bisnis perusahaan dan apa yang diharapkan perusahaan.

Manajer bisnis dan teknologi informasi mendapatkan petunjuk arah dan tujuan

perusahaan dan apa yang dapat dilakukan divisi teknologi informasi untuk

mendukung hal tersebut. Informasi tersebut dapat menghasilkan agenda dan

29

perencanaan strategi perusahaan untuk kemudian dapat diterapkan menjadi

perencanaan dan tindakan di bidang teknologi informasi.

2. Innovation

Perubahan pada strategi bisnis melalui kemampuan yang ada pada teknologi

informasi. Teknologi informasi biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan tak

jarang arah perubahan bisnis tergantung pada apa yang mungkin dapat didukung

oleh teknologi informasi. Praktek ini secara eksplisit menggerakkan manajemen

bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh teknologi

informasi dan juga menyediakan cara mengubah kesempatan tersebut menjadi

strategi bisnis. Hasilnya adalah kumpulan kesempatan bisnis yang lebih

kompetitif dan kuat.

3. Prioritization

Menganalisis dampak bisnis dari inisiatif teknologi informasi, memberi prioritas

pada proyek, dan lebih berorientasi pada proyek bernilai tinggi. Perusahaan

seharusnya menggunakan uang hanya untuk proyek yang secara langsung

berhubungan dengan harapan strateginya. Praktek ini memberikan informasi

kepada manajer proyek akan teknologi informasi mana yang secara kuat

mendukung strategi bisnis perusahaan dan mengurutkannya berdasarkan dampak

bisnis di masa yang akan datang. Sebagai hasilnya, perusahaan bersama dengan

manajer bisnis dan teknologi informasi menyetujui keputusan tersebut dan

perusahaan dapat menggunakan uang dengan alasan yang tepat.

30

4. Allignment

Tidak semua kegiatan operasional yang ada pada saat ini mendukung dan kritis

bagi perusahaan. Agar perusahaan dapat menentukan prioritas dan kebijaksanaan

yang tepat dalam bidang teknologi informasi, maka setiap aktifitas di bidang

teknologi informasi harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan sehingga

dapat memudahkan manajer teknologi informasi dan bisnis dalam mengambil

keputusan untuk menentukan prioritas perusahaan dalam berinvestasi di bidang

teknologi informasi.

5. Performance Measurement

Mengukur seberapa besar pengaruh teknologi informasi dalam mendukung

strategi bisnis perusahaan. Pada umumnya lebih mudah dalam menghitung kinerja

teknologi informasi pada tahap operasional dan taktis, tetapi sangat sulit untuk

mengukur kinerja dan dampak teknologi informasi pada tahap bisnis perusahaan.

Praktek ini menggabungkan keduanya dan memungkinkan teknologi informasi

untuk mengetahui apa yang harus diukur, dan bagaimana mengelola teknologi

informasi berdasarkan informasi tersebut.

Tiga praktek pendukung dalam New Information Economics adalah

manajemen dampak teknologi informasi, manajemen portofolio, dan manajemen

pengelolaan budaya.

1. Manajemen Dampak Teknologi Informasi (IT Impact Management)

Pengelolaan dampak teknologi informasi bagi perusahaan berhubungan dengan

pengelolaan budaya perusahaan dan menawarkan kerangka kerja untuk

menegaskan hal apa saja yang penting bagi perusahaan.

31

2. Manajemen Portofolio (Portfolio Management)

Pengelolaan portofolio memungkinkan adanya pertimbangan terhadap

pengeluaran keseluruhan untuk teknologi informasi dan menyediakan kerangka

kerja holistik untuk membuat prioritas dan kebutuhan pengelolaan manajemen.

3. Manajemen Pengelolaan Budaya (Culture Management)

Pengelolaan budaya memungkinkan perusahaan untuk berhubungan dengan

budaya yang ada di perusahaan dengan tujuan menghilangkan hambatan pada

proses perubahan manajemen.

2.6.2. Tujuan New Information Economics

Menurut Benson, Bugnitz dan Walton (2004, p68-69), tujuan New

Information Economics secara keseluruhan adalah:

• Menyediakan kemampuan melihat secara lengkap pengeluaran di bidang

teknologi informasi.

• Menetapkan sebuah kerangka kerja (framework) untuk perencanaan melalui

anggaran dengan tujuan mendukung rantai nilai strategi ke bottom-line (strategy-

to-bottom-line value chain).

Praktek dasar New Information Economics untuk Demand/Supply Planning

dan Innovation bertujuan untuk

• Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan tujuan

strategis perusahaan.

32

• Membuat pondasi untuk mengakses portofolio yang ada dan mendefinisikan

portofolio strategi yang akan datang.

• Membuat istilah-istilah yang konsisten antara teknologi informasi dengan bisnis.

• Menjelaskan ke arah mana sumber daya teknologi informasi akan diterapkan dan

menghubungkannya dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan.

• Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan teknologi

informasi, termasuk pembaharuan dan pertumbuhannya.

• Membuat hubungan dengan pengukuran kinerja.

Praktek dasar New Information Economics untuk Prioritization bertujuan

untuk:

• Menetapkan dasar arahan strategis untuk melakukan alokasi dan prioritas sumber

daya yang ada.

• Menyediakan gambaran untuk kebutuhan investasi di masa yang akan datang.

• Menyediakan dasar untuk melakukan penaksiran risiko proyek dan manfaatnya.

Praktek dasar New Information Economics untuk Allignment bertujuan untuk:

• Membuat dasar untuk melakukan pelayanan, standard kualitas, kehandalan, dan

perkiraan risiko yang akan dihadapi.

• Menetapkan informasi untuk jangka waktu beberapa tahun ke depan untuk

penyetaraan.

• Mengaitkan sepenuhnya pengeluaran untuk teknologi informasi dan

menghubungkan pengeluaran tersebut ke tujuan strategis dari teknologi informasi.

33

Praktek dasar New Information Economics untuk Measurement bertujuan

untuk:

• Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk melakukan pengukuran kinerja secara

lengkap mengenai biaya teknologi informasi.

• Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi.

• Menghubungkan kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh portofolio teknologi

informasi.

2.6.3. Pedoman Untuk Mendapatkan Hasil New Information Economics

Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p19), untuk mendapatkan hasil

dalam New Information Economics dapat digunakan pedoman berupa jawaban dari

pihak manajemen atas 2 jenis pertanyaan dasar di bawah ini:

1. Affordability questions

- Apa yang dapat kita peroleh dari investasi di bidang teknologi informasi?

- Apakah kita dapat mengurangi biaya untuk teknologi informasi yang tidak

perlu?

- Apakah kita dapat menggunakan lagi biaya untuk mendukung kebutuhan

proyek?

2. Impact questions

- Apakah investasi terhadap teknologi informasi sudah tepat sasaran?

- Apakah strategi bisnis mendorong tindakan teknologi informasi dan

menghasilkan dampak pada bottom-line?

34

- Apakah kita mendapatkan dampak bottom-line (hasil nilai nilai yang wajar)

dari sumber lights-on?

- Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan

tingkat operasional teknologi informasi?

2.6.4. Portofolio Dalam Praktek New Information Economics

Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p47), portofolio adalah

kumpulan sumber daya (resource). Portofolio dalam praktek New Information

Economics digunakan untuk menganalisis seluruh sumber daya (resources) yang

dimiliki untuk digunakan dalam investasi di bidang teknologi informasi. Portofolio

adalah dasar dari praktek New Information Economics.

2.6.4.1. Empat Konsep Portofolio TI

Menurut Benson, Bugnitz, Walton (2004, pp56-60), Portofolio TI memiliki 4

konsep dasar, yaitu :

Konsep 1: Manajemen portofolio diaplikasikan ke seluruh sumber daya TI, yaitu

seratus persen dari sumber daya TI, mencakup anggaran operasional dan

modal.

Konsep 2: Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru (new investment) dan

pengeluaran TI yang sudah ada (lights-on). Kategori investasi baru adalah

proyek, mencakup modal dan anggaran biaya. Sedangkan lights-on adalah

aplikasi-aplikasi yang sudah ada, infrastruktur, service dan aktivitas

manajemen.

35

Gambar 2.4. Pembagian Sumber TI ke dalam Portofolio

Konsep 3: Pengeluaran lights-on diklasifikasikan dari perspektif TI dan yang terkait

pada portofolio manajemen teknologi. Semua sumber daya lights-on pada

TI diklasifikasikan menjadi :

• Aplikasi: aplikasi dioperasikan dan mendukung organisasi bisnis.

• Infrastruktur: infrasruktur dibangun untuk mendukung aplikasi dan

service.

• Service: service memperluas organisasi bisnis.

• Manajemen portofolio: sekumpulan aktivitas seperti perencanaan,

budgeting dan sumber daya manusia (untuk aktivitas TI).

36

Gambar 2.5. Empat Portofolio Lights-On

Konsep 4: Investasi baru juga diklasifikasikan berdasarkan persfektif bisnis (identik

dengan investasi keuangan). Investasi baru terdiri dari strategic,

mandatory, new strategic dan factory. Tujuan dari pembagian ini agar

pihak manajemen dapat menyeimbangkan investasi diantara kategori

investasi, terutama ditujukan pada risiko dan pengembalian investasi

37

perusahaan pada TI dan terlebih lagi pada apa yang perusahaan dapat

lakukan.

Gambar 2.6. Empat Portofolio New Investment

2.6.4.2. Empat Faktor Portofolio Lights-On

Menurut Benson et al (2004, p160), portofolio lights-on memiliki 4 faktor

antara lain :

38

1. Tingkat layanan, terdiri dari:

• Ketersediaan: ketersediaan sebagai masalah bagi proses kerja atau proses

bisnis.

• Kecepatan merespon: kecepatan merespon pada kebutuhan proses kerja atau

proses bisnis.

2. Kualitas, terdiri dari:

• Fungsionalitas: fungsionalitas dari aplikasi, infrastruktur, layanan, yang

berhubungan dengan kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.

• Keakuratan: keakuratan data atau layanan yang dihasilkan aplikasi,

infrastruktur atau layanan yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerja

atau proses bisnis.

3. Teknologi, terdiri dari:

• Arsitektur: tingkat pemenuhan standar aturan arsitektur perusahaan

• Dukungan vendor dan stabilitas: tingkat dimana dukungan vendor menjadi

masalah dalam mempertemukan kebutuhan.

• Dukungan teknis: tingkat dimana dukungan staf teknis diperlukan.

• Ketersediaan dukungan pasar atau industri: tingkat dimana dukungan yang

diperlukan tersedia oleh pasar.

4. Intensitas pengguna, terdiri dari:

• Ketergantungan: tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, atau layanan adalah

penting bagi proses bisnis, organisasi ataupun pengguna individu.

39

• Jangkauan pengguna: seberapa besar pengguna aplikasi, infrastrukur, atau

layanan ini dalam organisasi perusahaan.

2.6.4.3. Dua Faktor Portofolio Proyek TI

Menurut Benson et al (2004, p147), portfolio proyek TI memiliki 2 faktor

antara lain:

1. Dampak, nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategi perusahaan.

2. Risiko, nilai-nilai risiko proyek (skala 0-10) yang terbagi atas :

• Risiko proyek atau organisasi: tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung

pada keahlian bisnis yang belum dicoba atau pengalaman baru. Risiko ini juga

mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan perubahan

yang dibutuhkan oleh proyek.

• Ketidakpastian pendefinisian: tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi

dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah kedalam informasi dan

fungsionalitas aplikasi sistem.

• Ketidakpastian teknis: tingkat dimana proyek ketergantungan dengan

teknologi baru, dan tingkat dimana perusahaan harus melakukan desain dan

membuat aplikasi dengan teknologi tersebut.

• Risiko infrastruktur sistem informasi: tingkat dimana lingkungan teknis

membutuhkan beberapa faktor, antara lain administrasi data, komunikasi,

manajemen proyek, dan pengembangan.

40

• Risiko teknis: tingkat dimana penggunaan teknologi tertentu membutuhkan

keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor risiko

meliputi apakah keterampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah

training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang

dibutuhkan.

• Risiko investasi: tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk

menciptakan kesuksesan proyek.

• Risiko manajemen proyek: tingkat dimana manajer proyek tersedia dan

mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi.

2.6.5. Value Chain (Rantai Nilai)

Menurut Benson et al (2004, p11-12), rantai nilai strategi pada bottom-line

merupakan rantai nilai dari proses manajemen mulai dari strategi sampai tindakan.

Rantai nilai tersebut diekspresikan dengan 12 pengantar spesifik dari proses

manajemen. Setiap proses memberi tambahan nilai dari keseluruhan rantai nilai ini,

memastikan proses sebelumnya dan apa yang dihantarkan mereka konsisten dan tetap

fokus pada strategi bisnis. Elemen rantai nilai ini dimulai dari perencanaan strategi

bisnis dan dilanjutkan dengan perencanaan operasional yang mencakup tindakan dari

setiap unit bisnis, baik bisnis maupun teknologi informasi. Hasil pada tahap praktek

New Information Economics menghasilkan dasar dan hubungan untuk menghasilkan

elemen-elemen rantai nilai ini. Kuncinya, elemen-elemen ini sudah ada pada

41

perusahaan, namun triknya adalah mengkoordinasikan dan menghubungkan mereka

melalui praktek New Information Economics.

Gambar 2.7. Strategy-to-Bottom-Line Value Chain

2.6.6. Critical Success Factor

Menurut Benson et al (2004, p8), kita dapat mengetahui bagaimana

perusahaan dapat menghasilkan proyek yang lebih baik, pilihan proyek yang tepat,

pengurangan biaya yang tidak perlu, peningkatan kinerja dari pengeluaran yang sudah

ada, dan tindakan manajemen yang tepat dengan menganalisis apakah:

• Proses bisnis dan perencanaan TI telah terhubung secara penuh dan terintegrasi.

42

• Inovasi teknologi informasi berdampak pada perencanaan bisnis dan hasilnya

pada strategi bisnis yang baru dan meningkatkan cara mengimplementasikan

strategi bisnis yang ada.

• Investasi TI menjadi prioritas dalam strategi bisnis.

• Pengeluaran keseluruhan TI - mencakup pengembangan, operasional, perawatan,

dan layanan- setara dengan strategi bisnis.

• Perencanaan dan proses manajemen berfokus pada keseluruhan investasi TI

• Manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini.