bab ii kajian teori - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · kartu...

47
8 BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teori 1. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian dalam sistem akuntansi pembelian tunai meliputi semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian merupakan bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik. a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Mulyadi (2001:299) menyatakan sistem akuntansi pembelian tunai digunakan dalam sebuah perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan. 1) Fungsi gudang : dalam sistem pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang di terima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian : fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Upload: lybao

Post on 07-Feb-2018

228 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

8

BAB II

KAJIAN TEORI

A. Deskripsi Teori

1. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan

dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan.

Aktivitas pembelian dalam sistem akuntansi pembelian tunai meliputi

semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian merupakan

bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan

untuk menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan

dapat berjalan baik.

a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Mulyadi (2001:299) menyatakan sistem akuntansi pembelian tunai

digunakan dalam sebuah perusahaan untuk mengadakan barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

1) Fungsi gudang : dalam sistem pembelian fungsi gudang

bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan

barang yang di terima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian : fungsi pembelian bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan

pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan

order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Page 2: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

9

3) Fungsi penerimaan : didalam sistem ini, berfungsi untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang

yang di terima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya

barang tersebut diterima perusahaan.

4) Fungsi akuntansi : fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian

adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pecatat persediaan. Dalam

sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung

jawab dalam mencatat transaksi pembelian, sedangkan sistem

pecatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli dari kartu persediaan.

b. Dokumen yang digunakan

Dalam sistem pembelian tunai terdapat beberapa dokumen yang

digunakan, antara lain adalah :

1) Surat permintaan pembelian : dokumen ini adalah formulir yang

diisi oleh bagian gudang atau fungsi pemakai barang untuk

meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan

jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat

permintaan.

2) Surat permintaan penawaran harga : dokumen ini digunakan untuk

meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak

bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut

jumlah rupiah pembelian besar.

Page 3: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

10

3) Surat order pembelian : dokumen ini digunakan untuk memesan

barang kepada pemasok yang telah dipilih.

Sumber Mulyadi (2001:87) Gambar 1. Surat perubahan Order Pembelian

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi

sebagai berikut :

a) Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat

order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai

order resmi yang dikeluarkan perusahaan.

b) Tembusan pengakuan oleh pemasok adalah tembusan yang

dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari

pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan

sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order

pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji

pengiriman barang tersebut.

Page 4: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

11

c) Tembusan bagi unit permintaan barang, tembusan ini

dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa

barang yang diminta telah dipesan.

d) Arsip tanggal permintaan adalah tembusan surat order

pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar

untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang

datang tidak datang pada tanggal yang telah ditetapkan.

e) Arsip pemasok adalah tembusan surat order yang disimpan

oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai

dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f) Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke

fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang

yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya

seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

g) Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order ini

dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk

mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4) Laporan penerimaan barang : dokumen ini dibuat oleh fungsi

penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari

pemasok telah memenuhi jenis, mutu, spesifikasi, dan kuantitas

seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

Page 5: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

12

5) Surat perubahan order pembelian : didalam surat ini diperlukan

perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya yang

telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa kuantitas, jadwal

penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal

lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6) Bukti kas keluar : dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk

dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi

sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada

pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan

kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:308) catatan akuntansi pembelian tunai

yang digunakan untuk mencatat tansaksi pembelian tunai adalah :

1) Register bukti kas keluar (voucher register).

Apabila dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

voucher payble procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian tunai adalah register bukti kas keluar.

Page 6: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

13

Sumber Mulyadi (2001: 309) Gambar 2. Bukti Kas Keluar

2) Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian tunai adalah jurnal pembelian.

Page 7: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

14

Sumber Mulyadi (2001:310) Gambar 3. Register Bukti Kas Keluar

3) Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payble procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

utang kepada pemasok adalah kartu utang.

Page 8: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

15

Sumber Mulyadi (2001:311) Gambar 4. Kartu Utang

4) Kartu persedian

Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Sumber Mulyadi (2001:140) Gambar 5. Kartu Persediaan

Page 9: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

16

d. Informasi yang Diperlukan Manajemen

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari sistem akuntansi

pembelian tunai adalah :

1) Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

(reorder poin).

2) Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

3) Order pembelian yang telah dipenuhi pemasok.

4) Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

5) Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

6) Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

e. Jaringan yang Membentuk Sistem Pembelian Tunai

Jaringan atau prosedur yang membentuk sistem pembelian tunai

menurut Mulyadi (2001:301) sebagai berikut :

1) Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya

untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai

barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi

pembelian menggunakan surat permintaan pembelian.

Page 10: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

17

Sumber : Mulyadi (2001:304) Gambar 6. Surat permintaan pembelian

Sumber : Mulyadi (2001:305) Gambar 7. Surat permintaan pembelian berulangkali

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

Page 11: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

18

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang

dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian

tunai dibagi sebagai berikut :

a) Sistem akuntansi pembelian barang dagangan dengan

pengadaan langsung. Dalam sistem pembelian tunai ini,

pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian.

b) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

Dalam sistem ini, pemasok dipilih oleh fungsi pembelian

dengan terebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan

penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok.

c) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem ini,

pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang

dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok dalam

jumlah tertentu. Tahap pemilihan pemasok dengan lelang

antara lain :

(a) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang

berisi uraian rincian jenis, spesifikasi, dan jumlah barang

yang akan dibeli melalui lelang.

(b) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk

kepentingan pengajuan penawaran harga.

Page 12: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

19

(c) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka

acuan tersebut.

(d) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai

beberapa persyaratan lelang oleh para pemasok dalam

amplop tertutup.

(e) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang

didepan para pemasok.

(f) Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh

panitia lelang.

Sumber Mulyadi (2001:306) Gambar 8. Surat Permintaan Penawaran Harga

Page 13: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

20

3) Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan

kepada unit-unit oraganisasi lain dalam perusahaan (misalnya

fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi

pencatat utang) mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan

oleh perusahaan.

Sumber Mulyadi (2001:308) Gambar 9. Surat Perubahan Order Pembelian

4) Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan

Page 14: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

21

kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan barang dari pemasok.

5) Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen

sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur disribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk kepentingan pembukuan manajemen.

Page 15: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

22

Mulai

Mencocokkan pesanan dan persediaan barang di gudang

Persediaan menipis

SPP

1

ya

1

Nota beli SPP

Membandingkan nota beli

dan SOP

Sudah benar

Menyimpan baran

g

Nota beli

ya

1

SPP

Membuat PHP

Penawaran harga

Berdasar SPP

melakukan pemesanan

SPP

2 2

Ke pemasok

Dari pemasok

Bagian ProduksiBagian Pembelian

SPP = Surat Permintaan PembelianSPPH = Surat Permintaan Penawaran HargaSOP = Surat Order Pembelian

f. Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Page 16: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

23

3

Nota beli

Memeriksa harga dan

menghitung kembali

Merangkap nota

pembelian

Catatan pembelian

Kasir

Page 17: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

24

Mulai

Membuat surat

permintaan pembelian

Surat permintaan pembelian

1

2

Surat order pembelian

3

Laporan perminataan

barang

Kartu Gudang

Pada saatreorder point

N

T

1

2

Bagian Gudang

g. Unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi

pembelian tunai dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian

intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan

kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan

dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan

persediaan). Untuk merancang unsur pengendalian intern akuntansi

yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian tunai terdiri dari

Page 18: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

25

organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang

sehat.

Organisasi Unsur ini, membedakan antara fungsi pembelian, penerimaan,

akuntansi, dan penyimpanan barang tetapi tetap berkoordinasi, sehingga

transaksi pembelian yang dilakukan oleh fungsi terkait secara

terintegrasi, yang artinya tidak dapat dilakukan satu fungsi secara

mutlak.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pengelolaan dokumen sesuai dengan fungsi yang terkait dan

pencatatan transaksi didasarkan pada jurnal yang didukung dengan

dokumen-dokumen (surat order pembelian, faktur,laporan penerimaan

barang).

Praktek yang Sehat Setiap fungsi yang ada menjalankan dan mempertanggung-

jawabkan tugasnya sesuai wewenangnya, sehingga menimbulkan sikap

profesionalisme yang berorientasi obyektif.

2. Pengembangan Sistem

a. Pengembangan Sistem

Gordon B. Davis (1984) menyatakan bahwa sebuah sistem terdiri

dari bagian-bagian yang berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai suatu sasaran. Pengembangan sistem menurut (Jogiyanto

2003:35) adalah “penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan

Page 19: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

26

sistem yang lama. Secara keseluruhan atau memperbaruhi sistem yang

sudah ada.” Sistem lama perlu diganti dikarenakan beberapa hal :

1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan

yang timbul dapat berupa :

a. Ketidakberesan sistem lama

Menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai

dengan yang diharapkan.

b. Pertumbuhan organisasi

Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan

data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru

menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem

yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua

kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan

informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau

tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk

meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga

teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan

informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang

dilakukan oleh manajemen.

Page 20: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

27

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya

instruksi-instruksi datri pimpinan ataupun luar organisasi, misalnya

peraturan pemerintah.

b. Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang

dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi

(Mulyadi, 2001: 39). Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan

melalui tiga tahap utama :

c. Tahap Analisis Sistem

Menurut Nugroho Widjajanto (2001: 522) analisis sistem adalah

proses untuk menguji sistem informasi yang ada berikut dengan

lingkungannya dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai

berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan untuk

meningkatkan kemampuan sistem itu sendiri. Dalam hal ini analisis

sistem dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui adanya kesalahan

pada sistem lama lalu memperbaiki sistem lama tersebut. Sedangkan

menurut Zaki Baridwan (2006: 6), “analisis yaitu menganalisa masalah

informasi yang dihadapi oleh perusahaan dan mengetahui kekurangan-

kekurangan dalam sistem yang berlaku”. Tahap analisis mengumpulkan

semua informasi yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru.

Tahap analisis sistem bertujuan untuk memahami dan

mendokumentasikan kebutuhan bisnis serta persyaratan proses dari

Page 21: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

28

sistem yang baru. Terdapat 4 tahap dalam analisis sistem, yaitu sebagai

berikut (Mulyadi, 2001: 41) :

a. Analisis Pendahuluan

Dalam analisis pendahuluan ini, analis sistem mengumpulkan

informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh

mengenai perusahaan mulai dari ruang lingkup, keunggulan, dan

kelemahan yang ada dalam sistem tersebut. Untuk ini analisis

sistem harus membuat work sheet atau check sheet untuk

mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis

pendahuluan tersebut.

b. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem

dalam suatu dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksanaan

analisis sistem. Dokumen ini bertujuan untuk mempertemukan

pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai

pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan

oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

c. Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja

yang dituangkan dalam usulan pelaksanaan analisis sistem. Analisis

laporan yang dihasilkan oleh sistem saat ini digunakan dan

dipelajari untuk menentukan informasi yang diperlukan

manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem yang sekarang.

Page 22: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

29

Dalam analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk

pengembangan sistem akuntansi adalah (1) sistem akuntansi yang

sekarang digunakan, (2) sumber intern yang lain, (3) sumber-

sumber dari luar. Anialisis ini bertujuan untuk mempelajari sistem

yang telah ada dan mendokumentasikannya. Metode yang

digunakan untuk menganalisis sistem adalah sebagai berikut:

1) Analisis PIECES

Analisis ini dilakukan terhadap kinerja, informasi, ekonomi,

keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan yang

digunakan untuk mendapatkan masalah utama (Hanif Al Fatta,

2007: 51).

a). Performance, berkaitan dengan peningkatan terhadap kinerja

sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.

b). Information, apabila kemampuan sistem baik maka

perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat

waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

c). Economy, persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah

biaya dan keuntungan. Dengan adanya kelemahan-kelemahan

yang ada pada sistem lama, maka mungkin terjadi biaya yang

tidak dapat diramal atau dikenal.

d). Control atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat

diperlukan untuk mendeteksi dan menghindari secara dini

kesalahan yang mungkin terjadi.

Page 23: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

30

e). Eficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi berkaitan

dengan apakah terjadi proses yang tidak berguna dan

berkaitan dengan perbandingan input dan output.

f). Services, peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan

oleh sistem berhubungan dengan kepuasan dari user dan

customer.

2) Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan dari tahap analisis sistem adalah memahami

kebutuhan dari sistem suatu perusahaan dan mengembangkan

sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut atau

memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru

tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam

menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka

analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua (Hanif Al Fatta,

2007: 63-64), yaitu :

(1) Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang

berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh

sistem, selain itu berisi tentang informasi-informasi yang

harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Informasi mengenai

data barang dagang, pemasok, transaksi penjualan dan

pembelian harus mampu disediakan oleh sistem secara real

time.

Page 24: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

31

(2) Kebutuhan Non-fungsional

Kebutuhan non-fungsional adalah tipe kebutuhan yang

berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi:

operasional, kinerja, keamanan, dan informasi yang terdiri

dari perangkat lunak, perangkat keras, brainware, dan

sistem pengamanan.

3) Analisis Kelayakan Sistem

Tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahap

analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan pada suatu

sistem. Oleh sebab itu, harus ada mekanisme untuk

menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang dibutuhkan layak

untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak, inilah yang sering

disebut sebagai analisis kelayakan.

Untuk memastikan kebutuhan tersebut dilanjutkan menjadi

proyek perancangan, maka harus dilakukan evaluasi kelayakan

dari berbagai segi, diantaranya (Hanif Al Fatta, 2007: 75):

(1) Kelayakan Teknis

Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang

telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan.

Secara teknis, sistem dikatakan layak apabila teknologi

yang dikehendaki untuk pengembangan mudah didapat,

murah, dan tingkat pemakainannya mudah.

Page 25: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

32

(2) Kelayakan Operasional

Untuk disebut layak secara operasional, kebutuhan

sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang

ada pada perusahaan. Aspek yang menyangkut kelayakan

operasional, yaitu apabila usulan kebutuhan sistem harus

benar-benar bias menyelesaikan masalah yang ada di sisi

pemesan sistem informasi. Disamping itu, informasi yang

dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang

benar-benar di butuhkan oleh pengguna tepat pada saat

pengguna menginginkannya.

(3) Kelayakan Ekonomi

Pengembangan sistem baru pada perusahaan dengan

investasi yang relatif besar perlu dibuat analisis biaya dan

manfaat untuk mengetahui apakah investasi tersebut layak

dilakukan atau tidak. Investasi yang dikeluarkan untuk

mengembangkan sistem tersebut merupakan sumber daya

untuk mendapatkan manfaat di waktu yang akan datang.

Jika manfaat yang diperoleh lebih kecil dibandingkan

sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem tersebut tidak

layak untuk dikembangkan. Oleh karena itu, perlu diadakan

penghitungan nilai ekonomisnya. Dalam teknik analisis

efektifitas terdapat beberapa metode untuk melakukan

Page 26: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

33

analisis biaya dan manfaat, menurut Tata Sutabri (2004:

186) :

1) Metode Periode Pengembalian (Payback Period)

Metode ini menggambarkan berapa lama suatu

investasi dapat ditutup dengan aliran kas masuk. Kas

masuk merupakan selisih manfaat yang diperoleh

sistem baru dikurangi dengan biaya operasi dan

perawatan. Dalam metode ini, sistem dikatakan layak

apabila masa manfaat lebih lama dari pada periode

pengembalian. Selain itu, metode ini tidak memasukkan

faktor bunga ke dalam perhitungannya.

Apabila pengembalian investasi kurang dari 3tahun

maka dalam tahun berikutnya perusahaan akan

memperoleh keuntungan, dengan demikian proyek ini

dikatakan layak.

2) Metode Nilai Sekarang (Net Present Value)

Metode nilai sekarang bersih merupakan metode

yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini

menggunakan suku bunga diskonto yang akan

mempengaruhi arus dari uang. Metode nilai bersih atau

Page 27: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

34

net present value (NPV) dapat dihitung dari selisih nilai

proyek pada awal tahun yang dinilai atau diuangkan ke

tahun awal dengan tingkat suku bunga diskonto. Bila

NPV bernilai lebih besar dari 0 (nol), berarti investasi

menguntungkan dan sistem dapat dikatakan layak (Tata

Sutabri, 2004: 186).

NPV =

Kriteria : apabila NPV > 0 berarti proyek feasible, NPV

= 0 berarti proyek indefferent, NPV < 0 berarti proyek

unfeasible.

3) Internal Rate of Return (IRR)

Internal Rate of Return (IRR) adalah tingkat

bunga yang membuat nilai sekarang bersih (NPV)

menjadi nol. Internal Rate of Return akan menghitung

tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai

sekarang dari tiap-tiap proses yang didiskontokan

dengan tingkat tersebut sama besarnya dengan nilai

Page 28: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

35

outflow (nilai proyek). Pendiskontoan merupakan

proses pencarian nilai sekarang atau serangkaian arus

kas. Sehingga IRR adalah tingkat bunga persis investasi

bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan tidak

merugikan. Investasi dikatakan menguntungkan jika

perbandigan Internal Rate of Return lebih besar dari

pada Rate of Return, dan begitu sebaliknya (Hanif Al

Fatta, 2007 : 80)

Dimana : tingkat suku bunga pertama yang

menyebabkan nilai NPV positif.

tingkat suku bunga kedua yang

menyebabkan nilai NPV positif.

NPV positif dengan tingkat bunga

NPV positif dengan tingkat bunga

(4) Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum menyoroti tentang penggunaan

komponen sistem apakah memenuhi aturan dan undang-

undang yang berlaku.

d. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan dalam suatu

laporan yang disebut laporan hasil analisis sistem. Laporan ini

Page 29: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

36

merupakan dokumen tertulis dibuat oleh analis sistem untuk

diserahkan kepada pemakai informasi. Laporan ini berisi temuan-

temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi

laporan hasil analisis sistem meliputi :

1) Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis

sistem yang dilaksanakan.

2) Daftar masalah besar yang ditemukan.

3) Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh

pemakai informasi.

4) Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis

sistem selama melaksanakan analisis sistem.

5) Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang

dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau

pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.

6) Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan

atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem

yang diusulkan tersebut.

3. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi

a. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Sistem akuntansi terkomputerisasi dapat diartikan sebagai

pencatatan yang dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang

dikembangkan melalui teknologi komputer. Secara umum pencatatan

akuntansi berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetic

Page 30: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

37

( James A. Hall, 2007: 76), yaitu :

1) File Master

File master biasanya berisi data akun,contohnya buku besar umum

dan buku besar pembantu.

2) File Transaksi

File transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan

transaksi yang akan digunakan untuk memperbaharui file master.

3) File Referensi

File referensi menyimpan data yang akan digunakan untuk

memproses transaksi.

4) File Arsip

File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan

untuk referensi masa depan.

b. Pemrosesan Transaksi Akuntansi Pembelian Terkomputerisasi

Pemrosesan transaksi akuntansi terkomputerisasi dibagi menjadi

dua yaitu batch dan real time. Di bawah ini adalah perbedaan

karakteristik antara pemrosesan batch dengan real time.

Page 31: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

38

Tabel 1. Karakteristik Pemrosesan Data Batch dan Real Time

Karakteristik Pembeda Metode Pemrosesan Data

Kerangka waktu informasi

Sumber daya

Efisiensi operasional

Batch Real Time

Terdapat jeda antara waktu terjadinya kegiatan ekonomi

dengan waktu pencatatannya

Lebih sedikit sumber daya yang digunakan

Record tertentu diproses setelah

terjadi peristiwa untuk menghindari penundaan operasional

Pemrosesan dilakukan ketika

kegiatan ekonomi itu

terjadi

Lebih banyak sumber daya

yang digunakan

Semua record yang berkaitan

dengan peristiwa segera diproses

Sumber (James A. Hall, 2007: 98)

Pada Penelitian ini akan menggunakan teknologi real time dalam

pemrosesan transaksinya, hal ini disebabkan karena teknologi real time

mempunyai beberapa keunggulan James A. Hall (2007: 257), antara lain:

1) Pemrosesan real time akan menyederhanakan siklus kas perusahaan.

Dengan pengolahan data yang otomatis maka pemrosesan transaksi

dilakukan pada hari yang sama saat transaksi terjadi, hal ini akan

lebih menyederhanakan siklus kas perusahaan.

2) Pemrosesan real time dapat memberikan perusahaan keunggulan

bersaing dipasar. Dengan menyimpan informasi persediaan, staf

penjualan dapat menentukan dengan cepat apakah barang masih

tersedia di gudang atau tidak.

Page 32: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

39

3) Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi,

seperti penomoran pada akun, nomor persediaan tidak valid, dan

sebagainya. Pemrosesan real time mengurangi pemakaian kertas,

sehingga lebih hemat. Dengan dokumen digital akan lebih efisien,

efektif dan tidak membuat beban bagi perusahaan.

c. Tahap Desain Sistem

Dalam Jogiyanto H.M (2005:196) “Desain sistem dapat

diidentifikasikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan

sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisahkan kedalam

satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Desain sistem merupakan

suatu penggabungan dari beberapa elemen mulai dari penggambaran,

perencanaan, dan pengaturan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:

524), “desain sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai

informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang

diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.” Desain

sistem dilakukan dengan menterjemahkan saran-saran yang dihasilkan

dari analisis sistem ke bentuk yang dapat diimplementasikan.

Menurut Nugroho Widjajanto (2001: 524), desain sistem dapat

dilakukan secara konseptual yang bertujuan untuk menentukan

berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna sistem. Tahap ini

disebut tahap desain pendahuluan. Pada tahap ini, jika alternatif telah

ditentukan, maka dibuat suatu spesifikasi yang harus dipenuhi oleh

sistem agar kebutuhan pengguna sistem dapat dipenuhi. Tahap

Page 33: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

40

selanjutnya adalah menyusun desain fisik. Pada tahap ini, kebutuhan-

kebutuhan pengguna sistem yang tertuang dalam desain konseptual

harus diterjemahkan ke dalam rumusan terinci yang akan digunakan

untuk menyusun dan menguji program komputer. Disini dilakukan

desain input dan output dokumen, penentuan berbagai program

komputer, pembuatan desain berbagai file, perancangan berbagai

prosedur, serta desain pengendalian intern yang baru.

a. Process Modelling (Permodelan Proses)

Merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana

bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang

dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-

aktivitas tersebut. Adapun cara pemodelan proses menggunakan

Data Flow Diagram (DFD) atau flowchart.

Untuk membaca suatu DFD yang terlebih dahulu dipahami

ada elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Element yang

menyusun DFD antara lain adalah :

1) Proses : yaitu aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan

bisnis yang spesifik, biasa berupa manual ataupun

terkomputerisasi.

2) Data Flow : yaitu satu data tunggal atau kumpulan logis suatu

data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.

Page 34: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

41

3) Data Store : yaitu kumpulan data yang disimpan dengan cara

tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran

data di-update atau ditambahkan dalam data store.

4) External entity : yaitu orang, organisasi, atau sistem yang

berada diluar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.

b. Data Modelling (Permodelan Data)

Merupakan cara formal untuk menggambarkan data yang

digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Model ini

menunjukkan orang, tempat, atau benda di mana data diambil dan

hubungan antar data tersebut. Permodelan data dibedakan menjadi

dua, yaitu model data logis (logical data model) dan model data

fisik (physicial data model).

1) Model data logis menunjukkan pengaturan data tanpa

mengindikasikan bagaimana data tersebut disimpan, dibuat,

dan dimanipulasi. Seperti yang tergambar dalam flowchart.

2) Model data fisik menunjukkan bagaimana data akan disimpan

sebenarnya dalam file. Model data ini terdiri dari desain basis

data, desain input dan desain output yang akan dipakai dalam

sistem pembelian tunai.

c. Interface Desain (Desain Antarmuka)

Desain antarmuka merupakan tampilan di mana pengguna

berinteraksi dengan sistem. Melalui desain antarmuka dapat terlihat

Page 35: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

42

bagaimana pengguna akan memasukkan data, melakukan

pemilihan menu, maupun mendapatkan output hasil pemrosesan

sistem yang dikembangkan. Dalam perancangan sistem akuntansi

pembelian tunai, akan dibuat desain yang disesuaikan dengan

kebutuhan perusahaan.

1) Desain basis data

Basis data (database) merupakan suatu kumpulan dari data

yang saling berhubungan satu dengan yang lainya, tersimpan

diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasikanya (Jogiyanto, 2000:265). Sedangkan Nugroho

Widjajanto (2001:64) menyatakan basis data (database) adalah

kumpulan file yang terstuktur dan terintegrasi sedemikian rupa

sehingga proses data dan pencarian data file dapat dilakukan

dengan mudah, karena akan berhubungan dalam penyediaan

informasi bagi para pengguna.

Desain database akan terdiri dari beberapa tabel yang akan

digunakan sebagai sumber penyimpanan data. Beberapa tabel

tersebut adalah:

a) Tabel pembelian

Tabel Pembelian adalah tabel yang digunakan untuk

menyimpan data dari transaksi pembelian atau nota

pembelian barang ke pemasok.

Page 36: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

43

b) Tabel Pemasok

Tabel Pemasok adalah tabel yang digunakan untuk

menyimpan data pemasok.

c) Tabel Karyawan

Tabel Karyawan adalah tabel yang digunakan untuk

menyimpan data (identitas) karyawan.

d) Tabel Barang.

Tabel barang adalah tabel yang digunakan untuk mengecek

jumlah pemesanan barang agar jumlah barang tidak

menumpuk.

2) Desain Input

Pada desain input, desainnya dalam bentuk form-form untuk proses

transaksi atau masukan data. Form-form tersebut diantaranya

adalah:

a) Form Pembelian

Form Pembelian adalah form yang digunakan utuk meng-

input, mengedit atau meng-update data pembelian.

b) Form Pemasok

Form Pelanggan adalah form yang digunakan untuk meng-

input, mengedit atau meng-update data pemasok.

c) Form Karyawan

Form Karyawan adalah form yang digunakan untuk meng-

input, mengedit atau meng-update data karyawan.

Page 37: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

44

d) Form Barang

Form barang adalah form yang digunakan untuk meng-input,

mengedit atau meng-update data barang.

e) Form Laporan

Form Laporan adalah form yang digunakan sebagai interface

untuk melihat laporan

f) Form Login

Form login digunakan untuk menjaga keamanan data dan

memberikan hak akses.

3) Desain Output

Desain output berupa report atau laporan-laporan yang dihasilkan

dalam transaksi pembelian. Laporan-laporan tersebut diantaranya

adalah:

a) Laporan Pembelian

Laporan Pembelian adalah laporan yang digunakan untuk

menampilkan data pembelian apa saja yang terjadi.

b) Laporan Karyawan

Laporan Karyawan adalah laporan yang digunakan untuk

menampilkan data karyawan yang telah diformat sesuai

kebutuhan KPRI Kesehatan Bantul.

c) Laporan Data Pemasok

Laporan Data Pemasok digunakan untuk melihat data pemasok.

Page 38: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

45

d) Laporan Barang

Laporan barang digunakan untuk melihat jumlah persediaan

barang.

Pada perkembangannya , proses-proses standar dituangkan

dalam satu metode yang dikenal dengan System Development Life

Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam

pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan

desain. Ada beberapa tahap dalam metode SDLC, beberapa tahap

tersebut adalah :

1. Identifikasi dan seleksi adalah langkah pertama dalam SDLC

yang dibutuhkan oleh oleh sistem adalah : identifikasi,

analisis, prioritas, dan susun ulang.

2. Tahap kedua adalah inisiasi dan perancangan proyek, dalam

tahapan ini proyek sistem informasi yang potensial dijelaskan

dan argumentasi untuk melanjutkan proyek dikemukakan.

3. Tahapan analisis, tahapan ini adalah tahapan dimana sistem

yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti

diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang

sedang berjalan, masalah, dan kesempatan didefinisikan.

d. Implementasi Sistem

Implementasi adalah tahap dimana sistem telah digunakan oleh

pengguna (Hanif Al Fatta, 2007: 167). Sedangkan menurut Jogiyanto

(2001:573), ”Tahap implementasi sistem dilakukan untuk

Page 39: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

46

menggantikan sistem informasi lama dengan yang baru.” Tahap

implementasi meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan.

Implementasi sistem dapat dioperasionalkan apabila terdapat

pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi

teknisi yang menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan

pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang

telah dirancang. Dalam tahap ini, analisis sistem menyusun laporan

final implementasi sistem yang terdiri dari : rencana implementasi dan

hasil pelaksanaan implementasi.

Pada tahap implementasi ini ada tiga langkah yang perlu dilakukan

yaitu:

1) Menerapkan rencana implementasi

Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur dan

mengendalikan semua biaya dan waktu yang akan digunakan

dalam waktu implementasi.

2) Melakukan kegiatan implementasi

Kegiatan implementasi merupakan kegiatan utama untuk

menerapkan rancangan sistem yang dibuat. Kegiatan-kegiatan yang

dapat dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai

berikut:

Page 40: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

47

a) Pemilihan dan pelatihan personil

Sistem yang dihasilkan akan dioperasikan oleh pegawai,

oleh karena itu harus di adakan pemilihan dan pelatihan bagi

personil.

b) Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat

lunak

Instalasi perangkat lunak dan perangkat keras memerlukan

pemilihan tempat instalasi yang harus tepat. Hal ini

disebabakan karena sistem yang dijalankan harus memenuhi

standar keamanan baik itu data yang ada ataupun alat-alat

yang menunjang penyimpanan data tersebut. Setelah tempat

untuk instalasi dipilih maka harus melakukan kegiatan

instalasi perangkat lunak yang dipilih.

c) Pemrograman dan pengetesan program

Apabila instalasi dipisahkan pada perangakat lunak maka

kegiatan selanjutnya adalah menulis program dengan

menggunakan perangkat lunak yang sudah dipilih. Penulisan

program ini dilakukan dengan terstruktur. Program terstruktur

adalah suatu tindakan untuk mengadakan suatu

pengelompokan terhadap kode-kode program agar mudah

dipahami dan mudah dimodifikasi. Hal ini dimaksudkan agar

mengurangi tingkat kesalahan dan penulisan kembali program

yang sedang dikembangkan. Apabila program telah selesai

Page 41: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

48

dilakukan maka langkah selanjutnya adalah mengadakan

pengetesan program dengan cara menjalankan program yang

sudah jadi. Hal ini dimaksudkan untuk: pertama, untuk

mengetahui apakah program bisa dijalankan. Kedua untuk

mengevaluasi apakah program tersebut sudah sesuai dengan

yang diinginkan.

d) Konversi sistem

Proses konversi adalah suatu proses untuk menerapkan suatu

sistem yang baru untuk mulai digunakan. Tahap ini terdapat

empat pendekatan untuk mengubah sistem lama kedalam

sistem baru.

Konversi langsung, pendekatan ini lansung menghentikan

sistem yang lama dan menjalankan dengan sistem yang baru.

Sistem ini bisa dilakukan apabila sistem lama sangat berbeda

dengan sistem yang baru dan sistem baru tidak menggantikan

sistem manapun dalam perusahaan.

Konversi paralel, dalam pendekatan ini sistem lama dan sistem

baru berjalan bersamaan dalam waktu tertentu. Hasil keluaran

dari sistem lama dan sistem baru dalam waktu tertentu tersebut

dibandingkan dan perbedaan yang timbul kemudian

direkosiliasi.

Page 42: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

49

Konversi modular, pendekatan ini hanya meng-

implementasikan sistem baru pada sebagian organisasi.

Konversi Phase-in, konversi ini hampir sama dengan konversi

modular. Konversi modular membagi organisasi untuk

mempelajari sistem baru, sedangankan konversi Phase-in

membagi sistemnya sendiri. Sistem yang baru

diimplementasikan perlahan maka secara tidak langsung

memberikan waktu untuk kemungkinan perubahan.

3) Mengadakan tindak lanjut terhadap implementasi

Program yang sudah jadi diadakan suatu tes penerimaan

sistem yaitu pengetesan program dimana data yang dimasukan

adalah data riil yang terjadi dalam kurun waktu tertentu.

4) Operasi dan Perawatan Sistem

Tahap terakhir adalah perawatan dan pemeliharaan sistem.

Perawatan dan pemeliharaan bertujuan untuk membetulkan

kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses desain dan

implementasi sistem, selain itu juga untuk menjamin bahwa sistem

akan berjalan dengan baik.

4. Microsoft Access Sebagai Pengolah Database

Microsoft Access dikeluarkan pada akhir tahun 1992 sebagai salah

satu program atau software yang dapat didesain dan memodifikasikan

tabel data yang dapat dihubungkan software yang dapat menampilkan

dengan baik seperti Visual Basic 6.0. selain itu Microsoft Access juga

Page 43: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

50

dapat digunakan untuk menampilkan hubungan antar tabel dengan tabel

penghubung (relationship), sehingga pada saat menjalankan data field

yang tidak terdapat dalam satu tabel dapat dihubungkan pada field yang

sama melalui kunci primer field tersebut.

Microsoft access merupakan sistem pengolahan database. Access

memungkinkan kita untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengatur

informasi seperti halnya membuat laporan yang mengarah kepada

kesimpulan akhir. Microsoft Access merupakan program under windows

yang masih satu keluarga dengan Microsoft Office. Program ini digunakan

untuk memproses data yang berhubungan dengan database. Menurut

Russel (1996: 20). ”Microsoft Access merupakan sistem manajemen basis

data relasional berbasis windows (RDBMS) yang dapat digunakan untuk

membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, laporan dan query

database (disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi

dari satu tabel atau lebih).”

Dengan menggunakan Microsoft Access, dapat digunakan untuk

mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak

kemudahan yang akan diperoleh dengan bekerja dengan Microsoft Access,

diantaranya dapat melakukan proses pengaturan data, pembuatan tabel

data serta pembuatan laporan kegiatan.

Page 44: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

51

B. Penelitian yang Relevan

Beberapa penelitian sebelumnya mengenai sistem akuntansi

pembelian yang sebelumnya pernah di lakukan :

1. penelitian yang dilakukan oleh Ema Ratna Dewanti (2005) yang berjudul

“Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagangan Pada Koperasi Karyawan

R.S Tegalrejo Semarang” pada penelitian ini hanya sampai tahap analisis

sistem tanpa melakukan tahap desain sistem,analisis yang dilakukan terdiri

dari elemen-elemen yang terkait, fungsi yang terkait, dokumen yang

digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, serta cara yang digunakan

dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan. Penelitian yang

dilakukan sekarang dilakukan analisis hingga tahap implementasi sistem.

Perbedaan penelitian yang sekarang dengan penelitian terdahulu terletak

pada teori sistem pembelian yang lebih memadai serta perancangan sistem

yang dilakukan, yaitu Visual Basic 6.0 baik dalam pembuatan aplikasi

interface maupun database.

2. Yosy Kusuma Kurniawan (2006) yang berjudul “Sistem Akuntansi

Pembelian Barang Dagangan Secara Kredit Pada Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten

Rembang”. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pembelian

barang secara kredit yang diterapkan pada KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori

Kabupaten Rembang.

Hasil penelitian yang dilakukan Yosy Kusuma Kurniawan (2006)

menunjukkan bahwa bagian yang terkait yaitu (1) bagian gudang (2)

Page 45: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

52

bagian pembelian dan (3) bagian penerimaan, dokumen yang digunakan

yaitu (1) bon permintaan barang (2) surat pembelian barang (3) tanda

penerimaan barang, catatan akuntansi yang digunakan yaitu (1) jurnal

pembelian (2) kartu utang (3) kartu persediaan, serta prosedur yang

digunakan yaitu (1) prosedur permintaan pembelian (2) prosedur order

pembelian (3) prosedur penerimaan barang (4) prosedur permintaan.

Persamaan penelitian sekarang dengan penelitian terdahulu adalah objek

penelitian yang nerupa koperasi sedangkan perbedaannya terdapat pada

jenis penelitian. Penelitian terdahulu sebatas menganalisis tanpa

melakukan perancangan sedangkan penelitian yang sekarang menganalisis

serta merancang sistem pembelian.

C. Kerangka Berfikir

Penelitian ini merupakan kajian tentang Sistem Akuntansi Pembelian

Tunai pada KPRI Kesehatan Bantul. Dimana penelitian akan mencoba

mengetahui seberapa jauhkah penerapan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

pada KPRI Kesehatan Bantul pada bagian pembelian.

Setelah hasil analisis pada KPRI Kesehatan Bantul diketahui maka

analis sistem akan melakukan perancangan sistem akuntansi pembelian

Tunai. Tanpa adanya sistem akuntansi pembelian yang baik akan

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena aktifitas pembelian kurang

diorganisir dengan baik.

Perancangan sistem akuntansi pembelian Tunai yang akan dibuat

meliputi fungsi-fungsi yang terkait, memuat jaringan prosedur yang

Page 46: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

53

Analisis SIstem

Perancangan Sistem

Implementasi Sistem

membentuk sistem, penggunaan catatan dan bukti transaksi yang memadai,

tanggungjawab setiap fungsi atau bagian yang terkait serta adanya aspek

pengendalian intern dalam setiap prosedurnya.

D. Paradigma Penelitian

Yang dimaksud dengan paradigma penelitian dalam penelitian ini

adalah tahap-tahap pengembangan sistem akuntansi pembelian tunai

terkomputerisasi yaitu:

E. Pertanyaan Penelitian

1. Sistem akuntansi pembelian apakah yang diterapkan di KPRI Kesehatan

Bantul?

2. Apakah sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di KPRI Kesehatan

Bantul dapat membantu memberikan informasi dalam pengambilan

keputusan?

3. Sistem akuntansi pembelian tunai terkomputrisasi seperti apa yang

dibutuhkan KPRI Kesehatan Bantul ?

Page 47: BAB II KAJIAN TEORI - eprints.uny.ac.ideprints.uny.ac.id/8746/3/bab 2 -05412144079.pdf · Kartu Utang 4) Kartu persedian Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini

54

4. Apa saja yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi pembelian

tunai di KPRI Kesehatan Bantul?

5. Apakah manfaat sistem akuntansi pembelian tunai terkomputerisasi bagi

KPRI Kesehatan Bantul?