bab i - …… · web viewminimnya pemanfaatan dalam menggunakan media elektronik ... proyeksi...

LAPORAN INDIVIDUAL

KKN TAHUN 2017

MINIMNYA PEMANFAATAN DALAM MENGGUNAKAN MEDIA

ELEKTRONIK (KOMPUTER) UNTUK PROSES ADMINISTRASI DAN

PEMBUATAN INVENTARIS KANTOR DESA MEKARWANGI

KECAMATAN HAURWANGI KABUPATEN CIANJUR

Oleh:

Siti Maesaroh

Nim. 1138010245

PUSAT PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

i

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan hasil individu hasil Kuliah Kerja Nyata (KKN) dengan basis pengabdian

kepada masyarakat di Desa Mekarwangi Kecamatan Haurwangi Kabupaten

Cianjur dengan judul “Minimnya Pemanfaatan Dalam Menggunakan Media

Elektronik (Komputer) Untuk Proses Administrasi Dan Pembuatan

Inventaris Kantor Desa Mekarwangi Kecamatan Haurwangi Kabupaten

Cianjur” telah diperiksa dan disahakan pada tanggal 15 Maret 2017.

DosenPembimbingLapangan

Muhammad Kholid. SH., MH

Nip. 198204272011011011

KepalaPusatPengabdianKepada

Masyarakat – LP2M UIN SGD

Bandung

Dr. H. RamdaniWahyuSururie, M.Ag

Nip 197210302001121002

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan

Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan

penyusunan Laporan Individu ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat

sederhana. Semoga Laporan Individu ini dapat dipergunakan sebagai salah satu

acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam Adminstrasi Publik dan

dalam Pemerintahan desa juga Masyarakat.

Harapan saya semoga Laporan individu ini membantu menambah

pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat

memperbaiki bentuk maupun isi Laporan Individu ini sehingga kedepannya dapat

lebih baik.

Laporan Individu ini saya akui masih banyak kekurangan karena

pengalaman yang saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan

kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat

membangun untuk kesempurnaan Laporan individu ini.

Bandung, Maret 2017

Penyusun

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN............................................................................i

KATA PENGANTAR....................................................................................ii

DAFTAR ISI...................................................................................................iii

DAFTAR TABEL...........................................................................................iv

DAFTAR GAMBAR......................................................................................v

RINGKASAN EKSEKUTIF..........................................................................vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Permasalahan........................................................................................1

B. Metode Yang Digunakan......................................................................2

BAB II GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

A. Monografi Desa....................................................................................3

B. Kondisi Masyarakat Sasaran.................................................................9

BAB III PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYAARAKAT

A. Tahapan Pengabdian Kepada Masyarakat............................................12

B. Partisipasi Dan Pelibatan Masyarakat Sasaran.....................................16

C. Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat ................................................17

D. Faktor Pendukung Dan Penghambat....................................................17

BAB IV KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. Kesimpulan...........................................................................................18

B. Rekomendasi.........................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................19

BIODATA PENULIS.....................................................................................

LAMPIRAN....................................................................................................20

iv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. : Pertumbuhan Jumlah Penduduk

Tabel 2. : Data Penyebaran Penduduk

Tabel 3. : Data Kondisi Penyandang Masalah Kesejahtersaan Sosial

(PMKS)

Tabel 4. : Jenjang Pendidikan PendudukDesaMekarwangi

Tabel 5. : Luas Lahan Menurut Jenis PenggunaanDesaMekarwangi

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. : Melihat Surat masuk dan surat keluar di dalam buku agenda

Gambar 2. : Papan TUPOKSI yang sudah selesai dibuat

Gambar 3. : Partisipasi dalam pembuatan TUPOKSI

vi

RINGKASAN EKSEKUTIF

Abstrak

Dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah akan sangat bergantung pada

kesiapan Pemerintah Daerah dalam menata sistem pemerintahannya agar tercipta

pembangunan yang efektif, efesien, transparansi, dan akuntabel serta mendapat

partisipasi dari masyarakat dalam penyelenggaraan pemerintahannya.

Sesuai dengan amanat Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah, bahwa dalam penyelenggaraan otonomi daerah dipandang

perlu untuk menekankan pada prinsip-prinsip pemerintahan yang baik (Good

Governance) dan pemerintahan yang bersih (Clean Governance) dalam

mewujudkan pembangunan daerah yang desentralistik dan demokratis.

Maka dalam penyelenggaraan pembangunan desa diperlukan

pengorganisasian yang mampu menggerakkan masyarakat untuk mampu

berpatisipasi dalam melaksanakan pembangunan desa serta melaksanakan

administrasi desa. Dengan demikian diharapkan pembangunan dan pelaksanaan

administrasi desa akan berjalan lebih rasional, tidak hanya didasarkan pada

tuntutan emosional yang sukar dipertanggungjawabkan kebenarannya

vii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Permasalahan

Ketidaksempurnaan administrasi tidak akan dipandang sebagai situasi

yang suram, jika seandainya kondisi kesemrawutan administrasi pemerintahan

di negara ini tidak merebak ke seluruh pelosok negeri, baik pada tingkat

nasional bahkan sampai ke tingkat desa. Kondisitersebutdiperparahlagi dengan

adanya keinginan dari birokrasi pemerintah untuk mempertahankan status

quo dan menerapkan pola otokratik dan otoriter.Peranpemerintah yang

amatdominandalampembangunansosialdanekonomimembuatsemuanyamenjadi

lebihsemrawut.

Semuaperubahandantransformasi ini menyebabkan timbulnya

pertentangan antara nilai lama dan baru, antara nilai tradisional dan yang

modern.Tekanan dan pertentangan ini tidak hanya terbatas pada tubuh

birokrasi, melainkan juga terjadi di kalangan masyarakat.Di kalangan

intelektual yang diharapkan mampu melakukan perbaikan terhadap kebobrokan

birokrasi, malah mereka utamanya yang konservatif menjadi stigma birokrasi

atau yang lebih kita kenal dengan sebutan patologi birokrasi.Pemerintahan

Desa berkedudukan di wilayah Kecamatan dan sifatnya yang otonom

seharusnya menjadikan desa sebagai teritorial yang paling esensial

menyumbang potensi informasi kependudukan yang validitasnya tidak lagi

diragukan.Akan tetapi pada realitasnya, berdasarkan evaluasi sejak berlakunya

UU No 32 Tahun 2004 penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa masih

menunjukkan adanya permasalahan yang memerlukan perhatian.Salah satunya

masih kurangnya pemahaman terhadap arti penting peranan desa sebagai

sumber data primer dari kegiatan pemerintahan dan

pembangunan.Akibatnyaperanadministrasidesaseringterabaikan.

1

Kondisiumum di atastidakjauhberbedadengankondisi yang ada di

DesaMekarwangiKecamatanHaurwangiKabupatenCianjur.Sekalipunlokasidesa

inirelatifdekatdenganpusatpemerintahan (IbukotaPropinsi)

danIbukotaKecamatan, namundijumpaikeadaan di

bidangpegelolaanadministrasidesamasihbelumtertibdankurangmemadai.

Mungkin Salah satu kelemahan yang ada di desa mekarwangi adalah

sumber daya manusia yang ada di kantor desa mekarwangi kurang

memperhatikan profesionalisme, kompetensi dan keahlian maka dari itu

pelayanan yang ada di kantor desa tersebut masih belum maksimal.

Selainitupermasalahan yang ada di

kantordesaMekarwangimasihterbatasnyaperangkat yang ada di

kantordesatersebut, makadenganhalituadministrasidanpelayanan yang ada di

kantordesatersebutbelumterlaksanadenganmaksimal

B. Metode yang digunakan

Salah satuupaya yang harusdilakukangunamemecahkanpermasalahan yang

dihadapisaatinidalampengelohan data

daninformasidesamekarwangiperludikembangkansuatusistemmanajemendesa

yang merupakansalahsatubagiandariSistemInformasiManajemen Daerah

secarabertahapdenganmemanfaatkankemampuankomputeruntukmengolah,

menyimpan, menyajikan data daninformasi. Data dan informasi desa

Mekarwangi yang dihimpun sebagai data dasar tidak hanya bermanfaat bagi

penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan pengembangan pembangunan,

tetapi juga sangat bermanfaat bagi perencanaan dan pelaksanaan pelayanan

kepada masyarakat seperti bidang kesehatan, program keluarga berencana,

pendidikan, ketenagakerjaan, bidang sosial ekonomi, dan sebagainya.

2

BAB II

GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

A. MonografiDesa

Desa Mekarwangi merupakan salah satu Desa yang berada di wilayah

Kecamatan Haurwangi Kabupaten Cianjur paling timurberbatasandengan

Kabupaten Bandung Barat yang memiliki gambaran umum sebagai berikut:

1. NamaDesa : Mekarwangi

2. TahunPembentukan : Tahun 1981

3. DasarHukumPembentukan: INMENDAGRI NO. 23 Tahun 1989

4. NomorKode Wilayah : 32.03.161008

5. NomorKodePos : 43283

6. Kecamatan : Haurwangi

7. Kabupaten : Cianjur

8. Provinsi : Jawa Barat

9. Kades : CecepSurahman

1. KondisiUmumDesa

a. KeadaanGeografis

Desa Mekarwangi merupakan salah satu Desa yang berada Di

wilayah Kecamatan Haurwangi Kabupaten Cianjur paling timur

berbatasan dengan Kabupaten Bandung Barat yang memiliki gambaran

umum sebagai berikut :

LuasAdministratif: 177,39 Ha/M2

- Batas Wilayah :

Timur : DesaKertasari

Selatan : DesaRamasari

Barat : DesaHegarmanah

Utara : DesaCipeuyeum

3

- Wilayah terbagimenjadi : 2 Kedusunan

7 RukunWarga

21 RukunTetangga

- Mata PencaharianPenduduk : 80 % sebagaiPetanipenggarap, dan

SisanyaadaPNS,Petani, TKI/TKW,

pedagang, danWiraswasta.

PenggunaanLahanDesaMekarwangi

DalamSatuanHektar

Sawah : 137,09 Ha

Pekarangan/bangunan : 27,60 Ha

Tegal/HutanRkyat : 7,00 Ha

Lain-lain : 5,70 Ha

2. Kependudukan

Tabel :1

PertumbuhanJumlahPenduduk

Tahun 2013 – 2015

No Tahun Jumlah Laju

Pertumbuhan

( % )Jiwa KK

1 2013 5271 1.852 8,2%

2 2014 5687 1.936 8,1%

² 2015 5734 1.646 8.0%

Sumber : Data DesaMekarwangi

4

Proyeksi jumlah penduduk untuk 3 (tiga) Tahun kedepan berdasarkan laju

pertumbuhan penduduk 3 (tiga) tahun terakhir sebagai berikut :

Tahun 2013 : 271 Jiwa



Tabel : 2

Data Penyebaran Penduduk

No Dusun/RW Jumlah Kepadatan

per Km2Jiwa KK

1 DUSUN 01 3.225 921

2 DUSUN 02 2.509 725

Jumlah 5.734 1.646

Sumber : Data Desa Mekarwangi

3. Kesejahteraan Sosial ( Masyarakat)

Tantangan yang dihadapi dalam pembangunan kesejahteraan sosial masyarakat

meliputi proses globalisasi dan industrialisasi serta krisis ekonomi dan politik

yang berkepanjangan. Dampak yang dirasakan diantaranya semakin

berkembangnya dan meluasnya bobot, jumlah dan kompleksitas berbagai

permasalahan sosial.

Keadaan ini bisa dilihat pada data tabel tentang penyandang masalah sosial

(PMKS) dibawah ini.

5

Tabel : 3

Data Kondisi Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)

Di Desa Mekarwangi – Haurwangi – Canjur

No Masalah Kesejahteraan Sosial Jumlah Ket.

1 Anak Terlantar 0

2 Anak Nakal 2

² Anak Jalanan 0

4 Lansia Terlantar 0

5 Pengemis 0

6 Gelandangan 0

7 Pekerja Sek Komersial 0

8 Eks Narapidana 1

9 Penyandang cacat 7

10 Keluarga Miskin Sosial 496

11 Keluarga Bermasalah Sosial Psiklg 2

12 Keluarga Rumahnya Tidak Layak Huni 105

13 Korban NAPZA 0

14 Wanita Rawan Sosial Ekonomi 63

15 Pemulung 0

16 Lainnya –


Tabel : 4

Jenjang Pendidikan PendudukDesaMekarwangi

No Tingkat Pendidikan Penduduk Jumlah Prosentase

( % )

1 Usia 3 - 6 tahun yang belummasuk

TK

150

6

2 Usia 3 – 6 tahun yang sedang

TK/play group

189

3 Usia 7 - 18 tahun yang

tidakpernahsekolah

-

4 Usia 7 - 18 tahun yang

sedangsekolah

647

5 Usia 18 - 56

tahuntidakpernahsekolah

-

6 Tamat SD/sederajat 335

7 Tamat SMP/sederajat 210

8 Tamat SMA/sederajat 115

9 Tamat D1/sederajat 12



12 Tamat S1/sederajat 29

13 Tamat S2/sederajat 3

14 Tamat S3/sederajat -

JUMLAH 100


4. DEMOGRAFI

1. Letak Geografis

Wilayah Desa Mekarwangi memiliki luas 177,39 HaYang terbagi

menjadi:2 Kedusunan/Kewilayahan, 7 Rukun Warga, 21 Rukun Tetangga.

Dengan Jumlah Penduduk tercatat pada akhir Desember 2015

sebanyak 5.637 Jiwadari 1.646 KK

Denganbatas-bataswilayahadministrativesebagaiberikut :

7

Sebelah Utara : DesaCipeuyeumKec. Haurwangi

Sebelah Selatan : DesaRamasariKec. Haurwangi

Sebelah Barat : DesaHegarmanahKec. BojongPicung

SebelahTimur : DesaKertasariKec. Haurwangi

2. Topografi

DesaMekarwangimerupakanDesa yang berada di

KabupatenCianjurdenganketinggian267 M diataspermukaan air

laut.Sebagianbesarwilayahdesaadalahlahanpertanian.

3. Orbitasi (JarakdaripusatPemerintahan) :

a. JarakdariPusatPemerintahanKecamatan : 1 Km

b. JarakdariPusatPemerintahanKabupaten : 20 Km

c. JarakdariPusatIbu Kota Provinsi : 50 Km

d. JarakdariIbu Kota Negara : 120 Km

e. LuasAdministratif: 177,39 Ha/M2

f. Wilayah terbagimenjadi : 2 Kedusunan, 7 RukunWarga, 21

RukunTetangga

g. Mata PencaharianPenduduk : 80 % sebagaiPetaniPenggarap,

sisanyaada PNS, Petani, TKI/TKW, Pedagang, Wiraswasta

4. Hidrlologi dan Klimatologi

Sumberair yang ada di DesaMekarwangimeliputi air permukaandan

air tanah.Airpermukaanberupasungaidan air tanahberupasumurgali, yang

merupakan Daerah Aliran Sungai (DAS).Sesuaidengankebijakanpenyediaan

air bakuuntukirigasi, maka di

DesaMekarwangimendapatpasokanpelayananirigasiberasaldariCisuru yang

berada di

daerahKecamatanBojongpicung.Sedangkanuntukkebutuhanrumahtangga,

masyarakatsebagianbesarmenggunaan air

bersihdarisumurgalidanPengelolaSarana Air BersihDesa (MCK Plus)

8

5. Luas dan Sebaran Penggunaan Lahan

Tabel : 5

Luas Lahan Menurut Jenis PenggunaanDesaMekarwangi


B. KondisiMasyarakatSasaran

1. Sejarah singkat Desa Mekarwangi

Desa Mekarwangi adalah salah satu Desa yang merupakan pemecahan

dari Desa Karang Wangi hal tersebut terjadi sekitar tahun 1984, pada saat

9

No L a h a n Luas

(Ha)

1 LahanSawah 1.Sawah Teknis 137,09

2. LahanDarat 1. Pekarangan / Bangunan 27,60

2. Tegalan/Hutan Rakyat 7,00

3. Lain-lain 5,70

Jumlah 177,39

itu yang menjadi Kepala Desa Karangwangi Djaji Rukmana. Setelah

terjadi pemecahan dan pemekaran desa, awal kepemimpinan yang di Desa

Mekarwangi ditetapkan seorang pejabat sementara (PJS) Kepala Desa

Somawinata, beliau mantan Kepala Dusun Putra Daerah dari Desa

Mekarwangi selama satu tahun. Pada tahun 1985, maka dilaksanakan

Pemilihan Kepala Desa (Pilkades) dengan beberapa calon Alhamdulillah

Bapak Somawinata terpilih menjadi Kepala Desa Mekarwangi dengan

masa bhakti 1985 s/d 1994, namun Tuhan menakdirkan lain pada tahun

1991 Pak Somawinata meninggal dunia. Sejak itu Desa Mekarwangi

dijabat oleh Bapak Endang Suganda dari unsur Kecamatan Ciranjang

selama + 3 tahun dan pada tahun 1994 diadakan pemilihan antara Bapak

D. Abdurahman selaku Sekdes dengan Bapak H. Danan Sahid dan

dimenangkan oleh Bapak D. Abdurahman dengan masa bhakti tahun 1994

s/d 2002 sampai masa jabatan berakhir.

Kemudian diadakan lagi Pemilihan Kepala Desa (Pilkades) pada awal

tahun 2002 yang dimenangkan oleh Bapak Jayadi masa bhakti antara tahun

2002 s/d 2007, namun pada tahun 2004 Bapak Jayadi meninggal dunia,

lalu pada tahun 2004 s/d 2005 dijabat oleh BapakYanto dari Pemerintah

Kabupaten Cianjur, terus dari tahun 2006 s/d 2007 dijabat oleh Bapak

Atang Djaelani dari Sekdes DesaMekarwangi, selanjutnya dari bulan juli

2007 diadakan Pemilihan Kepala Desa dan dimenangkan oleh Bapak

Cecep Surahman dengan masa bhakti dari tahun 2007 s/d 2013, kemudian

pada bulan Juli diadakan kembali Pemilihan Kepala Desa akan tetapi

sehubungan dengan tidak adanya Calon Kepala Desa yang lain maka

sesuai dengan kesepakatan bersama Bapak Cecep Surahman sebagai calon

tunggal dan dilantik untuk dengan masa bhakti 2013 s/d

2019.Demikianriwayatsingkat (kronologis)

DesaMekarwangisejakdimekarkansampaihariini, agar

menjadimaklumadanya.

2. Kondisi Masyarakat

10

Kondisimasyarakat yang menjadisasaranpesera KKN

Sisdamastahun 2017 banyak yang berorientasipadapersawahan, pengajian

yang

aktifdanpendidikan.DalammatapencahariannyadesaMekarwangiberorienta

sipadapembuatanalatmancing.

Adapun ciri yang menonjol pada masyarakat desa pada umumnya

kehidupannya tergantung pada alam (bercocok tanam), anggotanya saling

mengenal, sifat gotong royong, erat penduduknya, sedikit perbedaan

penghayatan dalam kehidupan religi lebih

kuat. Karakteristikmasyarakatdesadapatditinjaudari segigeografis,

sosiologis, danantroplogis, yang di

dalamnyamemilikiciritertentu.Kalaukitaamatikepadatan di

daerahpedesaan, tempattinggalpendudukbiasanyaterkonsentrasi

padasatuperumahan - perumahan yang dikelilingiolehtanah –

tanahpertanian. Aktivitas –

aktivitaspertanianmengharuskanparapetanibekerjadiluarrumahdanpetanisec

aralangsungterpengaruholehcuaca.

Polapersebarandesadanpemusatanpendudukdesasangatdipengaruhiolehkea

daantanah, tata air, topografi, danketersediaansumberdayaalam yang

terdapat di desatersebut.

11

BAB III

PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

A. TahapanPengabdianKepadaMasyarakat

Tahapan pengabdian kepada masyakat di Desa Mekarwangi berupa

merapihkan administrasi di kantor desa, yaitu dengan pembuatan

TUPOKSI yang ditulis di papan yang dipajang di kantor desa dan

menganalisis administrasi desa karena administrasi di kantor desa tersebut

masih menggunakan cara manual contohnya dalam penerimaan surat

keluar dan surat masuk yang nantinya akan disimpan untuk dokumen

penting maka kantor desa tersebut perlu memerlukan komputer untuk

mengolah, menyimpan, menyajikan data dan informasi. Karena dengan

seperti itu apabila sewaktu-waktu membutuhkan surat tidak perlu mencari

suratnya cukup dengan mencari di komputer yang sudah ke dalam

dokukmen.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk dan surat keluar di

kantor desa Mekarwangi, seperti dibawah ini :

Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda

a. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan keluar

1) Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah :

Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah

diterima

2) Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut.

Tujuan penyortiran surat adalah :

12

Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima

Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat

Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat

dinas lainya

Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat

dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia

Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,

seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan

sebagainya.

3) Pencatatan

Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun

jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah

melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :

Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat

cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-

kata atau kalimat yang dianggap penting

Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang

dituju

Pemeriksaan lampiran-lampiran

Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang

meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau

atas halaman surat.

4) Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk

atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini

disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris.

Pencatatannya yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.

Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku

agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal

13

ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam

bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku

agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang

diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang

bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan

demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan

surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan.

Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.

5) Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan

diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya

sebagai berikut :

Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh

sekretaris atau kepala tata usaha

Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan

kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi

surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa

instruksi atau informasi.

Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris

atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan

suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.

6) Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi

yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi

Intern

Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang

bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda

untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

14

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh

sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk

kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani

oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip

yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh

pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan

dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda

tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep

(deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang

memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim,

perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

Menyortir

Menyimpan ke dalam folder tertentu

Menata arsip yang baik serta teratur.

(Gambar 1. melihat surat keluar dan surat masuk di buku agenda)

15

(Gambar 2. Papan TUPOKSI yang sudah selesai dibuat)

B. PartisipasidanPerlibatanMasyarakatSasaran

Ada beberapa pihak yang terlibat dalam pengabdian kepada

masyakat kepada masyarakat di Desa Cijaya yang tujuannya untuk

membantu mensukseskan sasaran kepada masyarakat dalam bentuk

pembuatan TUPOKSI dan menganalisis administrasi di kantor desa yaitu :

1. Pemerintah Desa

2. Tokoh Masyarakat

3. Masyakakat Sekitar

4. Mahasiswa/Peserta KKN Sisdamas

Dalam partisapasi tersebut seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan

pengabdian ini mereka sangat membantu dan memberikan aspirasinya

demi tercapainya administrasi yang baik dan penataan ruang yang rapi.

16

(Gambar 3. Pembuatan Papan TUPOKSI)

C. HasilPengabdianKepadaMasyarakat

Salah satu hasil pengabdian tersebut yaitu bisa membantu

merapihkan papan TUPOKSI di kantor desa dan memperbaiki

administrasi di kantor desa dalam mengelola surat masuk dan surat keluar.

D. Faktor PendukungdanPenghambat

Faktor dalam pengabdian ini adalah apartur di desa turut ikut serta

dalam merapihkan papan TUPOKSI.

Salah satu penghambat yang ada di desa mekarwangi adalah

sumber daya manusia yang ada di kantor desa mekarwangi kurang

memperhatikan profesionalisme, kompetensi dan keahlian maka dari itu

pelayanan yang ada di kantor desa tersebut masih belum maksimal.

Selainitupermasalahan yang ada di

kantordesaMekarwangimasihterbatasnyaperangkat yang ada di

kantordesatersebut, makadenganhalituadministrasidanpelayanan yang ada

di kantordesatersebutbelumterlaksanadenganmaksimal

17

BAB IV

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. Kesimpulan

Ketidaksempurnaan administrasi tidak akan dipandang sebagai situasi

yang suram, jika seandainya kondisi kesemrawutan administrasi pemerintahan

di negara ini tidak merebak ke seluruh pelosok negeri, baik pada tingkat

nasional bahkan sampai ke tingkat desa.

Kondisitersebutdiperparahlagidenganadanyakeinginandaribirokrasipemerintahu

ntukmempertahankan status

quo danmenerapkanpolaotokratikdanotoriter.Peranpemerintah yang

amatdominandalampembangunansosialdanekonomimembuatsemuanyamenjadi

lebihsemrawut.Kondisiumum di atastidakjauhberbedadengankondisi yang ada

di

DesaMekarwangiKecamatanHaurwangiKabupatenCianjur.Sekalipunlokasidesa

inirelatifdekatdenganpusatpemerintahan (IbukotaPropinsi)

danIbukotaKecamatan, namundijumpaikeadaan di

bidangpegelolaanadministrasidesamasihbelumtertibdankurangmemadai.

B. Rekomendasi

Salah satuupaya yang harus dilakukan guna memecahkan

permasalahan yang dihadapi saat ini dalam pengelohan data

daninformasidesamekarwangiperludikembangkansuatusiste

madministrasidesasecarabertahapdenganmemanfaatkankemampuankompu

teruntukmengolah, menyimpan, menyajikan data daninformasi.

Data dan informasi desa Mekarwangi yang dihimpun sebagai data

dasar tidak hanya bermanfaat bagi penyusunan perencanaan, pelaksanaan

dan pengembangan pembangunan, tetapi juga sangat bermanfaat bagi

perencanaan dan pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat seperti bidang

18

kesehatan, program keluarga berencana, pendidikan, ketenagakerjaan,

bidang sosial ekonomi, dan sebagainya.

19

DAFTAR PUSTAKA

Data Desa Mekarwangi

http://hambalaehglegapui.blogspot.co.id/2016/01/makalah-sistem-pemerintahan-

desa.html

http://ngaji-desa.blogspot.co.id/2011/05/kelemahan-administrasi-desa.html

20

http://ngaji-desa.blogspot.co.id/2011/05/kelemahan-administrasi-desa.html

http://hambalaehglegapui.blogspot.co.id/2016/01/makalah-sistem-pemerintahan-desa.html

http://hambalaehglegapui.blogspot.co.id/2016/01/makalah-sistem-pemerintahan-desa.html

BIODATA PENULIS

Nama : SitiMaesaroh

NIM : 1138010245

Fakultas : IlmuSosialdanIlmuPoltik

Jurusan : AdministrasiPublik

Tempat, TinggalLahir : Sumedang, 13 Mei 1995

Alamat : JL. Krajan RT/RW 002/007

KecRengasdengklokKabKarawang

E-mail : [email protected]

Motto :

21

LAMPIRAN

22

bab i - …… · web viewminimnya pemanfaatan dalam menggunakan media elektronik ... proyeksi...

Documents