35

BAB 3

SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. JASA DUTA MANDIRI merupakan salah satu perusahaan pertama

di Indonesia yang memperoleh ijin berupa pemberian No. Registrasi yaitu (ID

002) oleh pihak Badan Karantina Pertanian (BARANTAN) untuk memproduksi

kemasan kayu dan pelayanan jasa sertifikasi sesuai dengan ISPM (International

Standards for Phytosanitary Measures) #15.

PT. Jasa Duta Mandiri terletak di Ruko Mega Grosir Cempaka Mas, Blok C 31,

Jl. Letjend. Suprapto, Jakarta 10640–Indonesia dengan uraian sebagai berikut:

1). Akta pendirian perusahaan dengan No. 133 tanggal 17 September 1999 yang

diterbitkan oleh Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah (PPAT) Drajat

Darmadji, SH. di Jakarta dan Perubahan Akta dengan No. 69 tanggal 26

Februari 2004 yang diterbitkan oleh Dr. H. Teddy Anwar, SH, SpN., Notaris

PPAT di Jakarta.

2). Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No.2.015/09-04/PB/IX/99

tanggal 1 Oktober 1999.

3). Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dengan No.09.03.1.51.40727 berlaku sampai

dengan tanggal 23 September 2008.

4). Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No.01.911.634.2-027.000.

5). Surat Keterangan Domisili Perusahaan atau Surat Ijin Tempat Usaha dengan

No.346/A.31/VI/06 tanggal 21 Juni 2006 dari Lurah Sumur Batu Kecamatan

Kemayoran Kodya Jakarta Pusat.

36

6). Pengesahan Akta Pendirian Perseroan Terbatas dari Departemen Kehakiman

dan Hak Azasi Manusia No. 020.478 HT.01.01. Th. 2001.

PT. Jasa Duta Mandiri memproduksi kemasan kayu berupa: Palette,

Crate, kayu penyanggah (dunnage), dan Box atau peti dimana untuk menunjang

produksinya, PT. Jasa Duta Mandiri mendirikan bengkel kerja (workshop) di Jl.

H. Abdulgani I Cilodong, Depok.

Untuk mencapai visi dan misi serta mengacu pada pedoman mutu yang

ditetapkan oleh BARANTAN, PT. Jasa Duta Mandiri membuat Sistem

Manajemen Mutu ini sebagai panduan dalam memproduksi kemasan kayu sesuai

dengan standar ISPM #15.

3.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan dengan baik,

lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan

wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang

digambarkan dalam struktur organisasi.

37

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Sumber : PT. Jasa Duta Mandiri

3.2.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

Presiden Direktur :

a. Bertindak sebagai pemimpin puncak perusahaan

b. Bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan secara keseluruhan..

c. Menentukan strategi perusahaan.

d. Menentukan hal–hal yang strategis yang dapat memajukan

perusahaan.

e. Mewakili perusahaan dalam menjalankan usaha perusahaan.

f. Menunjuk dan mengangkat Wakil Manajemen sebagai

penanggung jawab sistem mutu perusahaan.

AdmOfficer

TaxOfficer

FinanceOfficer

ProductionSupervisor

QC / QASupervisor

MarketingOfficer

ProductionForeman

ProductionAdm

WarehouseForeman

RecordAdm PPIC QC / QA

Inspector

Operator DeliveryStaff (Helper)

Gambar Struktur Organisasi PT. Jasa Duta Mandiri

Finance &Accounting

Manager

FinanceDirector

MarketingDirector

SalesManager

TechnicalDirector

OperationalManager

PresidentDirector

Wakil Managemen

38

Wakil Manajemen:

a. Bertindak sebagai “Wakil Manajemen”, yang memimpin dan

bertanggung jawab terhadap penerapan dan pembinaan secara

konsisten dalam rangka meningkatkan kesadaran tentang

pentingnya panduan sistem manajemen mutu kepada seluruh

karyawan di internal perusahaan.

b. Dalam pelaksanaan dan ataupun rencana perubahan untuk

peningkatan sistem manajemen mutu perusahaan, berkoordinasi

dengan Technical Director dan bertanggung jawab secara

langsung kepada President Director.

c. Menjalin hubungan dan atau membuat akses dalam rangka

mendapatkan informasi yang up-to-date (terbaru) berkaitan

dengan sistem mutu, baik itu akses dengan otoritas kompeten

(BARANTAN) maupun dengan pihak Asosiasi (APJASKINDO).

d. Bertanggung jawab dalam membuat laporan berkala pelaksanaan

sertifikasi kemasan kayu perusahaan kepada otoritas kompeten

(BARANTAN)

e. Mengadakan program–program pelatihan (in-house training)

mengenai sistem mutu kepada seluruh Quality Control Inspector

sewaktu–waktu dianggap perlu.

f. Dalam menjalankan tugasnya di lapangan, dibantu oleh Manajer

Teknis dan Manajer Mutu dengan tugas dan tanggung jawab

masing – masing.

39

Direktur Teknis:

a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian operasional.

b. Menyampaikan informasi operasional produksi kepada presiden

direktur melalui wakil manajemen

c. Menentukan strategi dalam hal operasional produksi

Direktur Marketing:

a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian marketing

b. Menentukan strategi pemasaran atau penjualan produk

c. Menyampaikan informasi mengenai penjualan kepada presiden

direktur melalui wakil manajemen

Direktur Finance:

a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian keuangan

b. Bertanggung jawab mengenai semua hal keuangan

c. Menyampaikan informasi mengenai keuangan kepada presiden

direktur melalui wakil manajemen.

Manajer Teknis/Operasional:

a. Bertindak sebagai pengawas dalam pelaksanaan proses produksi

perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan proses produksi di

lapangan dan memberikan hasil laporan kepada Wakil

Manajemen.

c. Memeriksa kualitas bahan baku sebelum digunakan untuk proses

produksi

40

d. Memeriksa kebenaran / kesesuaian produk (kemasan kayu) sesuai

dengan spesifikasi permintaan pelanggan.

e. Memeriksa kualitas produksi

Manajer Mutu:

a. Bertindak sebagai pengawas dalam penerapan Sistem Mutu di

perusahaan maupun di pelanggan.

b. Mengatur jadwal pekerjaan QC Inspector berdasarkan Surat

Perintah Kerja yang diberikan pelanggan.

c. Meminta laporan / rekaman pekerjaan kepada QC Inspector.

d. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Sistem Mutu baik di

perusahaan maupun di tempat pelanggan atau subkontraknya.

Quality Control Inspector :

a. Melaksanakan inspeksi kualitas (QC) produk sesuai dengan Surat

Perintah Kerja yang telah diterima (MB) sesuai dengan

Standarisasi ISPM #15 dan membuat laporan atau dokumen

proses QC dan Fumigasi

b. Melaksanakan inspeksi kualitas terhadap hasil produksi (HT)

sesuai dengan Standarisasi ISPM #15 dan membuat laporan atau

dokumen proses QC produk HT

c. Melakukan marking terhadap kemasan sesuai dengan perlakuan

(HT/MB)

d. Bertanggung jawab dalam menentukan kelayakan kualitas produk

yang diperiksa sesuai dengan Standarisasi ISPM #15

41

e. Melakukan pengawasan / supervisi pelaksanaan proses fumigasi

terkait dengan komposisi konsentrasi bahan dan waktu sesuai

dengan Standarisasi ISPM #15.

Production Person In Charge :

a. Bertanggung jawab terhadap pengendalian persediaan material

atau bahan baku dan juga stok barang jadi.

b. Menjadwalkan semua kegiatan produksi yang akan dilaksanakan

berdasarkan Purchase Order yang ada.

c. Mengendalikan dan mempersiapkan material untuk digunakan

dalam proses produksi.

d. Membuat analisa dan peramalan produksi.

Record Administration :

a. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pemeliharaan

semua rekaman yang ada baik rekaman dari bagian produksi

maupun rekaman dari pelaksanaan sertifikasi ISPM #15.

b. Menyusun semua rekaman untuk memudahkan dalam menelusuri

jika terdapat laporan ketidaksesuaian.

c. Di dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi juga dengan

Manajer Teknis dan Manajer Mutu dalam rangka mendapatkan

informasi pekerjaan terbaru.

d. Menyediakan segala bentuk formulir rekaman yang akan

digunakan.

42

Warehouse Foreman :

a. Menjaga dan memelihara serta memastikan bahwa kemasan kayu

yang telah mendapat perlakuan disimpan terpisah dengan

kemasan kayu atau material lain yang tidak / belum mendapat

perlakuan agar tidak terjadi reinfestasi OPT.

b. Bertanggung jawab atas kebersihan gudang penyimpanan

kemasan kayu dan memastikan gudang bebas dari tanah,

kebocoran, dan kotoran lainnya untuk mencegah terjadinya

reinfestasi OPT pada kemasan yang telah mendapat perlakuan.

c. Melakukan pembersihan dan sterilisasi terhadap area

penyimpanan kemasan kayu dan juga area di sekitarnya secara

berkala dan memelihara alat angkut yang digunakan seperti

handlift dan forklift.

d. Berkoordinasi dengan Production Foreman mengenai jumlah

kemasan kayu yang diproduksi yang akan disimpan ke dalam

gudang penyimpanan.

Production Administration :

a. Menyimpan dan memelihara semua rekaman kegiatan produksi

secara berkala.

b. Berkoordinasi dengan Production Foreman tentang proses produksi

dan rekaman pengiriman ke pelanggan.

c. Menyiapkan dan menyimpan Surat Jalan untuk pengiriman

kemasan kayu.

43

Production Foreman :

a. Mengontrol kegiatan produksi secara berkala.

b. Bertanggung jawab atas penggunaan dan pemeliharaan peralatan

produksi sekaligus menjaga kebersihan area produksi

c. Memeriksa output produksi.

d. Membuat dan menyusun laporan produksi

e. Memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan mengenai proses

produksi kepada bagian Marketing sebagai respon atas permintaan

produksi yang diberikan.

Marketing Officer :

a. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan.

b. Memberikan penawaran kepada customer maupun supplier.

c. Mengatur jadwal pengiriman maupun penerimaan produk

d. Memberikan berbagai informasi berbagai hal menyangkut kondisi

produk kepada pihak customer maupun supplier.

e. Menindak lanjuti keinginan ataupun keluhan dari Pelanggan.

Accounting Officer:

a. Bertangggung jawab pencatatan jurnal-jurnal dan laporan

keuangan

b. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan

bagian keuangan

Tax Officer:

a. Bertanggung jawab atas perhitungan, pajak dan pembayaran pajak

perusahaan

44

b. Menjaga dokumentasi pajak, regulasi dan keputusan

Finance Officer:

a. Bertanggung jawab atas pembuatan invoice

b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan

3.3. Sistem yang Berjalan

3.3.2. Formulir dan Laporan

Formulir yang digunakan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI

dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut :

1. Surat Penawaran Harga

Berfungsi untuk memberikan informasi kepada Pelanggan

mengenai informasi harga, kuantitas barang yang tersedia. Surat

penawaran harga memiliki field Tanggal, Kode, Nama, Alamat,

Telepon Pelanggan, Spesifikasi barang dan harga. Surat

Penawaran Harga dibuat oleh Bagian Marketing.

2. Daftar Permintaan kemasan kayu

Memiliki field Tanggal, Kode Pesanan, Nama Pelanggan,

Kuantitas dan Total Pembeliannya.

Daftar Permintaan kemasan kayu dibuat oleh Record Admin atas

permintaan Manajer Operasional.

Daftar Permintaan kemasan kayu digunakan untuk :

a. Mengetahui total penjualan perusahaan tiap hari, tiap bulan

dan bahkan tiap tahun.

b. Mengetahui Pelanggan baru dan lama.

45

c. Mengetahui total Pelanggan yang dimiliki pada periode

tertentu.

3. Surat Jalan

Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan, Nama

Pelanggan, Nomor Kendaraan, Nama Kendaraan, Banyak Barang,

Nama Barang, kolom Tanda Tangan Pelanggan, kolom Tanda

Tangan Pembuat Surat Jalan dan kolom Tanda Tangan pengirim

barang.

Surat Jalan dibuat oleh bagian Quality Control, terdiri dari 4

rangkap, rangkap 1 & 2 diberikan kepada bagian Keuangan,

rangkap 3 & 4 diberikan kepada Pelanggan.

Surat Jalan dibutuhkan untuk :

a. Mencatat barang – barang yang dipesan oleh Pelanggan untuk

dikirim

b. Sebagai bukti bagi perusahaan bahwa barang yang diterima

sudah benar dan diterima dengan baik

c. Sebagai bukti untuk menagih pembayaran ke Pelanggan.

d. Sebagai dasar untuk pembuatan Invoice

Surat Jalan dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ),

dan Bagian Penagihan, Bagian Akuntansi.

4. Berita Acara

Memiliki field sebagai berikut : Nomor Berita Acara,

Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Tanggal Penyerahan, Tipe /

jenis barang, Jumlah Kuantitas, Hasil Penilaian, kolom tanda

46

tangan pembuat Berita Acara ( pihak JDM ) dan kolom tanda

tangan Pelanggan.

Berita Acara dibuat oleh bagian Quality Control, terdiri dari 2

rangkap, rangkap 2 diberikan kepada Pelanggan, rangkap 1

diberikan kepada Bagian Akuntansi

Berita Acara dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui kualitas barang yang akan dikirim ke Pelanggan

b. Meyakinkan Pelanggan bahwa barang sudah dicek dan

berkualitas baik

Berita Acara dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ),

dan Bagian Quality Control.

5. Kartu Stok

Memiliki field sebagai berikut : Kode Barang, Nama

Barang, Stok Terakhir, Tanggal Barang masuk, Nomor Faktur

Pembelian, Jumlah Barang Masuk, Tanggal Barang keluar, No

Faktur Penjualan, Jumlah Barang Keluar, Total Kuantitas tersedia,

Keterangan.

Kartu Stok dibuat oleh Bagian Gudang berupa 1 buku stok.

Kartu Stok dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui sisa stok barang yang ada

b. Mengetahui barang yang masuk dan barang keluar

c. Sebagai pengendalian internal atas perlindungan asset yang

ada.

47

Kartu Stok dibutuhkan oleh Bagian Gudang, Bagian Akuntansi,

Pimpinan.

6. Tanda Terima Invoice

Memiliki field sebagai berikut : No Tanda Terima,

Tanggal, Nama Pelanggan, Nomor, Keterangan, Kuantitas, Kolom

Tanda Tangan Pengirim, Kolom Tanda Tangan Penerima.

Tanda Terima dibuat oleh Bagian Keuangan

Tanda Terima dibutuhkan untuk mengetahui bahwa Invoice, dan

Surat Jalan asli telah diterima oleh pihak Pelanggan.

Tanda Terima dibutuhkan oleh Bagian Keuangan .

7. Invoice

Memiliki field sebagai berikut Nomor Invoice, Kode

Invoice, Nama, Alamat Pelanggan, Tanggal Invoice, Nomor Surat

Jalan, Nomor Purchase Order, Nomor Pesanan, Jangka Waktu

Pembayaran, Tanggal Jatuh Tempo, Spesifikasi Barang yang

dijual, Diskon, Subtotal, Pajak, Grand-Total. Dibuat oleh Bagian

Keuangan yang berguna sebagai Bukti Penjualan.

Laporan yang digunakan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI dalam

sistem penjualan adalah sebagai berikut :

1. Laporan Penjualan

Memiliki field sebagai berikut : Tanggal, Nomor Faktur,

Pelanggan, Nama Barang, Kuantitas, Harga Satuan, Jumlah,

Harga Pokok, Laba / Rugi.

48

Laporan Penjualan dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna

untuk mengetahui total penjualan per hari, per bulan dan sebagai

penyesuaian dengan kas yang diterima

Laporan Penjualan dibutuhkan untuk mengetahui seberapa banyak

transaksi penjualan yang dilakukan setiap hari

Laporan Penjualan dibutuhkan oleh Bagian Marketing dan

pimpinan.

2. Laporan Piutang Pelanggan

Memiliki field sebagai berikut : Nomor Pelanggan, Nama

Pelanggan, Tanggal, Total Piutang, Total Pembayaran, dan Status

Pembayaran.

Laporan Piutang dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna

untuk mengetahui total piutang per Pelanggan, dan status

pembayaran piutang mereka per bulan berdasarkan bukti kas yang

diterima.

Laporan Piutang dibutuhkan untuk mengetahui jumlah piutang

Pelanggan.

Laporan Piutang dibutuhkan oleh Pimpinan, Bagian Akuntansi

dan Bagian Marketing.

49

3. Laporan Penerimaan Kas

Memiliki field sebagai berikut : Tanggal, Nomor

Pelanggan, Nama Pelanggan, Total Pembelian, Tanggal

Penagihan, Total Penjualan, Diskon, Total Pembayaran.

Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna

untuk mengetahui Total Pendapatan per tanggal, Total Pendapatan

per bulan, dan Total Pendapatan per pelanggan.

Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui banyaknya pendapatan per hari, per bulan, dan

per tahun.

b. Sebagai landasan untuk mengambil langkah ke depan

c. Mengetahui apakah keuntungan bertambah atau tidak.

Laporan Penerimaan kas dibutuhkan oleh Bagian Akuntansi,

Bagian Keuangan dan Pimpinan.

3.3.2. Prosedur Penjualan Kredit Barang Dagang

Prosedur yang berjalan, sebagai berikut :

a. Pelanggan memesan barang via telepon atau mengirimkan fax atau

email lalu bagian Marketing akan mencatat pemesanan tersebut dan

langsung menghubungi Bagian Gudang via telepon untuk mengecek

persediaan yang dipesan. Jika barang tersedia maka membuat Surat

50

Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan diskon dalam

kuantitas tertentu lalu dikirimkan ke Pelanggan.

b. Setelah Pelanggan setuju, maka ia akan membuat PO (Purchase

Order) yang sudah terdapat cap perusahaan dan tanda tangan orang

yang bertanggung jawab. Dan mengirimkan PO tersebut kepada

Bagian Marketing via fax / email. PO tersebut disertai uang yang

berlaku sebagai down-payment yang dapat dilakukan secara transfer,

cek atau giro bila pelanggan tersebut pelanggan baru. Bukti tansfer,

cek atau giro tersebut langsung diserahkan ke Bagian Keuangan oleh

Pelanggan. Tetapi jika Pelanggan tersebut sudah biasa memesan,

maka tidak perlu membayar Down-Payment (DP), cukup

mengirimkan PO ke PT. Jasa Duta Mandiri melalui fax.

c. Bagian Marketing menerima PO dan mengkopinya sebanyak 3

lembar, lembar asli diarsipkan sedangkan lembar 1 untuk Quality

Control (QC), lembar 2 diserahkan kepada Bagian Keuangan dan

lembar 3 untuk Manajer Operasional.

d. Setelah menerima PO kopi rangkap 3, Manajer Operasional meminta

Bagian Record Admin untuk membuat Daftar Permintaan Kemasan

Kayu yang nantinya akan di arsip. Kemudian Manajer Operasional

akan menghubungi bagian QC untuk mengecek kondisi barang yang

akan dikirim berdasarkan PO kopi rangkap 2.

e. Jika barang sudah baik dan sesuai pesanan, QC akan membuat Surat

Jalan (SJ) 4 rangkap dan Berita acara (BA) 2 rangkap lalu

menandatanganinya. SJ dan BA diserahkan ke Helper ( pengiriman )

51

dimana nantinya SJ dan BA tersebut akan diserahkan ke pelanggan

bersama dengan barang.

f. Sebelumnya, Helper ( pengiriman ) mengambil barang di gudang

dengan menunjukan SJ dan BA ke Bagian Gudang sebagai bukti

mengeluarkan barang. Bagian Gudang akan mencatat barang yang

keluar pada Kartu Stok.

g. Pelanggan menerima barang yang dikirim beserta SJ 4 rangkap dan

BA 2 rangkap. Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan yang

tertera di SJ, maka SJ dan BA akan ditanda tangani oleh penerima

barang. BA rangkap 2 dan SJ rangkap 3 dan 4 akan disimpan oleh

Pelanggan, sedangkan Berita Acara rangkap 1 dan SJ rangkap 1 dan 2

akan diberikan ke Helper ( pengiriman ) untuk dibawa kembali ke

kantor. SJ rangkap 1 & 2 untuk bagian Keuangan dan BA rangkap 1

untuk QC.

h. Setelah mendapat SJ rangkap 1 & 2, bagian Keuangan akan membuat

Invoice sebanyak 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice. Bagian

Keuangan akan menyerahkan Invoice 3 rangkap , PO kopi 2 dan

Tanda Terima Invoice ke Helper ( pengiriman ) untuk dikirimkan ke

kantor pusat Pelanggan.

i. Kemudian Pelanggan menandatangani Invoice 3 rangkap dan Tanda

Terima Invoice, dimana nantinya Invoice rangkap 1 & 2 akan

diberikan ke Helper (pengiriman) sebagai bukti bahwa mereka telah

menerima dokumen tersebut. Dan Invoice rangkap 3 diberikan ke

Pelanggan.

52

j. Tanda Terima dan Invoice rangkap 1 & 2 diberikan ke bagian

Keuangan dan akan memasukkan ke dalam jadwal penagihan. Lalu

menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Bagian Akuntansi. Setiap Hari,

Bagian Keuangan akan mengecek daftar piutang dan akan melakukan

penagihan ke Pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dengan 3 cara,

yaitu transfer, cek, dan giro.

2 hari sebelum jatuh tempo, bagian Keuangan akan menghubungi

Pelanggan agar mereka menyiapkan pembayaran dan menanyakan

sistem pembayaran yang ingin digunakan.

Jika Pelanggan ingin transfer, maka bukti transfer harus difax ke PT.

Jasa Duta Mandiri. Tetapi jika ingin giro / cek, maka pihak

perusahaan akan mengirimkan Helper (kurir) ke Pelanggan untuk

mengambil pembayaran dengan membawa Invoice rangkap 1.

k. Kemudian Bagian Keuangan akan menyetorkan hasil pembayaran ke

bank. Bukti Setoran diterima dan dikopi. Bukti Setoran kopi untuk

diarsipkan, dan menyerahkan yang asli kepada bagian Akuntansi.

Lalu mencap Lunas Invoice rangkap 1.

l. Setelah menerima Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 dari Bagian

Keuangan, maka Bagian Akuntansi akan mengecek kedua formulir

tersebut. Jika sudah sesuai maka Bagian Akuntansi akan mencap

Lunas Invoice rangkap 2. Bukti Setoran dan Invoice tersebut akan

diarsip.

Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi harus membuat Laporan Piutang,

Penjualan dan Penerimaan kas untuk diberikan ke Direktur Keuangan

53

dan akan ditanda tangani oleh Direktur Keuangan. Dan laporan itu

akan diarsip.

3.3.3. Event Table Prosedur Penjualan Kredit

Event Internal Agent Starts when Activities in event

Menerima

Pesanan

Marketing Pelanggan

menghubungi

Bagian Marketing

- Menerima pesanan

- Mengecek stok barang ke Bagian

Gudang via telepon

- Membuat Surat Penawaran Harga

(SPH) yang disertai keterangan

mengenai diskon dalam kuantitas

tertentu dan Down-Payment (DP)

- Mengirimkan SPH ke Pelanggan

Menerima

PO

Marketing Pelanggan setuju

atas Surat

Penawaran Harga

- Menerima PO (Purchase Order)

dan DP (Down-Payment) jika

pelanggan baru

- Mengkopi PO sebanyak 3 lembar

- Menyerahkan PO kopi 1 ke bagian

QC, kopi 2 ke bagian Keuangan

dan lembar 3 untuk Manajer

Operasional

- Menyimpan PO asli

Membuat Manajer Menerima PO kopi - Membuat Daftar Permintaan

54

List Pesanan

Pelanggan

Operasional 3

Pelanggan

- Mengarsip Daftar Permintaan

Pelanggan

Menyiapkan

Pengiriman

Barang

Quality

Control

Manajer

Operasional

memerintahkan

- Mengecek kualitas barang di

gudang berdasarkan PO kopi

rangkap 2

- Membuat SJ 4 rangkap dan BA 2

rangkap

- Menyerahkan SJ 4 rangkap dan

BA 2 rangkap ke Helper (

pengiriman )

Mengirim

barang

Helper

(pengiriman)

Menerima SJ dan

BA

- Mengirimkan barang beserta SJ 4

rangkap dan Berita Acara 2

rangkap

- Meminta otorisasi Pelanggan atas

SJ dan Berita Acara

- Menyerahkan SJ rangkap 3 dan 4

dan Berita Acara rangkap 2 ke

Pelanggan

- Menyerahkan SJ rangkap 1 & 2

untuk Bagian Keuangan

- Menyerahkan BA rangkap 1 ke

Bagian QC.

55

Membuat

Invoice

Bagian

Keuangan

Pada saat menerima

SJ yang sudah

ditanda tangani

Pelanggan

- Membuat Invoice 3 rangkap dan

Tanda Terima Invoice

- Menyerahkan Invoice 3 rangkap ,

Tanda Terima Invoice dan PO

kopi 2 ke Helper ( Pengiriman )

Mengirim

Invoice

Helper (kurir)

Pada saat menerima

Invoice 3 rangkap

dari Bagian

Keuangan

- Mengirimkan Invoice 3 rangkap,

PO kopi dan Tanda Terima

Invoice ke Kantor Pusat

Pelanggan

- Meminta otorisasi atas Invoice 3

rangkap dan Tanda Terima

Invoice

- Menyerahkan Invoice rangkap 3 ke

Pelanggan

- Menyerahkan Tanda Terima

Invoice dan Invoice rangkap 1 ke

Bagian Keuangan, dan Invoice

rangkap 2 ke bagian Akuntansi

Melakukan

Penagihan

Bagian

Keuangan

Ketika invoice

Pelanggan

memasuki masa

jatuh tempo

- Mengecek Invoice yang belum

lunas

- Membuat Daftar Piutang

Pelanggan yang ingin ditagih

- Menyerahkan Invoice rangkap 1

56

kepada kurir sebagai bukti untuk

menagih

Menerima

Pembayaran

Bagian

Keuangan

Pelanggan

membayar

- Menerima cek / giro atau uang

tunai

- Menyetorkan cek / giro atau uang

tunai

- Mengkopi Bukti Setoran

- Menyerahkan Bukti Setoran asli

ke Bagian Akuntansi

- Mengarsip Bukti Setoran kopi

- Mencap lunas Invoice rangkap 1

- Mengarsip Invoice

Mencatat

Pembayaran

Bagian

Akuntansi

Menerima Bukti

Setoran

- Mencap Lunas Invoice rangkap 2

- Mengarsip Bukti Setoran dan

Invoice rangkap 2

Membuat

Laporan

Bagian

Akuntansi

Tiap akhir bulan - Membuat Laporan Piutang

Pelanggan, penjualan dan

Penerimaan Kas per bulan

- Meminta otorisasi Direktur

Keuangan

- Mengarsip Laporan Piutang dan

Laporan Penerimaan Kas

Tabel 3.1 Event Table

57

3.3.4. Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit

Actors Activities

Pelanggan

Bag. Marketing

Menerima pesanan

1. Memesan barang via telepon/email/fax

2. Menerima pesanan

3. Mengecek stok barang ke Bagian Gudang via telepon

4. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke Pelanggan

5. Jika tersedia, membuat Surat Penawaran Harga (SPH) yang

disertai keterangan mengenai diskon dalam kuantitas

tertentu dan DP bagi pelanggan baru

6. Mengirimkan SPH kepada Pelanggan

Pelanggan

Bag. Marketing

Menerima PO

7. Menerima SPH

8. Membuat Purchase Order (PO)

9. Mengirimkan PO beserta DP (Pelanggan baru) kepada

Bagian Marketing

10. Menerima PO dari Pelanggan

11. Menerima DP dari Pelanggan

12. Menyerahkan DP kepada bagian Keuangan

13. Mengkopi PO sebanyak 3 rangkap

14. Menyimpan PO asli

15. Menyerahkan PO kopi 1 ke QC

58

16. Menyerahkan PO kopi 2 ke Bagian Keuangan

17. Menyerahkan PO kopi ke 3 ke Manajer Operasional

Manajer Operasional

Record Admin

Manajer Operasional

Membuat List Pesanan Pelanggan

18. Menerima PO kopi ke 3 dari Bagian Marketing

19. Berdasarkan PO, meminta Record Admin membuat Daftar

Permintaan Kemasan Kayu

20. Membuat Daftar Permintaan Kemasan Kayu

21. Mengarsipkan Daftar Permintaan Kemasan Kayu

22. Mengarsipkan PO kopi 3

23. Memerintahkan QC untuk mengecek kualitas barang

Quality Control

Menyiapkan pengiriman barang

24. Menerima PO kopi 1 dari Bagian Marketing

25. Mengecek kualitas barang di gudang

26. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap dan Berita Acara 2

rangkap

27. Menandatangani SJ dan Berita Acara

28. Menyerahkan SJ 4 rangkap dan Berita acara 2 rangkap ke

Helper ( pengiriman )

29. Mengarsipkan PO kopi 1

Helper (pengiriman)

Bag. Gudang

Mengirimkan Barang

30. Menerima SJ 4 rangkap dan Berita Acara 2 rangkap

31. Mengambil barang di gudang

32. Mengeluarkan barang

59

Helper (pengiriman)

Pelanggan

Helper ( pengiriman)

33. Mencatat kedalam Kartu Stok

34. Mengirimkan Barang beserta SJ 4 rangkap dan Berita

Acara 2 rangkap

35. Meminta otorisasi Pelanggan atas SJ dan Berita Acara

36. Menandatangani SJ dan Berita acara

37. Menyerahkan SJ rangkap 3 dan 4 dan Berita Acara

rangkap 2 ke Pelanggan

38. Menyerahkan SJ rangkap 1 & 2 ke Bagian Keuangan

39. Menyerahkan Berita Acara rangkap 1 ke bagian Quality

Control

Bagian Keuangan

Membuat Invoice

40. Menerima PO kopi rangkap 2 dari Bagian Marketing

41. Menerima SJ rangkap 1 dan 2 dari Helper ( pengiriman )

42. Membuat Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice

43. Menyerahkan Invoice 3 rangkap, PO kopi 2 dan Tanda

Terima Invoice ke Helper (Pengiriman)

44. Mengarsipkan SJ rangkap 1 dan 2

Helper ( pengiriman)

Pelanggan

Mengirimkan Invoice

45. Mengirimkan Invoice 3 rangkap, PO kopi 2 dan Tanda

Terima Invoice ke kantor pusat Pelanggan

46. Meminta otorisasi atas Invoice 3 rangkap dan Tanda

Terima Invoice

47. Menanda tangani Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima

60

Helper ( pengiriman)

Invoice

48. Menyerahkan Invoice rangkap 3 ke Pelanggan

49. Menyerahkan Tanda Terima Invoice dan Invoice rangkap 1

dan 2 ke Bagian Keuangan

Bagian Keuangan

Helper ( pengiriman)

Pelanggan

Helper ( pengiriman)

Melakukan Penagihan

50. Menerima Tanda Terima Invoice & Invoice rangkap 1 dan

2 dari Helper ( pengiriman )

51. Menyerahkan Invoice rangkap 2 untuk Bagian Akuntansi

52. Mengarsipkan Tanda Terima Invoice

53. Mengecek Invoice yang belum lunas

54. Membuat List Piutang Pelanggan yang ingin ditagih

55. Menghubungi Pelanggan yang mendekati tanggal jatuh

tempo

56. Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada kurir sebagai bukti

untuk menagih

57. Melakukan penagihan

58. Membayar utang dengan transfer / cek / giro

59. Menerima pembayaran

60. Menyerahkan hasil pembayaran kepada Bagian Keuangan

Bagian Keuangan

Menerima Pembayaran

61. Menerima hasil pembayaran

62. Menyetorkan hasil pembayaran

63. Menghubungi Pelanggan untuk memberitahu bahwa telah

61

menerima pembayaran

64. Mengkopi Bukti Setoran

65. Menyerahkan Bukti Setoran asli ke Bagian Akuntansi

66. Mengarsipkan Bukti Setoran kopi

67. Memberikan cap lunas Invoice rangkap 1

68. Mengarsipkan Invoice rangkap1

Bagian Akuntansi

Mencatat Pembayaran

69. Menerima Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 dari

Bagian Keuangan

70. Mengecek kedua Formulir tersebut

71. Mencap Lunas Invoice rangkap 2

72. Melakukan pencatatan akuntansi

73. Mengarsip Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2

Bagian Akuntansi

Membuat Laporan

74. Membuat Laporan Piutang Pelanggan, Penjualan dan

Penerimaan Kas per bulan

75. Meminta otorisasi Direktur Keuangan

76. Mengarsip Laporan Piutang, Penjualan dan Penerimaan

Kas

Tabel 3.2 Wokflow Table

62

3.3.5. Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

63

3.4. Analisis Temuan Hasil Survey

Setelah melakukan survey ke PT. JASA DUTA MANDIRI,

ditemukan hasil survey sebagai berikut :

a. Karena sistem yang digunakan masih secara manual, sehingga sering

terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan dan laporan

piutang.

Hal tersebut diatas terjadi dikarenakan faktur – faktur penjualan yang

menumpuk ataupun hilang dan harus diperiksa ulang satu – persatu,

sehingga jika terjadi selisih sedikit saja, maka bagian Marketing harus

memeriksa ulang seluruh PO yang sudah diterima.

Rekomendasi yang diusulkan atas masalah ini adalah membuat suatu

sistem yang mempunyai basis data yang dapat menyimpan transaksi –

transaksi penjualan dan piutang yang terjadi, sehingga keutuhan data

dapat terjaga dan mampu memproduksi Laporan Penjualan atau

piutang secara up-to-date dan dapat diakses oleh pimpinan setiap saat.

b. Perusahaan memiliki Laporan Persediaan Barang tetapi kurang akurat

sehingga menyulitkan pimpinan maupun Bagian Marketing dalam

melayani pesanan Pelanggan, karena pimpinan atau Bagian

Marketing tidak mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada,

setelah mengetahui bahwa kuantitas barang tidak memenuhi pesanan

Pelanggan maka Pimpinan harus melakukan produksi pesanan

terlebih dahulu, sehingga akan memakan waktu dan dampaknya

adalah perusahaan tidak dapat memuaskan Pelanggan.

64

Rekomendasi atas masalah ini adalah pengadaan Laporan Persediaan

Barang yang akurat dengan menggunakan sistem terkomputerisasi

dan dapat dicetak setiap saat jika diperlukan.

c. Sistem Pembayaran yang kurang baik dimana Pelanggan tidak

mendapatkan bukti pembayaran dan Pelanggan harus membuat

sendiri bukti bahwa PT. Jasa Duta Mandiri telah menerima uang dari

pelanggan.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah pengadaan dokumen baru

yaitu Bukti Pembayaran untuk diberikan ke pelanggan yang

menyatakan bahwa PT. Jasa Duta Mandiri telah menerima

pembayaran.

d. Pengendalian Intern yang masih lemah antara lain :

Pencatatan nomor urut tercetak pada beberapa dokumen yang

mendukung sistem penjualan masih secara manual ( tulisan tangan )

sehingga rawan terjadinya redudancy data.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah pengadaan suatu sistem

otomatis yang dapat mencetak dokumen dimana semua dokumen

tersebut secara otomatis langsung men-generate nomor urut sehingga

tidak terjadi campur tangan user yang dapat menyebabkan kesalahan,

contohnya seperti adanya 2 form pesanan dengan nomor yang sama

tetapi berbeda Pelanggan.

65

3.5. Identifikasi Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan antara lain :

1. Surat Penawaran Harga

Surat Penawaran Harga dibutuhkan untuk :

a. Memberikan informasi kepada Pelanggan mengenai harga dan

kuantitas barang yang tersedia.

b. Dokumen sumber untuk pembuatan PO ( Purchase Order ) bagi

pelanggan.

Surat Penawaran Harga dibutuhkan oleh Bagian Marketing dan

pelanggan.

2. Form Pesanan

Form Pesanan dibutuhkan untuk :

a. Mencatat kembali pesanan Pelanggan untuk mengkonfirmasi bahwa

pesanan yang dipesan oleh pelanggan akan diproses.

b. Mempermudah dalam pencarian data karena memiliki nomor urut

yang tercetak secara otomatis

c. Dokumen Sumber untuk melakukan pengecekan barang

Form Pesanan dibutuhkan oleh Pelanggan, Bagian Marketing, Bagian

Quality Control, dan Bagian Keuangan.

3. Berita Acara

Berita Acara dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui kualitas barang yang akan dikirim ke Pelanggan

b. Meyakinkan Pelanggan bahwa barang sudah dicek dan berkualitas

baik.

66

c. Dokumen Sumber untuk pembuatan Surat Jalan.

Berita Acara dibutuhkan oleh Bagian Gudang dan bagian Quality

Control.

4. Surat Jalan

Surat Jalan dibutuhkan untuk :

a. Mencatat barang – barang yang dipesan oleh Pelanggan untuk

dikirim

b. Sebagai bukti bagi perusahaan bahwa barang yang diterima sudah

benar dan diterima dengan baik

c. Sebagai bukti untuk menagih pembayaran ke Pelanggan.

d. Sebagai dasar untuk pembuatan Invoice

Surat Jalan dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ), Bagian

Keuangan, dan Bagian Akuntansi.

5. Kartu Stok

Kartu Stok dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui sisa stok barang yang ada

b. Mengetahui barang yang masuk dan barang keluar

c. Sebagai pengendalian internal atas perlindungan asset yang ada.

Kartu Stok dibutuhkan oleh Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi.

6. Invoice

Invoice dibutuhkan untuk melakukan penagihan kepada Pelanggan

yang berisi total harga pembelian yang harus dibayar. Invoice

dibutuhkan oleh Pelanggan, Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.

67

7. Bukti Pembayaran.

Bukti Pembayaran dibutuhkan untuk :

a. Mencatat pembayaran dari transaksi penjualan yang terjadi

b. Dokumen sumber untuk pembuatan Laporan

c. Dokumen sumber untuk pembuatan jurnal oleh Bagian Akuntansi.

Bukti Pembayaran dibutuhkan oleh Bagian Keuangan dan Bagian

Akuntansi dan Pelanggan.

Laporan yang dibutuhkan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI dalam sistem

penjualan adalah sebagai berikut :

1. Laporan Barang Paling Laku

Laporan Barang Paling Laku dibutuhkan untuk mengetahui:

a. Barang apa yang paling sering dibeli oleh Pelanggan.

b. Sebagai dasar untuk pembuatan atau pembelian kembali barang-

barang yang dibutuhkan tersebut.

Laporan Barang Paling Laku dibutuhkan oleh Manajer Marketing,

Bagian Marketing, dan Pimpinan

2. Laporan Penjualan

Laporan Penjualan dibutuhkan untuk mengetahui :

a. Seberapa banyak transaksi penjualan yang dilakukan setiap hari

b. Mengetahui jumlah pendapatan penjualan dalam jangka waktu

tertentu

Laporan Penjualan dibutuhkan oleh Bagian Akuntansi, Manajer

Marketing, dan Pimpinan.

68

3. Laporan Piutang

Laporan Piutang dibutuhkan untuk mengetahui :

a. Jumlah piutang Pelanggan.

b. Tanggal jatuh tempo dari setiap piutang

Laporan Piutang dibutuhkan oleh Bagian Marketing, Bagian

Keuangan, Bagian Akuntansi dan Pimpinan

4. Laporan Penerimaan Kas

Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan untuk :

a. Mengetahui banyaknya pendapatan per hari, per bulan, dan per

tahun.

b. Sebagai landasan untuk mengambil langkah ke depan

c. Mengetahui apakah keuntungan bertambah atau tidak.

Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan oleh Bagian Keuangan, Bagian

Akuntansi dan Pimpinan

69

Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi

Status Keterangan

Informasi Sudah

Ada

Belum

Ada Butuh

Tidak

Butuh

Surat Penawaran Harga v v

Daftar Permintaan kemasan kayu v v

Form Pesanan v v

Berita Acara v v

Surat Jalan v v

Kartu Stok v v

Tanda Terima Formulir v v

Invoice v v

Bukti Pembayaran v v

Laporan Barang Paling Laku v v

Laporan Penjualan per Pelanggan v v

Laporan Penjualan per Periode v v

Laporan Piutang per Pelanggan v v

Laporan Piutang per Periode v v

Laporan Penerimaan kas per Pelanggan v v

Laporan Penerimaan kas per Periode v v