BAB 3

Gambaran Umum Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Prima Sarana Solusi adalah sebuah perusahaan distributor dan

penyedia aplikasi dan optimasi WAN yang bergerak dalam bidang

penjualan perangkat keras / hardware (bandwidth optimizer). Dimana

produk-produk yang dijual merupakan produk yang diimpor dari

Australia.

Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Iwan Setiawan dan Bapak

Irawan Mulyadi pada tahun 2007. PT. Prima Sarana Solusi berlokasi di

Jalan Jenderal Sudirman Kavling 2 Karet Tengsin Tanah Abang,Gedung

Arthaloka Lantai 15 Jakarta Pusat 10220 dan merupakan distributor

tunggal di Indonesia yang telah menjalin kerjasama dengan Exinda,

sebuah perusahaan penyedia aplikasi dan optimasi WAN di Australia dan

mulai berkembang tahun 2008 sampai pada saat ini.

Pelanggan PT Prima Sarana Solusi sebagian besar bukan sebagai

pengguna akhir (end user) melainkan supplier sebagai penghubung jalur

distribusi barang bandwidth optimizer.

PT. Prima Sarana Solusi tercatat telah membantu pelanggan untuk

meningkatkan produktivitas dan memperluas pasar mereka. Dengan

kekuatannya dan hemat biaya produk dan solusi bagi pelanggan

perusahaan.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.2.1 Visi Perusahaan

Untuk menjadi pemimpin Business Solution Provider dengan

menawarkan suatu terobosan dalam bidang Enterprise Business

Solutions, Managed Services Enterprise, securities , dan infrastruktur IT

di Indonesia.

3.2.2 Misi Perusahaan

Untuk menjadikan perusahaan klien menjadi yang terbaik dan

memungkinkan para pengambil keputusan di semua tingkatan perusahaan

tersebut untuk meningkatkan data perusahaan yang terintegrasi dengan

lebih baik, lebih cepat mengambil keputusan sehingga mendorong garis

atas dan bawah pertumbuhan perusahaan.

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

3.3.1 Uraian Jabatan

Dalam menjalankan suatu usaha, setiap perusahaan selalu

berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian

tujuan tersebut membutuhkan kerja sama individu dalam perusahaan,

baik vertikal maupun horizontal. Agar kerja sama tersebut berjalan

dengan baik dan tepat, maka perlu adanya pembagian tugas, wewenang,

dan tanggung jawab mas ing-masing anggota dalam perusahaan yang

telah terencana dan terstruktur dalam suatu struktur organisasi

perusahaan.

Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Direktur

Tugas:

• Menyusun kebijakan-kebijakan yang akan

digunakan di dalam perusahaan

• Menentukan langkah-langkah kebijakan

yang akan diambil oleh perusahaan.

• Menetapkan target yang akan dicapai oleh

perusahaan.

• Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan

yang terdapat dalam perusahaan secara

menyeluruh agar sesuai dengan tujuan dan

kebijaksanaan perusahaan.

Wewenang:

• Mengambil keputusan terhadap jalannya

perusahaan yang dipimpin.

• Meminta pertanggungjawaban dari

Manager atas pelaksanaan-pelaksanaan

yang telah ditentukan sesuai dengan aturan

dan kebijakan yang berlaku di dalam

perusahaan.

2. Manager

Tugas:

• Bertanggung jawab untuk mengkoordinir

dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan

oleh masing–masing bagian agar sesuai

dengan tujuan dan kebijakan yang

ditetapkan oleh perusahaan.

• Memberikan laporan yang dihasilkan oleh

seluruh bagian dan mendiskusikan keadaan

perusahaan, masalah, dan rencana

perusahaan dengan direktur.

Wewenang:

• Memberikan persetujuan untuk

mempekerjakan calon pegawai baru yang

diperlukan perusahaan dan berwenang pula

untuk memberhentikan pegawai tersebut

apabila tidak menjalankan tugasnya dengan

baik.

3. Divisi Marketing

Tugas:

• Bertanggung jawab atas pencapaian target

penjualan sesuai yang telah ditetapkan.

• Merencanakan dan membuat strategi

penjualan untuk mencapai jumlah

penjualan yang maksimal.

Wewenang:

• Menyampaikan pendapat kepada Manager

tentang hal-hal yang berhubungan dengan

kegiatan di bagian penjualan.

4. Finance

Tugas:

• Mengeluarkan uang dan transaksi-transaksi

pembayaran.

• Membuat dan mencetak sales order.

• Melakukan follow up.

• Menghitung dan meng-input pajak.

Wewenang:

• Menyampaikan pendapat kepada Manager

tentang hal-hal yang berhubungan dengan

kegiatan di bagian finance.

5. Divisi Gudang

Tugas:

• Menyimpan barang

• Mengirim barang

Wewenang:

• Menyampaikan pendapat kepada Manager

tentang hal-hal yang berhubungan dengan

kegiatan di bagian gudang

6. Divisi IT

Tugas:

• Mengawasi kinerja sistem di perusahaan

terutama bila terjadi error dalam sistem

perusahaan dan bila terserang oleh virus.

• Bertanggung jawab terhadap seluruh

kegiatan sistem perusahaan.

Wewenang:

• Memproteksi sistem bila terjadi penyusup

dan ada virus yang menyerang sistem.

• Menyampaikan pendapat kepada Manager

tentang hal–hal yang berhubungan dengan

kegiatan di bagian IT.

3.4 Sistem Yang Berjalan

3.4.1 Uraian Prosedur

Sistem yang berjalan yang sedang berjalan pada PT. Prima Sarana Solusi

adalah sebagai berikut:

1. Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan. Divisi Marketing

akan mengecek ke dalam database apakah pelanggan tersebut

adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan

baru, maka divisi Marketing akan mencatat nama pelanggan ke

dalam database. Setelah itu, divisi Marketing mencatat pesanan

dari pelanggan. Setelah itu pesanan yang telah dicatat akan

diberikan kepada bagian finance.

2. Divisi Finance membuat Sales Order rangkap 3 dan menagih

pembayaran down payment 50% lama order pemesanan selama

1minggu dimana:

• Rangkap 1 untuk diarsip oleh divisi Finance.

• Rangkap 2 untuk dikirim kepada divisi Gudang.

• Rangkap 3 untuk diserahkan kepada pelanggan sebagai

bukti pembelian.

3. Ketika pelanggan harus membayar 50% DP sebagai tanda jadi,

divisi Finance membuat invoice sebagai tanda bahwa pelanggan

telah melakukan pelunasan DP 50%.

4. Setelah barang datang, divisi Gudang membuat Surat Jalan

sebanyak 2 rangkap dimana:

• Rangkap 1 untuk diserahkan kepada divisi finance

sebagai barang bukti penagihan.

• Rangkap 2 untuk diarsipkan oleh divisi gudang sebagai

bukti bahwa barang telah keluar.

5. Setelah mendapatkan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-1 dari divisi

Gudang, maka divisi finance akan membuat Faktur Pengiriman

dan Penagihan (FPP) sebanyak 2 (dua) rangkap dimana rangkap

ke-1 untuk diarsipkan oleh divisi finance, dan rangkap ke-2

diserahkan kepada divisi gudang untuk melakukan penagihan

kepada pelanggan.

6. Divisi gudang setelah mendapatkan FPP rangkap ke-2 maka

langsung melakukan pengiriman barang dan melakukan

penagihan. Dan disaat melakukan penagihan, pelanggan harus

menunjukkan Sales Order rangkap ke-3 (tiga) dan saat itu juga

pelanggan harus melunasi sisa pembayaran 50%.

7. Setelah mendapatkan sisa pembayaran 50%, maka divisi gudang

menyerahkan uang pembayaran kepada finance untuk dicatat ke

dalam jurnal.

8. Pada setiap akhir bulan, divisi finance akan mencetak laporan-

laporan berupa laporan penjualan, laporan neraca, laporan laba

rugi, laporan pajak, sales order, laporan transaksi-transaksi

pembayaran, dan laporan pengeluaran kas.

3.4.2 Overview Activity Diagram

Adapun Overview Activity Diagram (OAD) dari sistem informasi

penjualan tunai dari PT Prima Sarana Solusi.

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT Prima Sarana Solusi

3.4.3 Rich Picture

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Berjalan PT Prima Sarana Solusi

3.4.4 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan yang digunakan adalah

sebagai berikut :

1. Sales Order

Sales Order di-input oleh divisi finance. Sales order yang

di-input berdasarkan pesanan dari pelanggan ataupun

calon pelanggan.

2. Down Payment

Down Payment adalah pembayaran awal/uang muka

terhadap barang yang dipesan oleh pelanggan.

3. Surat Jalan

Surat Jalan adalah surat yang dikeluarkan oleh divisi

gudang untuk disertakan dalam pengiriman barang.

4. Laporan Neraca

Adalah laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk

menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada akhir

periode tersebut.

5. Laporan Penjualan

Laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk

menjelaskan penjualan perbulan kepada manager.

6. Laporan Laba-Rugi

Laporan yang dibuat untuk mengetahui apakah perusahaan

mengalami defisit atau surplus.

7. Laporan Pajak

Laporan yang dibuat untuk menghitung pajak yang harus

perusahaan bayarkan kepada pemerintah.

8. Laporan Transaksi-Transaksi Pembayaran

Laporan yang menunjukan pembayaran yang dilakukan

oleh pelanggan kepada perusahaan.

9. Laporan Pengeluaran Kas

Laporan yang dibuat untuk menjelaskan pengeluaran

perusahaan selama periode tertentu.

3.4.5 Spesifikasi Hardware, dan Software

3.4.5.1 Spesifikasi Hardware

PT.Prima Sarana Solusi memiliki beberapa komputer sebagai

berikut:

1. Menggunakan laptop HP tipe Presario CQ40-606TU (6

buah)

o Processor TypeIntel Core 2 Duo Processor

o Standard Memory 2 GB DDR2 SDRAM PC-6400

o Hard Drive Type320 GB Serial ATA 5400 RPM

2. Macbook Apple tipe 466 (7 buah), spesifikasinya sebagai

berikut:

o Platform : Intel Centrino Duo Processor

Technology

o Processor : 2.0GHz Intel Core 2 Duo

o Hard Drive : 160GB Serial ATA; 5400 rpm

3. Lima (5) Unit Komputer Home Office

o Processor : Intel Core 2 Duo

ProcessorTechnology Intel®

Core™ 2 Duo CPU E 4600

@ 2.40 GHz

o Memory : 2048MB RAM

3.4.5.2 Spesifikasi Software

o Operation System Windows Vista Home Premium version

2008.

o Software yang digunakan untuk sistem penjualan adalah

Accurate 2000 version 3.4.

o Software yang digunakan untuk mengantisipasi virus adalah

Kaspersky Internet Security Protection version 2009.

o Software yang digunakan untuk Macbook Apple tipe 466

adalah: Operation System Mac OS X v10.5 Leopard

o Software yang digunakan untuk HP Presario CQ35-109TU

adalah Operation System Windows Vista.

3.5 Keamanan, Operasional, Boundary, Input, dan Output data

3.5.1 Keamanan Data

Pengendalian keamanan dilakukan untuk memastikan apakah

sistem keamanan yang terdapat di dalam suatu perusahaan memenuhi

standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengendalian keamanan

yang dilakukan berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil observasi,

checklist,dan wawancara dengan divisi IT, manager dan manajemen

gedung.

3.5.2 Operasional Data

Pengendalian operasional di dalam suatu perusahaan perlu

dilakukan untuk mengetahui apakah sistem operasional perusahaan sudah

berjalan dengan baik dan memenuhi prosedur yang berlaku. Pengendalian

operasional dilakukan dengan melakukan wawancara dengan divisi IT

dan manager.

3.5.3 Boundary Data

Untuk menjaga keamanan sistem perusahaan dari pihak – pihak

yang berkepentingan maka pada sistem komputer dibuat pengamanan

berupa identifikasi user, penggunaan PIN atau Password yang diberikan

pada bagian yang mendapatkan otorisasi atau wewenang dalam

penggunaan sistem. Boundary yang diterapkan berdasarkan hak akses

pada tiap bagian yang berhubungan dengan penjualan adalah sebagai

berikut : divisi Finance, divisi Marketing, divisi Gudang, Manager , dan

divisi IT.

3.5.4 Input yang Dilakukan

Pengendalian input dilakukan berdasarkan hasil peng-inputan data

yang dilakukan oleh divisi finance, marketing, dan gudang. Penginputan

data dilakukan berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan melalui

software Accurate 2000 versi 3.4 yang langsung diakses melalui data

master dan transaksi hasil penginputan data.

3.5.5 Output yang Dihasilkan

Berdasarkan input yang dimasukan ke dalam sistem, maka

menghasilkan output yang akan diberikan ke divisi Finance yaitu

sebagai berikut :

o Laporan Penjualan

o Laporan Rugi / Laba

o Laporan Neraca

o Sales Order

o Surat Jalan

3.6 User Manual

Menu Login :

• Membuka database perusahaan.

• Login ke software dengan user id dan password.

• User id dan password harus benar.

• Jika user salah memasukkan user id dan password, maka akan muncul

message box : “gagal login”.

Menu Utama :

• Berkas

• Persiapan

• Daftar

• Aktifitas

• Laporan

• Jendela

• Bantuan

• Buku Besar

• Kas Bank

• Persediaan

• Penjualan

• Pembelian

• Aktiva Tetap

• Daftar

Menu Berkas :

• Data baru

• Membuka data

• Menutup data

• Simpan dengan alias

• Cadangan data

• Pakai data cadangan

• Perbaikan data

• Ekstrator

• Importer

• Upgrade data versi 1

• Impor data perusahaan

• Batal impor data perusahaan

• Tutup buku perusahaan

• Keluar

Menu Persiapan

• Info perusahaan

• Preferensi

• Profil pengguna

• Ubah kata kunci

• Persiapan singkat

• Rancangan daftar formulir

• Mata uang

• Daftar akun

• Buku besar

o Bukti jurnal umum

o Histori buku besar

o Saldo akun

o Anggaran akun

• Kas dan bank

o Buku bank

o Pembayaran lain

o Penerimaan lain

• Pelanggan

• Penjualan

o Pesanan penjualan

o Pengiriman pesanan

o Faktur penjualan

o Retur penjualan

o Penerimaan pelanggan

• Pemasok

• Pembelian

o Pesanan pembelian

o Penerimaan barang

o Faktur pembelian

o Retur pembelian

o Pembayaran pemasok

• Barang dan jasa

• Pembiayaan pesanan

• Persediaan

o Daftar gudang

o Barang per gudang

o Pemindahan barang

o Penyesuaian

o Kategori barang

o Penyesuaian harga jual

• Aktiva tetap

o Tipe aktiva tetap pajak

o Tipe aktiva tetap

o Daftar aktiva tetap

• Daftar lain

o Kode pajak

o Syarat pembayaran

o Jasa pengiriman

o Tipe pelanggan

o Batasan komisi

o Penjual

Aktifitas

• Buku besar

• Buku jurnal umum

• Kas dan bank

• Pembayaran lain

• Penerimaan lain

• Rekonsiliasi bank

• Penjualan

• Pesanan penjualan

• Pengiriman pesanan

• Faktur penjualan

• Retur penjualan

• Penerimaan pelanggan

• Pembelian

• Pesanan pembelian

• Penerimaan barang

• Faktur pembelian

• Retur pembelian

• Pembayaran pemasok

• Barang dan jasa

• Penyesuaian persediaan

• Pindah barang

• Set harga penjualan

• Grup

• Membuat gudang

• Pembiayaan pesanan

• Aktiva tetap baru

• Periodik

• Proses akhir bulan

• Pengingat

• Audit

• Lain – lain

• Menu penjelajah

• Alat hitung

Laporan

• Laporan Keuangan

• Laporan Keuangan Kustomisasi

• Grafik analisis keuangan

o Laporan keuangan (neraca)

o Laporan Keuangan (laba rugi)

o Sistem dupont

o Arus kas

• Laporan pemeriksanaan

• Buku besar

• Kas dan bank

• Aktiva tetap

• Laporan penjualan

• Piutang dan pelanggan

• Laporan pembelian

• Hutang dan pemasok

• Persediaan

• Gudang

• Pembiayaan pesanan

• Laporan pajak

• Laporan lain-lain

• SPT tahunan

• PPN / PPN BM

• Laporan tersimpan

• Laporan terdesain

• Fast Report Files (*.frf)

Jendela

• Berjajar

• Urut bertumpuk

• Tutup semua

Bantuan

• Accurate

• Tentang accurate

• Pendaftaran

3.6.1 Print Screen Tampilan Software

1. Menu Login

Gambar 3.4 Contoh Tampilan Menu Login

Tampilan menu login PT. Prima Sarana Solusi berisikan id

pengguna dan kata kunci dari pengguna sehingga pegawai dapat

melakukan otorisasi sesuai dengan kegiatan user dalam mendapatkan

sumber informasi berdasarkan kewenangan.

2. Pesanan Penjualan

Gambar 3.5 Contoh Tampilan Menu Pesanan Penjualan

Tampilan menu pesanan penjualan PT. Prima Sarana Solusi

berisikan tanggal, waktu, sales order number, nama pelanggan, alamat

pelanggan, nomor barang, nama barang, jumlah barang, harga barang,

diskon dan total uang. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat

juga command button yang membantu user untuk mencari informasi

berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru,

menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.

3. Pengiriman Pesanan

Gambar 3.6 Contoh Tampilan Menu Pengiriman Pesanan

Tampilan menu pengiriman pesanan berisikan nomor pemesanan,

nomor pengiriman, tanggal pengiriman, nama pelanggan, alamat

pelanggan nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon dan total

uang. Pada aplikasi menu pengiriman pesanan terdapat juga command

button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item

untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan

tutup, batal, preview dan kirim pesanan.

4. Faktur Penjualan

Gambar 3. 7 Contoh Tampilan Menu Faktur Penjualan

Tampilan menu faktur penjualan berisikan nama salesman, id

pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan purchase order number,

invoice number, invoice date, kurs nilai tukar, jenis penjualan, tanggal

pengiriman, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon,

description dan total uang. Pada aplikasi faktur penjualan terdapat juga

command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa

list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru,

menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.

5. Penerimaan Pelanggan

Gambar 3.8 Contoh Tampilan Menu Penerimaan Pelanggan

Tampilan menu penerimaan pelanggan berisikan kode pelanggan,

nama pelanggan, nomor formulir, tanggal pembayaran, nama bank, jenis

mata uang, cheque number, cheque date, memo, nomor invoice, tanggal,

tanggal diskon, total jumlah pembayaran. Pada aplikasi menu pesanan

penjualan terdapat juga command button yang membantu user untuk

mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan

dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim

pesanan.

6. Ringkasan daftar pesanan penjualan

Gambar 3. 9 Contoh Tampilan Menu Daftar Pesanan Penjualan

Tampilan menu daftar pesanan penjualan terdapat nomor

pemesanan, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, nama pelanggan,

jumlah, biaya kirim, total setelah biaya kirim, dan status pemesanan. Pada

aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga menu bar yang membantu

user untuk mencari informasi berupa menu list yaitu modifikasi, pilihan

halaman, cetak, excel, buka, simpan, kirim dengan email, memorize,

refresh, desain, dan cari kata.