40

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG

BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

Enseval merupakan bagian dari PT. Kalbe Farma, dimana Enseval

menjadi bagian dari PT. Kalbe Farma sejak September 1966. Kalbe Farma

memulai awal bisnisnya dalam bidang farmasi sebagai manufaktur dan

perusahaan dagang untuk produk jadi dan bahan mentah.

Dalam tahun 1975, departemen penjualan dan distribusi memulai dari

peralatan-peralatan medis terutama untuk pemasaran institutional dalam

penambahan untuk perdagangan farmasi. Di tahun 1978, departemen penjualan

dan distribusi memperluas aktivitasnya untuk melibatkan produk pelanggan.

Di tahun 1980, berdasarkan peraturan baru mengenai departemen

kesehatan, departemen penjualan dan perdagangan Kalbe Farma harus

dilakukan pemisahan fungsi manufaktur antara keduanya. Pihak menajemen

memutuskan untuk menciptakan sebuah perusahaan cabang untuk melakukan

distribusi dan aktivitas perdagangan lalu di bentuk Enseval sebagai perusahaan

perdagangan dan distribusi yang berdiri pada tahun 1 April 1980.

Sebagai sasaran dari shareholder Enseval menciptakan transparansi

dalam merespon perdagangan aset, kemudian Enseval mengabungkan

41

keseluruhan asetnya yang ada dengan PT Arya Gupta Cempaka dan merubah

nama menjadi PT Enseval Putera Megatrading pada 1 Oktober 1993.

Surat Izin Usaha Perdagangan : 00318/1.824.271

Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.000

Re-organisasi juga merupakan salah satu sasaran perusahaan yang ingin

di capai, untuk kelompok-kelompok anak perusahaan yang sesuai dengan

kriteria BAPEPAM, otoritas regulasi mengenai pemasaran stok di indonesia,

dalam JSX juga (Jakarta stock Exchange). Sesuai Pengendalian untuk

penggabungan modal tersebut, Enseval menggabungkan 83,33 % dari

kepemilikan saham dalam PT Tri Spata Jaya untuk mengkonsolidasikan

seluruh distribusinya dengan PT Enseval Putera Megatrading ,Tbk.

Enseval memiliki misi untuk menyediakan prinsip dengan pelayanan

dan penjualan distribusi secara total :

1.Untuk menyediakan distribusi nasional secara efisien dan efektif

2.Untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik untuk pusat dan

pelanggan.

Pelayanan distribusi sesuai dengan masing-masing perusahaan.

Pelayanan yang terus menerus, dan sangat tinggi dengan pelatihan yang

konsisten. Pengiriman yang cepat untuk semua pelanggan. Laporan penjualan

yang terjamin kerahasiaanya, real time dan tepat jika diminta oleh kantor pusat.

Pengalaman dan kemampuan profesional kita membuat kita mendapatkan

kesempatan untuk memperluas bisnis pelayanan dan aktivitas.

42

Kantor Pusat PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk bertempat di:

Jl. Pulo Lentut No.10

Kawasan Industri Pulogadung

Jakarta 13920 – Indonesia.

Phone : (021) 46822422

Fax : (021) 46822412 – 14

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi penyedia layanan logistik dan jasa kesehatan regional

terkemuka, dengan mengutamakan pelayanan pelanggan dan

kegiatan operasi yang terpadu.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Menyediakan jasa layanan logistik yang unggul dan terpadu untuk

produk-produk perawatan kesehatan dan produk sejenisnya.

Core Values

1. Memberikan yang terbaik kepada pelanggan

2. Integritas

3. Gigih untuk mencapai yang terbaik

4. Kerjasama yang kokoh

5. Inovasi

6. Tangkas dan lincah

43

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Enseval Putera Megatrading,Tbk

Organization Structure

Year of 2007

Gambar 3.1 Struktur organisasi

Sumber : PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

President director

Sales Division

Branch Operation

Supply chain

operation &service

Finance accounting

& Gen .Affair

MIDI,MRT & public relation

People &

system

Ethnical Dept

Nutritional Dept

OTC Dept

Consumer Internal

Consumer External

West region

East region

Demand Planning

Warehouse

SCM & biz solution

Finance

Accounting

GA,Personel &legal

Purchasing

Corporate secretary

MIDI Dept.

MRT Dept.

Public relation

HRD Dept.

IT Dept

Internal Audit

Management

System

44

3.3 Uraian Tugas dan tanggung jawab

Proses bisnis dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar,

efektif dan efisien bila terdapat struktur organisasi yang tersusun dengan baik yang

meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pada setiap bagian yang digambarkan

secara jelas dalam struktur organisasi perusahaan tersebut.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan pada PT.

Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sebagai berikut :

1. Presiden direktur

Tugas dan tanggung jawab:

• Bertanggung jawab baik kedalam maupun keluar perusahaan yang

menyangkut seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

• Mengawasi setiap divisi dalam melaksanakan tugasnya.

2. Finance accounting dan General Affair

Tugas dan tanggung jawab:

• Membuat perencanaan budget dan non budget

• Melakukan kontrol terhadap keuangan dan sumber- sumber dana

• Bertanggungjawab dalam aktivitas perbankan

3. Finance

Tugas dan tanggung jawab:

• Tugasnya lebih cenderung mengarah pada keuangan perusahaan

• Menangani keluar masuknya uang (Cash flow)

• Membantu Finance accounting dan General Affair untuk menangani

keuangan perusahaan

45

4. Accounting

Tugas dan tanggung jawab:

• Bertanggung jawab terhadap pembuatan laporan keuangan, dan

dokumentasi akuntansi.

• Manangani hasil transaksi perusahaan

5. Purchasing

Tugas dan tanggung jawab:

• Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian

• Menyetujui dan memeriksa kebutuhan kirim dari kantor cabang

• Mengajukan permintaan pembelian barang ke principal

6. Demand Planning

Tugas dan tanggung jawab:

• Melakukan riset pasar dan perencanaan penjualan

• Merencanakan strategi umum pemasaran baik ekspor dan domestik

• Mengajukan permintaan pembelian

7. Warehouse

Tugas dan tanggung jawab:

• Menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan

barang

• Menyiapkan barang yang akan dikirim ke kantor cabang

• mengatur arus keluar masuknya barang dagangan

• mengecek stok barang.

46

3.4 Sistem Yang Berjalan

3.4.1 Uraian proses pembelian kredit pada PT Enseval Putera Megatrading,

Tbk

Bagian sales dan marketing dari kantor cabang mengadakan rapat

tentang realistis demand pasar untuk membuat perkiraan rencana jual

(forecast) untuk 3 bulan ke depan. Lalu bagian Sales menginput data

rencana jual. Data rencana jual tersebut ditarik ke kantor pusat melalui

sistem, kemudian pada saat akhir bulan data stok barang (Ending stok) dari

masing-masing kantor cabang ditarik ke kantor pusat dan data stok barang

pada masing-masing cabang tersebut diproses melalui sistem dengan

mengurangi angka rencana jual dengan stok yang ada di cabang, kemudian

muncul total barang per produk yang dibutuhkan masing- masing cabang.

Hasil dari perhitungan tersebut yang akan dibuat dokumen KK( kebutuhan

kirim) yang akan di pesan oleh kantor pusat kepada principal.

Kemudian bagian pembelian di kantor pusat menginput dokumen

purchase order (PO) sesuai dengan jumlah barang yang dibutuhkan

seluruh kantor cabang.

Purchase Order dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada:

1. Rangkap 1 diberikan kepada principal

2. Rangkap 2 diarsip

Bagian penerimaan barang menerima barang dari principal disertai

Surat Jalan (SJ). Kemudian bagian penerimaan barang akan mengecek

kesesuaian barang dengan PO dan SJ yang diterima melalui sistem, setelah

itu bagian penerimaan akan melakukan pemeriksaan fisik mengenai jenis,

47

kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari principal. Apabila sesuai,

bagian penerimaan akan menandatangani SJ, SJ tersebut akan digunakan

sebagai bukti untuk pembuatan Receiver. Lalu bagian penerimaan barang

menginput dokumen Receiver.

Receiver dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada :

1. Rangkap 1 diarsip

2. Rangkap 2 diberikan kepada bagian akuntansi

Pembayaran dilakukan dengan jangka waktu 30 sampai 60 hari ke depan

sesuai dengan yang telah disepakati dengan principal .

Bagian akuntansi menerima Receiver dari bagian penerimaan

barang. Sedangkan Faktur dan SJ asli diterima bagian akuntansi

beberapa hari setelah barang diterima. Kemudian bagian akuntansi akan

membandingkan kesesuaian Receiver dengan Faktur tersebut. Jika sesuai

maka bagian akuntansi akan menginput dokumen Payment Voucher .

Payment Voucher dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada:

1. Rangkap 1 diberikan kepada kasir

2. Rangkap 2 diarsip

Kemudian Payment Voucher tersebut diberikan kepada kasir. Pada saat

jatuh tempo kasir melakukan pelunasan pembayaran melalui transfer

kepada principal.

48

3.4.2 Diagram dari proses yang berjalan

mulai

Bagian sales danmarketing cabang

Membuat rencanajual 3 bln kedepan

1

Bagian Pembelian

1

MembuatPurchase Order

(PO)

FilePO

PO 12

BagianPenerimaan brg

Mengecekbarang

sesuai PO

FilePO

FileReciver

2

Bagian accounting

2dari

principal

Membuat paymentvoucher

FilePaymentvoucher

3

T

Bagian kasir

3

paymentvoucher

Membayartagihan

T

T

12

1

keprincipal

Kantor Pusat

memerimabarang dari

principaldisertai SJ

sesuaitidak

YA

Membuatreciver

SJ

2

Buktitransfer

barangtidak diterima

Selesai

Melakukanperhitungan

stok di seluruhkantor

cabangrencana

jual

rencana jual

Kebutuhankirim( KK)

Filestokbarang

1

Receiver2

PaymentVoucher

FakturSJ

Receiver

PaymentVoucher

21

menandatangani

SJ

Membandingkandokumen

FakturSJasli

FilePO

Filerenca

na jual

Receiver12

Keprincipal

SJ 1

2

SJTTD

12

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Informasi Pembelian Kredit Pada

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

49

3.4.3 Uraian Aplikasi yang digunakan

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk menggunakan beberapa

teknologi untuk menunjang pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

yaitu dengan menggunakan spesifikasi Hardware dan Software sebagai

berikut:

1. Hardware

Monitor 14“

Pentium IV

Server Sun Microsystem

Jaringan :Wifi, Intranet, extranet, LAN, WAN

Printer Laser jet, Desk jet, Ink Jet

AC

UPS (Uninteruptable Power Supply)

2. Software

Window XP

Aplikasi oracle 11.5.9

Sistem Basis Data Oracle 9.2.0.7

50

3.4.4 User manual dari aplikasi

Aplikasi program pada PT Enseval Putera Megatrading Tbk.

Gambar 3.3 Layar Login

Tampilan ini adalah tampilan layar login sebelum user masuk kedalam aplikasi, user

harus mengisi username dan password sesuai dengan otoritas masing-masing

departmen, kemudian user dapat memilih tombol “login” untuk masuk ke aplikasi

berikutnya.

Gambar 3.4 Layar login error

51

Tampilan ini adalah tampilan error, tampilan ini akan keluar jika user salah mengentri

username atau password.

Gambar 3.5 Layar navigator bagian pembelian

Tampilan ini adalah tampilan menu utama dari departmen pembelian pada PT.Enseval

Putera Megatrading, Tbk . User dapat memilih menu purchase order untuk pembuatan

dokumen Purchase Order (PO), kemudian user memilih tombol ”open” untuk

melanjutkan pengentrian data dalam pembuatan dokumen PO.

52

Gambar 3.6 Layar Purchase Order

Tampilan ini adalah tampilan menu purchase order, Buyer adalah nama user yang telah

terotorisasi untuk mengentri PO dan keluar secara otomatis setelah membuka menu

PO.

1. user dapat memilih nama principal yang berkaitan, dan sistem akan otomatis

menampilkan alamat atau lokasi principal (site), Bill-To pada kantor pusat, dan

tanggal pembuatan dokumen PO sesuai dengan hari dan tanggal yang dibuat oleh

user.

2 user mengetik description untuk menjelaskan kemana barang akan dikirim dan untuk

bulan apa barang tersebut harus dikirim ke kantor cabang sesuai pesanan.

3 user dapat mengisi item barang, quantity sesuai dengan pesanan yang dibutuhkan,

user dapat mengisi kolom “need to” sebagai tanggal barang yang harus dikirim ke

kantor cabang.

53

4 Untuk mengisi jangka waktu pembayaran sesuai kesepakatan dengan principal, user

dapat memilih tombol “terms”.

5 Jika user sudah selesai mengisi PO, user dapat memilih “save” dan No PO akan

terisi otomatis oleh sistem.

PO yang sudah disetujui akan berstatus approve. jika belum disetujui akan berstatus

incomplete.

Tombol “currency” dan “shipment” tidak digunakan dalam pengentrian dokumen PO

Gambar 3.7 Layar navigator bagian penerimaan barang

Tampilan ini adalah tampilan menu utama dari departmen penerimaan barang pada PT.

Enseval Putera Megatrading, Tbk . User dapat memilih menu Receiving transactions

untuk pembuatan dokumen Receiver kemudian user memilih tombol ”open” untuk

melanjutkan pengentrian data dalam pembuatan dokumen Reciver .

54

Gambar 3.8 Layar Receiver Transaction

Tampilan ini adalah layar receiver transaction, user dapat mengentri nomor PO, untuk

memastikan bahwa barang yang dikirim principal seuai dengan pesanan yang ada di PO.

Bila sesuai maka bagian penerimaan barang akan mengentri quantity, item barang yang

diterima sesuai dengan pesanan, kemudian data di save. Jika user sudah selesai

mengentri receiver user dapat memilih tombol “header”

55

Gambar 3.9 Layar Navigator Bagian Accounting

Tampilan ini adalah tampilan menu invoice yang digunakan oleh user untuk pembuatan

payment voucher. User dapat memilih menu invoice, kemudian user memilih “open”

untuk melanjutkan pengentrian data dalam pembuatan dokumen payment voucher.

56

Gambar 3.10 Layar Invoice Batches

Tampilan ini adalah tampilan invoice batches yang harus diisi oleh user terlebih dahulu

sebelum pembuatan payment voucher,

1. User dapat mengisi pada kolom “batch name” dengan mengetik nama principal yang

berkaitan, kolom “date” akan otomatis terisi oleh sistem sesuai dengan hari dan

tanggal pembuatan oleh user

2. User dapat mengisi kolom “control count” sebagai jumlah invoice yang akan dibuat

payment voucher dan “control amount” sebagai jumlah total keseluruhan invoice yang

akan dibayarkan kepada principal

3. Setelah user selesai mengisi invoice batches, user dapat memilih tombol “invoices”

untuk melanjutkan pembuatan payment voucher.

57

Gambar 3.11 Layar Invoices

Tampilan ini adalah tampilan payment voucher

7. User dapat mengisi nama principal (supplier) kemudian kode principal (supplier

num), lokasi principal (site) dan invoice date akan keluar secara otomatis.

8. User mengentri nomor invoice (invoice num), dan mengentri jumlah invoice yang

harus dibayar (invoice amount) sesuai dengan invoice yang diterima.

“Batch control total” merupakan jumlah total keseluruhan invoice yang telah di entri,

angka ini akan otomatis terisi sesuai dengan menu invoice batch pada kolom “control

amount” yang sudah diisi oleh user sebelumnya.

“Actual total” merupakan jumlah total keseluruhan invoice yang telah di entri, Jumlah

“actual total” harus sama dengan jumlah “batch control total”

58

3 Jika user salah mengentri jumlah invoice maka terjadi selisih angka pada jumlah

invoice angka “actual total” akan terus merah sampai jumlah seluruh invoice yang di

entri sama dengan jumlah “Batch control total” .

4. Untuk mengecek invoice yang sudah dibayar atau belum dibayar, user dapat memilih

tombol “payment”

Untuk melihat tanggal jatuh tempo pembayaran kepada principal user dapat memilih

tombol “scheduled payments”

5. Untuk melakukan perbandingan dokumen antara PO, invoice dan receiver , user dapat

memilih tombol “match”

6. Setelah user selesai mengentri payment voucher, user dapat memilih tombol

“distribution”

Tombol “actions1” dan tombol “holds” tidak digunakan dalam pengentrian payment

voucher

59

Gambar 3.12 Layar Invoices type

Untuk melakukan matching, user dapat memilih invoice types, pilih PO default

kemudian pilih tombol “ok”

Gambar 3.13 Layar Entry PO Number Invoices type

Ini adalah tampilan yang keluar setelah user memilih PO default, user dapat mengentri

nomor PO yang akan di matching kemudian user dapat memilih tombol “ok”

60

Gambar 3.14 Layar Find Receipts for matching

Ini adalah tampilan Find receipt for matching, user dapat mengentri nomor receiver ,

kemudian memilih tombol “find”

Gambar 3.15 Layar Match Receipts

Ini adalah tampilan Match to receipt, merupakan hasil 3 way matching yang dicocokan

dengan Purchase order ,receiver dengan invoice. Untuk melihat apakah barang yang

dikirim sesuai dengan PO dan barang yang diterima oleh bagian penerimaan barang

sesuai dengan angka invoice untuk memastikan barang yang diterima saja yang akan

dibayar dan dibuat payment voucher. Bila telah sesuai lalu pilih tombol Distributions.

61

Gambar 3. 16 Layar Distributions

Tampilan ini adalah tampilan menu distribution setelah user mengentri invoice,

Distributions adalah untuk mengentri PPn dan discount.

Gambar 3. 17 Layar Reverse Distributions

Tampilan ini adalah tampilan Reverse distribution jika user ingin membatalkan invoice

yang salah, user dapat memblok invoice yang salah entri kemudian user dapat memilih

tombol “reverse 1” untuk memulai mengentri kembali.