04/12/23 STTQ Gresik 1

Fungsi-fungsi Dasar Manajemen

Moh. Ismail, Ir, MM

04/12/23 STTQ Gresik 2

• Sampai saat ini belum ada konsensus baik diantara praktisi maupun para teoritikus mengenai apa yang menjadi fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen. Berbagai pendapat mengenai fungsi – fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakan-nya pendapat beberapa penulis sbb :

04/12/23 STTQ Gresik 3

Beberapa pendapat tentang fungsi manajemen

Louis A. Allen Leading, Planning, Organizing, Controlling

Prajudi Atmosudirjo

Planning, Organizing, Directing atau Actuating, Controlling

John Robert Beishline

Perencanaan, Organsasi, komando, kontrol

Henry Fayol Planning, Organizing, Commanding, coordinating, controlling

04/12/23 STTQ Gresik 4

Lanjutan ……..Luther Gullich planning, organizing, staffing,

directing,coordinating, reporting, budgeting

Koontz O’ Donnel

organizing, staffing, directing planning, controlling

William H.Newman

Planing, Organizing, assembling, Resources, directing controling

SP. Siagiang planning, organizing, motivating, controlling

William Spriegel planning,organizing,Controling

04/12/23 STTQ Gresik 5

Lanjutan ……..George R.terry Planning,organizing,

Actuating,controlling

Lyndak F.Urwick Forecasting,Planning,Organizing, Comanding, Coordinating, Controling

Winardi Planning,organizing, coordinating, ctuating, leading, comunication, Cntroling

The Liang Gie Planning, Decision,Decion making, Directing, Coordinating, Controling, Improving.

04/12/23 STTQ Gresik 6

Pada hakikatnya, bila dikombinasikan pendapat ketiga belas penulis diatas, maka fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :

1) Forecasting

2) Planning termasuk budgeting

3) Organizing

4) Staffing atau Assembling Resources

5) Directing atau commanding

6) Leading

7) Coordinating

8) Motivating

9) Controlling

10) Reporting

04/12/23 STTQ Gresik 7

A. Forecasting• kegiatan meramalkan memproyeksikan atau

mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.

• Misalnya suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar ke akademi tersebut.

• Ramalan tersebut dengan menggunakan beberapa indikator, misalnya jumal lulusan SLTA.

• Suatu perusahaan industri harus mengadakan forescasting tentang penjualan hasil produksi dengan memperhatikan jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli dsb.

04/12/23 STTQ Gresik 8

B. Planning termasuk budgeting • Berbagai alasan tentang planning dari yang

sangat sederhana sampai kepada perumusan yang lebih rumit.

• Ada yang merumuskan dengan sangat sederhana, misalnya perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

• Pembatasan yang agak komplek merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai. Bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab dan penetapan mengapa hal itu harus dicapai.

04/12/23 STTQ Gresik 9

Lanjutan planning………..Hampir sama dengan pembatasan terakhir dimana perumusan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada 6 pertanyaan sbb :

1. tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2. apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3. dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4. kapankah tindakan itu dilaksanakan ?

5. siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6. bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu

04/12/23 STTQ Gresik 10

Lanjutan planning……• Sesungguhnya fungsi perencanaan bukan saja

menetapkan hal-hal tersebut diatas, tetapi juga dalam fungsi perencanaan sudah termasuk didalamnya penetapan budget.

• Oleh karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, police, prosedure, budget dan pogram dari suatu organisasi.

• Jadi dengan fungsi planning termasuk budgeting yang dimaksudkan fungsi manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi menetapkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang harus dituruti dan menetapkan ikhtiar biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh dari rangkaian tindakan yang akan dilakukan

04/12/23 STTQ Gresik 11

C. Organizing • Dengan organzing dimaksudkan mengelompokkan

kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

• Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

04/12/23 STTQ Gresik 12

D. Staffing atau assembling resources • Istilah staffing diberikan oleh Luther Gulick,

Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedangkan assembling resources dekemukan oleh William Herbar Newman : istilah itu cenderung mengandung pengertian yang sama.

• Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.

04/12/23 STTQ Gresik 13

Lanjutan staffing ……………• Organizing dan staffing merupakan dua fungsi

manajemen yang sangat erat hubungannya. • Organizing yaitu berupa penyusunan wadah

legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi.

• Sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang – orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi tersebut.

04/12/23 STTQ Gresik 14

E. Directing atau commanding• fungsi manajemen yang berhubungan dengan

usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas maing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

• Directing/commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsure organisasi agar efektif tertuju pada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

04/12/23 STTQ Gresik 15

F. Leading • Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi

manajemen yang dikemukan oleh Loius A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak.

• Pekerjaan leading meliput 5 macam kegiatan yakni mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dengan bawahan, memberi semangat, inspirasi, dan mendorong kepada bawahan supaya merekan bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

04/12/23 STTQ Gresik 16

G. Coordinating • Merupakan salah satu fungsi manajemen untuk

melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan.

• Kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

• Usaha yg dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi,perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan, bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

04/12/23 STTQ Gresik 17

H. Motivating • Merupakan kegiatan salah satu fungsi

menejemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yg dikehendaki oleh atasan.

• Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditujukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka lebih berdaya guna dan berhasil guna.

04/12/23 STTQ Gresik 18

I. Controlling • Sering juga disebut pengendalian adalah salah

satu fungsi manajemen yg berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yg dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yg sudah digariskan semula.

• Dalam melaksanakan kegiatan kontroling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yg diinginkan dicapai.

04/12/23 STTQ Gresik 19

J. Reporting• Pelaporan adalah salah satu fungsi

manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yg lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yg memberi laporan.

04/12/23 STTQ Gresik 20

Fungsi-fungsi lain dari seorang manajer

Apa yg telah dibicarakan di atas adalah fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan, sering disebut internal function of manager. Jadi fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan dapat di lihat dari dua sudut yaitu:

• dari sudut proses yakni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan.

• dari sudut subjek atau bidang yaitu keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produk

04/12/23 STTQ Gresik 21

Lanjutan ………….• Dalam bidang produksi para manajer harus

mengusahakan agar barang-barang yang diproduksi dengan teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai shingga dapat diproduklsikan barang-barang dengan biaya sekecil mungkin dengan kalitas yang baik dalm jumlah yang diinginkan dan dalam waktu secepat mungkin.

• Dalam bidang pembelian, para manejer harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat dibeli pada tempat yang tepat, dengan waktu yang tepat, serta dengan harga dan layanan yang tepat sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi.

04/12/23 STTQ Gresik 22

Lanjutan ………

• Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengusahakan agar hasil-hasil produksinya dapat disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya dapat dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen

04/12/23 STTQ Gresik 23

Lanjutan ………..Selain fungsi manajer ke dalam perusahaan, ada pula fungsi-fungsi manajer keluar perusahaan, yang kita sebut external function of a manager. Fungsi manajer ke luar perusahaan ini ada tiga jenis, yaitu sbb:

• mewakili perusahaan di bidang pengadilan • mengambil kegiatan sebagai warga negara

biasa • mengadakan hubungan dengan unsur

masyarakat (stakeholder)

04/12/23 STTQ Gresik 24

Lanjutan ………….

• Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, ia memerlukan hubungan dengan unsure masyarakat. Baik tidaknya hubungan perusahaan dengan unsure masyarakat memegang peranan penting dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan tujuannya. Untuk menghadapi masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan kegiatan, antara lain sebagai berikut:

04/12/23 STTQ Gresik 25

Lanjutan …………..1. mengadakan pengumuman, komunike-

komunike, dan artikel-artikel 2. menyelenggarakan konferensi pers dan

pertemuan 3. menyelenggarakan pameran4. mengatur siaran melalui radio/media 5. mengadakan kontak dengan unsur pemerintah

dan masyarakat6. membuat analisa dari pendapat umum7. menerima kunjungan pihak luar ke dalam

perusahaan

04/12/23 STTQ Gresik 26