65

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Mal Metropolitan merupakan salah satu anak perusahaan yang bernaung

dibawah PT Metropolitan Land. Mal Metropolitan dibangun pada tahun 1992, dan

mulai beroperasi pada Desember 1993.

Bangunan yang terletak di jalan K.H. Noer Ali Bekasi Selatan, persis

berdampingan dengan pintu tol Bekasi Barat. Sehingga mudah dicapai dari

berbagai jalur alternatif lainnya. Untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan

konsumen, Mal Metropolitan menghadirkan merek terkenal baik lokal maupun

internasional serta beragam pilihan restoran dan kafe dalam satu area seluas lebih

dari 30.000 meter persegi.

Sebagai pusat perbelanjaan yang terpopuler di kota Bekasi, Mal

Metropolitan memiliki visi yakni :

“Menjadi salah satu mal yang terbesar dan terkemuka di Indonesia”.

“Menjadi mal yang teramai, terlengkap dan ternyaman di Indonesia“.

Adapun misi dari Mal Metropolitan adalah sebagai berikut :

1. Menjadi mal yang menyenangkan bagi seluruh keluarga sebagai pusat belanja

dan rekreasi.

2. Menjadi unit usaha Metropolitan Land yang maju, berkembang dan sehat serta

bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

3. Memberikan lapangan kerja yang dikelola secara profesional serta berperan

aktif dalam pembangunan negara.

66

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Mal Metropolitan

(Sumber : Mal Metropolitan)

67

3.3 Tugas dan Wewenang

Berikut ini merupakan tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur

organisasi Mal Metropolitan :

1. General Manager

Menetapkan kebijakan strategis perusahaan sebagaimana dituangkan dalam

rencana jangka panjang, rencana kerja, anggaran perusahaan, dan rencana

operasional lainnya.

Merencanakan, membina, dan mengembangkan efektivitas dan efisiensi

organisasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan.

Memelihara dan mengelola kekayaan perusahaan berdasarkan prinsip,

peraturan, dan ketentuan yang berlaku.

2. Sekretaris

Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengaturan agenda kerja general

manager.

Mencatat dan menyampaikan data perusahaan kepada general manager,

baik yang berhubungan dengan administrasi maupun surat-surat penting

perusahaan.

3. Marketing Manager

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasikan proses penjualan dan

pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar

secara efektif dan efisien.

Merencanakan program pemasaran, baik jangka menengah maupun yang

bersifat taktis serta penggunaan media promosinya.

68

Membuat anggaran yang meliputi seluruh fungsi dan kegiatan pemasaran

dan penjualan serta ikut mengontrol pengeluaran realisasi biaya-biayanya.

Aktif memberikan usulan yang bermanfaat untuk terciptanya efektivitas

kerja perusahaan.

Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas, mengendalikan lingkungan

kerja, khususnya pada divisinya serta aktif melakukan pembinaan terhadap

staf bawahannya.

4. Technical Manager

Bertanggung jawab mengontrol dan memastikan bahwa pelaksanaan

proyek di lapangan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam

spesifikasi.

Memantau pelaksanaan proyek di lapangan sehingga sesuai dengan

program kerja yang direncanakan dalam waktu yang telah ditentukan.

5. Financial Manager

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan

akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara

komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses

pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial

perusahaan.

Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan

untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara

akurat dan tepat waktu.

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan

(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan

69

ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi

keuangan.

Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan,

dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan

penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan

operasional perusahaan.

Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisis keuangan

untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan

perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan

investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

6. Accounting Manager

Mengawasi jalannya sistem dan prosedur akuntansi yang diterapkan dalam

perusahaan.

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembukuan dan audit dalam

perusahaan.

Membuat laporan keuangan baik untuk kepentingan internal perusahaan

maupun eksternal.

Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan

pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu,

dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan

untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan

perpajakan.

70

7. Manager House Keeping

Memastikan bahwa semua operasi pembersihan cukup terlatih untuk

tingkat yang dapat diterima, sepadan dengan tugas mereka untuk tampil.

Memastikan bahwa tim melakukan operasi pembersihan sesuai standar.

Memantau kinerja pegawai dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk

mengelola kinerja.

Memastikan bahwa bahan-bahan pembersih yang digunakan dalam cara

yang aman dan tetap aman.

Memastikan bahwa standar kesehatan dan keselamatan kebijakan ditaati

sepanjang waktu.

8. HRD & General Affair

Bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi pengelolaan SDM.

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan fasilitas.

Pengawasan dan koordinasi dengan lingkungan sekitar (pemerintah kota,

perizinan).

71

3.4 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

Prosedur Pendataan Pegawai

Pegawai HRD

Mengisi Biodata

Input Biodata Pegawai

T

1mulai

selesai1

Gambar 3.2 Flowchart Pendataan Pegawai

Dalam prosedur ini, pegawai diharuskan mengisi formulir biodata pegawai. Informasi

formulir biodata pegawai terlampir pada lampiran L5. Kemudian HRD akan

memasukkan dan menyimpan informasi tersebut berdasarkan tanggal.

72

Prosedur Penggajian Pegawai

mulai

Menghitung jumlah hadir dan lembur

pegawai

Membuat daftar hadir dan lembur

pegawai

Daftar hadir dan lembur

Daftar hadir dan lembur

Input daftar hadir dan

lembur

Rekap gaji

Daftar gaji

Staf Administrasi Bagian Penggajian Bagian Keuangan

1

Pegawai

Mengeleuarkan giro

Surat pengantar ke

bank

Pencairan giro dan transfer rekening

Pengajuan ke Keuangan, HRD, dan

GM

Surat pengantar ke bank

Input potongan

Slip Gaji

Departemen

Slip Gaji

selesai1 2 3 5 4

2 4 5

6

3 6

Slip Gaji

Gambar 3.3 Flowchart Penggajian Pegawai

Dalam prosedur ini, staf administrasi bertugas menghitung jumlah hadir, jumlah lembur

dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai. Kemudian bagian penggajian

memasukkan daftar hadir dan lembur untuk menghasilkan daftar gaji yang akan diajukan

kepada bagian keuangan, HRD, dan GM. Setelah mendapatkan persetujuan, bagian

penggajian memasukkan potongan. Selanjutnya bagian keuangan akan mengeluarkan

giro serta surat pengantar ke bank berdasarkan laporan dari bagian penggajian. Surat

pengantar ke bank digunakan oleh bagian penggajian untuk mencairkan giro dan

melakukan transfer ke masing-masing rekening pegawai. Setelah itu bagian penggajian

akan mencetak slip gaji dimana komponen slip gaji dibagi menjadi dua bagian yakni

penerimaan dan potongan. Yang termasuk dalam penerimaan adalah gaji pokok,

tunjangan jabatan, tunjangan khusus, tunjangan transport, tunjangan makan, lembur,

73

makan lembur, rapel, THR/bonus, tunjangan kesehatan, tunjangan lain-lain,

JAMSOSTEK, tunjangan pajak. Sedangkan yang termasuk dalam potongan adalah

kasbon, angsuran pinjaman, pinjaman koperasi, iuran koperasi, potongan lain,

pembayaran terpisah, UKK, JAMSOSTEK, pajak PPh 21, koreksi pajak, pembulatan.

Kemudian slip gaji tersebut diberikan kepada departemen untuk diteruskan kepada

pegawai, contoh slip gaji dapat dilihat pada lampiran L10.

Prosedur Mutasi Pegawai

Departemen

Pengajuan Mutasi

HRD

Analisa

Persetujuan

T

Tidak

T

Ya

Pegawai

SK Mutasi

mulai 2 1 3

31 2 selesai

SK Mutasi

SK Mutasi

Gambar 3.4 Flowchart Mutasi Pegawai

Dalam prosedur ini, departemen dapat mengajukan permohonan mutasi terhadap

pegawainya kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan mutasi seperti yang

terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan

74

mutasi disetujui, HRD akan mengeluarkan surat keputusan (SK) mutasi seperti yang

terlampir pada lampiran L7 dan menyimpannya berdasarkan tanggal. SK mutasi tersebut

diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan

yang tidak disetujui, maka surat permohonan mutasi akan tetap disimpan berdasarkan

tanggal.

Prosedur Rotasi Pegawai

Departemen

Pengajuan Rotasi

HRD

Analisa

Persetujuan

T

Tidak

T

Ya

Pegawai

SK Rotasi

mulai 2 1 3

31 2 selesai

SK Rotasi

SK Rotasi

Gambar 3.5 Flowchart Rotasi Pegawai

Prosedur yang sama berlaku juga pada rotasi pegawai yakni, departemen dapat

mengajukan permohonan rotasi terhadap pegawainya kepada HRD dengan mengisi

formulir pengajuan rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD

bertugas menganalisis, jika permohonan rotasi disetujui, HRD akan mengeluarkan SK

75

rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L8 dan menyimpannya berdasarkan tanggal.

SK rotasi tersebut diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika

terdapat permohonan yang tidak disetujui, maka surat permohonan rotasi akan tetap

disimpan berdasarkan tanggal.

Prosedur Demosi Pegawai

Departemen

Pengajuan Demosi

HRD

Analisa

Persetujuan

T

Tidak

T

Ya

Pegawai

SK Demosi

mulai 2 1 3

31 2 selesai

SK Demosi

SK Demosi

Gambar 3.6 Flowchart Demosi Pegawai

Seperti prosedur sebelumnya yakni departemen dapat mengajukan permohonan demosi

kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan demosi seperti yang terlampir pada

lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan demosi disetujui,

HRD akan mengeluarkan SK demosi seperti yang terlampir pada lampiran L9 dan

menyimpannya berdasarkan tanggal. SK demosi tersebut akan diterima oleh pegawai

76

dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan yang tidak disetujui,

maka surat permohonan demosi akan tetap disimpan berdasarkan tanggal.

Prosedur Cuti Pegawai

Pegawai

Pengajuan Permohonan

Cuti

Departement

Persetujuan

T

Tidak

Ya

HRD

Pemberian Formulir Cuti

dan Konfirmasi

HRD

Cek Sisa Cuti

Karyawan

PersetujuanYa

T

Tidak

T

4mulai

Surat Keterangan

Cuti

1 3 2

2 41 3

Formulir Cuti

Formulir Cuti

selesai

Surat Keterangan

Cuti

Surat Keterangan

Cuti

Formulir Cuti

Gambar 3.7 Flowchart Cuti Pegawai

Dalam prosedur ini, pegawai dapat mengajukan permohonan cuti dengan mengisi

formulir cuti seperti yang terlampir pada lampiran L10. Departemen menerima formulir

cuti tersebut kemudian memberikan persetujuan dan melakukan konfirmasi kepada HRD

untuk diperiksa sisa hak cuti yang dimiliki pegawai. Apabila pegawai masih memiliki

hak untuk cuti maka HRD dapat mengeluarkan surat keterangan cuti dan diserahkan

kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai bersangkutan.

77

Prosedur Peringatan

PegawaiHRD

Identifikasi Pegawai

Status SP3?

T

Tidak

T

Ya

Membuat SP

Membuat SK PHK

Departemen

SP (Surat Peringatan)

1 32 4

1 342

SP (Surat Peringatan)

SK PHK

SK PHK

SP (Surat Peringatan) SK PHK

mulai

selesai

Gambar 3.8 Flowchart Peringatan

Dalam prosedur ini, HRD mengidentifikasi status peringatan pegawai, apabila surat

peringatan (SP) yang diterima pegawai sudah mencapai tiga kali maka HRD dapat

mengeluarkan SK PHK seperti yang terlampir pada lampiran L11. SK PHK tersebut

diserahkan kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai yang bersangkutan.

Apabila SP yang diterima belum mencapai tiga kali, HRD hanya mengeluarkan SP yang

disimpan berdasarkan tanggal dan menyerahkannya kepada departemen untuk

diteruskan kepada pegawai.

78

Apabila terdapat pegawai yang mengalami PHK pada waktu sebelum tanggal penggajian

maka gaji terakhir dan hak-hak pegawai tetap diterima oleh pegawai.

Prosedur Pengunduran Diri

Gambar 3.9 Flowchart Pengunduran Diri

Dalam prosedur ini, pegawai yang ingin mengundurkan diri dapat melakukan pengajuan

pengunduran diri dengan mengisi surat pengunduran diri seperti yang terlampir pada

lampiran L13. Kemudian bagian HRD akan mempertimbangkan pengajuan pengunduran

79

diri tersebut. Apabila pengajuan diterima, HRD akan mengeluarkan surat keputusan

seperti yang terlampir pada L12 yang akan diterima oleh pegawai.

3.5 Kondisi Aktual Perusahaan

Saat ini perusahaan memiliki 281 pegawai yang di dalamnya berjalan

sistem kepegawaian seperti layaknya perusahaan pada umumnya. Setiap pegawai

memiliki status kerja yakni kontrak, tetap, dan non aktif dimana setiap pegawai

bernaung dalam departemen masing-masing. Untuk prosedur pendataan, pegawai

diwajibkan mengisi formulir biodata yang kemudian akan dimasukkan ke dalam

basis data oleh HRD. Kemudian perusahaan berhak memutuskan mutasi, rotasi,

ataupun demosi yang biasa terjadi dua kali dalam satu tahun kepada pegawai yang

dianggap perlu oleh masing-masing departemen. Perusahaan juga mempunyai hak

untuk melakukan pemberhentian kepada pegawainya. Untuk tahun ini

pemberhentian pegawai telah dilakukan oleh pihak Mal Metropolitan sebanyak

enam kali.

Pada waktu tertentu perusahaan juga memerlukan penerimaan pegawai

untuk menggantikan posisi yang kosong pada perusahaan. Tetapi waktu dan besar

pegawai yang diterima tergantung keadaan dan keperluan perusahaan. Setiap

tahunnya perusahaan memberikan penambahan gaji secara berkala kepada para

pegawainya. Setiap pegawai yang memiliki masa kerja lebih dari satu tahun berhak

untuk melakukan permohonan cuti jika memiliki keperluan khusus seperti yang

telah diatur dalam kebijakan perusahaan.

Seluruh proses kepegawaian selain penggajian dilakukan secara manual.

Misalnya dalam proses mutasi, rotasi, dan demosi, peringatan dilakukan dengan

80

mengisi formulir kemudian HRD bertugas untuk menyimpan data tesebut. Hal

serupa juga terjadi pada proses lainnya di kepegawaian. Sedangkan dalam proses

penggajian harus dilakukan secara berulang disebabkan oleh basis data yang tidak

terintegrasi.

Dalam hal mengikuti perubahan kebijakan pemerintah mengenai perubahan

pajak penghasilan, perusahaan masih membutuhkan tenaga kerja dari luar untuk

memenuhi kebijakan tersebut.

Infrastruktur Teknologi Informasi

Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan yakni :

1) Hardware

Hardware yang dimiliki perusahaan, yaitu :

Server berjumlah dua buah.

PC berjumlah 50 buah.

Printer berjumlah 18 buah.

2) Software

Pada sisi server sistem operasi yang digunakan yakni windows 2003,

sedangkan pada sisi client digunakan windows XP dan database SQL Server

2000 dengan aplikasi Power Builder.

81

3) Network

Server Data2nd Floor Switch

` ` ` `

2nd Floor Switch

` ` ` `

1st Floor Switch

` ` ` `

Finance

HRD

Marketing

`

Proxy Server

Internet

Keterangan :Total PC : 50Koneksi Internet : 18 PC dalam LANHard Disk Server Data : 80GBHard Disk Client : 10, 80, 160 GB

Accounting

2nd Floor Switch

` ` ` ` `

Gambar 3.10 Topologi Jaringan Perusahaan

(Sumber : Mal Metropolitan)

4) Software Aplikasi

Proses bisnis yang sudah menggunakan aplikasi yakni :

a) Billing system sistem pembayaran sewa tenant mal meliputi modul

faktur, kwitansi dan laporan.

Front-end : Power Builder

Back-end : SQL Server

b) GL accounting proses pencatatan accounting mal general ledger.

Front-end : Power Builder

Back-end : SQL server

82

c) Absensi proses absensi data kehadiran pegawai

Front-end : Visual Basic

Back-end : MS. Access

d) Payroll proses sistem penggajian pegawai mal sampai dengan PPh 21.

Front-end : Foxpro for DOS

Back-end : DBF Foxpro

3.6 Kebutuhan Informasi

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi

Deskripsi Penyedia Pengguna Lama Pembuatan

Pendataan pegawai HRD Seluruh pegawai Satu hari

Penggajian pegawai Staf administrasi, payroll

Seluruh pegawai, HRD, bagian keuangan, GM

Dua minggu

Mutasi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari

Rotasi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari

Demosi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari

Cuti pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Tiga hari

Pengunduran Diri Departemen, HRD Seluruh pegawai Tiga hari

Peringatan Departemen, HRD Seluruh pegawai Satu hari

83

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan analisis dan pengamatan terhadap Mal Metropolitan, maka

dapat ditemukan bahwa sistem saat ini memiliki permasalahan sebagai berikut :

1. Data pada kepegawaian tidak terintegrasi yakni antara sistem absensi dengan

penggajian pegawai.

Akibat dari data yang tidak terintegrasi antara lain :

Proses pengolahan data dilakukan berulang.

Bagian staf administrasi bertugas memasukkan data mengenai jumlah

hadir, jumlah lembur, dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai.

Kemudian data tersebut dijadikan acuan oleh bagian penggajian untuk

menghasilkan laporan gaji pegawai.

Data dapat tidak konsisten.

Karena data yang di-input harus dilakukan secara berulang, maka data yang

dihasilkan dapat tidak konsisten. Misalnya pada proses input data kehadiran

untuk menghasilkan laporan gaji.

Sulit melakukan manipulasi data.

Dengan tidak terintegrasi dan adanya data yang memiliki kemungkinan

untuk tidak konsisten, misalnya pada sistem absensi dengan penggajian

sehingga mempersulit pegawai yang bersangkutan untuk melakukan

perubahan.

2. Beberapa proses pada sistem kepegawaian masih dilakukan secara manual,

contohnya pada proses cuti, mutasi, rotasi, demosi dan peringatan pegawai.

Sehingga menyebabkan akurasi data tidak terjamin. Salah satu masalah yang

84

terjadi adalah kesulitan untuk melakukan pencarian atau peninjauan kembali

terhadap historical data pada saat diperlukan.

3. Jika terjadi penambahan komponen pada perhitungan gaji, maka memerlukan

perubahan source code. Misalnya ketika perusahaan harus menambahkan iuran

pensiun pada komponen gaji.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan, maka diusulkan pemecahan

masalah sebagai berikut :

1. Merancang suatu sistem basis data yang mengintegrasikan antara penggajian

dengan sistem absensi (yang telah ada). Dimana sistem yang terintegrasi

berguna sebagai sistem penyimpanan data sehingga dapat menampilkan

informasi yang dibutuhkan. Dan diharapkan proses pengolahan data dilakukan

tidak berulang, memperkecil kemungkinan adanya data yang berulang, dan

manipulasi data dapat dilakukan dengan lebih mudah.

2. Mengubah sistem kepegawaian yang masih dilakukan secara manual dengan

cara merancang suatu sistem yang mendukung pengelolaan data kepegawaian.

Aplikasi ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah

pencarian data yang bersifat analisis.

3. Merancang suatu sistem yang mendukung perubahan komponen gaji.