bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00668-si...

46

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

XYZ memulai jejaknya dengan mendirikan sebuah tempat kursus

komputer dengan nama ABC pada tanggal 21 Oktober 1974. ABC

dimulai dengan dasar yang kuat visi yang jelas dan dedikasi yang tinggi.

Dengan meningkatnya keinginan untuk menjadi sebuah lembaga

pendidikan, maka ABC melakukan pengembangan dan menjadi sebuah

Akademi Teknik Komputer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981. ATK

membuka jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informatika.

Tiga tahun kemudian, pada tanggal 13 Juli 1984 ATK mendapatkan

status terdaftar dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada

tanggal 1 Juli 1985, AMIK membuka jurusan Komputerisasi Akuntansi.

AMIK mulai menggunakan nama XYZ sejak 21 September 1985.

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan memberikan penghargaan

kepada AMIK sebagai akademi komputer terbaik melalui Direktorat

Jenderal Pendidikan Tinggi pada 17 Maret 1986 pada saat usia AMIK

relatif muda. Dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan gelar,

AMIK XYZ mendirikan STMIK XYZ pada 1 Juli 1986. STMIK

membuka program studi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer

jenjang S1 dan berencana membuka jurusan Sistem Komputer.

Pada 9 November 1987, AMIK XYZ bergabung dengan STMIK

XYZ, menjadi sebuah lembaga yang menyediakan pendidikan jenjang D3

dan S1. STMIK XYZ mendapatkan status terakreditasi untuk semua

jurusan dan jenjang pendidikan pada 18 Maret 1992.

Universitas XYZ didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996 dan

disahkan oleh pemerintah. STMIK XYZ dan Universitas XYZ bergabung

menjadi Universitas XYZ pada 20 Desember 1998.

47

Universitas XYZ memiliki 5 fakultas: Ilmu Komputer, Ekonomi,

Teknik, Sastra, serta Matematika dan Statistik, dengan 1 program pasca

sarjana.

Universitas XYZ terus berkembang dengan membuat kerja sama

dengan Curtin University, Australia pada tahun 1997 dan berencana

membuat program S I internasional. Pada tahun 1997, Universitas XYZ

berhasil mendapatkan sertifikasi ISO 9001.

Pada tahun 2002, XYZ membentuk XYZ Career untuk membantu

para lulusannya untuk memperoleh pekerjaan dengan menghubungkan

mereka dengan perusahaan yang sedang mencari kandidat-kandidat yang

cocok untuk mengisi posisi-posisi tertentu dalam perusahaan.

EF Center (EFC) adalah kampus terbaru Universitas XYZ. EFC

menyediakan:

1. Program pasca sarjana

2. S I Internasional

3. Executive Development Program

Berbeda dengan 3 kampus XYZ lainnya (kampus 1, kampus 2 dan

kampus 3) yang memfokuskan pada teknologi informatika, EFC

memfokuskan pada area manajemen dan bisnis.

XYZ BUSINESS SCHOOL (XYZ BS) merupakan

pengembangan dari program pasca sarjana di Universitas XYZ yang

dimulai pada tahun 1993. XYZBS kini menawarkan program-program

dalam Business Management, Applied Finance, dan Strategic Marketing.

Ini berfokus pada persiapan para lulusan untuk memasuki dunia bisnis

yang sebenarnya dengan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan

untuk sukses.

XYZ INTERNATIONAL, inovasi lain dari XYZ, dirancang untuk

mempersiapkan lulusan dalam membangun karir global yang cemerlang,

diluncurkan pada tahun 2001. Program ini meliputi program S1 dan S2

dengan gelar tunggal dan ganda melalui hubungan strategis dengan

universitas ternama di Asia, Australia dan Eropa.

48

Perkembangan pesat XYZ telah membawanya pada pembangunan

sebuah pusat pelatihan dan pembelajaran dengan nama XYZ Training

Center, pada tahun 2002. XYZ Training Center menawarkan berbagai

topik mengenai ICT, desain dan animasi, serta bahasa. Saat ini, XYZ

Training Center telah berada di seluruh Indonesia dan berkembang

dengan pesat.

Satu lagi perkembangan dari XYZ adalah dengan berdirinya XYZ

SCHOOL. Dibuka pada bulan Juli 2003, menyediakan jenjang

pendidikan dari pre-school, sekolah dasar, sekolah menengah dan sekolah

menengah atas, yaitu XYZ School 1, disusul pada bulan Juli 2007 oleh

XYZ School 2.

3.1.2 Sejarah Divisi Finance Information System XYZ University

Divisi Finance Information System XYZ University merupakan

divisi yang berfungsi untuk mengontrol fungsi keuangan secara

keseluruhan kegiatan, memantau dan mengontrol arus kas. Divisi ini telah

mengimplementasi SAP Financial Accounting dan Controlling untuk

mendukung pemrosesan dan pengontrolan fungsi keuangan di XYZ

University.

3.1.3 Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan

Di tahun 2007 XYZ meluncurkan Corporate Identity (identitas

korporasi) yang baru. Bersamaan dengan perkenalan Corporate Identity

yang baru, XYZ juga memperkenalkan slogan terbaru mereka, yaitu :

People. Innovation. Excellence.

VISI XYZ 20/20 :

„A World-class Knowledge Institution.

… in continous pursuit of innovation and enterprise‟

49

MISI :

XYZ commits to deliver excellence in education and research for

the global community by:

Providing a learning experience that encourages and rewards

innovation

Creating high impact applied knowledge

Pursuing a positive contribution to the quality of life

Contributing to outstanding leadership

Leading corporate entrepreneurship

STRATEGI :

Efficiency and effectiveness in supporting business processes that

exist in the company

Improvement and quality control of products and services to students

3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.4.1 Struktur Organisasi XYZ

Gambar 3.1 Struktur Organisasi XYZ

Sumber : Divisi Finance Information System XYZ University

XYZ

XYZ

University

XYZ

Business

School

Corporate

Function

XYZ

Internatio

nal

XYZ School

1

XYZ School

2

XYZ

Training

Center

XYZ

Dormitory

Finance IT General

Affair &

Legal

Talent

Manageme

nt (HR)

Corp

Marketing

Widia

Center for

Teaching &

Learning

Strategic

Planning &

Corporate

Developme

nt

Infrastruct

ure,

Deployment

&

Optimization

50

3.1.4.2 Struktur Organisasi pada Divisi Finance Information System

Gambar 3.2 Struktur Organisasi pada Divisi Finance Information System XYZ

Sumber : Divisi Talent Management XYZ University

3.1.4.3 Pembagian Tugas dan Wewenang pada Divisi Finance

Information System

Posisi Tujuan Pekerjaan

Finance Information System

Manager

Merencanakan, mengembangkan, dan

mengontrol fungsi keuangan secara keseluruhan

kegiatan di departemen.

Memantau kegiatan secara keseluruhan di Divisi


Memantau dan mengontrol aktivitas arus kas

untuk daerah terkait tanggung jawab

Accounting Finance Section Head Memastikan berbagai transaksi finansial untuk

mendukung kegiatan bisnis unit terkait berjalan

efektif dan akurat.

Memastikan penyelesaian transaksi keuangan

yang terkait secara tepat waktu dan menyediakan

layanan yang tepat kepada unit bisnis terkait


Manager

Accounting Finance

Section Head

Management Accounting

Section Head

Accounting Income

Section Head

Accounting Finance

Senior Officer

Accounting Finance

Officer

Accounting Finance

Staff


Senior Officer


Officer


Staff

Accounting Income

Senior Officer

Accounting Income

Officer

Accounting Income

Staff

51

Accounting Finance Senior Officer Memastikan penyelarasan hutang dan piutang

Melakukan analisis dokumen yang berkiatan

dengan pembayaran dan piutang

Accounting Finance Officer Berkoordinasi dengan unit lain untuk berbagai

pembayaran

Menangani transaksi pembayaran dari unit bisnis

terkait

Accounting Finance Staff Menangani berbagai transaksi keuangan unit

bisnis terkait dan memastikan efektivitas

operasional

Accounting Income Section Head Memastikan proses yang akurat dan tepat waktu

dari kegiatan penyaluran secara keseluruhan unit

bisnis terkait

Memantau akurasi informasi dalam laporan

keuangan yang terkait

Accounting Income Senior Officer Memastikan proses semua penyaluran yang

efektif dan akurat dalam unit bisnis terkait

Melakukan tugas yang berkaitan dengan kontrol

pendapatan dan menyiapkan laporan terkait

Untuk menjaga koleksi yang efektif dan

pemulihan pendapatan karena account yang

sudah ada

Accounting Income Officer Mengendalikan aktivitas pendapatan dan

memastikan keselarasan aktivitas dengan

prosedur saat ini

Mengatur kegiatan laporan penghasilan bulanan

untuk unit bisnis yang terkait

Accounting Income Staff Menangani dan kegiatan proses pencairan

berbagai unit bisnis terkait

Menangani kas kecil dari unit bisnis terkait

52

Cross-check berbagai data auto-debit

Menyiapkan laporan arus kas

Management Accounting Section

Head

Memastikan efektivitas dan ketepatan kegiatan

akuntansi di Unit Bisnis terkait

Memantau persiapan dan koordinasi data laporan

keuangan

Management Accounting Senior

Officer

Menjaga pelaporan keuangan yang efektif, tepat

waktu, dan akurat

Melakukan fungsi akuntansi biasa dan

memeriksa catatan keuangan, mengumpulkan

informasi, menyusun laporan dan membuat

rekomendasi

Studi tren pendapatan dan beban perusahaan

sehingga dapat dicatat secara tepat

Management Accounting Officer Untuk menyediakan laporan informasi keuangan

dan analisis informasi secara akurat dan tepat

waktu

Menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan

secara akurat dan tepat waktu setiap tiga bulan

Management Accounting Staff Mengatur berbagai kegiatan keuangan di unit

bisnis terkait

Mengatur laporan keuangan untuk kegiatan di

unit bisnis terkait

Mengumpulkan laporan dan klarifikasi

perbandingan kenaikan dan penurunan dalam

laporan keuangan XYZ University

File dokumen keuangan

Tabel 3.1 Pembagian Tugas dan Wewenang

Sumber : Divisi Talent Management XYZ University

53

3.2 Pemetaan Proses Bisnis SAP Financial Accounting dan Controlling

3.2.1 SAP Financial Accounting

SAP Financial Accounting yang telah diimplementasi Divisi

Finance Information System XYZ University dimanfaatkan untuk

mencatat transaksi dalam akun buku besar dan menghasilkan laporan

keuangan untuk tujuan pelaporan eksternal.

Gambar 3.3 Pemetaan Proses Bisnis SAP Financial Accounting

Keterangan:

Sudah Implementasi

Diusulkan

Funds

Management

Asset

Management Income

Accounts

Payable

General

Ledger

SAP Financial

Accounting

54

SAP Financial Accounting yang sudah diimplementasi meliputi:

3.2.1.1 General Ledger

Gambar 3.4 General Ledger Process

Sumber: XYZ Blue Edge Project. To Be Design

”XYZ – Finance & Accounting”, 2008, p15

MASTER DATA

Create New GL Accounts

Receiving Requisition

Approval New GL Account Request

Check GL Account Master Data (Display GL Account Master Data)

Create New GL Accounts

Extend GL Account to Company code in concern

Update Financial Statement Version

Inform/Send Created GL Account

Informed GL Account Creation

Change/Display GL Accounts

Receiving Requisition

Approval Change/Block GL Account Request

Check GL Account Master Data

Change or Block GL Account Master Data

Inform/Send Changed GL Account

Informed GL Account Changing

Display changes

DOCUMENT ENTRY

Post journal manual

Entry Bank Mutation

Clearing CIB

Check Bank Balance

55

Create and Execute Recurring Entries

Monitor all prepaid expense

Calculation/Allocation cost each month

Create Recurring Entry Template

Display Recurring Entry template

Execute Recurring Entries

Cash Journal - Incoming Payment

Request Cash

Approval of Cash Request - FA Dept Manager

Approval of Cash Request – BOD

Entry Cash Journal

Receive Cash

Cash Journal - Outgoing Payment

Monitor Vendor/ Accounts Payable Outstanding List

Post Cash Outgoing Transactions

Approval Process - F&A Dept Manager

Reverse/Reset document

Monitor & Analysis All transaction

Reset & Reverse Cleared Document (wrong clearing process, cancellation)

Reverse Document

PERIODIC PROCESSING

Accrual / Deferral Posting

Check documents

Post Accrual / Deferral documents

Display & Print All Accrual / Deferral Documents

Reverse Accrual / Deferral Documents

Automatic/manual clearing

Monitor Open Item GL Account

Run Automatic Clearing

Print Detail List of Open & cleared item

Manual Clearing process

Foreign Currency Valuation

Monitor Foreign Currency Account

Run & Post Foreign Currency Account Valuation

Print Detail List of Foreign Currency Account Valuation

Test Run Foreign Currency Account Valuation

Maintain Exchange Rate

Update Exchange Rate

Closing period

56

Finance Month End Closing

Check & complete all incoming & Outgoing Payments

Bank Mutation

Create and Print Report

Accounting Month End Closing

Open Period for next month & Close period for Operational

Maintain Exchange Rate Monthly

Create & Print Report – Accounting

Close period for Accounting

Execute Cost Allocation/IO settlement

Create & Print Report – CO

Close period CCA/PCA

Accounting Year End Closing

Open period for next month & close period for operational

Balance Carry forward (yearly)

Close period for accounting

Create and print reports

REPORTING

Report for GL

Tabel 3.2 General Ledger Process


”XYZ – Finance & Accounting”, 2008, pp16-19

Ledger dirancang untuk menyajikan nilai-nilai yang

digunakan dalam membuat laporan keuangan. Ledger mencatat

nilai pada company code level.

General ledger accounts master record berisi informasi

yang mengendalikan bagaimana transaksi bisnis yang masuk dan

diposting ke akun yang sesuai. Hal ini dispesifikasikan dalam G/L

account master record apakah account adalah balance sheet

account atau Profit and Lose account.

Akibatnya, pada akhir tahun ini, sistem membawa account

balance ke depan baik ke rekening yang sama (balance sheet

account) atau ke akun laba ditahan (Profit and Lose account).

57

Setiap general ledger account harus diterapkan ke chart of

acounts dan financial statement version.

Semua transaksi akan di-update untuk General Ledger

Accounts apakah transaksi secara manual diposting dan otomatis

diposting di sistem SAP R/3.

Desain transaksi posting R/3 untuk General Ledger (GL)

document telah diubah untuk memungkinkan pengguna untuk

melakukan postingan lebih mudah dan lebih cepat dengan

pelatihan sesedikit mungkin. New entry transactions

menampilkan input fields yang paling penting pada satu layar.

Memasukkan general ledger data untuk dokumen posting di

bagian document header, document dan posting date, text dan

sebagainya.

3.2.1.2 Account Payable

Gambar 3.5 Account Payable Process



58

MASTER DATA

Create Vendor Master

Received Requisition

Approval New Vendor Master Request

Check Vendor Master Data

Inform/Send to the Procurement Department

Vendor Master Creation

Inform/Send Creation of New Vendor Master

Received Vendor Master Data Changed Form

Change Vendor Master

Received Requisition

Approval New Vendor Master Request

Check Vendor Master Data

Inform/Send to the Procurement Department

Block Vendor to Company Code in Concern

Change Vendor

Display Changes

Inform/Send Creation of New Vendor Master

Received Vendor Master Data Changed Form

DOCUMENT ENTRY

Cash Advance

Received Advance Request

Check Budget Requestor

Approval Cash Advance Request

Entry AP Invoice – Park

Check AP Invoice

Post Parked Document

Inform to Cashier

Inform to Requestor

Change Document

Inform to F&A Department

Change Document

Outgoing Payment - Form Commission

Fill Commission Request Form

Evaluate Agent‟s Commission with Selling Report

Check Agent Selling Report with Bank Mutation

Generate Invoice AP

Approval for Commission Payment

Outgoing Payment

59

Request Payment Advice

Print Payment Advice

Automatic Outgoing Payment

Check Outstanding AP

Run Payment Proposal

Approval Payment for Outstanding AP

Prepare Cheque to be Signed

Change Outgoing Payment

Post Outgoing Payment

Create List Payment

Create Rekap Bank



Approval Payment for Outstanding AP

Check Outgoing Payment

Manual Outgoing Payment


Create List Payment

Create Rekap Bank

Prepare Cheque to be Signed



Approval Payment for Outstanding AP - F&A Department Manager

Approval Payment for Outstanding AP - Board Of Director

Check Outgoing Payment - F&A Department Supervisor

Check Outgoing Payment - F&A Department Manager

Outgoing Payment – Refund

Check Refund

Approval Refund Request

Update Data Sisfo

Upload data to SAP

Check Upload Data

Settlement

Check Settlement from Department

Approval Settlement Request

Entry AP Invoice

Clear Advance with AP

Check Bank Mutation


60


Run Payment Proposal

Inform to F&A Supervisor


Check Outgoing Payment

Reimbursement

Received Reimbursement Request

Approval Reimbursement Payment Request

Entry AP Invoice – Park

Inform to F&A Supervisor

Check AP Invoice

Post Parked Documents

Inform To Cashier

Inform to Requestor


Check, Monitor & Analysis all transactions

Reset and Reverse Cleared Document

Inform to Other dept. who created the doc.


Reverse Document

PERIODIC PROCESSING

Automatic/manual clearing

Monitor Open Item Vendor Account

Run Automatic Clearing

Print Detail List of Open & cleared item

Manual Clearing process

Create Vendor Employee Dunning Letter

Create Dunning Proposal

Check the Dunning Proposal

Approve Request to Create Dunning Letter

Edit Dunning Proposal

Running Dunning Notice

Send Dunning Notice to Vendor Employee/Dept

Foreign Currency Valuation

Monitor Foreign Currency Vendor transactions

Test Run Foreign Currency Vendor Valuation

Run & Post Foreign Currency Vendor Valuation

Print Detail List of Foreign Currency Vendor Valuation

Closing period

61

REPORTING

Reports for Accounts Payable

Tabel 3.3 Account Payable Process



Komponen aplikasi Accounts Payable mencatat dan

mengelola data akuntansi untuk semua vendors. Vendor Number

berlaku untuk cross legal entities (=company codes dalam SAP).

Ada empat (4) Account Groups di XYZ University:

a. Vendor – Trade: dikelola oleh Procurement Department

b. Vendor – Non Trade: vendor yang diciptakan karena

kebutuhan spesifik di XYZ University

Finance

Employee

Lainnya, contoh: Corporate Credit Bank, Jamsostek,

Koperasi, Bank Ekonomi, Money Changer.

Data dalam vendor master records mengontrol bagaimana

data transaksi diposting dan diproses untuk vendor. Vendor

master record juga berisi semua data yang dibutuhkan untuk

melakukan bisnis dengan vendor. Vendor master record berisi :

Nama, alamat, bahasa, dan nomor telepon Vendor, No NPWP

Bank details

Account control data seperti nomor rekening / G/L

reconciliation untuk vendor account

Cara pembayaran dan syarat pembayaran diatur oleh vendor

Account Payable Master Data, terutama bagaimana

membuat dan mengubah/blok Vendor Master. Flow pertama

menjelaskan Vendor Master creation dan flow kedua yaitu Vendor

Master changing and blocking. Membuat dan mengubah Vendor

Master di Accounts Payable adalah tanggung jawab Manajer FIS

62

yang diminta oleh Divisi Procurement (Trade Vendor) dan staf

Finance and Accounting. Oleh karena itu, Manajer FIS harus tahu

kapan membuat dan mengubah Vendor Master dengan meninjau

daftar data vendor master.

Semua transaksi akan di-update ke Account Payable

Account apakah transaksi secara manual diposting dan otomatis

diposting di Sistem SAP R/3.

3.2.1.3 Income

Gambar 3.6 Income Process



MASTER DATA

Create New Customer Master

Approval Create Customer Master Request

Check Customer Master Data

Create New Customer

Extend to Company Code in Concern

Inform/send Created new Customer Master Records

Received creation of New Customer Master Records

Change Customer Master

Approval Change Customer Master Request

Check Customer Master Data

Change Customer

Block Customer to Company Code in Concern

Inform/send Changed new Customer Master Records

Received changing of New Customer Master Records

63

DOCUMENT ENTRY

Selling Form – Regular

Produce Form

Selling Form

Receive Cash (Payment)

Create Form Selling Report

Deposit Form Selling Income

Receive payment in Debit card or Credit Card

Settlement Payment

Generate Daily Bank Mutation

Selling Form - By Agent

Produce Form

Distribute Form to Agents

Selling Form


Deposit Form Selling Income

Generate Agent‟s Selling Report

Create Form Selling Report


Create Billing - New Student

Test

Print Notification Letter

Input Student‟s Detail Data

Upload data to SAP

Check Upload Data

Create Billing - Existing Student

Generate Unearned Income Report

Calculate Total Invoice

Upload data to SAP

Check Upload Data

Create Billing - Change Major

Request to change Major

Check Participant‟s detail data

Approval Change Major Request

Update participant‟s Detail data

Upload data to SAP

Check Upload Data

64

Verification & Entry Bank Mutation - New Student

Payment

Generate Payment Receipt

Upload data to SAP

Verification & Entry Bank Mutation - Existing Student

Payment

Generate Payment Receipt

Upload data to SAP

Verification & Entry Bank Mutation – Others

Selling Product / Services


Create Product / Services Selling Report

Receive payment in Debit card or Credit Card

Settlement Payment

Deposit Product / Services Selling Income


Amortization

Upload data to SAP

Check Upload Data


Check, Monitor & Analysis all transactions


Inform to Other dept. who created the doc.


Reverse Document

PERIODIC PROCESSING

Closing period

REPORTING

Reports for Income

Tabel 3.4 Income Process



65

SAP ERP merupakan sistem back office dan bukan sistem

billing. Customer master record di SAP hanya untuk mendukung

proses Divisi Finance dan Accounting. Oleh karena itu,

mahasiswa bukan customer di SAP.

Tidak ada dampak untuk kegiatan operasional karena tidak

ada proses perubahan income. Data akan di-upload dalam total

per major (= profit center dalam SAP) secara otomatis dengan

sistem SAP. Semua koreksi harus dalam legacy system (bukan di

SAP) untuk menjaga konsistensi data antara legacy dan sistem

SAP.

Divisi Finance Information System dapat diusulkan untuk

menambah fungsi SAP Financial Accounting dengan menambah fitur

Asset Management dan Funds Management.

Asset Management

Fitur Asset Management berfungsi untuk mengelola pembelian aset

tetap (pabrik dan mesin) dan depresiasi yang berhubungan.

Aktivitas di Asset Management :

Asset Acquisition – Non Books

Asset Transfer

Asset Retirement – Sale

Asset Retirement – Scrap

Reset / Reverse Document

Construction in Progress Settlement

Run Depreciation

Closing Period

Funds Management

Fitur Funds Management berfungsi untuk mendukung Anda dalam

menciptakan anggaran dengan cara sebuah toolset yang mereplikasi

struktur anggaran Anda untuk tujuan perencanaan, monitoring, dan

mengelola dana perusahaan. Tiga tugas penting termasuk pendapatan

66

(revenues) dan pengeluaran anggaran (expenditures budgeting),

pemantauan dana bergerak (funds movement monitoring), dan insight

into potential budget overruns.

3.2.2 SAP Controlling

Gambar 3.7 Pemetaan Proses Bisnis SAP Controlling

Keterangan:

Sudah Implementasi

Diusulkan

Profitability

Analysis

Activity-Based

Costing

Yearly Planning /

Bugdeting

Profit Center

Accounting

Internal Order

Accounting

Cost Center

Accounting

General

Contolling

SAP Controlling

67

SAP Controlling adalah modul yang diimplementasikan di XYZ

University untuk menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

manajemen. SAP Controlling memfasilitasi koordinasi, monitoring, dan

optimasi semua proses organisasi XYZ University. Hal ini melibatkan

pencatatan baik biaya konsumsi (consumption of costs) dan layanan yang

diberikan oleh organisasi. Selain mendokumentasikan peristiwa-peristiwa

aktual, tugas controlling adalah penganggaran. Manajemen XYZ dapat

menentukan variasi dengan membandingkan data aktual dengan data

rencana account based dan not activity based.. Perhitungan varians

tersebut memungkinkan untuk mengontrol arus bisnis.

3.2.2.1 General Controlling

3.2.2.1.1 Organizational Structure Process

ORGANIZATIONAL STRUCTURE PROCESS

Cost Center Master Data

Master data requisition

Master data approval

Maintain allocation cycle

Create cost center

Change cost center

Block cost center

Display cost center

Create cost center group

Change cost center group

Block cost center group

Display cost center group

Master data requisition form sign off

Inform related parties

Profit Center Master Data



Create profit center

Change profit center

Block profit center

Display profit center

68

Create profit center group

Change profit center group

Block profit center group

Display profit center group



Tabel 3.5 Organizational Structure Process


”XYZ – Controlling”, 2008, pp13-14

Organizational master data di modul Financial

Accounting dan Controlling akan mencerminkan

struktur organisasi XYZ University dalam sistem SAP.

Desain organisasi untuk XYZ University adalah

sebagai berikut :

1. Company code merupakan badan hukum, sebagai

berikut: YXYZ, PT. PCZ, PT. BPZ dan PT. BKTZ.

Laporan keuangan akan disediakan di SAP untuk

YXYZ dan XYZ Training Center. Untuk PT. BPZ

dan PT. BKTZ disediakan untuk memudahkan

proses penggajian SAP.

2. Segment merupakan unit usaha (misalnya XYZ

Business School, XYZ International, XYZ

University) atau proyek khusus.

3. Profit Center menunjukkan akademik maupun

non-akademik (misalnya divisi)

4. Cost Center menunjukkan akademis maupun non-

akademis (misalnya major atau department) dan

ditugaskan ke cost center node yang relevan.

69

Aktivitas :

Cost Center Master Data

Profit Center Master Data

Display Master Data

3.2.2.1.2 Transaction Master Data Process

TRANSACTION MASTER DATA PROCESS

Cost Element Master Data



Create secondary cost element

Change cost element

Display cost element

Block cost element

Create cost element group

Change cost element group

Display cost element group

Block cost element group



Maintain Allocation Cycle

Analyze allocation requirement

Approve allocation requirement

Create CO-CCA assessment cycle

Change CO-CCA assessment cycle

Display CO-CCA assessment cycle

Block CO-CCA assessment cycle


Tabel 3.6 Transaction Master Data Process



70

Manajer meminta new master data atau

merubah master data (misalnya statistical key figures

atau cost elements). Proses pembuatan transaction

master data akan terjadi lebih sering daripada

pembuatan organizational master data. Jika misalnya

account baru dibuat, cost element yang sesuai harus

dibuat. Juga ketika ada grup GL accounts yang baru,

maka akan dibuat sebagai cost element sekunder

(penilaian atau penyelesaian).

Aktivitas :

Cost Element Master Data

Maintain Allocation Cycle

Display Master Data

3.2.2.2 Cost Center Accounting

Umumnya, semua staf yang terlibat harus diberi

wewenang untuk mencetak laporan yang diperlukan. Jika

misalnya karena hilang otorisasi, authorized staff ad hoc, meminta

laporan cost center yang spesifik (misalnya Plan/Actual,

Actual/Actual, Plan reports, line item reports) akan dicetak di

Financial Analyst dan diberikan kepada pemohon.

71

Aktivitas :

Period End Closing for Periodic Allocations

Periodic Allocations

Approve to start Period-End Closing

Analyze cost to be allocated

Execute test run actual assessment

Check result in reports

Execute actual assessment

Check result in reports

Reverse actual assessment


Tabel 3.7 Period End Closing for Periodic Allocations


”XYZ – Controlling”, 2008, p33

Cost Center Reporting

Cost Center Reporting

Request for report

Execute Plan/Actual Comparisons Report for cost centers

Execute Actual/Actual Comparisons Report for cost centers

Execute Report Cost Center Master Data List

Execute Line Items Reports for cost centers

Execute Planning Reports for cost centers

Execute Mid Academic Year Plan/Actual Reports for cost centers

Submit reports to requestor

Tabel 3.8 Cost Center Reporting



72

3.2.2.3 Internal Order Accounting

Prosedur untuk create a new internal order harus

didukung oleh kebijakan perusahaan, yang akan direvisi terus-

menerus (misalnya jumlah total minimum biaya Rp 50 juta,

membutuhkan laporan Balance Sheet yang lengkap, memerlukan

budget monitoring).

Aktivitas :

Master Data Process

MASTER DATA PROCESS

Internal Order Master Data



Define settlement rule for internal order

Create internal order

Display internal order

Change internal order

Create internal order group

Display internal order group

Change internal order group

Block internal order group



Create profit center

Input profit center at Project with Fully Balance Sheet‟s Master Data

Release internal order for posting

Change order status

Tabel 3.9 Master Data Process



73

Internal Order Budgeting Process


Internal Order Budgeting

Internal Order Master Data

Input approved budget to SAP

Check data input

Execute transfer plan to CCA

Check plan values settled in CCA


Tabel 3.10 Internal Order Budgeting Process



Period End Closing for Settlement of Internal Orders

PERIOD END CLOSING

Settlement of Internal Orders

Determine settlement receiver

Check settlement receiver in internal order

Change settlement rule in internal order

Execute settlement of internal orders

Check result in corresponding internal orders reports

Check result in corresponding cost center reports

Check result in corresponding CIP reports

Check result in corresponding asset reports

Change order status to “CLOSE” for Orders already finish


Tabel 3.11 Period End Closing for Settlement of Internal Orders



74

Reporting Process

REPORTING PROCESS

Internal Order Reporting

Request for report

Execute Plan/Actual Comparisons Report for internal orders

Execute Actual/Actual Comparisons Report for internal orders

Execute Planning Reports for internal orders

Execute Line Items for internal orders

Execute Report Internal Order Master Data Lists

Submit report to requestor

Profit Center Reporting

Request for special report

Execute Report Profit Center Master Data List

Execute Profit Center Fully Balance Sheet Report

Provide report to requestor

Tabel 3.12 Reporting Process


”XYZ – Controlling”, 2008, p66 dan p72

3.2.2.4 Yearly Planning/Budgeting

3.2.2.4.1 Budgeting Process

BUDGETING PROCESS

General Revenue Budgeting Process


Check data input


General Expense Budgeting Process



Check data input


Tabel 3.13 Budgeting Process



75

General Revenue Budgeting Process

Setelah Anggaran Pendapatan disetujui, staf divisi

Budgeting akan memasukkan budget figures

template yang disetujui dalam format Excel ke

SAP dan memeriksa apakah budget figures (angka

anggaran) sudah dimasukkan di Cost Center

Planning.

General Expense Budgeting Process

Penganggaran beban (Expense budgeting) di SAP

telah disepakati hanya untuk pengeluaran rutin dan

non-rutin. Setelah Anggaran Beban disetujui, staf

divisi Budgeting akan memasukkan budget figures

template yang disetujui dalam format Excel ke

SAP dan memeriksa apakah budget figures sudah

dimasukkan di Cost Center Planning).

Divisi Finance Information System dapat diusulkan untuk

menambah fungsi SAP Controlling dengan menambah fitur Activity-

Based Costing dan Profitability Analysis.

Activity-Based Costing

Activity-Based Costing memungkinkan Anda untuk mengontrol biaya

overhead organisasi terhadap produk, pelanggan, saluran penjualan,

dan segmen lainnya, dan memungkinkan analisa profitabilitas yang

realistik mengenai produk dan pelanggan yang berbeda karena Anda

mampu menekan sumber daya overhead.

Profitability Analysis

Profitability Analysis merupakan sebuah alat yang efektif berguna

dalam menganalisis profitabilitas organisasi tertentu atau segmen

pasar Anda. Dalam kasus terakhir, segmen ini dapat diselenggarakan

oleh produk, pelanggan, order, atau gabungannya.

76

3.3 Pengukuran Kinerja SAP Financial Accounting dan Controlling

Berdasarkan Perspektif IT Balanced Scorecard

Pengukuran kinerja sistem adalah hal yang sangat penting bagi

perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja sistem, apakah sistem telah

mendukung visi, misi, dan strategi perusahaan atau tidak. Hal ini juga

menentukan langkah pertimbangan sistem selanjutnya.

Untuk mengukur kinerja sistem SAP Financial Accounting dan

Controlling yang ada di XYZ University, maka digunakan metode IT Balanced

Scorecard, yang meliputi 4 perspektif, yaitu perspektif orientasi pengguna,

perspektif keunggulan operasional, perspektif orientasi masa depan, dan

perspektif kontribusi perusahaan.

3.3.1 Menentukan Tujuan Strategis TI

Sebelum melakukan pengukuran kinerja SAP Financial

Accounting dan Controlling, maka terlebih dahulu perlu mengetahui visi

dan misi Divisi Finance Information System yang akan diturunkan

menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini dikarenakan pemeliharaan,

kinerja, dan pengembangan sistem SAP Financial Accounting dan

Controlling berada sepenuhnya di bawah kewajiban Divisi Finance

Information System.

3.3.1.1 Visi, Misi, dan Strategi Divisi Finance Information System

Visi :

Strategic enabler

Misi :

- Pengembangan sumber daya manusia yang tiada henti,

sehingga manajemen dilakukan dan didukung oleh sumber

daya yang profesional.

- Melakukan efisiensi yang terarah dan pengelolaan dan

pensimulasian sumber dana yang baik terhadap semua partner

perusahaan.

77

- Menerapkan Teknologi Informasi yang tepat guna agar

perusahaan dapat mengikuti teknologi masa kini yang sangat

berguna.

- Selalu memegang komitmen yang telah ditentukan.

Strategi Divisi Finance Information System :

- Menggunakan software bermutu dan berlisensi

- Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan

sistem dan infrastruktur TI

- Memastikan semua infrastruktur TI tersedia dengan baik

- Menjaga semua sistem berjalan tanpa ada halangan

3.3.1.2 Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Visi,

Misi, dan Strategi Divisi Finance Information System

Tabel 3.14 Penyelaran Visi Perusahaan dan Visi Divisi Finance

Information System

Strategic enabler

Visi Divisi Finance

Information System

„A world-class Knowledge Instituion.

… in continuous pursuit of innovation

and enterprise‟

Visi Perusahaan

78

Tabel 3.15 Penyelaran Misi Perusahaan dan Misi Divisi Finance

Information System

Tabel 3.16 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi Finance

Information System

1. Menggunakan software bermutu

dan berlisensi

2. Menjaga semua sistem berjalan

tanpa ada halangan

3. Pemeliharaan sistem dan

infrastruktur TI

4. Memastikan semua infrastruktur

TI tersedia dengan baik

Strategi Divisi


1. Efficiency and effectiveness in

supporting business processes

that exist in the company

2. Improvement and quality control

of products and services to

students

Strategi Perusahaan

Misi Divisi


1. Pengembangan sumber daya

manusia yang tiada henti, sehingga manajemen dilakukan dan didukung

oleh sumber daya yang profesional

2. Melakukan efisiensi yang terarah dan pengelolaan dan pensimulasian

sumber dana yang baik terhadap

semua partner perusahaan

3. Menerapkan Teknologi Informasi

yang tepat guna agar perusahaan dapat mengikuti teknologi masa kini

yang sangat berguna

4. Selalu memegang komitmen yang

telah ditentukan

Misi Perusahaan

1. Providing a learning experience

that encourages and rewards

innovation

2. Creating high impact applied

knowledge

3. Contributing to outstanding

leadership

4. Leading corporate

entrepreneurship

79

3.3.1.3 Pemetaan IT Balanced Scorecard

Tabel 3.17 Penyelarasan Strategi Divisi Finance Information System dengan

Perspektif IT BSC

Tabel 3.18 berikut menunjukkan tujuan strategis TI yang

merupakan hasil perumusan strategi TI dari masing-masing

perspektif IT Balanced Scorecard.

1. Menggunakan software bermutu

dan berlisensi

2. Menjaga semua sistem berjalan

tanpa ada halangan

3. Pemeliharaan sistem dan

infrastruktur TI

4. Memastikan semua infrastruktur

TI tersedia dengan baik

Strategi Divisi Finance Information System

Perspektif Orientasi Pengguna

Perspektif Keunggulan Operasional

Perspektif Orientasi Masa Depan

Perspektif Kontribusi Perusahaan

Perspektif IT BSC

80

Tabel 3.18 Perumusan Tujuan Strategis TI

IT Balanced

Scorecard

Strategi Tujuan Strategis

Perspektif

Orientasi

Pengguna

Menjaga semua sistem

berjalan tanpa halangan

Manajemen yang baik untuk

proyek TI baru, pemeliharaan


Keterlibatan pengguna

Peningkatan kepuasan

pengguna

Peningkatan efektivitas kerja

pengguna

Perspektif

Keunggulan

Operasional






Memastikan infrastruktur TI

tersedia dengan baik

Pengoperasian yang efisien

Peningkatan kualitas

pemeliharaan infrastruktur TI

Perspektif

Orientasi

Masa Depan

Menggunakan software

bermutu dan berlisensi




Pelatihan pengguna

Pelatihan staf Finance

Information System

Melakukan pengembangan

terhadap sistem dan

infrastruktur TI

Perspektif

Kontribusi

Perusahaan

Menggunakan software

bermutu dan berlisensi




Memastikan infrastruktur TI

tersedia dengan baik



Kontrol biaya TI

Nilai bisnis proyek TI yang

baru

81

3.4 Hubungan Sebab Akibat

Terlampir adalah diagram hubungan sebab akibat:

Gambar 3.8 Diagram Hubungan Sebab Akibat

(Sumber : Diana R., et al., 2010, p84)

Gambar 3.3 di atas menunjukkan diagram hubungan sebab akibat, dimana

setiap penyebab dari masing-masing perspektif harus memiliki hubungan sebab

akibat antara satu dengan yang lainnya. Setiap hubungan antara penyebab dalam

masing-masing perspektif itu, pada akhirya harus mendukung tercapainya

kontribusi perusahaan.

Sasaran akhir yang ingin dicapai oleh Divisi Finance Information System

berdasarkan strategi Divisi Finance Information System adalah menggunakan

software yang bermutu dan berlisensi, manajemen yang baik untuk proyek TI

82

yang baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI, menjaga infrastruktur TI

XYZ University tersedia dengan baik, dan menjaga semua sistem berjalan tanpa

halangan.

Penjelasan mengenai hubungan sebab akibat, yaitu sebagai berikut:

Jika pelatihan staf Finance Information System dilakukan dengan baik

dan memiliki kualitas pelatihan yang baik, maka akan tercipta pengoperasian

yang efisien dan berdampak pada pengembangan terhadap sistem dan

infrastruktur TI yang dilakukan dengan baik. Jika pengembangan terhadap sistem

dan infrastruktur TI dilakukan dengan baik, maka akan tercipta peningkatan nilai

bisnis proyek TI yang baru dan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI. Jika

kualitas pemeliharaan infrastruktur TI meningkat, maka akan tercipta

pengoperasian yang efisien.

Jika pelatihan pengguna dilakukan dengan baik dan memiliki kualitas

pelatihan yang baik, maka akan tercipta pengoperasian yang efisien. Jika

pengoperasian efisien, maka akan tercipta pengendalian biaya TI yang baik. Jika

pengoperasian efisien, efektivitas kerja pengguna juga meningkat, dan

keterlibatan pengguna dalam memberikan ide atau masukan terhadap pemenuhan

kebutuhan pengembangan aplikasi semakin terpenuhi, maka akan meningkatkan

kepuasan pengguna.

Untuk mencapai pengendalian biaya TI yang baik, maka Divisi Finance

Information System harus menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan dan

perusahaan menggunakan software bermutu dan berlisensi.

Untuk mencapai nilai bisnis proyek yang baru dengan tinggi, maka perlu

dilakukan manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem, dan

infrastruktur TI, dan Divisi Finance Information System harus memastikan

infrastruktur TI tersedia dengan baik.

83

3.5 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

Dalam menentukan ukuran strategis diperoleh dari penjabaran masing-

masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard. Setiap ukuran strategis harus

memiliki sasaran strategis yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan,

yang tertera dalam tabel berikut ini:

Tabel 3.19 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA

Indikator Sasaran strategis

A. Keterlibatan pengguna

A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan

terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar

perusahaan

3

B. Peningkatan kepuasan pengguna

B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi 3

B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi 4

B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem

(sesuai kebutuhan)

4

B.4 Persentase keamanan sistem 100%

C. Peningkatan Efektivitas Kerja Pengguna

C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah

penerapan SAP Financial Accounting dan Controlling

4

C.2 Indeks akurasi dalam bekerja 4

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL


A. Pengoperasian yang efisien

A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas 3

A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu 100%

A.3 Response time aplikasi Real time

84

B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur

TI

B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab

pertanyaan pengguna

30 menit (4 dari skala 4)

B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan

mengalami down

30 menit (4 dari skala 4)

B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan 4 kali dalam 1 tahun

B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) 1 hari

PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN


A. Pelatihan Pengguna

A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun 1 kali dalam 1 tahun

A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna 3

B. Pelatihan staf Finance Information System

B.1 Rata-rata pelatihan staf Finance Information System

dalam 1 tahun

2 kali dalam 1 tahun

B.2 Indeks kualitas pelatihan staf Finance Information

System

80%

C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan

infrastruktur TI

C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan

pengembangan terhadap infrastruktur TI

1 kali dalam 1 tahun

PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN


A. Kontrol biaya TI

A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai 80% - 100%

A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran

perusahaan

10%

B. Nilai bisnis proyek TI yang baru

B.1 Payback Period 3 tahun

85

Tiga kategori bobot atau nilai range persentase pencapaian empat

perspektif yang ditetapkan manajemen perusahaan, yaitu:

0% - 50% : Danger

51% - 70% : Warning

71% - 100% : Good

3.5.1 Perspektif Orientasi Pengguna

Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif orientasi pengguna

adalah sebagai berikut:


A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap

pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa

besar keterlibatan pengguna dalam penentuan kebutuhan terhadap

pengembangan aplikasi sesuai standar perusahaan. Semakin

banyak masukan yang diberikan, maka sistem akan semakin

memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sasaran strategis : 3


B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi


besar tingkat kemudahan fitur dan interface sehingga mudah

dipahami oleh pengguna.


B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi


besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja SAP Financial

Accounting dan Controlling yang digunakan sekarang oleh

perusahaan. Semakin banyak keluhan pengguna terhadap sistem

SAP Financial Accounting dan Controlling, maka hal itu

86

menunjukkan kekurang-puasan pengguna terhadap kinerja sistem

SAP Financial dan Controlling.


B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem sesuai

kebutuhan


besar tingkat dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem sesuai

kebutuhan perusahaan sehingga dapat mendukung pencapaian

misi dan visi perusahaan.


B.4 Persentase keamanan sistem


besar tingkat keamanan sistem SAP Financial Accounting dan

Controlling (terhindar dari virus dan penyalahgunaan lain dari

pihak yang tidak bertanggung jawab, kerahasiaan data).

Sasaran strategis : 100%

C. Peningkatan efektivitas kerja pengguna

C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan SAP

Financial Accounting dan Controlling


besar peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan SAP

Financial Accounting dan Controlling. Apakah dengan adanya

SAP Financial Accounting dan Controlling para pekerja yang

menggunakan SAP Financial Accounting dan Controlling dapat

mengerjakan tugasnya sesuai dengan rencana yang ditentukan.


87

C.2 Indeks akurasi dalam bekerja


besar tingkat pengurangan kesalahan pengguna secara manual

dalam bekerja dan apakah fungsi pada aplikasi sistem

menghasilkan data yang akurat bagi pengguna.


3.5.2 Perspektif Keunggulan Operasional

Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif keunggulan

operasional adalah sebagai berikut:


A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas


besar tingkat penghematan waktu, sumber daya, dan biaya setelah

penerapan SAP Financial Accounting dan Controlling.


A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu


besar tingkat pencapaian waktu pekerjaan user sesuai target yang

ditentukan perusahaan dengan menggunakan SAP Financial

Accounting dan Controlling.


A.3 Respon Time aplikasi

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur waktu

tanggapan interaksi sistem dalam merespon user input. Semakin

cepat waktu untuk menjalankan suatu tanggapan, maka akan

menunjukkan semakin baik kinerja aplikasi SAP Financial

Accounting dan Controlling.

Sasaran strategis : Real time

88

B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI

B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan

pengguna.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur rata-rata

waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna,

apakah pelayanan Divisi Finance Information System dalam hal

penanganan masalah berjalan dengan baik. Semakin cepat waktu

untuk menjawab pertanyaan pengguna terhadap permasalahan TI,

akan semakin baik infrastruktur TI yang ada.

Sasaran strategis : 30 menit (4 dari skala 4)

B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah

kualitas infrastruktur SAP Financial Accounting dan Controlling

dalam hal jaringan sudah baik dengan mengetahui berapa rata-rata

waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.

Sasaran strategis : 30 menit (4 dari skala 4)

B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui

bagaimana aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan,

apakah aktivitas pemeliharaan itu dapat meningkatkan kualitas

infrastruktur TI.

Sasaran strategis : 4 kali dalam 1 tahun

B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC)

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui lamanya

waktu perbaikan hardware, dalam hal ini khususnya PC sehingga

dapat meningkatkan kualitas infrastruktur TI.

Sasaran strategis : 1 hari

89

3.5.3 Perspektif Orientasi Masa Depan

Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif orientasi masa depan


A. Pelatihan pengguna

A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun


banyak pelatihan yang diberikan kepada pengguna dalam waktu 1

tahun. Pelatihan ini berguna supaya pengguna dapat

menggunakan sistem SAP Financial Accounting dan Controlling

dengan baik.


A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk berapa besar tingkat

kualitas pelatihan yang diberikan kepada pengguna. Semakin baik

kualitas pelatihannya, maka pengguna akan semakin mampu

menggunakan SAP Financial Accounting dan Controlling.

Sehingga, kegiatan operasional perusahaan pun akan semakin

berjalan dengan baik.



B.1 Rata-rata pelatihan staf Finance Information System dalam 1

tahun


banyak pelatihan yang diberikan kepada staf Finance Information

System dalam 1 tahun. Pelatihan ini berguna supaya staf Finance

Information System semakin mampu menangani masalah yang

terjadi pada infrastruktur TI dan SAP Financial Accounting dan

Controlling serta staf Finance Information System semakin

mendapatkan pengetahuan tentang perkembangan teknologi

informasi yang baru sehingga staf Finance Information System

90

mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sekarang ini maupun di

masa datang.


B.2 Indeks kualitas pelatihan staf Finance Information System

Ukuran strategis ini digunakan untuk berapa besar tingkat

kualitas pelatihan yang diberikan kepada staf Finance Information

System. Semakin baik kualitas pelatihannya, maka staf Finance

Information System akan semakin mampu menangani masalah

yang terjadi pada infrastruktur TI dan SAP Financial Accounting

dan Controlling dan keahlian staf Finance Information System

pun semakin meningkat.


C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur

TI

C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan

terhadap infrastruktur TI.


kali perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

TI. Semakin sering perusahaan melakukan pengembangan

terhadap infrastruktur TI, maka kinerja infrastruktur TI semakin

baik. Bertujuan agar teknologi yang digunakan perusahaan terus

mengikuti perkembangan teknologi yang ada.


91

3.5.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan


A. Kontrol biaya TI

A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah

anggaran TI yang terpakai sesuai dengan anggaran yang

disediakan perusahaan.

Sasaran strategis : 80% - 100%

A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan berapa

besar anggaran TI terhadap keseluruhan anggaran perusahaan.



B.1 Payback Period

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan

lamanya tingkat pengembalian investasi perusahaan terhadap

sistem SAP Financial Accounting dan Controlling.

Sasaran strategis : 3 tahun

92

3.6 Instrumen Pengukuran

Perolehan informasi untuk pengukuran IT Balanced Scorecard dilakukan

dengan 3 instrumen pengukuran yaitu wawancara, data, dan kuesioner. Tabel

berikut ini menunjukkan cara perolehan informasi :

Tabel 3.20 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

INDIKATOR INSTRUMEN

PENGUKURAN

PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA W D K


A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan

terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar

perusahaan

√


B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi √

B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi √ √

B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem

(sesuai kebutuhan)

√

B.4 Persentase keamanan sistem √

C. Pengukuran Efektivitas Kerja Pengguna

C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah

penerapan SAP Financial Accounting dan Controlling

√

C.2 Indeks akurasi dalam bekerja √

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL W D K


A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas √

A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu √ √

A.3 Response time aplikasi √

93

INDIKATOR INSTRUMEN

PENGUKURAN

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL W D K

B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI

B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab

pertanyaan pengguna

√ √

B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan

mengalami down

√

B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan √

B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) √

PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN W D K

A. Pelatihan pengguna

A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun √

A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna √


B.1 Rata-rata pelatihan staf Finance Information System

dalam 1 tahun

√

B.2 Indeks kualitas pelatihan staf Finance Information

System

√

C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan

infrastruktur TI

C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan

pengembangan terhadap infrastruktur TI

√

PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN W D K

A. Kontrol biaya TI

A.1 Anggaran biaya TI √ √

A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran

perusahaan

√ √


B.1 Payback Period √ √

94

Keterangan instrumen pengukuran:

W = Wawancara

D = Data

K = Kuesioner

Populasi yang dipilih sebagai target responden adalah pengguna SAP

Financial Accounting dan Controlling, berjumlah 15 orang. Teknik yang

digunakan untuk pengambilan sampel adalah cluster sampling. Menggunakan

teknik ini karena obyek yang akan diteliti atau dapat disebut juga sumber data

(pengguna SAP Financial Accounting dan Controlling) banyak dan terbagi

dalam berbagai divisi.