36

BAB 3

ANALISIS INVESTASI IMPLEMENTASI

3.1 Gambaran Umum PT XXX

PT XXX merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi

dan retailer sepeda motor terkemuka di Indonesia. PT XXX didirikan pada tahun 1971,

yang dahulunya masih berupa suatu divisi sebagai pemegang tunggal distributor sepeda

motor. Dalam kurun waktu 29 tahun divisi tersebut berganti nama menjadi PT XXX

yang dipengaruhi oleh perubahan organisasi pada ATPM sepeda motor.

PT XXX selaku salah satu main dealer terbesar mempunyai 90 outlet (per November

2009) yang tersebar di seluruh Indonesia, yang di bagi menjadi 10 region, diantaranya :

1. Jawa Tengah : NDS Siliwangi, Kudus, Jepara, Pati, Pemalang, Weleri, Klaten,

Pekalongan, Tegal, Solo, Majapahit, Sragen, Blora, KarangAnyar, Slawi,

Ungaran, Ngaliyan, Salatiga, Kaliwungu, Mranggen

2. Yogyakarta : NDS Jombor, Cokroaminoto (Malioboro), Bantul, Magelang,

Godean, Kaliurang, Purbalingga, Cilacap, Wonosobo, Purworejo, Kebumen,

Purwokerto

3. Denpasar : NDS Cokroaminoto, Teuku Umar , Gunung Agung, Nusa Dua,

Sesetan, Gianyar, Singaaraja, Seririt, Tabanan, Karang Asem, Negara, Kuta

4. Mataram : NDS Cakranegara, Praya, Masbagik, Bima, Ampenan, Sumbawa

5. Pontianak : NDS A.Yani, Ketapang, Pattimura, Imam Bonjol, Bodok,

Singkawang

37

6. Palembang : NDS Plaju, Veteran, KM.9, Prabumulih, Baturaja, Sungai Lilin,

Sako, Tugu Mulyo

7. Makasar : NDS Alauddin, Sentral, Kendari, Gowa, Maros, Konsel, Kolaka,

Takalar, Bulukumba, Unaaha

8. Papua : NDS Entrop, Manokwari, Sorong, Sentani, Tanah Hitam

9. Bengkulu : NDS Padang Jati, Panorama

10. Balikpapan : NDS MT. Haryono, Grogot

11. Mandiri (main dealer non PT XXX ) : Bandung, Cilegon, Lampung, Jambi,

Jakarta

3.1.1 Produk dan Layanan

Sampai saat ini terdapat beberapa produk andalan dari sepeda motor yang dijual oleh PT

XXX, diantaranya :

Type Cub :

a. Revo

b. Blade

c. Supra-X

Type Skutik :

d. BeAT

e. Vario

f. Vario Techno

Type Sport :

g. Mega Pro

38

h. Tiger

i. New Tiger

j. CS1

Layanan yang diberikan oleh PT XXX :

X1 : Penjualan unit sepeda motor

X2 : Service unit sepeda motor

X3 : Penjualan suku cadang sepeda motor

Untuk layanan penjualan, ada di setiap oulet PT XXX, sedangkan untuk layanan service

dan penjualan suku cadang hanya ada di beberapa outlet PT XXX.

3.1.2 Lokasi

Kantor pusat :

Jalan Gaya Motor II No. 8 Gd.B Lantai 5, Jakarta Utara

Telp : 021 - 65310250

Fax : 021 - 65310245

3.1.3 Visi, Misi dan Core Value Perusahaan

3.1.3.1 Visi

Visi PT XXX :

“To be preferred main dealer and the robust main dealer with best service to customer”

39

Dapat diartikan : Menjadi main dealer pilihan dan main dealer terkuat dengan service

terbaik untuk pelanggan.

3.1.3.2 Misi

Misi PT XXX :

1 To bring more value to stockholders

2 To be socially responsible and being environmentally friendly

Dapat diartikan :

1. Memberikan nilai guna bagi bagian yang terlibat (stackholders)

2. Menjadi sosial yang bertanggung jawab dan bersahabat dengan lingkungan

3.1.3.3 Core Value

1. Business Awareness (menjiwai bisnis)

2. Excellence Services (memberi pelayanan yang unggul)

3. Synergetic Teamwork (menjalin kerjasama yang sinergis)

4. Trustwothiness (menjadi pribadi yang terpercaya)

3.1.4 SDM PT XXX

Jumlah karyawan yang bekerja di PT XXX sebanyak 2400 karyawan, yang terpencar di

seluruh Indonesia.

40

3.1.5 Skema Bisnis PT XXX

Perusahaan Induk Motor Co, Ltd

(ATPM)

PT XXX Main Dealer Other Main Dealer

Sales Office Other Dealers

Customer

Sales Office Other Dealers

 

Gambar 3.12 Skema Bisnis PT XXX

3.1.6 Struktur Organisasi PT XXX

3.1.6.1 Struktur Organisasi Head Office

Gambar 3.13 Strutur organisasi Head Office

41

3.1.6.2 Struktur Organisasi Sales Office

Gambar 3.14 Struktur Organisasi Sales Office

3.1.7 Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Corporate Office

Menjalankan proses PDCA (Plan Do Check Action) perusahaan dan

memastikan berjalannya proses strategy deployment.

2. Logistic & Unit Sales Development

- mengelola pembelian unit ke ATPM & distribusi unit ke dealer,

- mengelola penjualan unit melalui dealer,

- membuat program-program promosi.

3. Retail Sales Development

Mengelola penjualan unit kepada retail customer (non dealer sales) dengan :

- menetapkan target penjualan unit retail,

- menyusun program penjualan retail dan memonitor implementasinya,

- menetapkan policy penjualan retail.

42

4. Parts Sales Development

Mengelola supply parts melalui pendistribusian dan penjualan parts untuk

memastikan ketersediaannya di pasar dalam rangka mendukung penjualan

unit.

5. Technical Service Development

Mengelola layanan service dalam rangka mendukung penjualan unit melalui

pengelolaan jaringan bengkel.

6. Customer Care

Mengelola customer data dan melakukan aktifitas untuk mendapatkan

informasi dari customer serta memanfaatkannya dalam rangka mendukung

penjualan.

7. Human Resource Development

Mengelola SDM dan pengembangannya dalam rangka mendukung

kebutuhan bisnis (business partner) mencapai target masing-masing fungsi.

8. Finance

Mengelola keuangan perusahaan melalui penetapan & pencapaian target

finansial, kontrol administrasi & keuangan, serta pembuatan policy.

9. Budget

Mengelola data internal (financial) untuk perencanaan dan pengawasan

budget.

10. General Affair

Mengelola asset fisik perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan

mengelola program-program yang berkaitan dengan ESR.

43

11. Legal

Menangani hal-hal yang berkaitan dengan hukum baik di internal maupun

hubungan bisnis dengan external guna menunjang operasional perusahaan.

3.2 Gambaran Umum Sistem Penjualan

Pengadaan Barang dari Main Dealer

Gambar 3.15 Gambaran Umum Pengadaan Barang dari Main Dealer

Penjualan Barang ke Customer

Gambar 3.16 Penjualan Barang ke Customer

44

Sistem Penjualan Finish Unit di PT XXX mulai dikembangkan pada awal tahun

2006 sampai pertengahan tahun 2007. Sistem ini diimplementasikan di 67 sales office

PT XXX pada pertengahan tahun 2007. Sistem Penjualan Finish Unit merupakan sistem

yang mendukung dalam proses penjualan sepeda motor. Diawali dari pengadaan sepeda

motor hingga melakukan penjualan sepeda motor. Setiap hari sistem ini melakukan

sinkronisasi dengan sistem lain. Pada sore hari ketika kegiatan penjualan berakhir di

sales office (SO), data dari Sistem Penjualan Finish Unit akan di kirim ke server di

pusat, sehingga sistem lain dapat melihat data penjualan SO. Proses ini dilakukan untuk

setiap sales office dengan jadwal yang telah ditentukan.

PT XXX mempunyai dua macam SO yaitu SO yang berada di bawah main

dealer PT XXX dan SO yang di bawah main dealer bukan PT XXX atau biasanya

disebut sebagai SO Mandiri.

Dimulai dari proses pengadaan kendaraan dengan membuat Order Pembelian

Kendaraan (OPK) yang ditujukan untuk main dealer. Kemudian melakukan good receipt

berdasarkan OPK yang dilanjutkan dengan membuat Kelengkapan Standar Unit (KSU).

Berdasarkan data good receipt akan di buatkan Surat Penerimaan Gudang (SPG).

Tahap selanjutnya adalah proses penjualan barang, dimulai dari membuat Sales

Order yang berasal dari hard copy Surat Permintaan Kendaraan. Selain membuat Sales

Order maintain data pelanggan dan data STNK di lakukan secara bersamaan, agar dapat

memenuhi proses selanjutnya. Sales Order yang telah tersimpan di print menjadi Faktur

yang akan diberikan kepada pelanggan dan bagian finance (adfin), sebagai bukti

pembelian kendaraan. Jika unit kendaraan telah tersedia maka di buatkan Bukti Serah

45

Terima Kendaraan yang akan di berikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan

kendaraan dan diberikan ke bagian finance (adfin).

3.3 Spesifikasi Teknolologi Informasi PT XXX

Hardware

- Server

- Personal Computer (PC)

- CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,

Case, Graphic, LAN

- Switch

- Router

- Wireless

Software

Operating System:

- Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2

- Microsoft XP Professional

Utility Software:

- Microsoft Outlook Express 2003

- Firewall

- Norton Anti Virus

- Internet Explorer 6

- Crystal Report

Bahasa Pemrograman

- .Net C#

Data Base

- Database System : Microsoft SQL Server 2000

46

3.4 Arsitektur Jaringan Sistem Penjualan Finish Unit PT XXX

Gambar 3.17 Arsitektur Jaringan Sistem Penjualan Finish Unit PT XXX

3.5 Pembobotan Nilai PT XXX

Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisis cost and

benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible

(nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian

disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi,

kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb,

dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan.

Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor

pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi

implementasi sistem.

Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang

telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi

47

acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi

(domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.

3.5.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis

3.6.1.1 Financial Value

3.6.1.1.1 Return on Investment (ROI)

Manajemen organisasi memandang faktor ini penting dalam mengetahui layaknya

investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang

manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +7.

3.6.1.2 Strategic Value

3.6.1.2.1 Strategic Match

Bagi PT. XXX, teknologi informasi cukup mempunyai peranan sangat penting

dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-

tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen. Untuk nilai strategic match ini, diberi

bobot yaitu +3.

3.6.1.2.2 Competitive Advantage

Bagi PT. XXX Sistem Penjualan Finish Unit berperan dalam memperoleh

competitive advantage bagi perusahaan, dimana Sistem Penjualan Finish Unit ini

mampu mendukung kinerja perusahaan sehingga membuat perusahaan dapat bersaing

dengan kompetitornya. Dengan demikian faktor ini mendapatkan bobot +4.

3.6.1.2.3 Competitive Response

Sebelum mengimplementasikan Sistem Penjualan Finish Unit, perusahaan sudah

menggunakan teknologi informasi, tetapi sistem yang di impelementasikan sebelumnya

tidak dapat diintegrasikan dengan sistem yang ada di Pusat, sehingga pusat tidak bisa

48

memonitor langsung kegiatan cabang. Sistem lama ini menyebabkan kegiatan

operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat

memberikan pelayanan secara maksimal bagi para pelanggannya yang bisa berakibat

beralihnya pelanggan ke pesaing.

Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan

pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal

kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +4.

3.6.1.2.4 Management Information for Critical Success Factors

PT. XXX sangat membutuhkan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Penjualan

Finish Unit untuk merancang rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek

maupun rencana jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +4.

3.6.1.2.5 Project or Organizational Risk

PT. XXX telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan

TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas

perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah

perencanaan yang detail dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh

sebab itu, risiko ini diberi bobot -2.

3.6.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi

3.6.2.1 Strategic Value

3.6.2.1.1 Strategic IT Architecture

49

Penerapan teknologi informasi pada PT. XXX harus mampu menunjang strategi

sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi

yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan,

manajemen mendapat bobot yaitu +4.

3.6.2.2 Competitive Strategic Risk

3.6.2.2.1 IT Strategy Risk

Bagi PT. XXX, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah

ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif

dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap

struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat

beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu

menganalisis risiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan risiko ini mendapat

bobot yaitu -2.

3.6.2.3 Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.6.2.3.1 IT Definitional Uncertainty

Bagi PT. XXX, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan,

pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan

solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat.mengakibatkan terganggunya

kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat di

identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu -2.

50

3.6.2.3.2 IT Technical and Implementation

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk

pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT. XXX.

PT. XXX mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen

dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis

dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal

mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa

beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas kondisi ini,

maka manajemen mendapat bobot yaitu -2.

3.6.2.3.3 IT Service Delivery

Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. XXX, perusahaan langsung

memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI secara benar

sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka risiko ini mendapat bobot

yaitu -2.

3.6.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat

Dari analisis penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table

bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain

bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.

51

DUA DOMAIN Skor dari 7 Sample untuk 14 Factor

Total Skor 1 2 3 4 5 6 7

DOMAIN BISNIS

Strategic Values Strategic Match 4 5 0 2 4 5 4 3 Competitive Advantage 5 4 1 4 3 5 3 4 Competitive Response 5 5 3 4 4 5 3 4 Management Infomation 5 3 4 5 2 5 4 4 Project or Organization Risk -2 -1 -2 -2 -2 -3 -2 -2

DOMAIN TEKNOLOGI Strategic Values

Strategic IT Architecture 4 3 5 3 3 5 3 4 Competitive Strategy Risk

IT Strategy Risk -3 -1 -2 -2 -2 -2 -3 -2 Organization Strategy Risk & Uncertainty

IT Definitional Uncertainty 4 0 -3 -1 -3 -2 -1 -2 IT Technical and Implementation -3 -1 -4 -2 -3 -2 -2 -2 IT Service Delivery -4 -1 -1 -1 -4 -2 -3 -2

Tabel 3.1 Ringkasan Hasil Skor

DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 7 35 B. Strategic Values Strategic Match 3 15 Competitive Advantage 4 20 Competitive Response 4 20 Management IS for CSFs 4 20 Project or Organization Risk -2 -10 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 4 20 B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk -2 -10 C. Organization Strategy Risk &

Uncertainty

IT Definitional Uncertainty -2 -10 IT Technical and Implementation -2 -10

52

IT Service Delivery -2 -10 TOTAL VALUES +26 +130 TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -10 -50

Tabel 3.2 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem

Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai

korporat yang didapat adalah 26 dan resiko 10. Dengan melakukan metode perhitungan

ranking per faktor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat

adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 130 dan total resiko

berjumlah 50.

3.6.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Hasil analisis nilai–nilai korporat terhadap PT XXX membuktikan sisi bisnis

perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat

kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan

penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting

yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas

adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan

perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI.

Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti

ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot

1 Return On Investment (ROI) Highest 7

2 Strategic Match Medium 3

3 Competitive Advantage Medium 4

4 Competitive Response Medium 4

5 Management IS for CSFs Medium 4

53

DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot

6 Project or Organization Risk Medium -2

DOMAIN TEKNOLOGI

1 Strategic IT Architecture Medium 4

2 IT Strategic Risk Medium -2

3 IT Definitional Uncertainty Medium -2

4 IT Technical and

Implementation

Medium -2

5 IT Service Delivery Medium -2

Total Value 26

Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 3.3 Mapping nilai korporat kedalam kuadran

Berdasarkan rangkuman analisis dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT. XXX

berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa

korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi

bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam

strategi perusahaan.

Ini mengukuhkan PT. XXX sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan

utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi.

54

Tabel 3.4 Gambar Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT XXX

Garis Bisnis

Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,

kompetitif, sehat, dan kuat

Kuat

Lemah

Kuat Lemah

Kuadran A INVESTASI

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASTRUKTUR

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif

Dukungan Komputer