bab 3 analisa sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2007-2-00308-ka bab...
TRANSCRIPT
51
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
CV Sembilan Gaya Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang penjualan pakaian dan aksesoris secara konsinyasi dimana
perusahaan ini lebih dikenal dengan nama ”Nanonine House”. Untuk
pembahasan skripsi selanjutnya, kami menggunakan nama Nanonine House.
Nanonine House pertama kali didirikan oleh Bapak Andaru, Roy, Zack, dan
Wendy pada tanggal 9 September 2003 dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha
Perdagangan) 00182/P/1.824.51 dan NPWP 01.920.498.1-061.000. Nanonine
House terletak di Jalan Tebet Utara Dalam No. 11 Jakarta Selatan dan memiliki
cabang di daerah Lamandau. Selain itu, nama Nanonine House memiliki arti 10
pangkat min 9 plus 9, dimana angka tersebut merupakan angka keberuntungan
bagi pemiliknya.
Kegiatan utama dari usaha ini adalah menjual produk-produk yang
berjumlah sekitar 50 jenis produk, seperti baju, kemeja, jaket, sweater, celana
jeans, topi, ikat pinggang, sepatu, sandal, compact disc (CD), majalah, serta
macam-macam aksesoris lainnya. Nanonine House mempekerjakan 20 orang
karyawan dan memiliki 60 supplier yang berasal dari dalam kota maupun luar
kota (Bandung), jumlah persediaan berkisar antara 500 – 1000 unit barang
dengan transaksi yang terjadi dalam sehari sekitar 100 unit barang yang terjual.
52
Pada awalnya usaha ini termasuk usaha yang berkapasitas kecil, kini
semakin berkembang menjadi salah satu usaha pakaian yang terbaik
dibidangnya meskipun baru berjalan selama tiga tahun. Keunggulan dari
Nanonine House selain mengutamakan kualitas barang-barang yang diperoleh
dari supplier, Nanonine House juga memperhatikan masalah desainnya agar
barang-barang yang dijual berbeda (tidak pasaran) jika dibandingkan dengan
departemen store yang sudah ada, karena hal tersebut dapat meningkatkan
penjualan. Hal ini disebabkan karena para pelanggan, yang didominasi oleh
kalangan remaja lebih menyukai barang-barang yang memiliki desain unik
dengan jumlah barang yang terbatas (Limited Edition). Keunggulan tersebut
berperan penting dalam proses perkembangan usaha ini, dimana ditandai
dengan semakin banyak pelanggan yang datang untuk membeli produk-produk
dari Nanonine House.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Visi dari Nanonine House adalah menjadi perusahaan yang terunggul
dalam bidang penjualan pakaian dan memimpin pangsa pasar.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Berdasarkan visi perusahaan di atas, maka misi perusahaan yaitu :
1. Mengembangkan dan mempertahankan kemitraan dengan pelanggan
dan pemasok sehingga dapat menghasilkan produk dan pelayanan
dengan kualitas terbaik.
53
2. Menciptakan lingkungan kerja yang mendorong dan menghargai
perkembangan dan keterlibatan seluruh karyawan.
3. Menjadi perusahaan yang visioner dan kreatif dengan arah pada
pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan baik dan berhasil dalam mencapai
tujuannya bila mempunyai struktur organisasi yang jelas, karena setiap bagian dapat
mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenangnya dengan jelas yang dapat
membantu terciptanya hubungan kerja yang baik antara bagian yang satu dengan
yang lain. Struktur organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan
dan staf serta memungkinkan adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan
memungkinkan koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan
dalam pencapaian tujuan perusahaan.
54
3.2.1 Bagan Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk mengetahui dengan jelas struktur kerangka pembagian tugas dan
tanggung jawab serta wewenang setiap karyawan, berikut disajikan bagan
struktur organisasi Nanonine House yang disertai dengan penjelasan dari
masing-masing bagian.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Nanonine House
Sumber : Nanonine House (2003)
Direktur
Manajer
Bagian Pemasaran
Bagian Administrasi
Bagian Gudang
Bagian Keuangan
Kasir
55
3.3 Uraian Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat diuraikan tugas, tanggung
jawab dan wewenang pada masing-masing posisi dalam perusahaan, yaitu :
1. Direktur
a. Bertindak sebagai pimpinan utama.
b. Mempunyai hak dan kuasa penuh terhadap proses bisnis yang ada dalam
Nanonine House.
c. Menetapkan visi dan misi perusahaan yang harus dijalankan oleh para
eksekutif beserta bawahannya.
d. Mengamati secara garis besar kegiatan Nanonine House dengan menetapkan
tujuan dan kebijakan umum, dengan cara meninjau, memeriksa dan
memutuskan masalah-masalah yang mempunyai pengaruh besar terhadap
kegiatan usaha Nanonine House.
e. Menjaga stabilitas dan kemajuan jangka panjang Nanonine House melalui
rencana dan pengembangan jangka panjang.
f. Menyarankan dan mengelola kebijakan-kebijakan, rencana-rencana dan
program, termasuk pengembangan usaha, pengembangan produk, promosi
dan penjualan produk.
g. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan bisnis Nanonine
House.
h. Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan Nanonine House, bidang
keuangan, administrasi, pekerjaan manajer dan para karyawan.
56
i. Memberikan otorisasi terhadap tindakan dan sasaran bisnis dari kegiatan
bisnis Nanonine House.
j. Bertanggung jawab menangani sistem Nanonine House, diantaranya sistem
pembayaran, akuntansi, pendanaan (budgeting), serta gudang.
k. Mengatur sumber dan penggunaan dana yang keluar dan masuk.
l. Menerima laporan-laporan setiap bulan dari Manajer.
m. Mengevaluasi laporan keuangan tahunan dan bulanan.
2. Manajer
a. Bertanggung jawab kepada Direktur.
b. Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan bisnis yang terjadi di dalam
Nanonine House.
c. Mengkoordinir pelaksanaan tugas umum, rumah tangga, dan keamanan
Nanonine House.
d. Mengarahkan dan mengawasi dan mengkoordinasi pembelian, pengadaan
dan kegiatan-kegiatan sejenis untuk keperluan Nanonine House.
e. Menetapkan prosedur surat keluar dan masuk serta mengkoordinir
pendistribusiannya.
f. Menentukan supplier yang akan bekerjasama.
g. Menerima permohonan dari supplier baru.
h. Menjaga hubungan baik dengan para supplier dan mencari informasi
mengenai barang-barang baru.
i. Melakukan pemeliharaan terhadap komputer baik piranti keras maupun
piranti lunak.
57
j. Menerima kritik dan saran dari para supplier dan pelanggan.
k. Membuat Laporan Status Penjualan Mingguan dan Bulanan yang diberikan
kepada supplier.
l. Mengusulkan standar, kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan
penerimaan karyawan, seleksi, penempatan, penilaian kemampuan kerja, dan
pemberhentian karyawan.
m. Mengadakan pemeliharaan dari catatan-catatan dan arsip karyawan serta
menyusun laporan karyawan yang diperlukan.
3. Bagian Pemasaran
a. Bertanggung jawab kepada Manajer.
b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan pemasaran dan
promosi Nanonine House.
c. Menyusun dan mengusulkan rencana target penjualan, promosi penjualan
melalui media cetak maupun elektronik dan rencana penelitian pasar,
mengusulkan anggaran sesuai dengan kebijakan dan tujuan pemasaran serta
mengikuti dan mengawasi pelaksanaannya.
d. Mengadakan rapat penjualan secara berkala maupun secara khusus dengan
tujuan membicarakan strategi dan masalah penjualan, periklanan dan
penelitian pasar.
e. Mengembangkan dan mempelajari cara pemasaran yang baru.
f. Menyusun perencanaan pemasaran jangka panjang serta program kegiatan
pemasaran.
g. Mengumpulkan informasi mengenai pesaing (kompetitor).
58
4. Bagian Keuangan
a. Bertanggung jawab kepada Manajer.
b. Mengatur keuangan Nanonine House untuk menjamin tersedianya kebutuhan
dana dalam jangka panjang maupun dalam jangka pendek berdasarkan segi-
segi ekonomis dan praktis, demikian juga mengenai penggunaan dana yang
tersedia.
c. Mengusahakan sistem pengawasan anggaran yang tepat dan
mengkoordinasikan penyusunan anggaran Nanonine House.
d. Memastikan ketepatan pembayaran terhadap kewajiban-kewajiban Nanonine
House.
e. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan yang dilaporkan kepada
Manajer.
f. Menjaga kebenaran dari dokumen beserta persetujuannya, pencatatan
transaksi beserta catatan-catatan lain yang berhubungan, serta menjaga
ketepatan waktu dari penyelesaian penyusunan laporan keuangan dan laporan
akuntansi.
g. Menganalisa laporan keuangan dan menginterpretasikan hasilnya kepada
pimpinan, serta menyarankan untuk melakukan beberapa perbaikan apabila
diperlukan.
h. Mengkoordinir pendistribusian gaji karyawan.
5. Kasir
a. Bertanggung jawab kepada Bagian Keuangan.
b. Bertanggung jawab terhadap perputaran uang hasil penjualan.
59
c. Men-scan barcode dari barang-barang yang dibeli oleh pelanggan.
d. Menerima pembayaran dari pelanggan.
e. Memonitor kondisi kasir (perlengkapan kasir, kebersihan, dan lain-lain).
f. Melakukan perhitungan total penjualan harian kemudian dicocokkan dengan
jumlah yang ada di drawer.
6. Bagian Administrasi
a. Bertanggung jawab kepada Manajer
b. Menerima dan mengecek barang secara fisik berdasarkan dokumen sumber
yang berasal dari supplier.
c. Membuat dan mencetak kode barang (barcode).
d. Meng-input data barang yang diterima dari supplier ke dalam database.
e. Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem persediaan.
f. Menyimpan semua daftar keterangan dari supplier, daftar harga yang berlaku
dan keterangan lain yang berhubungan dengan produk.
7. Bagian Gudang
a. Bertanggung jawab kepada Manajer.
b. Melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang
berdasarkan dokumen yang diberikan oleh Bagian Administrasi.
c. Mengawasi pengumpulan dan penyimpanan sisa barang yang tidak terjual,
membicarakan dengan Bagian Administrasi tentang barang yang rusak dan
tidak terpakai, seperti mengarahkan, mengawasi penyingkiran dari gudang
atau menjualnya.
60
d. Mengatur penyimpanan dan pengelompokkan barang yang diterima dari
supplier di gudang.
e. Melakukan pengecekan fisik terhadap persediaan barang, untuk mengetahui
stok barang terakhir dan mengidentifikasi barang yang hilang.
f. Membuat Catatan Barang Hilang dan memberikan konfirmasi mengenai
keadaan stok barang setiap bulannya kepada Bagian Administrasi.
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan
3.4.1 Uraian Proses
Sistem persediaan Nanonine House dijalankan secara konsinyasi yang
meliputi batas waktu penitipan barang, pengiriman pasokan barang dari
supplier setiap periode tertentu, komisi yang diterima dari supplier, dan lain-
lain sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Proses bisnis yang terjadi
dalam Nanonine House dimulai ketika :
1. Bagian Administrasi menerima Nota Masuk beserta barang dari supplier.
Kemudian Bagian Administrasi mengecek barang secara fisik berdasarkan
nota masuk apakah jumlah barang yang tercantum sesuai atau tidak dengan
barang yang ada.
2. Apabila barang sesuai dengan nota masuk, maka nota masuk akan
ditandatangani dan disimpan sebagai arsip oleh Bagian Administrasi.
Kemudian Bagian Administrasi meng-input kode dan jenis setiap barang
melalui modul Manajemen Kode Barang untuk mencetak barcode. Jika
jenis barang atau merek (dari supplier) yang akan di-input belum ada di
dalam database stok barang, maka Bagian Administrasi terlebih dahulu
61
memasukkan data-data yang berhubungan dengan supplier kedalam
Referensi Merek dan data-data yang berhubungan dengan barang kedalam
Referensi Produk melalui modul Referensi Data, baru dapat mencetak
barcode. Apabila data-data tersebut sudah ada, Bagian Administrasi dapat
langsung mencetak barcode melalui modul Manajemen Kode Barang.
3. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input kembali
ke dalam database stok barang melalui modul Penerimaan Barang untuk
mencetak Dokumen Penerimaan Barang, dimana dokumen ini hanya
diberikan kepada supplier yang mengantarkan barang secara langsung ke
Nanonine House sebanyak dua rangkap, yaitu :
a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier,
b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi
Bagian Administrasi akan mencetak Rekap Penerimaan Barang
berdasarkan bulan pengiriman dan merek barang melalui modul Laporan
Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk
melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang.
Modul Laporan Penerimaan Barang juga dapat digunakan oleh Manajer
untuk melihat Laporan Penerimaan Barang setiap bulannya.
4. Setelah semua proses peng-input-an data selesai, maka Bagian
Administrasi akan menempelkan barcode ke setiap barang. Kemudian
Bagian Administrasi akan menyerahkan barang-barang tersebut beserta
Rekap Penerimaan Barang ke Bagian Gudang, dimana Bagian Gudang
bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengaturan barang di dalam
gudang.
62
5. Apabila barang tidak sesuai dengan Nota Masuk (misal : barang rusak atau
cacat, jumlah barang tidak sesuai dengan Nota Masuk, dan lain-lain), maka
Bagian Administrasi akan masuk ke modul Pengembalian Barang untuk
mencetak Dokumen Pengembalian Barang (retur) sebanyak dua rangkap,
dimana :
a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier,
b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi
Setelah itu, Bagian Administrasi akan melaporkan kepada Manajer
yang kemudian akan dikonfirmasikan kepada supplier melalui telepon atau
e-mail, serta menyerahkan barang tersebut ke Bagian Gudang untuk
disimpan di gudang. Retur untuk barang yang rusak atau cacat tersebut
dikirimkan bersamaan dengan retur untuk barang sisa ke supplier melalui
pos.
Dokumen Pengembalian Barang (retur) ini juga digunakan untuk
mengembalikan barang ke supplier apabila masa penitipan barangnya
sudah habis. Berdasarkan prosedur yang ditetapkan oleh pihak Nanonine
House, setiap barang yang dititipkan oleh supplier memiliki masa penitipan
selama 3 bulan, barang yang sudah habis masa penitipannya diperiksa oleh
Bagian Administrasi melalui modul Barang Habis Masa Penitipan setiap 2
minggu sekali. Apabila masa penitipan barang sudah habis sedangkan
barang tersebut belum laku terjual, maka sisa barang tersebut dapat
dikembalikan ke supplier. Tetapi hal ini tergantung dari supplier apakah
sisa barang tersebut akan di discount atau tetap dijual dalam kurun waktu
63
hingga 2 bulan, apabila dalam kurun waktu tersebut barang tidak terjual
maka sisa barang akan tetap di retur.
Sebelum mengirimkan retur ke supplier, Bagian Administrasi
mencetak Rekap Pengembalian Barang berdasarkan bulan pengiriman
dan merek barang melalui modul Laporan Pengembalian Barang yang
akan diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang
terhadap catatan retur yang telah dikumpulkan dan barang yang diretur.
Modul Laporan Pengembalian Barang juga dapat digunakan oleh Manajer
untuk melihat Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya.
6. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang
melalui modul Stok Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk
melakukan pengecekan stok barang yang ada di gudang, sehingga Bagian
Gudang dapat mengetahui apakah barang sudah habis atau belum, dan
mengidentifikasi barang yang hilang.
a. Apabila stock barang sudah habis, Bagian Gudang akan
mengkonfirmasi kepada Manajer untuk memberitahu supplier bahwa
barang tersebut telah habis.
b. Apabila terdapat barang yang hilang, maka Bagian Gudang akan
membuat catatan barang hilang yang dilaporkan kepada Bagian
Administrasi untuk ditandatangani. Kemudian Bagian Administrasi
akan menyerahkan catatan tersebut kepada Manajer, dimana Manajer
yang akan meng-input barcode dari barang yang hilang melalui
modul Pengecekan Stok (Stok Opname) untuk membuat Laporan
Barang Hilang. Setelah itu, Manajer akan mengirimkan Laporan
64
Barang Hilang tersebut ke Direktur melalui email. Barang yang
hilang akan dibebankan kepada Nanonine House dan tetap dianggap
sebagai barang yang laku terjual.
7. Selain itu, Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan yang
digunakan untuk melihat pergerakan (update) penjualan dari barang setiap
minggunya dan Laporan Status Penjualan Bulanan mengenai stok
barang terakhir melalui modul Status Penjualan Bulanan. Laporan ini
diserahkan kepada supplier yang berada di dalam dan di luar kota
(Bandung) serta ke Direktur melalui e-mail.
65
3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
3.4.2.1 Diagram Konteks
Keterangan :
DPRB : Dokumen Penerimaan Barang
DPBB : Dokumen Pengembalian Barang
LBH : Laporan Barang Hilang
LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan
LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan
Gambar 3.2 Diagram Konteks Nanonine House
66
3.4.2.2 Diagram Nol
Supplier
1.0Input
Nota Masuk
Ms_Merek Ms_Produk
2.0Verifikasi Dokumen
Ms_Barcode
LPRB
LPBB
3.0Retur
Barang
Ms_Stok Barang
5.0Identifikasi
BarangHilang
LBHLSPMLSPB
Direktur
Nota_Masuk
Barang_Tdk_Sesuai
DPRB_1
DPBB_1
DSB
LSPM
LSPB
LSPM_2
LSPB_2
LBH
4.0Update
Penjualan
Barcode
Update
Update
Produk
Update
Merek
Update
Update
Update
Update
Update
Update
67
Keterangan:
DPRB : Dokumen Penerimaan Barang
LPRB : Laporan Penerimaan Barang
DPBB : Dokumen Pengembalian Barang
LPBB : Laporan Pengembalian Barang
DSB : Dokumen Stok Barang
LBH : Laporan Barang Hilang
LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan
LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan
Gambar 3.3 Diagram Nol Nanonine House
68
3.4.3 Uraian Aplikasi Yang Digunakan
Untuk menunjang sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi,
Nanonine House menginstalasi DMS (Distro Management System) yaitu
sebuah software yang digunakan untuk membantu Nanonine House dalam
memperlancar proses operasional perusahaan khususnya dalam mengontrol
persediaan barang mereka. DMS dikembangkan oleh Data Works Indonesia
yaitu sebuah software house yang sudah berpengalaman dalam pembuatan
aplikasi sistem informasi. Dalam pengembangannya di Nanonine House pihak
developer membuatnya sesuai dengan permintaan perusahaan dan juga
memperhatikan aspek dari penggunanya. Hal ini membuat pihak developer
mendesain aplikasi yang sederhana dan mudah dipakai oleh user namun tetap
memperhatikan aspek keamanannya. Aplikasi DMS digunakan untuk
melakukan hampir semua transaksi yang terjadi di Nanonine House.
- Komponen Input Sistem Informasi Persediaan Nanonine House
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi secara garis
besar dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi persediaan
Nanonine House adalah Nota Masuk, Referensi Merek, Referensi Produk,
Barcode Baru, Data Penerimaan Baru, Data Pengembalian Baru, Retur
Produk, dan Catatan Barang Hilang.
- Komponen Output Sistem Informasi Persediaan Nanonine House
Produk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yang
berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi persediaan
Nanonine House adalah Dokumen Penerimaan Barang, Dokumen
Pengembalian Barang (Retur), Dokumen Stok Barang, Surat Jalan, Laporan
69
Penerimaan Barang, Laporan Pengembalian Barang, Laporan Barang
Hilang, Laporan Status Penjualan Mingguan dan Laporan Status penjualan
Bulanan.
- Komponen Teknologi Sistem Informasi Persediaan Nanonine House
a. Sistem Hardware yang ada di Nanonine House adalah :
1. Bagian Keuangan
- Alat masukan (input device) :
a) Keyboard
b) Mouse
- Alat pemroses (processing device) :
a) Processor Intel Pentium 4
b) RAM 128 MB
c) Harddisk 40 GB
d) VGA on board
e) LAN card on board
- Alat keluaran (output device) :
a) Printer HP Lasejet 1020
b) Monitor 15”
- Alat simpan luar (external memory) :
a) Floopy disk
b) USB
c) CD-RW
70
2. Kasir
- Alat masukan (input device) :
a) Keyboard
b) Mouse
c) Scanning
- Alat pemroses (processing device) :
a) Processor Intel Pentium 4
b) RAM 128 MB
c) Harddisk 80 GB
d) VGA on board
e) LAN card on board
- Alat keluaran (output device) :
a) Printer Epson TMU220D Receipt
b) Monitor LCD 15”
- Alat simpan luar (external memory) :
a) Floopy disk
b) USB
3. Manajer :
- Alat masukan (input device) :
a) Keyboard
b) Mouse
- Alat pemroses (processing device) :
a) Processor Intel Pentium 4
b) RAM 512 MB
71
c) Harddisk 80 GB
d) VGA 128 MB on board
e) LAN card on board dan LAN card tambahan
f) Modem external
- Alat keluaran (output device) :
a) Printer HP Lasejet 4200
b) Monitor 19”
- Alat simpan luar (external memory) :
a) Floopy disk
b) USB
c) DVD-RW
4. Bagian Administrasi
- Alat masukan (input device) :
a) Keyboard
b) Mouse
- Alat pemroses (processing device) :
a) Processor Intel Pentium 4
b) RAM 256+128 MB
c) Harddisk 40 GB
d) VGA on board
e) LAN card on board
- Alat keluaran (output device) :
a) Printer HP Lasejet 1020
b) Monitor 15”
72
- Alat simpan luar (external memory) :
a) Floopy disk
b) USB
c) CD-RW
b. Sistem software :
- Windows XP Personal Edition
- AVG Free anti virus
- Internet Explorer
- Microsoft Access 2003
- DMS (Distro Management System) Software
c. Jaringan yang digunakan yaitu LAN (Local Area Network).
73
Berikut ini tahapan dari user manual dimana proses bisnis diasumsikan
bahwa supplier mengirim barang baru.
a. Dimulai dengan Bagian Administrasi menerima Nota Masuk dari supplier
dan melakukan login :
Gambar 3.4 Tampilan Menu Login
Gambar 3.5 Tampilan Warning untuk Password yang Salah
74
b. Bagian Administrasi terlebih dahulu harus meng-input data-data yang
berhubungan dengan merek dan jenis barang ke dalam Referensi Merek
dan Referensi Produk :
Gambar 3.6 Tampilan Referensi Merek
Gambar 3.7 Tampilan Referensi Produk
75
c. Kemudian Bagian Administrasi akan membuat barcode baru untuk dicetak:
Gambar 3.8 Tampilan Barcode Baru
Gambar 3.9 Tampilan Manajemen Kode Barang
76
d. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input Data Baru
Penerimaan Barang ke dalam Dokumen Peneriman Barang :
Gambar 3.10 Tampilan Data Baru Penerimaan Barang
Gambar 3.11 Tampilan Penerimaan Barang (kosong)
77
Dengan mengklik Dokumen Penerimaan, Bagian Administrasi dapat
mencetak Dokumen Penerimaan Barang :
Gambar 3.12 Tampilan Penerimaan Barang (isi)
78
Bagian Administrasi dapat mengkoreksi kesalahan data yang di input atau
ingin menambahkan data yang belum dimasukkan dari nota masuk, dengan
mengklik Koreksi :
Gambar 3.13 Tampilan Koreksi Data Penerimaan Barang
79
e. Dari Laporan Penerimaan Barang ini, Bagian Administrasi akan mencetak
Rekap Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk
melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang.
Laporan ini juga digunakan oleh Manajer sebagai Laporan Penerimaan
Barang setiap bulannya.
Gambar 3.14 Tampilan Laporan Penerimaan Barang
80
f. Apabila terdapat barang yang rusak dan barang habis masa penitipan, maka
Bagian Administrasi akan meng-input ke dalam Data Baru Pengembalian
Barang :
Gambar 3.15 Tampilan Data Baru Pengembalian Barang
Gambar 3.16 Tampilan Pengembalian Barang (kosong)
81
Kemudian Bagian Administrasi meng-input jumlah barang yang akan
dikembalikan dengan mengklik Retur Produk :
Gambar 3.17 Tampilan Retur Produk
82
Dengan mengklik Dokumen Pengembalian, Bagian Administrasi dapat
mencetak Dokumen Pengembalian Barang :
Gambar 3.18 Tampilan Pengembalian Barang (isi)
83
g. Dari Laporan Pengembalian Barang ini, Bagian Administrasi mencetak
Rekap Pengembalian Barang yang akan diberikan kepada Bagian
Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap catatan retur yang
telah dikumpulkan dan barang yang diretur. Laporan ini juga digunakan
oleh Manajer sebagai Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya.
Gambar 3.19 Tampilan Laporan Pengembalian Barang
84
h. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang
yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan stok
barang yang ada di gudang, sehingga Bagian Gudang dapat mengetahui
apakah barang sudah habis atau belum, dan mengidentifikasi barang yang
hilang.
Gambar 3.20 Tampilan Stok Barang
85
i. Pengecekan Stok (Stock Opname) digunakan oleh Manajer untuk
menyimpan data barang yang hilang dengan cara meng-input barcode
barang yang hilang.
Gambar 3.21 Tampilan Pengecekan Stok (Stock Opname)
86
j. Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan untuk melihat
pergerakan (update) penjualan dari barang setiap minggunya dan Laporan
Status Penjualan Bulanan untuk mengetahui stock barang terakhir. Laporan
tersebut akan dikirimkan kepada supplier dan Direktur melalui e-mail.
Gambar 3.22 Tampilan Status Penjualan Bulanan