51

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV Sembilan Gaya Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak

dalam bidang penjualan pakaian dan aksesoris secara konsinyasi dimana

perusahaan ini lebih dikenal dengan nama ”Nanonine House”. Untuk

pembahasan skripsi selanjutnya, kami menggunakan nama Nanonine House.

Nanonine House pertama kali didirikan oleh Bapak Andaru, Roy, Zack, dan

Wendy pada tanggal 9 September 2003 dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha

Perdagangan) 00182/P/1.824.51 dan NPWP 01.920.498.1-061.000. Nanonine

House terletak di Jalan Tebet Utara Dalam No. 11 Jakarta Selatan dan memiliki

cabang di daerah Lamandau. Selain itu, nama Nanonine House memiliki arti 10

pangkat min 9 plus 9, dimana angka tersebut merupakan angka keberuntungan

bagi pemiliknya.

Kegiatan utama dari usaha ini adalah menjual produk-produk yang

berjumlah sekitar 50 jenis produk, seperti baju, kemeja, jaket, sweater, celana

jeans, topi, ikat pinggang, sepatu, sandal, compact disc (CD), majalah, serta

macam-macam aksesoris lainnya. Nanonine House mempekerjakan 20 orang

karyawan dan memiliki 60 supplier yang berasal dari dalam kota maupun luar

kota (Bandung), jumlah persediaan berkisar antara 500 – 1000 unit barang

dengan transaksi yang terjadi dalam sehari sekitar 100 unit barang yang terjual.

52

Pada awalnya usaha ini termasuk usaha yang berkapasitas kecil, kini

semakin berkembang menjadi salah satu usaha pakaian yang terbaik

dibidangnya meskipun baru berjalan selama tiga tahun. Keunggulan dari

Nanonine House selain mengutamakan kualitas barang-barang yang diperoleh

dari supplier, Nanonine House juga memperhatikan masalah desainnya agar

barang-barang yang dijual berbeda (tidak pasaran) jika dibandingkan dengan

departemen store yang sudah ada, karena hal tersebut dapat meningkatkan

penjualan. Hal ini disebabkan karena para pelanggan, yang didominasi oleh

kalangan remaja lebih menyukai barang-barang yang memiliki desain unik

dengan jumlah barang yang terbatas (Limited Edition). Keunggulan tersebut

berperan penting dalam proses perkembangan usaha ini, dimana ditandai

dengan semakin banyak pelanggan yang datang untuk membeli produk-produk

dari Nanonine House.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Visi dari Nanonine House adalah menjadi perusahaan yang terunggul

dalam bidang penjualan pakaian dan memimpin pangsa pasar.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Berdasarkan visi perusahaan di atas, maka misi perusahaan yaitu :

1. Mengembangkan dan mempertahankan kemitraan dengan pelanggan

dan pemasok sehingga dapat menghasilkan produk dan pelayanan

dengan kualitas terbaik.

53

2. Menciptakan lingkungan kerja yang mendorong dan menghargai

perkembangan dan keterlibatan seluruh karyawan.

3. Menjadi perusahaan yang visioner dan kreatif dengan arah pada

pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan baik dan berhasil dalam mencapai

tujuannya bila mempunyai struktur organisasi yang jelas, karena setiap bagian dapat

mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenangnya dengan jelas yang dapat

membantu terciptanya hubungan kerja yang baik antara bagian yang satu dengan

yang lain. Struktur organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan

dan staf serta memungkinkan adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan

memungkinkan koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan

dalam pencapaian tujuan perusahaan.

54

3.2.1 Bagan Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk mengetahui dengan jelas struktur kerangka pembagian tugas dan

tanggung jawab serta wewenang setiap karyawan, berikut disajikan bagan

struktur organisasi Nanonine House yang disertai dengan penjelasan dari

masing-masing bagian.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Nanonine House

Sumber : Nanonine House (2003)

Direktur

Manajer

Bagian Pemasaran

Bagian Administrasi

Bagian Gudang

Bagian Keuangan

Kasir

55

3.3 Uraian Jabatan

Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat diuraikan tugas, tanggung

jawab dan wewenang pada masing-masing posisi dalam perusahaan, yaitu :

1. Direktur

a. Bertindak sebagai pimpinan utama.

b. Mempunyai hak dan kuasa penuh terhadap proses bisnis yang ada dalam

Nanonine House.

c. Menetapkan visi dan misi perusahaan yang harus dijalankan oleh para

eksekutif beserta bawahannya.

d. Mengamati secara garis besar kegiatan Nanonine House dengan menetapkan

tujuan dan kebijakan umum, dengan cara meninjau, memeriksa dan

memutuskan masalah-masalah yang mempunyai pengaruh besar terhadap

kegiatan usaha Nanonine House.

e. Menjaga stabilitas dan kemajuan jangka panjang Nanonine House melalui

rencana dan pengembangan jangka panjang.

f. Menyarankan dan mengelola kebijakan-kebijakan, rencana-rencana dan

program, termasuk pengembangan usaha, pengembangan produk, promosi

dan penjualan produk.

g. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan bisnis Nanonine

House.

h. Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan Nanonine House, bidang

keuangan, administrasi, pekerjaan manajer dan para karyawan.

56

i. Memberikan otorisasi terhadap tindakan dan sasaran bisnis dari kegiatan

bisnis Nanonine House.

j. Bertanggung jawab menangani sistem Nanonine House, diantaranya sistem

pembayaran, akuntansi, pendanaan (budgeting), serta gudang.

k. Mengatur sumber dan penggunaan dana yang keluar dan masuk.

l. Menerima laporan-laporan setiap bulan dari Manajer.

m. Mengevaluasi laporan keuangan tahunan dan bulanan.

2. Manajer

a. Bertanggung jawab kepada Direktur.

b. Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan bisnis yang terjadi di dalam

Nanonine House.

c. Mengkoordinir pelaksanaan tugas umum, rumah tangga, dan keamanan

Nanonine House.

d. Mengarahkan dan mengawasi dan mengkoordinasi pembelian, pengadaan

dan kegiatan-kegiatan sejenis untuk keperluan Nanonine House.

e. Menetapkan prosedur surat keluar dan masuk serta mengkoordinir

pendistribusiannya.

f. Menentukan supplier yang akan bekerjasama.

g. Menerima permohonan dari supplier baru.

h. Menjaga hubungan baik dengan para supplier dan mencari informasi

mengenai barang-barang baru.

i. Melakukan pemeliharaan terhadap komputer baik piranti keras maupun

piranti lunak.

57

j. Menerima kritik dan saran dari para supplier dan pelanggan.

k. Membuat Laporan Status Penjualan Mingguan dan Bulanan yang diberikan

kepada supplier.

l. Mengusulkan standar, kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan

penerimaan karyawan, seleksi, penempatan, penilaian kemampuan kerja, dan

pemberhentian karyawan.

m. Mengadakan pemeliharaan dari catatan-catatan dan arsip karyawan serta

menyusun laporan karyawan yang diperlukan.

3. Bagian Pemasaran

a. Bertanggung jawab kepada Manajer.

b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan pemasaran dan

promosi Nanonine House.

c. Menyusun dan mengusulkan rencana target penjualan, promosi penjualan

melalui media cetak maupun elektronik dan rencana penelitian pasar,

mengusulkan anggaran sesuai dengan kebijakan dan tujuan pemasaran serta

mengikuti dan mengawasi pelaksanaannya.

d. Mengadakan rapat penjualan secara berkala maupun secara khusus dengan

tujuan membicarakan strategi dan masalah penjualan, periklanan dan

penelitian pasar.

e. Mengembangkan dan mempelajari cara pemasaran yang baru.

f. Menyusun perencanaan pemasaran jangka panjang serta program kegiatan

pemasaran.

g. Mengumpulkan informasi mengenai pesaing (kompetitor).

58

4. Bagian Keuangan

a. Bertanggung jawab kepada Manajer.

b. Mengatur keuangan Nanonine House untuk menjamin tersedianya kebutuhan

dana dalam jangka panjang maupun dalam jangka pendek berdasarkan segi-

segi ekonomis dan praktis, demikian juga mengenai penggunaan dana yang

tersedia.

c. Mengusahakan sistem pengawasan anggaran yang tepat dan

mengkoordinasikan penyusunan anggaran Nanonine House.

d. Memastikan ketepatan pembayaran terhadap kewajiban-kewajiban Nanonine

House.

e. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan yang dilaporkan kepada

Manajer.

f. Menjaga kebenaran dari dokumen beserta persetujuannya, pencatatan

transaksi beserta catatan-catatan lain yang berhubungan, serta menjaga

ketepatan waktu dari penyelesaian penyusunan laporan keuangan dan laporan

akuntansi.

g. Menganalisa laporan keuangan dan menginterpretasikan hasilnya kepada

pimpinan, serta menyarankan untuk melakukan beberapa perbaikan apabila

diperlukan.

h. Mengkoordinir pendistribusian gaji karyawan.

5. Kasir

a. Bertanggung jawab kepada Bagian Keuangan.

b. Bertanggung jawab terhadap perputaran uang hasil penjualan.

59

c. Men-scan barcode dari barang-barang yang dibeli oleh pelanggan.

d. Menerima pembayaran dari pelanggan.

e. Memonitor kondisi kasir (perlengkapan kasir, kebersihan, dan lain-lain).

f. Melakukan perhitungan total penjualan harian kemudian dicocokkan dengan

jumlah yang ada di drawer.

6. Bagian Administrasi

a. Bertanggung jawab kepada Manajer

b. Menerima dan mengecek barang secara fisik berdasarkan dokumen sumber

yang berasal dari supplier.

c. Membuat dan mencetak kode barang (barcode).

d. Meng-input data barang yang diterima dari supplier ke dalam database.

e. Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem persediaan.

f. Menyimpan semua daftar keterangan dari supplier, daftar harga yang berlaku

dan keterangan lain yang berhubungan dengan produk.

7. Bagian Gudang

a. Bertanggung jawab kepada Manajer.

b. Melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang

berdasarkan dokumen yang diberikan oleh Bagian Administrasi.

c. Mengawasi pengumpulan dan penyimpanan sisa barang yang tidak terjual,

membicarakan dengan Bagian Administrasi tentang barang yang rusak dan

tidak terpakai, seperti mengarahkan, mengawasi penyingkiran dari gudang

atau menjualnya.

60

d. Mengatur penyimpanan dan pengelompokkan barang yang diterima dari

supplier di gudang.

e. Melakukan pengecekan fisik terhadap persediaan barang, untuk mengetahui

stok barang terakhir dan mengidentifikasi barang yang hilang.

f. Membuat Catatan Barang Hilang dan memberikan konfirmasi mengenai

keadaan stok barang setiap bulannya kepada Bagian Administrasi.

3.4 Sistem yang Sedang Berjalan

3.4.1 Uraian Proses

Sistem persediaan Nanonine House dijalankan secara konsinyasi yang

meliputi batas waktu penitipan barang, pengiriman pasokan barang dari

supplier setiap periode tertentu, komisi yang diterima dari supplier, dan lain-

lain sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Proses bisnis yang terjadi

dalam Nanonine House dimulai ketika :

1. Bagian Administrasi menerima Nota Masuk beserta barang dari supplier.

Kemudian Bagian Administrasi mengecek barang secara fisik berdasarkan

nota masuk apakah jumlah barang yang tercantum sesuai atau tidak dengan

barang yang ada.

2. Apabila barang sesuai dengan nota masuk, maka nota masuk akan

ditandatangani dan disimpan sebagai arsip oleh Bagian Administrasi.

Kemudian Bagian Administrasi meng-input kode dan jenis setiap barang

melalui modul Manajemen Kode Barang untuk mencetak barcode. Jika

jenis barang atau merek (dari supplier) yang akan di-input belum ada di

dalam database stok barang, maka Bagian Administrasi terlebih dahulu

61

memasukkan data-data yang berhubungan dengan supplier kedalam

Referensi Merek dan data-data yang berhubungan dengan barang kedalam

Referensi Produk melalui modul Referensi Data, baru dapat mencetak

barcode. Apabila data-data tersebut sudah ada, Bagian Administrasi dapat

langsung mencetak barcode melalui modul Manajemen Kode Barang.

3. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input kembali

ke dalam database stok barang melalui modul Penerimaan Barang untuk

mencetak Dokumen Penerimaan Barang, dimana dokumen ini hanya

diberikan kepada supplier yang mengantarkan barang secara langsung ke

Nanonine House sebanyak dua rangkap, yaitu :

a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier,

b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi

Bagian Administrasi akan mencetak Rekap Penerimaan Barang

berdasarkan bulan pengiriman dan merek barang melalui modul Laporan

Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk

melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang.

Modul Laporan Penerimaan Barang juga dapat digunakan oleh Manajer

untuk melihat Laporan Penerimaan Barang setiap bulannya.

4. Setelah semua proses peng-input-an data selesai, maka Bagian

Administrasi akan menempelkan barcode ke setiap barang. Kemudian

Bagian Administrasi akan menyerahkan barang-barang tersebut beserta

Rekap Penerimaan Barang ke Bagian Gudang, dimana Bagian Gudang

bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengaturan barang di dalam

gudang.

62

5. Apabila barang tidak sesuai dengan Nota Masuk (misal : barang rusak atau

cacat, jumlah barang tidak sesuai dengan Nota Masuk, dan lain-lain), maka

Bagian Administrasi akan masuk ke modul Pengembalian Barang untuk

mencetak Dokumen Pengembalian Barang (retur) sebanyak dua rangkap,

dimana :

a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier,

b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi

Setelah itu, Bagian Administrasi akan melaporkan kepada Manajer

yang kemudian akan dikonfirmasikan kepada supplier melalui telepon atau

e-mail, serta menyerahkan barang tersebut ke Bagian Gudang untuk

disimpan di gudang. Retur untuk barang yang rusak atau cacat tersebut

dikirimkan bersamaan dengan retur untuk barang sisa ke supplier melalui

pos.

Dokumen Pengembalian Barang (retur) ini juga digunakan untuk

mengembalikan barang ke supplier apabila masa penitipan barangnya

sudah habis. Berdasarkan prosedur yang ditetapkan oleh pihak Nanonine

House, setiap barang yang dititipkan oleh supplier memiliki masa penitipan

selama 3 bulan, barang yang sudah habis masa penitipannya diperiksa oleh

Bagian Administrasi melalui modul Barang Habis Masa Penitipan setiap 2

minggu sekali. Apabila masa penitipan barang sudah habis sedangkan

barang tersebut belum laku terjual, maka sisa barang tersebut dapat

dikembalikan ke supplier. Tetapi hal ini tergantung dari supplier apakah

sisa barang tersebut akan di discount atau tetap dijual dalam kurun waktu

63

hingga 2 bulan, apabila dalam kurun waktu tersebut barang tidak terjual

maka sisa barang akan tetap di retur.

Sebelum mengirimkan retur ke supplier, Bagian Administrasi

mencetak Rekap Pengembalian Barang berdasarkan bulan pengiriman

dan merek barang melalui modul Laporan Pengembalian Barang yang

akan diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang

terhadap catatan retur yang telah dikumpulkan dan barang yang diretur.

Modul Laporan Pengembalian Barang juga dapat digunakan oleh Manajer

untuk melihat Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya.

6. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang

melalui modul Stok Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk

melakukan pengecekan stok barang yang ada di gudang, sehingga Bagian

Gudang dapat mengetahui apakah barang sudah habis atau belum, dan

mengidentifikasi barang yang hilang.

a. Apabila stock barang sudah habis, Bagian Gudang akan

mengkonfirmasi kepada Manajer untuk memberitahu supplier bahwa

barang tersebut telah habis.

b. Apabila terdapat barang yang hilang, maka Bagian Gudang akan

membuat catatan barang hilang yang dilaporkan kepada Bagian

Administrasi untuk ditandatangani. Kemudian Bagian Administrasi

akan menyerahkan catatan tersebut kepada Manajer, dimana Manajer

yang akan meng-input barcode dari barang yang hilang melalui

modul Pengecekan Stok (Stok Opname) untuk membuat Laporan

Barang Hilang. Setelah itu, Manajer akan mengirimkan Laporan

64

Barang Hilang tersebut ke Direktur melalui email. Barang yang

hilang akan dibebankan kepada Nanonine House dan tetap dianggap

sebagai barang yang laku terjual.

7. Selain itu, Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan yang

digunakan untuk melihat pergerakan (update) penjualan dari barang setiap

minggunya dan Laporan Status Penjualan Bulanan mengenai stok

barang terakhir melalui modul Status Penjualan Bulanan. Laporan ini

diserahkan kepada supplier yang berada di dalam dan di luar kota

(Bandung) serta ke Direktur melalui e-mail.

65

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

3.4.2.1 Diagram Konteks

Keterangan :

DPRB : Dokumen Penerimaan Barang

DPBB : Dokumen Pengembalian Barang

LBH : Laporan Barang Hilang

LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan

LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan

Gambar 3.2 Diagram Konteks Nanonine House

66

3.4.2.2 Diagram Nol

Supplier

1.0Input

Nota Masuk

Ms_Merek Ms_Produk

2.0Verifikasi Dokumen

Ms_Barcode

LPRB

LPBB

3.0Retur

Barang

Ms_Stok Barang

5.0Identifikasi

BarangHilang

LBHLSPMLSPB

Direktur

Nota_Masuk

Barang_Tdk_Sesuai

DPRB_1

DPBB_1

DSB

LSPM

LSPB

LSPM_2

LSPB_2

LBH

4.0Update

Penjualan

Barcode

Update

Update

Produk

Update

Merek

Update

Update

Update

Update

Update

Update

67

Keterangan:

DPRB : Dokumen Penerimaan Barang

LPRB : Laporan Penerimaan Barang

DPBB : Dokumen Pengembalian Barang

LPBB : Laporan Pengembalian Barang

DSB : Dokumen Stok Barang

LBH : Laporan Barang Hilang

LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan

LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan

Gambar 3.3 Diagram Nol Nanonine House

68

3.4.3 Uraian Aplikasi Yang Digunakan

Untuk menunjang sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi,

Nanonine House menginstalasi DMS (Distro Management System) yaitu

sebuah software yang digunakan untuk membantu Nanonine House dalam

memperlancar proses operasional perusahaan khususnya dalam mengontrol

persediaan barang mereka. DMS dikembangkan oleh Data Works Indonesia

yaitu sebuah software house yang sudah berpengalaman dalam pembuatan

aplikasi sistem informasi. Dalam pengembangannya di Nanonine House pihak

developer membuatnya sesuai dengan permintaan perusahaan dan juga

memperhatikan aspek dari penggunanya. Hal ini membuat pihak developer

mendesain aplikasi yang sederhana dan mudah dipakai oleh user namun tetap

memperhatikan aspek keamanannya. Aplikasi DMS digunakan untuk

melakukan hampir semua transaksi yang terjadi di Nanonine House.

- Komponen Input Sistem Informasi Persediaan Nanonine House

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi secara garis

besar dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi persediaan

Nanonine House adalah Nota Masuk, Referensi Merek, Referensi Produk,

Barcode Baru, Data Penerimaan Baru, Data Pengembalian Baru, Retur

Produk, dan Catatan Barang Hilang.

- Komponen Output Sistem Informasi Persediaan Nanonine House

Produk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yang

berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi persediaan

Nanonine House adalah Dokumen Penerimaan Barang, Dokumen

Pengembalian Barang (Retur), Dokumen Stok Barang, Surat Jalan, Laporan

69

Penerimaan Barang, Laporan Pengembalian Barang, Laporan Barang

Hilang, Laporan Status Penjualan Mingguan dan Laporan Status penjualan

Bulanan.

- Komponen Teknologi Sistem Informasi Persediaan Nanonine House

a. Sistem Hardware yang ada di Nanonine House adalah :

1. Bagian Keuangan

- Alat masukan (input device) :

a) Keyboard

b) Mouse

- Alat pemroses (processing device) :

a) Processor Intel Pentium 4

b) RAM 128 MB

c) Harddisk 40 GB

d) VGA on board

e) LAN card on board

- Alat keluaran (output device) :

a) Printer HP Lasejet 1020

b) Monitor 15”

- Alat simpan luar (external memory) :

a) Floopy disk

b) USB

c) CD-RW

70

2. Kasir

- Alat masukan (input device) :

a) Keyboard

b) Mouse

c) Scanning

- Alat pemroses (processing device) :

a) Processor Intel Pentium 4

b) RAM 128 MB

c) Harddisk 80 GB

d) VGA on board

e) LAN card on board

- Alat keluaran (output device) :

a) Printer Epson TMU220D Receipt

b) Monitor LCD 15”

- Alat simpan luar (external memory) :

a) Floopy disk

b) USB

3. Manajer :

- Alat masukan (input device) :

a) Keyboard

b) Mouse

- Alat pemroses (processing device) :

a) Processor Intel Pentium 4

b) RAM 512 MB

71

c) Harddisk 80 GB

d) VGA 128 MB on board

e) LAN card on board dan LAN card tambahan

f) Modem external

- Alat keluaran (output device) :

a) Printer HP Lasejet 4200

b) Monitor 19”

- Alat simpan luar (external memory) :

a) Floopy disk

b) USB

c) DVD-RW

4. Bagian Administrasi

- Alat masukan (input device) :

a) Keyboard

b) Mouse

- Alat pemroses (processing device) :

a) Processor Intel Pentium 4

b) RAM 256+128 MB

c) Harddisk 40 GB

d) VGA on board

e) LAN card on board

- Alat keluaran (output device) :

a) Printer HP Lasejet 1020

b) Monitor 15”

72

- Alat simpan luar (external memory) :

a) Floopy disk

b) USB

c) CD-RW

b. Sistem software :

- Windows XP Personal Edition

- AVG Free anti virus

- Internet Explorer

- Microsoft Access 2003

- DMS (Distro Management System) Software

c. Jaringan yang digunakan yaitu LAN (Local Area Network).

73

Berikut ini tahapan dari user manual dimana proses bisnis diasumsikan

bahwa supplier mengirim barang baru.

a. Dimulai dengan Bagian Administrasi menerima Nota Masuk dari supplier

dan melakukan login :

Gambar 3.4 Tampilan Menu Login

Gambar 3.5 Tampilan Warning untuk Password yang Salah

74

b. Bagian Administrasi terlebih dahulu harus meng-input data-data yang

berhubungan dengan merek dan jenis barang ke dalam Referensi Merek

dan Referensi Produk :

Gambar 3.6 Tampilan Referensi Merek

Gambar 3.7 Tampilan Referensi Produk

75

c. Kemudian Bagian Administrasi akan membuat barcode baru untuk dicetak:

Gambar 3.8 Tampilan Barcode Baru

Gambar 3.9 Tampilan Manajemen Kode Barang

76

d. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input Data Baru

Penerimaan Barang ke dalam Dokumen Peneriman Barang :

Gambar 3.10 Tampilan Data Baru Penerimaan Barang

Gambar 3.11 Tampilan Penerimaan Barang (kosong)

77

Dengan mengklik Dokumen Penerimaan, Bagian Administrasi dapat

mencetak Dokumen Penerimaan Barang :

Gambar 3.12 Tampilan Penerimaan Barang (isi)

78

Bagian Administrasi dapat mengkoreksi kesalahan data yang di input atau

ingin menambahkan data yang belum dimasukkan dari nota masuk, dengan

mengklik Koreksi :

Gambar 3.13 Tampilan Koreksi Data Penerimaan Barang

79

e. Dari Laporan Penerimaan Barang ini, Bagian Administrasi akan mencetak

Rekap Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk

melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang.

Laporan ini juga digunakan oleh Manajer sebagai Laporan Penerimaan

Barang setiap bulannya.

Gambar 3.14 Tampilan Laporan Penerimaan Barang

80

f. Apabila terdapat barang yang rusak dan barang habis masa penitipan, maka

Bagian Administrasi akan meng-input ke dalam Data Baru Pengembalian

Barang :

Gambar 3.15 Tampilan Data Baru Pengembalian Barang

Gambar 3.16 Tampilan Pengembalian Barang (kosong)

81

Kemudian Bagian Administrasi meng-input jumlah barang yang akan

dikembalikan dengan mengklik Retur Produk :

Gambar 3.17 Tampilan Retur Produk

82

Dengan mengklik Dokumen Pengembalian, Bagian Administrasi dapat

mencetak Dokumen Pengembalian Barang :

Gambar 3.18 Tampilan Pengembalian Barang (isi)

83

g. Dari Laporan Pengembalian Barang ini, Bagian Administrasi mencetak

Rekap Pengembalian Barang yang akan diberikan kepada Bagian

Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap catatan retur yang

telah dikumpulkan dan barang yang diretur. Laporan ini juga digunakan

oleh Manajer sebagai Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya.

Gambar 3.19 Tampilan Laporan Pengembalian Barang

84

h. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang

yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan stok

barang yang ada di gudang, sehingga Bagian Gudang dapat mengetahui

apakah barang sudah habis atau belum, dan mengidentifikasi barang yang

hilang.

Gambar 3.20 Tampilan Stok Barang

85

i. Pengecekan Stok (Stock Opname) digunakan oleh Manajer untuk

menyimpan data barang yang hilang dengan cara meng-input barcode

barang yang hilang.

Gambar 3.21 Tampilan Pengecekan Stok (Stock Opname)

86

j. Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan untuk melihat

pergerakan (update) penjualan dari barang setiap minggunya dan Laporan

Status Penjualan Bulanan untuk mengetahui stock barang terakhir. Laporan

tersebut akan dikirimkan kepada supplier dan Direktur melalui e-mail.

Gambar 3.22 Tampilan Status Penjualan Bulanan