bab 3 analisa sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00398-ka...

55

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit

3.1.1 Latar Belakang Rumah Sakit

Berdirinya Rumah Sakit Omni Medical Center berawal dari

sebuah sanatorium perawatan bagi pasien penderita penyakit jiwa yang

berdiri pada tanggal 2 September 1972. Dalam perkembangannya, Rumah

Sakit Omni terus mengalami pergantian mulai dari kepengurusan maupun

pembangunannya, hingga pada tahun 1992 berubah menjadi Rumah Sakit

yang bernama OMC. Omni Medical Center telah memiliki 180 tempat

tidur dan tenaga professional kedokteran dalam berbagai bidang spesialis

dan sub spesialis maupun di bidang perawatan dan bidang manajemen.

Pada tanggal 11 April 2001 berkaitan dengan perubahan status

kepemilikan, maka RS OMC mengubah nama dan logonya menjadi

Rumah Sakit OMNI Medical Center yang diharapkan dapat menjadi

Rumah Sakit swasta yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan kesehatan

masyarakat dan dapat dimanfaatkan oleh seluruh lapisan anggota

masyarakat.

Dengan visinya menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional

serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif

dengan standard manajemen internasional, maka dalam pelayanannya

kami melayani pasien dan keluarganya secara professional, manusiawi,

tepat guna dan tepat waktu agar tercapainya peningkatan derajat

kesehatan yang optimal.

56

Hingga saat ini, Rumah Sakit OMNI Medical Center secara terus

menerus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu

pengetahuan yang ada sehingga saat ini memiliki pelayanan yang

lengkap, serta didukung oleh tenaga tenaga professional yang ahli

dibidangnya masing masing. Berbagai pelayanan unggulan dimiliki oleh

Rumah Sakit OMNI diantaranya Orthopaedic Center, Urology Center,

Allergy Center, Fertility Center, dan berbagai bidang pelayanan lainnya.

3.1.2 Visi, Misi, Moto, dan Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical

Center

a. Visi Rumah Sakit Omni Medical Center

Menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta

mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif

dengan standard manajemen internasional

b. Misi Rumah Sakit Omni Medical Center

• Melayani pasien dan keluarganya secara profesional, manusiawi,

tepat waktu dan tepat guna dalam rangka meningkatkan derajat

kesehatan mencakup kebutuhan-kebutuhan jasmani, mental,

spiritual dan sosial

• Mengenali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk

pertumbuhan dan perkembangan di bidang medik dan penunjang

medik

• Membangun dan membina hubungan baik dengan stakeholders

• Menjamin suatu lingkungan kerja yang baik di bidang penunjang

medik yang mendatangkan suasana komunikatif pada dokter dan

57

pasien serta ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan yang

berkesinambungan

c. Moto Rumah Sakit Omni Medical Center adalah

“World Class Health Care”

Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center:

Pelayanan Rawat Jalan meliputi:

a) UGD

b) Poli Saraf

c) Poli Gizi

d) Poli Penyakit Dalam

e) Poli Bedah

f) Poli Gigi & Mulut

g) Poli Kulit & Kelamin

h) Poli THT

i) Poli Paediatric (anak)

j) Poli Fetomaternal

k) Poli Orthopedic

l) Poli Kebidanan

m) Poli Kebidanan

n) Poli Asma & Alergi

Pelayanan Rawat Inap meliputi:

a. Nama Kamar

1. Ruang Anggrek

58

2. Ruang Tulip

3. Ruang Mawar

4. Ruang Teratai

5. Ruang Flamboyan

b. Jenis Kelas

1. Super VIP

2. VIP

3. Kelas 1

4. Kelas 2

5. Perawatan Anak

Pelayanan Penunjang

a) Instalasi Radiologi

b) Instalasi Lab

c) Instalasi Farmasi

d) Instalasi Patalogi Anatomi

e) Instalasi Hemodialisa

f) Instalasi VK

g) Instalasi OK

h) Instalasi Fisiotherapy

i) Instalasi Diagnostic Electromedic

j) Instalasi ESWL

Jadwal Praktek Dokter

a) UGD : 24 jam

59

b) Poli Spesialis : Pagi = 07.00 – 14.30

Siang = 13.30 – 21.00

60

3.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi

61

3.1.4 Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di dalam struktur organisasi

pada OMNI Medical Center Pulomas, yaitu :

1. President Director

a. Menyetujui penetapan budaya RS Omni Medical Center.

b. Menyetujui penetapan sistem-sistem yang akan digunakan oleh

Rumah Sakit.

c. Menyetujui struktur Rumah Sakit yang berlaku.

d. Menjaga agar semua aktivitas Rumah Sakit berjalan sesuai dengan

misi, kebijakan umum, program dan strategi, anggaran, peraturan dan

sistem-sistem yang telah ditetapkan.

e. Memberi keputusan atas segala hal yang bukan wewenang dari

bawahannya, sesuai dengan kebijakan dari PT SMM.

f. Menilai prestasi kerja dan kondisi para bawahan langsungnya.

g. Memberi peringatan lisan atau tertulis kepada bawahan langsungnya

mengenai pelaksanaan kerja maupun perilaku.

2. Director of Finance

a. Menetapkan sistem dan prosedur akuntansi yang sesuai untuk

diaplikasikan di rumah sakit.

b. Menetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan

keuangan dan akuntansi.

62

c. Menentukan kriteria rekruitmen di bidangnya sehingga terbentuk

keselarasan penugasan.

d. Mencari sumber dana yang termurah dan berdaya guna bagi

pembiayaan operasi rumah sakit :

‐ Menyetujui pengeluaran/ pembayaran. Pemberian discount,

penghapusan tagihan macet, serta penghapusan aktiva tetap sesuai

dengan batas memberi masukan kepada bagian pemasaran

mengenai hasil perhitungan harga pokok jenis-jenis pelayanan

kesehatan.

‐ Menjaga hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi

lainnya.

‐ Menghadiri rapat berkala manajemen rumah sakit dengan

mempersiapkan bahan bahan yang perlu dibicarakan dalam

forum rapat dari bidangnya.

e. Menyetujui pengadaan barang-barang/ persedian keperluan rumah

sakit sesuai dengan ketentuan dan batas wewenang yang telah

ditetapkan.

f. Menyampaikan laporan keuangan dan laporan lainnya untuk

kepentingan intern maupun ekstern, seperti untuk kepentingan

perpajakan.

g. Menganalisa, menginterpretasi dan melaporkan mengenai kekayaan,

kewajiban keuangan, karekteristik dan komposisi biaya sebagai unsur

63

harga pokok tarif rumah sakit serta semua transaksi yang terjadi di

rumah sakit.

h. Memprakarsai rapat-rapat yang dianggap penting untuk diadakan

berdasarkan hasil deteksi melalui pencatatan yang dilakukan sehingga

keadaan keuangan tetap terjaga dengan baik.

i. Memberi peringatan lisan kepada para bawahannnya mengenai

pelaksanaan kerja dan perilaku.

j. Menginformasikan kepada bagian sumber daya manusia mengenai

perlunya dikirim surat peringatan tertulis kepada para bawahannya.

3. Director

a. Memberi persetujuan atas kebijakan, strategi program kerja yang

disusun oleh bawahan langsungnya masing-masing yang sesuai

dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan dan disetujui oleh

Presiden Direktur Rumah Sakit.

b. Memberi usul atau saran kepada Presiden Direktur Rumah Sakit.

c. Memberikan wewenang kepada masing-masing Wakil Direktur

Rumah Sakit untuk pengeluaran biaya yang berhubungan dengan

Direktoratnya.

d. Mengajukan permohonan pengeluaran-pengeluaran serta hal-hal lain

diluar batas wewenangnya kepada Presiden Direktur Rumah Sakit.

e. Menyetujui anggaran investasi serta anggaran pendapatan dan belanja

rumah sakit yang berdasarkan hasl konsolidasi dari anggaran yang

64

dibuat setiap unit organisasi serta mengajukan kepada Presiden

Direktur Rumah Sakit

f. Menyetujui penetapan tarif pelayanan jasa rumah sakit.

g. Menerima, menempatkan, mempromosikan, melakukan degradasi,

memberhentikan karyawan Rumah Sakit, menentukan gaji dan

tunjangan karyawan serta kenaikan–kenaikan.

4. Internal Audit

a. Bertanggung jawab atas perencanaan pemeriksaan rutin dengan

membuat rencana kerja berdasarkan skala prioritas yang telah

ditetapkan pimpinan dan menindak lanjuti permintaan pemeriksaan

khusus dari pihak terkait agar pelaksanaan pemeriksaan dapat

berjalan lancar.

b. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan

berkoordinasi dengan pihak tekait untuk mencari dan mengumpulkan

data pendukung yang diperlukan atas indikasi penyelewengan untuk

membantu perusahaan mengambil keputusan atas tindakan yang harus

diambil.

c. Bertanggung jawab atas pemeriksaan laporan keuangan dengan

berkoordinasi dengan pihak terkait guna mendapatkan data keuangan

yang dibutuhkan dan melakukan validasi atas sampel yang telah

dipilih untuk memastikan laporan keuangan benar, akurat dan tidak

terdapat penyimpangan.

65

d. Bertanggung jawab atas tindak lanjut pengawasan, pemeriksaan dan

evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta sistem

pendukung komputerisasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait

untuk penyusunan rekomendasi, sosialisasi sistem pendukung

komputerisasi (termasuk pelatihan jika diperlukan) dan melakukan

tindakan korektif atas berbagai penyimpangan yang ditemukan untuk

meningkatkan kepatuhan dan memperbaiki sistem dan prosedur

operasional yang telah ditetapkan.

e. Bertanggung jawab untuk pengembangan sistem dan prosedur

operasional dengan memberikan masukan kepada Direktur Utama

berdasarkan temuan pemeriksaan yang dilakukan agar dapat ditindak

lanjuti.

5. Deputy Director of Nursing

a. Memberikan pengarahan dan bimbingan pelaksanaan tugas

keperawatan

b. Melaksanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan (sesuai

Kebijakan Rumah Sakit)

c. Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan

penggunaan peralatan keperawatan

d. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan

e. Menanda tangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi

wewenang Wadir Keperawatan

66

f. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang

berkaitan dengan pelayanan keperawatan.

6. Manager Keuangan

a. Mengusulkan penyempurnaan sistem dan prosedur keuangan rumah

sakit.

b. Mengusulkan penghapusan piutang dan memberikan keringanan

pembayaran kepada pasien tidak mampu sesuai dengan batas

wewenang yang telah ditetapkan.

c. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan

efektif di bagiannya.

d. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan

efektif di bagiannya.

e. Mengurus masalah-masalah penagihan pasien.

f. Melakukan penilaian prestasi kerja dan konduite bagi para bawahan

langsungnya.

g. Memberi pengarahan/ nasehat/ teguran lisan kepada para

bawahannya.

h. Mengusulkan kenaikan gaji, pangkat, penggantian, pemindahan, dan

pengembangan bawahannya.

67

7. Kepala Bagian Unit Gawat Darurat (UGD)

a. Memberikan tugas kepada perawat agar memberikan asuhan

keperawatan berdasarkan kebutuhan pasien dan kebutuhan unit serta

mendokumentasikannya.

Yang perlu diperhatikan pimpinan:

a) Membuat jadwal dinas

b) Mengatur tenaga setiap hari

c) Serah terima pergantian shift

d) Memberikan informasi tentang peraturan, kebijakan yang harus

diperhatikan.

e) Mengenalkan tata kerja.

f) Memberikan orientasi perawat baru atau lama.

g) Membagi tugas harian/ tambahan baru atau lama.

h) Membagi tugas harian/ tambahan perawat.

i) Membuat KPI

j) Mengatur dan mengkoordinir jadwal rutin.

b. Mensupervisi dan mengevaluasi penampilan kerja perawat dalam

memberikan asuhan keperawatan, hubungan kerja dan pelayanan

yang efisien dan efektif.

Yang perlu diperhatikan perawat adalah:

a) Mengelola asuhan keperawatan.

b) Mengatur dan mengendalikan asuhan sesuai standar

c) Melaksanakan kebijakan, peraturan yang ditetapkan.

68

d) Mengikuti ronde keperawatan.

e) Mengecek renpra yang dibuat oleh perawat pelaksana.

f) Melaporkan tenaga keperawatan pindah, mengundurkan diri,

keluar, absen/ sakit ke asisten bidang keperawatan, dan direktur

Keperawatan.

g) Menyimpan file pribadi di setiap perawat.

h) Memberi penilaian terhadap ketrampilan yang dilaksanakan oleh

perawat dari ruangan lain

c. Memberikan asuhan keperawatan di unitnya dan bekerjasama dengan

tim medik dalam mengkoordinasikan kebutuhan pasien secara

keseluruhan.

Yang perlu diperhatikan:

a) Mengecek status pasien

b) Melaksanakan program dokter.

c) Melaporkan kondisi pada dokter ruangan/ dokter konsulen.

d) Mengecek persediaan obat-obatan pasien.

d. Mengidentifikasikan masalah pelayanan keperawatan dan membantu

dalam pemecahannya.


a) Mengatasi semua yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.

b) Menindaklanjuti hasil evaluasi unit lain (misalnya hasil

questionaire, complaint).

c) Bimbingan khusus pada perawat yang bermasalah.

69

e. Mengobservasi asuhan keperawatan dan mengunjungi pasien untuk

menjamin bahwa asuhan keperawatan diberikan sesuai dengan arahan

dan pengobatan yang diberikan sesuai dengan anjuran dokter.

a) Membimbing pelaksanaan asuhan keperawatan dari pasien masuk

sampai pulang.

b) Mengecek dokumen pasien.

c) Mengkaji perkembangan pasien.

f. Memelihara lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien.


a) Kerja sama dengan unit-unit yang terkait: house keeping/ cleaning

services

b) Memantau/ mengevaluasi hasil kerja house keeping untuk

mendukung kelancaran pelayanan keperawatan.

c) Menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien dan

keluarga.

g. Mensupervisi penggunaan alat-alat khusus dan memberikan bantuan

dalam pengoperasian alat-alat tersebut bila dibutuhkan.

a) Mengatur dan memelihara inventaris ruangan.

b) Memelihara kelengkapan alat-alat siap pakai.

c) Memeriksa kelengkapan alat-alat yang dibutuhkan setiap hari di

ruangan rawat.

d) Mengenalkan/ melatih cara penggunaan alat kesehatan sesuai

standar kepada perawat.

70

e) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak.

f) Mengecek daftar pemakaian alat harian/ bulanan.

g) Mengevaluasi cara pemakaian alat apakah sesuai standar.

h. Menyusun/ mendokumentasikan asuhan keperawatan yang

professional dan manganjurkan pasien, keluarga untuk melaksanakan

teknik, metoda asuhan keperawatan di rumah setelah pasien pulang.


a) Pencatatan dan Pelaporan: laporan harian, dan kejadian luar biasa

dan mutu.

b) Mempersiapkan pasien yang akan pulang

c) Memberikan penyuluhan pada pasien dan keluarga.

d) Mempersiapkan pasien pindah (administrasi/ determinasi)

i. Mengarahkan, mempersiapkan dan memelihara catatan klinik pasien

(status pasien).

j. Menjamin tersedianya alat-alat medis, cairan dan inventory alat-alat

medis dan kesehatan lainnya sesuai standar.


a) Mengatur dan memelihara inventaris

b) Mensupervisi pelaksanaan asuhan keperawatan.

c) Memelihara kelengkapan alat-alat agar siap pakai

d) Menjaga kelengkapan alat

e) Melatih cara penggunaan alat

f) Mengajukan kebutuhan-kebutuhan akan sarana.

71

g) Memonitor menyalahgunakan alat

h) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak

i) Mengajukan dan mengintventarisasi permintaan alat-alat ruangan,

baik insidentil maupun tahunan.

j) Mengontrol pemakaian floor stock farmasi

k) Mengevaluasi standar kebutuhan peralatan ruangan.

k. Mengorientasikan perawat baru terhadap prosedur, peralatan,

ruangan-ruangan dan staf keperawatan.


a) Membuat evaluasi perawat yang selesai percobaan.

b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP

c) Mengenalkan tata tertib dan tata kerja setempat kepada perawat

baru.

l. Menginstruksikan perawat agar melaksanakan asuhan keperawatan,

prosedur ketrampilan sesuai dengan standar dan prosedur serta

kebijakan dan penggunaan alat-alat sesuai dengan prosedur.


a) Melaksanakan perasat keperawatan sesuai SOP

m. Melakukan pertemuan dengan staf perawatan untuk mendiskusikan

kebutuhan-kebutuhan asuhan keperawatan pasien dan pelayanan RS

yang berkualitas.


72

a) Menyampaikan kebijakan-kebijakan baru yang ditentukan/

dikeluarkan oleh Direktur Keperawatan.

b) Menciptakan/ memelihara hubungan yang harmonis dengan

sesama karyawan

c) Mengadakan rapat ruangan setiap bulan dan rapat insidentil.

d) Menghadiri rapat kepala ruangan yang diadakan oleh Direktur

Keperawatan setiap hari Kamis, pukul 10.00 WIB, Minggu

I.II.III.IV

e) Menghadiri rapat koordinasi rawat inap setiap Kamis, pukul 10.00

WIB dan minggu ke IV yang diadakan oleh Direktur

keperawatan.

n. Mengevaluasi penampilan kerja perawat secara individual melalui

observasi, controling yang tiba-tiba dan confrence.


a) Mengatur cuti

b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP.

c) Membuat jadwal dinas bulanan.

d) Menyimpan buku pengambilan nilai dan file pribadi.

e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sehari-hari.

f) Membuat evaluasi penampilan.

g) Melakukan pembinaan.

h) Menyimpan buku penilaian kinerja dan ketrampilan.

73

i) Membuat evaluasi karyawan yang tidak mematuhi masa kerja satu

tahun.

j) Memperhatikan performance perawat (misalnya kelengkapan

seragam dan atribut, kehadiran,dll).

k) Mengevaluasi kebutuhan tenaga perawat sesuai standar.

o. Meningkatkan pengembangan staf.


a) Memberikan nilai terhadap keterampilan.

b) Mengikuti jadwal rapat unit lain.

c) Mengikuti jadwal harian perawat untuk pengambilan nilai di

ruangan-ruangan khusus lainnya, untuk menilai dalam menambah

keterampilan.

d) Membimbing dan membina tenaga perawat.

e) Merencanakan peningkatan kualifikasi perawat (misalnya

mengusulkan pendidikan formal/ non formal sesuai dengan

kebutuhan keperawatan).

p. Mengadakan pertemuan dengan staf dan administrasi staf untuk

mendiskusikan pengoperasian unit dan training yang dibutuhkan oleh

staf dan memformulasikan program untuk meningkatkan unitnya


a) Mengatur jadwal/ memotivasi perawat untuk mengikuti program

pendidikan.

74

q. Membantu dalam pengembangan dan penyusunan anggaran untuk

unitnya.

Yang harus diperhatikan:

a) Membuat permintaan alat-alat ATK medik dan Non medik

b) Membuat budget ruangan setiap tahun

r. Membantu dalam penelitian yang berhubungan dengan peningkatan

asuhan keperawatan.

s. Dari segi manajemen Perencanaan:

a) Menyusun dan mengusulkan SOP di UGD, badan jasa SOP

medis.

b) Menyusun Rencana kerja, anggaran tahunan dan pengembangan

UGD.

c) Dari Management Pengorganisasian

a) Mengkombinasi unit kerja yang terkait dalam pelayanan

UGD antara lain Farmasi, Laboratorium, Radiologi.

b) Membuat prosedur dan koordinasi kerja yang efisien dan

efektif dengan unit-unit pelayanan di ruang perawatan ICU,

kamar bedah, Haemodialisa, kamar bersalin

c) Bersama-sama dengan bagian keuangan mengkoordinasi

prosedur di UGD.

d) Berkoordinasi dengan bagian gawat dearurat dinas

kesehatan DKI dan dengan unit berpartisipasi dalam

75

berbagai kegiatan yang diselenggarakan untuk mendukung

program pemerintah di bidang kesehatan.

t. Dari segi Managemen Kepemimpinan

a) Memotivasi, mengevaluasi, mengembangkan kemampuan tenaga

yang ada di UGD dengan membuat pertemuan berkala secara

periodic.

b) Mengusulkan pendidikan dan pelatihan bagi petugas di UGD

untuk meningkatkan ketrampilan petugas di UGD mengevaluasi

kegiatan di UGD dalam 1 tahun dengan adanya rapat rutin 1x

dalam 1 tahun: membahas seluruh kegiatan di UGD dan

membuat lapran bulanan berupa jumlah keuangan, jumlah pasien

rawat inap, rawat jalan, pasien emergency, fase emergency,

perwakilan ambulance, rujukan pasien KLL (kecelakaan lalu

lintas), KRT ( kecelakaan rumah tangga)

u. Dari segi Manajemen Pengawasan

a) Mengawasi dan menjaga agar pelayanan yang dilakukan sesuai

dengan Standar Operasional Prosedur mengenai pedoman

karya demi penanganan Kasus Gawat Darurat yang ada di

UGD.

b) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan, efektifitas dan

pengembangan alat medis untuk digunakan di ruang gawat

darurat dengan melakukan pengecekan secara

berkesinambungan serta berkoordinasi dengan pihak terkait

76

untuk pengadaan peralatan medis baru agar dapat mendukung

upaya dalam pelayanan gawat darurat dalam mencegah cacat

dan kelumpuhan.

c) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan alat-alat life saving

di ruang gawat darurat juga dalam pemakaian dan pergantian

alat-alat yang terlupakan.

d) Mengawasi atas berlangsungnya pelayanan operasional

ambulance UGD dengan mengkoordinir Tim dokter, Perawat

dan memusnahkan kelengkapan obat dan peralatan serta

kebersihan ambulance agar kebutuhan pasien dapat tertangani

dengan baik.

e) Mengawasi tertib administrasi pelayanan di UGD berupa

laporan jaga, kelengkapan rekam medis pasien selama

mendapat tindakan di UGD agar dapat digunakan sebagai

bukti/ pendukung untuk tindakan medis selanjutnya.

8. Bagian Rawat Inap

a. Membantu Kepala/ Wakil Bidang Pelayanan Medik dalam

menetapkan kebijakan dan standar mutu pelayanan rawat inap sesuai

dengan tujuan dan sasaran Rumah Sakit.

b. Membuat rencana/ program kerja serta anggaran tahunan bagian

Rawat Inap.

77

c. Membuat sistem dan prosedur pelaksanaan pelayanan rawat inap serta

mengawasi pelaksanaannya.

d. Merencanakan kebutuhan dan mengatur penugasan tenaga para medik

perawatan/ non perawatan secara efisien dan efektif, untuk kelancaran

pelayanan rawat inap.

e. Mengkoordinasi program atau aktivitas-aktivitas pelayanan di unit-

unit rawat inap yang meliputi pelaksanaan perawatan, pelayanan

medik dan non medik (perhotelan) guna tercapainya kepuasan pasien/

keluarga yang dirawat.

f. Membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif dengan bagian

rawat jalan guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu.

g. Membuat sistem dan prosedur kerjasama / koordinatif dengan bagian

tindak medik, bedah dan kebidanan, guna kelancaran pelayanan

perawatan terpadu.

h. Bersama bagian Umum Unit Akomodasi membuat sistem dan

prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan

perhotelan di bagian Rawat Inap.

i. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi kebutuhan-

kebutuhan perlengkapan medic di bagian rawat inap, serta mengawasi

penggunaanya secara efisien dan efektif.

j. Bersama Bidang Penunjang Medik. Bagian Radiologi dan Diagnostik

Elektromedik, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif

78

guna kelancaran pelayanan Radiologik dan Diagnostik Elektromedik

di unit-unit rawat inap.

k. Bersama bidang Penunjang Medik bagian Laboratorium, membuat

sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif guna kelancaran

pelayanan laboratorium di unit-unit rawat inap.

l. Bersama Bidang Penunjang medik bagian Farmasi, membuat sistem

dan prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan

farmasi di unit-unit rawat inap.

m. Mengadakan rapat kerja bagian secara berkala dengan semua

personilnya untuk instruksional dan mendiskusikan berbagai masalah

pelayanan medik/ non medik di unit-unit rawat inap.

n. Mengevaluasi secara berkala dan mengusulkan pengembangan

prestasi bawahan yang dipimpinnya.

o. Melaksanakan tindakan-tindakan administratif yang diperlukan demi

kelancaran pelayanan rawat inap sesuai dengan kebijkan Rumah

Sakit.

p. Menjadi penengah dalam penyelesaian masalah-masalah/

kesalahpahaman yang terjadi antara Dokter, perawat, karyawan

lainnya yang bekerja di unit-unit rawat inap, sesuai kemampuan dan

berat ringannya permasalahan.

q. Mengawasi kemungkinan terjadinya kelalaian medik dan malpraktek

di bagian Rawat inap, serta melaporkannya kepada kepala/ wakil

Bidang pelayanan medik.

79

r. Besama Biro Sekretariat, Unit Informasi medik, membuat prosedur

dan sistem kerjasama mengenai administrasi medik pelayanan rawat

inap.

s. Memanggil dokter yang bertanggung jawab medik teknis melalui

bagian rawat jalan unit pelayanan yang bersangkutan, bilamana ada

permasalahan di bidang teknis medis didalam unit-unit rawat inap.

t. Menjaga kelancaran pelayanan rawat inap (nursing care) di semua

unit yang bersangkutan dan mengupayakan penggunaan fasilitas

rawat inap dilakukan secara efisien dan efektif.

u. Membuat laporan-laporan berkala mengenai keseluruhan kegiatan

pelayanan rawat inap yang meliputi masalah kelancaran/ hambatan

pelayanan, kepersonalian, administrasi, sarana/ prasarana, data-data

statistik mengenai aktivitas rawat inap.

v. Bersama bidang penunjang Medik bagian Rehabililtasi, membuat

sistem dan prosedur kerjasama yang terpadu, guna kelancaran

pelayanan rawat inap.

w. Membantu kepala/ wakil bidang pelayanan medik dalam penyusunan

rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya.

x. Menjaga disiplin kerja bagiannya serta hubungan yang baik dengan

unit-unit organisasi lain.

y. Melaksanakan kegiatan-kegiatan lain sesuai dengan penugasan

atasan.

80

9. Kepala Bagian Farmasi

a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :

a) Membantu Direktur Penunjang Medik dalam menyusun rencana

kerja dan anggaran tahunan bidangnya.

b) Membantu BSDM dalam menyeleksi karyawan yang diperlukan

untuk bagian laboratorium.

c) Bekerja sama dengan bagian Umum Unit Logistik dalam

pelaksanaan pengadaan alat-alat/ perlengkapan laboratorium

Rumah Sakit.

d) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan

bawahan, serta secara berkala melaksanakan penilaian prestasi

kerja bagi bawahannya langsung.

b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :

a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di

bagian laboratorium serta hubungan kerja yang baik dengan unit-

unit organisasi lainnya.

b) Menyusun laporan-laporan berkala mengenai semua aktivitas dan

hasil pelaksanaan kegiatan laboratorium, serta menyampaikannya

kepada atasan.

c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :

81

a) Melaksanakan kebijakan-kebijakan bidang penunjang medik yang

telah ditetapkan, khususnya yang berkaitan dengan bidang

laboratorium.

b) Mengelola kegiatan-kegiatan laboratorium yang mencakup

pembuatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian

dan pengembangan.

c) Mengupayakan tersedianya pelayanan/ fasilitas laboratorium yang

lengkap dan berkualitas, sehingga dapat berjalan selaras dengan

kebutuhan-kebutuhan preventif/ kuratif di bidang kesehatan.

d) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan dan prosedur-

prosedur yang ditetapkan direksi, pemerintah, atau organisasi

profesi yang berkaitan dengan kegiatan bagian Laboratorium.

d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :

a) Menyusun, menetpakan dan menerapkan standar prosedur operasi

untuk tiap-tiap peralatan medis yang ada serta mengawasi

pelaksanaanya.

b) Menjaga hasil keluaran (Output) seoptimal mungkin yang

meliputi kualitas medis teknis dan non medis sesuai dengan

standar atau kebijakan yang berlaku di Rumah Sakit Omni

Medical Center.

c) Menjaga agar semua peralatan dan perlengkapan laboratorium

rumah sakit selalu dalam keadaan baik dan siap pakai

82

10. Kepala Bagian Farmasi

a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :

Membantu Direktur Penunjang Medik dalam penyusun anggaran dan

rencana kerja serta perubahannya bila diperlukan.

b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :

a) Bertanggung jawab akan pengadaan dan penyajian informasi

mengenai obat, bahan farmasi, alat kesehatan perihal manfaat,

efek samping, kontra indikasi, dosis dan lain-lain yang akurat dan

mutahir untuk semua pihak yang memerlukan didalam rumah

sakit.

b) Senantiasa mengikuti perkembangan obat, bahan farmasi dan alat

kesehatan serta peraturan pemerintah yang berkaitan dengan

farmasi.

c) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan, prosedur yang

ditetapkan Direksi, Pemerintah atau Organisasi Profesi yang

berkaitan dengan kegiatan Bagian Farmasi.

d) Membina hubungan baik derngan pemasok atau distributor obat

dan alat-alat kesehatan agar pemesanan tidak mengalami

hambatan pengadaan serta mutu barang tersebut selalu dalam

kondisi baik.

e) Membuat laporan bulanan bagian Farmasi mengenai pendapatan,

pembelian serta utilisasi (jumlah lembar resep dan R/ ; jumlah

83

resep yang dilayani dari poliklinik, jumlah resep yang diantar ke

rumah pasien).

f) Membuat laporan bulanan penggunaan narkotika ke Dep. Kes.

dan BPOM

c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :

a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di

bagian Farmasi serta hubungan kerja yang baik dengan unit

organisasi lainnya.

b) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan

bawahan secara berkala serta melaksanakan penilaian prestasi

kerja bagi bawahan langsungnya.

d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :

a) Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, penjualan,

distribusi dan pengawasan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan

yang beredar di Rumah Sakit.

b) Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengadaan dan

penyimpanan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan di gudang

dan penjualan di Apotik.

c) Mengatur dan memeriksa kelengkapan dan kebenaran laporan

yang dibuat oleh Koordinator Asisten Apoteker, Penanggung

Jawab Gudang Farmasi.

84

11. Bagian Billing

a. Menyiapkan arsip status pasien rawat inap sesuai dengan formulir

penerimaan pasien dan laporan kapasitas.

b. Membuat Nota Perhitungan Biaya Perawatan berdasarkan bukti-bukti

pembebanan dan daftar tarif yang berlaku.

c. Memeriksa/ mencocokkan jumlah pembebanan laporan masing-

masing unit dengan bukti-bukti pendukungnya.

d. Mencocokkan kebenaran masa perawatan, kelas dan tarif pasien rawat

inap berdasarkan formulir pendaftaran/ status penerimaan pasien

dengan LHKP, serta konfirmasi langsung dengan unit terkait.

e. Mendistribusikan Nota Perhitungan Biaya Perawatan yang telah

mendapat persetujuan dari Kepala Bagian ke Kasir secara periodik

baik setiap 10 hari untuk pasien Psychiatry dan 3 hari untuk pasien

Non Psychiatry atau pada saat pemulangan pasien.

f. Setiap bulan membuat Nota Tagihan Rawat Jalan dan menyerahkan

kepada unit penagihan setelah mendapatkan persetujuan kepala

bagian (1 bulan sekali untuk umum dan sebulan dua kali untuk

perusahaan).

g. Menyusun dan mendistribusikan laporan tagihan ke bagian

Akuntansi.

85

12. Bagian Kasir

a. Melakukan pengarsipan sementara semua bukti-bukti pembebanan

dan bukti-bukti pendukung lainnya untuk setiap pasien rawat inap.

b. Menerima pembayaran dari pasien baik tunai maupun dengan kartu

kredit, BG/ Cek/ NK hasil transfer melalui bagian penagihan.

c. Membuat Kwitansi dan Slip Bukti Kas/ Bank Masuk untuk setiap

penerimaan tersebut diatas, dan mendistribusikan sesuai yang telah

ditentukan.

d. Menerima slip-slip kredit dari semua unit pelayanan, untuk

selanjutnya menyerahkan ke bagian Keuangan (Sebagai dasar

pembuatan nota tagihan kepada pasien.

e. Menyimpan sementara uang tunai atau bentuk pembayaran lainnya di

dalam brangkas, dan menyetorkan kepada Kepala Kasir selambat-

lambatnya pada keesokan harinya

f. Secara berkala menyetorkan slip-slip pembayaran kartu kredit dan

menginstruksikan hasilnya untuk ditransfer ke rekening rumah sakit

di Bank Mandiri. Menerima merchant Copy dan Nota Kredit atas

hasil tersebut dan membuat Slip Bukti Bank Masuk

g. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran kas/ non kas

kedalam laporan harian kasir, dan menyerahkan ke Kepala Kasir

bersama jumlah uang / Nota yang diterima

86

h. Mengarsip semua dokumen-dokumen yang menjadi kewajiban-

kewajiban (misalnya : Copy Laporan Harian Kasir, Copy Kwitansi,

Rekap Slip kartu kredit, slip bukti kas/ bank masuk/ keluar, dll)

i. Melakukan pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan slip-slip (Slip

Bukti Kas Keluar, Bon Sementara) yang telah disetujui oleh pihak

yang berwenang

j. Mendistribusikan dokumen-dokumen yang diterima/ dibuat sesuai

yang telah ditentukan (misalnya: Slip Bukti Kas/ Bank Masuk/

Keluar, kwitansi dll)

k. Melakukan registrasi penggunaan slip biaya dan kwitansi sesuai

dengan nomor urut tercetaknya untuk keperluan pengecekan

penerimaan dana.

3.2 Gambaran Umum Q-PRO

PT. Q-PRO SUKSES MANDIRI didirikan tahun 1999, Q-PRO merupakan

penyedia terkemuka untuk solusi IT dalam sistem Healthcare yang terintegrasi.

Penemu dan direktur dari Q-PRO adalah seorang konsultan dan Beliau merupakan

Business Process Reengineering Profesional, dengan berbagai pengalaman di

berbagai aspek pasar yang berbeda baik di indonesia dan luar negeri.

Q-PRO terdiri dari kumpulan Healthcare Profesional IT, masing-masing

dengan keahlian sendiri sangat berkembang dalam rekayasa perangkat lunak,

manajemen proyek, dll konsultasi, dengan track record yang terbukti dalam banyak

proyek di seluruh kepulauan Indonesia. Mereka berdedikasi untuk membantu

87

membangun solusi yang memberikan nilai benar dan keuntungan untuk memenuhi

tantangan yang dihadapi dalam pasar terbuka (global).

Misi dari Q-PRO sendiri adalah akan menjadi “strategic partner” untuk

industri kesehatan. Produk yang ditawarkan oleh Q-PRO merupakan produk yang

berkualitas tinggi dan sangat inovatif untuk solusi TI pada sistem healthcare yang

terintegrasi, selain itu Q-PRO juga menyesuaikan dengan budget tiap-tiap pelanggan

dan juga memberikan jaminan perlindungan terhadap investasi yang telah

dipercayakan pada Q-PRO.

Tujuan dari Q-PRO adalah untuk menjadi yang terdepan dalam menyediakan

solusi IT healtcare, Q-PRO berfokus pada pelanggan. Dengan selalu mengutamakan

tingkat tertinggi kepuasan yang didapat oleh tiap pelanggan. Q-PRO selalu

melakukan perbaikan terus-menerus hingga mencapai kepuasan pelanggan.

88

3.3 Length Of Effort

Tabel 3.3.1 Length of Effort

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

25 August

2010

08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1.Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Laboratorium

Laporan Finding Problem bagian Laboratorium

26

August

2010

08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Rawat Inap dan UGD

Laporan Finding Problem bagian Rawat Inap dan UGD

1 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Billing dan Farmasi

Laporan Finding Problem bagian Billing dan Farmasi

2 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Pembagian Kuesioner

1. Anggota Tim Proyek Internal

Membagikan kuesioner mengenai tingkat resiko dar masalah-masalah yang sebelumnya telah ditermukan.

Hasil kuesioner

89

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


7 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Analisa SOP 1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa proses bisnis yang berjalan, dengan dan membandingkan dengan Modul

Konfirmasi kepada manager IT.

9 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Analisa Resiko 1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa finding, kuesioner, dan menentukan prioritas dari setiap masalah yang dihasilkan dalam problem diagnostic.

Laporan Analisa Resiko (FRAP)

15 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Streering Committee 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi dan semua Deputy Director RS OMC

Membahas Problem Diagnostic yang telah ditemukan dan menentukan kebijakan.

Penentuan beberapa kebijakan baru dan keputusan menjalankan training.

20 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Accounting

Training untuk bagian Billing.

Laporan Fit/GAP bagian Billing

90

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


4. User Finance 5. User Kasir 6. User Billing

23 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor pembimbing 3. User UGD 4. User Laboratorium 5. User Sekretariat

Training untuk bagian in UGD dan Laboratorium.

Laporan Fit/GAP bagian UGD dan Laboratorium

24 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Semua Deputy Director RS OMC 4. User dari semua divisi

Membahas GAP Analysis dari training di minggu pertama dan membuat beberapa kebijakan baru.

Laporan GAP Analysis part 1

27 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User MR 4. User Sales 5. User Admission

Training untuk divisi Admission dan Keperawatan

GAP Analysis proses bisnis bagian Admission dan Keperawatan

91

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


6. User Keperawatan

29 Sept 2010

08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Farmasi 4. User Poliklinik 5. User Rekam Medis 6. User PDS

Training untuk bagian Farmasi.

GAP Analysis proses bisnis bagian Farmasi.

5 Okt 2010

08.00 – 17.00 8 jam Simulasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. Perwakilan User dan semua bagian

Melakukan simulasi dari semua bagian, mulai dari bagian Admission sampai dengan bagian Akuntansi.

Catatan hasil simulasi

6 Okt 2010

08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Seluruh Deputy Director RS OMC 4. Perwakilan User dari semua bagian.

Membuat keputusan untuk membuat beberapa kebijakan baru dan menentukan deadline pelaksanaan solusi masalah yang masih dapat diatasi.

Laporan GAP Analysis Final

92

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


7 Okt 2010

08.00 – 17.00 8 jam Controllling 1. Anggota Tim Proyek Internal

Memantau ke bagian UGD, Rawat Inap mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan serta saran atas apa yang telah di usulkan.

Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT

13 Okt 2010

08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal

Memantau ke bagian Farmasi, Laboratorium mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan

Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT

14 Okt 2010


Memantau deadline solusi di bagian Admission dan Billing.

Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT

27 Okt 2010


Melakukan pengecekan ke setiap bagian


28 Okt 2010


Melakukan pengecekan ke setiap bagian


29 Okt 08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim Proyek Internal

Menyelesaikan Masalah- Berita Acara dari

93

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


2010 2. Consultant QPRO 3. Perwakilan bagian Akuntansi

masalah dari Beberapa Divisi yang Muncul.

Consultant

3 Nov 2010

08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.

Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap

4 Nov 2010




10 Nov 2010




11 Nov 2010

08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO

Melakukan training dengan pihak consultant dan mempelajari sistem untuk mengatasi masalah terkait.

Berita Acara dari Consultant

94

Tgl Waktu Kegiatan

Jumlah Jam


12 Nov 2010

08.00 – 17.00 8 jam Reporting 1. Anggota Tim Proyek Internal

Pembuatan Laporan Magang (Internship)

Laporan Magang kepada Manager IT

95

3.4 Narasi Proses Bisnis

Prosedur ini diawali dengan adanya permintaan pasien untuk menggunakan

jasa ambulance yang disediakan oleh Rumah Sakit OMC. Pasien yang menggunakan

jasa pemakaian ambulance, akan di-input kedalam menu pemakaian jasa ambulance.

Namun tidak ada tombol print pada menu pemakaian jasa ambulance. Untuk itu

pencatatan pemakaian jasa ambulance dilakukan secara manual melalui slip

pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap, sebagai laporan yang nantinya

akan diserahkan ke bagian Billing.

Setibanya pasien ke bagian UGD (Unit Gawat Darurat), perawat bagian UGD

(Unit Gawat Darurat) akan langsung meminta data pasien terlebih dahulu kepada

wali atau pengantar pasien yang bersangkutan. Selanjutnya perawat bagian UGD

(Unit Gawat Darurat) akan menerima identitas pasien, pasien lama akan

menyerahkan kartu pendaftaran sehingga perawat UGD hanya perlu mencari data

pasien berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada kartu pendaftaran,

sedangkan pasien baru menyerahkan (kartu tanda penduduk, baik pasien maupun

wali, dan penjamin) lalu perawat UGD akan meng-input data pasien pada menu

pendaftaran di modul UGD (Unit Gawat Darurat). Yang akan kami bahas disini

adalah pasien dengan penjamin instansi. Apabila pasien baru maka perawat UGD

akan mencetak lembar status pasien beserta kartu pendaftaran, kartu pendaftaran ini

kemudian akan diserahkan kepada pasien.

Setelah pasien terdaftar, maka pasien akan langsung ditangani oleh dokter

jaga di UGD (Unit Gawat Darurat). Setiap jenis pelayanan yang dilakukan baik obat

dan alat kesehatan akan di-input oleh bagian keperawatan UGD (Unit Gawat

96

Darurat), ke dalam menu transaksi di modul pelayanan UGD obat dan alkes, yaitu

menu obat dan alkes (Unit Gawat Darurat), pada saat melakukan input pemakaian

obat, terkadang masih tidak dapat di-input, hal ini menyebabkan data pemakaian

obat dan alkes yang seharusnya di-input pada menu pemakaian obat dan alkes di di-

input pada menu penjualan obat bebas. Namun apabila keperawatan UGD (Unit

Gawat Darurat) berhasil meng-input pada menu registrasi, masih ditemukan

beberapa item yang belum tersedia, sehingga menyebabkan adanya pemakaian obat

yang tidak tercatat. Pada saat melakukan penyimpanan data transaksi pemakaian

obat, data tersebut tidak dapat tersimpan seluruhnya. Untuk menghindari kehilangan

data, maka bagian keperawatan UGD akan melakukan pencatatan manual dengan

mencatatnya ke dalam slip pemakaian obat dan alkes.

Apabila pasien diharuskan untuk menjalani perawatan intensif oleh dokter,

maka perawat UGD akan membuat surat pengantar rawat inap, surat pengantar rawat

inap beserta lembar status pasien akan diantarkan ke bagian Admission rawat inap.

Admission rawat inap kemudian akan membuat surat penerimaan pasien

sebanyak 3 (tiga) rangkap berdasarkan surat pengantar rawat inap. Surat penerimaan

pasien rangkap 1 (satu) akan diberikan ke bagian Rekam medis, rangkap 2 (dua)

akan diberikan ke bagian Billing.

Setelah membuat surat penerimaan pasien, pasien kemudian akan diregistrasi

ke menu pendaftaran rawat inap (in patient) oleh Admission rawat inap (ruang kelas,

dokter, penjamin atau instansi yang menjaminnya, serta besarnya nilai plafon) dan

mencetak bukti pendaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) diberikan

97

kepada pasien, rangkap 2 (dua) akan dibagian ke bagian keperawatan (in patient) dan

rangkap 3 (tiga) kepada bagian Billing.

Setelah pasien tedaftar pada Admission rawat inap (in patient), maka perawat

rawat inap (in patient) akan langsung mengantarkan pasien ke ruangan berdasarkan

slip pendaftaran rawat inap. Apabila sudah cocok, maka pasien akan dibawa ke

ruangannya. Setelah itu perawat rawat inap akan membuka menu validasi sebagai

pembenaran bahwa pasien telah masuk kedalam ruangan. Apabila terdapat

ketidaksesuaian antara menu registrasi yang ditampilkan dengan slip pendaftaran

yang diterima maka perawat rawat inap akan melakukan konfirmasi ke bagian

Admission, Slip pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien

akan diarsipkan sementara.

Selama pasien dirawat, pasien akan diberikan pelayanan seperti jasa dokter.

Dokter yang melakukan pemeriksaan kepada pasien akan mencatat obat yang perlu

diberikan kepada pasien dengan mencatatnya ke dalam slip obat. Sedangkan untuk

jasa dokternya sendiri akan dicatat dalam slip jasa dokter rawat inap. Slip tersebut

terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang keduanya akan diserahkan ke bagian Billing.

Untuk pemakaian obat dan alat kesehatan yang digunakan oleh dokter pada saat

melakukan pemeriksaan akan di-input pada menu obat dan alkes. Semua pelayanan

tersebut akan di-input ke dalam menu “transaksi rawat inap” (sebelumnya harus

memilih nomor registrasi pasien) data yang di-input terdiri dari tarif pelayanan/obat

dan alat kesehatan, data dokter, banyaknya pelayanan (quantity), pada saat

melakukan input, terdapat banyak harga pelayanan, obat dan alkes yang masih 0

(nol). Begitu juga pada saat peng-input-an selesai dilakukan (khusus pelayanan yang

98

sudah terdapat harganya), maka bagian keperawatan akan memilih tombol save agar

data tersebut tersimpan. Pada saat melakukan penyimpanan, data tersebut ternyata

tidak tersimpan. Hal ini menyebabkan perawat mencatat kembali secara manual di

slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap untuk pemakaian obat dan alkes

dan juga untuk pelayanan transaksi-transaksi yang diberikan kepada pasien akan

diserahkan ke bagian Billing.

Slip obat yang diberikan oleh dokter rawat inap, akan di-input pada order

penunjang medis, dengan terlebih dahulu memilih order penunjang medisnya. Untuk

obat order penunjang medis dilakukan pada bagian Farmasi. Namun banyaknya item

yang tidak tersedia, dan terkadang tidak adanya tombol print maka order tersebut

akan dicatat secara manual sebanyak 4 (empat) rangkap dalam slip resep, 3 (tiga)

rangkap akan diberikan ke bagian Billing, sedangkan rangkap ke 4 (empat) akan

diarsipkan. Selama pasien masih dalam perawatan medis, bagian Admission tidak

boleh melakukan closing pasien.

Bagian Farmasi setiap harinya akan membuka menu pelayanan resep, jika

tedapat order, maka bagian Farmasi kemudian akan melakukan konfirmasi ke

perawat rawat inap yang melakukan order, kemudian akan membuka menu

pelayanan resep, dan meng-input order resep tersebut ke dalam transaksi order

resep. Rincian resep berisi detail transaksi berikut harganya, sedangkan salinan

hanya berisi detail transaksi. Pada saat membuat rincian resep untuk pasien baik

yang ditanggung oleh AsKes (DPHO) maupun penjamin di luar AsKes, dikenakan

margin yang berbeda dimana untuk AsKes (25%) sedangkan di luar AsKes

dikenakan margin sesuai kamar, begitu juga dengan harga dari tiap jenis obat

99

tersebut belum sesuai dengan harga kamar. Menu rincian resep belum ter-setting

sesuai dengan marginnya. Hal ini disebabkan proses pencatatan rincian resep

dilakukan secara manual untuk transaksi diluar AsKes. Terkadang pada saat bagian

Farmasi membuka menu pelayanan resep yang di-order dari bagian Keperawatan

rawat inap, tidak terdapat order. Hal ini menyebabkan pelayanan resep menjadi

terhambat dan perawat rawat inap diharuskan untuk melakukan konfirmasi ulang

melalui telepon untuk memberikan informasi ulang kepada Bagian Farmasi. Setelah

konfirmasi dilakukan, bagian Farmasi kemudian melakukan pencatatan secara

manual. Kemudian bagian farmasi akan membuat salinan resep dan rincian resep

secara manual. Setelah order resep direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut

akan terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Setelah melakukan input baik

terkomputerisasi maupun manual, bagian Farmasi akan mencetak salinan resep dan

rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap. Baik rincian resep maupun salinan resep

akan diberikan oleh transporter ke perawat rawat inap beserta dengan obat yang di-

order. Perawat rawat inap kemudian akan menerima rincian resep sebanyak 3 (tiga)

rangkap, rangkap 1 (satu) akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut

sedangkan rangkap 2 (dua) akan diberikan kepada pasien, sedangkan rangkap 3

(tiga) rincian resep akan diberikan ke bagian Billing

Bagian Farmasi selanjutnya melakukan approve atas order resep tersebut.

agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien, apabila order resep tidak

tersedia maka Bagian Farmasi akan melakukan konfirmasi ke bagian Billing.

Apabila terdapat obat yang diretur maka bagian Farmasi harus melakukan

pembatalan sesuai dengan nama dan jumlah obat yang diretur. Namun pada saat

100

melakukan unposting di menu order resep, transaksi order resep yang telah di

unposting ini kemudian akan di cetak sebanyak 2 (dua) rangkap dan akan diserahkan

ke bagian Billing, namun terjadi kesalahan pada jumlah stock yang mengakibatkan

jumlah stock tidak kembali ke kondisi awal, namun berkurang 2 (dua) kali.

Dokter akan terus melakukan pemantauan terhadap pasien dengan melakukan

pemeriksaan, apabila terdapat pasien yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut

seperti laboratorium, maka dokter akan mencatat pemeriksaan tersebut kedalam

sebuah memo pemeriksaan. sedangkan jasa dokter akan dicatat dalam slip jasa

kunjungan dokter.

Sesuai dengan memo pemeriksaan yang diberikan oleh dokter setelah

melakukan pemeriksaan, perawat rawat inap kemudian meng-input order

pemeriksaan tersebut pada menu transaksi rawat inap order penunjang medis.

Namun data tersebut tidak dapat di simpan sehingga order tersebut kemudian akan

dicatat ke slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap. Rangkap akan

diserahkan ke bagian Billing. Jika data tidak tersedia, maka bagian rawat inap akan

melakukan konfirmasi kembali ke bagian Laboratorium, dan setelah itu Bagian

Laboratorium akan meng-input satu persatu order yang akan direalisasikan.

Bagian laboratorium setiap harinya akan memantau data order pemeriksaan

penunjang medis di menu transaksi penunjang medis. Jika terdapat order

pemeriksaan dari bagian keperawatan maka petugas laboratorium akan melakukan

konfirmasi ke bagian keperawatan yang melakukan order pemeriksaan penunjang

medis tersebut. Setelah konfirmasi dilakukan, maka bagian laboratorium akan

merealisasi order pemeriksaan di menu transaksi laboratorium rawat inap kemudian

101

akan mencetak bukti transaksi, apabila terdapat kasus dimana pasien harus menjalani

pemeriksaan dengan pelayanan lebih dari 1 (satu), bagian laboratorium harus meng-

input transaksi pelayanan tersebut satu persatu.

Setelah order pemeriksaan direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut

terlebih dahulu di-approve agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien.

Dan setelah itu melakukan konfirmasi kepada bagian Billing. Apabila order resep

tidak tersedia maka bagian Laboratorium akan melakukan konfirmasi.

Lalu bagian laboratorium akan mendatangi kamar pasien untuk melakukan

pengambilan sample guna melakukan pemeriksaan di unit laboratorium untuk

mendapatkan hasil pemeriksaannya. Hasil pemeriksaan ini kemudian akan di-input

oleh petugas laboratorium ke menu hasil pemeriksaan, dan akan dicetak sebanyak 2

(dua) rangkap, keduanya akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut.

Setiap transaksi yang diberikan kepada pasien baik pelayanan di ruang rawat,

pelayanan di penunjang medis (laboratorium) maupun transaksi resep pasien akan

digabungkan ke dalam ringkasan tagihan pasien oleh bagian billing yang disebut

dengan interm bill. Apabila interm bill melebihi jumlah plafon maka akan dibuatkan

pemisahan interm bill antara tagihan yang ditanggung oleh pihak penjamin dan

interm bill yang akan dibayar oleh pasien yang didapat dari selisih antara

keseluruhan tagihan dengan besarnya plafon yang dijamin oleh pihak instansi.

Apabila pasien diperbolehkan untuk pulang oleh dokter yang merawatnya,

perawat akan membuat surat pengantar pulang yang harus dibawa oleh pasien ke

bagian billing sebagai syarat pasien harus melunasi final bill. Kemudian akan

menginformasikan rencana kepulangan pasien kepada bagian Billing.

102

Berdasarkan informasi tersebut bagian Billing akan membuat final bill

(gabungan seluruh interm bill yang pernah dibuat selama pasien dirawat).

103

3.5 Workflow Table Rumah Sakit OMC

Tabel 3.5.1 Workflow Table

Actor Activity

Pasien

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Menerima Order Jasa Ambulance

1. Melakukan order pemakaian jasa ambulance

2. Menerima order pemakaian jasa ambulance

3. Memilih menu pemakaian jasa ambulance

4. Menampilkan menu pemakaian jasa ambulance

5. Meng-input pemakaian jasa ambulance

6. Memilih tombol save

7. Menyimpan jasa pemakaian ambulance

8. Memilih tombol print

9. Mencetak slip pemakaian jasa ambulance 3 (tiga)

rangkap

10. Menyerahkan slip jasa pemakaian ambulance 3

(tiga) rangkap ke bagian Billing

11. Jika tidak ada tombol print, mencatat jasa

ambulance ke slip pemakaian jasa ambulance

dengan tembusan 3 (tiga) rangkap

12. Menyerahkan slip pemakaian jasa ambulance

sebanyak 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing

Perawat UGD

Melakukan registrasi pasien

13. Menerima kedatangan pasien

14. Menanyakan status pasien

104

Actor Activity

Pasien

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

15. Memberikan identitas

16. Memilih menu registrasi pasien

17. Menampilkan menu regitrasi pasien

18. Jika pasien baru, Meng-input data pasien

19. Meng-input penjamin dan nilai plafon

20. Memilh tombol save

21. Menyimpan data pasien


23. Mencetak lembar status pasien

24. Mengarsip lembar status pasien dan menyerahkan

kartu pendaftaran untuk pasien baru

25. Jika pasien lama, memilih nomor rekam medis

26. Menampilkan data pasien


28. Mencetak lembar status pasien

29. Mengarsip lembar status pasien

Dokter

Perawat UGD

Melayani pasien

30. Melakukan pemeriksaan medis

31. Mencatat pemakaian obat dan anjuran pemindahan

pasien ke rawat inap pada memo

32. Memberikan memo kepada Perawat UGD

33. Menerima memo dari dokter

105

Actor Activity

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Komputer

34. Memilih menu transaksi UGD pemakaian obat dan

alkes

35. Menampilkan menu obat dan alkes

36. Memilih nomor rekam medis

37. Meng-input jenis pelayanan obat dan alkes ke

dalam menu pelayanan UGD


39. Menyimpan pelayanan obat dan alkes


41. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes

42. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan

dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap

43. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa

dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing

44. Jika obat dan alkes tidak tersedia pada menu

pelayanan UGD, memilih menu penjualan obat

bebas

45. Menampilkan menu penjualan obat bebas

46. Meng-input pemakaian obat dan alkes pada menu

penjualan obat bebas


48. Menyimpan pelayanan obat dan alkes

106

Actor Activity

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD


50. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes



52. Memberikan slip pelayanan UGD dan jasa dokter 2

(dua) rangkap ke bagian Billing

53. Jika tidak tersedia, pemakaian obat dan

alkesdicatat ke dalam slip resep dengan tembusan 2

(dua) rangkap



55. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa

dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing

Perawat UGD

Komputer

Perawat UGD

Pasien

Perawat UGD

Membuat surat pengantar

56. Memilih menu pendaftaran pasien

57. Menampilkan menu pendaftaran

58. Mencatat surat persetujuan rawat inap (sebagai

surat pengantar)

59. Meminta persetujuan dari pihak pasien ataupun

wali

60. Memberi persetujuan

61. Mengantarkan lembar status pasien dan surat

107

Actor Activity

Perawat UGD persetujuan rawat inap ke bagian Admission

Admission Rawat Inap

Menerima Pasien Rawat Inap

62. Menerima lembar status pasien dan surat

persetujuan rawat inap dari perawat UGD

63. Membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3

(tiga) rangkap

64. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 1

(satu) kepada bagian rekam medis

65. Surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) ke bagian

Billing

66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga)

diarsipkan

67. Lembar status pasien dan surat persetujuan rawat

inap diarsipkan


Komputer


Komputer


Komputer

Melakukan registrasi rawat inap

68. Memilih menu pendaftaran rawat inap

69. Menampilkan menu pendaftaran rawat inap

70. Meng-input data pendaftaran rawat inap


72. Menyimpan data pendaftaran rawat inap


74. Mencetak bukti pendaftaran rawat inap sebanyak 3

108

Actor Activity


(tiga) rangkap

75. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 1

(satu) ke pasien


(dua) dan lembar status pasien ke perawat rawat

inap


(tiga) ke bagian Billing

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Mengantarkan pasien ke ruangan

78. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2

(dua) dan lembar status pasien dari admission

rawat inap

79. Mengantarkan pasien ke ruang

80. Memilih menu validasi registrasi

81. Menampilkan menu validasi registrasi

82. Memilih menu registrasi pasien

83. Mengecek kesesuaian antara data regstrasi dengan

keberadaan pasien

84. Memilih tombol validasi

85. Melakukan validasi registrasi


87. Menyimpan data validasi

109

Actor Activity

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

88. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2


89. Jika tidak sesuai, melakukan konfirmasi ke

admission rawat inap

90. Memilih tombol validasi

91. Melakukan validasi registrasi


93. Menyimpan data validasi

94. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2


Dokter

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Melakukan pemeriksaan rawat inap


96. Mencatat obat yang perlu diberikan dalam slip obat

97. Mencatat jasa dokter dalam slip kunjungan dokter

dengan tembusan 2 (dua) rangkap

98. Memilih menu pemakaian obat dan alkes

99. Menampilkan menu obat dan alkes

100. Meng-input pemakaian obat dan alkes


102. Menyimpan pemakaian obat dan alkes


104. Mencetak slip pemakaian obat dan alkes

110

Actor Activity

Perawat Rawat Inap 105. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter

rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan

pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 rangkap

106. Jika data tidak tersimpan, mencatat pemakaian

obat dan alkes dalam slip kredit rawat inap

107. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter

rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan

pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 (empat)

rangkap

Dokter

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Melakukan pelayanan obat

108. Menyerahkan slip obat kepada perawat rawat inap

109. Menerima slip obat

110. Memilih menu order penunjang medis

111. Menampilkan menu order penunjang medis

112. Memilih order penunjang medis

113. Meng-input data order resep


115. Menyimpan data order resep

116. Jika ada tombol print, memilih tombol print

117. mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap

118. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3


111

Actor Activity

Perawat Rawat Inap

119. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4

(empat) akan diarsipkan

120. Tidak ada tombol print, mencatat jenis pelayanan

pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4

(empat) rangkap





123. Jika item tidak lengkap, mencatat jenis pelayanan


(empat) rangkap





Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Perawat Rawat Inap

Membuat bukti transaksi resep

126. Memilih menu pelayanan resep

127. Menampilkan menu pelayanan resep

128. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order

resep

129. Membenarkan adanya order

112

Actor Activity

Bagian Farmasi

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Transporter

Perawat Rawat Inap

130. Memilih transaksi order resep

131. Melakukan input transaksi resep berdasarkan

order tersebut ke dalam pelayanan resep

132. Memilih penjamin


134. Menyimpan transaksi resep

135. Jika askes, memilih tombol print salinan resep

136. Mencetak salinan resep

137. Memilih tombol print rincian resep

138. Mencetak rincian resep 3 (tiga) rangkap

139. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan

rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter

140. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan

rincian resep 3 (tiga) rangkap

141. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan

rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat

inap


rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter

143. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter

144. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat

ke pasien

113

Actor Activity

Perawat Rawat Inap

Bagian Farmasi

Bagian Farmasi

Transporter

Perawat Rawat Inap

145. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian

Billing

146. Mengarsip salinan resep

147. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi

bahwa adanya order resep

148. Membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak

3 (tiga) rangkap







inap





ke pasien


Billing


114

Actor Activity

Perawat Rawat Inap

Transporter

Perawat Rawat Inap

157. Jika bukan askes, membuat salinan resep dan

rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap







inap





ke pasien


Billing


Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Melakukan validasi order farmasi

166. Memilih transaksi resep

167. Menampilkan transaksi resep

168. Memilih nomor order resep

169. Melakukan approval atas transaksi

115

Actor Activity

Komputer

Bagian Farmasi

170. Approved transaksi

171. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui

telepon

172. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi

melalui telepon

Perawat Rawat Inap

Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Melakukan retur resep

173. Melakukan konfirmasi ke bagian Farmasi

174. Memilih menu order resep

175. Membuka menu order resep

176. Memilih nomor order resep

177. Memilih tombol unposting


179. Menyimpan retur resep


181. Mencetak order resep yang telah di retur sebanyak

2 (dua) rangkap

182. Order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua)

rangkap akan diberikan kepada bagian Billing

Dokter

Melakukan pemeriksaan rawat inap


184. Mencatat order pemeriksaan pada memo

pemeriksaan rawat inap

116

Actor Activity

Perawat Rawat Inap 185. Mencatat slip jasa dokter 2 (dua) rangkap

186. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter

rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap

Dokter

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Komputer

Perawat Rawat Inap

Melakukan order pemeriksaan laboratorium

187. Memberikan memo pemeriksaan ke perawat rawat

inap

188. Menerima memo dari dokter

189. Memilih menu transaksi order penunjang medis

190. Menampilkan menu transaksi order penunjang

medis

191. Memilih order penunjang medis

192. Meng-input data order pemeriksaan laboratorium


194. Jika data tersimpan, menyimpan data order resep


196. Mencetak order resep sebanyak 4 (empat)

rangkap

197. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat

inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing

198. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap)

rangkap ke 4 (empat) rangkap akan diberikan

kepada perawat

117

Actor Activity

Perawat Rawat Inap 199. Tidak ada tombol save, Mencatat jenis pelayanan


(empat) rangkap

200. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat

inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing

201. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap)

rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan

Petugas Laboratorium

Komputer

Petugas laboratorium

Perawat Rawat Inap


Komputer


Komputer

Membuat Bukti Pemeriksaan Laboratorium

202. Memilih menu pelayanan laboratorium

203. Menampilkan menu pelayanan laboratorium

204. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order

pemeriksaan laboratorium

205. Membenarkan adanya order pemeriksaan

laboratorium

206. Memilih transaksi order pemeriksaan laboratorium

207. Melakukan input pemeriksaan laboratorium

berdasar order ke dalam pelayanan laboratorium

208. Memilih penjamin


210. Menyimpan transaksi pemeriksaan laboratorium

211. Jika askes, memilih tombol print

212. Mencetak nota laboratorium 3 (tiga) rangkap

118

Actor Activity


Perawat Rawat Inap


213. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua)

rangkap ke bagian Billing

214. Mengarsip nota laboratorium rangkap 3 (tiga)

215. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi

bahwa adanya order pemeriksaan laboratorium

216. Membuat nota laboratorium 3 (tiga) rangkap



218. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga)

219. Jika bukan askes , membuat nota laboratorium 3

(tiga) rangkap



221. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga)

Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Komputer

Bagian Farmasi

Melakukan validasi order pemeriksaan

laboratorium

222. Memilih transaksi order laboratorium

223. Menampilkan transaksi laboratorium

224. Memilih nomor order laboratorium

225. Melakukan approval atas transaksi

226. Approved transaksi

227. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui

119

Actor Activity

Bagian Farmasi

Telepon

228. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi

melalui telepon


Komputer


Komputer


Komputer


Melakukan pemeriksaan laboratorium

229. Mendatangi kamar pasien

230. Melakukan pengambilan sample

231. Memeriksa hasil sample

232. Membuka menu hasil pemeriksaan

233. Menampilkan menu hasil pemeriksaan

234. Meng-input hasil pemeriksaan


236. Menyimpan hasil pemeriksaan


238. Mencetak hasil pemeriksaan sebanyak 2 (dua)

rangkap

239. Hasil pemeriksaan 2 (dua) rangkap akan

diberikan kepada dokter

Bagian Billing

Membuat interm bill

240. Menerima slip pemakaian jasa ambulance

sebanyak 3 (tiga) rangkap dari perawat UGD

241. Menerima slip pelayanan UGD dan slip jasa

dokter sebanyak 2 (dua) rangkap dari bagian

120

Actor Activity

Bagian Billing

UGD

242. Menerima surat penerimaan pasien rangkap 2

(dua) dari perawat UGD

243. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap

3 (tiga) dari perawat rawat inap

244. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2

(dua) rangkap

245. Menerima order resep sebanyak 3 (tiga) rangkap

dari perawat rawat inap

246. Menerima rincian resep rangkap 3 (tiga) dari

bagian Farmasi

247. Menerima retur resep sebanyak 2 (dua) rangkap

dari bagian Farmasi

248. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2

(dua) rangkap untuk menganjurkan obat yang

harus diberikan kepada pasien

249. Menerima slip kredit rawat inap untuk order

pemeriksaan laboratorium sebanyak 3 (tiga)

rangkap dari perawat rawat inap

250. Menerima nota laboratorium 2 (dua) rangkap dari

petugas laboratorium

251. Mengakumulasi total biaya

121

Actor Activity

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

252. Meng-input seluruh pelayanan jasa dokter , obat

dan alkes, dan penunjang medis

253. Menghitung nilai plafon

254. Menghitung selisih total tagihan dengan nilai

plafon

255. Membuka menu interm bill

256. Menampilkan menu interm bill

257. Meng-input interm bill untuk pasien


259. Menyimpan interm bill untuk pasien


261. Mencetak interm bill untuk pasien

262. Meng-input interm bill untuk penjamin


264. Menyimpan interm bill untuk instansi sebanyak 4

(empat) rangkap


266. Mencetak interm bill untuk penjamin sebanyak 4

(empat) rangkap

267. Mengarsip dokumen

Dokter

Melayani pemulangan pasien

268. Memberitahukan bahwa pasien diperbolehkan

122

Actor Activity

Perawat rawat inap

Pasien

Perawat Rawat inap

pulang

269. Membuat surat pengantar pulang

270. Memberikan surat pengantar pulang kepada

pasien

271. Menerima surat pengantar pulang

272. Melakukan konfirmasi ke bagian Billing

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Komputer

Bagian Billing

Membuat final bill

273. Menerima konfirmasi

274. Memilih menu final bill

275. Menampilkan menu final bill

276. Memilih nomor rekam medis dan melakukan

verifikasi


278. Menyimpan final bill


280. Mencetak final bill 4 (empat) rangkap

281. Memberikan final bill rangkap ke 1 (satu) dan ke

2 (dua) serta interm bill rangkap ke 1(satu) dan

ke 2 (dua) kepada kasir

282. Memberikan final bill rangkap ke 3 (tiga) dan

interm bill rangkap 3 (tiga) akan diberikan

kepada bagian Akuntansi

123

Actor Activity

Bagian Billing 283. Memberikan final bill rangkap ke 4 (empat) dan

interm bill rangkap 4 (empat)diberikan kepada

bagian Finance

124 3.6 Detail Activity Diagram

128

{suratpenerimaanpasien}

{suratpenerimaanpasien}


62. Menerima lembarstatus pasien

dan surat persetujuanrawat inap dariperawat UGD

63. Membuat surat penerimaanpasien sebanyak3 (tiga) rangkap

64. Mengantarkan suratpenerimaan pasien

rangkap 1 (satu) kepadabagian rekam medis

65. Mengantarkan surat penerimaan pasienrangkap 2 (dua)ke bagian Billing

66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga) diarsipkan

{lembarstatuspasien}

{suratpersetujuanrawat inap}

{suratpenerimaanpasien} 1

23

67. Mengarssip lembar status pasiendan surat persetujuan rawat inap

{lembarstatuspasien}

{suratpersetujuanrawat inap}

(diarsipkan)(diarsipkan)

Gambar 3.6.5Detailed Activity Diagram – Menerima Pasien Rawat Inap

Rumah Sakit OMC Pulomas

136

v

144

3.7 Finding

Pada saat melakukan problem diagnostic, terdapat beberapa permasalahan yang

dirangkum dalam tabel dibawah ini, setiap masalah yang ditemukan, kemudian

dibagi kedalam beberspa kategori, yaitu people, application, dan business process.

Berikut penggambarannya:

3.7.1 Tabel Finding

# Department Finding Category

1 UGD (Unit Gawat

Darurat)

Pasien yang berobat langsung di UGD (Unit

Gawat Darurat), pada saat perawat UGD

melakukan input atas pemakaian obat, dengan

memilih nomor registrasi pasien terlebih dahulu,

transaksi tersebut tidak dapat di-input pada menu

tersebut, sehingga input atas transaksi tersebut

dilakukan dengan menu penjualan bebas.

People

2 UGD (Unit Gawat

Darurat)

Pada menu transaksi pemakaian jasa ambulance

sudah dapat dilakukan pada menu UGD ( Unit

Gawat Darurat), tetapi tidak ada tombol untuk

print.

Application

3 UGD (Unit Gawat

Darurat)

Pada saat input transaksi di menu UGD , data

sudah di-input dan di-save, namun ketika di-close

dan di-open kembali, data tersebut tidak

tersimpan (empty transaksi).

Application

145


4 UGD (Unit Gawat

Darurat)

Sebagian item yang tidak muncul pada menu

pemakaian obat dan alkes , sehingga pada saat

perawat bagian UGD ingin melakukan input

transaksi atas obat yang terpakai, obat yang tidak

tersedia pada menu ini, seringkali tidak tercatat

pemakaiannya.

People

5 In Patient Penjualan obat-obatan, pada in patient atau rawat

inap di-input ke komputer satu persatu sebanyak

item yang dipergunakan sehingga proses transaksi

kurang efisien dan sering terjadi kesalahan,

contohnya pada saat input atas pemakaian vaksin.

People

6 Admission Rawat

Inap

Slip penerimaan rawat inap masih dicatat secara

manual, hal ini disebabkan karena admission

belum mengerti fungsi apa saja yang terdapat

dalam menunya. Sehingga admission rawat inap

menganggap menu untuk pembuatan surat

penerimaan pasien tidak tersedia.

People

146


7 Farmasi Obat-obatan yang dicover oleh Askes (DPHO)

dikenakan margin 25% sedang untuk obat-obatan

diluar DPHO dikenakan margin sesuai kelas, Q-

PRO belum di-setting untuk membedakan cara

penghitungan untuk obat-obatan yang ditanggung

oleh instansi diluar DPHO sehingga transaksi

dilakukan secara manual.

Application

8 Farmasi Proses retur dan unposting obat menyebabkan

perhitungan pada laporan history stock menjadi

kacau hal ini disebabkan karena bertambahnya

jumlah stock pada saat proses retur dan

unposting.

Application

9 Farmasi Laporan penggunaan obat-obatan wajib lapor,

seperti Morphin Pethidin dan derivat tidak bisa

digunakan (data kosong).

People

10 Farmasi Terdapat menu laporan yang sama tetapi hasil

dari laporan tersebut tidak sama, yaitu menu

laporan rekapitulasi pembelian farmasi dan Menu

laporan rekapitulasi pembelian.

People

147


11 Farmasi Nama pasien dan nomor bukti yang sudah di job

order oleh keperawatan in patient, tidak muncul

di farmasi.

Application

12 Farmasi Pasien masih dirawat tetapi pada saat farmasi

melakukan input obat tertulis sudah final bill.

(pasien sudah close)

People

13 Farmasi Sering kali terjadi selisih harga pada saat

transaksi obat, dimana selisih tersebut

menjadikan harga obat terakumulasi antara selisih

dan harga sebenarnya.

Application

14 Laboratorium Pada saat input transaksi banyak ditemukan harga

yang masih 0 (nol), sehingga transaksi harus

dihapus terlebih dahulu lalu di-input kembali.

People

15 Laboratorium Input transaksi dengan jumlah quantity lebih dari

satu untuk pemeriksaan yang sama, hasil

perhitungan di komputer sudah benar tetapi pada

saat melakukan pencetakan transaksi tersebut,

total harga yang tertera pada komputer dikali lagi

dengan quantity.

Contoh: pada komputer 4x1000=4000, hasil

cetakan 4000x4=16000.

Application

148


16 Laboratorium Kesalahan tarif pemeriksaan untuk pasien rawat

inap, misalnya pasien yang dirawat di kelas satu,

tetapi pada saat order input pemeriksaan harga

yang tampil adalah harga untuk kelas dua.

People

17 Laboratorium Hasil Print Out untuk bukti pemeriksaan

Laboratorium kurang rapi dan boros kertas.

Application

18 Laboratorium Hasil pemeriksaan Laboratorium belum diinput

pada menu laporan laboratorium di sistem Q-

PRO. (Masih menggunakan sistem Labsys) .

People

19 Laboratorium Untuk melihat hasil observasi pasien selama

dirawat, petugas laboratorium harus mencari satu

persatu dan dicatat, sementara di sistem lama

(Labsys), semua history pasien dapat langsung

ditampilkan.

Application

20 Billing Bagian UGD, Laboratorium, dan Farmasi tidak

melakukan input pada slip jasa dokter utama.

sehingga jasa dokter utama baru dapat di-input

Billing pada saat pasien pulang.

People

149


21 Billing Admission mencatat nilai plafon sebesar harga

kamar, hal ini berakibat semua transaksi tidak ter-

cover oleh asuransi, sehingga bagian Billing harus

mengkoreksi tagihan satu persatu dengan cara

merubah sistem penjaminan dari sistem plafon

menjadi coverage.

People

22 Billing Terjadi keterlambatan input transaksi di bagian

Laboratorium dan Farmasi saat pasien mau

pulang, bagian Billing harus melakukan

konfirmasi kembali ke bagian tersebut agar

melakukan verifikasi atas transaksi tersebut .

People

23 Billing Bila ada penambahan resep oleh dokter ruangan

setelah transaksi di close oleh Billing maka untuk

meng-input penambahan resep tersebut sistem

harus di-open oleh admission terlebih dahulu

sering terjadi sistem error sehingga Billing

kesulitan dalam input transaksi tersebut.

People

24 Billing Pada menu yang terdapat pada bagian UGD (Unit

Gawat Darurat), Laboratorium maupun Farmasi

terdapat pelayanan maupun obat yang harganya

Application

150


masih 0 (nol) sehingga bagian Billing harus

melakukan input tarif.

25 Billing Sering terjadi double resep sampai 4 (empat) kali

untuk satu pasien dan setelah diverifikasi oleh

bagian Billing ke bagian keperawatan resep

seharusnya hanya 1 (satu) kali.

People

26 Billing Item non medis yang tidak di-cover asuransi

masih sering digabung dengan obat yang di-

cover.

People

27 Billing UGD tidak pernah melakukan input pemakaian

jasa ambulance rawat inap, UGD hanya

menyerahkan slip pemakaian ambulance ke

bagian Billing.

Application

28 Billing Banyaknya kesalahan dalam tarif kamar,

misalnya pasien yang registrasi di ruang mawar

tetapi masuk ke ruang flamboyan. (tarif menjadi

salah).

People

151

Tabel 3.7.2 Kategori Masalah

People Application Business Process Total 17 11 0 28

Gambar 3.7.3 Diagram Pie Kategori Masalah

Dari tabel diatas dapat diliat bahwa masalah yang ditemukan terdiri dari 39%

masalah yang berasal dari application, seperti tidak tersedianya menu- menu tertentu

pada Q-PRO , belum lengkapnya master tarif , terjadi error perhitungan pada sistem dan

data yang belum dapat terintegrasi, 61 % masalah yang berasal dari poeple , hal ini

terjadi karena masih kurangnya pengetahuan dari user mengenai kegunaan modul-

modul yang ada pada sistem Q-PRO, sehingga masih banyak pengalihan tanggung

jawab ke bagian Billing , sehingga tugas dari Bagian Billing pun bertambah karena harus

menyelesaikan tugas dari bagian lain. Dan karena itu dapat disimpulkan masalah

tersebut membuat kinerja Q-PRO menjadi tidak maksimal.

bab 3 analisa sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00398-ka...

Documents