9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Prototype

Sebuah prototype adalah tipe yang asli, bentuk, atau contoh dari sesuatu

yang dipakai sebagai contoh yang khas, dasar, atau standar untuk hal-hal lain dari

kategori yang sama. Metode prototype sebagai suatu paradigma baru dalam

pengembangan sistem informasi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode

pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan

revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen.

2.1.1 Pengertian Prototype

Prototype adalah sebuah Javascript Framework yang dibuat untuk lebih

memudahkan proses dalam membangun aplikasi berbasis web. Prototype

merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak

digunakan. Menurut Mulyanto (2009), “Metode ini sangat baik digunakan untuk

menyelesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat

user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya”.

Menurut O’Brien (2005), “Prototyping adalah pengembangan yang cepat

dan pengujian terhadap model kerja (prototype) dari aplikasi baru melalui proses

interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem”. Sebagian user

kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai

dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan

10

 

memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model

(prototype). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai

dengan kebutuhan user.

Prototyping adalah simulasi perancangan dengan biaya yang lebih kecil,

apabila dalam pembuatan suatu perancangan tanpa menggunakan prototyping

maka kita tidak dapat mengevaluasi rancangan tersebut sampai rancangan tersebut

selesai dan setelah pembuatan, apabila ingin melakukan perubahan maka akan

sangat sulit. Di bawah ini ada beberapa keuntungan dari prototype adalah sebagau

berikut :

• Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan oleh

metode ‘spesifikasi tulisan’.

• User dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih bentuk

prototype.

• Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya,

karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah dapat diketahui

dengan baik.

• User merasa puas. Pertama, user dapat mengenal melalui komputer

dengan melakukan prototype (analisa yang sudah ada), user belajar

mengenai komputer dan aplikasi yang akan dibuatkan untuknya. Kedua,

user terlibat langsung dari awal dan memotivasi semangat untuk

mendukung analisa selama proyek berlangsung.

• Para perancang dapat mengeluarkan ide-idenya dan memunculkan ide-ide

secara visual dan mengembangkannya.

11

 

• Dapat menjawab pertanyaan dan membantu pemilihan diantara alternatif-

alternatif serta dapat memperbaiki masalah penggunaan sebelum dibuat

programnya.

• Anggota tim dapat berkomunikasi secara efektif dan mengurangi biaya

pengembangan dan pembiayaan yang lain.

2.1.2 Bentuk Prototype

Berdasarkan karakteristiknya prototype sebuah sistem dapat berupa low

fidelity dan high fidelity. Fidelity mengacu kepada tingkat kerincian sebuah

system (Walker et al , 2003) adalah sebagai berikut :

• Low Fidelity Prototype tidak terlalu rinci menggambarkan sistem.

Karakteristik dari low fidelity prototype adalah mempunyai fungsi atau

interaksi, tidak memperlihatkan secara rinci operasional sistem,

mendemostrasikan secara umum feel and look dari antarmuka pengguna

dan hanya menggambarkan konsep pendekatan secara umum.

• High Fidelity Prototype lebih rinci menggambarkan sistem. Prototype ini

mempunyai interaksi penuh dengan pengguna dimana pengguna dapat

memasukkan data dan berinteraksi dengan sistem, mewakili fungsi-fungsi

inti sehingga penampilan yang sangat mirip dengan produk sebenarnya.

2.1.3 Proses Pembuatan Prototype

Proses pembuatan prototype merupakan proses yang interaktif dan

berulang-ulang yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan

12

 

tradisional. Prototype evaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan

prototype.

Gambar 2.1 Langkah-Langkah Protoyping

2.2 Konsep Data, Informasi dan Knowledge

Dewasa ini banyak sumber yang mengatakan bahwa sebuah informasi

ataupun data sudah tidak menjadi topik pembicaraan, tetapi knowledge atau ilmu

pengetahuan yang berasal dari informasi itu sendiri yang banyak menjadi

perhatian terutama dalam hal knowledge management system. Tapi hal itu tidak

terlepas dari pemahaman menyeluruh mengenai apakah knowledge itu dan

bagaimana hubungannya dengan data dan informasi.

Data, informasi, dan knowledge pada dasarnya merupakan konsep yang

saling berhubungan. Menurut Bergeron (2003) yang dimaksud data, informasi,

dan knowledge dibedakan sebagai berikut :

a. Data adalah angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas yang

berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi.

13

 

b. Informasi adalah data di dalam satu kontektual tertentu merupakan

kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi dan

berhubungan dengan materi lainnya mengenai objek, peristiwa-peristiwa

atau proses tertentu.

c. Knowledge adalah informasi yang telah di organisasi, disintesiskan,

diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran, atau

pemahaman.

Menurut Davidson and Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara

data, informasi dan knowledge harus dapat digarisbawahi nilai hierarkinya.

Informasi merupakan data yang disaring (distiled) dan dimaknai, demikian pula

knowledge adalah informasi yang disaring dan dimaknai. Dengan cara yang sama,

data diberi makna sehingga berubah menjadi informasi. Informasi ditambahkan

tujuan untuk dibuah menjadi knowledge yang bisa dituliskan ke dalam bentuk

persamaan yaitu knowledge = informasi + tujuan.

Gambar 2.2 Proses dari Data ke Knowledge

14

 

Menurut Laudon (2008), adalah kejadian yang kognitif bahkan fisiologis

yang tejadi dalam pikiran manusia. Sedangkan Turban (2007, p451-452)

mendefiniskan knowledge sebagai informasi yang kontekstual, relevan, dan

actionable. Di dalam kontekstual teknologi informasi, knowledge sangat berbeda

dengan data dan informasi. Dimana data adalah kumpulan fakta-fakta, hasil

pengukuran dan statistik sedangkan informasi adalah data yang terorganisasi dan

merupakan hasil dari suatu proses yang tepat waktu dan akurat. Hubungan data,

informasi, dan knowledge dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.3 Data, Informasi, dan Knowledge Sumber : Efraim Turban, ” Information Technology for

Management,”John Wiley , 2007, p . 451.

2.3 Konsep Knowledge Management System

Knowledge jika diartikan dalam Bahasa Indonesia tidak lain adalah

pengetahuan. Pengetahuan yang seperti apa, dalam bentuk seperti apa, gunanya

seperti apa, dan hubungannya pengetahuan dengan perusahaan. Knowledge adalah

sesuatu yang kita ketahui, kita kuasai, dan yang berguna untuk sesuatu. Di bawah

ini penelit akan membahas teori knowledge, knowledge management dan

knowledge management system dari beberapa pandangan yang berbeda.

15

 

2.3.1 Pengertian Knowledge

Pengertian knowledge masih diperdebatkan, tidak ada definisi tunggal

tentang arti knowledge. Knowledge dapat dipandang dari segi praktek hingga

konseptual serta ruang lingkup yang sempit hingga ruang lingkup yang luas.

Sebagai acuan, berikut ini adalah pengertian tentang knowledge :

• Menurut Debowski (2006), knowledge adalah proses menerjemahkan

informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu menjadi suatu

rangkaian hubungan yang mempunyai arti yang dimengerti dan

diaplikasikan oleh individu. Dengan begitu, knowledge dikembangkan

melalui adaptasi dan interpretasi dari informasi, keahlian masa lalu,

pengalaman, kesalahan-kesalahan, dan pengaruh lainnya.

• Menurut Frappolo dan Wayne (1997), knowledge merupakan suatu

informasi yang terletak dalam pikiran manusia dimana bermanfaat untuk

pengambilan keputusan dalam kondisi yang berbeda sekalipun.

• Menurut Thomas Davenport dan Laurence (1998), knowledge bukan

hanya pengetahuan tetapi knowledge merupakan campuran dari

pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan intuisi

mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk

mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.

• Menurut Liebowitz (1999), knowledge adalah informasi yang telah

disusun dan dianalisa agar mudah dimengerti dan berguna untuk

pemecahan masalah dan dapat digunakan untuk bahan pengambil

keputusan. Knowledge juga dapat diartikan sebagai seluruh bagian

penglihatan, pengalaman, dan prosedur yang dipertimbangkan keabsahan

16

 

dan kebenarannya yang dapat mempengaruhi pikiran dan perilaku, yang

dapat meningkatkan kemampuan dalam pemecahan masalah, pengambilan

keputusan, serta pembelajaran dan pengajaran.

• Menurut Probst (2000), knowledge didefinisikan sebagai keseluruhan

keahlian dan konsep yang digunakan seseorang untuk memecahkan

masalah yang dihadapi. Knowledge berlandaskan dari data dan informasi,

tetapi tidak seperti data dan informasi. Knowledge selalu dibatasi pada

setiap individu dan knowledge menggambarkan suatu hubungan sebab

akibat.

• Menurut Kluge (2001), knowledge adalah pengertian akan hubungan sebab

akibat, dan juga merupakan dasar dalam membuat kegiatan yang lebih

efektif, membangun proses bisnis atau memperkirakan output dari model.

• Menurut Czi Budiman S. Pratomo, knowledge adalah sebagai modal yang

mempunyai pengaruh sangat besar dalam menentukan kemajuan

organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, knowledge akan

mengalami keusangan, oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui

melalui proses belajar.

• Menurut Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo

(1998), gagasan yang mendasari pengertian knowledge sebagai berikut :

a. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggung

jawabkan (justified true believe).

b. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekalugus

terpikirkan (tacit).

17

 

c. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang

memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.

d. Penciptaan inovasi.

2.3.2 Jenis-Jenis Knowledge

Secara garis besar, knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Tacit

Knowledge (pengetahuan implicit) dan Explicit Knowledge (pengetahuan

eksplisit), yang dapat dijabarkan sebagai berikut :

a. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang dimilki oleh seseorang dan

sangat sulit untuk diformalisasikan, sulit dikomunikasikan atau dibagi

dengan orang lain. Pemahaman yang melekat di dalam pengetahuan

individu tersebut masih bersifat subjektif. Pengetahuan yang dimiliki oleh

individu tersebut masih dapat dikategorikan sebagai intuisi dan dugaan.

Tacit Knowledge ini berada dan berakar di dalam tindakan maupun

pengalaman seseorang, termasuk idelisme, nilai-nilai maupun

emosionalnya. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang sangat

pribadi dan juga sangat susah dibentuk. Selain itu, tacit knowledge sulit

dikomunikasikan atau dibagi kepada orang lain.

b. Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang dapat diekspresikan

dalam bentuk kata-kata, dapat dijumlah serta dapat dibagi dalam bentuk

data, formula, ilmu pengetahuan, manual-manual, prinsip-prinsip

universal. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses,

metode, cara, pola bisnis, dan pengalaman desain dari suatu produksi.

18

 

Pengetahuan ini senantiasa siap untuk ditransfer kepada orang lain secara

formal dan sistematis.

Tabel 2.1 Klasifikasi Tipe Knowledge Klasifikasi Knowledge Mudah Dikomunikasikan Terdokumentasi

Tacit Knowledge Tidak Tidak

Explicit Knowledge Ya Ya

Menurut Debowski (2006, p16-18), ada 2 tingkatan kapabilitas yang dapat

diakses dalam pengaturan kerja pada kondisi work-related knowledge yaitu :

a. Tacit Knowledge, knowledge yang menggambarkan akumulasi dari

pengalaman dan pembelajaran seseorang dan sulit untuk direproduksi atau

dibagikan kepada orang lain. Walaupun tacit knowledge sulit untuk

didokumentasikan, dikategorikan, dan dibagi, organisasi bergantung pada

tacit knowledge untuk memastikan good-quality dari pilihan dan

pertimbangan-pertimbangan. Pada lingkup pekerjaan, banyak pegawai

mempunyai tacit knowledge tingkat tinggi yang mereka kembangkan

melalui pengalaman, pembelajaran, dan investigasi sumber daya yang ada.

Hambatan untuk menerjemahkan knowledge ini menjadi suatu produk atau

proses yang tangible menimbulkan dua masalah untuk organisasi.

b. Explicit Knowledge, knowledge yang dapat dibagi dengan orang lain,

dapat didokumentasikan, dikategorikan, ditansmisikan kepada orang lain

sebagai informasi, dan diilustrasikan kepada orang lain melalui

demonstrasi, penjelasan, dan dalam bentuk sharing lainnya. Declarative

knowledge, yaitu serangkaian prinsip dan fakta yang dapat dijelaskan

19

 

kepada orang lain, dan procedural knowledge yaitu memungkinkan

aplikasi dari proses.

Tabel 2.2 Perbandingan Properti Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Sumber : Kimiz Dalkir, “Knowledg e Management in Theory an Practise,”Elsevier In c., 2005, p . 8.

Properti dari Tacit Knowledge Properti dari Explicit Knowledge

Mampu beradaptasi, berhadapan dengan situasi-situasi baru dan jarang terjadi.

Mampu untuk menyebarkan, mereproduksi untuk akses dan diaplikasikan kembali pada organisasi.

Keahlian, know-how, know-why, dan care-why.

Dapat diajarkan dan dilatih.

Kemampuan untuk berkolaborasi, bebagi visi, dan mentransmisikan suatu culture.

Dapat diorganisasikan, disistematisasi untuk menerjemahkan visi menjadi misi dan panduan operasional.

Melatih dan mengarahkan untuk mentransfer pengalaman atas knowledge pada basis one-to-one dan face to face.

Transfer knowledge melalui produk, layanan, dan proses dokumen.

2.3.3 Model Konversi Knowledge

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), mengemukakan bahwa alasan

fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses, karena keterampilan dan

pengetahuan mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan

knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge

dan explicit knowledge dan membagi model konversi knowledge menjadi 4 cara

sebagai berikut :

a. Tacit knowledge ke tacit knowledge disebut proses Socialization.

b. Tacit knowledge ke explicit knowledge disebut proses Externalization.

c. Explicit knowledge ke explicit knowledge disebut proses Combination.

20

 

d. Explicit knowledge ke tacit knowledge disebut proses Internalization.

Bila masing-masing keempat model konversi knowledge dapat

menciptakan knowledge baru secara independen, tema sentral model penciptaan

knowledge (knowledge creation) dalam organisasi sangat bergantung pada

dinamika interaksi di antara keempat model konversi tersebut.

TACIT EXPLICIT

TACIT

(Socialization) -e.g Team meetings and

discussions

(Externalization) -e.g Dialog within them

answer questions

EXPLICIT (Internalization)

-e.g Learn from a report (Combination)

-e.g Email, a report

Gambar 2.4 Model Konversi Knowledge

Sumber : (Nonaka dan Takeuchi, 1995)

2.3.4 Penciptaan Knowledge dalam Perusahaan

Berbagai pendekatan yang memungkinkan knowledge individual dapat

diperbesar atau diperluas, dan dinilai di dalam perusahaan dapat dilakukan dalam

beberapa langkah proses (Nonaka, 2000) :

a. Memperluas dan mengembangkan knowledge pribadi, penggerak utama

proses proses penciptaan knowledge di dalam organisasi adalah individu

yang berada di dalam perusahaan. Individu-individu tersebut

mengakumulasi tacit knowledge melalui pengalaman yang mereka miliki.

Kualitas tacit knowledge dipengaruhi oleh dua penting yaitu faktor

keragaman pengalaman individu dan faktor kualitas knowledge terhadap

pengalaman yang merupakan penjelmaan knowledge ke dalam komitmen

21

 

pribadi yang telah lama melekat di dalam pengalaman itu sendiri. Dengan

demikian konsep high-quality experience dan knowledge of experience

dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas tacit knowledge.

b. Berbagi tacit knowledge, proses penciptaan knowledge perusahaan berawal

dari perluasan knowledge individu dimana interaksi antara knowledge

experience dengan knowledge rasionalitas memungkinkan individu

membangun perspektifnya. Namun demikian, perspektif ini tetap bersifat

personal kecuali diartikulasikan dan diperluas melalui interaksi sosial.

Salah satunya adalah dengan menciptakan self-organizing team, dimana

anggota perusahaan berkolaborasi untuk menciptakan konsep baru.

c. Pengonseptualisasian, setelah tercipta saling percaya diantara anggota

organisasi dan telah terbentuk secara implisit perspektif yang sama melalui

berbagai pengalaman, tim selanjutnya memerlukan pengartikulasian

perspektif melalui dialog yang kontinue. Mode yang dominan dalam

pengubahan knowledge dalam tahap ini adalah eksternalisasi. Teori

organizational learning telah banyak memberikan perhatian terhadap

proses ini. Perspektif tacit diubah ke dalam bentuk konsep eksplisit yang

dapat dibagi kepada tim. Dialog secara langsung memfasilitasi proses ini

dengan menggiatkan eksternalisasi pada level individual. Dialog dalam

bentuk tatap muka merupakan salah satu upaya membangun konsep

karena hal ini memberikan peluang bagi seseorang untuk menguji asumsi

maupun hipotesisnya.

d. Pengkristalisasian, kristalisasi dapat dipandang sebagai proses dimana

berbagai macam bagian atau departemen didalam perusahaan menguji

22

 

realitas dan penerapan konsep yang diciptakan oleh tim. Proses ini

difasilitas biasanya oleh apa yang disebut dengan kegiatan percobaan.

Kegiatan ini merupakan proses sosial dimana terjadi pada level kolektif

yang biasanya disebut dengan dinamika hubungan kerjasama (Haken,

1978). Penciptaan knowledge berlangsung dalam interaksi para anggota

tim untuk selanjutnya dikristalisasi ke dalam bentuk yang lebih konkrit

misalnya berupa produk, konsep, atau sistem. Kristalisasi ini merupakan

bentuk pengubahan pengetahuan yang kegiatannya diistilahkan oleh

Nonaka dan Takeuchi (1995) sebagai model konversi internalisasi.

e. Penilaian knowledge, penilaian merupakan tahap menyatukan dan

menyaring apakah knowledge yang diciptakan di dalam organisasi benar-

benar bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat. Artinya, penilaian

sangat menentukan kualitas knowledge misalnya visi perusahaan dan

persepsi yang terkait dengan perjalanan, romantisme, dan estetikanya. Di

dalam perusahaan biasanya yang paling menentukan adalah standar

penilaian. Standar penilaian harus dilakukan dalam terminologi konsistensi

dengan sistem nilai yang paling tinggi. Kemampuan pimpinan memelihara

keberlanjutan refleksi diri dalam perspektif yang lebih luas sangat

diperlukan apabila tetap menginginkan kualitas penciptaan knowledge

terjadi.

f. Menjejaringkan knowledge, selama tahap penciptaan knowledge

perusahaan, konsep yang telah diciptakan, dikristalisasikan, selanjutnya

dinilai perusahaan dan diintegrasikan ke dalam basis knowledge

perusahaan untuk disebarkan ke seluruh jaringan perusahaan. Knowledge

23

 

perusahaan yang telah tercipta tersebut selanjutnya dikelola kembali

melalui proses interaksi antara visi perusahaan yang telah ditetapkan

sebelumnya dengan konsep baru yang telah diciptakan. Untuk

menjembatani antara konsep besar dengan konsep yang baru tercipta

diperlukan satu konsep menengah (middle range concept). Konsep

menengah ini menghilangkan ketidakjelasan konsep besar ke tingkat

konsep baru maupun sebaliknya.

Gambar 2.5 Proses Penciptaan Knowledge dalam Perusahaan

Proses penciptaan knowledge tidak pernah berakhir dan merupakan proses

yang berputar, baik yang terjadi di dalam organisasi maupun dengan

lingkungannya karena lingkungan merupakan sumber pemicu penciptaan

knowledge dalam perusahaan. Proses penciptaan knowledge dalam perusahaan

berlangsung bagaikan sebuah siklus yang dimulai dari memperbesar pengetahuan

individu, berbagi tacit

knowledge dan konseptual, membangun tim mengelola dirinya sendiri, berbagi

pengalaman, menyusunya ke dalam bentuk konsep, mengkritalisasikan, menilai

24

 

kualitasnya, menjejaringkan ke seluruh perusahaan baik internal maupun ke

seluruh lingkungan perusahaan.

2.3.5 Transfer Knowledge dalam Perusahaan

Kecenderungan yang muncul dalam perusahaan adalah bahwa kegiatan

berbagi knowledge yang terjadi bersifat lokal dan terpisah. Umumnya seseorang

akan bertanya pada pihak yang paling mudah ditemui atau yang sudah dikenal bai

daripada mencari pihak yang paling tepat. Maka dibutuhkan pembentukan hal-hal

berikut untuk memperbaiki kegiatan saling berbagi dan transfer knowledge :

a. Knowledge map, memetakan dimana knowledge berada dalam perusahaan,

rincian tentang siapa mengetahui apa dan berada dimana.

b. Talk space, menyediakan tempat yang bertujuan untuk memberikan

kesempatan bagi pegawai untuk berbicara dengan yang lain dalam suasana

informal.

c. Smart office layout, merancang ruang kerja yang dapat memberikan

kontribusi bagi lingkungan yang efektif untuk kegiatan pembelajaran.

d. Dedicated knowledge sharing-sharing event, mengadakan kegiatan

“knowledge fair” atau forum untuk saling berbagi knowledge. Memberikan

kesempatan bagi pegawai yang tidak pernah bertemu dalam kegiatan kerja

sehari-hari untuk saling bertukar. Dalam hal ini struktur yang tidak terlalu

ketat paling baik dalam konteks knowledge sharing, sehingga pengguna

dapat menentukan cara masing-masing dalam memenuhi kebutuhannya.

e. Common language, faktor utama keberhasilan kegiatan transfer knowledge

adalah memiliki “bahasa umum” dalam berkomunikasi dengan seluruh

25

 

pegawai dalam suatu perusahaan. Kegiatan ini dimulai dengan membentuk

daftar kata dan perbendaharaannya, kemudian diterjemahkan dalam bahasa

yang dimengerti bersama.

f. Knowledge leader, menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber

daya, menguasai logika dari knowledge sharing, memonitor partisipasi

pegawai dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi.

g. A change in culture, menciptakan budaya dimana pegawai sangat ingin

membagi knowledge yang mereka miliki. Hal ini merupakan tantangan

mengingat sifat dasar dari saling berbagi adalah sukarela. Cara termudah

adalah dengan menghilangkan penghalang dari kegiatan penyebaran

knowledge.

h. Room for tension disebut juga fusion, creative abrasion, atau creative

tension, menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersama-

sama penyelesaian suatu permasalahan. Hal ini dibutuhkan karena

pembelajaran dan solusi inovatif kerap terjadi saat seseorang dikondisikan

untuk meluaskan pemikiran mereka dalam cara yang baru.

2.3.6 Pengertian Knowledge Management

Knowledge management adalah sebuah teori management yang

diperkenalkan pada tahun 1990-an, dimana pengertian yang diberikan oleh

beberapa ahli memiliki makna yang berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh sudut

pandang dari masing-masing ahli tersebut. Berikut adalah pengertian knowledge

management menurut para ahli :

26

 

• Menurut Brian Newman dan Conrad (1999), knowledge management

adalah suatu ilmu yang mencari cara dalam meningkatkan performa baik

individu maupun organisasi dengan menyimpan dan meningkatkan nilai

saat ini dan nilai masa depan berdasarkan aset pengetahuan yang dimiliki.

• Menurut Karl-Erick Sveiby (1998), knowledge management adalah seni

penciptaan nilai dari intangible assets (aset knowledge).

• Menurut Santosu dan Surmarch (2001), knowledge management

merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari aset

intelektual dan aset yang berbasikan knowledge.

• Menurut Horwitch dan Armacost (2002), knowledge management sebagai

pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan

pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat

keputusan yang lebih baik, bertindak tepat, serta memberikan hasil dalam

rangka mendukung bisnis.

• Menurut McInerney (2002), knowledge management sebagai usaha untuk

meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya

membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan

kesempatan untuk belajar, dan menggalahkan saling berbagi knowledge.

• Menurut Davidson dan Voss (2002), knowledge management sebagai

system yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan,

pengalaman, dan kreativitas para pegawainya untuk perbaikan kinerja

perusahaan. Davidson dan Voss juga menyatakan bahwa knowledge

management merupakan suatu proses yang menyediakan cara sehingga

27

 

perusahaan dapat mengenali dimana aset intelektual kunci berada,

menangkap ukuran aset intelektual yang relevan untuk dikembangkan.

• Menurut Bergeson (2003), knowledge management merupakan suatu

pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain

sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan.

• Menurut Peter Gottschalk (2005), knowledge management sebagai metode

untuk mensimplifikasi dan meningkatkan proses membagi, mendistribusi,

menciptakan, menangkap, dan memahami knowledge di dalam

perusahaan.

• Menurut Turban (2007, p451), knowledge management dapat diartikan

sebagai suatu proses untuk mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan,

dan menyebarkan informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian

dari perusahaan dalam bentuk terstruktur.

• Menurut Debowski (2006, p16), knowledge management sebagai proses

identifikasi, menangkap, mengorganisir, dan menyebarkan asset

intelektual yang kritis untuk performa jangka panjang organisasi.

• Menurut Boomer (2004, p22), knowledge management adalah suatu proses

merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus

memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan “sebuah

perusahaan” untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi,

meningkatkan, dan membagi modal intelektual perusahaan.

• Menurut Maimunah et al (2008, p80-p90), knowledge management

merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan, dan mengorganisir,

memimpin, dan mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki

28

 

oleh sebuah perusahaan yang kemudian digabungkan dengan berbagai

pemikiran dan analisa dari berbagai macam sumber yang kompeten.

• Menurut Uriarte (2008), knowledge management sebagai suatu proses

konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian

dibagikan kepada anggota dalam sebuah organisasi.

Tindakan pengelolaan pengetahuan menurut Watson (2003, p14) dapat

dicirikan oleh empat kegiatan berikut :

a. Memperoleh pengetahuan (belajar, membuat, atau mengidentifikasi)

b. Menganalisa pengetahuan (menilai, memvalidasi, atau nilai)

c. Melestarikan pengetahuan (mengatur, mewakili, atau mempertahankan)

d. Menggunakan pengetahuan (apply, mentransfer, atau share)

Gambar 2.6 Siklus Knowledge Management Sumber : Watson, 2003, p15, Applying Knowledge Management,

Techniques for Building Corporate Memories

Unsur yang menghubungkan siklus diatas (Watson, 2003, p15) adalah

penggunaan pengetahuan, karena ketika knowledge digunakan, sebuah wawasan

baru ke dalam knowledge dapat dibuat. Knowledge ini pada gilirannya akan

29

 

diperoleh, dianalisa, dan diawetkan untuk penggunaan masa depan. Knowledge

management adalah sebuah proses siklus yang berkesinambungan. Sehingga

knowledge management system yang akan terus berkembang dan setiap teknologi

yang digunakan untuk menerapkannya harus mendukung evolusi tersebut.

2.3.7 Faktor Pendorong dan Manfaat Knowledge Management

Menurut Tiwana (2002, p19-27) ada 24 faktor pendorong yang membuat

knowledge management merupakan suatu hal penting untuk organisasi yang

dikelompokkan ke dalam 6 kategori :

a. Knowledge-Centric Drivers

• Kegagalan perusahaan untuk mengetahui apa yang seharusnya

mereka ketahui.

• Timbulnya kebutuhan untuk distribusi knowledge yang smart.

• Kecepatan dan perkembangan knowledge.

• Adanya masalah pada penyampaian knowledge dan tingkat

ketergantungan yang tinggi pada tacit knowledge.

• Kebutuhan untuk mendorong pengumpulan knowledge diantara

para pegawai.

• Kebutuhan untuk pembelajaran yang sistematis.

b. Technology Drivers

• Matinya teknologi sebagai suatu penyedia differentiator jangka

panjang.

• Pemadatan siklus dari produk dan proses.

30

 

• Kebutuhan akan suatu link yang sempurna diantara knowledge,

strategi bisnis, dan teknologi informasi.

c. Organizational Structure-Based Drivers

• Fokus pada fungsionalitas.

• Munculnya struktur project-centric organizational.

• Tantangan timbul akibat deregulasi.

• Ketidakmampuan perusahaan untuk mengatasi persaingan

kompetitif karena globalisasi.

• Fokus pada produk dan layanan.

d. Personnel Drivers

• Fokus pada fungsionalitas yang tersebar.

• Kebutuhan akan dukungan kolaborasi yang efektif diantara

fungsionalitas.

• Mobilitas dari tim.

• Kebutuhan untuk menghadapi target-target perusahaan yang

kompleks.

e. Process Focused Drivers

• Kebutuhan untuk menghindari pengulangan ataupun kesalahan

yang sering terjadi.

• Kebutuhan untuk menghindari penemuan-penemuan kembali yang

tidak penting.

• Kebutuhan untuk prediksi antisipasi yang akurat.

• Timbulnya kebutuhan untuk respon yang kompetitif.

f. Economic Drivers

31

 

• Potensi untuk menciptakan suatu level yang luar biasa melalui

knowledge, secara ekonomis menarik untuk peningkatan

keuntungan.

• Mencari suatu silver bullet untuk diferensiasi dari produk dan

layanan.

Menurut Dalkir (2005, p20), knowledge management memberikan manfaat

bagi pegawai secara individu, communities of pratices, dan untuk organisasi.

a. Bagi individu, manfaat knowledge management yaitu :

• Membantu orang melakukan pekerjaannya dan menghemat waktu

melalui pengambilan keputusan yang lebih baik dan dalam

pemecahan masalah.

• Membangun suatu perasaan keterikatan sebagai suatu komunitas

pada organisasi.

• Membantu orang agar tetap ter-update.

• Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.

b. Bagi communities of practice, manfaat knowledge management yaitu :

• Mengembangkan kemampuan professional.

• Mempromosikan peer-to-peer mentoring.

• Memfasilitasi jaringan dan kolaborasi yang lebih efektif.

• Mengembangkan suatu kode etik professional yang harus diikuti

oleh anggotanya.

• Mengembangkan suatu bahasa yang umum.

c. Bagi organisasi, manfaat knowledge management yaitu :

32

 

• Membantu mengarahkan strategi.

• Memecahkan permasalahan dengan lebih cepat.

• Menyerap best pratices.

• Meningkatkan penyertaan knowledge pada produk dan layanan.

• Meningkatkan kesempatan untuk berinovasi.

• Memungkinkan organisasi untuk berkompetisi dengan lebih baik.

• Membangun memory organisasi.

Lima manfaat KM menurut Chase International Survey (1997) yang dapat

menajdi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu :

• Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan

• Meningkatkan respons terhadap pelanggan

• Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses

• Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi

• Meningkatkan jumlah produk dan jasa

Semua manfaat Knowledge Management dapat dipetik, karena adanya

kemudahan dalam mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi

pengalaman tertentu. Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu

bertumpu pada dokumentasi yang tersimpan dalam komputer, namun karena

adanya budaya organisasi untuk melakukan knowledge sharing melalui media dan

forum yang bersifat formal ataupun informal.

33

 

2.3.8 Tujuan Penerapan Knowledge Management

Penerapan knowledge management akan memberikan pengaruh terhadap

proses bisnis perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang

terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk

menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga

perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan

kemudahan kepada setiap pegawai untuk memanfaatkannya, sehingga

proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan

meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong

lebih luas dan setiap pegawai dapat meningkatkan kompetesinya.

c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah

beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

d. Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan

ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan sehingga

produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

2.3.9 Penerapan Knowledge Management dalam Perusahaan

Dalam menerapkan knowledge management pada studi kasus ini akan

menggunakan teori dari Tiwana (2000), berikut ini adalah langkah-langkah

strategi yang akan diterapkan knowledge management dalam perusahaan adalah

sebagai berikut :

34

 

a. Analisa infrastruktur yang ada

Langkah ini dimaksudkan untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang

ada di dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi

apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya

ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan knowledge

management di dalam perusahaan. Dengan menganalisa dan menilai

infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan

infrastruktur yang dimiliki perusahaan saat itu. Konsekuensi kondisi

tersebut adalah manajemen harus mengembangkan apa yang sudah ada.

b. Mengaitkan knowledge management dengan strategi bisnis

Bila penciptaan knowledge ingin sukses diarahkan, perlu disusun langkah-

langkah yang mengaitkan antara strategi bisnis yang dibangun oleh

perusahaan dengan strategi knowledge management. Efektifitas strategi

knowledge management tidak sesederhana dengan hanya menyediakan

teknologi informasi saja tetapi mesti ada satu keseimbangan antara

teknologi dan fokus bisnis dengan strategi bisnis perusahaan.

c. Mendesain infrastruktur knowledge management

Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis

teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk knowledge

managemen system yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan

kebutuhan knowledge management system, pertanyaan berikut dapat

dijadikan sebagai pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur

knowledge management. Pertanyaan tersebut antara lain :

• Teknologi apa yang harus dimiliki?

35

 

• Apakah pegawai anda dalam berbagi knowledge menggunakan

basis website?

• Apakah knowledge management system memerlukan saran dan

teknologi yang lebih luas untuk membantu pegawai menemukan,

menjumlahkan, memaknai, dan menganalisa data yang sangat

banyak?

• Seberapa rinci tingkatan knowledge management system untuk

menangkap knowledge?

• Apa perlengkapan pengetahuan yang anda akan gunakan untuk

mengenali objek-objek knowledge?

d. Mengaudit aset dan sistem knowledge yang ada

Tujuan audit knowledge adalah untuk menilai apa saja knowledge yang

sudah ada di dalam perusahaan saat itu, dan menentukan fokus aktivitas

knowledge management. Untuk mencapai tujuan audit dianjurkan untuk

membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior

manajer, pegawai bidang IT, pegawai yang berkaitan dengan penelitian

ini. Selain itu, tim audit harus juga mengidentifikasikan paling tidak lama

sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka miliki.

e. Mendesain tim knowledge management

Tim knowledge management didesain dengan komposisi adalah sebagai

berikut :

• Local expert and interdepartemental gurus, yaitu pengadopsi awal

teknologi yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di

organisasi.

36

 

• Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi

informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan

banyak mengetahui kondisi internal organisasi.

• Nonlocal expert and extradepartemental gurus, yaitu orang yang

memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka

dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau

fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara pengawai dengan

latar belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda.

• Consultant, yaitu orang berasal dari luar perusahaan dengan

keahlian tertentu.

• Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpatisipasi

karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan

memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang

membawa perspektif strategi ke dalam usaha penerapan knowledge

management.

f. Menciptakan blueprint knowledge management

Pada langkah kelima, tim knowledge management mendesain sistem

manajemen baru. Desain sistem harus berisi spesifikasi sebagai berikut :

• Knowledge repositories, yaitu database dimana knowledge

disimpan.

• Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna

terhadap database knowledge dan dukungan arus knowledge ke

seluruh organisasi. Collaborative platform memungkinkan kepada

pengguna mencari isi atau berlangganan dengan isi dari database.

37

 

• Network, yaitu dukungan jaringan komunikasi dan percakapan.

Termasuk disini adalah jaringan kerasnya seperti intranet,

ekstranet, dan jaringan lunak seperti ruang bersama, kolaborasi

jaringan, baik langsung maupun melalui telekonferensi.

• Culture, yaitu mengacu kepada metode untuk mendorong pegawai

menggunakan knowledge management system dan berbagi

knowledge.

g. Pengembangan knowledge management system

Pada langkah ini tim harus bekerja sekaligus menggabungkan knowledge

management system yang sudah bangun pada langkah enam sebelumnya.

Kontruksi sistem mencakup 7 lapisan sebagai berikut :

• Interface layer : merupakan penghubung lapisan tertinggi antara

orang dengan knowledge management system yang berfungsi

menciptakan, menggunakan, menemukan kembali, dan berbagi

pengetahuan. Di beberapa perusahaan interface layer ini berupa

home page yang dapat diakses pengguna lewat intranet perusahaan.

• Access and authentication layer : merupakan lapisan yang

membuktikan keaslian pengguna yang mengakses database ini,

menyediakan keamanan untuk mencengah pengakses yang tidak

sah, dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan

merusak database tersebut.

• Collaborative filtering and intelligence layer : lapisan ini berisi

sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari,

mengindeks, dan sebagainya.

38

 

• Application layer : lapisan ini berisi tempat peyimpanan

ketrampilan, sarana berkolaborasi, piranti keras, dan lunak

konferensi yang menggunakan video, whiteboard digital,

electronic forum, dan sebagainya.

• Transport layer : lapisan ini memuat teknologi seperti web server,

e-mail server, pendukung untuk alur video dan audio, dan

sebagainya.

• Middleware and legacy integration layer : legacy system

merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah usang.

Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data

lama dengan yang baru.

• Repositories : lapisan ini berisi database operasional, database

hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang

sudah lama, arsip dokumen, dan database lainnya yang

menggambarkan pondasi knowledge management system.

h. Prototype dan uji coba

Langkah ini merupakan upaya untuk menguji prototype yang telah dibuat

dan memperbaiki sistem tersebut bila tidak berjalan sesuai rencana.

Prototype yang dibuat mungkin saja di bawah standar sehingga tidak dapat

berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, tim dapat menggunakan strategi

“result-driven incrementalism” (RDI) atau perbaikan yang didorong oleh

hasil.

39

 

2.3.10 Pentingnya Knowledge Management

Knowledge management dipandang penting, karena implementasinya

memberi manfaat pada bidang operasional dan pelayanan, dapat meningkatkan

kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta

pengembangan produk. Sebuah contoh betapa pentingnya peran KM adalah

apabila perusahaan menghadapi kasus pengunduran diri dari pegawai yang

memiliki knowledge menonjol, sementara pada saat itu belum ada transfer

knowledge bagi penggantinya. Bisa terjadi kepindahan pegawai itu diikuti dengan

kepindahan pelanggan atau nasabah.

Bagi perusahaan yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam

perusahaannya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan

bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat

membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan

proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan

sehari-hari mereka. Knowledge management berhubungan erat dengan memori

perusahaan sebagai gudang pengetahuan. Berdasarkan kepentingan tersebut maka

pemanfaatan media secara inovatif akan menjadi jembatan komunikasi yang

sanggup mengajak masyarakat menyampaikan aspirasinya dan merasakan

nikmatnya berdemokrasi.

2.3.11 Pengertian Knowledge Management System

Menurut Tiwana (2000), Knowledge Management System adalah suatu

sistem yang mendukung pengelolaan serta pengorganisasian pengetahuan yang

40

 

tersimpan. Knowledge management system dibangun menggunakan tiga

komponen dalam teknologi adalah sebagai berikut :

a. Communication

Teknologi-teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan

media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan

saling berkomunikasi antar pengguna terutama dengan orang yang ahli

dibidangnya. Contoh media komunikasi yang digunakan adalah : internet,

e-mail, corporate intranet, dan media komunikasi web-based lainnya.

b. Collaboration

Teknologi-teknologi yang berkolaborasi merupakan salah satu cara untuk

menyelenggarakan kerja kelompok pada suatu organisasi. Kelompok dapat

bekerja menggunakan data-data dan dokumen pada waktu bersamaan

maupun berbeda, dalam tempat yang sama ataupun tempat berbeda.

Sistem komputerisasi yang berkolaborasi memberikan ruang gerak yang

luas kepada individu untuk bekerja secara online kapan saja dan dimana

saja.

c. Storage & Retrieval

Pengetahuan adalah modal intelektual yang dimiliki dan harus dikelola

oleh perusahaan sehingga dapat menghasilkan manfaat yang berarti untuk

perkembangan perusahaan tersebut. Proses menangkap, menempatkan,

dna mengelola pengetahuan menggunakan Database Management System

(DBMS) dibutuhkan untuk mengubaha tacit knowledge menjadi

knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan

yang disebut explicit knowledge. Dokumentasi menjadi sangat penting

41

 

dalam knowledge management agar pengetahuan itu mudah untuk diakses

oleh siapapun dan kapanpun dalam perusahaan.

2.3.12 Teknologi-Teknologi yang Mendukung Knowledge

Management System

Beberapa teknologi telah memberikan kontribusi dalam perkembangan

dari penerapan knowledge management system selama ini. Teknologi-teknologi

seperti Artificial Intelligence, Intelligent Agents, Knowledge Discovery in

Databases (KDD), dan Extensible Markup Language (XML) adalah contoh dari

teknologi-teknologi yang mampu mengimplementasikan knowledge management

system modern dan merupakan dasar teknologi untuk melakukan inovasi-inovasi

baru dalam bidang knowledge management.

a. Artificial Intelligence (AI) sebagai kecerdasan yang ditunjukkan oleh suatu

entitas buatan, sistem seperti ini umumnya dianggap komputer.

Kecerdasan diciptakan dan dimasukkan ke dalam suatu mesin agar dapat

melakukan pekerjaan seperti yang dapat dilakukan manusia. Beberapa

metode berdasarkan kecerdasan buatan yang digunakan untuk knowledge

management system antara lain sistem pakar (expert system), intelligent

agent, logika fuzzy, dan jaringan syaraf tiruan (neutral networks).

b. Intelligence Agents adalah sistem software yang mempelajari bagaimana

user bekerja dan menyediakan perantara (agent) untuk mengerjakan tugas-

tugas user. Sebagai contoh, pada saat software intelligence agent

mendapat perintah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

user, perantara pasif akan mengamati informasi-informasi apa saja yang

42

 

cocok dengan kemauan atau kepentingan user, sedangkan perantara aktif

akan mencari informasi-informasi yang berkaitan dengan pilihan-pilihan

user. Dalam knowledge management system, software ini dapat

difungsikan untuk mengidentifikasi dan memperoleh berbagai

pengetahuan.

c. Knowledge Discovery in Database (KDD) adalah suatu proses untuk

mencari dan menggali informasi-infomasi yang berguna dari beraneka

ragam banya data-data dan dokumen. Banyak sekali data-data lama dan

dokumen penting yang terpendam di dalam database pada media

penyimpanan yang berkapasitas besar sehingga dibutuhkan proses data

mining yang ideal untuk memperoleh kembali data-data penting tersebut.

d. Extensible Markup Language (XML) adalah bahasa mark up serba guna

yang menajdi standar dari World Wide Web Consortium (W3C) untuk

mendeskripsikan berbagai macam struktur data sehingga data dapat

terproses secara tepat oleh sistem yang berbeda tanpa harus melakukan

proses programming lagi. XML tidak hanya dapat mengautomatisasi

berbagai proses dan mengurangi pekerjaan tulis-menulis tetapi juga dapat

berkolaborasi dan mendistribusikan pengetahuan yang lebih baik antar

partner-partner bisnis.

2.3.13 Teori Knowledge Management System

Menurut Dalkir (2011, p38), fungsi atau teori knowledge management

system memiliki enam langkah cycle. Berikut merupakan cycle dari knowledge

management system :

43

 

Gambar 2.7 Teori Knowledge Management System

a. Create Knowledge

Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk

melakukan sesuatu atau mengembangkan keahlian. Terkadang

pengetahuan dari luar telah membawa masuk.

b. Capture Knowledge

Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang

bernilai dan terwakili dengan cara yang wajar.

c. Refine Knowledge

Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga

dapat ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap.

d. Store Knowledge

Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam

format yang wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam

organisasi dapat mengaksesnya.

e. Manage Knowledge

44

 

Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan

tersimpan hingga saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat

memverifikasi bahwa hal tersebut relevan dan akurat.

f. Disseminate Knowledge

Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifkasi

secara keseluruhan dapat mulai dilakukan sosialisasi ataupun

menyebarluaskan pengetahuan dalam organisasi.

2.4 People, Process, dan Technology

Menurut Awad dan Ghaziri (2004), knowledge management terdiri dari 3

elemen komponen utama yaitu people, process, dan technology. Menurut Bhatt

(2000), juga mengungkapkan people, process, dan technology merupakan tiga

komponen utama knowledge management. Menurut Debowski (2006), juga

terdapat tiga elemen komponen utama yaitu people, process, dan technology.

Tanpa didukung salah satu dari komponen utama ini, knowledge management

system dapat dipastikan tidak berjalan dengan baik.

2.4.1 People

Menurut Davenport (1995), transfer pengetahuan dapat dikatakan sukses

bukan dinilai dari penggunaan teknologi serta banyaknya menyimpan dokumen-

dokumen yang bernilai bagi organisasi, melainkan adalah ketelibatan individu seta

interaksi yang tercipta diantaranya didalam sebuah perusahaan. People yang

dimaksud ini berkaitan dengan individu, perusahaan, dan kebudayaan yang ada

didalamnya. Menurut Debowski (2006), people adalah orang yang memiliki

45

 

knowledge, mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses

strategi knowledge untuk perusahaan. Menurut Wei dan Mohammed (2005),

analisa people dapat dibagi menjadi beberapa aspek yaitu attitude, knowledge

sharing, innovation, skill, teamwork, motivation, dan budaya organisasi.

2.4.2 Process

Merupakan suatu aliran kegiatan yang menjembatani input dan output,

sehingga perlu ditentukan hal-hal yang dirasakan sebagai yang terbaik untuk

perusahaan dari sisi proses kegiatan bisnis, kebijakan, dan prosedur serta kegiatan

praktiknya sehari-hari. Penentuan hal-hal tersebut dinilai dan dikaitkan dengan

efisiensi, fleksibilitas, keandalan, partisipasi, dan kolaborasi. Menurut Debowski

(2006), process adalah pengaturan strategi, prinsip, dan proses kegiatan untuk

memastikan knowledge management dapat berjalan dengan baik.

2.4.3 Technology

Merupakan suatu alat yang mempermudah dalam melakukan kegiatan

didalam perusahaan, yang biasanya berbentuk sistem yang dapat membentuk,

menyimpan, menyusun, mengelola, serta mengorganisasikan kegiatan maupun

pengetahuan didalamnya. Teknologi informasi dan KM menjadi kolaborasi yang

saling mendukung dalam meningkatkan proses bisnis perusahaan. Menurut

Debowski (2006), technology adalah peran pendukung yang penting dalam

knowledge management yang bertujuan untuk menciptakan knowledge

management system yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Knowledge management merupakan integrasi dari komponen people, process,

46

 

dan technology yang diperlukan untuk memfasilitasi pertukaran informasi,

pengetahuan, dan keahlian untuk meningkatkan performa perusahaan.

Gambar 2.8 People, Process, and Technology Sumber : Debowski (2006)

2.5 Knowledge Culture

Menurut Debowski (2006, p83), knowledge culture adalah suatu budaya

perusahaan yang mendorong orang-orang untuk mengidentifikasi dan menerapkan

knowledge sharing sebagai suatu perilaku yang diharapkan.

2.5.1 Menciptakan Knowledge Culture yang Efektif

Knowledge management membutuhkan adopsi secara luas dari nilai-nilai

dan prinsip knowledge oleh komunitas, karena itu perlu dibentuk suatu knowledge

culture dimana setiap individu mengakui dan menerimanya.

47

 

Knowledge sharing sebagai suatu perilaku yang diperlukan sekali.

Menurut Debowski (2006, p84-85), memaparkan beberapa nilai yang mungkin

ditemukan pada knowledge culture yang efektif, diantaranya :

• Komunikasi regular diantara tingkatan dan unit organisasi dilakukan.

• Rekanan kerja yang mengundang untuk sharing dan pembelajaran.

• Bekerja bersama-sama dipandang sebagai suatu core activity.

• Pembelajaran diinkorporasi menjadi suatu komunitas atau praktik kerja.

• Terbuka untuk ide-ide baru dan pengembangannya.

• Orang lebih suka untuk bekerja secara bersama-sama.

• Ide-ide inovatif dan solusi dikembangkan melalui kombinasi usaha.

• Mendukung keterbukaan,kejujuran, dan perhatian kepada orang lain.

• Pegawai diberikan informasi mengenai events, permasalahan-

permasalahan, dan inovasi.

• Knowledge sharing didukung secara aktif oleh supervisor atau pemimpin.

Gambar 2.9 Nilai-nilai Implicit dari Kolaborasi Knowledge Culture Sumber : Shelda Debowski “Knowledge Management.” John Wiley &

Sons, 2006, p85

48

 

2.5.2 Knowledge Culture Enabler

Menurut Debowski (2006, p86-89), knowledge culture enablers sebagai

pengaruh-pengaruh yang dikontribusikan untuk penciptaan suatu komunitas

knowledge yang efektif dan positif. Elemen-elemen dari knowledge culture

enablers yang mungkin berkontribusi untuk knowledge culture yang efektif

adalah sebagai berikut :

a. Core Values, merupakan nilai-nilai yang dipercaya penting untuk

pertumbuhan dan pencapaian tujuan organisasi. Pada lingkup suatu

komunitas knowledge, core values, dapat berupa orientasi kolaborasi,

komunikasi terbuka, inovasi, fleksibilitas, suatu orientasi pembelajaran,

dan kesediaan untuk mempercayai. Core values yang diharapakan pada

komunitas knowledge perlu diidentifikasi, didukung, dan di-monitor.

b. Structural Support, merupakan gambaran struktur organisasi, sistem, dan

proses dimana sponsor organisasi meneruskan alokasi sumber daya dan

public affirmation. Structural support dapat meliputi sistem teknologi,

proses sumber daya manusia dan bentuk lain dari infrastruktur kerja,

mungkin beroperasi baik sebagai penghambat dan fasilitator dari

knowledge culture.

c. Enacted Values, merupakan budaya organisasi yang dipengaruhi secara

kuat oleh nilai-nilai yang mencerminkan praktik aktual. Nilai-nilai rill

yang ditunjukkan pada aktivitas sehari-hari adalah bukti yang kuat dari

kultur rill yang beroperasi, dan akan menjadi perhatian baik disadari

maupun tidak disadari oleh setiap anggota.

49

 

d. Interaction With Colleagues, merupakan kualitas dan fokus dari interaksi

memainkan peran penting dalam menentukan kekuatan knowledge culture

pada komunitas yang lebih kecil. Mentoring, team behaviors, interaksi co-

worker, dan kehadiran commnuties of practices semuanya mengambil

bagian dalam mengembangkan culture.

2.5.3 Pemeliharaan Knowledge Culture

Knowledge culture adalah lingkungan yang dinamis dimana perubahan

merupakan hal yang biasa terjadi. Membangun atau memperkuat suatu knowledge

culture membutuhkan kesabaran, kepemimpinan yang baik dan ditunjang

komitmen dari banyak orang. Menurut Debowski (2006, p90), menguraikan

pengembangan culture dilakukan pada beberapa prinsip adalah sebagai berikut :

• Perubahan dapat berlangsung lambat. Penciptaan dari suatu knowledge

intensive workplace membutuhkan waktu agar prinsip-prinsip knowledge

diserap pada semua praktik.

• Proses dari pengembangan culture mungkin membutuhkan sejumlah

change agent untuk berkontribusi, karena mereka dibutuhkan untuk

bekerja lintas batas dan pada berbagai pengaturan kerja.

• Proses membutuhkan champion yang akan menstimulasi dan menantang

nilai-nilai, pola kerja, dan tradisi yang sudah ada, serta pada waktu yang

sama membuat model dari filosofi dan proses knowledge.

• Walaupun leader memiliki peran yang signifikan dalam memfasilitasi

perubahan culture, adopsi dari filosofi kerja dan nilai baru ditentukan oleh

50

 

seberapa baik knowledge workers mengadopsi prinsip-prinsip ini ke dalam

pekerjaan mereka.

• Knowledge culture perlu dikembangkan lintas spectrum dari aktivitas-

aktivitas perusahaan. Pesan-pesan dasar, struktur internal, publikasi, dan

dokumen publik, infrastruktur teknologi, praktik-praktik kerja, dan output

semua kebutuhan perlu di-review untuk mengidentifikasi hambatan

potensial yang mungkin mengurangi keefektifan knowledge.

2.6 Knowledge Sharing

Menurut Van den Hoof dan De Ridder (2004), knowledge sharing adalah

proses timbal balik dimana individu saling bertukar pengetahuan (tacit dan

explicit knowledge) dan secara bersama-sama menciptakan pengetahuan atau

solusi baru. Menurut Pasaribu (2009), knowledge sharing dapat didefinisikan

sebagai kebudayaan interaksi sosial, termasuk pertukaran knowledge antara

pegawai, pengalaman, dan skill melalui keseluruhan departemen atau organisasi,

hal ini menciptakan dasar umum bahwa kebutuhan untuk kerjasama. Menurut

Connelly dan Kelloway (dalam Baharim, 2008) mendefinisikan knowledge

sharing sebagai perilaku yang melibatkan pertukaran informasi atau membantu

rekan kerja yang lain.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa knowledge sharing

adalah proses dimana para individu secara timbal balik saling bertukar

pengetahuan atau informasi melalui interaksi sosial berdasarkan pengalaman dan

skill yang mereka miliki untuk membagi dan menerima pengetahuan dalam

keseluruhan organisasi untuk menciptakan pengetahuan baru.

51

 

2.6.1 Aspek-Aspek Knowledge Sharing

Menurut Ajzen (2005), aspek-aspek knowledge sharing dibagi menjadi

tiga bagian adalah sebagai berikut :

a. Sikap terhadap perilaku. Sikap adalah suatu keyakinan perilaku positif

atau negatif untuk menunjukkan perilaku yang spesifik. Dalam konstrak

teori perilaku terencana, sikap merupakan produk dari outcome evaluation

dan behavioral beliefs. Outcome evaluation adalah evaluasi/penilaian

individu terhadap kriteria keuntungan atau kerugian yang didapatkan dari

suatu perilaku. Sedangkan behavioral beliefs merupakan keyakinan

individu terhadap hasil atau konsekuensi yang didapatkan ketika ia

mewujudkan perilaku tersebut didasarkan pada kriteria yang telah

dinilai/dievaluasinya dalam outcome evaluation.

b. Norma subjektif adalah dorongan sosial yang menentukan seseorang

melakukan atau tidak melakukan suatu perilaku. Dalam konstrak teori

perilaku terencana, Ajzen (2005) menyebutkan norma subjektif merupakan

fungsi dari motivation to comply dan normative beliefs. Motivation to

comply adalah pandangan individu terhadap faktor-faktor lingkungan yang

mampu memberi referensi untuk mewujudkan sebuah perilaku. Dalam

mekanismenya, normative beliefs adalah orang-orang yang memiliki

pengaruh terhadap subjek dalam konteks perilaku yang dihadapinya.

Keyakinan mengenai perilaku apa yang bersifat normatif (yang diharapkan

oleh orang lain). Kemudian motivation to comply adalah sejauh mana

kekuatan referensi tersebut mampu mempengaruhi subjek untuk

mewujudkan perilakunya.

52

 

c. Perceived behavioral control ditentukan oleh pengalaman masa lalu dan

perkiraan individu mengenai seberapa sulit atau mudanya untuk

melakukan perilaku yang bersangkutan. Dalam konstrak teori perilaku

terencana, kontrol perilaku yang dipersepsikan merupakan hasil fungsi

dari control beliefs dan power of control beliefs. Control beliefs adalah

kepercayaan individu terhadap faktor-faktor yang mampu memberi

hambatan atau mempermudah dirinya dalam mewujudkan sebuah perilaku.

Sedangkan power of control beliefs adalah derajat seberapa besar faktor-

faktor kontrol tersebut mempengaruhi keputusan seseorang untuk

mewujudkan perilaku atau tidak.

Menurut Van den Hoof & De Ridder (2004), aspek-aspek knowledge

sharing dibagi menjadi dua bagian adalah sebagai berikut :

a. Memberikan pengetahuan (knowledge donating) adalah

menyalurkan/menyebarkan pengetahuan atau modal intelektual kepada

orang lain yang melibatkan komunikasi antar individu.

b. Mengumpulkan pengetahuan (knowledge collecting) adalah untuk

mencari/mengumpulkan pengetahuan atau modal intelektual dengan jalan

berkonsultasi dengan orang lain.

2.6.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Knowledge Sharing

Sejak knowledge sharing penting bagi perusahaan, banyak peneliti telah

menyelidiki faktor-faktor yang menentukan jumlah dan kualitas knowledge

53

 

sharing dalam perusahaan. Di bawah ini merupakan faktor-faktor yang

mempengaruhi knowledge sharing menurut Szulanski (1996).

Faktor internal :

a. Pengetahuan yang tidak berwujud (tacit knowledge).

b. Karakteristik pengirim seperti beban kerja seseorang dan kompetensi yang

dimilikinya, seperti keahlian, pendidikan, dan pengalamannya.

c. Karakteristik penerima seperti kapasitas absortive atau intelektual

seseorang yaitu kapasitas penerima informasi untuk menerima informasi

yang disampaikan.

d. Karakteristik hubungan interpersonal (pemberi dan penerima informasi),

seperti level trust dan kerjasama antar rekan kerja.

e. Kepribadian seseorang.

Faktor Eksternal :

a. Karakteristik konteks organisasi seperti komunikasi infrastruktur, budaya

organisasi, insentif, iklim organisasi, dan gaya kepemimpinan.

Menurut Pasaribu (2009), faktor-faktor yang mempengaruhi knowledge

sharing adalah :

Faktor Internal :

a. Karakteristik knowledge (yang ditransfer) yang mengandung dua

komponen yaitu tacit knowledge dan pengetahuan terwujud (explicit

knowledge).

b. Kolaborasi (dalam proses transfer) dengan dua komponen yaitu trust dan

kerja sama internal. Menurut Covey (dalam Pasaribu, 2009) dengan kata

54

 

lain, trust tersebut merupakan perekat perusahaan dan hubungan antar

pegawai. Maksudnya adalah setiap pihak percaya bahwa orang lain

mampu dan berketrampilan dasar untuk menjalankan tugasnya, kemauan

untuk melakukan hal yang baik atau bersikap positif bagi orang lain, dan

berkeyakinan bahwa orang lain itu dimotivasi prinsip keadilan terhadap

sesama.

Faktor Eksternal :

a. Adaptasi dalam knowledge sharing terdiri dari dua komponen yaitu

replikasi dan rutinitas. Replikasi dari knowledge sharing merupakan

strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan dan

knowledge sharing dapat juga digambarkan sebagai satu proses rutin

melalui tingkat mana pada suatu organisasi, apakah pada individu, grup,

departemen, dan seterusnya.

2.7 Budaya Organisasi/Perusahaan

Budaya organisasi dapat dianalisa melalui dua perspektif yang berbeda

yaitu pertama, budaya organisasi sebagai sebuah metafora bagi kehidupan

organisasi dan kedua, sebagai sebuah variabel. Sebagai variabel analisa, budaya

dapat dikonseptualisasi dan diukur secara terpisah dari variabel-variabel

organisasional lainnya.

Menurut Nasution (2006, p133), budaya sebagai variabel penelitian

umumnya berfokus pada manifestasi satu budaya saja, misalnya persepsi

manajemen atau para anggota organisasi tentang norma informal yang mereka

percayai atau nilai-nilai yang diyakini oleh top eksekutif organisasi. Berikut

55

 

peneliti cantumkan secara detail teori budaya organisasi mulai pengertian hingga

aspek atau dimensi dari tiga tokoh yaitu Robbins, Kotter, dan Hofstede.

2.7.1 Pengertian Budaya Organisasi/Perusahaan

Menurut Robbins (2003, p216), budaya organisasi didefinisikan sebagai

sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan

organisasi tersebut dari organisasi-organisasi yang lain.

Menurut Kotter (1997, p6), menyatakan bahwa budaya perusahaan adalah

nilai dan praktik yang dimiliki bersama di seluruh kelompok dalam satu

perusahaan, sekurang-kurangnya dalam manajemen senior. Gagasan-gagasan

dalam budaya perusahaan yang kuat sering dihubungkan dengan pendiri atau

pemimpin awal itupun lazim diartikulasikan sebagai visi strategi bisnis filosofi

atau ketiga-ketiganya.

Menurut Hofstede (1994, p179), mendefinisikan bahwa budaya organisasi

adalah hasil susunan pemikiran bersama yang membedakan anggota-anggota

sebuah organisasi dengan yang lain. Hofstede memanggil budaya organisasi

sebagai modal psikologis dari sebuah organisasi yang dapat digunakan untuk

memprediksi apa yang akan terjadi pada modal financial selama kurun waktu 5

tahun (1994, p18).

2.7.2 Aspek-Aspek Budaya Organisasi/Perusahaan

Berikut ini adalah aspek-aspek budaya organisasi atau perusahaan menurut

3 teori tokoh adalah sebagai berikut :

a. Robbins

56

 

Terdapat tujuh karakteristik yang dapat menangkap hakikat budaya yang

terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan antara lain yaitu :

• Inovasi dan pengambilan risiko, dimana para pegawai didorong

untuk inovatif dan berani dalam mengambil risiko.

• Perhatian ke rincian, dimana para pegawai diharapkan

memperlihatkan presisi (kecermatan), analisa dan perhatian kepada

rincian.

• Orientasi hasil, dimana manajemen memusatkan perhatian pada

hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk

mencapai hasil itu.

• Orientasi orang, dimana keputusan manajemen memperhitungkan

efek hasil-hasil pada orang-orang di dalam organisasi atau

perusahaan itu.

• Orientasi tim, dimana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim

atau lintas fungsi, bukannya individu-individu.

• Keagresifan, dimana orang-orang itu agresif dan kompetitif dan

bukannya santai-santai.

• Kemantapan, dimana kegiatan organisasi menekankan

dipertahankannya status quo daripada pertumbuhan.

b. Kotter

Pemotretan terhadap budaya perusahaan, dilakukan oleh Kotter

berdasarkan aspek-aspek (1997, p57) :

• Kepedulian akan pelanggan.

• Kepedulian akan pemegang saham.

57

 

• Kepedulian akan karyawan.

• Penghargaan terhadap proses yang dapat menciptakan perubahan

yang bermanfaat.

• Pemberian perhatian cermat terhadap semua konstituensi (pemilih)

organisasi.

• Berani melakukan pengambilan resiko untuk memenuhi

pemenuhan kebutuhan konstituensi.

c. Hofstede

Mengacu pada teori Hofstede yang dimuat dalam bukunya yang berjudul

Cultural and Organizations (1994, p190-192), dilaporkan hasil studi yang

dilakukan oleh IRIC (Institute for Research on Intercultural Cooperation)

pada perusahaan Heaven’s Gate BV, Belanda, terdapat 6 dimensi budaya

pada sebuah organisasi. Berikut enam dimensi yang dimaksud beserta

indikator aspek-aspeknya :

1. Process Oriented-Result Oriented (Orientasi pada proses-Orientasi

pada hasil)

Orang-orang dalam budaya process oriented merasa dirinya harus

selalu menghindari resiko, karena hal yang terpenting bagi mereka

adalah mengikuti prosedur kerja yang ditetapkan. Akibat sering

terjadi adalah melakukan sedikit usaha pada pekerjaan mereka

yang cenderung mengarah pada kurangnya inovasi. Setiap hari

dianggap sama baiknya dengan hari-hari yang lain karena prosedur

kerja relatif sama dari hari ke hari. Sedangkan pada orang-orang

dengan budaya result oriented, mereka merasa nyaman dengan

58

 

situasi yang tidak familiar (situasi-situasi yang baru) karena tidak

terbentur untuk mengikuti prosedur kerja yang ada. Orang-orang

tipikal ini juga akan cenderung berusaha maksimal dalam

pekerjaan, menemukan cara-cara dan inovasi baru tanpa perlu takut

dengan birokrasi prosedur yang ada, hasil menjadi fokus utama

bagi mereka. Hari-hari tipe menjadi lebih variatif, penuh dengan

cara baru dan tantangan baru.

2. Employee Oriented-Job Oriented (Orientasi pada pegawai-

Orientasi pada pekerjaan)

Orang dalam budaya employee oriented merasakan bahwa masalah

pribadi mereka ikut diperhitungkan oleh organisasi, hal itu

biasanya terwujud dalam tipe komunikasi yang terjalin antara

manajemen dan pegawai yang cenderung memiliki tingkat

keterbukaan yang tinggi. Poin ini sangat berhubungan dengan

dimensi keempat. Selain itu organisasi juga ikut serta

bertanggungjawab atas kesejahteraan pegawai, dan keputusan

penting, terutama yang berhubungan dengan kesejahteraan

pegawai cenderung dibuat oleh kelompok atau komite bukan hanya

sepihak dari keputusan manajemen. Kesepakatan antara

manajemen dengan Serikat Kerja perusahaan sangat diutamakan.

Kepentingan perusahaan menjadi prioritas dalam keputusan

manajemen. Pada budaya job oriented, orang-orangnya merasa

mengalami tekanan kuat dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

Mereka merasa bahwa organisasi hanya tertarik pada pekerjaan

59

 

yang telah dilakukan oleh pegawai, tidak pada kesejahteraan

pribadi dan keluarga, dan keputusan penting cenderung dibuat oleh

individu. Tipikal ini menempatkan manajemen yang ada benar-

benar menggunakan otoritas status quonya. Kelemahan sistem ini,

kontrol status quo menjadi berkurang. Bisa jadi keputusan

manajemen yang bukan pemilik (father founding) akan

ditunggangi dengan kepentingan pribadi mereka, bukan untuk

kemajuan perusahaan semata.

3. Parochial-Proffesional (Sesuatu yang berhubungan dengan

organisas-sesuatu yang berhubungan dengan pribadi yang

profesional)

Dalam budaya parochial, pegawai mendapatkan identitas mereka

sebagian besar dari organisasinya, dimana norma-norma organisasi

mempengaruhi perilaku mereka di rumah, sama seperti ketika

mereka bekerja. Mereka merasa bahwa dalam menggaji mereka,

perusahaan melihat latar belakang keluarga dan sosial mereka

untuk diperhitungkan sebanyak perusahaan memperhitungkan

kompetensi pekerjaan mereka. Dan para pegawai kurang melihat

jauh ke depan untuk urusan pribadi karena mereka beranggapan

bahwa organisasi akan melakukannya. Sedangkan perusahaan yang

budayanya berorientasi pada profesionalisme, orang-orangnya

harus dapat mengidentifikasikan dirinya dengan tipe pekerjaan

mereka. Anggota dari budaya ini menyadari bahwa kehidupan

pribadi mereka berbeda dengan kehidupan dalam bisnis mereka

60

 

dan mereka merasa bahwa organisasi menggaji mereka hanya

berdasarkan kompetensi pekerjaan mereka saja dan mereka

berpikir jauh ke depan untuk urusan pribadi karena merasa budaya

tidak akan mengurusi mereka selamanya.

4. Open System-Closed System (Sistem tertutup-Sistem terbuka)

Dalam unit dengan open system, para anggotanya menyadari

bahwa organisasi dan orang-orangnya sama-sama terbuka pada

pendatang baru dan orang luar. Sebagian besar dari siapapun akan

mudah cocok dengan organisasi, pegawai baru hanya butuh waktu

sedikit untuk merasakan bahwa dirinya sudah berada dirumahnya

sendiri. Open system memberikan suasana kekeluargaan yang kuat,

hal ini dibutuhkan untuk menjaga kesolitan suatu organsasi dalam

mengatasi masalah internal maupun eksternal suatu perusahaan.

Namun demikian open system juga mempunyai kendala yaitu

dalam hal perhargaan terhadap diri masing-masing personel.

Dalam unit dengan closed system, organisasi dan orang-orangnya

menjadi tertutup dan suka main rahasia meskipun diantara orang

dalam, hanya orang tertentu yang cocok dengan organisasi, dan

pegawai baru butuh lebih dari satu tahun untuk merasa dirinya

sudah berada di rumahnya sendiri. Model closed system ini

cenderung lebih kaku dalam pengambilan keputusan , seringkali

dijumpai dalam organisasi yang berasal dari komunitas yang relatif

homogen atau kalau dalam bentuk perusahaan biasa dijumpai

dalam perusahaan milik perorangan atau keluarga.

61

 

5. Loose Control-Tight Control (Kontrol yang ketat-Kontrol yang

longgar)

Dimensi ini mengacu pada jumlah struktur internal di dalam

organisasi. Sejauhmana struktur internal perusahaan yang tertuang

dalam sistem mampu mengatur atau mengontrol orang di dalam.

Orang-orang di dalam unit dengan kontrol longgar merasa bahwa

tida seorang pun yang berpikir tentang biaya-biaya perusahaan,

usaha penghematan cenderung kurang maksimal. Waktu

pertemuan biasanya hanya dikira-kira yaitu kontinuitas pertemuan

tergolong kurang disiplin, begitu pula ketepatan waktu dalam rapat.

Lelucon tentang perusahaan serta pekerjaan dan sistem yang

berlaku relatif sangat sering. Sedangkan orang-orang pada unit

kontrol ketat menggambarkan bahwa lingkungan kerja mereka

sadar akan biaya-biaya perusahaan, itu mereka aplikasikan lewat

usaha penghematan yang maksimal. Waktu pertemuannya tetap

dan selalu tepat waktu, serta lelucon tentang perusahaan dan

pekerjaan sangat jarang dilontarkan.

6. Pragmatic-Normative (Pragmatis-Normatif)

Dimensi ini berhubungan dengan isu customer orientation. Unit

kerja dengan budaya pragmatis (praktis) cenderung menggerakkan

pasar, sedangkan pada budaya normatif, orang-orang tipe

normative merasa bahwa tugas mereka pada dunia luar merupakan

penerapan atau implementasi aturan yang tidak dapat diganggu

gugat dimana penekanan utamanya adalah pada mengikuti

62

 

prosedur organisasi yang benar dan prosedur dianggap lebih

penting daripada hasil. Berbeda dengan orang pada budaya

pragmatis, mereka memiliki penekanan utama untuk menemukan

keinginan customer (pelanggan), hasil bagi mereka lebih penting

daripada orang-orang yang cenderung fanatic dengan sikap dan

aturan. Dalam aplikasi struktur pekerjaan, orang berkarakter

normatif akan menganggap bahwa tugas memasarkan produk

adalah tugas divisi marketing semata. Berkebalikan dengan hal

tersebut, perusahaan beraliran pragmatif justru melihat bahwa

semua divisi adalah pemasar, dalam hal ini adalah pemasar nama

baik perusahaan yang pada akhirnya meningkatkan kredibilitas

akan output perusahaan (produk perusahaan).

Tabel 2.3 Perbedaan Aspek-Aspek Budaya Organisasi dari Tiga Tokoh

Robbins Hofstede Kotter

• Inovasi dan pengambilan Keputusan

• Orientasi hasil

• Keagresifan

• Perhatian kepada rincian

Process-Result Oriented • Penghargaan terhadap proses

• Berani ambil resiko

Orientasi orang Employee-Job Oriented • Kepedulian akan pemegang saham

• Kepedulian akan pegawai.

Orientasi orang Parochial-Proffesional Kepedulian akan pegawai

Orientasi tim Open-Closed

Orientasi tim kemantapan Loose-Tight System

63

 

Pramative Normative • Kepedulian akan pelanggan

• Pemberian perhatian cermat kepada semua pemilih

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa Hofstede dapat memotret apa

yang tokoh lain tidak lakukan diantaranya open-closed system yang tidak dibahas

oleh Kotter, loose-tight yang tidak dilakukan dua tokoh lainnya, pramative-

normative yang tidak dibahas oleh Robbins. Hofstede mampu menyajikan aspek-

aspek yang lebih detail sehingga teori yang dikeluarkan Hofstede dapat memotret

budaya organisasi dengan lebih tajam.

2.8 Aplikasi Knowledge Management System

Dalam mengembangkan aplikasi knowledge, yaitu dengan

mengembangkan suatu knowledge framework, mengembangkan dan me-manage

knowledge repositories, mengembangkan suatu service knowledge yang efektif,

dan disertai dengan pengembangan pada knowledge setting.

2.8.1 Pengembangan Knowledge Framework

Dua hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan knowledge

framework adalah bagaimana knowledge yang dimiliki perusahaan dapat

disimpan, dibagikan, digunakan, dan mengidentifikasi core knowledge

perusahaan.

64

 

a. Content Management System (CMS)

Menurut Debowski (2006, p169), mendefinisikan CMS sebagai

elemen yang vital dalam knowledge management system. Kunci utama dari

CMS adalah menghubungkan sumber knowledge kepada knowledge lain

yang saling berkaitan. Dalam mengembangkan CMS ada dua aktivitas

utama yang perlu diperhatikan yaitu identifikasi dan pengkategorian

knowledge sehingga mudah untuk di-manage dan me-manage dan

memelihara knowledge secara efektif. CMS menawarkan kapasitas untuk

mengidentifikasikan, menstrukturkan, dan me-manage knowledge

sehingga dapat dihubungkan ke strategi bisnis dan memastikan nilai dari

knowledge tersebut dapat diakses oleh user pada saat dibutuhkan dan

sesuai dengan yang dibutuhkan.

b. Core Knowledge

Menurut Debowski (2006, p170), mendefinisikan core knowledge

adalah sebuah strategi atau operasional knowledge yang berkontribusi

terhadap proses organisasi yang penting. Bentuk dari core knowledge :

• Mendukung fokus dan aktivitas bisnis.

• Mempunyai nilai jangka panjang dalam aktivitas organisasi.

• Dapat memberikan performa yang tinggi dalam aktivitas utama

organisasi.

• Memastikan biaya untuk mendapatkan dan me-manage knowledge.

• Mengurangi duplikasi, bentuk-bentuk kesalahan atau redudansi

usaha yang menjadi bagian dari para pekerja knowledge.

65

 

Menurut Debowski (2006, p170-171), ada tiga fase dalam

mengembangkan core knowledge yang ditunjukan dalam framework di

bawah ini.

Gambar 2.10 Pengembangan Core Knowledge Framework Sumber : Shelda Debowski “Knowledge Management”

John Wiley & Sons, 2006, p.171

2.8.2 Media Knowledge Repositories

Menurut Tiwana (2002, p221), repositories adalah sebuah media yang

digunakan sebagai tempat penyimpanan knowledge formal dan knowledge

informal yang di dalamnya terasosiasi dengan aturan untuk mengakumulasikan,

memperbaharui, me-manage, memvalidasi, memelihara, dan mendistribusikan

content. Biasanya menyimpan operasional database, diskusi, web forum archive,

data legal, digital dokumen, dan objek repositories.

Menurut Debowski (2006, p195), repositories menghubungkan user dan

core knowledge, beroperasi sebagai single point dalam memasukan data, berperan

untuk membantu user dalam menemukan informasi dari sumber organisasi yang

berbeda. Empat layer dari knowledge organisasi yang dibagikan melalui

repositories yaitu factual (terminologi, detil, dan element yang spesifik),

conceptual (teori, model, principal, dan generalisasi), procedural (kemampuan,

66

 

algoritma, teknik, dan metodologi), dan meta-cognitive (knowledge mengenai

knowledge, contoh : learning, thinking, dan penyelesaian masalah).

Menurut Debowski (2006, p196), ada dua proses yang dibutuhkan dalam

mengembangkan knowledge repositories adalah memetakan struktur konten dan

kontrol terhadap kualitas konten. Struktur konten menjelaskan berbagai macam

cara knowledge diklasifikasikan dan didefisinikan dalam organisasi. Kontrol

terhadap kualitas konten menjelaskan proses yang menyediakan kualitas dan

kegunaan dari repositories konten, evaluasi dan verifikasi, current monitoring,

dan archiving.

Menurut Debowski (2006, p210), memaparkan ada dua kegiatan yang

dilakukan dalam Repository Quality Control yang terdiri dari :

• Evaluasi/verifikasi konten bertujuan untuk memastikan bahwa konten

yang ada didalam repository itu benar dan dapat digunakan.

• Pemeliharaan konten bertujuan untuk memperbaharui konten yang ada

didalam repository. Konten yang ada didalam repository harus terbaru,

akurat, dan bernilai.

• Content archives bertujuan untuk memberikan masukan terhadap konten-

konten yang ada didalam repository. Masukkan tersebut berasal dari para

pengguna dan dapat digunakan sebagai referensi dalam memelihara dan

memperbaiki isi dari konten.

2.8.3 Effective Knowledge Management Service

Menurut Debowski (2006, p222), knowledge management service yang

efektif dapat menyediakan dukungan bagi user knowledge dan kontribusi dalam

67

 

organisasi untuk menciptakan knowledge sharing dan knowledge practices yang

lebih baik. Knowledge services mendukung semua proses pengembangan

knowledge system yang secara umum dapat mencocokkan kebutuhan komunitas

terhadap knowledge yang direpresentasikan di sistem. Aktivitas utama dari

knowledge services adalah membuat adanya interaksi sosial diantara anggota

komunitas.

Organisasi mengoperasikan knowledge services dalam beberapa bentuk

yaitu struktur terpusat, local, atau kedua-duanya. Knowledge services dapat

menyediakan organisasi sebuah strategi knowledge, sementara juga dapat

memantau dan juga dapat menggabungkan isu-isu dari knowledge sub

groups lokal.

• Service yang terpusat yaitu dapat memantau jenis-jenis strategi knowledge

yang digunakan di organisasi, dan mengintegrasikan, serta mendukung

proses.

• Service local yaitu mempunyai tim knowledge sendiri, yang mengetahui

bisnis, knowledge terfokus pada satu jenis komunitas saja.

• Service gabungan yaitu memastikan supaya semua pandangan dari strategi

knowledge bergabung dengan responsif dapat memenuhi kebutuhan dan

harapan.

2.8.4 Perancangan Knowledge Managament System

Menurut Whitten dan Bentley (2004, p39), perancangan sistem adalah

spesifikasi atau kontruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan komputer untuk

kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan pada kegiatan analisa sistem.

68

 

Menurut O’Brien (2005, p351), perancangan sistem terdiri dari tiga

aktivitas yaitu antara lain :

a. Rancangan user interface yaitu merancang layar, formulir, dan dialog box.

b. Rancangan data yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship,

kaidah integritas, dan lain-lain.

c. Rancangan proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user

services, application services, dan data services.

Aktivitas perancangan prototype aplikasi knowledge management system

pada divisi Kredit di PT. Bank Maluku adalah sebagai berikut :

a. State Transition Diagram

State Transition Diagram (STD) merupakan suatu cara untuk

menggambarkan time-dependent behavior dari suatu sistem. Aturan

konsistensi dasarnya adalah : “Suatu behavour sistem di dalam beberapa

state harus sama, tidak ditentukan dari jalur mana state tiba”. Leo Wiggers

(2008, http://www-media-access.com/whatis.html#business).

Penggambaran STD adalah sebagai berikut :

• Identifikasi states yang dapat beroperasi dari sistem.

• Memilih states dengan behaviour normal.

• Menspesifikasikan kondisi yang menandai suatu transisi.

• Menspefisikasikan actions untuk menghasilkan behaviour yang

dapat diobservasi pada states tujuan untuk setiap transisi.

• Jika sistem kompleks maka pisah diagram di dalam beberapa STD.

69

 

b. Rancangan Layar

Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar atau interface

adalah fasilitas yang membuat model sistem dan function memungkinkan

ke actor. Menurut Jones dan Rama (2006, p271), terdapat enam elemen

dari tampilan layar yaitu :

1. Text Boxes adalah ruang atas layar yang digunakan untuk meng-

entry informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan

informasi yang terbaca dari tabel.

2. Labels adalah membantu pengguna untuk mengerti apakah

informasi butuh untuk dicatat.

3. Look-Up Features adalah yang sering ditambahkan pada text boxes

yang digunakan untuk memasuki foreign keys.

4. Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action

atau tindakan.

5. Radio Buttons adalah pengguna yang memungkinkan untuk

memilih salah satu dari beberapa pilihan.

6. Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons tetapi lebih dari

satu pilihan yang dapat dipilih.

2.8.5 Tools untuk Membangun Aplikasi Knowledge Management

System di Divisi Kredit

Tools yang akan digunakan dalam merancang dan mengembangkan

prototype aplikasi knowledge management system pada divisi Kredit pada PT.

Bank Maluku yaitu antara lain : (a). PHP dan (b). MySQL.

70

 

a. PHP

Menurut Connolly and Begg (2005, p1014), PHP adalah bahasa

pemrograman open source yang menempel pada HTML yang didukung

oleh banyak web server. PHP pertama kali dibuat oleh Danish Greenlander

Rasmus pada tahun 1994 yang awalnya bernama Form Interpreted (FI).

Kegunaan awal dari FI adalah mengelola data formulir dari suatu halaman

web yang diberi nama PHP Tools (Personal Home Page Tools).

Kemudian Rasmus merilis source code tersebut untuk umum dengan nama

PHP/FI. Perilisan source code ini bersifat open source sehingga banyak

programmer yang tertarik untuk mengembangkan bahasa ini. Rasmus

menulis ulang script tersebut di dalam bahasa pemrograman C dengan

alasan peningkatan performa. Setelah selesai dituliskan pada November

1997 di rilislah PHP/FI 2.0.

Pengembangan selanjutnya berubah dari 1 orang pengembang

menjadi banyak orang yang adalah Zeev Suraski dan Andi Gutmans yang

menjadi pengembang PHP selanjutnya. Mereka menambahkan feature

parser ke PHP yang kemudian dikenal dengan PHP 3. Mereka juga

mengubah akronim PHP menjadi PHP : hypertext preprocessor.

Pada 22 May 2002 PHP 4 di rilis yang didukung dengan Zend

Engine 1.0. Versi ini banyak digunakan karena kemampuannya dinilai

mampu membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki

kecepatan dan stabilitas yang tinggi. Pada juni 2004 PHP 5 di rilis dan

didukung dengan Zend Engine 2.0. Perubahan besar-besaran terjadi pada

seri ini, seperti object oriented programming. PHP 6 sedang dalam tahap

71

 

pengembangan. Saat ini PHP menjadi bahasa pemrograman server-side

paling popular, 75% dari semua website menggunakan bahasa

pemrograman server-side PHP. Banyak web content management system

yang ditulis menggunakan PHP seperti Joomla, Wordpress, Drupal, dan

masih banyak lagi bahkan website popular seperti Facebook juga di

bangun dari bahasa pemrograman PHP.

Kelebihan PHP dibanding bahasa pemrograman antara lain :

• Bahasa pemrograman PHP adalah bahasa script sehingga tidak

diperlukan kompilasi dalam penggunaannya.

• Web server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana

mulai dari XAMPP, apache, IIS, Lighttp sehingga Xitami denga

konfigurasi yang relative mudah.

• Dalam sisi pengembang dan pemahaman lebih mudah, karena

banyak milis, forum, website, dan developer yang siap membantu

dan menyeadiakan banyak referensi tentang PHP.

• PHP bersifat open source yang dapat digunakan di berbagai mesin

(Linux, Macintosh, Windows).

b. MySQL

MySQL adalah sistem penyimpanan database yang

pengoperasiannya menggunakan perintah SQL. MySQL adalah database

dasar yang menggunakan bahasa Java dalam pembuatannya. Untuk

mengakses database bisa menggunakan banyak program tambahan yang

mendukung untuk mempermudah pengoperasian dan akses database tanpa

72

 

perlu melalui perintah di “command promt”. Untuk penulisan thesis ini,

penulis menggunakan program tambahan phpMyAdmin. Sehingga

database MySQL dioperasikan dan dapat diatur dengan mudah melalui

tampilan web yang cukup sederhana.

Berikut adalah contoh tampilan dari phpMyAdmin :

Gambar 2.11 Database PT. Bank Maluku

Dari gambar diatas dapat kita lihat, tampilan dari phpMyAdmin

cukup sederhana. Tombol kecil yang ada di sisi kiri urut dari kiri ke kanan

adalah :

• Home untuk kembali ke halaman muka.

• Log Out untuk keluar dari phpMyAdmin.

• SQL query window untuk membuka jendela query sql.

• phpMyAdmin documentation untuk membuka dokumentasi-

dokumentasi yang ada tentang phpMyAdmin.

73

 

• SQL documentation untuk membuka dokumentasi tentang

database SQL.

Di sisi kiri terdapat tab untuk memilih database yang ada. Disusul

di sisi bawahnya terdapat keterangan database yang sedang dibuka da nisi

table yang ada. Di sebelah kanannya terdapat keterangan posisi window

saat ini. Gambar diatas menyatakan posisi pada saat membuka tabel

weibull. Di bawahnya terdapat banyak tab, dari kiri ke kanan adalah

sebagai berikut :

• Browse untuk membuka dan membaca isi dari tabel yang

dipilih.

• Structure untuk melihat struktur dari tabel yang dipilih.

• SQL untuk membuka window tempat menginput query-query

SQL.

• Search untuk masuk ke mode pencarian.

• Insert untuk membuka halaman input data.

• Export untuk mengekspor data.

• Import untuk mengimpor data database atau file lain.

• Operation untuk membuka halaman pengaturan bagaimana

cara kerja sebuah tabel tersebut.

• Empty untuk mengosongkan tabel yang dipilih.

• Drop untuk menghapus tabel yang dipilih.

Walaupun memiliki tampilan yang cukup sederhana tetapi bisa

dikatakan bahwa MySQL dengan phpMyAdmin memiliki kemampuan

yang cukup rumit untuk menangani server-server besar. Dan satu yang

74

 

tidak boleh kita lupakan bahwa MySql dan phpMyAdmin adalah jenis

program berdistribusi freeware, sama seperti java dan NetBeans, sehingga

tidak membutuhkan lisensi ataupun ijin khusus untuk menggunakannya.

2.9 Evaluasi Knowledge Management System

Evaluasi merupakan suatu tahapan yang sangat penting untuk semua

strategi knowledge management system. Menurut Debowski (2006, p273),

evaluasi menyediakan kesempatan untuk menganalisis strategi yang sekarang dan

memonitor tanggapan dari para pengguna dan efek terhadap bisnis proses dan

hasil yang didapatkan. Hal ini dapat diartikan bahwa evaluasi terbagi dalam dua

fungsi utama yaitu pertama, untuk mengetahui cara dalam menerapkan knowledge

management system yang efektif dan bagaiman meningkatkan efektifitas. Dan

yang kedua, evaluasi harus dapat mendokumentasikan pengaruh dan keuntungan

dari knowledge management system untuk memastikan sponsorship terhadap

inisiatif knowledge dapat terus berlanjut.

2.9.1 Prinsip Dasar

Setiap proses utama dalam organisasi haruslah secara regular dilakukan

evaluasi. Hal ini dibutuhkan untuk memantau keberhasilan dan untuk

mengidentifikasi masalah yang harus segera diselesaikan secepatnya. Hal ini tentu

dengan melihat dari dua bagian bentuk evaluation yaitu Formative evaluation dan

Summantive evaluation.

Menurut Debowski (2006, p273), Formative Evaluation dilaksanakan

selama proses pengembangan, identifikasi masalah harus diselesaikan kembali

75

 

atau dikonfirmasikan apakah inisiatifnya harus dilanjutkan atau dibatalkan.

Selanjutnya yang kedua, Summantive Evaluation adalah pelaporan daru hasil yang

didapatkan dari semua proses, secara umum untuk tujuan perhitungan. Hal yang

perlu diperhatikan dalam evaluasi adalah sebagai berikut :

• Menyediakan waktu dan feedback yang akurat dari efektifitas strategi

knowledge yang berjalan.

• Mendapatkan informasi dari hasil strategi knowledge.

• Mengidentifikasikan masalah yang harus diselesaikan.

• Melakukan perhitungan dari investasi organisasi dalam knowledge

management system.

Pertanyaan-pertanyaan yang dapat diajukan dalam proses evaluasi yaitu :

• Apa yang harus dievaluasi?

• Apa yang harus diukur?

• Bagaimana dan kapan evaluasi dilakukan secara konduktif?

• Siapalah yang berkontribusi untuk melakukan evaluasi?

• Bagaimana hasilnya dapat digunakan?

2.9.2 Evaluasi Prototype Aplikasi KMS dengan Kuesioner

Menurut Kothari C. R. (2004, p100), suatu kuesioner terdiri dari beberapa

pertanyaan yang dicetak dengan urutan tertentu pada suatu formulir. Kuesioner

diberikan kepada responden yang diharapkan untuk dapat membaca dan mengerti

dalam pertanyaan-pertanyaan ataupun pernyataan-pernyataan yang diberikan dan

menuliskan jawaban pada tempat yang telah disediakan untuk kegunaan kuesioner

76

 

itu sendiri. Berikut merupakan beberapa keunggulan dalam pengumpulan data

dengan mengunakan teknik kuesioner, yaitu :

• Biayanya kecil walaupun populasinya besar dan tersebar secara geografis.

• Bebas dari bisa seperti interview, bisa dimana responden dapat menjawab

dengan kalimatnya sendiri.

• Responden mempunyai cukup waktu untuk memberikan jawabannya.

• Responden yang tidak mudah dijangkau, dapat dijangkau dengan lebih

baik.

• Sample yang besar dapat digunakan dengan hasil yang didapat lebih

handal.

Selain itu hal tersebut, kuesioner juga memiliki kelemahan antara lain :

• Tingkat pengembalian yang relative kecil.

• Cenderung digunakan ketika responden diedukasi dan dapat bekerja sama.

• Konrol dari kuesioner mungkin hilang ketika didistribusikan.