9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori–teori Dasar

Teori-teori berikut merupakan teori dasar yang diperoleh dari berbagai sumber

yang menjadi landasan dalam penulisan skripsi.

2.1.1 Data dan Informasi

2.1.2 Definisi Data

Data adalah fakta mentah (kasar) atau deskripsi dasar tentang suatu hal, kejadian,

dan transaksi yang diambil, direkam, disimpan, dan diklasifikasikan, tetapi tidak diatur

untuk memberikan arti yang lebih khusus. (Turban 2001, p131).

Data merupakan fakta-fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau

transaksi bisnis. Lebih jauh lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik)

dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda, atau kejadian. (O’brien 2006, p38).

2.1.3 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. (McLeod

2001, p15). Sedangkan menurut O’Brien (2003, p13) Informasi adalah data yang diubah

kedalam konteks yang berarti dan berguna bagi penggunaan akhir. Jadi informasi adalah

data yang telah diolah, memiliki arti dan berguna bagi penggunanya.

10

2.1.4 Sistem dan Sistem Informasi

2.1.5 Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai tujuan. Dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, transformasi,

output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. (McLeod 2001, p11)

Menurut O’Brien (2003, p8) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling

berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan

menerima input dan menghasilkan output melalui proses tertentu. Dapat disimpulkan

bahwa pengertian sistem adalah kumpulan beberapa elemen atau komponen yang saling

terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama, yang didalamnya harus

terdapat proses input-proses-output.

2.1.6 Sistem Informasi

O’Brien (2003, p7) berpendapat bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari

manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi,

dan sumber data yang dapat mengumpulkan dan memindahkan informasi dalam sebuah

organisasi.

Sebuah sistem dapat mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganaliasa,

dan menyebarkan informasi untuk tujuan spesifik (Turban, Rainer, Potter, 2001, p17).

Sistem informasi menurut O'Brien (2003, G-10) adalah kumpulan orang,

prosedur dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan informasi

dalam perusahaan; sistem yang menerima data sebagai input dan mengolahnya menjadi

informasi sebagai output.

11

Sistem informasi menurut Turban (2001, G-8) adalah sistem yang

mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menganalisa data, dan menyebarkan

informasi untuk tujuan-tujuan tertentu.

2.1.7 Teknologi Informasi

Menurut Alter (1999, p42) teknologi informasi merupakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh seperangkat sistem

informasi.

Sedangkan menurut Haag, Cummings, McCubbrey (2005, p14) teknologi

informasi adalah komputer apa saja yang berbasiskan perangkat yang digunakan oleh

orang (people) untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan

kebutuhan proses informasi dari sebuah organisasi.

Teknologi informasi menurut O'Brien (2003, G-10) adalah hardware, software,

jaringan, manajemen database dan teknologi pengolah informasi lainnya yang

digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer.

Teknologi informasi menurut Turban (2001, G-9) adalah komponen-komponen

tertentu dalam sistem informasi berbasis komputer.

2.1.8 Proses Bisnis

Business process is a group of logically related activities that uses the resources

of the organization to provide defined result in supports of the organization ’s

objectives.

12

Bila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, proses bisnis adalah sebuah

kelompok aktivitas yang saling berkaitan yang menggunakan sumber daya organisasi

untuk mendukung hasil yang telah menjadi tujuan organisasi.

Sebuah proses bisnis yang baik tidak hanya sebuah proses bisnis yang

menghasilkan biaya yang lebih murah, proses yang lebih cepat, dan hasil yang lebih

terpercaya. Afiliasi perusahaan dengan pihak lain juga memegang peranan dalam proses

bisnis, afiliasi yang baik akan menunjang proses bisnis yang semakin baik, afiliasi yang

buruk akan memberikan nilai minus terhadap proses bisnis yang bernilai plus.

2.1.9 Investasi Teknologi Informasi

Investasi menurut Reily (1986, p708) adalah komitmen pendanaan untuk periode

waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama

selang waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang

termasuk di dalamnya.

Investasi (http://www.rms.net) adalah biaya yang jarang terjadi (misalnya

mendirikan gedung), dan menawarkan manfaat jangka panjang (misalnya menigkatkan

kepuasan pelanggan). Investasi Teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti

lunak yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menyelesaikan fungsi bisnis terlepas

dari teknologi yang dilibatkan baik itu komputer, telekomunikasi, ataupun lain-lainnya.

Suatu investasi teknologi informasi (TI) merupakan pengeluaran yang dilakukan

organisasi berupa pengeluaran untuk sistem operasi, software, telekomunikasi, jaringan,

operasi dan pemeliharaan terhadap infrastruktur dan pusat data yang tersedia, yang dapat

mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai visi dan misi, meningkatkan

performa proses dan operasi bisnis, dukungan pengambilan keputusan bagi pihak

13

manajemen, dan mendukung berbagai strategi bisnis untuk mencapai keunggulan

kompetitif.

Investasi TI bermanfaat untuk menekan biaya-biaya operasional bisnis dan

menyelesaikan masalah bisnis yang spesifik. Untuk menjustifikasi investasi TI yang

dibuat, salah satu pendekatan yang dilakukan adalah mengadopsi langkah logis dalam

kerangka yang berulang (reputable framework), yang sering disebut sebagai metodologi

valuasi. Pendekatan valuasi tersebut dapat dilihat dalam kerangka Justification Options

dan Merits yang ditawarkan oleh Gartner serta klasifikasi metodologi valuasi TI yang

tersedia (Ipung,2004,p170).

Menurut e-bursa.com, investasi diartikan sebagai suatu bentuk penundaan

konsumsi dari masa sekarang untuk masa yang akan datang, yang di dalamnya

terkandung risiko ketidakpastian. Untuk itu dibutuhkan suatu kompensasi atas

penundaan tersebut yang biasa dikenal dengan istilah keuntungan dari investasi atau

gain. Menurut Simarmata (1995, p155), investasi merupakan pengertian yang luas,

terutama bila dikaitkan dengan kegiatan pasar modal yang sekarang. Setiap kegiatan

yang hendak menanamkan uang dengan aman termasuk investasi. Tetapi dalam

kebiasaan umum, pembicaraan pengertian investasi dikaitkan dengan penggunaan uang

bagi peningkatan kapasitas sistem produksi atau dengan kata lain peningkatan asset

capital. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997), investasi diartikan sebagai

penanaman modal dalam suatu perusahaan atau proyek untuk memperoleh keuntungan.

Wainright E. Martin (2002, pl), mendefinisikan teknologi informasi

sebagai”Computer Technology (either H/W and SW) for processing and storing

information, as well as communications tech for transmitting information. Definisi

14

tersebut diterjemahkan sebagai teknologi komputer untuk memproses dan menyimpan

informasi, sama baiknya dengan teknologi komunikasi untuk transmisi informasi.

Investasi TI merupakan keputusan yang diambil oleh organisasi untuk

meningkatkan sumberdaya dari pengeluaran biaya yang nyata dari IT dengan harapan

manfaat dari pengeluaran tersebut bertemu / mencapai nilai dari apa yang diharapkan.

(www.statestreet.ch/en/products/capabilities_information/overview.html)

Jadi dapat disimpulkan investasi teknologi informasi adalah cara penanaman

modal di bidang teknologi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam memproses

dan menyimpan informasi, sehingga bisa didapatkan manfaat tertentu sebagai hasil

penanaman modal tersebut.

2.1.10 Pilihan Justifikasi

Menurut Gartner ada lima dasar pilihan justifikasi investasi TI untuk

meyakinkan manajemen perusahaan yang merupakan pengkondisian terhadap justifikasi

TI. Gambar 2.1 mengilustrasikan tingat kesulitan dari justifikasi tersebut dan tingkat

kemudahan manajemen untuk menyetujuinya.

15

Gambar 2.1 Ilustrasi Tingkat Kesulitan Justifikasi

Justifikasi ini tidak mutual exclusive, tetapi bisa dalam bentuk kombinasi, adanya

perubahan lingkungan bisnis dalam menentukan langkah apa yang ditempuh.

a. Legal Requirement (persyaratan legal), investasi yang harus dilakukan sesuai

dengan permintaan dari pemerintah, asosiasi, lembaga, dan sebagainya di

mana jika persyaratan ini tidak dipenuhi akan ada sanksi atau publisitas

negatif.

b. Revenue Enhancement (perbaikan pendapatan), strategi justifikasi yang

mengkoreasikan biaya investasi dengan potensi peningkatan pendapatan.

Pendekatan ini memerlukan bukti-bukti dari peningkatan pemasukan atau

pangsa pasar. Secara umum, pendekatan ini tergantung pada analisa financial

standar seperti NPV, ROI/ROA, EVA, dan IRR.

c. Cost Avoidance (penghindaran biaya), metode ini mengkalkulasikan

penghematan langsung baik dalam bentuk penghindaran maupun

16

pengurangan biaya yang merupakan dampak dari suatu investasi. Justifikasi

ini dapat dipakai untuk situasi di mana manajemen tidak melihat adanya

penghematan yang dijanjikan, dikarenakan hal ini belum terjadi sebelumnya.

Salah satu cara adalah melakukan benchmarking dengan industry yang

sejenis dan mendemonstrasikan potensi penghematan atau peningkatan

produktifitas yang telah tercapai. Teknik yang sama dapat dipakai pada kasus

perbaikan pendapatan tetapi lebih menekankan pada kecepatan pengembalian

modalnya.

d. Risk Mitigation (pengurangan resiko), hal ini seperti asuransi dan biasanya

terdapat pada strategi bisnis yang beresiko tinggi. Karena lebih bersifat sepeti

asuransi, maka penekanan lebih pada industry benchmark dan studi kasus

worst-case scenario.

First Mover Advantage (keuntungan pelopor), investasi yang memungkinkan

pelaksanaan visi dan objektif strategis di dalam ketidakpastian lingkungan bisnis

perusahaan. Hal ini seperti berjudi pada masa depan perusahaan.

2.1.11 Metoda Valuasi TI

Pemilihan metode yang sesuai untuk menjustifikasikan pendekatan secara sesuai

memerlukan pengujian terhadap bagaimana organisasi menghargai investasi mereka.

Pendekatan ekonomika informasi sering dipakai sebagai salah satu cara untuk

menyerasikan antara strategi bisnis dengan investasi TI yang diperlukan di mana

ditentukan prioritas investasi TI mana yang akan didahulukan dilihat dari strategi

bisnisnya.

17

Agar lebih akurat dalam menjustifikasikan nilai TI maka pendekatannya dapat

dipecah ke dalam segi: nilai TI, nilai teknologi, dan nilai organisasi TI. Hal ini

didasarkan pada bahwa nilai informasi dan teknologi yang terpasang bisa dijudtifikasi

dengan baik, tetapi dari segi pemanfaatan TI mungkin terabaikan sehingga

menghasilkan kualitas layanan yang rendah terhadap perusahaan.

2.1.12 Kategori Valuasi TI

Kategori metode valuasi yang dapat digunakan secara umum dibagi tiga, yaitu

tradisional, probabilistik, dan kualitatif (heuristic).

a. Metode Valuasi Tradisional

Metode financial TI tradisional memiliki akar di dalam dunia financial,

penggunaannya di dalam TI memakai IT Metrics dan lebih mrngarah kepada penilaian

resiko. Metode yang termasuk dalam gologan ini antara lain:

• EVA (Economics Value Added), merupakan laba bersih operasi (Net

Operation Profit) dikurangi dengan biaya yang dikeluarkan (Capital

Charge).

• TCO (Total Cost of Ownership), merupakan ukuran efisiensi penggunaan

asset TI, lebih ditujukan kepada unit yang berorientasi pada layanan seperti

halnya departemen TI untuk menekan proses bisnis utama seperti operasi TI,

disaster recovery dan dukungan teknis di dalam TI itu sendiri.

• TEI (Total Economic Impact), merupakan metode yang mengaitkan langsung

antara biaya dengan hasil. Analisa biayanya mirip dengan pendekatan TCO,

pengkajian keuntungannya lebih melihat pada kontribusi TI dari segi bisnis

dan nilai dari proyek ini terhadap bisnis.

18

• REJ (Rapid Economics Justification), intinya adalah penekanan pada TCO

dengan menyesuaikan biaya-biaya TI dengan prioritas bisnis secara

langsung.

b. Metode Probabilistik

Metode probabilistic valuasi TI menggunakan model-model matematika dan

statistik untuk menilai resiko-resiko investasi di dalam kerangka probabilitas.

Penekanannya lebih seperti valuasi saham atau probabilistik. Ini lebih tepat untuk

digunakan dalam situasi ketika teknologi yang dipakai masih dalam tahap awal, atau

inovasi baru di mana belum namuak bukti-bukti pemakaian teknologi ini seperti pada

situasi First-Mover Advantage. Metode yang termasuk dalam golongan ini antara lain:

• ROV (Real Options Valuation), merupakan metode yang melakukan

penilaian terhadap fleksibilitas.

• AIE (Applied Information Economics), merupakan metode yang diterapkan

untuk mengetahui tingkat kesuksesan proyek TI yang relative baru. AIE

merupakan kombinasi dari teori opsi, teori portfolio modern, akuntasi

tradisional seperti NPV, ROI dan IRR, serta statistik.

Metode ini berusaha melakukan pengukuran kuantitatif terhadap nilai dari

sumber daya manusia dan proses bisnis atas dasar masukan-masukan subjektif dan

kualitatif. Beberapa metode yang digunakan dalam golongan ini antara lain:

• Balance Scorecard dan IT Scorecard. Balance scorecard memerlukan

pemetaan strategi sedangkan unutk TI sebagian besar dari operasionalnya

lebih bersifat taktikal.

19

• Information Economics (IE), memberikan metode yang netral dalam

mengevaluasi portfolio dari suatu proyek dan sumber daya yang diperlukan

untuk menghasilkan keuntungan yang terbesar, di mana pada intinya adalah

suatu mekanisme untuk prioritas.

2.1.13 Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem terkomputerisasi

yang pada umumnya terdapat pada perusahaan besar yang dapat menghubungkan

seluruh proses didalam perusahaan tersebut dari awal proses hingga menghasilkan

sesuatu yang merupakan akhir proses (end to end) dan membuat kerja dan kinerja

perusahaan tersebut menjadi lebih efisien dan efektif.

ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses pencipataan produk atau jasa dari

perusahaan, mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai

dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit,

Djokopranoto 2002). Selain itu ERP juga membantu mengintegrasikan data-data

didalam sebuah platform yang umum (ERP Fundamentals, ERP Wire 2006).

Sejarah dari sis tem ERP mulai dikenal sekitar tahun 1960. Sistem tersebut pada

waktu itu didesain untuk mendukung proses manufacturing. Perangkat lunak yang

dikembangkan pertama disebut sebagai MRP (Material Resource Planning) pada tahun

1975. Kemudian diikuti oleh versi yang lebih advanced yaitu dikenal dengan MRP2,

singkatan dari Manufacturing Resource Planning. Kedua perangkat lunak tersebut telah

banyak membantu dan member manfaat pada proses manufacturing, tetapi tidak kepada

proses lainnya. Kemudian ERP dikembangkan sebagai perangkat lunak yang berangsur-

angsur mengembangkan keterbatasannya untuk menangani bidang-bidang lain seperti

20

human resource, finance, marketing, dan lain-lain. Lebih lanjut ERP memerikan

kemudahan operasional dan mampu menekan biaya secara besar apabila dibandingkan

dengan perangkat-perangkat lunak sebelumnya (ERP Evolution, ERP Wire 2006).

Keuntungan dan kerugian menggunakan ERP masih merupakan kajian yang

menarik. Salah satu keuntungan terbesar dari implementasi ERP adalah mampu

menekan biaya dan menghemat waktu yang berharga ketika suatu proses atau manufer

prosedur menjadi boros dan juga terdapatnya penundaan-penundaan waktu yang tidak

diinginkan. Memelihara dua atau lebih program perangkat lunak pada tiap departemen

telah terbukti merupakan kegiatan yang lebih berat. Ketika ERP menjadi platform yang

standar, hal ini dapat memastikan bahwa ketidakselarasan dalam pemrosesan informasi

akan dihilangkan. Contoh-contoh keuntungan ERP pada beberapa bidang perusahaan

adalah sebagai berikut:

a. Bidang manufakturing, akan mempercepat proses manufakturing secara

keseluruhan

b. Pada bidang distribusi dan ritel pertokoan. Dapat mengakses stok dan status barang

dengan cepat dan akurat

c. Pada bidang transportasi. Dapat mengirimkan informasi transaksi komoditas secara

online

d. Industri service. Dapat mempercepat penyediaan laporan yang telah disiapkan.

Disamping penerapan ERP yang banyak memberikan kelebihan, ternyata

penerapannya tidak terbebas dari segala kekurangan-kekurangannya. ERP dapat

dikatakan memerlukan investasi yang sangat besar dan memakan waktu yang tidak

sedikit dalam penerapannya. Sejumlah dana yang diperlukan akan selalu berkembang

21

tetapi tidak sejalan dengan keuntungan yang didapat. Hal ini telah banyak menjadi

kendala dalam penerapan ERP.

Dalam era infromasi yang semakin berkembang, banyak organisasi berusaha

meningkatkan kinerja sistem informasinya, termasuk ERP didalamnya. Pihak

manajemen mencurahkan tenaga dan memerlukan waktu yang begitu panjang untuk

mengimplementasikan sistem ini kedalam perusahaan. Hal ini berarti banyak pegawai

memerlukan pelatihan dan ini tidak hanya menggangu fungsional organisasi namun juga

dapat menempatkan perusahaan dalam posisi dimana mereka menghadapi resiko besar

kehilangan bisnis yang potensial dalam satu periode tertentu.

Namun demikian, keuntungan yang didapat dari sistem masih lebih banyak

dibandingkan kerugiannya jika salah penerapan dan perencanaan. Di lain pihak, saat

suatu informasi penting berada ditangan mereka yang tidak berhak yang dapat

melakukan penyalahgunaan, jelas bahwa tak ada satu carapun untuk memastikan

keamanan dan kerahasiaan informasi tersebut, dengan demikian timbul kemungkinan

resiko yang lebih besar lagi selama informasi berada di domain publik.

Dengan pertimbangan diatas setiap perusahaan yang akan menerapkan ERP

dianjurkan tidak saja menimbang dari segi keuntungannya, tetapi juga menimbang

kekurangan-kekurangannya. Suatu perusahaan harus secara teliti menimbang

keuntungan dan kekurangan dalam penerapan ERP sebelum memutuskan untuk

membeli dan menerapkannya. Jadi penerapan ERP dapat dinilai dari analisa

perbandingan keuntungan terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.

22

2.1.14 SAP R/3

SAP (System Application and Product in data processing) adalah perangkat

lunak yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan

kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan perangkat

lunak Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk

membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP menjadi perangkat lunak yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk

mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara

Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya.

Perangkat lunak buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan

Amerika. Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan

SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing

Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel,

Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan

satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang

hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau

Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan

mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi

bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat

bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

23

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut:

SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan

operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses

sales, shipping dan billing).

MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian

(procurement) dan pengelolaan inventory.

PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol

daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di

keseluruhan rantai logistik.

PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan

perbaikan sistem secara teknis.

HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR

mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, manajemen waktu,

pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.

FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management

(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center

accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed

assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets

management, sampai ke investment controlling.

24

PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan

proyek, pengerjaan dan kontrol

Gambar 2.2 Modul-modul aplikasi SAP

2.1.15 Sales

Alur kerja modul Sales and Distribution aplikasi SAP memiliki langkah –

langkah proses tertentu. Dimulai dari pembuatan contract order dan sales order, proses

pengiriman barang (shipping) sampai penagihan (billing). Alur proses yang dijelaskan

apabila digambarkan secara umum adalah sebagai berikut:

25

Gambar 2.3 Alur kerja modul Sales aplikasi SAP secara umum

2.1.16 SWOT Analysis

SWOT analysis adalah sebuah proses atau metode dalam menghasilkan sebuah

informasi yang bermanfaat dalam membantu organisasi untuk mencocokkan antara

tujuan, program, dan kapasitas perusahaan terhadap lingkungan sosial perusahaan

(www.businessballs.com). SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses,

Opportunities, Threats.

Strengths

• Merupakan nilai positif dari tengibel maupun intengible dari internal

perusahaan

• Merupakan sesuatu yang dikendalikan oleh perusahaan.

Weaknesses

• Merupakan faktor internal yang dapat menghambat perusahaan dalam

mencapai sebuah tujuan

26

• Merupakan sesuatu yang ingin ditingkatkan oleh perusahaan.

Opportunities

• Merupakan faktor eksternal dari perusahaan yang memberikan alasan

agar perusahaan dapat tetap berjalan dan berkembang

• Merupakan peluang yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan agar dapat

terus berkembang.

Threats

• Merupakan faktor eksternal yang dapat memberikan resiko terhadap misi

dan operasi sebuah perusahaan

• Merupakan faktor eksternal yang dapat menghambat perusahaan dalam

mencapai sebuah tujuan.

2.2 Teori – teori Pendukung

Teori berikut merupakan teori pendukung dari berbagai sumber yang menjadi

landasan analisa.

2.2.1 Information Economics

Information economics (IE) merupakan sekumpulan alat hitung untuk mengukur

manfaat dan biaya dari proyek teknologi informasi (Parker, 1988, p5). Information

economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis (analisis biaya-

manfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan pada kinerja

bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada perusahaan.

Information economics juga menangani infrastruktur teknologi informasi yang

merupakan investasi sampingan dalam infrastruktur.

27

Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari

peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya

proyek sistem informasi (Parker et al., 1988, p5). Ini adalah peran tradisional dari

analisis biaya manfaat. Information Economics melihat jauh ke dalam analisis biaya-

manfaat untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja bisnis, untuk menangani

hal-hal yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan.

Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses pembuatan

keputusan. Setiap investasi (pemrogram, aplikasi, perangkat keras) harus dijustifikasi,

tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda

terhadap nilai, biaya, dan risikonya.

Gambar 2.4 Information Economics (Parker, 1988, p6)

Dalam analisa information economics digunakan analisa dua segi, yaitu segi

bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional

yang berangkat dari analisa biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).

28

Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal

penting yang saling berhubungan yaitu:

1. Biaya (Cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang

diperlukan untuk membangun sistem

2. Manfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau

peningkatan kinerja atau revenue

3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin

pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa mendatang.

Menurut Parker (1988, p15), alasan digunakannya Information Economics

dalam melakukan penilaian investasi TI adalah:

1. Jenis dan tingkat nilai-nilai yang diperoleh melalui investasi TI pada suatu

perusahaan bervariasi

2. Adanya keterbatasan sumber daya dalam melakukan investasi TI yang dikaitkan

dengan aspek-aspek bisnis lainnya atau diantara proyek-proyek TI itu sendiri

3. Perusahaan perlu melakukan alokasi keputusan dengan efektif dan juga

mempertimbangkan hasil yang akan di dapat (baik langsung maupun tidak langsung)

dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan

4. Analisis Biaya dan Manfaat tradisional (CBA) tidak cukup untuk memperhitungkan

semua aspek dan dampak dari TI sehingga dibutuhkan perangkat lain yang memadai.

Information Economics dapat digunakan sebagai kerangka dasar untuk membantu

pihak manajemen dalam membuat keputusan investasi TI sesuai dengan

kelayakannya.

29

Istilah Information Economics mengacu pada pendekatan atau metode yang

digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem informasi dengan penilaian menggunakan

skor, sampai analisa biaya dan manfaat, dengan menghitung biaya dan manfaat, tangible

maupun intangible, dari segi teknologi dan segi bisnis perusahaan (Parker, Trainor, and

Benson , Information Strategy and Economics, 1989).

Dalam metode Information Economics dikenal empat tahapan yang dapat

dilakukan dalam mendapatkan keputusan terbaik untuk investasi produk IT (Parker,

1988: 11), yaitu:

1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek

2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan

3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi

4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang berharga.

2.2.2 Cost and Benefit

Cost (biaya) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan / dihabiskan

untuk membiayai proyek yang dibangun. Menurut Parker (1988, p90) biaya (cost)

merupakan suatu pengukuran atas jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk

memperoleh sebuah produk. Dalam IE terdapat 2 jenis biaya, yaitu biaya pengembangan

(development cost) dan biaya berjalan (ongoing cost). Biaya pemeliharaan

(maintenance) termasuk dalam biaya berjalan.

Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics

(Parker, 1988, p92), yaitu:

1. Biaya pengembangan sistem (development cost) dan

2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses).

30

Benefit (manfaat) lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya,

perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktivitas kerja para karyawan.

Menurut Remenyi (1995, p40) manfaat (benefit) dari teknologi informasi merupakan

suatau keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dengan teknologi informasi terhadap

suatu perusahaan yang bersedia untuk membayar atas penggunaan teknologi informasi

tersebut.

Kategori Manfaat (Parker, 1988, p92):

1. Tangible Benefits

Merupakan keuntungan nyata yang dapat dikalkulasikan secara keuangan

(keuntungan ini lebih mengarah pada sisi bisnis perusahaan).

2. Quasi-tangible Benefits

Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada peningkatan efisiensi proses

kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan.

3. Intangible Benefits

Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada efektifitas proses kerja yang

sudah diterapkan dalam perusahaan.

Gambar 2.5 Relevansi antara IT Benefit Matrix (Remenyi) dan Tiga Tipe Manfaat (Parker)

(Remenyi, 1995, p40)

31

Manfaat dapat dikategorikan menjadi 4 jenis (Remenyi, 1995, p42), yang dibagi

berdasarkan 2 kriteria yaitu: tangible dan measurable. Tangible dibagi menjadi high

tangible (tangible) dan low tangible (intangible), sedangkan measurable dibagi menjadi

high measurable (measurable) dan low measurable (unmeasurable).

Gambar 2.6 Matriks Benefit (Remenyi, 1995, p42)

Keempat jenis manfaat yang berdasarkan 2 kategori dapat dijabarkan sebagai

berikut ini :

1. Tangible measurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung

terhadap keuntungan organisasi dan efek tersebut dapat diukur secara objektif.

Sebagai contoh, pengurangan biaya atau aset atau peningkatan pendapatan

organisasi.

2. Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang membawa dampak

langsung terhadap keuntungan organisasi tetapi sulit untuk langsung diukur.

Sebagai contoh, informasi yang lebih baik dengan menggunakan TI,

meningkatnya keamanan dari organisasi.

32

3. Intangible measurable merupakan manfaat yang dapat diukur tetapi tidak

membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi. Sebagai contoh,

penyampaian informasi yang lebih cepat, peningkatan kepuasan konsumen

atau kepuasan karyawan.

4. Intangible unmeasurable merupakan manfaat yang tidak dapat diukur dengan

mudah dan tidak membawa dampak langsung terhadap keuntungan

organisasi. Sebagai contoh, peningkatan reaksi pasar terhadap organisasi,

persepsi yang baik dari konsumen atau calon karyawan terhadap produk dari

organisasi.

Sesuai teori information economics, maka manfaat tangible measureable dapat

dikategorikan sebagai manfaat tangible; manfaat tangible unmeasureable dan intangible

measureable dikategorikan sebagai manfaat quasi-tangible; dan manfaat intangible

unmeasureable dikategorikan sebagai manfaat intangible.

Untuk biaya pada kelompok quasi-tangible berkemungkinan mempunyai

beberapa elemen manfaat yang bisa diukur langsung (di samping elemen yang tidak

dapat diukur maupun elemen yang dapat diukur secara tidak langsung). Biaya-biaya

tersebut akan dihitung dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan dan

lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan menggunakan teknik-

teknik Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring dan Innovation

Valuation.

2.2.3 Value

Value (nilai) dapat dikatakan sebagai subtitusi untuk manfaat (benefit). Nilai

didasarkan atas keuntungan yang diperoleh atas persaingan yang direfleksikan dan

33

kinerja bisnis sekarang dan dimasa mendatang (Parker, 1988, p64). Keuntungan yang

akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan merupakan nilai dimana

perusahaan bersedia berinvestasi untuk mencapainya.

Parker (1988, p12) rnengklasifikasikan nilai ke dalam beberapa kategori, yaitu:

1. Return on Investment, diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan

merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial

(baik biaya dan manfaat) dan teknologi informasi.

2. Strategic Match, mnerupakan nilai yang diperoleh dan strategi unit bisnis

saat ini yang didukung secara langsung.

3. Competitive Advantage, merupakan nilai yang diperoleh dan menciptakan

strategi bisnis baru, produk baru, atau pendekatan baru dalam menghadapi

tekanan persaingan.

4. Management Information Support, merupakan nilai yang diperoleh dan

dukungan informasi terhadap critical success factor (CSF) perusahaan atau

lini bisnis perusahaan.

5. Competitive Response, merefleksikan proyek teknologi informasi yang

bertujuan untuk mengejar pesaing.

6. Strategic IS Architecture, merupakan investasi yang memungkinkan

munculnya proyek lain.

2.2.4 Analisa Dua Domain

Perusahaan digambarkan dalam dua bagian yaitu aktivitas bisnis dan aktivitas

teknologi pendukung. Istilah “domain” digunakan untuk mengkarakteristikkan kedua

aktivitas yang berbeda tersebut. Tujuan pembagian ini adalah untuk menekankan

34

perbedaan peran manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain

bisnis adalah pengguna teknologi informasi (user). Domain teknologi adalah penyedia

layanan teknologi informasi.

Information Economics mendasari justifikasinya dalam domain-domain secara

vertikal, memisahkan justifikasi dan kelayakan domain bisnis dan justifikasi dan

viabilitas domain teknologi.

Analisa dua domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost)

dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value diciptakan

dengan penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan pendapatan, mengurangi

biaya, meningkatkan keefektifan. Dari perspektif domain teknologi, value merupakan

investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan.

Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan

surnber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk risiko.

Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang

digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), rnisalnya penggunaan

jaringan komunikasi data atau komputer main-frame.

Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas

penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke

domain bisnis, termasuk risiko.

Biasanya setelah melewati waktu 1 tahun total biaya dari domain teknologi

diharapkan dapat seimbang dengan kredit (credits) biaya pemulihan yang dibebankan

(charges) kepada pengguna bisnis. Pengeluaran biaya yang dilakukan oleh domain

bisnis harus menyesuaikan dengan kebutuhan domain teknologi.

35

Pertama yang dilakukan dalam analisa ini adalah substitusikan nilai untuk

manfaat, dan kedua, pisahkan biaya aktual dari pelayanan yang berlangsung dalam

domain teknologi dengan distribusi biaya dalam domain bisnis. Maka para manajer

bisnis dapat menjustifikasi domain bisnis, dan para manajer TI dapat mengatur

ketersediaan teknologi.

Perbedaan nilai dan biaya di dalam kedua domain terlihat pada gambar di bawah.

Dari perspektif domain bisnis, nilai diciptakan dengan menggunakan TI untuk

menciptakan keuntungan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas atau nilai.

Sedangkan dari perspektif domain teknologi, nilai-nilai pada domain bisnis adalah sama

seperti untuk manfaat yang diperoleh para pengguna TI.

Gambar 2.7 Model Dua Domain Information Economics (Parker, 1988, p76)

Hubungan antara biaya Domain Teknologi yang terkait erat dengan manfaat

Domain Bisnis (seperti ditunjuk pada Gambar 2.7) merupakan cerminan value yang

36

diperoleh atas pengaplikasian TI. Pada Gambar 2.7 ini, menjelaskan pula adanya

perbedaan antara biaya (cost) dan nilai (value) dalam kedua domain tersebut.

Dari sisi Domain Bisnis, value dapat tercipta dengan adanya penggunaan TI

yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya, dan meningkatkan kinerja. Sedangkan

dari sisi Domain Teknologi, value dilihat dari manfaat dalam domain bisnis, yaitu

adanya pembiayaan kembali atau investasi lebih lanjut terhadap teknologi informasi.

Value ini kemudian digunakan kembali untuk menciptakan manfaat terhadap domain

bisnis.

Biaya (cost) dalam domain bisnis merupakan semacam pembayaran atas

digunakannya pelayanan dari suatu domain teknologi (merupakan nilai bagi domain

teknologi) dan biaya pada domain teknologi merupakan penggunaaan sumber daya

teknologi informasi

2.2.4.1 Domain Bisnis

Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total

dari sebuah proyek TI dalam membuat ranking keseluruhan dari proyek menjadi

realistis. Variabel ini di tambahkan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat

secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung

manfaat-manfaat yang bersifat intangible.

37

Faktor–faktor dalam business domain antara lain:

A. Strategic Values

1. Strategic Match (SM)

SM lebih fokus pada keterkaitan antara IT dalam pencapaian tujuan strategis

perusahaan. Nilai ini menyediakan sebuah jalan dalam meningkatkan nilai dari aplikasi

inovatif yang menjadi pendukung langsung dalam pencapaian tujuan bisnis.

2. Competitive Advantage (CA)

CA termasuk strategi utama yang di ikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah

implementasi dari cost leadership, differentiation atau fokus. Gradasi penilaian sangat

berbeda untuk setiap tipe strategi.

Ada 3 tujuan dasar yang harus dicapai perusahaan, jika perusahaan

menginginkan peningkatan CA :

a. Perusahaan harus memposisikan diri untuk mengubah struktur industri. Contoh :

mengubah kapasitas industri.

b. Perubahan harus memperbaiki posisi perusahaan dalam bisnis dijalani. Perushaan

harus mendukung inisiatif yang dapat membedakan produk perusahaan atau

pelayanan atau bahkan merubah lingkup persaingan dari bisnis, Contoh :

menciptakan sebuah produk yang unik dan keunikan tersebut harus menjadi nilai

utama dimata pelanggan.

c. Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis baru. Ada beberapa cara yang

dapat di kontribusikan oleh sebuah inisiatif untuk CA, termasuk inisiatif TI untuk

menjual atau menggunakan informasi sebagai by-product (hasil tambahan) dari

bisnis sekarang ini.

38

3. Competitive Response (CR)

CR mengukur akibat atau kerugian dari di tundanya implementasi proyek IT

terhadap posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat muncul dikarenakan pesaing telah

lebih dulu menyediakan pelayanan, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan

oleh industri, serta beberapa etoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari

jalannya suatu aktivitas bisnis.

4. Management Information for CSF’s (MI)

MI berfokus pada seberapa jauh proyek TI atau SIM akan menyediakan

informasi manajemen kepada kegiatan inti perusahaan atau Line of Business

perusahaan. (Management Information Support of Core Activities). Penilaian (skor)

dalam kategori ini tergantung dari derajat dimana inisiatif dalam menyediakan informasi

manajemen yang mengijinkan pembuat keputusan untuk menaksir operasi dan untuk

membuat mereka menjadi lebih efektif, dan menguntungkan bagi perusahaan secara

materiil.

B. Stakeholder Values

1. Service and Quality (SQ)

SQ berfokus pada peningkatan pelayanan dan kualitas perusahaan. Pada awal

1990, bermunculan buku yang berisi tentang pentingnya inisiatif SQ. Dalam setiap

perusahaan, inisiatif yang bertujuan untuk memperbaiki tingkatan SQ sangat banyak.

Masalahnya adalah perusahaan bekerja terisolasi, masing-masing fungsi, departemen,

bekerja sendiri-sendiri. Kurangnya koordinasi antar departemen tersebut dapat

mengakibatkan penurunan pelayanan terhadap pelanggan dan penurunan kualitas kerja

perusahaan.

39

2. Agility, Learning & Empowerment (ALE)

ALE memfokuskan diri dalam membuat pekerja dan proses bisnis menjadi lebih

fleksibel dan lebih murah beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi didalam

perusahaan. Tingkat kecerdasan dan pengetahuan para pekerja sangatlah penting.

Mengapa demikian? Karena tinggi rendahnya tingkat ALE pekerja dapat mempengaruhi

kemampuan kompetitif atau bersaing perusahaan. Oleh karena itu, perlu selalu diadakan

training kualitas pengetahuan pekerja bisa menjadi semakin baik.

3. Cycle Time (CT)

CT memfokuskan diri pada setiap elemen dalam proses, dari menciptakan

sebuah budaya inovatif yang menstimulasi ide adanya produk baru sampai dengan

pengembangan sukses, produksi, dan delivery ke pelanggan pada sekali waktu yang

akan menciptakan standar industri baru atau pelatihan yang terbaik. Hal ini

diterjemahkan kedalam produk yang bergerak dari R&D kedalam produksi yang lebih

cepat, produk yang bergerak dari produsen sampai dengan ini produksi menuju

permintaan pelanggan lewat teknis mass customization lebih cepat daripada supplier

pesaing. Semua elemen dari CT memfokuskan diri pada CT sebagai strategi kompetitif.

C. Competitive Strategy Risk

1. Business Strategy Risk (BSR)

BSR berfokus pada identifikasi resiko bisnis yang muncul akibat suatu

implementasi TI. Resiko ini bersifatt jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi

dan proses bisnis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

40

D. Organization Strategy Risk & Uncertainty

1. Business Organization Risk (BOR)

BOR memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan

perubahan atas perencanaan bisnis organisasi BOR ini merupakan resiko jangka pendek

yang cocok dengan BPR (Business Proses Reenginering) dan restrukturasi organisasi.

Hal tersebut merefleksikan tingkatan dari sejumlah komponen bisnis organisasi yang

terkait. Ini termasuk rencana bisnis in-place, erubahan sistem manajemen, rencana

kontigensi, dan kebutuhan pasar yang telah didefinisikan dan dimengerti dengan baik.

2.2.4.2 Domain Teknologi

Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan

keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut

Parker (1996, p324), terdapat 4 variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk

menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu :

A. Strategic Values

1. Strategic IT Architecture (SITA)

SITA berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan

dengan perencanaan strategis TI perusahaan secara keseluruhan. Aliansi ini

direfleksikan dalam perencanaan TI (blueprint), yang menyediakan struktur kedalam

data masa depan, sistem, kecocokan inisiatif dan mengidentifikasikan prioritas. Suatu

implementasi TI yang baik harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara

keseluruhan untuk merefleksikan rencana TI yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

41

B. Competitive Strategy Risk

1. IT Strategic Risk (ITSR)

ITSR memfokuskan diri pada competitive strategy risk yang ada sebagai hasil

dari perubahan struktur bisnis, termasuk aliansi, joint venture, dan kebutuhan untuk

mendukung perusahaan selama menyesuaikan dengan permintaan baru dari pasar. ITSR

menila resiko yang mungkin terjadi dari strategi resiko jangka panjang, dilihat dari segi

arsitektur, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis. Ketepatan pengaturan strategi

TI sangat dibutuhkan agar jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas struktur

perusahaan atau proses bisnis, TI tersebut bisa beradaptasi dengan baik.

C. Organization Strategy Risk & Uncertainty

1. IT Definitional Uncertanty (ITDU)

ITDU berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian

akan kebutuhan. Umumnya, ITDU mendefinisikan ketidakpastian yang membebani

spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staf

proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah

terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawabab

yang benar dan layak.jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi

perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staf TI untuk menyediakan sistem yang

sesuai dengan kebutuhan para user.

2. IT Technical and Implementation

Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan teknis dalam

mengimplementasikan proyek teknologi informasi, ada 5 komponen utama dalam IT

42

technical and implementation risk (ITTR) yaitu : keterampilan yang dibutuhkan,

ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak

aplikasi), ketergantungan piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi

aplikasi itu sendiri.

3. IT Service Delivery Risk (ISDR)

ISDR memfokuskan diri pada rencana jangka pendek organisasi dalam computer

service delivery. ISDR ini berfokus untuk mengukur dan mengetahui seberapa besar

resiko yang akan dihadapu perusahaan dengan adanya sistem baru. Resiko ini bersifat

jangka pendek dan bisa terjadi karena kegagalan dari sistem baru tersebut maupun

karena belum beradaptasinya user terhadap sistem yang baru.

2.2.5 Analisa Biaya Manfaat

Analisis biaya manfaat merupakan langkah awal untuk Information Economics

dalam menetapkan alternatif-alternatif dan mengukur pengeluaran.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini.

Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Dan

terakhir kepentingan bagi proyek besar. Analisis biaya manfaat ini dikerjakan setelah

pengimplementasian untuk menilai keberhasilan finansial suatu proyek.

Analisis cost-benefit merupakan teknik yang paling umum digunakan untuk

mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk melakukan analisis cost-

benefit, harus terlebih dahulu menentukan biaya dan manfaat apakah yang layak untuk

diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan untuk mencapai itu semua,

hambatan apa saja yang kiranya muncul.

43

Analisa biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara, yang pertama adalah

sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu

sistem layak atau tidak layak. Kedua, analisa biaya manfaat digunakan sebagai alat

evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang telah

ditentukan sebelumnnya.

Biaya (Cost) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan atau

dihabiskan untuk membiayai proyek yang dibangun. Manfaat lebih berupa suatu bentuk

penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau

produktivitas kerja para karyawan.

Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics

(Parker, 1988, p92), yaitu:

1. Biaya pengembangan sistem (development cost)

2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses).

Ada beberapa pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan

antara biaya dan manfaat, di antaranya: Simple Return on Investment (Simple ROI),

Discounted Rate of Return (IRR), Net Present Value (NPV), dan lain–lain.

2.2.5.1 Simple Return on Investment (Simple ROI)

Teknik ini disebut juga dengan accounting rate of return. Simple ROI adalah

rasio pendapatan bersih rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode

ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi

dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun

mendatang. Titik ketika akumulatif manfaat melebihi akumulatif biaya adalah titik

dimana dasar ROI diperoleh.

44

2.2.5.2 Lembar Kerja untuk Menghitung ROI

Untuk menghitung ROI sederhana, digunakan tiga lembar kerja :

1. Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan)

Lembar kerja berisi semua biaya awal pembangunan proyek pada tahun pertama.

Dalam lembar kerja biaya pengembangan ini, terdiri atas lima kategori:

1. Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan

sistem dan pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan, seperti

administrasi data.

2. New Hardware (perangkat keras baru), mencakup biaya-biaya tambahan

untuk berbagai peralatan, misalnya terminal, printer, monitor, jaringan

komunikasi, dan sebagainya.

3. New Purchased Software ( pembelian perangkat lunak baru), mencakup

semua biaya yang berkaitan dengan adanya tambahan software baru dalam

perusahaan.

4. User Training (pelatihan user), mencakup keseluruhan biaya yang

dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi pengguna dengan adanya suatu

sistem yang baru.

5. Other Costs (biaya lain-lain), mencakup semua biaya lain yang

dikeluarkan, termasuk juga biaya pengujian sistem baru pada saat sistem tersebut

diimplementasikan.

Usaha pengembangan meliputi biaya penambahan sistem dan programming, dan

dukungan staf tambahan seperti data administration. Perangkat keras baru

merefleksikan biaya tambahan untuk sambungan, printer, dan komunikasi. Perangkat

45

lunak baru meliputi pembelian perangkat lunak atau penyewaan perangkat lunak baru,

dan pelatihan user merefleksikan biaya pendidikan dan pembelajaran. Untuk biaya lain-

lain, termasuk testing, merupakan kategori yang terakhir. Lembar kerja harus

dikembangkan setiap tahunnya dengan pengadaan biaya pengembangan.

Gambar 2.8 Development Cost Worksheet (Parker, 1988, p96)

46

2. Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Biaya Berjalan)

Lembar kerja berisi biaya berjalan dan biaya yang akan datang dari awal proyek

hingga tahun terakhir proyek. Untuk biaya berjalan, dibagi menjadi enam kategori,

yaitu :

(1) Apllication Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi perangkat lunak)

(2) Incramental Data Storage Expanses (penambahan biaya data storage)

(3) Incramental Communications (penambahan komunikasi)

(4) New Software and Hardware Leases (penyewaan perangkat lunak dan

perangkat keras)

(5) Supplies (persediaan)

(6) Others (lainnya).

Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dari penghitungan

jumlah hari pengembangan (dari lembar kerja biaya pengembangan). Biaya

penambahan data storage adalah hasil dari penghitungan jumlah megabytes dengan

penghitungan biaya megabytes. Biaya penambahan komunikasi adalah biaya yang

berhubungan dengan sambungan telepon, pesan-pesan, dan sebagainya. Biaya yang

berhubungan dengan penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru

diketahui bersamaan dengan pasokan dan biaya-biaya lainnya. Seperti lembar kerja

biaya pengembangan, lembar kerja biaya berjalan harus dikembangkan setiap tahunnya,

sehingga biaya diharapkan dapat diperoleh.

47

Gambar 2.9 Ongoing Expenses Worksheet (Paker, 1988, p96)

3. Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Ekonomis)

Lembar kerja ke tiga merangkum dampak ekonomis dari proyek. Penilaian

dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung ROI

sederhana dari periode aliran kas bersih selama 5 tahun.

Bagian utama lembar kerja ini adalah pertama, membuat biaya bersih investasi

yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari Development

Cost Worksheet. Kedua, membuat alur dana tahunan (yearly cash flows) yang didapat

langsung dari manfaat ekonomis bersih (net economic benefit), dijumlahkan dengan

pengurangan biaya operasional (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan

sebelum pajak (pre tax income). Lalu di kurangi ongoing expenses. Simple ROI

48

dikalkulasi dari pembagian rata-rata net cash flow selama 5 tahun dibagi net investment

required. Setelah mendapat simple ROI, maka skor proyek dapat ditentukan

Gambar 2.10 Economic Impact Worksheet (Parker, 1988, p97)

2.2.5.3 Faktor – faktor dalam Perhitungan Skor Proyek

Ada tiga variabel yang akan dijumlahkan untuk memperoleh skor proyek, yaitu

Weighted Simple ROI, Weighted Business Domain, dan Weighted Technology Domain

(Parker, 1988, p102).

49

Gambar 2.11 Faktor perhitungan skor sebuah proyek (Parker, 1988, p102)

Weighted Simple ROI merupakan teknik pembenaran keuangan yang digunakan

untuk mengukur dan menetapkan aplikasi teknologi informasi yang potensial. Lima

variabel yang dipertimbangkan dalam menghitung Simple ROI, yaitu Traditional Cost

Benefit Analysis (TCBA), Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring,

Innovation Valuation.

Traditional Cost Benefit Analysis mutlak dilakukan, sedangkan empat variabel

lainnya dapat dilakukan setelah proyek TI diimplementasikan.

Gambar 2.12 Perhitungan ROI (Parker, 1988, p102)

Untuk mendapatkan bobot domain bisnis, meliputi penentuan yang Management

Information, Competitive Response, dan Organizational Risks.

Sedangkan untuk mendapatkan bobot domain teknologi meliputi faktor-faktor

penentuan seperti nilai dan resiko untuk Strategic IS Architecture, Definiton

Uncertainty, Technical Uncertainty dan IS Infrastructure Risk.

Untuk mendapatkan skor domain bisnis dan teknologi, terdapat beberapa

variabel yang perlu dibobot, dievaluasi dan diformulasikan melalui lembaran kuesioner

maupun wawancara.

50

Variabel-variabel dapat dilihat pada gambar 2.13 di bawah ini.

Category Business Domain Technology Domain

Financial Values • ROI

Strategic Values

• Stratetic Match

• Competitive

Advantage

• Competitive Response

• Management

Information for

Critical Success

Factor

• Strategic IT

Architecture

Stakeholder Values

• Service and Quality

• Agility, Learning, and

Empowerment

• Cycle Time

• Environtment Quality

• Mass Communication

Competitive Strategy

Risk • Business Strategy Risk • IT Strategy Risk

Organizzation Risk

and Uncertainly

• Business Organizaton

Risk

• IT Definitional

Uncertainly

• IT Technical and

Implementation Risk

• IT Service Delivery

Risk Gambar 2.13 Variabel-variabel Domain Bisnis dan Domain Teknologi

51

2.2.6 Value Linking and Value Acceleration

Value linking dan value acceleration adalah teknik dan konsep yang saling

berkaitan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dan

perubahan teknologi di organisasi. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara

finansial dampak kombinasi dan peningkatan performa suatu fungsi terhadap fungsi

yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial percepatan

waktu yang terjadi dan manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi

dalam hubungan sebab akibat.

2.2.7 Value restructuring

Value restructuring mengevaluasi nilai (va1ue) yang terjadi karena

restrukturisasi sebuah fungsi pekerjaan atau departemen. Value restructuring mengukur

nilai dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan dan perubahan organisasional. Salah

satu contoh dari value restructuring ini adalah terjadinya peningkatan produktifitas

dalarn suatu fungsi atau departemen karena penerapan aplikasi office automation.

Peningkatan produktifitas merupakan perpindahan kemampuan organisasi dan kegiatan

yang bernilai lebih rendah ke nilai yang lebih tinggi.

2.2.8 Innovation Valuation

Innovation Valuation menciptakan fungsi-fungsi baru dalam organisasi. Inovasi

rnerubah pola atau cara bagairnana organisasi menjalankan bisnisnya. Aplikasi

teknologi informasi yang inovatif merupakan alat untuk merubah strategi bisnis, jasa,

dan produk lini bisnis, dan domain bisnis organisasi. Akhimya, teknik innovation

valuation berfokus pada organisasional ketimbang biaya dan risiko teknologi.

52

2.2.9 Analisa Corporate Values

Menurut Parker (1996, p311), banyak nilai (value) penting yang terlewatkan jika

hanya menggunakan kuantifikasi seperti return on investment (ROI). Beberapa nilai

tersebut bersifat unik pada domain teknologi dan beberapa lainnya unik dalam domain

bisnis.

Category Business Domain Technology Domain

Financial Values Return On Investments

Strategic Values - Strategic Match

- Competitive Advantage

- Competitive Response

- Management Information

for CSF

Stakeholder Values - Service and Quality

- Environmental Quality

- Agility, Learning, and

Empowerment

- Cycle Time

- Mass Customization

Strategic IT Architecture

Competitive Strategy

Risk

Business Strategy Risk IT Strategy Risk

Operational Risk

and Uncertainty

Business Organization Risk - IT Definitional Uncertainty

- IT Technical and

Implementation Risk

- IT Services Delivery Risk Gambar 2.14 Corporate Value and Risk

1. Financial Values

Financial values merupakan manfaat yang dapat diukur dengan dasar akuntansi.

Nilai yang terdapat pada domain bisnis adalah business based financial value (nilai

53

keuangan berbasis bisnis). Business based financial value memperhitungkàn biaya dan

manfaat yang tangible. Manfaat dan biaya yang diharapkan dalam implementasi suatu

sistem harus ditentukan. Sedangkan untuk hubungan antara manfaat dan biaya

ditentukan pada simple ROI (Parker, 1996, p312).

2. Strategic Values

Strategic values merupakan ni1ai yang didapat dari tindakan yang

mengkontribusi pencapaian tujuan perusahaan yang bersifat eksternal. Nilai-nilai ini

adalah orientasi pasar dan produk, yang sering kali dideskripsikan sebagai pangsa pasar,

penciptaan pasar, diferensiasi produk, hubungan dengan pelanggan, dan lain-lain.

Strategic values berfokus pada pencapaian pasar-pasar spesifik, strategi produk dan

pelanggan (strategic match), penciptaan pasar baru atau memperluas pangsa pasar yang

ada (competitive advantage), dan mempertahankan pangsa pasar yang ada (competitive

response), juga ketersediaan informasi berkualitas untuk pengambilan keputusan

(management information for CSFs).

• Strategic Match

Strategic match berfokus pada derajat dukungan perusahaan atau selaras dengan

tujuan perusahaan (lini bisnis). Nilai ini mendukung peningkatan skor dan

ap1ikasi inovatif yang secara langsung mendukung pencapaian tujuan- tujuan

perusahaan. Skor ini mempunyai rentang dari 0 (tidak ada hubungan dengan

tujuan strategis bisnis) sampai 5 (rnernpunyai hubungan langsung dengan tujuan

strategis bisnis).

54

• Competitive Advantage

Untuk memasukkan keunggulan bersaing (competitive advantage) sebagai

bagian dan nilai strategis (strategic values), perusahaan harus bisa memilih

strategi dan memperkirakan kontribusinya. Nilai skor atas competitive advantage

bergantung pada tingkat dimana tindakan yang diusulkan berpengaruh baik

langsung maupun tidak langsung terhadap kemampuan bersaing perusahaan.

• Competitive Response

Competitive response mengukur tingkat kegagalan yang berakibat terhadap

penurunan kemampuan bersaing perusahaan. Meskipun memiliki konsep yang

sama dengan competitive advantage, competitive response mengikutsertakan

risiko kehilangan pangsa pasar yang mana jika itu terjadi maka akan sangat sulit

atau bahkan tidak mungkin untuk rnendapatkanya kembali.

• Management Information for Critical Success Factors

Kemampuan manajemen untuk menyebarkan inforniasi tentang keputusan yang

diambil adalah sangat penting bagi perusahaan. Management Information for

CSFs merupakan perkiraan atas kontribusi tindakan terhadap kebutuhan

manajemen akan informasi tentáng aktivitas kritis.

Pemberian skor bergantung dari tingkat kemampuan dalam rnenyediakan

informasi yang membantu pengambil keputusan dan membuat mereka menjadi

lebih efektif dan menguntungkan bagi perusahaan. Pernberian skor juga

bergantung pada perluasan di mana manajemen informasi mendukung kunci-

kunci sukses yang telah ditetapkan sebelumnya dan aktivitas-aktivitas kunci.

55

3. Stakeholder Values

Stakeholder values didapat dari tindakan atau inisiatif yang memberikan

kontribusi terhadap pelaksanaan strategi-strategi perusahaan yang meningkatkan

ketertarikan stake holder dan mewakili perubahan transformasional. Setiap stake holder

tentu mempunyai pandangannya sendiri-sendiri terhadap nilai-nilai yang didapat tetapi

boleh dikatakan semua pandangan tersebut adalah sama saja (umum).

• Service and Quality

Pelayanan (service) dan kualitas (quality) yang baik sangat didambakan oleh

setiap pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan harus memperhatikan hal ini.

Tingkat kerusakan produk yang rendah atau bahkan tidak ada, penerimaan

barang atau layanan yang tepat pada waktunya, dan tidak ada kesalahan dalam

pengiriman produk atau layanan dan dengan harga yang tepat merupakan

indikator yang diperhatikan oleh pelanggan yang memperhatikan pelayanan dan

kualitas.

• Environmental Quality

Environmental quality berfokus pada tingkat keamanan lingkungan dimana para

stakeholder bekerja dan ini merupakan isu umum yang terjadi. Misalnya para

pekerja yang hanya msu bekerja pada lingkungan yang tidak beracun, dan

pelanggan yang menginginkan produk yang aman digunakan.

• Agility, Learning and Empowerment

Agility. learning, and empowerment menekankan pada membuat para pekerja

dan proses bisnis lebih fleksibel dan lebih cepat beradaptasi terhadap perubahan.

56

Hal ini akan membuat perusahaan belajar dengan lebih cepat, juga memperkuat

pihak pengambil keputusan dengan adanya informasi yang diperlukan,

tanggungjawab, dan otoritas.

• Cycle Time

Cycle time menekankan pada semua elemen dalam proses, dan menciptakan

budaya inovatif yang akan menstirnulasi ide produk baru yang dicapai melaiui

pengembangan, produksi, dan pengiriman produk kepada pelanggan.

• Mass Customization

Mass customization mernbutuhkan kemampuan cepat untuk lebih melakukan

produksi melalui penyeragaman (customization). Biasanya mass customisation

diterapkan pada bagian produksi barang jadi saja. Konsep ini berkembang dari

mass production yaitu melakukan produksi dalam jumlah banyak.

• Strategic ITArchitecture

Strategic IT architecture rnengevaluasi tingkat dimana tindakan (inisiatif) selaras

dengan keseluruhan strategi teknologi. Keselarasan ini merefleksikan rencana IT

(blueprint) yang menyediakan struktur yang mana data, sistem, dan inisiatif yang

cocok dan mengidentifikasi prioritas.

4. Competitive Strategy Risk

Kata risiko (risk) dan ketidakpastian (uncertainty) sering digunakan secara

bergantian dan mengatakan bahwa kedua kata ini sama saja. Tetapi menurut Parker

(1996, p 235) kedua kata ini dibedakan pengertiannya.

57

Risk terjadi ketika hasil dari tindakan dan situasi tidak pasti, dimana rentang dan

hasil yang mungkin diketahui dan kemungkinan yang diasosiasikan dengan hasil ini

diketahui dan diperkirakan dengan tingkat keakuratan. Uncertainty berhubungan dengan

tindakan dan situasi ketika rentang hasil diketahui tetapi kemungkinan dari hasil adalah

sulit untuk diperkirakan secara akurat, atau dalam situasi ekstrim bahkan kemungkinan

hasil tidak diketahui sama sekali.

• Business Strategic Risk

Business strategy risk merefleksikan tingkat keberhasilan strategi bisnis,

dinamika pasar, dinamika perusahaan, dan waktu. Business strategy risk

memperhatikan risiko jangka panjang yang meliputi strategi bersaing dan

perubahan dalam lingkungan pasar sebagai akibat dan perubahan hubungan

konsumen-produsen, penyesuaian politik, demografis, dan peraturan.

• IT strategy risk

IT strategy risk berfokus pada risiko strategi bersaing sebagai akibat

merubah struktur perusahaan, termasuk aliansi, joint ventures, perusahaan maya,

dan dukungan terhadap perusahaan. IT strategy risk rnerefleksikan dampak

potensial atas strategi teknologi informasi (TI) dalam jangka panjang.

5. Organizational Strategy Risk and Uncertainty

Competitive strategy risk berfokus pada risiko yang bersifat eksternal sedangkan

organizational strategy risk and uncertanties berfokus pada risiko internal.

58

• Business Organisation Risk

Ketika orang atau proses bisnis semakin berkembang, keahlian yang ada

sekarang mungkin tidak cocok lagi untuk tingkat kesulitan karena perkembangan

ini. Karena itu, untuk menghadapi perkembangan proses bisnis yang terjadi

maka diperlukan adanya restrukturisasi organisasi, dan penataan ulang kembali

proses bisnis. Business organizational risk berfokus pada risiko jangka pendek

yang mungkin terjadi karena business process redesign atau strukturisasi

organisasi tersebut, misalnya perencanaan bisnis mendatang, sistem manajemen

bisnis dan perubahan, proses dan prosedur, pelatihan keahlian, dan kebutuhan

pasar yang terdefinisi dengan baik.

• IT Definitional Uncertainty

IT definitional uncertainty, bersamaan dengan IT technical and implementation

risk dan IT services delivery risk menekankan pada risiko implementasi dan

penyampaian dan mengekspresikan tingkat stabilitas dan lingkungan yang ada.

Pada umumnya, definisi ketidakpastian (definitional uncertainty)

memperkirakan spesifikasi tujuan organisasi (user atau business) yang

dikomunikasikan terhadap proyek personal teknologi informasi. Karena itu

ketika user dan bisnis tidak secara tepat mendefinisikan suatu masalah maka

pihak teknologi informasi pun tidak akan bisa mencarikan suatu solusi yang

tepat. :

• IT Technical and Implementation Risk :

IT technical and implementation risk menekankan pada risiko organisasional

jangka pendek yang berkembang di seputar keahlian yang ada, ketergantungan

59

terhadap teknologi baru atau yang belum pernah dicoba diterapkan yang

mungkin melibatkan teknologi tunggal atau kombinasi dan sekumpulan keahlian

teknis baru, dan peralatan perangkat keras dan lunak.

Risiko teknis dan implementasi merefleksikan 5 komponen risiko dalam proyek

IT, yaitu:

a. Kebutuhan, keahlian rnerefleksikan tingkat keahlian kritis yang

diperlukan terhadap ketersediaan manajemen dan staf

b. Ketergantungan perangkat keras, merefleksikan kebutuhan perangkat

keras terhadap yang tersedia sekarang atau yang sedang digunakan

c. Ketergantungan perangkat lunak (selain aplikasi perangkat lunak),

memperkirakan secara langsung terhadap kemajuan teknologi

d. Aplikasi perangkat lunak, merefleksikan keadaan yang secara komersial

tersedia atau yang ada terhadap keadaan baru, walaupun didapat melalui

subkontrak

e. Ketergantungan imp1ementasi aplikasi, merefleksikan tingkat

kompleksitas implementasi termasuk lama proyek, teknologi baru,

keakurasian perkiraan, dan kompleksitas dan pelaksanaan organisasi.

Bisnis dapat (bisa tidak) rnemasukkan risiko ini sebagai bagian dan

kriteria dalam pengambilan keputusan dalam membuat strategi. namun,

apapun keputusan bisnis tersebut, organisasi IT harus memasukkan penilaian

ini dalam pembangunan strateginya.

60

• IT Service Delivery Risk

Fokus IT service delivery risk adalah risiko organisasional jangka pendek dan

penyampaian layanan TI. Risiko ini ditekankan pada tingkat perubahan yang

diperlukan organisasi. Penyampaian, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen

pelatihan, kebutuhan organisasi, dan ancaman terhadap ekuilibrium yang telah

ada.