bab 2 konteks dan proses piksi

7/25/2019 Bab 2 Konteks Dan Proses Piksi

1/8

1

BAB 2

MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES

Siklus Hidup Produk

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus HidupProduk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan faseawal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, faseberikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatanproduk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikankelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuatdesain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produkbaru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelahproduk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru

tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akanmemungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.

Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatanSiklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle SDLC), denganfase-fase kegiatan :

Perencanaan (Planning) Analisis (Analysis) Perancangan (Design) Implementasi (Implementation)

Dukungan (Support)

Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telahdikembangkan, misalnya :

Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dansupport sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.

Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakanpendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.

Model Incremental Release : Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan

sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas. Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas

dan memenuhi kebutuhan user.

Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem inidapat dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.

Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk.Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan

dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akanmemiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).


2/8

2

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaanproyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dantergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkanproyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyekterdiri atas :

Penyusunan Konsep (Concept)Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasibiaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.

Pengembangan (Development)Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan),estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebihrinci.

Pelaksanaan (Implementation)Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek

dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu,laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusundalam fase ini.

Penyerahan Proyek (Close-out)Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam faseini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelumhasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer danselanjutnya dibubarkan.

ConceptConcept DevelopmentDevelopment ImplementationImplementation Close-outClose-out

Manajement

plan

Preliminary

cost estimate

3 level WBS

Project

plan

Budgetary

cost estimate

6+ level WBS

Last work

package

Delivery cost

estimate

Performance

report

Completed

work

Lessons

learned

Customer

acceptance

Sample

deliverables

for each

phase

Project Feasibility Project Acquisition


3/8

3

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :

Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyekpengembangan produk maupun bukan.

Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristikproduk yang akan dikembangkan.

Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek. Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek

Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudiandilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untukmengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitasproyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami

dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutifmerupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan danharapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahamanorganisasi, yaitu :

Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dankontrol.

Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antarakebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.

Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dariorang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama

dalam kerangka ini. Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event.

Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.

Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macambentuk struktur organisasi yaitu :

Struktur Organisasi FungsionalStruktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrolsecara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.

VP EngineeringVP Engineering

CEOCEO

VP ManufacturingVP Manufacturing VP ITVP IT VP HRVP HR

StaffStaff StaffStaffStaffStaffStaffStaff

Fungsional

Struktur Organisasi ProyekStruktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek,dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dansetiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief

Executive Officer).


4/8

4

Project A ManagerProject A Manager

CEOCEO

Project B ManagerProject B Manager

StaffStaff StaffStaff

Proyek

Project C ManagerProject C Manager

StaffStaff

Struktur Organisasi MatriksStruktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional danstruktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawabseorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung dibawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.

Program ManagerProgram Manager

CEOCEO

VP EngineeringVP Engineering VP ITVP IT VP HRVP HR

StaffStaff StaffStaffStaffStaffStaffStaff

Matriks

Project Manager BProject Manager B

Project Manager AProject Manager A

Project Manager CProject Manager C

5 Engineering5 Engineering



3 Manufacturing3 Manufacturing

1 Manufacturing1 Manufacturing

0 manufacturing0 manufacturing

3.5 IT3.5 IT

10 IT10 IT

4 IT4 IT

0.5 HR0.5 HR

1 HR1 HR

0.1 HR0.1 HR

VP ManufacturingVP Manufacturing

StaffStaff

Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada

pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasanbagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaansebuah proyek.

Organization Type

Project CharacteristicsFunctional

MatrixProjectWork

MatrixBalancedMatrix

StrongMatrix

Project Managers Authority Little ornone

Limited Low toModerate

Moderate toHigh

High toAlmostTotal

Percent of PerformingOrganizations Personnel

Assigned Full Time to ProjectWork

VirtuallyNone

029% 15 60%

50 99%

85 100%

Project Manager Role PartTime

PartTime

PartTime

FullTime

FullTime

Common Title for ProjectManagers Role

ProjectCoordinator/ProjectLeader

ProjectCoordinator/ProjectLeader

ProjectManager/ProjectOfficer

ProjectManager/ProgramManager

ProjectManager/ProgramManager

Project ManagementAdministrative Staff

PartTime

PartTime

PartTime

FullTime

FullTime


5/8

5

Kunci Keberhasilan Proyek IT

Menurut laporan Standish Groups tahun 2001, item berikut akan sangat membantukeberhasilan proyek IT :

Dukungan eksekutif

Keterlibatan user Pengalaman manajer proyek Sasaran bisnis yang jelas Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas) Infrastruktur software Kebutuhan dasar perusahaan Metodologi formal Perkiraan yang baik (akurat)

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satufaktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantumanajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalangkerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT

Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT.Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibatpelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasiyang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan

proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelasseberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.

Kebutuhan akan Standar Organisasional

Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasiakan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebabberbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedurkegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yangmenerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal

(berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi).Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyakdikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.

Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalamproyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standarorganisasi untuk aktivitas manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjukuntuk menulis perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantormanajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek.Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran


6/8

6

dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikangambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :

Mendefinisikan scope/lingkup proyek Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan) Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown StructuresWBS)

Estimasi kebutuhan waktu Mengembangkan flow chart manajemen proyek Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek Identifikasi dan evaluasi resiko Identifikasi ketergantungan antar aktivitas Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya Mengelola proses kontrol perubahan Membuat laporan kemajuan 9status) proyek

Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listeningdan melakukan pendekatan (lobi). Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan

sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing). Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi. Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki

kemampuan pendelegasian. Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun. Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek

Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif

Memberikan contoh-contoh yang baikdalam kepemimpinan

Berpijak pada visi Bekerja dengan keyakinan dan kepastian Mampu secara teknis Mampu berkomunikasi dengan baik

Mampu menjadi motivator yang baik

Koordinasi dengan manajemen tingkatatas hanya bila dibutuhkan

Selalu memberikan dukungan kepadaanggota tim

Berani dan penuh dengan ide-ide baru

Memberikan contoh-contoh yang jelekdalam kepemimpinan

Kurang mampu secara teknis Tidak percaya diri Tidak komunikatif Tidak mampu menjadi motivator

Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran

dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :

Proses inisialisasi (initiating)


7/8

7

Proses perencanaan (planning) Proses pelaksanaan (executing) Proses pengawasan (controlling) Proses penyelesaian/penyerahan (closing)


8/8

8

Hubungan antara Gugus Proses dan Area Pengetahuan

KnowledgeArea

Project Process Groups

Initiating

Planning Executing Controlling Closing

Integration Project plan

development

Project plan

executing

Integrated

changecontrol

Scope Initiation

Scope planning Scopeverification

Scope definition Scopechangecontrrol

Time Activity definition Schedulecontrol

Activity sequencingActivity duration

estimatingScheduledevelopment

Cost Resourcec planning Cost controlCost estimatingCost budgeting

Quality Quality planning Qualityassurance

Qualitycontrol

Humanresources

Organizationalplanning

Teamdevelopment

Staff acquisition

Communications

Communicationsplanning

Informationdistribution

Performancereporting

Administrativeclosure

Risk Risk managementplanning

Riskmonitoringand control

Risk identificationQualitative riskanalysisQuantitative riskanalysisRisk responseplanning

Procurement Procurementplanning

Solicitation Contractclose-out

Solicitation planning Source selection

bab 2 konteks dan proses piksi

Documents