audit_survei pendahuluan.pptx

7/22/2019 Audit_Survei Pendahuluan.pptx

1/38

Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan merupakan sarana penting untukmembuat auditor lebih memahami tujuan, proses,risiko, dan kontrol yang terkait dengan audit.

Auditor internal sebaiknya melakukan survei dalamtujuh langkah dasar: melakukan studi awal,

mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkaninformasi, mengamati, membuat bagan alir, dan

melaporkan.


2/38

Survei Pendahuluan

Studi awalmencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan

audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantuuntuk lebih memahami subjek audit.

Kertas kerja penugasan sebelumnya dapat menunjukkan pendekatan yangdilakukan auditor lain atas penugasan tersebut, meskipun pendekatan yangsama mungkin tidak lagi layak atau tidak diinginkan untuk audit tahun ini.

Dokumen Permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban, serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akandiaudit, Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruhbagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkahlangkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya.

Internet juga telah menjadi sumber baru yang penting bagi auditor. IIA telahmembuat suatu pusat informasi audit di situsnya (www.theiia.org). Situs inimemuat banyak informasi praktis, termasuk perpustakaan rujukan,kesempatan untuk berinteraksi dengan auditor lainnya, contoh-contohrencana audit dan daftar periksa, pedoman profesional dan tulisanmengenai pendapat organisasi, serta situs situs terkait.


3/38

Survei Pendahuluan

Pendokumentasian(documenting)

Pendokumentasian (documenting) mencakup beberapa langkah yangakan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajerklien.

Daftar Pengingat (reminder list)

Daftar pengingat membantu auditor mengorganisasikan kertas kerjamereka dan membuat tahap audit selanjutnya lebih sederhana untukdikerjakan.

Daftar Isi (table of contents)

Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-

masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuanpenugasan dan (2) membuat acuan kertas kerja.

Dengan sedikit variasi, daftar isi serta dokumen dan catatan yangdirujuk akan bisa diterapkan pada banyak Penugasan audit.


4/38


5/38


6/38


7/38


8/38


9/38

Survei Pendahuluan Pengurangan Biaya (cost reduction)

Pencarian pengurangan biaya dapat dilakukan menggunakan suatu metode jikaauditor mengetahui apa yang harus diperhatikan.

Melalui cara-cara yang konsisten, terorganisasi, dan teratur untuk menemukan hal-

hal yang sia-sia dan merupakan pengulangan (duplikasi) dapat mudah dilakukan

staff audit yang diarahkan peduli pada program pengurangan biaya.

Pertanyaan umum oleh auditor

Bagaimana menyederhanakan aktivitas-aktivitas ini?

Bagaimana meningkatkan proses ini?

Apakah laporan ini dapat dihilangkan atau digabungkan dengan yang lain?

Apakah alur kerja ini dapat dirotasi ulang dan dibuat lebih bkonomis?

Apakah tahap ini dapat dihilangkan seluruhnya? Bagaimana menghilangkan duplikasi?

Apakah laporan menggunakan kertas dapat digantikan iaporan elektronik?

Seberapa besar penggunaan laporan ini?

Apakah laporan ini benar-benar diperlukan?


10/38

Survei Pendahuluan


11/38

Survei Pendahuluan

Catatan Kesan (record of impression)

membantu mengidentifikasi gejala-gejala

kemunduran yang membutuhkan perhatian

khusus dan membutuhkan perbaikan dalamhubungan dengan karyawan, kondisi kerja,

manajemen atau pengawasan.


12/38


13/38


14/38

Kuesioner

Penelaahan di kantor umumnya akan menghasilkansebuah daftar yang dikembangkan dari dokumenpermanen, Iaporan audit, kertas kerja tahunsebelumnya, dan surat pernyataan manajemen untuk

aktivitas yang akan diaudit. Auditor dapat merancang Kuesioner untuk (1)

memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemumanajer klien pada Pertemuan awal.

Kuessioner dapat berbentuk formal/tertulis maupun

informal/tidak tertulis. Kuesioner formal, yang diberikan ke klien sebelum auditor

datang mengaudit, terkadang bisa bermanfaat, khususnyauntuk klien yang berada di lokasi yang jauh.


15/38

Pertanyaan-pertanyaan informalApa pun tujuan auditnya, pertanyaan-pertanyaan informal (informal

questionaires) berikut ini bisa layak ditanyakan:

Berapa bagian/seksi yang ada pada aktivitas Anda?

Berapa banyak karyawan yang ditugaskan pada bidang ini?

Aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan?

Apakah terdapat prosedur-prosedur tertulis untuk aktivitas tersebut?

Aktivitas apa yang menurut Anda paling penting?

Aktivitas mana yang paling mengganggu?

Bagaimana Anda menerapkan kontrol atas organisasi?

Laporan kontrol apa yang Anda terima dari karyawan?

Standar apa yang Anda tetapkan untuk karyawan?

Standar Anda bersumber dari mana?

Bagaimana Anda melatih karyawan?

Bagaimana Anda mengevaluasi kinerja mereka?


16/38

Pertanyaan-pertanyaan informal

Bagaimana supervisor membantu meningkatkan kinerja karyawan?

Bagaimana Anda menetapkan prioritas bagi pekerjaan Anda?

Bagaimana tingkat perputaran karyawan?

Seberapa banyak dan bagaimana sifat pesanan Anda?

Kepada siapa Anda melapor?

Laporan apa yang Anda siapkan untuk manajemen Anda sendiri,dan seberapa sering dihasilkan?

Dari mana sumber informasi yang terdapat dalam laporan?

Dengan organisasi apa Anda menjalin kerja sama?

Imbal balik apa yang Anda dapat dari mereka?

Perubahan-perubahan besar apa yang telah terjadi sejak auditterakhir?

Bagaimana status temuan audit yang terakhir kali dilaporkan?

Apakah Anda punya saran mengenai hal-hal yang harus lebih kamiperhatikan?


17/38


18/38


19/38


20/38


21/38


22/38


23/38

Pertemuan awal

Pertemuan auditor internal dengan manajer

klien memberi peluang bagi auditor untuk

menjelaskan tujuan dan pendekatan audit

yang akan dilakukan.

Dalam pembahasan dengan manajer dan

supervisor, auditor menjelaskan tujuan,

sasaran, dan standar operasi, serta risikobawaannya.


24/38

Pertemuan awal - Wawancara

Mengatur Jadwal Pertemuan Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit

yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untukdilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yangcukup rawan.

Wawancara Auditor internal harus memiliki keahlian dalam berhubungan

dengan orang dan berkomunikasi secara efektif.

Auditor harus mengajukan pertanyaan sebagai seorang yang

ingin menggali informasi, bukan sebagai penyidik.

jangan ada perseteruan, perselisihan yang bisa merusakpertemuan awal.


25/38

Wawancara

Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapansaksama enam langkah penting: persiapan, penjadwalan,pembukaan, pelaksanaan, penutupan, dan pencatatan.

Persiapan. Jangan datang tanpa persiapan.

Pelajari sebanyak mungkin tentang klien sebelum tanya jawab. Tentukan tujuan tanya jawab dan siapkan pertanyaan-

pertanyaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Penjadwalan. Rencanakan jadwal dengan saksama.

Jangan berkunjung dengan mendadak-kecuali memangdiperlukan. Berdasarkan norma-norma kesopanan, penting bagipenanya untuk mennyusun jadwal dan tempat pertemuan.

Hindari Jumat sore, hari-hari sebelum atau sesudah liburan ataucuti, atau sebelum makan siang atau waktu pulang kantor.


26/38

Wawancara

Pembukaan.

Beritahu klien dengan jujur tujuan wawancara danbagaimana hasilnya akan digunakan.

Sampaikan bahwa audit yang akan dilakukan sebagaisebuah peluang auditor untuk memberikan jasa, dantanyakan bantuan apa yang diharapkan dari auditor.

Pastikan klien memahami bahwa hasil dari wawancarajarang dilaporkan sebagai temuan; temuan akan

dihasilkan dari pekerjaan lapangan audit.

Hargai pendapat klien, dan akui bahwa Anda tidakselamanya benar.


27/38

Wawancara

Pelaksanaan.

Wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi, danauditor internal harus memiliki keahlian dalam proseskomunikasi.

Bangun hubungan baik. Pahami latar belakang orang yang ditanya, akan

sangat membantu terutama dalam penggunaanjargon/istilah tehnis.

Pastikan bahwa deretan pertanyaan atau penyajianmengalir secara logis, Pengorganisasian yang kurangbaik-topik yang meloncat-loncat tidak teratur-bisamembuat pesan menjadi membingungkan.


28/38

Wawancara

PenutupanJangan terlena dengan pembicaraan. Perhatikantanda-tanda nonverbal bahwa klien inginpembicaraan diakhiri. Cobalah akhiri wawancaradengan nada positif dengan meringkas kesepakatanatau puji tindakan-tindakan yang layak dipuji, jikabelum semua pertanyaan penting dijawab,jadwalkan pertemuan lain.

Pencatatan.

Auditor harus menerapkan teknik-teknik yangmemungkinkan mereka menangkap, secepatmungkin, apa yang dikatakan dan apa yangdipelajari selama wawancara.


29/38

WawancaraHal hal penting yang perlu diperhatikan saat wawancara;

Hindari pertanyaan menghakimi atau bias. Nada-nada yang tidak ramah akansangat menghalangi saluran komunikasi.

Pastikan pesan disampaikan pada waktu yang tepat. Jika Anda menyampaikannya

sebeium makan siang atau pada hari Jurmat sore, kemungkinan besar tidak akan

diperhatikan.

Upayakan mencegah sikap bertahan dari klien. Miliki sikap positif dan jauhkan

konflik-konflik pribadi.

Hindari memberi kesimpulan.

Jangan ragu mengajukan pertanyaan yang tepat, dan pastikan Anda paham apa

yang disampaikan klien. Umpan balik secara periodik ke klien dapat membantu

komunikasi yang wajar: "Tidak apa-apa kalau saya katakan. . . ?"

Kebisingan dapat mengganggu wawancara. Lakukan wawancara di tempat yang

tenang dan tidak berisik. jika sering terjadi suasana yang berisik, pindahkan tempat

pertemuan atau tundalah.

Jangan terlalu banyak memuat informasi; daya pikir manusia punya kemampuan

terbatas untuk menyerap informasi.


30/38

WawancaraHal hal penting yang perlu diperhatikan saat wawancara (lanjutan);

Perhatikan tanda-tanda nonverbal yang menyertai kata-kata yang diucapkan.

Miliki kebiasaan mendengar yang baik. Selain faktor-faktor lainnya, cara

mendengar yang tidak efektif akan sangat mengganggu wawancara. Terapkan

teknik-teknik mendengar aktif yang`mengandung minat dan pemahaman ke

pembicara. Misalnya:

Biarkan percakapan berjalan dengan ungkapan-ungkapan seperti "menarik

juga," "saya pahami' atau bahkan oh-ya," tetapi jangan ungkapkan setuju

atau tidak setuju - Anda belum tahu benar kenyataannya.

Tunjukkan pemahaman Anda ke pembicara -atau hindari salah paham- dengan

menyatakan ulang pernyataan si pembicara dan menanyakan kebenarannya.

Berikan empati ke pembicara dengan memahami perasaannya: "Saya rasaAnda sedikit terganggu dengan masalah ini," atau "Hal itu pasti membuat

Anda merasa lebih baik.

Ringkaskan isi dialog sebelum mengakhiri wawancara: "Menurut saya, hal-hal

ini adalah pandangan-pandangan utama tentang situasi tersebut atau,

"setahu saya, begini pandangan Anda tentang masalah ini."


31/38

Wawancara

Mengajukan Pertanyaan.

Pertanyaan-pertanyaan pembuka harus membuatorang merasa nyaman.

]angan mengarahkan orang yang diwawancarai.

Jangan ajukan Pertanyaan yang menuduh: "KapanAnda tidak lagi meninggalkan gudang tanpa dikunci?

Jangan mengajukan pertanyaan yang butuh jawaban"ya" atau "tidakjika terlanjur dilakukan,sertai denganPertanyaan terbuka: "sudahkah Anda menyelesaikansistem persediaan yang baru? Apa bedanya denganyang Iama?"


32/38

Mengumpulkan Bahan Bukti

Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke

dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan,dan kontrol.

Perencanaan

Tentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka panjang

maupun jangka pendek.

Dapatkan salinan kebijakan, arahan, dan prosedur.

Dapatkan salinan anggaran.

Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berlangsung.

Tentukan apakah rencana untuk masa datang telah dibuat.

Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum direalisasikan.

Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan

atau yang membantu menetapkannya.


33/38


PengorganisasianDapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi

jabatan.

Tanyakan hubungan dengan organisasi lain.

Telaah tata letak fisik, catatan peralatan, serta lokasidan kondisi aktiva.

Tentukan perubahan-perubahan organisasional apayang dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit terakhir.

Dapatkan informasi mengenai otoritas yangdidelegasikan dan tanggung jawab yang diemban

Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat, dan ukurankantor cabang.


34/38


PengarahanDapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan.

Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukupjelas dan bisa dipahami.

Tentukan apakah rentang manajernen dan pengawasan

memungkinkan arah kerja yang memadai.Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung

jawab.

Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-masalah penting yang akan menarik minat legislatif atau

publik. Identifikasikan hambatan-hambatan bagi kemampuan

organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas yangdiembannya.


35/38


KontrolDapatkan salinan standar dan pedoman kerja tertulis.

Telaah sistem dan alur kerja. Waspada dengan tanda-tanda penghambur-hamburan, pesanan penjualan,peralatan atau bahan baku yang berlebih, karyarvan yg

menganggur, perbaikan dan pekerjaan ulang yangekstensif, bahan sisa yang berlebihan, dan kondisi ker jayang buruk.

Telaah data finansial historis, kenali trennya.

Telaah laporan operasi finansial

Identifikasikan aktivitas atau prosedur khusus yang akandigambarkan dengan bagan alir, seperti penyusunankontrak, pemeriksaan aplikasi pinjaman, menyetujuiatau tidak menyetujui pinjaman dsb.


36/38

Pengamatan

Pengamatan (observing), dalam arti umum,terus dilakukan selama survei pendahuluan.

Melalui pengamatan yang gigih dan tanyajawab yang cerdas, auditor internal mampu

untuk:Menentukan tujuan, sasaran, dan standar.

Menilai kontrol untuk mencapai tujuan-tujuan ini.

Mengevaluasi risiko.

Menentukan kontrol untuk meminimalkan risiko,Membuat penentuan risiko secara statistik.

Menilai gaya manajemen.


37/38

Pelaporan

Selama penelaahan hasil-hasil survei denganmanajemen, pelaporan temuan positif dan negatifbisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien.Pendekatan ini mengomunikasikan apa yang dicariauditor internal: kerja sama yang sehat, objektif,tidak bias terhadap penilaian operasi.

Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit,ringkasan audit seharusnya mencakup langkahlangkah audit yang disarankan dan rasional bagi

mereka. Auditor juga harus mengidentifikasi aktivitasaktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskanalasannya.


38/38

Membuat Anggaran Survei

Tidak ada standar untuk anggaran surveipendahuluan. Berdasarkan survei informasi daripraktisi, estimasi yang wajar mungkin 10 persenhingga 20 persen dari total anggaran untukproyek audit.

Perubahan-perubahan signifikan dalam tujuan,prosedur, sistem operasi, otomatisasi, organisasi,

manajemen, dan karyawan juga akanmemengaruhi waktu yang diperlukan untukmengenal dan mengidentifikasi masalah.

audit_survei pendahuluan.pptx

Documents