Chapter 8

Audit Finding

A. Sifat-sifat Temuan Audit

Temuan audit bisa memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-

temuan tersebut dapat menggambarkan:

1. Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti

pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih.

2. Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari

perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya

sendiri.

3. Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif

yang telah diganti dengan tariff yang lebih rendah pada kontrak yang lebih

menguntungkan.

4. Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk

klaim asuransi yang belum diterima padahal kalim tersebut bervariasi dalam jumlah

dan signifikansinya.

5. Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.

Meskipun temuan-temuan audit seringkali disebut sebagai “kekurangan”

(deficiency), banyak organisasi audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif;

dan standar awal kelihatannya setuju dengan hal ini. Dalam kenyataannya, bahkan istilah

temuan dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. Kata-kata seperti “kondisi” dianggap

lebih nyaman dan tidak memberikan ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif

di pihak klien.

B. Ciri-ciri Temuan Audit yang Baik

Terdapat tiga ciri temuan audit yang dikatakan baik, yaitu temuan audit harus

didukung oleh bukti yang memadai, temuan audit harus penting (material), serta temuan audit

harus mengandung unsur temuan (kondisi, kriteria, dan sebab akibat).

C. Pendekatan untuk Mengontruksi Temuan

Menemukan penyimpangan-penyimpangan kecil pada proses yang sedang berjalan relatif mudah. Kesempurnaan jarang diupayakan dan harga yang yang harus dibayar untuk itu juga terlalu mahal. Auditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan-temuan mereka. Karena mereka membuat dan melaporkan temuan-temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini:

1. Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. 2. Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. 3. Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak

mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen.4. Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit.

D. Menambah Logis

Dalam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai (adding value) memiliki makna baru dan lebih jelas. Definisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan nilai. Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai berisiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. Salah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi. Auditor internal tidak hanya harus yakin bahwa pekerjaan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan dan kesuksesan organisasi, mereka juga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai oleh yang lain.

Temuan audit yang wajar dapat menghasilkan perbaikan dalam jumlah dolar atau rupiah yang besar, atau meningkatkan jasa, atau memperbaiki struktur dan proses organisasi. Auditor internal akan meningkatkan citra mereka sebagai penambah nilai, bukan sebagai pemakan sumber daya. Di sepanjang tahapan temuan-temuan audit, penting bagi auditor internal untuk tetap fokus menyediakan aktivitas-aktivitas dan jasa-jasa bernilai tinggi.

E. Signifikansi Temuan Audit

1. Temuan-temuan Tidak Signifikan

Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings) adalah semacam

kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi yang tidak memerlukan tindakan

formal. Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini kedalam laporan audit

formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan

yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak

dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar.

2. Temuan-temuan Kecil

Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-

mata kesalah manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut

sehingga merugikan dan walaupun tidak menggangu tujuan operasi organisasi, namun

cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen. Beberapa temuan kecil lebihh

baik dilaporkan dalam surat kepada manajemen (Management Letter).

3. Temuan-temuan Besar

Temuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan mengahalangi

tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Sistem kontrol yang

lemah yang bisa atau akan mengakibatkan kesalahan pembayaran yang akan

mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai tujuan

utamanya. Oleh karen aitu, hal ini merupakan temuan audit yang besar dan harus

dilaporkan.

F. Elemen-elemen Temuan Audit

Kelayakan tindakan yang mereka lakukan paling baik diukur dengan

membandingkannya dengan beberapa kriteria. Sama halnya dengan pengembangan temuan

audit. Jika temuan yang dikembangkan memenuhi semua standar audit dapat diterima, maka

temuan tersebut akan menjadi logis, wajar, dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberi

stimulus untuk memotivasi tindakan perbaikan. Jika ada yang hilang dari temuan yang

dilaporkan, maka temuan tersebut bisa dipertentangkan dan berakibat pada tindakan yang

tidak menyenangkan atau bahkan tidak ada tindakan sama sekali.

Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk di

dalamnya latar belakang, kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi.

Setiap temuan audit yang mencakup elemen-elemen ini, baik eksplisit maupun implisit, akan

menjadi argumen yang kuat untuk dilakukannya tindakan perbaikan.

Elemen-elemen temuan adalah sebagai berikut.

1. Kriteria

Pengembangan temuan audit harus mencakup dua elemen penting dalam

konsep kriteria:

a. Tujuan dan sasaran, dapat mencakup standar-standar operasi yang mencerminkan

apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit.

b. Kualitas pencapaian.

Tidak memahami saran atau tujuan operasi bagaikan menilai patung dengan

matu tertutup. Mungkin saja dilakukan penilaian atas bagian yang dipegang, namun

konteksnya tidak tepat. Dalam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus

dengan jelas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, serta bagian lainnya.

Standar-standar operasi mungkin sudah ada di beberapa bidang organisasi.

Misalnya manajemen bisa menyatakan bahwa tingkat penolakan produk-produk

tertentu tidak boleh melebihi 2%. Tetapi sebelum menerima standar ini, auditor

internal harus menilai validitasnya. Dasar penentuan standar mungkin harus diteliti

ulang dan auditor mungkin ingin membandingkan standar dengan organisasi-

organisasi srupa dan memeriksa kewajarannya dalam memenuhi sasaran-sasaran

perusahaan.

2. Kondisi

Istilah kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulakn melalui observasi,

pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor

internal. Kondisi merupakan ktaKondisi harus mampu menghadapi serangan apapun.

Kondisi juga harus mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah, atau dalam

kasus terpisah, harus merupakan kelemahan yang signifikan. Klien harus menyepakati

fakta-fakta yang disajikan meskipun mereka bisa saja memperselisihkan signifikansi

yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut.

3. Penyebab

Penyebab menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada,

mengapa sasaran tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab

merupakan hal penting untuk memperbaikinya. Setiap temuan audit dapat ditelusuri

penyimpangannya dari apa yang diharapkan. Masalah dapat diatasi hanya jika

penyimpangan ini diidentifikasi dan penyebabnya diketahui.

4. Dampak

Untuk temuan-temuan keekonomisan dan efisiensi, dampak biasanya diukur

dalam dolar atau rupiah. Dalam temuan-temuan efektivitas, dampak biasanya

meupakan ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau

diwajibkan. Dampak adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk

suatu temuan audit. Jika tidak disajikan ke manajemen dengan memadai maka kecil

kemungkinannya akan diambil indak perbaikan.

5. Kesimpulan

Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus

merupakan pertimbangan professional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam

membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan

kontribusi kepada organisasi. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan

kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang

lebih tinggi, menguranggi biaya dan meningkatkan kualitas ptroduksi,

menghilangkam [ekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan

teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, merningkatkan jasa, dan meningkatkan

posisi kompetitif organisasi, maka audit internal jelas bernilai. Kesimpulan dapat

menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hibungan fungsi yang

diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.

6. Rekomendasi

Rekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin

dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah dan

untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol. Rekomendasi harus positif dan

bersifat spesifik. Rekomendasi juga harus mengidentifikasi siapa yang akan terbaik.

Akan tetapi rekomendasi audit membawa bibit-bibit bahaya. Jika manajemen

diberi tahu mengenai tindakan yang direkomendasikan auditor, maka tindakan

tersebut bisa berbalik merugikan auditor. Mengidentifikasi kondisi yang tidak

memuaskan adalah tanggung jawab audit. Memperbaikinya merupakan tanggung

jawab manajemen.

G. Pencatatan dan Pelaporan Temuan Audit

Tidak setiap kelemahan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa

kelemahan bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit

yang bisa dilaporkan haruslah:

1. Cukup signifikan agar dapat dilaporkan ke manajemen.

2. Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai,

kompeten, dan relevan.

3. Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka.

4. Relevan dengan masalah-masalah yang ada.

5. Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki

kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.

Karakteristik ini akan diinterpretasikan secara subjektif. Apa yang dianggapa

sebagai kelemahan signifikan bagi satu individu bisa jadi tidak dianggap signifikan bagi yang

lain. Kata-kata seperti objektif, meyakinkan, wajar, dan logis memiliki konotasi yang berbeda

bagi orang yang berbeda.

Pengujiannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan

tersebut akan diperhatikan oleh orang yang memiliki sifat wajar dan berhahti-hati pada

kondisi-kondisi yang serupa.

H. Pencatatan Temuan Audit

Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah

sepenuhnya mempertimbangkan elemen-elemen temuan audit bisa

mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana lainnya agar

mereka tetap bisa menelusurinya. Laporan tersebut juga bisa menjadi

sarana bagi penyelia audit guna menentukan apakah semua langkah yang

diperlukan untuk menghasilkan temuan audit yang dikembangkan dengan

baik telah diambil.

Laporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit Findings--

RAF) memberikan fleksibilitas karena RAF bisa diurutkan atau diurut ulang

untuk memfasilitasi pelaporan formal. Laporan tersebut juga memberikan

acuan untuk pembahasan, karena mencakup kebanyakan informasi yang

dibutuhkan dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah. Laporan

tersebut juga berfungsi sebagai pedoman untuk mengingatkan auditor

semua yang diperlukan untuk memperoleh informasi untuk temuan yang

dibuat secara mendalam. RAF juga harus diselesaikan di lapangan

sehingga setiap elemen yang hilang atau tidak lengkap bisa diperbaiki

tanpa membutuhkan kunjungan ulang ke tempat yang diaudit.

I. Keahlian Komunikasi

Laporan ringkas sekali pun, seperti yang tampak pada RAF harus

ditulis dengan baik, dan masalah-masalah harus didefinisikan dengan

jelas mnenggunakan istilah-istilah yang singkat, padat, dan tepat. Jika

dimungkinkan, bahasa RAF harus diekspresikan dalam nada yang positif,

dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau defensif harus

dihindari. Tentu saja, sikap yang sama juga harus ditampilkan dalam

komunikasi verbal sehari-hari dsan presentasi interim hasil-hasil audit.

Pada saat yang sama, auditor terkadang harus terlibat dalam

masalah yang sensititf dan negatif. Masalah-masalah kontrol serius,

kecurangan, atau tindakan-tindakan ilegal harus selalu dipandang sebagai

berita buruk, terlepas dari kemampuan komunikasi auditor atau

objektivitas RAF.

J. Penelaahan Pengawasan

Supervisi audit tetap merupakan kontrol kunci atas pengembangan

profeisonal temuan-temuan audit. Setiap temuan yang dapat dilaporkan

harus melewati penelaahan pengawasan yang ketat, baik secara manual

maupun elektronik, dan penelaahan tersebut haruys dibuktikan dengan

tanda tangan peneyelia atau indikasi persetujuan elektronik.

Tidak ada yang begitu mengurangi kredibilitas aktivitas audit

internal selain temuan yang tidak dibuat dengan mendalam sehingga

mudah diserang. Sebuah temuan audit secara definisi merupakan sebuah

kritik. Mekanisme bertahan alami atas kritik-kritik tersebut sering kali

dengan segera menghasilkan serangan terhadap kritik tersebut. Oleh

karena itu, temuan audit harus mengatasi kritik.

K. Melaporkan Temuan Audit

Format pelaporan ini menekankan pada kelemahan-kelemahan. Pelaporan ini

menawarkan manfaat dari pelaporan segera setelah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi

apa yang diperoleh dari pelaporan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor-klien

tidak menguntungkan. Auditor bisa berada pada posisi memberikan kritik atau celaan, bukan

sebagai pengamat objektif yang memerhatikan sisi baik maupun sisi buruk. Dampak yang

tidak menguntungkan ini dapat diseimbangkan oleh keseluruhan tanggapan yang objektif

pada ringkasan eksekutif. Hal tersebut juga dapat dinetralkan dengan pembahasan interim

mengenai RAF dengan klien.

L. Tindak Lanjut

Belum ada kesepakatan mengenai tanggung jawab auditor sehubungan dengan

tindak lanjut. Beberapa penulis dan praktisi berpendapat bahwa auditor internal

mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan terserah pada manajemen untuk mengambil

tindakan perbaikan, menentukan kecukupannya, dan mengawasi efektivitasnya. Namun,

pandangan ini tidak konsisten dengan deskripsi yang lebih luas mengenai tanggung jawab

audit internal sebagaimana dinyatakan dalam pembukaan Standar.

Audit internal merupakan aktivitas pemberian keyakinan yang independen, objektif

dan aktivitas konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi

organisasi.

M. Kecukupan Tindakan Perbaikan

Temuan-temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya memiliki banyak variasi bentuk dan ukuran sehingga tidak ada aturan kaku bagi kelayakan tindakan perbaikan yang bisa diterapkan di segala situasi. Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya:

1. Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan2. Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada3. Berkelanjtan efektivitasnya4. Diawasi untuk mencegah terulang lagi