HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Kuliah Kerja Industri yang berjudul: Penerapan Sistem Open Source Enterprise Resource Planning Pada Perusahaan PD. Mujur Jaya ini telah diperiksa dan disahkan pada:Hari / Tanggal: Senin, 29 Desember 2014

Mengetahui:Koordinator Kuliah Kerja Industri,

Sriyanto, S.T., M.TNIP. 197409122000121002

Dosen Pembimbing,

Dr. Ratna Purwaningsih, S.T., M.TNIP. 197212311998022001

KATA PENGANTARSegala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan karunia, rahmat, taufik, dan hidayah-Nya serta shalawat dan salam atas Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Industri yang berjudul:Penerapan Sistem Open Source Enterprise Resource Planning Pada Perusahaan PD. Mujur JayaDalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Industri ini, penulis menyadari bahwa tidak akan terselesaikannya laporan ini tanpa adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:1. Bapak, Ibu, mas Sugeng yang selalu menjadi penyemangat dan pendamping setia bagi penulis.2. Bapak H. Martono selaku pemilik PD Maju Makmur.3. Ibu Dr. Ratna Purwaningsih S.T., M.T selaku dosen pembimbing Kuliah Kerja Industri yang telah memberikan bimbingan yang sangat bermanfaat dan membangun dalam pembuatan laporan ini.4. Felix Pandan dan Andre Audi Havid selaku teman seperjuangan dari Kerja Praktek sampai Kuliah Kerja Industri yang selalu memberikan dukungan dan semangat bagi penulis untuk menyelesaikan laporan ini.5. Pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu.Dalam penyusunan laporan ini penulis menyadari bahwa laporan ini masih ada kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan laporan kuliah kerja industri ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun bagi pembaca untuk menambah wawasan dan pengetahuan.Semarang, 29 Desember 2014

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHANiKATA PENGANTARiiDAFTAR ISIiiiDAFTAR GAMBARivDAFTAR TABELvBAB I PENDAHULUAN11.1 Latar Belakang11.2 Perumusan Masalah21.3 Tujuan Penulisan21.4 Batasan Masalah21.5 Sistematika penulisan3BAB II TINJAUAN PUSTAKA42.1 Sistem Informasi42.2 Sistem Enterprise Resources Planning (ERP)52.2.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)62.2.2 Ciri-ciri Enterprise Resources Planning (ERP)72.2.3 Unsur-unsur Enterprise Resources Planning (ERP)82.2.4 Tahapan Enterprise Resource Planning (ERP)112.3 Manfaat Penerapan ERP152.4 Faktor Penyebab Kegagalan Implementasi ERP162.5 Tanda-Tanda ERP Mengalami Kegagalan162.6 Software ERP172.7 Modul-Modul dalam ERP19BAB III METODOLOGI PENELITIAN20BAB IV TINJAUAN SISTEM224.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan224.2 Lokasi Perusahaan234.3 Struktur Organisasi Perusahaan264.4 Tenaga Kerja29BAB V PEMBAHASAN335.1 Data Identifikasi Proses Bisnis335.1.1 Proses Bisnis Purchase Order335.1.2 Proses Bisnis Produksi345.1.3 Data Proses Bisnis Penjualan355.2 Rancangan Open ERP365.2.1 Pemilihan Modul365.3 Implementasi ERP375.3.1 Purchase Order375.3.2 Production425.3.3 Sales Order445.3.4 Laporan perusahaan485.3.5 Chart of Account485.4 Analisis Usulan49BAB VI PENUTUP516.1 Kesimpulan516.2 Saran51DAFTAR PUSTAKA52

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Komponen Sistem Informasi5Gambar 3. 1 Metodologi Penelitian (1)20Gambar 3. 2 Metodologi Penelitian (2)21Gambar 4. 1 Lokasi Perusahaan23Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Perusahaan27Gambar 5. 1 Proses bisnis pembelian33Gambar 5. 2 Proses bisnis produksi34Gambar 5. 3 Proses bisnis penjualan35Gambar 5. 4 Modul open ERP36Gambar 5. 5 Stok gudang kosong38Gambar 5. 6 Purchase order38Gambar 5. 7 Draft invoice39Gambar 5. 8 Pembayaran invoice39Gambar 5. 9 Supplier invoice40Gambar 5. 10 Proses pengecekan barang41Gambar 5. 11 Transfer barang ke gudang41Gambar 5. 12 Update gudang setelah pemesanan42Gambar 5. 13 Pembuatan manufacturing order42Gambar 5. 14 Pengecekan ketersediaan barang43Gambar 5. 15 Konfirmasi produksi43Gambar 5. 16 Production order44Gambar 5. 17 Sales order45Gambar 5. 18 Draft sales order45Gambar 5. 19 Invoice sales order46Gambar 5. 20 Pembayaran Invoice46Gambar 5. 21 Transfer barang ke komsumen47Gambar 5. 22 Transfer barang di gudang setelah pengiriman47Gambar 5. 23 Jurnal Entries 148Gambar 5. 24 Jurnal Entries 248Gambar 5. 25 Chart of Account49

DAFTAR TABELTabel 5. 1 Perbandingan Open ERP dengan manual50

v

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar BelakangPerkembangan sistem informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Pengunaan sistem informasi terintegrasi telah banyak diterapkan dalam berbagai bidang, salah satunya dalam dunia industri. Sistem informasi terintegrasi telah banyak berkembang dan digunakan dalam lini industri. Penerapan sistem informasi terintegrasi telah dikembangkan untuk kemajuan industri pada semua department perusahaan. Hal ini tidak terlepas untuk mendukung industri dalam menghasilkan profit.Salah satu penerapan sistem informasi terintegrasi dalam dunia industri adalah menggunakan software openERP. OpenERP merupakan sistem pengelolaan bisnis terpadu (Enterprise Resource Planning ERP) yang memiliki berbagai aplikasi bisnis seperti Sales, Purchase, Customer Relationship Management (CRM), Human Resource Management (HRM), Business Intelligence, Manufacturing, Warehouse Management dan lain-lain. Saat ini tersedia lebih dari 2000 modul yang siap digunakan. Sistem ini membantu dalam industri untuk memudahkan dalam pencapain informasi. Selain itu, openERP akan memudahkan dalam transfer informasi antar departmen. Sehingga proses bisnis dalam sebuah industri dapat berlangsung dengan cepat dan efisien. Perusahaan PD mujur jaya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pangan. Produk yang dihasilkan dari perusahaan ini berupa mie. Produk yang diuggulkan dari perusahaan berupa mie sohun. Perusahaan PD mudur jaya termasuk dalam perusahaan besar. Pangsa pasar dari perusahaan ini meliputi pulau jawa dan sumatera.Bedasarkan tinjuan lapangan, proses bisnis perusahaan masih tergolong konvensional. Beberapa proses administrasi, seperti pencatatan produksi, jadwal operasi mesin dan jumlah permintaan masih dicacat menggunakan buku secara manual. Sehingga proses bisnis yang terjadi tidak efisien dikarenakan masih konvensial. Selain itu, data-data perusahaan mengalami kehilangan dikarenakan proses yang masih konvensional.Berdasarkan permaslahan diatas, penelitian ini akan membahas mengenai penerapan openERP pada perusahaan PD Mujur Jaya. Penggunaan openERP dalam perusahaan ini bertujuan agar dapat memperbaiki proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Sehingga output yang diharapkan dapat tercipatanya implementasi system informasi terintegrasi dalam perusahaan yang nantinya dapat memudahkan perusahaan dalam menyampaikan informasi antar departemen. Selain itu, juga menmberikan solusi praktis kepada perusahaan dalam menghadapi permasalahan data yang sering hilang.1.2 Perumusan MasalahPerumusan masalah dalam penelitian ini adalah adanya proses bisnis perusahaan masih tergolong konvensional. Beberapa proses administrasi, seperti pencatatan produksi, jadwal operasi mesin dan jumlah permintaan masih dicacat menggunakan buku secara manual. Sehingga proses bisnis yang terjadi tidak efisien dikarenakan masih konvensial. Selain itu, data-data perusahaan mengalami kehilangan dikarenakan proses yang masih mengunakan pencatatan dengan buku.1.3 Tujuan PenulisanTujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut ini:1. Merancang sistem informasi guna mengintegrasikan aliran informasi di seluruh unit produksi dan departemen di perusahaan PD Mujur Jaya.2. Memberikan usulan perbaikan pada proses bisnis perusahaan agar tercipta aliran informasi yang cepat dan efektif.1.4 Batasan MasalahBatasan dan asumsi-asumsi yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ini:1. Penelitian dilakukkan pada proses bisnis yang ada dalam perusahaan yaitu di unit produksi dan departemen-departemen di PD Mujur Jaya. 2. Dalam pembuatan sistem informasi, software yang digunakan adalah openERP guna memudahkan dalam record data pada PD Mujur Jaya.1.5 Sistematika penulisanSistematika yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:BAB I PENDAHULUANBab pendahuluan berisi hal-hal umum yang berkaitan dengan judul-judul yang dipilih. Bab ini terdiri dari: latar belakang masalah / alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan, batasan pembahasan masalah & asumsi-asumsi yang diambil, urutan pemikiran/sistematika penulisan.BAB II LANDASAN TEORI/STUDI PUSTAKABab ini berisi dasar-dasar teori, rujukan dan metode yang digunakan sebagai dasar dan alat untuk pemecahan masalah.BAB III METODOLOGI PENELITIANBagian metologi penelitian berisi urutan langkah dan metode-metode yang digunakan dalam menyelesaikan masalah, cara pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan. BAB IV TINJAUAN SISTEMBerisi gambaran perusahaan PD Mujur JayaBAB V PEMBAHASANBagian ini berisi data-data yang akan digunakan dalam analisis/perhitungan maupun data penunjang yang telah disiapkan/diolah untuk pemecahan persoalan dan hasil pengolahan data. Mengolah beradasarkan hasil pengolahan data yang dilakukan analisis dan pembahasan.BAB VI KESIMPULAN DAN SARANBagian ini berisi mengenai kesimpulan dan saran dari hasil analisis dan pembahasan yang dilakukan pada bagain sebelumnyaDAFTAR PUSTAKADaftar pustaka berisi referensi/bacaan yang digunakan dalam pembahasan

BAB IITINJAUAN PUSTAKA2.1 Sistem InformasiSistem Informasi(SI)adalah kombinasi dariteknologi informasidan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasiteknologi informasi dan komunikasi(TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengansistem datadi satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentukkomunikasisistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalampengambilan keputusandan tindakan.Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untukdisiplin sistem informasidanorganisasi informatika.

Gambar 2. 1 Komponen Sistem InformasiSuatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melaluui suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu:1. Mengumpulkan data2. Mengelompokkan data3. Menghitung4. Menganalisa5. Menyajikan laporan2.2 Sistem Enterprise Resources Planning (ERP)Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses line dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu pada bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan bersekala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.2.2.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2004:442) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: Enterprise Resources Planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu sistem informasi akuntansi.Menurut Azhar Susanto (2004:20) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: ERP adalah paket software terintegrasi yang dirancang untuk memberikan integrasi yang menyeluruh terhadap seluruh data yang terkait dengan sistem informasi perusahaan.Menurut James A. Hall (2002:114) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: ERP sistem adalah paket perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama dari sistem perencanaan manufaktur tradisional (manufacturing resources planning-MRP II).Menurut Jay Heizer dan Barry Rander (2005:186) mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: ERP adalah software yang memungkinkan perusahaan untuk: Mengotomasi dan mengintegrasikan bnyak proses bisnis mereka. Bebagi database dan praktik bisnis yang umum diseluruh perusahaan Menghasilkan informasi dalam waktu terkini.Menurut definisi di atas ERP adalah sistem yang didesain untuk menggantikan perangkat perusahaan terdahulu, dengan kumpulan modul-modul software canggih yang terintegrasi dalam menghasilkan sistem informasi.2.2.2 Ciri-ciri Enterprise Resources Planning (ERP)Menurut Mulia Hartono dalam 7 langkah mudah membangun sistem informasi ERP yang dikutip melalui Journal Enterprise Resources Planning (2003:2) sebuah ERP sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut:1. Sistem TunggalSistem ERP dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi. Sistem lain yang non-ERP umumnya dibangun tidak dalam mesin tunggal misal ada data dalam SQL server, sementara data lainnya dalam FozPro, hal ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan cepat.2. Modul LengkapSistem ERP yang memiliki modul yang lengkap dan saling terintegrasi yang menjangkau semua bagian dan fungsi perusahaan karena mempunyai konsep yang jelas.3. FleksibelSistem ERP sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan di semua anak perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahaan karena dapat disesuaikan (dikonfigurasi) sesuai dengan kebutuhan.4. LaporanSistem ERP memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan dapat memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk fungsi-fungsi statistik untuk menganalisa laporan.2.2.3 Unsur-unsur Enterprise Resources Planning (ERP)Menurut Michael Uram (2002:2) mengemukakan bahwa ada seperangkat komputer atau disebut infrastruktur ERP yang diperlukan terdiri dari:1. Physical Component (Komponen Fisik)a. Server-Client yang terdiri dari komputer server dan beberapa komputer client. Server menjadi pusat sistem informasi, sedangkan client merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas penenganan data.b. Network (Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu didalam penyebaran informasi.c. Storage (penyimpanan), merupakan tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data yang diolah oleh komputer.

2. People (Sumber Daya Manusia)Sumber daya manusia yang mempunyai peranan penting untuk pengembangan dan implementasi sistem adalah:a. Staf Bisnis (Business Staff)Staf bisnis merupakan orang yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan (workflow as-is) dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (workflow should-be). Staf bisnis haruslah orang yang menguasai ilmu yang berhubungan dengan proses bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di departemen accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus akuntansi.b. Staf Operasi (Operation Staff)Staf operasi merupakan staff yang bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya backup data.c. Staf Pengembangan (Development Staff)Staf pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan mendesain program-program yang diperlukan.3. Organization Process (Proses Organisasi)a. Program dan Proyek Manajemen (Program and Project Management) Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari program dan proyek manajemen, yang dilakukan berdasarkan pertimbangan - pertimbangan manajemen.Berikut ini alasan mengapa perusahaan melakukan perubahan:1. Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnisPeningkatan pesaing, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi. Agar tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, maka sistem juga harus berubah.2. Perubahan TeknologiSejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama.3. Peningkatan Proses BisnisBanyaknya perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien sehingga membutuhkan pembauruan untuk memuaskan pelanggan.4. Keunggulan KompetitifPeningkatan kualitas, kuantitas dan kecepatan informasi dapat meningkatkan produk atau layanan serta dapat membantu mengurangi biaya.5. Perolehan ProduktivitasKomputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi secara rutin serta signifikan didalam mengurangi waktu untuk melakukan tugas- tugas lainnya.6. PertumbuhanPerusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan atau melakukan perubahan terhadap sistemnya secara keseluruhan.

7. PenciutanPerusahaan seringkali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis internet untuk memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi.

b. Perubahan Proses Kerja (Change Management)Penerapan sistem ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan, sehingga diperlukan perubahan proses kerja (Change Management) pada masapenyesuaian atau yang sering disebut proses implementasi. Jika pada proses implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reenginering (BPR) yaitu analisis menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis. Walaupun memerlukan waktu yang cukup lama beberapa keuntungan dari proses BPR yaitu:a. Untuk menyederhanakan sistemb. Untuk membuatnya lebih efektifc. Untuk meningkatkan kualitas serta layanan perusahaan

c. Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support Service)Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan mendukung pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan dari IT departemen atau vendor software. Dengan begitu para pengguna (Users) akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user aakan puas dengan sistem yang ada karena sistem tersebut dapat membantu kerja mereka dan tidak merumitkan.Pengimplementasian sistem ERP bukan merupakan kejadian yang muncul kemudian berakhir. Skala sistem yang sangat luas menyebabkan manajer menyadari yang terjadi tidak akan pernah lengkap terselesaikan. Organisasi- organisasi akan terus berubah dan berkembang dan sistem yang ada harus ikut berubah dan berkembang bersama.2.2.4 Tahapan Enterprise Resource Planning (ERP)Secara umum, tahapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) meliputi tahapan perencanaan, tahapan analisis, tahapan desain, tahapan dukungan teknis, dan tahapan implementasi.Menuturut Santo F. Wijaya dan Suparto Darudiato (2009: 116), mengemukakan tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu:1. Tahapan Perencanaan2. Tahapan Analisis3. Tahapan Desain4. Tahapan Dukungan Teknis5. Tahapan ImplementasiAdapun penjelasan dari tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) di atas adalah:1. Tahapan PerencanaanLangkah awal adalah membentuk komite pengarah, yang bertugas untuk mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menentukan Project Leader dan anggota tim dalam membangun sistem.Tugas Tim Project adalah:a. Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan oleh sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan menentukan ruang lingkup proyek secara lebih rinci.b. Mengevaluasi alternative pendekatan pada Enterprise Resource Planning (ERP), seperti solusi kostumisasi, satu kesatuan paket, integrasi beberapa paket software atau kombinasi dari beberapa alternative dan memilih salah satu solusi.c. Membuat jadwal dan anggaran proyek dengan memperhatikan studi kelayakan dan melaporkan setiap temuan yang signifikan kepada komite pengarah secara berkala baik secara tertulis maupun lisan.2. Tahapan AnalisisDalam tahapan analisis, maka komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan sudah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Tim mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mengidentifikasikan kebutuhan pengguna. Pihak konsultan luar dapat dilibatkan hanya untuk mambantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis ini. Tanggung jawab utama Tim adalah:a. Mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada Tim pengarah, yang akan memilih vendor kemudian Tim akan melakukan evaluasi lebih rinci atas vendor terpilih.b. Mengidentifikasikan inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan berdasarkan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan paket yang dipilih. Meskipun tidak selalu menjadi alternative yang baik, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi untuk melakukan kostumisasi paket.Setelah itu, maka perwakilan vendor dan pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis, di mana komite pengarah dan tim proyek akan diberikan pelatihan intensif mengenai konsep dan operasional sistem oleh pihak konsultan.Tahap akhir fase ini adalah akan dihasilkan sebuah prototype sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di berbagai fungsi organisasi untuk melakukan simulasi dan menunjukan integrasi antar modul kepada pengguna dan identifikasi sesuai kebutuhan. Akhirnya tim proyek akan membuat laporan rekomendasi kepada komite pengarah untuk proses persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek.3. Tahap DesainTahap desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor atau konsultan yang telah dipilih. Tingkat desain tergantung pada pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), jika memilih satu kesatuan paket, maka antarmuka sebagian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan pada bagian-bagian minor saja. Jika perusahaan memilih pendekatan kostumisasi paket, biasanya desain antarmuka akan lebih lama. Paket kesatuan biasanya memerlukan middleware (perangkat perantara) yang minimal, karena hanya memerlukan antarmuka dengan beberapa bagian system yang alamat atau paket aplikasi yang disediakan. Jika pendekatan kombinasi beberapa paket, maka memerlukan desain antarmuka yang lebih rumit, karena berbagai paket dari 4. Tahap Dukungan TeknisUntuk menjalin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang, maka dukungan teknis dan para pengguna sangatlah diperlukan. Walaupun semua pengguna sudah mendapatkan pelatihan intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk pembuatan sistem yang drastic dan komperhensif, misalnya perbaikan koreksi kesalahan program yang ditemukan pengguna dalam menjalankan sistem baru. Jika terjadi kesalahan program, maka diperlukan respon yang cepat dari konsultan atau project leader untuk menjaga kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan demi mendukung kelancaran dan efektifitas kerja.Untuk itu, diperlukan pemeliharaan sistem untuk menjaga kinerja sistem agar tetap, optimal. Demikian pula pelaksanaan audit sistem dapat dilakukan dengan secara periodic untuk mengetahui apakah tujuan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sudah tercapai sesuai yang diharapkan.5. Tahapan ImplementasiSetelah perusahaan menentukan paket software terpilih yang akan digunakan dan dilakukan kostumisasi, maka tahapan berikutnya adalah melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, maka program sudah dirancang dan diterapkan per modul. Misalnya: fungsi pembelian, inventory, pembayaran. Untuk fungsi industri manufaktur, biasanya modul yang digunakan bervariasi tergantung jenis proses bisnis perusahaan.Dari tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis diterapkan, karena semua hardware, software, data, jaringan sudah diterapkan, maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan prosedur. Struktur organisasi dapat berubah, karyawan dapat berpindah posisi (mutasi). Untuk mendukung proses implementasi, biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja baruSetelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lainnya, maka tahapan selanjutnya adalah:a. Pembuatan prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan validasi beberapa kali iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya sistem siap dijalankan.b. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem dilakukan beberapa konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja sistem.c. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan kepada semua pengguna sistem.d. Membuat rencana konversi roll-out sistem, yang meliputi jadwal instalisasi sistem di seluruh organisasi dengan pendekatan strategi konversi terpilih.2.3 Manfaat Penerapan ERPMenurut O'Brien (2005, p.322-p.323), banyak perusahaan lainnya menemukan nilai bisnis utarna dari penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam beberapa cara mendasar: Kualitas dan EfisiensiERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi. Penurunan BiayaBanyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung TI, jika dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka. Pendukung KeputusanERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemarnpuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan. Kelincahan PerusahaanMengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau "benteng" berbagai proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manjerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang Iebih Iincah dan adaptif, yang dapat lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis.Manfaat lain yang diperoleh dari penerapan ERP menurut Brady, et all (2001, p.28) adalah: Sistem ERP menghasilkan integrasi secara global berbagai proses bisnis perusahaan Sistem ERP tidak hanya mengintegrasi manusia dan data, tetapi juga memperbaharui dan memperbaiki sistem komputer yang terpisah. Sistem ERP mengizinkan pihak manajemen untuk mengelola operasi, bukan hanya mengawasi.2.4 Faktor Penyebab Kegagalan Implementasi ERPBerikut ini merupakan Fakor Penyebab Kegagalan Implemntasi ERP, yaitu: Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru2.5 Tanda-Tanda ERP Mengalami KegagalanKegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut: Kurangnya komitmen top management Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis) Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan Kesalahan penghitungan waktu implementasi Tidak cocoknya software dgn business process Kurangnya training dan pembelajaran Cacatnya project design & management Kurangnya komunikasi Saran penghematan yang menyesatkan2.6 Software ERPDewasa ini, terdapat sekitar ratusan jenis software ERP dengan berbagai fitur, versi, dan skala kemampuan. Dari berbagai jenis software yang saat ini terdapat di pasaran, terdapat beberapa vendor yang mendominasi pasar penyedia software ERP di dunia internasional dimana setiap software menawarkan kelebihan-kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa perbedaan spesifik pada fitur-fitur yang ada pada masing-masing software misalnya:1. SAP (Systems, Applications, Product in Data Processing)SAP AG adalah perusahaan penyedia dan konsultan software yang didirikan di Jerman pada tahun 1972. Produk utamanya meliputi SAP ERP Enterprise Core, yang merupakan solusi aplikasi ERP, dan SAP Business Suite, yang merupakan paket solusi aplikasi e-bisnis dan berbagai aplikasi-aplikasi lainnya seperti SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), dan SAP PLM (Product Lifecycle Management). 2. J.D. EdwardsSebagai penyedia aplikasi ERP yang cukup terkemuka, memiliki dua jenis produk utama yang disesuaikan dengan kebutuhan dan ruang lingkup perusahaan konsumennya. J.D. Edwards Enterprise OneJ.D. Edwards Enterprise One adalah aplikasi terintegrasi yang merupakan paket software ERP komprehensif, yang dibangun dilandasi oleh teknologi standar dan pengalaman yang mendalam di dunia industri. Paket aplikasi ini bersifat sangat fleksibel sehingga kita dapat memilih sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan sehingga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. J.D Edwards WorldJ.D Edwards World adalah salah satu paket solusi yang cukup fleksibel untuk mendukung integrasi dan pengembangan sistem, termasuk integrasi dengan sistem lama (Legacy), implementasi modular (Best of Breed), dan produk pihak ketiga (Bolt-on). Microsoft Business SolutionMicrosoft, melalui unit bisnis Business Solution menyediakan 3 jenis software untuk implementasi ERP yaitu, Microsoft Dynamic Axapta, Microsoft Dynamic Great Plains, dan Microsoft Dynamic Navision. QAD MFG/PROQAD adalah sebuah perusahaan software di Santa Barbara, Amerika Serikat yang didrikan pada tahun 1979. Salah satu produk QAD adalah MFG/PRO, yaitu produk yang dirancang untuk mendukung sistem ERP di perusahaan. MFG/PRO adalah salah satu produk ERP yang cukup sukses di pasaran dunia dan juga di Indonesia. Software MFG/PRO bersifat komprehensif, terbuka, fleksibel, interaktif, dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan manufaktur modern. Open Source ERPSelain software-software ERP dalam bentuk paket terintgrasi maupun modular yang ditawarkan berbagai vendor tersebut, pilihan lain yang dapat dimanfaatkan adalah Open Source ERP. Aplikasi Open Source ERP ini bersifat nonkomersil, artinya dapat langsung digunakantanpa perlu mengeluarkan biaya lisensi atau pembelian lainnya. Sifat aplikasi ini sama seperti aplikasi Open Source lainnya, yaitu disediakan dalam bentuk aplikasi yang belum dikonfigurasi, mendukung kostumisasi, dan disediakan langsung beserta kodenya.Contoh software yang bersifat Open Source ERP adalah: Compiere Openbravo GNU Enterprise

2.7 Modul-Modul dalam ERPModul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan beberapa modul sesuai keperluan perusahaan. Tidak semua modul selalu tersedia pada paket aplikasi ERP. Kelengkapan modul pada masing-masing paket sangat bergantung pada target konsumen serta perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Banyak perusahaan pembuat paket ERP menyediakan dukungan kostumisasi atas modul-modul tersebut sehingga memungkinkan implementasi yang fleksibel.Berikut ini adalah beberapa modul yang terdapat di dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP) antara lain:1. Modul Financial, adalah modul utama dan merupakan pusat dari semua modul karena semua transaksi di modul lain akhirnya pasti akan berhubungan dengan modul ini. Sub modulnya terdiri dari General Accounting, Financial Accounting, Assets Management, Treasury, Controlling, dan Costing.2. Modul Material Management, adalah modul yang berhubungan dengan sumber daya material perusahaan. Sub modulnya terdiri dari Purchasing dan Warehouse Management.3. Modul Sales, adalah modul yang berhubungan dengan penjualan. Sub modulnya yaitu Marketing, Transportation, dan Shipping.4. Modul Human Resource, adalah modul yang berhubungan dengan Sumber 5. Daya Manusia (SDM). Sub modulnya terdiri dari Time Management, Appraisal, Over Time Training, dan Payroll.6. Modul Maintenance, adalah modul yang berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan. Sub modulnya terdiri dari Plant Maintenance, Preventive Maintenance, dan Service Maintenance.7. Modul Production Control, adalah modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Sub modulnya antara lain Production Planning.

BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN

Gambar 3. 1 Metodologi Penelitian (1)

Gambar 3. 2 Metodologi Penelitian (2)

BAB IVTINJAUAN SISTEM4.1 Sejarah dan Perkembangan PerusahaanPD. Mujur jaya merupakan salah satu perusahaan sohun yang berbentuk perusahaan perseorangan dan termasuk perusahaan dagang yang didirikan oleh Bapak Martono pada tanggal 20 Oktober 1990. Nama perusahan diambil sesuai dengan lokasi perusahaan yang terletak di Desa Mujur Kecamatan Kroya Kabupaten Cilacap, sedangkan kata jaya merupakan harapan pemilik akan perkembangan perusahaan ini nantinya menjadi perusahaan yang lebih besar. Izin usaha diperoleh dari Dinas Perindustrian Kabupaten Cilacap dengan nomor perindustrian IS/II.08/PMl1992 dan Nomor Izin Usaha IS0/PL.21-10S2/0S. PD Mujur Jaya telah memperoleh sertifikat halal dari LPPOM MUI No. 1737092001.Latar belakang didirikannya perusahaan ini adalah pengalaman yang dimiliki Bapak Martono selaku pendiri perusahaan ini dalam memproduksi sohun. Sebelum mendirikan perusahaan ini beliau pemah bekerjasama dengan Bapak Sukeni selama lima tahun dan Bapak Riono selama dua tahun dalam usaha yang sarna. Dalam kerjasama ini Bapak Martono berperan sebagi pelaksana Japangan sementara kedua rekannya berperan sebagai pemilik modal. Berbekal pengalaman yang dimilikinya tersebut, serta peluang bisnis yang ada saat itu, Bapak Martono melepaskan kerjasama dengan kedua rekannya tersebut dan mendirikan perusahaan sendiri pada tahun 1990, dengan modal pinjaman dari bank BRI dan BNI.Sebagai perusahaan perseorangan, pada awalnya PD. Mujur Jaya hanyalah perusahaan berskala kecil yang pengelolaannya dilakukan oleh keluarga dengan satu unit produksi dan 20 orang karyawan. Seiring berjalannya waktu perusahaan terus mengalami perkembangan yang menggembirakan. Perkembangan ini dapat dilihat dari perluasan perusahaan yang dilakukan secara terus menerus, baik secara intensifikasi maupun secara ekstensifikasi. Perusahaan menambah tiga unit produksi pada tahun 1998 sehingga perusahaan memiliki empat unit produksi. Permintaan sohun yang semakin meningkat di pasaran mendorong perusahaan untuk melakukan penambahan dua unit produksi pada tahun 2000 dan satu unit produksi lagi pada tahun 2002 dengan mesin pengaduk dan pencetak mekanis sebagai uji coba. Pada bulan Februari 2003 perusahaan mengganti satu mesin pencetak manualnya dengan pengaduk dan pencetak mekanis. Sampai saat ini perusahaan memiliki tujuh unit produksi, lima unit produksi menggunakan mesin pengaduk dan pencetak manual serta dua unit produksi yang menggunakan mesin pengaduk dan pencetak mekanis. Tenaga kerja yang diserap perusahaan ini mencapai 333 orang karyawan dan buruh lepas yang didominasi oleh wanita. Perkembangan perusahaan yang cukup pesat dari tahun ke tahun membuat perusahaan ini menjadi perusahaan sohun yang cukup besar, bahkan terbesar di Kabupaten Cilacap dan sekitarnya.4.2 Lokasi PerusahaanLokasi perusahaan merupakan faktor penting bagi kemajuan dan perkembangan dari suatu perusahaan. Lokasi perusahaan ini juga mempengaruhi mekanisme perusahaan baik dari segi penyediaan bahan baku, proses produksi pemasaran serta transportasi. Penentuan lokasi perusahaan memerlukan pertimbangan dan perhitungan dengan cermat, karena berpengaruh terhadap pengeluaran yang harus dibiayai oleh perusahaan.

Gambar 4. 1 Lokasi PerusahaanLokasi PD. Mujur Jaya ada di Jalan Mujur Km 1,5 Kroya Cilacap, tepatnya di Desa Mujur Kecamatan Kroya Kabupaten Cilacap. Perusahaan didirikan di atas tanah seluas 3,5 ha dengan luas lahan pengeringan 2 ha selebihnya bangunan. Perusahaan dikelilingi oleh sawah pada bagian utara, barat dan selatan, sedangkan pada bagian timur adalah jalan raya. Perusahaan ini juga berbatasan dengan desa Gerojogan di sebelah timur, desa Gentasari di sebelah barat dan desa Kedawung di sebelah selatan serta desa Sidamulya di sebelah utara. Lokasi ini sangat menguntungkan bila ditinjau dari beberapa aspek, antara lain:1. Transportasi dan KomunikasiPD. Mujur Jaya terletak di pinggir jalan raya sehingga memudahkan transportasi untuk mobilisasi perusahaan terutama saat pengiriman bahan baku dan distribusi produk. Infrastruktur transportasi di daerah ini sangat memadai dengan kondisi jalan yang layak dan alat transportasi yang cukup. Pelayanan komunikasi dan informasi terpenuhi dengan baik dan tidak menjadi kendala.2. ProduksiLokasi perusahaan cukup monguntungkan karena dikelilingi lahan persawahan yang cukup luas tanpa penghalang pepohonan maupun bangunan tinggi sehingga cahaya marahari dapat diterima maksimal. Hal ini berhubungan dengan keberhasilan proses pengeringan yang merupakan tahap akhir dan penting dalam produksi sohun.3. Ketersediaan tenaga kerjaPD. Mujur Jaya memcrlukan tenaga kerja yang cukup besar terutama untuk bagian produksi. Kebutuhan tenaga kerja terus bertambah seiring dengan berbagai pengembangan yang tcrus dilakukannya. Ketersediaan tenaga kerja di daerah sekitar perusahaan cukup besar karena daerah tersebut cukup padat penduduknya terutama penduduk usia produktif sehingga kebutuhan tenaga kerja dapat dengan mudah terpenuhi. Hal ini akan mengurangi biaya transportasi pekerja. Selain itu akan mempermudah komunikasi dan penyampaian informasi ke pekerja apabila ada produksi mendadak.

4. PemasaranDitinjau dari aspek pemasaran lokasi tersebut cukup strategis, berada di jalur penting yang menghubungkan beberapa pasar induk yaitu pasar kroya, banyumas dan kebumen sehingga memungkinkan banyak pedagang melewati jalur tersebut. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mempromosikan produknya secara tidak langsung.5. Kemungkinan adanya ekstensifikasi pabrikBangunan pabrik yang dikelilingi sawah memungkinkan dilakukannya ekstensifikasi pabrik yaitu dengan memperluas area pabrik. Bangunan pabrik perusahaan ini terbagi menjadi dua bangunan utama yang berada di bagian utara dan selatan area pabrik, mengapit satu lahan yang luas untuk tempat pengeringan sohun. Bangunan-bangunan ini memankang dari barat ke timur dan terbagi-bagi dalam unit-unit produksi. Unit I sampai IV menempati satu banunan utama yang berada di bagian utama bertasu dengan kantor administrasi, masjid, gudang, bengkel, ancak serta dapur. Mess pekerja terletak di bagian timur bangunan. Unit produksi V sampai VII berada pada bangunan utama yang terpisah.Tiap unit produksi umumnya menempati sebuah bangsal besar berukuran 32 x 12 meter dan terbagi atas ruang-ruang. Ruang-ruang tersebut antara lain ruang pencucian, pemasakan, pencetakan, pengemasan dan penyimpanan sementara. Bahan baku tidak memiliki gudang khusus tetapi bergabung dengan ruang pencucian.Ruang pencucian berukuran 12 x 8 m, terdiri dari bak-bak pencucian berbentuk silinder dengan kedalaman 1,5 m dan diameter 2 m. di dalam ruang ini juga terdapat bak penampungan limbah cair sementara serta tempat penampungan limbah padat. Ruang pemasakan dan pencetakan terdiri dari bak penampung pati sementara, tungku pemasakan, serta mesin pencetak sohun. Ruang ini cukup terbuka dan hampir menyatu dengan ruang pengemasan dan penyimpanan sohun jadi.

4.3 Struktur Organisasi PerusahaanStruktur organisasi merupakan unsur yang penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebuah perusahaan memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapainya baik jangka panjang maupun jangka pendek. Sebagai usaha dalam rangka pencapaiantujuan tersebut perlu adanya aktivitis yang terencana dengan tepat. Agar tujuan dapat tercapai sesuai rencana, maka struktur organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan. Dalam struktur organisasi perusahaan perlu dilakukan penataan dan pembagian tugas dan wewenang yang jelas, perusahaan dapat mengetahui secara tepat kebutuhan julah karyawan.Kepastian jumlah tenaga kerja dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk optimalisasi produksivitas perusahaan, sehingga dapat dihindari kelebihan tenaga kerja yang dapat menyebabkan tidak efisiensinya pengluaran perusahaan dan kekurangan tenaga kerja yang menyababkan tidak optimalnya kinerja perusahaan.Struktur organisasi perusahaan yang tepat merupakan langkah awal menuju manajemen perusahaan yang sukses. Struktur orgaisasi berperan penting dalam rangka tercapainya tujuan perusahaan, sehingga penentuan struktur perusahaan disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan.Berikut adalah struktur orgaisasi yang diterapkan pada perusahaan PD Mujur Makmur:

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi PerusahaanPenjelasan Job description sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan sohun PD Mujur Makmur Jaya adalah sebagai berikut:1. Direktur a. Memimpin perusahaan b. Melakukan kegiatan monitoring perusahaanc. Membuat rencana pengambangan baik jangka pendek maupun jangka panjangd. Bertanggungjawab untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan baik intern maupun ekstern2. General Managera. Melaksanakan tugas dan fungsi manajemenb. Mengadakan penilaian dan pertimbangan atas hasil kerja yang dilaksanaka bawahanyac. Bertanggungjawab untuk membantu direktur menyelesaikan permasalahan perusahaan baik intern maupun eksternd. Bertanggungjawab terhadap direktur perusahaan3. Bagian Administrasi Umuma. Bertanggungjawab terhadap pengadaan surat, pembukuan, dan pengelolaan kepegawaianb. Mengkoordinasikan administrasi perusahaan secara keseluruhanc. Mencatat semua transaksi yang berhubungan dalam kegiatan perusahaan termasuk rencana dan kebijakan perusahaand. Mencatat seluruh pembayaran gaji karyawan4. Bagian Keuangana. Mengelola penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan keuangan perusahaanb. Mempertanggungjawabkan keuangan perusahaan opada pimpinan perusahaanc. Melaksanakan pembayaran gaji karyawan5. Bagian Bimbingan Mental (HR)Bagian ini merupakan salah satu karyawan perusahaan PD Mujur Jaya yang bertugas untuk menyelenggarakan kegiatan yang bersifat pembangunan mental secara spiritual. Kegiatan yang dilakukan antara lain pengajian rutin dua pekan sekali di hari Selasa, mewajibkan karyawan untuk sholat dzuhur, mewajibkan karyawan laki-laki untuk sholat Jumat di masjid perusahaan dan mewajibkan karyawan perempuan untuk menggunakan kerudung. Tujuan adanya bagian ini adalah sebagai berikut:a. Mendekatkan diri kepada Allah SWTb. Meningkatkan wawasan keislaman bagi karyawanc. Menciptakan suasana agamis dalam lingkungan perusahaan d. Salah satu bentuk syukur kepada Allah SWT6. Bagian Produksia. Melaksanakan dan Mengawasu proses produksi mulai dari bahan baku sampai menjadi barang jadi yang siap untuk dipasarkanb. Bertanggungjawab atas kualitas barang hasil produksic. Menentukan standar penggunaan bahan bakud. Menentukan kualitas dan kuantitas dalam hal pembelian bahan bakue. Bertanggungjawab atas kelancaran jalannya proses produksi7. Bagian Pemasarana. Mengadakan kegiatan pemasaran termasuk pemasaran dan pembayaran yang dilakukanb. Mengadakan penagihan piutang yang telah jatuh tempo terhadap pelanggan yang membeli dengan sistem tempoc. Melayani komsumen dalam hal transaksi pembelian8. Bagian Gudang dan Perlengkapana. Mengawasi dan mencatat keluar masuknya bahan baku penunjangb. Menerima, menyimpan, memelihara, serta mengeluarkan bahan baku penunjang sesuai dengan permintaan masing masing bagianc. Memelihara dan memperbaiki alat-alat produksi apabila terjadi kerusakand. Melakukan pengadaan barang yang diperlukan perusahaan baik untuk proses produksi maupun keperluan administrasi9. Karyawan Produksia. Melakukan semua kegiatan yang berhubingan dengan aktivitas produksib. Melakukan semua intruksi dari pengawas produksi yang berhubungan dengan proses produksi.4.4 Tenaga KerjaPD. Mujur Jaya mempunyai total karyawan kurang lebih 333 orang, baik laki-Iaki maupun perempuan dan mempunyai jenjang pendidikan yang bervariasi. Mayoritas dari mereka adalah lulusan dari SLTP atau sederajat tetapi ada juga yang lulusan SD, SLTA atau sederajat dan Perguruan Tinggi. Karyawan yang lebih banyak mendominasi adalah perempuan yaitu sekitar 65 %. Mereka kebanyakan ditempatkan pada bagian pengepakan dan pengeringan, sedangkan karyawan laki-laki lebih banyak ditempatkan di bagian pencucian, pemasakan dan pencetakan.Karyawan di PD. Mujur Jaya dibagi menjadi dua kategori yaitu:1. Karyawan bulanan/tetap, yaitu karyawan yang mendapat gaji tetap tiap bulan. Ada sanksi pengurangan gaji jika karyawan berulang kali melanggar aturan yang berlaku pada perusahaan seperti terlambat masuk dan tidak masuk kerja tanpa izin lebih dari 4 kali, Karyawan yang termasuk di dalamnya adalah karyawan staf.2. Karyawan borongan, yaitu karyawan yang diberi upah sesuai dengan satuan pekerjaan yang dihasilkan. Termasuk karyawan borongan adalah karyawan bagian produksi, penjemuran dan packing. Karyawan bagian produksi dan produksi. Tiap kwintal dihargai sebesar 32.500,00 yang akan dibagi-bagi sesuai dengan pembagian kerjanya. Lain lagi dengan bagian packing. Bagian ini upah diberikan berdasarkan jumlah ball yang dihasilkan, dimana tiap ball dinilai sebesar Rp. 700,00. Satu ball sohun memiliki berat 1.1 - 2 kg tergantung pesanan, dengan jumlah gulung tiap ball berbeda-beda untuk tiap standar unit produksi, misalnya 120 unting dalam satu ball.

Prosedur perekrutan karyawan PD. Mujur Jaya sangat sederhana dan sedikit berbeda dengan perusahaan lain. Karyawan direkrut tanpa mempertimbangkan jenjang pendidikan. Hanya untuk posisi-posisi tertentu saja jenjang pendidikan dipertimbangkan. Syarat umum yang hams dipenuhi untuk menjadi karyawan di perusahaan ini yaitu:1. Memiliki minat yang kuat terhadap pekerjaan yang akan dilakukan,2. Jujur dan tekun dalarn bekerja,3. Taat dalam menjalankan perintah agama.Sebagai upaya untuk meningkatkan fungsi dan kesejahteraan karyawan, perusahaan memberikan berbagai fasilitas dan tunjangan. Fasilitas dan tunjangan ini dibedakan menjadi dua yaitu berdasarkan prestasi dan tanpa syarat. Fasilitas dan tunjangan berdasarkan prestasi diberikan pada karyawan yang berprestasi dan berdedikasi terhadap perusahaan, berupa hadiah atau penghargaan. Fasilitas dan tunjangan tanpa syarat diberikan kepada seluruh karyawan tanpa memandang prestasinya, diantaranya:1. Tunjangan kesehatanTunjangan ini berupa penggantian uang periksa dan pembelian obat yang berlaku bagi keluarga karyawan. Karyawan laki-laki memperoleh tunjangan kesehatan untuk istri dan dua orang anak, sedangkan karyawan perempuan hanya memperoleh tunjangan untuk dua anaknya saja.2. Biaya pendidikanBagi karyawan yang telah bekerja selama satu tahun dan masih mempunyai anak yang masih sekolah di SMP akan diberikan beasiswa pengganti SPP.3. MakanBagi karyawan bulanan/tetap dan karyawan bagian produksi akan mendapat makan tiga kali, sedangkan untuk karyawan bagian packing hanya akan mendapatkan makan siang saja. Selain itu semua karyawan mendapatkan beras masing-masung 5 kg setiap tiga bulan sekali.4. Simpan pinjamPD. Mujur Jaya sudah mempunyai koperasi yang melayani simpan pinjam. Pinjaman dapat diambil oleh karyawan maksimal Rp. 3.000.000 dengan bunga sebesar 1 persen.5. JamsostekJamsostek merupakan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dengan tujuan memberikan keamanan kepada pekerja pada saat bekerja di perusahaan.6. KendaraanFasilitas kendaraan dari perusahaan hanya dapat dibawa oleh karyawan tertentu untuk kepentingan perusahaan.7. Tunjangan hari rayaPD. Mujur Jaya menetapkan hari libur hanya pada 1 Muharram, idul fitri dan idul adha. Tiap 1 Muharram perusahaan memberikan tunjangan pesangon liburan sedangkan pada hari raya idul fitri perusahaan memberikan tunjangan hari raya.

Karyawan bekerja selama 8 jam setiap harinya, mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB dan waktu istirahat selama satu jam dari pukul 12.00 WIB sampai pukul 13.00 WIB. Selama satu minggu baik karyawan tetap maupun karyawan borongan bekerja selama tujuh hari yaitu senin sampai minggu, akan tetapi jika stok sohun masih banyak atau melebihi kapasitas maka produksi dilakukan selama 6 hari dan hari minggu libur. Pada saat musim hujan khususnya jika tidak ada panas atau mendung maka produksi dihentikan dan karyawan diliburkan, sedangkan staf karyawan administrasi dan umum tetap bekerja seperti biasanya. Bila ada halangan, karyawan bisa mengambil cuti secara bergantian.

BAB VPEMBAHASAN DAN ANALISIS5.1 Data Identifikasi Proses Bisnis5.1.1 Proses Bisnis Purchase Order

Gambar 5. 1 Proses bisnis pembelian5.1.2 Proses Bisnis Produksi

Gambar 5. 2 Proses bisnis produksi5.1.3 Data Proses Bisnis Penjualan

Gambar 5. 3 Proses bisnis penjualan

5.2 Rancangan Open ERP5.2.1 Pemilihan ModulDalam membuat sistem informasi terintegrasi pada PD Mujur Jaya, digunakan beberapa modul Open ERP yang diperlukan.

Gambar 5. 4 Modul open ERPModul yang digunakan dalam Open ERP adalah: Warehouse Management Sales Management Purchase Management Accounting and Finance MRP Employee Directory

1. Modul Warehouse ManagementModul ini digunakan untuk mengatur barang yang ada pada gudang yaitu raw material dan produk jadi mie soun. Modul warehouse management dioperasikan oleh kepala bagian pergudangan di PD Mujur Jaya 2. Modul Sales ManagementModul ini digunakan untuk mengatur order penjualan produk dari konsumen. Modul sales management di operasikan oleh Manajer Penjualan di PD Mujur Jaya.3. Modul Purchase ManagementModul ini digunakan untuk mengatur proses pembelian raw material, termasuk jumlah dan biaya yang digunakan untuk melakukan pembelian raw material ke supplier. Modul purchase management dioperasikan oleh bagian pengadaan PD Mujur Jaya.

4. Modul Accounting & FinanceModul ini digunakan untuk mengatur transaksi keuangan yang meliputi aliran keuangan masuk dari proses penjualan dan keluar dari proses pengadaan. Modul accounting & finance dioperasikan oleh manajer keuangan PD Mujur Jaya.5. Modul MRPDalam modul MRP terdapat pengaturan dalam proses produksi, diantaranya penjadwalan produksi, data data mengenai Bill of Material dan Routing pembuatan produk.6. Modul Employee DirectoryModul ini digunakan untuk mengatur data-data karyawan juga departemen-departemen yang bernaung di bawah perusahaan.5.3 Implementasi ERP5.3.1 Purchase OrderOrder pembelian di PD Mujur Jaya dilakukan jika stok persediaan bahan baku di gudang hampir habis sehingga harus dilakukan pengisian kembali bahan baku di gudang untuk kelancaran proses produksi. Purchase order pertama yang dilakukan bagian pengadaan adalah membeli pati sagu yang merupakan bahan baku utama pada pembuatan sohun. Bagian warehouse akan memberikan perintah ke bagian purchasing untuk melakukan pemesanan pati sagu ke supplier.

Gambar 5. 5 Stok gudang kosongPada gambar diatas diketahui bahwa stok bahan baku digudang habis, maka bagian warehouse akan memberikan perintah ke bagian purchase untuk melakukan pemesanan bahan baku ke supplier.

Gambar 5. 6 Purchase orderSetelah bagian purchase melakukan order pemesanan bahan baku ke supplier, selanjutnya laporan pemesanan atau invoice akan didapat oleh bagian accounting. Bagian accounting bertugas untuk melakukan validasi apakah pemesanan yang akan dilakukan sudah sesuai dengan kebutuhan. Setelah invoice tervalidasi bagian accounting melakukan pembayaran transfer kepada supplier.

Gambar 5. 7 Draft invoice

Gambar 5. 8 Pembayaran invoicePembayaran dilakukan melalui transfer, setelah accounting melakukan pembayaran, maka status di Open ERP akan menunjukkan invoice telah terbayar.

Gambar 5. 9 Supplier invoiceSupplier invoice merupakan tanda bukti hasil pembayaran yang didapatkan dari supplier sebagai bukti hasil pembayaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Setelah hasil pembayaran selesai dilakukan maka pesanan dapat langsung dikirimkan ke PD Mujur Jaya.Selanjutnya bagian pengadaan sebagai pihak pemesan barang mempunyai hak untuk mengecek kondisi pati sagu yang telah dipesan, jika kondisi pati sagu sesuai dengan pesanan maka barang dapat lolos pengecekan dan masuk ke gudang.

Gambar 5. 10 Proses pengecekan barangBagian gudang bertugas untuk mengupdate apakah pati sagu yang telah dikirim sudah di masukkan ke gudang atau belum, jika sudah maka status pesanan berubah menjadi tansfered.

Gambar 5. 11 Transfer barang ke gudangMaka secara otomatis sistem ERP langsung mengupdate jumlah persediaan di gudang. Proses pengadaan bahan baku yang lain seperti kalium hipoklorit, sumbo dan hakkol juga dilakukan untuk ketersediaan bahan baku untuk proses produksi.

Gambar 5. 12 Update gudang setelah pemesanan5.3.2 ProductionProses produksi dilakukan oleh bagian produksi, dimana di PD Mujur Jaya terdapat 7 unit produksi yang aktif dalam melakukan produksi sohun. Operator modul manufacturing dalam Open ERP diberikan kepada kepala unit masing masing untuk mengontrol proses produksi berjalan dan terupdate dengan baik agar integrasi seluruh unit dapat terupdate secara real time.

Gambar 5. 13 Pembuatan manufacturing orderProses produksi dimulai dengan melakukan manufacturing order. Manufacturing order di perusahaan PD Mujur Jaya akan dilakukan 4 kali dalam sehari sesuai dengan waktu yang tersedia.

Gambar 5. 14 Pengecekan ketersediaan barangSistem ERP akan secara otomatis mendeteksi bahan baku apa saja yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Karena dalam sistem ERP telah ditentukan Bill of Material dan Routing proses produksi.

Gambar 5. 15 Konfirmasi produksiKonfirmasi manufacturing order diperlukan untuk menentukan apakah ketersediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan produk jadi yang akan dibuat.

Gambar 5. 16 Production orderProduction order menjelaskan detail produksi yang digunakan sebagai perintah melakukan produksi.5.3.3 Sales OrderSetelah proses produksi selesai maka sohun siap untuk dijual, proses penjualan dilakukan melalui customer order. Admin yang memegang modul sales adalah bagian penjualan. Dengan Open ERP pencatatan penjualan dapat dilakukan secara otomatis dan real time sesuai dengan barang jadi yang ada di gudang jadi dapat meminimalisasi kesalahan dalam penghitungan.

Gambar 5. 17 Memasukkan Sales orderMemasukkan order penjualan ke dalam sistem, setiap order yang masuk akan masuk ke sistem ERP agar dapat terkoneksi dengan bagian gudang untuk mengalokasikan jumlah sohun yang tersedia di gudang untuk di kirim ke konsumen.

Gambar 5. 18 Draft sales orderSetelah membuat order, maka draft invoice akan tercetak untuk diberikan kepada bagian keuangan. Draft invoice yang dicetak oleh bagian penjualan akan di validasi oleh bagian keuangan untuk memastikan pesanan sohun.

Gambar 5. 19 Invoice sales orderInvoice yang telah di validasi kemudian akan dikirimkan ke konsumen yang membeli produk untuk memberitahu pembayaran yang harus dilakukan.

Gambar 5. 20 Pembayaran InvoiceSetelah konsumen melakukan pembayaran maka bagian accounting akan merubah status pesanan pelanggan menjadi terbayar dan sohun siap untuk dikirim.

Gambar 5. 21 Transfer barang ke komsumenProses pengiriman dilakukan oleh bagian gudang yang juga mempersiapkan berapa jumlah yang harus dikirimkan sesuai dengan pesanan pelanggan.

Gambar 5. 22 Transfer barang di gudang setelah pengirimanSistem ERP secara otomatis mengurangi stok di gudang sesuai dengan pengurangan dari hasil penjualan sohun.

5.3.4 Laporan perusahaanSetiap proses dan kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan berupa proses input barang, pembelian, serta penjualan akan dapat dilihat di sistem ERP perusahaan. Laporan perusahaan dibuat oleh bagian accounting melalui Jurnal Entries di Open ERP.

Gambar 5. 23 Jurnal Entries 1

Gambar 5. 24 Jurnal Entries 2Dengan adanya Jurnal Entries ini akan memudahkan bagian accounting untuk melakukan pembuatan laporan dan melakukan pengecekan terhadap setiap proses dan kegiatan yang telah dilakukan.

5.3.5 Chart of AccountChart of Account adalah suatu daftar atau tabel akun yang dibuat dan disusun secara sistematis, didalamnya tersusun unsur-unsur kode akun atau nama akun yang sudah dikelompokkan sebelumnya.

Gambar 5. 25 Chart of AccountFungsi Chart of Account adalah untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga dapat diproses dengan mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan tersebut tersusun rapi.5.4 Analisis UsulanPenggunaan sistem ERP pada PD Mujur Jaya dengan menggunakan Open ERP merupakan altenatif yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi proses kerjanya. Dengan menggunakan sistem ERP proses pendataan dan proses bisnis perusahaan dapat berjalan mudah, terstruktur dan terintegrasi.

Tabel 5. 1 Perbandingan Open ERP dengan manualERPManual

PengadaanProses pengadaan barang dilakukan berdasarkan stok bahan baku di gudang jadi tidak akan terjadi masalah kekurangan stok atau bahan baku yang menumpuk. Pencatatan sudah otomatis pada open ERP.Proses pengadaan dilakukan tidak memperhatikan stok bahan baku yang ada di warehouse, dan pendataan pada laporan pemesanan dilakukan secara manual di buku.

ProduksiProses produksi berjalan berdasarkan manufacturing order yang memperhatikan stok bahan baku di gudang dan waktu prosesnya sehingga proses produksi dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.Proses produksi berjalan sendiri-sendiri sesuai dengan kemauan dari mandor di setiap unit produksi sehingga proses produksi tidak optimal.

PenjualanPada proses penjualan pencatatan pesanan konsumen dapat direkap secara rapi dan real time oleh sistem ERP jadi dipastikan tidak ada data yang hilang atau tidak tercatat.Pencatatan data konsumen dilakukan manual pada buku tulis sehingga akan merepotkan karyawan dan dapat terjadi hilangnya data atau data yang tidak tercatat.

BAB VIPENUTUP6.1 KesimpulanKesimpulan yang dapat diperoleh dari Kuliah Kerja Industri ini adalah: Dengan penerapan sistem informasi menggunakan open source Open ERP pada PD Mujur Jaya akan mempermudah perusahaan untuk dapat mengatur proses bisnis pada proses pembelian, produksi dan penjualan dapat terintegrasi dengan baik. Dengan penerapan sistem informasi terintegrasi menggunakan Open ERP pada PD Mujur Jaya maka perusahaan dapat melakukan proses pendataan pada seluruh proses bisnisnya secara otomatis, akurat dan real time dimana sebelumnya masih menggunakan sistem pencatatan manual.6.2 SaranSaran yang dapat diberikan setelah melakukan Kuliah Kerja Industri antara lain: PD Mujur Jaya dapat menggunakan berbagai usulan yang telah diberikan oleh penulis. Diperlukan pengembangan dan penelitian lebih lanjut untuk dapat mengimplemtasikan ERP dalam perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Newman, Donald. 1990. Engineering Economic Analysis, Binarupa Aksara. Jakarta.Parthasarathy, 2007. Enterprise Resource Planning A Managerial and Technical Perspective. Madurai: Ltd. Publisher.Pinckaers, Gardiner. 2011. Open ERP, a Modern Approach, to Integrated Business Management.43