analisis penerapan sistem akuntansi%0d%0apiutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern...

ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS

SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN

(Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance - FIF)

SKRIPSI Diajukan untuk menempuh ujian sarjana

Pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

MARIZKY PUTRI ANDRIYANI NIM: 0410323086

UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

KONSENTRASI MANAJEMEN KEUANGAN 2008

PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI

Saya menyatakan dengan sebenar – benarnya bahwa sepanjang pengetahuan saya,

di dalam naskah skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh

pihak lain untuk mendapatkan karya atau pendapat yang pernah ditulis atau

diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini

dan disebut dalm sumber kutipan dan daftar pustaka.

Apabila ternyata di dalam naskah skripsi ini dapat dibuktikan terdapat unsur –

unsur jiplakan, saya bersedia skripsi ini digugurkan dan gelar akademik yang telah

saya peroleh (S-1) dibatalkan, serta diproses sesuai dengan peraturan perundang –

undangan yang berlaku (UU No. 20 Tahun 2003, Pasal 25 ayat 2 dan pasal 70)

Malang, April 2008

Marizky Putri Andriyani NIM : 0410323086

i

RINGKASAN

Marizky Putri Andriyani, 2008, Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas Sebagai Alat Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance – FIF). Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si, Dr. Siti Ragil Handayani, M. Si, 96 Halaman + viii.

Tujuan yang ditetapkan dalam perusahaan dapat tercapai apabila aktivitas –

aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar, untuk menjamin kelancaran aktivitas perusahaan diperlukan suatu informasi yang tepat, jelas dan dapat dipercaya. Informasi digunakan oleh pihak intern dalam rangka mengambil suatu keputusan dan perumusan kebijakan manajemen. Selain itu informasi juga digunakan oleh pihak ekstern seperti kreditur, investor kaitannya dengan kepentingan mereka. Agar diperoleh informasi yang dapat dipercaya, sistem akuntansi dapat dijadikan solusi untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas – aktivitas perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing. Maka dari itu sistem informasi akuntansi piutang dan penerimaan kas merupakan aktivitas penting diantara aktivitas lainnya karena memberikan kontribusi pendapatan dan mudah diselewengkan, untuk menghindari adanya penyelewengan diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang efektif dengan memperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern. Berbagai kemudahan ditawarkan PT. FIF, seperti syarat kredit yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka waktu kredit.PT. FIF juga memiliki nama yang sudah dikenal diantara perusahaan – perusahaan leasing lainnya. Berdasarkan uraian tersebut dimungkinkan PT. FIF sudah memakai sistem akuntansi yang baik serta upaya yang dilakukan untuk meningkatkan pengendalian intern.

Landasan teori yang digunakan dalam penulisan ini adalah sistem akuntansi, sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas, sistem pengendalian intern.

Jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek pemelitian. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif pendekatan studi kasus dengan fokus penelitian pada struktur organisasi, formulir yang digunakan, prosedur sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas.

Berdasarkan hasil analisis, PT. FIF terdapat kelemahan pada struktur organisasi, formulir yang digunakan seperti kwitansi, kelemahan pada prosedur piutang dan penerimaan kas. Kelemahan – kelemahan tersebut dapat diminimalisir dengan memberikan saran perbaikan terhadap pemisahan bagian dalam struktur organisasi, perbaikan formulir yang digunakan dan keefisienan dalam pelaksanaan prosedur piutang dan penerimaan kas.

ii

KATA PENGANTAR

Kiranya tiada kata yang patut diucapkan selain syukur Alhamdulillah

kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat, hidayah dan

ridhoNya. Sholawat serta Salam selalu tertujukan kepada Nabi Besar Muhammad

SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul :

“ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN

PENERIMAAN KAS SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN ( Studi

Kasus pada PT. Federal Internasional Finance – FIF )”.

Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu syarat guna mendapatkan gelar

sarjana pada Fakultas Ilmu Administrasi Malang.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak lepas dari

bantuan pihak lain. Untuk itu perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima

kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Suhadak, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya.

2. Bapak Dr. Kusdi, D.E.A selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Fakultas

Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

3. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Administrasi

Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

4. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si selaku Dosen Pembimbing I yang telah

meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang

bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi.

5. Ibu Dr. Siti Ragil Handayani,M. Si selaku Dosen Pembimbing II yang telah

meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang

bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi.

6. Bapak Rezha Putra Perdana, S. Com selaku Sub Department Head Collection

and Recovery yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan

bimbingan serta nasehat yang bermanfaat bagi penulis dalam menyusun

skripsi.

iii

7. Bapak Andry Wahyudianto (alm) dan ibu Sri Purnami, S. Pd selaku orang tua

penulis, yang tiada henti – hentinya selalu memberikan doa, dukungan dan

semangat hingga terselesainya skripsi ini.

8. Kakakku dan adikku yang juga selalu membantu dan memberi semangat

hingga terselesainya skripsi ini.

9. “Mas”ku yang selalu memberi dukungan dan semangat dari awal penyusunan

skripsi sampai terselesainya skripsi ini.

10. Teman – temanku angkatan 2004 genap khusunya kelas E dan juga teman –

teman seperjuanganku (Erni, Grina, Putri, Fero, Farah).

Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak terlepas dari kekurangan, oleh

karena itu demi kesempurnaan skripsi ini, saran dan kritik yang sifatnya

membangun sangat penulis harapkan. Semoga karya skripsi ini bermanfaat dan

dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi semua pihak yang membutuhkan.

Malang, April 2008

Penulis.

iv

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .............................................................................. B. Rumusan Masalah ......................................................................... C. Tujuan Penelitian ........................................................................... D. Kontribusi Penelitian ..................................................................... E. Sistematika Pembahasan ...............................................................

1 3 4 4 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi ..........................................................

1. Pengertian Sistem ..................................................................... 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................................... 3. Pengertian Prosedur Akuntansi ................................................ 4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi ...............

B. Sistem Akuntansi Piutang ............................................................. 1. Pengertian Piutang ................................................................... 2. Prosedur Pencatatan Piutang .................................................... 3. Pengendalian Piutang ...............................................................

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................................ 1. Pengertian Kas ......................................................................... 2. Bentuk Penerimaan Kas .......................................................... 3. Cara Penerimaan Kas .............................................................. 4. Fungsi Yang Terkait ................................................................ 5. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ............

D. Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas pada Perusahaan Pembiayaan (Leasing) ................................................................... 1. Sistem Akuntansi Piutang ....................................................... 2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ..........................................

E. Sistem Pengendalian Intern ........................................................... 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ................................... 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ......................................... 3. Unsur Pokok Pengendalian Intern ................................... 4. Lingkungan Pengendalian Intern .............................................

6 6 7 8 9 10 10 11 13 18 18 18 20 20 21

23 24 28 30 30 31 32 36

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian .............................................................................. B. Fokus Penelitian ............................................................................ C. Pemilihan Lokasi dan Situs Penelitian .......................................... D. Sumber Data .................................................................................. E. Pengumpulan Data ........................................................................ F. Instrumen Penelitian ...................................................................... G. Analisis Data .................................................................................

38 39 40 40 41 41 42

v

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian ....................................... B. Penyajian Data ...............................................................................

1. Sejarah Perusahaan .................................................................. 2. Tujuan dan Kegiatan Usaha ..................................................... 3. Struktur Organisasi .................................................................. 4. Sistem Akuntansi Piutang pada PT. FIF Jakarta ......................

a. Fungsi Yang Terkait ........................................................... b. Sistem Akuntansi Piutang ..................................................

5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF Jakarta ........ a. Fungsi Yang Terkait .......................................................... b. Formulir Yang Digunakan ................................................. c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ....................................

1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai ...........................................................................

2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank ............................................................................

3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos ...............................................................................

6. Kebijakan Pengendalian Intern ................................................ C. Analisis dan Interpretasi Hasil Penelitian .....................................

1. Analisis Terhadap Struktur Organisasi .................................... 2. Analisis Terhadap Formulir Yang Digunakan ......................... 3. Analisis Terhadap Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan

Kas ........................................................................................... D. Pemecahan Masalah ......................................................................

1. Struktur Organisasi Yang Disarankan ..................................... 2. Formulir Yang Disarankan ...................................................... 3. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Yang

Disarankan ............................................................................... a. Sistem Akuntansi Piutang ................................................. b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ...................................

1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai Yang Disarankan ..............................................

2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank Yang Disarankan ...............................................

3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos Yang Disarankan ..................................................

44 44 44 45 46 49 49 50 53 53 53 56

56

60

63 68 69 69 69

70 72 72 76

78 78 78

79

85

90

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN ............................................................................. B. SARAN .........................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

95 96

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Flow chart pengolahan dokumen sumber untuk

menghasilkan arsip transaksi piutang harian...........................

12

Gambar 2 Flow chart proses harian pemutakhiran transaksi piutang....... 12

Gambar 3 Flow chart proses pembuatan laporan bulanan transaksi

piutang.....................................................................................

13

Gambar 4 Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui penagih

perusahaan...............................................................................

22

Gambar 5 Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui pos............... 23

Gambar 6 Flow chart sistem akuntansi piutang perusahaan pembiayaan

(leasing)...................................................................................

26

Gambar 7 Flow chart sistem akuntansi penerimaan kas perusahaan

pembiayaan (leasing)...............................................................

29

Gambar 8 Tujuan sistem pengendalian intern.......................................... 31

Gambar 9 Unsur pokok sistem pengendalian intern................................. 35

Gambar 10 Bagan struktur organisasi pada PT.

FIF..........................................................................................

47

Gambar 11 Flow chart sistem akuntansi piutang pada PT. FIF................. 52

Gambar 12 Kwitansi pembayaran pada PT. FIF........................................ 55

Gambar 13 Flow chart penerimaan kas secara tunai pada PT. FIF............ 58

Gambar 14 Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank pada PT.

FIF...........................................................................................

61

Gambar 15 Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos pada PT.

FIF...........................................................................................

65

Gambar 16 Bagan struktur organisasi yang

disarankan................................................................................

75

Gambar 17 Kwitansi yang disarankan........................................................ 77

Gambar 18 Flow chart penerimaan kas secara tunai yang disarankan....... 82

Gambar 19 Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank yang

disarankan................................................................................

87

Gambar 20 Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos yang

disarankan................................................................................

92

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kebutuhan masyarakat kota terhadap kendaraan bermotor khususnya

sepeda motor semakin dibutuhkan, karena alat transportasi sepeda motor

selain harganya lebih murah, sepeda motor juga merupakan kendaraan

bermotor yang fleksibel, mudah menembus jalanan yang padat.

Untuk memenuhi kebutuhannya tersebut disamping kemampuan

bayarnya yang terbatas, saat ini konsumen cenderung senang berbelanja

dengan kredit tanpa harus menyiapkan dana dalam jumlah besar terlebih

dahulu ( www.fifkredit.com ). Oleh karena itu, saat ini banyak bermunculan

perusahaan – perusahaan industri pembiayaan seperti leasing.

Ketergantungan itu terlihat dari penjualan kendaraan bermotor khususnya

merek Honda, dimana sekitar 60% - 70%* dibeli secara kredit melalui

perusahaan leasing (*www.fifkredit.com). Posisi perusahaan leasing adalah

sebagai pendukung produsen untuk menjual produknya di pasar. Dalam hal

ini, perusahaan leasing membantu konsumen mendapatkan kebutuhannya

dengan mudah dan aman.

Berbagai kemudahan ditawarkan perusahaan leasing, seperti syarat kredit

yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara

online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan

asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka

waktu kredit.

Dipastikan industri pembiayaan masih tetap meledak sampai beberapa

tahun ke depan selama pemerintah tidak memiliki regulasi pasti yang

mengaturnya. Sebab, pengajuan kredit melalui jasa pembiayaan lebih mudah

daripada melalui perbankan, yang biasanya sejumlah syarat tidak bisa

dipenuhi konsumen. Selain itu, perusahaan pembiayaan semakin agresif

bekerjasama dengan produsen barang untuk menjual produk dengan cara

kredit dan leasing. ( www.fifkredit.com )

Untuk kepentingan dan sebab-sebab di atas, maka dalam pengertian guna

perencanaan strategi dan pengendalian manajemen, sistem pengendalian

2

intern sangat berfungsi. Informasi yang teliti, tepat waktu, jelas dan dapat

dipercaya adalah sangat penting guna sebagai dasar perencanaan strategi dan

pengendalian manajemen. Informasi dengan sifat-sifat yang diperlukan di

atas, dihasilkan oleh adanya sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem

informasi yang dirancang sedemikian rupa sejak perusahaan tersebut berdiri,

akan berpengaruh terhadap sistem pengendalian intern yang ada.

Sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur yang perlu

dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan tanggung jawab

terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi

serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam

organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang

memiliki wewenang untuk menyetujuinya transaksi tersebut. Oleh karena itu

dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang

untuk otorisasi atas terlaksanaya setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat

pelaksanaannya tidak akan berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan

tidak terdapat praktek yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga

karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur.

Di dalam sistem akuntansi yang baik terdapat cara-cara pengawasan

yang dapat berjalan dengan sendirinya dimana melalui sistem dan prosedur

tertentu, hasil pelaksanaan suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain

melalui berbagai laporan yang sampai ke tangan manajemen.

Internal check merupakan hakikat dari sistem akuntansi, manajemen

bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan mengawasi jalannya

sistem akuntansi. Sistem apapun, bagaimanapun baik dasarnya, tetapi bila

tidak disertai dukungan dari yang melaksanakannya akan menjadi sia-sia.

Sistem akuntansi yang baik hendaknya dapat merangkum prinsip-prinsip

dan teknik pengendalian intern, yang salah satu atributnya agar informasi

yang disajikan dapat dipercaya kebenarannya. Dan perlu diperhatikan juga

bahwa resiko dan kemungkinan kecurangan berbeda-beda sekali menurut

jenis dan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.

3

Sistem Akuntansi Piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang

perusahaan para debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan

kredit, penerimaaan kas dari debitur. Penerimaan kas merupakan sesuatu baik

berupa uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima

sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.

Sistem yang baik sangat membantu usaha-usaha pengendalian, karena

mekanisme internal check akan terlaksana dengan sendirinya selama

kegiatan-kegiatan perusahaan berlangsung. Dengan demikian dapat

mengurangi resiko terjadinya kesalahan, pemborosan, dan usaha-usaha

kecurangan.

Di dalam perusahaan leasing untuk mengurangi terjadinya resiko

kesalahan, pemborosan, dan usaha – usaha kecurangan, maka bagian Credit

Marketing Officer harus benar – benar teliti dalam memberikan informasi

kelayakan kredit dan melakukan pengecekan dokumen para calon nasabah

yang berupa KTP, Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll.

Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada

perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai

laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam

pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing.

Berdasarkan seluruh penjelasan di atas maka penulis merasa tertarik

melakukan penelitian tentang bagaimana Sistem Akuntansi Piutang dan

Penerimaan Kas yang dapat menunjang pengendalian intern yang dilakukan

oleh PT. FIF dengan judul Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang

dan Penerimaan Kas sebagai Alat Pengendalian Intern .

B. Rumusan Masalah

Dalam penelitian ini peneliti sudah merumuskan beberapa masalah yang

akan diteliti, yaitu:

1. Bagaimana sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang

diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF)?

2. Apakah penerapan sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas,

menunjang pengendalian intern?

4

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini antara lain:

1. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas

yang diterapkan PT. Federal Internasional Finance (FIF).

2. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas

yang efektif bagi pengendalian intern.

D. Kontribusi Penelitian

Kontribusi dari penelitian ini, anatara lain:

1. Kontribusi Praktis

Bagi obyek penelitian diharapkan dapat memberikan informasi yang

dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam penentuan kebijakan

akuntansi khususnya yang berkaitan tentang sistem pengendalian

intern.

2. Kontribusi Teoritis

Sebagai karya ilmiah, hasil penelitian ini diharapkan berguna untuk

menambah pengetahuan dan dapat menjadi dasar penelitian

selanjutnya.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan, dalam bab ini meliputi latar belakang masalah,

rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika

penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka, dalam bab ini terdapat teori yang relevan

dengan penelitian yang dilakukan. Yang artinya akan menjelaskan

mengenai landasan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang

akan dianalisa. Dimana landasan teori ini selanjutnya akan digunakan

sebagai dasar untuk menganalisa dan memecahkan masalah yang mungkin

timbul.

Bab III Metode Penelitian, akan menjeaskan rencana dan prosedur

penelitian yang akan dilakukan oleh penulis untuk memperoleh jawaban

yang sesuai dengan permasalahan atau tujuan penelitian.

5

Bab IV Hasil dan Pembahasan, akan membahas mengenai data-data

yang diperoleh yang dapat berupa gambaran umum perusahaan, hasil

penelitian yang telah dilakukan mengenai penerapan sistem akuntansi

piutang dan penerimaan kas, sebagai alat pengendalian intern dalam

prosedur pemberian kredit yang meliputi analisa struktur organisasi,

analisa sistem wewenang dan prosedur dalam pemberian kredit, analisa

terhadap praktik-praktik yang sehat, dan analisis terhadap mutu karyawan.

Bab V Penutup, meliputi kesimpulan dan saran yang akan membahas

kesimpulan secara umum maupun khusus mengenai pembahasan kasus

yang berhubungan dengan permasalahan. Disini juga akan disajikan

mengenai saran-saran yang berhubungan dengan hasil analisa penulis.

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (2001, h.2), sistem adalah sekelompok unsur yang

erat hubungannya antara yang satu dengan yang lain, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Bodnar

dan Hopwood (1996) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia

dan peralatan yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut

Baridwan (1998, h.3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang

menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama di

perusahaan. Menurut Simamora (2000, h.176), sistem adalah seperangkat

peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas

tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Dari definisi-definisi di atas dapat dirinci lebih lanjut mengenai

pengertian sistem secara umum yaitu:

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang

lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk

subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sstem yang

bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta

kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem

bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja sama

satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan

tertentu.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat

disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas jaringan prosedur yang dibuat

menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

7

Sistem juga dibuat untuk menangani sesuatu yang terjadi berulang kali

atau yang secara rutin terjadi.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Zaki Baridwan dalam

bukunya Sistem Informasi Akuntansi (1998, h.4) adalah Sistem Informasi

Akuntansi sebagai formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,

dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu

kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam

bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi

usahanya dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang

saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil

operasi.

Definisi lain dikemukakan oleh Mulyadi (2001, h.3), Sistem Akuntansi

adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan

menurut Samsul dan Mustofa (1992, h.52), Sistem Akuntansi merupakan

kumpulan elemen-elemen akuntansi yang saling berkaitan untuk mencapai

tujuan memperoleh informasi kuantitatif, terutama bersifat keuangan

mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk

pengambilan keputusan-keputusan ekonomi, dan untuk mengurus, menjaga,

mengamankan kekayaan perusahaan.

Krismiaji (2002, h.219), juga menerangkan Sistem Akuntansi terdiri

atas metoda dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan,

merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan

transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva

dan kewajiban yang terkait.

Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi

pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku

pembantu, serta laporan. Dan dari berbagai definisi tersebut dapat

disimpulkan bahwa:

8

a. Sistem Akuntansi merupakan metode dan catatan yang ditetapkan

untuk mengidentifikasikan, merangkai, menganalisis, menggolongkan,

mencatat prosedur-prosedur, formulur-formulir dan catatan-catatan

akuntansi yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi

keuangan.

b. Sistem Akuntansi menghasilkan informasi yang digunakan untuk

kepentingan intern maupun ekstern perusahaan, yang memudahkan

pemakai dalam usaha pengambilan keputusan dan pengelolaan

perusahan, serta untuk menjaga dan mengamankan harta kekayaan

perusahaan.

c. Sistem Akuntansi merupakan suatu alat yang dipakai untuk

mengorganisir, mengumpulkan, dan mengikhtisarkan perusahan di

mana para pegawai, kegiatan-kegiatan organisasi dapat disatupadukan

sedemikian rupa agar pengawasan dapat dijalankan dengan sebaik-

baiknya.

3. Pengertian Prosedur Akuntansi

Supaya dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem

yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem

akuntansi, maka perlu dibedakan antara pengertian sistem dan pengertian

prosedur.

Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan kerani (klerikal) biasanya

melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk

menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi

perusahaan yang sering terjadi. Zaki Baridwan (1998, h.3).

Definisi lain juga diungkapkan oleh Mulyadi, prosedur adalah urutan

kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu

departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara

seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Mulyadi (2001,

h.5).

9

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem dapat

terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan

kegiatan klerikal yang terjadi berulang-ulang.

4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Dalam bukunya, Mulyadi (2001, h.19) diuraikan empat tujuan umum

pengembangan Sistem Akuntansi, yaitu:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru

didirikan (suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda

dengan usaha yang telah dijalankan selama ini). Perusahaan manufaktur

baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap.

Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini

belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi

yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru.

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya.

Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi

kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian

maupin struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini

kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,

sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan

dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan

struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.

Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu

organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk

memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga

pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayan organisasi dapat

dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula

10

ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang

dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat

biaya. Informasi merupakan barang informasi. Untuk memperolehnya

diperlukan sumber ekonomi yang lainnya. Oleh karena itu dalam

menghasilkan informasi dipertimbangkan besarnya manfaat yang

diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk

memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding

dengan manfaat yang diperoleh, maka sistem yang sudah ada perlu

dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi

penyediaan informasi tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem akuntansi adalah

untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,

memperbaiki yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, memperbaiki

pengendalian intern dan pengecekan intern dan mengurangi biaya klerikal

dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

B. Sistem Akuntansi Piutang

1. Pengertian Piutang

Dalam usaha untuk meningkatkan atau memperbesar volume

penjualan, banyak perusahaan menjual produknya secara kredit. Penjualan

kredit tidak dapat dengan segera menghasilkan penerimaan kas, tetapi

menimbulkan piutang pelanggan dan barulah pada hari jatuh tempo terjadi

aliran kas masuk (cash inflow) yang berasal dari piutang tersebut.

Beberapa ahli memberikan batasan yang berbeda mengenai piutang

meskipun demikian perbedaan tersebut bukan merupakan perbedaan yang

prinsip.

Menurut Bodnar dan Hopwood (1996, h.272), piutang dagang adalah

uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau

jasa yang telah kita berikan kepadanya. Ada juga pendapat yang

11

dikemukakan oleh Gitosudarmo dan Basri (1995, h.83), piutang merupakan

aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari

dilaksanakannya politik penjualan kredit.

Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt (1995, h.415), piutang

adalah klaim terhadap pelanggan dan yang lain atas uang, barang atau jasa.

Dari berbagai pendapat tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa

pada dasarnya piutang adalah aktiva yang menunjukkan sejumlah tagihan

kepada pihak lain sebagai akibat penjualan barang atau jasa secara kredit

dengan ketentuan tertentu, dimana pembeli diharapkan memenuhi

kewajibannya sesuai dengan waktu yang ditentukan.

2. Prosedur Pencatatan Piutang

Menurut Mulyadi (2001, h.261), pencatatan piutang dapat dilakukan

dengan salah satu dari metode berikut ini:

1. Metode konvensional

2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan

piutang.

3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping).

4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.

Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang

menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber

yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di- posting setiap

hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem-sistem

komputer dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file)

dan arsip induk (master file). Pencatatan piutang yang dilakukan secara

harian disajikan pada gambar 1. Secara harian pula, arsip transaksi

digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang seperti yang

disajikan pada gambar 2. Secara periodik, misalnya setiap bulan, arsip

induk piutang digunakan untuk menghasilkan berbagai macam laporan

bagi manajemen, seperti yang disajikan pada gambar 3.

12

Gambar 1. Pengolahan dokumen sumber untuk menghasilkan arsip

transaksi piutang harian (Daily Account Receivable

Transaction File)

Gambar 2. Proses Harian Pemutakhiran (Updating) Arsip Induk Piutang

Faktur Penjualan

Memo Kredit, Adjustment,

Bukti kas masuk

Terminal

Terminal

Terminal

Edit and log transaction program

Arsip transaksi piutang

Control information report

Arsip transaksi piutang

Arsip induk piutang

Up date Master File

Program

Up date Arsip induk piutang

Arsip transaksi Piutang

Laporan Penyimpangan

Laporan Pengolahan Piutang H i

13

Gambar 3. Proses Pembuatan Laporan Bulanan

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h. 270-271)

3. Pengendalian piutang

Piutang merupakan unsur yang penting dalam neraca perusahaan, oleh

sebab itu apabila perusahaan memberikan kredit harus melalui prosedur

yang benar, pengawasan yang cukup serta berbagai kebijakan untuk

keberhasilan perusahaan.

Untuk mencapai hasil optimum, maka perusahaan memerlukan

informasi dan analisa kredit yang tepat. Ada empat masalah pokok yang

perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum mengeluarkan kredit:

a. Standar kredit

Dijelaskan oleh Lukman (2000, h.256), standar kredit dari suatu

perusahaan didefinisikan sebagai ”kriteria minimum yang harus

dipenuhi oleh pelanggan sebelum mendapatkan kredit”. Selanjutnya J

Fred Weston dan Eugene F. Brigham seperti yang diterjemahkan oleh

Djorban Wahid Rucyat Kosasih (1998, h.476) menyatakan ”standar

kredit perusahaan akan diterapkan untuk menentukan pelanggan yang

Arsip induk piutang

Report Program

Laporan Piutang

Pernyataan Piutang

Laporan Status Piutang yang

Laporan Penjualan menurut Daerah

14

mampu memenuhi syarat umum kredit dan berapa jumlah kredit

maksimum untuk setiap pelanggan”. Menurut Sartono (1999, h.542)

memberikan pengertian bahwa standart kredit adalah salah satu kriteria

yang dipakai perusahaan untuk menyeleksi para langganan yang akan

diberi kredit dan berapa jumlah yang harus diberikan.

Dengan demikian dapat disimpulakan bahwa standart kredit dari

suatu perusahaan adalah salah satu kriteria minimum yang harus

dipenuhi oleh para langganan yang akan diberi kredit dan besarnya

jumlah yang harus diberikan.

Dengan standart kredit tersebut diharapkan dapat mengambil

keputusan dengan tepat kepada siapa dan dalam jumlah berapa kredit

tersebut diberikan.

Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan apabila

perusahaan bermaksud untuk mengubah standart kredit yang

ditetapkan menurut Lukman (2000, h.257) adalah:

1. Biaya-biaya administrasi Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang diterapkan maka berarti lebih banyak kredit yang diberikan dan tugas-tugas yang tidak dapat dipisahkan dengan adanya pertambahan penjualan kredit tersebut juga akan semakin bertambah besar dan sebaliknya. Dengan demikian dapat diperkirakan bahwa perlunakan standart kredit yang lebih ketat akan menguramgi biaya-biaya administrasi.

2. Investasi dalam piutang Diakui atau tidak, penanaman modal dalam piutang mempunyai biaya-biaya tertentu. Semakin besar piutang semakin besar pula biaya-biayanya (Crrying Cost), demikian pula sebaliknya. Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang digunakan maka rata-rata jumlah piutang akan memperkecil rata-rata piutang. Perubahan rata-rata piutang akan dikaitkan dengan perubahan standart kredit disebabkan oleh dua faktor yaitu perubahan volume penjualan dan perubahan dalam kebijakan pengumpulan piutang. Keduanya akan memperbesar biaya bilamana standart kredit diperlunak dan sebaliknya.

3. Kerugian Piutang (Bad Debt Expenses) Resiko kerugian piutang atau Bad Debt Expenses akan semakin meningkat dengan diperlunaknya standart kredit, dan akan menurun bilamana standart kredit diperketat.

15

4. Volume Penjualan Bilamana standart kredit diperlunak maka diharapkan akan dapat meningkatkan volume penjualan dan sebaliknya.

Menurut Lukman (2000, h.258), keputusan untuk memperlunak

standart kredit yang diberikan maka haruslah membandingkan antara

tambahan keuntungan yang diperoleh dari adanya tambahan penjualan

dengan tambahan biayanya. Apabila tambahan keuntungan lebih besar

maka perlunakan standart kredit dapat dilaksanakan dan apabila

sebaliknya yang terjadi maka tentu saja perusahaan tidak boleh

mengubah standart kredit yang ditetapkan atau dengan perkataan lain

yaitu tetap saja menjalankan standart kredit yang selama ini sudah

diterapkan.

Setelah standart kredit ditetapkan, maka perlu diadakan analisis

untuk menentukan calon pelanggan yang memenuhi standart dan

berapa besar kredit yang diberikan kepada calon pelanggan tersebut.

Penganalisaan menurut calon pelanggan menurut Riyanto (2001,

h.78) disebut dengan istilah ”The Five C’s of Credit” , yaitu

1. Character (kepribadian) Menunjukkan kemungkinan dari langganan untuk secara jujur berusaha memenuhi kewajibannya. Faktor ini sangat penting, karena setiap transaksi kredit mengandung kesanggupan untuk membayar.

2. Capacity (kemampuan) Merupakan pendapat subyektif mengenai kemampuan dari langganan. Hal ini didukung dengan riwayatnya di masa lalu, dilengkapi dengan observasi fisik padapabrik atau toko langganannya.

3. Capital (modal) Diukur oleh posisi finansiil perusahaan secara umum, di mana hal ini ditunjukkan oleh analisis rasio finansiil, yang khususnya ditekankan pada nilai modal dari perusahaan.

4. Colateral (jaminan) Dicerminkan oleh aktiva dari langganan yang dikaitkan atau dijadikan keamanan kredit yang diberikan kepada langganan tersebut.

5. Conditions (kondisi) Menunjukkan pengaruh langsung dari kecenderungan ekonomi secara umum terhadap perusahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang

16

ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan langganan untuk memenuhi kewajibannya.

Sebagai suatu kesatuan, kelima C di atas memegang peranan yang

sangat penting sepanjang hal tersebut dapat menjamin bahwa tidak

ada faktor-faktor penting lain yang dilupakan dalam analisis yang

telah dilakukan.

b. Persyaratan kredit atau credit term

Persyaratan kredit atau Credit Term merupakan persyaratan

pelunasan kredit bagi penerima kredit mengenai jangka waktu yang

diberikan. Credit term secara langsung akan mempengaruhi besarnya

investasi modal pada piutang, maka perusahaan harus

mempertimbangkan dengan baik mengenai batas waktu

pembayarannya maupun kemungkinan pemberian diskon serta

besarnya diskon yang tepat.

Misalnya: 2/10 net 30. Persyaratan ini berarti pembeli akan

menerima potongan tunai sebesar 2% apabila pembayaran kredit

dilakukan paling lama 10 hari (periode potongan tunai) setelah awal

periode kredit, bila tidak maka keseluruhan jumlah utangnya harus

dibayar paling lambat 30 hari (periode kredit) sesudah awal periode

kredit.

Menurut Lukman (2000, h.266) term of credit meliputi tiga

komponen, yaitu:

1. Potongan tunai (Cash Discount)

2. Periode potongan tunai (Cash Discount Period)

3. Periode kredit (Credit Period)

c. Kebijaksanaan penagihan

Kebijaksanaan penagihan (Collection Policy) dari suatu

perusahaan menurut Sawir (2000, h.201) adalah prosedur yang

ditempuh untuk memperoleh pembayaran dari rekening-rekening yang

telah jatuh tempo.

Keberhasilan pengumpulan piutang sangat bergantung pada

kebijaksanaan mengenai penagihan yang dilakukan oleh penagih.

17

Dalam persetujuan piutang ditentukan batas pelunasan, tetapi hal ini

terkadang tidak ditepati oleh penerima kredit dalam batas waktu

pembayaran dengan alasan-alasan tertentu. Apabila hal ini terjadi maka

cara penagihan yang dapat dilakukan melalui:

1. Surat

Apabila batas pelunasan telah dilalui, tetapi piutang belum dilunasi,

maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau

menegur. Apabila surat penagihan pertama belum dipenuhi, maka

dapat dikirim surat berikutnya dengan nada agak keras.

2. Telepon

Kemajuan di bidang telekomunikasi telah banyak menolong dalam

dunia bisnis, telepon dapat digunakan pula sebagai sarana penagihan.

Melalui telepon akan terjadi dialog langsung antar kreditur dan debitur,

sehingga akan diketahui permasalahan secara tepat.

3. Kunjungan personil

Apabila jarak debitur dan kreditur tidak terlalu jauh atau tidak

memerlukan biaya yang tinggi dapat dilakukan kunjungan personil.

Melalui kunjungan personil diharapkan akan lebih membantu

pertemuan antara kreditur dan debitur secara langsung.

4. Tindakan yuridis

Apabila penerima kredit tetap tidak mau melunasi hutangnya walaupun

penagih telah melakukan langkah-langkah di atas maka penagih dapat

melakukan penagihan melalui tindakan hukum dengan mengajukan

gugatan perdata melalui pengadilan.

d. Sumber informasi

Yang dimaksud sumber informasi kredit di sini adalah, suatu informasi

tentang seluk beluk calon penerima kredit yang berguna untuk

menetapkan kebijaksanaan pemberian kredit.

18

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

1. Pengertian Kas

Menurut Soemarso (1996, h.323), kas adalah segala sesuatu (baik

yang berbentuk ung atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan

diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.

Sedangkan pengertian kas yang diungkapkan dalam Prinsip Akuntansi

Indonesia (PAI), yang dikutip oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.278)

adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai

kegiatan umum perusahaan.sehingga dapat disimpulkan bahwa kas

sebenarnya adalah alat pembayaran yang terkadang digunakan untuk

pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sedangkan sistem akuntansi

penerimaan kas merupakan rangkaian prosedur mulai diterimanya kas dari

tangan konsumen, sampai pada pencatatan akuntansinya pada jurnal dan

buku besar.

2. Bentuk Penerimaan Kas

Di dunia usaha dikenal beberapa bentuk pembayaran dari langganan.

Seperti yang dituliskan oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.279-281), bahwa

ada macam-macam bentuk penerimaan kas, antara lain:

1. Penerimaan Berupa Uang Tunai Penerimaan dalam bentuk uang tunai banyak terjadi pada perusahaan-perusahaan kecilterutama yang tidak mempunyai hubungan rekening dengan bank. Adapun kebaikan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Dapat dipakai sebagai alat untuk melakukan transaksi secara

bebas sewaktu-waktu. b. Dengan dana tunai, berkesempatan memperoleh transaksi

spekulatif yang mendapatkan potongan kontan. Sedangkan keburukan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Membuka peluang untuk diselewengkan oleh pemegang kas. b. Membuka peluan untuk dirampok. c. Mempunyai resiko yang lebih tinggi bila waktu setor ke bank,

terhadap penodongan-penodongan di tengah jalan. 2. Penerimaan Berupa Cek

Pada dunia usaha cek dipandang lebih praktis, ringan membawanya, mencegah resiko di jalan bila hilang/penodongan, orang dapat menulis jumlah berapa saja pada lembaran cek. Ada beberapa jenis cek yaitu: a. Cek Kontan

19

Adalah cek yang bertanggal sama dengan tanggal menulisnya dan dapat diuangkan secara tunai. Cek kontan dapat juga dipindah bukukan ke rekening si pembawa.

b. Cek Silang (Crossed Cheque) Cek yang tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan ke rekening atas nama yang tertera pada cek tersebut. Tanda silang tertera pada lembaran cek, dengan memberi tanda garis miring pada sudut kiri atau sudut kanan atas. Ada dua cara pemberian tanda silang, yaitu: 1) Diberi oleh si penarik cek pada saat menulisnya. 2) Diberi oleh si penerima (kasir) pada saat menerima.

Kelengkapan keterangan pada lembaran cek harus dikontrol oleh kasir, yang berpedoman pada prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur ini dapat mencegah resiko: 1) Jika hilang tidak dapat dipergunakan oleh orang lain. 2) Menutup kemungkinan diselewengkan oleh orang intern

(karyawan). 3) Memudahkan kontrol, semua penerimaan dapat diketahui,

karena tidak ada sesuatu pembayaran yang langsung diambilkan dari hasil penerimaan.

c. Cek Mundur Adalah cek yang bertanggal mundur dari tanggal penulisannya. Misalnya cek ditulis , hari ini 26/11/85 tetapi pada lembaran cek diberi tanggal 26/12/85. Berarti cek-cek tersebut mundur satu bulan. Kalau ingin mundur dua bulan (26/01/85), tetapi bila diuangkan sebelum tanggal tersebutmaka Bank akan tetap membayar seketika selama saldonya cukup. Jadi sebenarnya cek mundur kurang berarti, sebab dapat diuangkan sewaktu-waktu tanpa menunggu tanggal jatuh tempo, walaupun dengan resiko hilangnya kepercayaan si penarik kepada si penerima cek.

3. Penerimaan Berupa Giro Biyet Giro Bilyet serupa dengan cek tetapi tidak sama. Giro Bilyet tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan. Giro Bilyet tidak dapat disetorkan sebelum tanggal jatuh tempo yang tertera pada lembaran Giro tersebut. Giro bilyet dapat dibatalkan oleh si penarik sebelum saat jatuh tempo tiba, dengan cara memberitahukan secara tertulis kepada yang bersangkutan. Dari sudut pandang kreditur cek lebih baik daripada giro bilyet, dan dari sudut debitur adalah sebaliknya.

4. Penerimaan Berupa Transfer Bank Bentuk penerimaan ini yang paling aman di banding bentuk yang lain. Hanya saja harus diperhatikan jangan sampai keliru ke rekening orang lain. Untuk itu antara kreditur dan debitur sebaiknya membuat persetujuan terlebih dahulu baik tertulis atau lisan tentang cara-cara melakukan pembayaran. Transfer bank banyak digunakan bila jarak tempat antar kreditur dan debitur sangant jauh, antar kota atau di luar pulau. Tranfer bank dapat

20

dilakukan dengan cara cukup menuliskan pada formulir transfer yang sudah tersedia pada kotak-kotak di ruangan depan bagian operasional. Perusahaan-perusahaan sebagai nasabah bank dapat meminta formulir-formulir tersebut secukupnya. Dengan kemajuan telekomunikasi, transfer dapat dilakukan dengan sangat cepat, dengan telex atau telepon dan clearing.

3. Cara Penerimaan Kas

Adapun beberapa cara penerimaan kas, seperti yang diungkapkan oleh

Narako (2002, h.117) antara lain:

1. Melalui penagihan

Penagihan dapat dilakukan baik oleh juru tagih perusahaan,

maupun oleh bank.

2. Melalui transfer bank

Dalam hal ini pelanggan harus membayar, melakukan pengiriman

uang langsung ke rekening perusahaan. Pelanggan kemudian

mengirimkan fotocopy bukti transfer bank.

3. Melalui pembayaran langsung

Hal ini biasanya terjadi pada penjualan tunai di toko-toko eceran.

4. Melalui pos

Yang dimaksud pengiriman kas melalui pos di sini bukan

pengiriman uang melalui pos wesel, melainkan benar-benar

mengirim cek dengan cara memasukkan cek ke dalam amplop,

kemudian mengirimkannya seperti mengirim surat biasa. Akan

tetapi cara semacam ini tidak lazim digunakan dan bahkan

mungkin dilarang oleh Kantor Pos dan Giro di Indonesia.

Pengiriman cek dengan cara ini hanya berlaku di luar negeri (AS

misalnya).

4. Fungsi Yang Terkait

Menurut Mulyadi (2001, h.487), fungsi yang terkait dalam sistem

penerimaan kas dari piutang adalah:

1. Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cekdan surat pemberitahuan

21

(remittance ad-vice) melalui pos para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

2. Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas peneriman cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas piutang dilaksnakan melalui penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

4. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.

5. Fungsi Pemeriksa Intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi penerimaan

Kas

1) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan

Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas

dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama giro bilyet. Penerimaan kas

dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih

perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penegihan. Penerimaan kas

dari debitur dalam bentuk cek tunai juga memberikan peluang bagi karyawan

perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk

kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih

petusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

22

1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan.

2. Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.

3. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.

4. Bagian Penagihan menyerahan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian

Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada

debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut

dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bang debitur.

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan

dilukiskan pada gambar 4 di bawah ini:

Bagian Penagihan menagih utang ke debitur (2)

Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur (3) Bagian Piutang Menyerahkan Daftar debitur Bagian Penagihan menyerahkan Yang harus Bagian cek atas nama kepada Bagian Ditagih Penagihan Kasa (5) (1) menyerahkan surat Check Clearing pemberitahuan Bagian Kasa menyetorkan (7) dari debitur cek ke bank perusahaan

(4) setelah dilakukan endorsement atas cek tersebut oleh

pejab atasan yang berwenang (6)

Gambar 4. Penerimaan Kas Dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.493)

2) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan

dengan prosedur berikut ini:

1. Bagian Penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.

2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.

Bagian Penagihan

Debitur

Bank Debitur

Bank Perusahaa

n

Bagian Kasa

Bagian Piutang

23

3. Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur.

4. Bagian Sekretariat menyerahkan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian

Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima

pembayaran dari debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut

dilakuakn endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilukiskan pada gambar

Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada

debitur (1)

Debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo (2) Bagian Sekretariat menerima kiriman cek & surat pemberitahuan dari debitur via kantor pos (3)

Bagian Sekretariat menyerahkan Bagian Kas menyetorkan cek ke Check cek kepada Bagian Kasa bank setelah dilakukan endorsement Clearing (4) oleh pihak yang berwenang atas (7) Bagian Sekretariat cek tersebut menyerahkan surat (6) pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5)

Gambar 5. Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos


D. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Perusahaan Leasing

Piutang Usaha (Account Receivable) merupakan asset beresiko yang

mewakili mayoritas aset perusahaan. Pengelolaannya ditangani oleh AR

Departement dengan tujuan:

a. Menjaga kelancaran cash in flow agar perusahaan mampu membayar

biaya operasi, membayar pokok dan bunga pinjaman serta

Bagian Penagihan Debitur

Bagian Sekretariat

Bank Debitur

Kantor Pos

Bagian Kasa

Bank Penjual

Bagian Piutang

24

menghasilkan laba. Maksimalisasi keuntungan perusahaan karena

tunggakan berarti perusahaan membayar bunga lebih tinggi ke Bank

penyandang dana.

b. Membangun tingkat kesehatan kredit melalui penanganan atas kredit

yang digolongkan kurang lancar.

c. Mencegah terjadinya kredit macet (sebab cost dan effort yang

dikeluarkan untuk menyelesaikan kredit macet / bermasalah lebih besar

daripada upaya pencegahan).

1. Sistem Akuntansi Piutang Perusahaan Pembiayaan (Leasing)

Proses sistem akuntansi piutang perusahaan leasing dimulai dari

Sales Counter Dealer. Sales Counter Dealer menghubungi bagian CMO

perusahaan leasing, lalu memberi data nasabah dan data kredit. Selanjutnya

bagian CMO menyiapkan form perjanjian kredit – blank, lalu mengkontak

nasabah untuk dilakukan survey. Setelah itu bagian CMO melakukan cross

check data nasabah dan memberikan informasi kelayakan kredit. Bila

nasabah dinyatakan layak mengambil kredit, nasabah harus melampirkan

beberapa syarat yaitu, KTP / SIM atau sejenisnya; rekening listrik atau

sejenisnya; rekening tabungan atau sejenisnya; slip gaji; kartu keluarga;

PBB atau sejenisnya; NPWP atau sejenisnya (bila konsumen adalah

perusahaan); bon-bon penjualan atau sejenisnya (bila konsumen adalah

perusahaan). Selanjutnya pengecekan syarat-syarat tersebut dilakukan

kembali oleh bagian CMO perusahaan leasing. Setelah melakukan

pengecekan, lalu bagian CMO menanda tangani laporan analisa dan

mengcross check calon nasabah bila meragukan.

Laporan pengecekan data dari bagian CMO masih harus dicek

kembali oleh bagian CA perusahaan leasing. Setelah data-data tersebut

dicek bagian CA, lalu oleh bagian administrasi perusahaan leasing data

calon nasabah tersebut dientry. Setelah data calon nasabah tersebut dientry

kemudian dilakukan proses kredit, yang mengubah calon nasabah menjadi

nasabah. Selanjutnya dilakukan pengurusan asuransi, pembayaran

kendaraan nasabah dan yang terakhir pembukuan transaksi kredit. Untuk

25

lebih jelasnya dapat digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai

berikut:

28

2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Perusahaan Pembiayaan (Leasing)

Konsumen langsung datang ke perusahaan leasing yang bersangkutan/

bank / dealer untuk melakukan pembayaran. Tetapi bila konsumen

melakukan pembayarannya menunggak, konsumen akan didatangi bagian

penagih perusahaan leasing (dept collector), lalu oleh bagian penagih uang

pembayaran dari konsumen langsung disetorkan ke bank / kasir perusahaan

leasing yang bersangkutan. Jika konsumen yang pembayarannya

menunggak dan ternyata diketahui bahwa konsumen tersebut tidak dapat

melakukan pembayaran, maka perusahaan leasing menarik barang kredit

tersebut dan bagian penagih melaporkan ke bagian reposses, dan oleh

bagian reposses barang tarikan tersebut dikelola untuk dilakukan penjualan

kembali dan uang hasil penjualan kembali tersebut langsung disetorkan ke

kasir perusahaan leasing yang bersangkutan / bank. Untuk lebih jelasnya

dapat digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:

30

E. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Mulyadi (2001:163), menyatakan bahwa sistem pengendalian intern

meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian

dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Krismiaji (2002:218),

pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan

untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat

dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya

kebijakan manajemen.

Samsul dan Mustofa juga menerangkan yang dimaksud dengan

pengendalian intern adalah cara untuk mengatasi pengamanan harta

kekayaan, memperoleh informasi bagi pemimpin, melancarkan operasional

dan dipatuhinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Sedangkan

menurut Baridwan (1998:13), menerangkan pengendalian intern adalah

”Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.”

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian

intern itu adalah kegiatan atau tanggung jawab dari manajemen dalam usaha

mangawasi sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi dan

semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan, yang digunakan di

dalam perusahaan. Menurut Samsul dan Mustofa (1992:73), dari

pengendalian intern tersebut, digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan

yaitu:

a. Mengamankan atau menjaga harta kekayaan.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c. Mendorong efisiensi.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

31

Menjaga kekayaan

Organisasi Tujuan

pengendalian

Mengecek ketelitian intern

dan keandalan data

Tujuan pokok akuntansi

Sistem pengendalian

intern

Mendorong efisiensi

Tujuan

pengendalian

Mendorong dipatuhinya intern

kebijakan manajemen

Gambar 8. Tujuan sistem pengendalian intern


2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi

dua macam, yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting

Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administratif

Control).

a. Pengendalian Intern Akuntansi yang merupakan bagian dari sistem

pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan

organisasi yaitu dengan mencegah usaha-usaha penyelewengan

disengaja yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan

keputusan manajemen serta keandalan data akuntansi yaitu

berhubungan dengan ketelitian dan benarnya data yang diperlukan.

b. Pengendalian Intern Administratif meliputi struktur organisasi, metode

dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong

32

efisiensi dengan melakukan penyempurnaan prosedur serta mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Unsur Pokok Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001, h.165), unsur pokok dalam sistem

pengendalian intern meliputi:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk

untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian

tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada

prinsip-prinsip berikut:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari

fungsi akuntansi.

b. Semua fungsi tidak boleh diberikan wewenang penuh untuk

menyelesaikan seluruh tahap transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan

biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya

transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem

yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya

setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan

menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai

kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang

prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan

baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat

33

dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh

perusahaandalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena

formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan

nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban

terlaksananya transaksi.

b. Pemeriksaan mendadak (Surprised Audit). Pemeriksaan mendadak

dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak

yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam

suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap

kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan

melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan

dari orang atau unit organisasi yang lain. Karena setiap transaksi

dilaksanakan dengan campur tangan dengan pihak lain, sehingga

terjadi internal check setiap pelaksanaan tugas setiap unit

organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan

melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan

secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam

melaksanakan tugasnya sehingga persekongkolan diantara mereka

dapat dihindari.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan

kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi

haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan

digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya

terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan,

diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk

sementara tersebut.

34

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik antara kekayaan dengan

catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek

ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik

harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi anatara kekayaan

secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan

kekayaan tersebut.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektifitas

unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi

ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar

efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern harus

tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi

akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada

manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas

intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas unsur-unsur

sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan

terjamin ketelitian dan keandalannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan

prosedur pencatatannya, serta berbagai cara yang diciptakan untuk

mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada

manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan karyawan yang

kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh:

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh

pekerjaanya. Program yang baik dalam seleksi calon karyawan

akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi

seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan di

perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

35

Organisasi yang memisahkan tanggung

jawab wewenang secara tegas

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Unsur pokok sistem

Pengendalian intern

Praktik yang sehat

Karyawan yang mutunya sesuai dengan

tanggung jawabnya

Gambar 9. Unsur pokok sistem pengendalian intern


Dari unsur-unsur sistem pengendalian tersebut di atas dapat

disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur

yang perlu dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan

tanggung jawab terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan

dengan fungsi akuntansi serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung

jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna

memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,

pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas

dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujuinya

transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem

yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanaya

setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat pelaksanaannya tidak akan

berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan tidak terdapat praktek

yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga karyawan yang

tidak kompeten dan tidak jujur.

36

4. Lingkungan Pengendalian Intern

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para

pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern

perusahaan. Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh

atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian, lingkungan

pengendalian harus diberikan tekanan perhatian, karena berdasarkan

kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak

besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan dalam

perusahaan.

Lingkungan pengendalian intern mempunyai empat unsur Mulyadi

(2001, h.172):

1. Filosofi dan gaya operasi

Filosofi dan gaya operasi adalah seperangkat keyakinan dasar

(basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan

karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan

dan apa yang tidak seharusnya dikerjakan oleh perusahaan.

Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana

operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Dengan gaya operasi

ini, sense of control akan tumbuh di dalam diri manajemen menengah

dan bawah, sehingga biaya pengendalian cenderung rendah.

2. Berfungsinya komite pemeriksaan

Jika anggota badan pengawas terutama terdiri dari manajemen

puncak perusahaan, hubungan antara akuntan publik dengan Badan

Pengawas tidak ada bedanya dengan hubungan antara akuntan publik

dengan manajemen perusahaan. Dalam keadaan ini harus ada pihak

yang dapat berfungsi sebagai penengah antara manajemen dengan

akuntan publik. Perlu dibentuk komite pemeriksaan (audit commitoe),

yang anggotanya seluruh atau terutama terdiri dari pihak luar

perusahaan. Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung

berdampak terhadap akuntan publik adalah:

a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan

tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.

37

b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.

c. Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik

mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan

dalam pemeriksaanya.

d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat

pemeriksaan akuntan selesai dilaksanakan.

3. Metode pengendalian manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan

dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai

tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen

dilakukan melalui empat tahap:

a. Penyusunan program (rencana jangka panjang).

b. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek).

c. Pelaksanaan dan pengukuran.

d. Pelaporan dan analisis.

4. Kesadaran pengendalian

Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang

ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas

kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau

akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi

atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan

intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya

komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian

yang baik.

38

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian kualitatif, metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus,

dimana jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk

memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian.

Misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, yang secara holistik dan

dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu

konteks khusus yang alamiah dan memanfaatkan berbagai metode

alamiah. (Moleong, 2005, h.6). Metode deskriptif adalah penelitian yang

mengembangkan konsep dan menghimpun fakta tetapi tidak melakukan

hipotesa (Singarimbun, 1995, h.4). Penelitian deskriptif juga dapat

diartikan sebagai suatu metode dalam meneliti kasus sekelompok manusia,

suatu objek, suatu kondisi, suatu sistem pemikiran maupun suatu kelas

peristiwa pada masa sekarang (Nazir, 2005, h.54).

Tujuan dari penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi,

gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai

fenomena atau hubungan antar fenomena yang diselidiki.

Studi kasus adalah teknik penelitian yang lebih menekankan

kedalaman atau keutuhan objek yang diteliti walaupun dengan wolayah

yang terbatas (Tobroni, 2001, h.138). studi kasus juga dapat diartikan

sebagai suatu penelitian yang dilakukan secara intensif, terinci dan

mendalam dalam organisasi atau gejala tertentu (Arikunto, 2002, h.120).

Tujuan dari penelitian studi kasus ini adalah untuk mempelajari

secara intensif tentang latar belakang keadaan sekarang, dan interaksi

lingkungan sesuatu unit sosial, individu, kelompok, lembaga atau

masyarakat.

Alasan dalam pemilihan jenis penelitian ini karena peneliti berusaha

untuk menggambarakan fenomena-fenomena yang terjadi dalam sistem

akuntansi piutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern

39

berdasarkan data yang diperoleh melalui serangkaian kegiatan bukan

melalui pengujian statistik.

B. Fokus Penelitian

Dalam suatu penelitian, penting sekali untuk menentukan fokus

penelitian yang akan membantu diketahuinya petunjuk-petunjuk penting

untuk menemukan permasalahan utama yang dihadapi serta dapat

diketemukannya jalan keluar yang benar bagi permasalah tersebut. Fokus

suatu penelitian memiliki 2 tujuan, yaitu pertama membatasi studi, yang

berarti bahwa dengan adanya fokus penempatan penelitian menjadi lebih

layak. Kedua, menetapkan kriteria-kriteria, inklusi-inklusi untuk

menyaring informasi yang mengalir masuk.

Untuk dapat mengetahui dan menganalisis permasalahan utama yang

sedang dihadapi perusahaan terutama berkenaan dengan Sistem Akuntansi

Piutang dan Penerimaan Kas sebagai alat pengendalian intern, diperlukan

data-data yang relevan dan akurat. Oleh karenanya, penelitian ini dibatasi

pada hal-hal yang berkaitan dengan penerapan sistem akuntansi piutang

dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern dalam prosedur

pemberian kredit agar pengumpulan data lebih terarah.

Adapun yang menjadi focus penelitian dari penelitian ini adalah:

1. Struktur organisasi dari perusahaan yang bersangkutan.

Dalam hal ini struktur organisasi menggambarkan tentang pembagian

tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi dalam

organisasi perusahaan yang bersangkutan sehingga dapat diketahui

jenis job description dari masing-masing bagian tersebut. Kemudian

dari sini juga dapat dilihat apakah masing-masing bagian telah

melaksanakan tugasnya sesuai dengan wewenangnya, atau dengan

kata lain apakah terjadi perangkapan tugas dalam pelaksanaannya.

2. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas.

Hal ini diperlukan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi

piutang dan penerimaan kas yang sedang dijalankan oleh perusahaan

40

sebelum kemudian dilakukan analisis terhadap kelemahan dalam

sistem tersebut.

3. Pengendalian intern yang diterapkan

Dalam hal ini penulis dapat mengevaluasi apakah pengendalian intern

yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah mampu berjalan dengan

baik ataukah masih perlu untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan

prinsip-prinsip pengendalian intern yang memadai.

C. Pemilihan Lokasi Dan Situs Penelitian

Lokasi penelitian yang dipilih adalah PT. Federal Internasional

Finance (FIF) anak perusahaan PT. Astra Internasional, Tbk. PT. Federal

Internasional Finance (FIF) beralamat di Gedung AMDI B Jl. Gaya Motor

II no.8 Sunter 2 – Jakarta Utara. Situs penelitian dilakukan pada bagian

yang terkait dengan sistem akuntansi khususnya judul tema skripsi.

D. Sumber Data

Sumber data merupakan subyek data diperoleh dalam penelitian dan

kemudian data tersebut digunakan sebagai dasar penelitian. Data yang

digunakan dalam penelitian ini ada 2 yaitu:

1. Primer

Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara

langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer

dapat berupa opini subyek secara individual atau kelompok, hasil

observasi terhadap suatu benda, kejadian, dan hasil pengujian, Nur

Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.146). Data-data primer yang

diambil oleh peneliti dari obyek secara langsung berupa gambaran umum

perusahaan seperti sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, visi

& misi organisasi.

2. Sekunder

Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh

peneliti secara tidak langsung atau melalui media perantara. Data sekunder

41

umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan histories yang telah tersusun

dalam arsip. Nur Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.147). Data

sekunder diperlukan sebagai data pendukung untuk melengkapi data

primer. Data subyek yang diambil peneliti berupa kwitansi bukti

pembayaran, sistem dan prosedur piutang dan penerimaan kas. Di bagian

Finance Department, Accounting Department dan Collection & Recovery

Department.

D. Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini

adalah:

1. Dokumentasi

Dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara melihat dokumen-dokumen atau catatan perusahaan yang

relevan dengan masalah yang diteliti kemudian data yang diperoleh

diolah sebagai bahan penelitian.

2. Observasi

Merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan

pengamatan atau penelitian pada perusahaan yang sedang diteliti.

E. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah alat bantu di dalam penelitian, sehingga

dengan alat bantu tersebut data-data yang diperlukan dalam penelitian

dapat dikumpulkan untuk selanjutnya data tersebut akan dianalisa lebih

lanjut sesuai dengan tujuan penelitian.

Dalam penelitian ini instrumen penelitian yang digunakan antara lain

daftar pertanyaan yang dijadikan pedoman wawancara yang dapat

memudahkan pihak peneliti meupun pihak koresponden dalam melakukan

tanya jawab sehingga proses wawancara lebih terarah dan dapat mencapai

tujuan.

42

Wawancara dilakukan dengan berdasarkan pedoman wawancara, yang

selanjutnya akan dilakukan suatu kajian studi antara peneliti dengan pihak

perusahaan yang diharapkan nantinya ada suatu umpan balik dari pihak

perusahaan atas segala kajian studi.

Sedangkan pedoman observasi yang dilakukan dalam penelitian ini

adalah serangkaian pengamatan yang secara langsung, yang berada di

lapangan untuk dicatat atau ditulis sebagai suatu bahan bagi penulis untuk

kemudian dianalisis. Sedangkan pedoman untuk dokumentasi dalam

penelitian ini adalah mengumpulkan data-data yang diperlukan dan

mencatatnya dengan alat bantu berupa alat tulis yang dipakai peneliti atau

mendokumentasikannya catatan-catatan (dapat berupa format

dokumentasi) dari pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemberian

kredit.

F. Analisis Data

Adanya analisis data ini akan menyederhanakan data dalam bentuk

yang dapat dipahami dan diinterpretasikan sehingga hubungan dari

masalah-masalah penelitian dapat dipelajari dan diuji sebagai jawaban

penelitian. Pada dasarnya, analisis data adalah:

“Proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.” Singarimbun dan Efendi (1995, h.263).

Pada penelitian kualitatif biasanya data-datanya dianalisis secara

deskriptif, yang sebagian besar datanya berasal dari wawancara dan

catatan pengamatan yang ada kemudian dibandingkan dengan teori yang

digunakan, dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan. Berdasarkan hasil

kesimpulan ini akan dikemukakan beberapa pemecahan masalah.

(Moleong, 2005, h.36). Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian

ini adalah sebagai berikut:

1. Mempelajari struktur organisasi yang ada, apakah telah mencerminkan

pengendalian intern yang memadai sesuai dengan unsur-unsur dalam

pengendalian intern yang baik.

43

2. Mempelajari sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang ada, dan

mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks

pengendalian intern.

3. Mempelajari praktik pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi, dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada

dalam konteks pengendalian intern.

4. Mempelajari kebijakan manajemen sumber daya manusia, dan

mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks

pengendalian intern.

5. Menyajikan analisis terhadap sistem pengendalian intern dalam

prosedur pemberian kredit yang diterapkan.

44

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian

PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah anak perusahaan

Astra Internasional dan tergabung dalam The Astra Financial Service. PT.

Federal Internasional Finance (FIF) adalah perusahaan yang beroperasi

pada pembiayaan kepemilikan kendaraan khususnya sepeda motor merek

Honda.

Perusahaan yang lahir pada Mei 1989 dengan nama PT. Mitrapusaka

Artha Finance yang bergerak di bidang Multi Finance termasuk Consumer

Financing, leasing dan factoring. Seiring waktu, akhirnya PT. FIF mulai

memfokuskan diri pada Honda motorcycle financing mulai tahun 1996

sampai saat ini. Dengan didukung oleh jaringan kantor cabang lebih dari

50 kota di Indonesia dan 2000 lebih karyawan.

Lokasi penelitian dilakukan di PT. Federal Internasional Finance

(FIF) yang beralamat di Gedung AMDI-B (Politeknik Astra) Jl. Gaya

Motor II no.8 Sunter II – Jakarta Utara.

B. Penyajian Data

1. Sejarah Perusahaan

PT. Federal Internasional Finance (FIF) didirikan dengan nama PT.

Mitrapusaka Artha Finance pada bulan Mei 1989. Berdasarkan ijin usaha

yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna

Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen.

Pada tahun 1991, Perseroan merubah nama menjadi PT. Federal

Internasional Finance (FIF), namun seiring dengan perkembangan waktu

dan guna memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri

pada bidang pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996.

Ketika badai krisis mulai menerpa pada tahun 1997, saat itu pula

merupakan titik balik bagi Perseroan untuk melakukan konsolidasi internal

dalam rangka persiapan menuju ke suatu system komputerisasi yang

tersentralisasi dan terintegrasi.

45

Walaupun krisis moneter tersebut di luar dugaan berkembang

menjadi krisis multidimensi, namun berkat kerja keras jajaran Direksi

beserta karyawan Perseroan tetap dapat berjalan. Perseroan yang mayoritas

sahamnya dimiliki oleh PT. Astra Internasional, Tbk ini tahun demi tahun

lebih memantapkan dirinya sebagai perusahaan terbaik dan terpercaya di

industrinya hingga saat ini.

PT. Federal Internasional Finance (FIF) memiliki visi dan misi

dalam kegiatan usahanya yaitu:

VISI: Menawarkan solusi yang terbaik bagi para pelanggan,

MISI: Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek

kehati-hatian. Menjalankan bisnis dengan prosedur dan aturan main

yang sederhana.

Selain memiliki visi dan misi, PT. Federal Internasional Finance

(FIF) memiliki values atau nilai-nilai penting yang harus diterapkan dalam

menjalankan kegiatan usahanya, yaitu:

CREATIVE: Kreatif dalam mengatasi persoalan dan inovatif dalam

perbaikan proses kerja untuk memberikan pelayanan yang terbaik

untuk pelanggan sehingga tercipta service excellent.

COURAGE: Memiliki keberanian dan kepercayaan diri dalam

melaksanakan tugas, berdasarkan pertimbangan yang jernih.

LOVE CHANGE: Mampu mencintai atau menyukai perubahan dan

tidak menghindarinya.

COMMITMENT: Menepati janji dalam memberikan pelayanan

yang bermutu, memberikan kualitas dan perkembangan.

CARE: Perhatian kepada Costumer dan stakeholder dengan

memberikan pelayanan yang terbaik.

2. Tujuan dan Kegiatan Usaha

Tujuan dari PT. Federal Internasional Finance (FIF) itu sendiri

adalah untuk mempermudah masyarakat dalam memenuhi kepemilikan

kendaraan bermotor, khususnya sepeda motor merk Honda karena saat ini

banyak sekali masyarakat yang membutuhkan kendaraan bermotor tetapi

46

mereka tidak memiliki dana yang besar dalam memenuhi kebutuhannya

itu, maka PT. Federal Internasional Finance memberikan penawaran

kemudahan untuk membeli sepeda motor tanpa harus menyiapkan dana

dalam jumlah besar terlebih dahulu yaitu dengan cara kredit dengan syarat

yang lebih mudah dan sederhana.

FIF bergerak dalam bidang sewa guna usaha, anjak piutang dan

pembiayaan konsumen. Tetapi seiring dengan perkembangan waktu dan

memenuhi permintaan pasar, saat ini FIF lebih memfokuskan diri pada

bidang pembiayaan konsumen secara retail.

3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi antara perusahaan satu dengan perusahaan lain

tidaklah sama, hal ini disesuaikan dengan kondisi masing-masing

perusahaan. Sedangkan kondisi perusahaan yang dimaksud adalah

besarnya organisasi, aktivitas yang dijalankan, serta pembagian tugas dan

wewenang setiap karyawan.

Adanya struktur organisasi diharapkan pihak manajemen dapat

dengan mudah melakukan koordinasi seluruh aktivitas perusahaan dalam

rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga setiap struktur

organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan peembagian tugas,

pendelegasian wewenang serta pertanggungjawaban masing-masing

bagian yang ada dalam organisasi.

Struktur organisasi PT. Federal Internasional Finance (FIF)

berbentuk garis lurus atau lini yaitu wewenang berjalan lurus atau vertikal

dari atasan ke bawahan. Sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawahan

ke atasan melalui saluran tunggal, dimana masing-masing bagian berada di

bawah pengawasan suatu bagian dari jenjang yang setingkat di atasnya.

Tujuan perusahan menggunakan struktur organisasi garis lurus atau lini

adalah untuk memperlancar aktivitas perusahaan serta dapat melaksanakan

pengawasan secara efektif.

Struktur organisasi pada PT. FIF adalah sebagai berikut:

48

Jabatan-jabatan yang terdapat pada PT. Federal Internasional

Finance (FIF) beserta uraian pekerjaannya masing-masing akan dijelaskan

sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai

tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk

melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan.

b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan

administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan.

2. Direktur Operasional

a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan.

b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target

profit perusahaan.

c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses

kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang.

3. Direktur Finance

a. Sebagai pemimpin financial perusahaan.

b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan

(finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF.

4. Account Management Division

a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan

piutang maupun kerugian perusahaan.

5. Credit Department

a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF.

b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan

kredit.

c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap credit yang ada

di FIF.

d. Menyetujui credit yang diajukan sebagai order.

6. Collection & Recovery Department

a. Mengelola account – account piutang.

b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow.

49

c. Mengelola account – account piutang yang menunggak.

d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi

kerugian agar tidak menjadi kerugian.

7. Repposes Department

a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena

gagal kemampuan bayar.

b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan.

8. Finance Division

a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan

(treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi

(accounting) pada PT. FIF.

9. Finance Department

a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami

kerugian.

b. Melaksanakan, mengatur dan mengawasi pengeluaran dan

penerimaaan kas perusahaan, serta meneliti dan memerikasa

kebenaran atas bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas

perusahaan.

10. Accounting Department

a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatan-

catatan pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn

laporan-laporan keuangan.

b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan

pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara

semua alat pembayaran yang ada.

4. Sistem Akuntansi Piutang pada FIF

a. Fungsi yang terkait:

1) Fungsi Customer Service

Bagian ini bertugas memberi informasi pada customer yang ingin

mengajukan kredit dan juga menerima semua data-data customer yang

akan mengajukan kredit.

50

2) Fungsi Credit Order Administration

Bagian ini bertugas memberi pernyataan layak atau tidaknya customer

untuk mengajukan kredit dan melakukan survey kebenaran data yang

didapat dari customer.

3) Fungsi Field Verifier

Bagian ini bertugas menerima data customer yang dinyatakan tidak

layak.

4) Fungsi Credit Analist

Bagian ini bertugas memeriksa ulang kelayakan data customer untuk

menerima kredit dan mengumpulkannya ke dalam database perusahaan.

b. Prosedur sistem akuntansi piutang

Proses sistem akuntansi piutang pada FIF dimulai dari customer

melakukan pengisian formulir aplikasi di depan karyawan FIF. Formulir

aplikasi tersebut beserta dokumen persyaratan customer diserahkan ke

bagian customer service, dokumen persyaratan customer berupa KTP,

Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll. Untuk Rekening

Listrik, Rekening Telepon, Rekening Air, PT. FIF meminta bukti rekening

pembayaran tersebut dalam waktu 4 bulan terakhir, hal ini digunakan

untuk mengetahui kondisi keuangan customer, dalam jangka waktu 4

bulan terakhir pernah menunggak pembayaran listrik, telepon, air atau

tidak, apabila pernah menunggak berarti keuangan customer lemah dan

PT. FIF berhak meragukannya. Oleh bagian customer service dokumen-

dokumen tersebut diperiksa benar atau tidaknya. Selanjutnya oleh bagian

customer service dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke bagian credit

order administrasi, oleh bagian ini dibuat folder baru sebelum dinilai

layak atau tidaknya customer mengambil kredit. Setelah itu bagian credit

order administrasi melakukan survey kelayakan customer. Survey

kelayakan customer pada PT. FIF ada tiga macam, yaitu : Instant

Approval, verifikasi melalui kunjungan dan verifikasi melalui telepon.

Instant Approval dilakukan apabila customer sudah pernah mengambil

kredit di PT. FIF dan memiliki nilai yang layak, maka bagian Credit Order

51

Administrasi tidak perlu mengadakan survey kembali Sebaliknya apabila

customer belum pernah mengambil kredit di PT. FIF, maka PT. FIF harus

melakukan verifikasi melalui kunjungan yang dilakukan oleh bagian Field

Verifier dan jika customer sudah dinyatakan layak untuk mengambil

kredit, maka bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen yang

berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke

dalam komputer. Verifikasi melalui telepon dilakukan oleh bagian Credit

Order Administrasi, tetapi jika verifikasi melalui telepon masih

meragukan, maka bagian Field Verifier harus melakukan verifikasi melalui

kunjungan. Setelah customer dinyatakan layak untuk mengambil kredit,

bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen – dokumen yang

berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke

dalam komputer. Setelah dokumen-dokumen yang telah dinyatakan layak

diproses ke dalam komputer, dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke

bagian credit analist, pada bagian credit analist dilakukan pengecekan

ulang. Apabila ternyata customer masih meragukan, harus dilakukan

pengecekan ulang dan setelah dilakukan survey lebih lanjut akhirnya

dinyatakan layak. Setelah dinyatakan benara – benar layak oleh bagian

credit analist diproses ke dalam database dan bagian credit order

administrasi mencetak order pembelian. Untuk lebih jelasnya digambarkan

melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:

53

5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF

Bentuk penerimaan kas pada PT. FIF dilakukan melalui penerimaan

tiga cara yaitu penerimaan kas secara tunai, penerimaan kas melalui

transfer bank dan penerimaan kas melalui kantor pos, agar diperoleh

gambaran mengenai sistem penerimaan kas pada PT. FIF, berikut akan

dijelaskan mengenai fungsi terkait, formulir yang digunakan dan prosedur

penerimaan kas:

a. Fungsi yang terkait

1) Fungsi Kas :

Fungsi ini berada di bagian finance yang bertanggung jawab menerima

uang tunai, cek dan bukti transfer dari penerima jasa keuangan dan

bertanggung jawab terhadap kelebihan ataupun kekurangan pembayaran

yang dilakukan oleh penerima jasa keuangan.

2) Fungsi Akuntansi :

Fungsi akuntansi berada dibagian akuntansi dibawah manajer akuntansi,

fungsi ini hanya ada di Head Office. Fungsi ini bertanggung jawab

melakukan pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.

3) Fungsi Manajer Keuangan

Fungsi manajer keuangan pada perusahaan ini adalah melakukan

pencocokan terhadap bukti kas masuk dengan rekapitulasi harian kas ,

dan melakukan konfirmasi tentang rekening Koran setiap akhir bulan

pada pihak bank

4) Fungsi Collection Piutang

Fungsi Collection piutang adalah memastikan arus kas masuk atas

pendapatan piutang perusahaan, sehingga penerimaan pendapatan

piutang sesuai rencana penerimaan pendapatan piutang perusahaan

setiap harinya.

b. Formulir yang digunakan :

1) Bukti Pembayaran ( kwitansi )

54

Formulir ini sebagai bukti pembayaran piutang customer kepada FIF,

yang nantinya menjadi pedoman untuk di input ke dalam system FIF

secara realtime.

2) Bukti kas masuk

Formulir ini dijadikan bukti pemasukan kas di cabang FIF.

3) Bukti Transfer ke Bank ( penyetoran uang kas cabang ke head office )

Formulir ini adalah bukti penyetoran hasil pembayaran customer FIF di

cabang ke head office. Penyetoran dilakukan oleh kepala bagian finance

di cabang FIF.

56

c. Prosedur penerimaan kas :

1) Prosedur penerimaan kas dengan uang tunai :

Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan

diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh bagian

finance cabang. Kemudian bagian finance cabang membuatkan bukti

kas masuk dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di

berikan kepada:

Lembar 1 : Bagian Collection Cabang

Lembar 2 : Bagian Finance Cabang

Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office

Lembar 4 : Bagian Finance head office

Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 2 yang diberikan kepada :

Lembar 1 : Customer

Lembar 2 : Bagian Finance Cabang

Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian

finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat

sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection

cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer.

Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat

rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada:

Lembar 1 : Bagian Akuntansi


Lembar 3 : Bagian Finance cabang

Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real time

kemudian bagian finance cabang melakukan penyetoran kas ke bank

dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3

yang di berikan kepada :

Lembar 1 : Bagian Finance cabang sebagai arsip


Lembar 3 : Bagian akuntansi head office

Bukti kas masuk, bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang

diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real

57

time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas

masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan kepada

bagian finance head office akan dicocokkan dengan rekening Koran

yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan.

Prosedur penerimaan kas dengan cara tunai yang dilakukan oleh

PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai

berikut:

58

Gambar 9 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS SECARA TUNAI

PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF)

60

2) Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank.

Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya

bukti transfer oleh bagian finance. Penerimaan bukti transfer ini dapat

dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke bagian

finance. Setelah bukti transfer berada di bagian finance, oleh bagian

finance dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti transfer.

Di bagian finance, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar

untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti

transfer tersebut fungsi kas membuat bukti kas masuk rangkap 4 yang

diberikan kepada:

Lembar 1 : Bagian Collection cabang

Lembar 2 : Bagian Keuangan head office


Lembar 4 : Bagian Finance Cabang sebagai arsip


finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat

sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection

cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer.

Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat

rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada:


Lembar 2 : Bagian Keuangan head office


Bukti transfer, bukti kas masuk, dan rekapitulasi harian kas yang

diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real

time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas

masuk, bukti transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke

bagiab keuangan head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan

pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank.

Prosedur penerimaan kas melalui transfer yang dilakukan oleh PT.

FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

61

Gambar 10

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

MELALUI TRANSFER BANK

PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF)

Bagian Finance cabang

63

3) Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos

Penerimaan kas melalui kantor pos diawali dengan diterimanya slip

pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor pos. Kemudian petugas

kantor pos menghitung uang yang sudah diterima lalu memberi stempel

dan tanda tangan pada slip pembayaran. Slip pembayaran dibuat

rangkap 2 yang diberikan kepada:

Lembar 1 : Customer

Lembar 2 : Petugas kantor pos

Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut digunakan

untuk membuat rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan

kepada:


Lembar 2 : Bagian Finace head office


Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran

diberikan kepada petugas KPRK.

Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas, setoran

dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung mentransfer setoran

pembayaran ke rekening FIF head office beserta rekapitulasi harian kas.

Sesudah mentransfer petugas KPRK menerima slip transfer rangkap 2

yang diberikan kepada:


Lembar 2 : Petugas KPRK

Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian kas,

copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance cabang.

Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan

copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang

berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas,

copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance

cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat

sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai arsip.

Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang. Oleh

64

bagian collection cabang, hardcopy data entry digunakan untuk

mengup-date status pembayaran piutang customer.

Selanjutnya bagian finance head office setelah menerima

rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK, bagian

finance head office melakukan penyetoran ke bank dan menerima bukti

setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2 yang diberikan kepada:



Bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian

finance head office akan dicocokkan dengan rekening koran yang ada

pada pihak bank pada setiap akhir bulannya. Sedangkan bukti setor dan

rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi head

office dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal

penerimaan kas head office.

Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang dilakukan oleh

PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai

berikut:

68

6. Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan PT. Federal

Internasional Finance (FIF)

Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem

akuntansi piutang dan penerimaan kas pada PT. Federal Internasional

Finance (FIF) adalah sebagai berikut:

a. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen

sumber yang dilengkapi dengan dokumen pendukung yang

lengkap.

Dalam pencatatan akuntansi, bagian akuntansi pada PT. Federal

Internasional Finance (FIF) selalu memasukkan dan menyertakan

dokumen pendukung untuk memperkuat dokumen sumber.

b. Telah dilakukannya penyetoran segera seluruh jumlah kas yang

diterima dari pendapatan piutang ke bank pada hari yang sama

dengan transaksi atau hari kerja berikutnya.

Perusahaan telah memberikan kebijakan bahwa seluruh kas yang

diterima dari pendapatan piutang pada hari transaksi terjadi

langsung disetor pada hari itu juga atau hari berikutnya. Ini

dilakukan oleh PT. Federal Internasional Finance (FIF) agar tidak

terjadi penyalahgunaan uang oleh kasir. Jika kas yang diterima

setiap hari disetor ke bank seluruhnya pada hari yang sama atau

hari kerja berikutnya, bank akan mencatat setoran tersebut dalam

catatan akuntansinya. Dan pada akhir bulan, bank akan

memberikan rekening koran ke perusahaan sehingga dapat

diadakan rekonsiliasi catatan kas perusahaan dengan rekening

koran bank.

c. Catatan akuntansi dibuat oleh bagian akuntansi dan manajer

keuangan.

Kedua catatan ini secara periodik akan dilakukan pencocokan oleh

kedua belah pihak sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian dari

catatan tersebut masing-masing bagian akan mencocokannya

dengan dokumen sumber yang diterima.

69

C. Analisis Dan Interpretasi Hasil Penelitian

1. Analisis terhadap struktur organisasi pada PT. Federal


Struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Federal

Internasional Finance (FIF) adalah struktur organisasi lini, dimana

wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan

organisasi yang berada dibawahnya baik pekerjaan pokok maupun

pekerjaan bantuan.

Dengan diterapkannya struktur organisasi lini terdapat

beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu pengambilan keputusan

dapat dilakukan dengan cepat dan bertanggung jawab, karena

setiap keputusan hanya dipertanggungjawabkan kepada satuan

organisasi yang berada diatasnya. Sedangkan keuntungan lainnya

yaitu pemeliharaan disiplin dapat dilakukan dengan mudah karena

pengawasan dilakukan oleh atasan kepada bawahan secara

langsung.

Meskipun struktur organisasi pada PT. Federal Internasional

Finance (FIF) ini mempunyai keuntungan, namun ada beberapa

kelemahan yang perlu diperhatikan yaitu:

a. Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance

department yang menangani asuransi dan finance department

yang menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer.

b. Adanya penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum

adanya bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan

kas perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank.

2. Analisis terhadap formulir yang digunakan pada PT. Federal


Formulir yang digunakan dalam penanganan prosedur

penerimaan kas pada PT. Federal Internasional Finance sudah

sesuai dengan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan formulir yang baik yaitu:

70

a. Formulir kwitansi penerimaan kas pada PT. Federal

Internasional Finance sudah memiliki nomor seri kwitansi

yang tercetak.

b. Pada formulir kwitansi sudah ada nama perusahaan beserta

nama kota tempat perusahaan itu berada, karena diketahui

bahwa PT. FIF memiliki banyak sekali cabang di seluruh

Indonesia.

c. Pada formulir kwitansi sudah terdapat kolom tanggal

penerimaan kas dilakukan.

d. Pada formulir kwitansi sudah ada kolom untuk penulisan data

customer, seperti nama dan nomor telepon / HP.

e. Formulir kwitansi sudah ada tabel untuk penulisan nomor

rekening jika customer melakukan pembayaran melalui

transfer bank.

Meskipun formulir kwitansi penerimaan kas yang digunakan

oleh PT. Federal Internasional Finance sudah dirancang dengan

baik tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu

diperhatikan yaitu:

a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam

formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.

b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir

kwitansi itu dibuat.

c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda tangan

customer yang membayar.

d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum

ada dimana alamat customer.

3. Analisis terhadap sistem akuntansi piutang dan penerimaan

kas pada PT. Federal Internasional Finance

Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional

Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang

baik dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi

71

piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy

melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi –

fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing –

masing.

Sistem penerimaan kas yang dilakukan melalui tunai, transfer

bank dan melalui kantor pos sudah menerapkan unsur-unsur

pengendalian intern yang baik yaitu:

a. Pencatatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber sebagai

pendukung.

b. Hasil dari perhitungan kas direkam dalam rekapitulasi harian

kas dan disetorkan ke bank pada hari yang sama dengan

transaksi atau hari kerja berikutnya.

Meskipun sudah diterapkannya sistem pengendalian intern

pada prosedur penerimaan kas, namun masih terdapat kelemahan

yang perlu dilakukan perbaikan yaitu:

a. Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada

bagian finance cabang, padahal tanda terima merupakan salah

satu bukti utama bahwa perusahaan telah menerima uang dari

customer.

b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam

penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan

rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi

dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip.

Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank.

c. Sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos, head

office tidak menerima copy slip pembayaran costomer, padahal

head office juga sangat memerlukan copy slip pembayaran

customer karena copy slip pembayaran customer ini

merupakan bukti bahwa telah terjadi penerimaan kas pada

perusahaan dan juga untuk menyusun jurnal penerimaan kas

pada bagian akuntansi.

72

d. Penyetoran uang ke bank pada hari yang sama pada umumnya

sudah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik, tetapi

untuk penyetoran uang yang dilakukan pada hari kerja

berikutnya mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan

antara bagian akuntansi dengan pihak bank.

D. Pemecahan Masalah

1. Struktur organisasi yang disarankan

Pada bagian finance seharusnya lebih diperjelas lagi antara

bagian yang menangani asuransi dan bagian yang menangani

pembayaran kendaraan customer.

Bagian finance seharusnya dicantumkan bagian kasir, agar

tugas pencatatan terhadap bukti kas masuk dan menerima uang

kemudian melakukan penyetoran ke bank dilaksanakan oleh bagian

kasir, sehingga tidak terjadi penumpukan pekerjaan pada bagian

finance.

Adanya perbaikan dalam struktur organisasi mengakibatkan

perubahan pembagian tugas dan wewenang pada beberapa bagian

di PT. Federal Internasional Finance yaitu:

1. Presiden Direktur

a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai

tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk

melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan.

b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan

administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan.

3. Direktur Operasional

a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan.

b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target

profit perusahaan.

c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses

kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang.

73

4. Direktur Finance

a. Sebagai pemimpin financial perusahaan.

b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan

(finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF.

5. Account Management Division

a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan

piutang maupun kerugian perusahaan.

6. Credit Department

a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF.

b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan

kredit.

c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap kredit yang ada

di FIF.

d. Menyetujui kredit yang diajukan sebagai order.

7. Collection & Recovery Department

a. Mengelola account – account piutang.

b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow.

c. Mengelola account – account piutang yang menunggak.

d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi

kerugian agar tidak menjadi kerugian.

8. Reposses Department

a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena

gagal kemampuan bayar.

b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan.

9. Finance Division

a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan

(treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi

(accounting) pada PT. FIF.

10. Finance Department

a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami

kerugian.

74

b. Mengatur dan mengawasi pengeluaran dan penerimaaan kas

perusahaan, serta meneliti dan memeriksa kebenaran atas bukti-

bukti penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

11. Kasir

a. Menjalankan pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan.

b. Melakukan penyetoran uang ke bank.

c. Membantu finance department menangani kegiatan asuransi

kendaraan customer yang masih berjalan masa kreditnya.

12. Accounting Department

a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatan-catatan

pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn laporan-

laporan keuangan.

b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan

pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara

semua alat pembayaran yang ada.

Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan pada bagan sebagai

berikut:

76

2. Formulir yang disarankan pada PT. Federal Internasional

Finance (FIF)

a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam

formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.

Seharusnya nomor seri yang sudah tercetak diletakkan pada

kotak nomor yang sudah disediakan agar lebih jelas dan tidak

membingungkan customer.

b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir

kwitansi itu dibuat. Seharusnya pada pojok kiri bawah diberi

tembusan agar lebih jelas untuk siapa saja formulir kwitansi

dibuat.

c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda

tangan customer yang membayar. Seharusnya di sebelah kiri

tanda tangan penerima dari pihak perusahaan diberi tempat

untuk tanda tangan customer yang telah menyetorkan uang

pembayaran, jadi formulir kwitansi akan lebih lengkap dan

tidak dapat diselewengkan dan disalahgunakan.

d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum

ada dimana alamat customer. Seharusnya pada kolom

penulisan data ditambahkan alamat customer. Jadi jika

sewaktu-waktu ada kesalahan teknis, pihak perusahaan tidak

hanya bisa menelpon saja tetapi juga bisa langsung

mendatangi rumah customer.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui gambar berikut ini:

78

3. Sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang disarankan

a. Sistem Akuntansi Piutang

Karena Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal

Internasional Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem

pengendalian intern yang baik dan sudah sangat canggih, karena

pada sistem akuntansi piutangnya sebagian besar sudah tidak

menggunakan hardcopy melainkan sudah menggunakan sistem

komputer dan fungsi – fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai

dengan tugasnya masing – masing, maka peneliti tidak perlu

memberikan saran – saran perbaikan.

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas secara tunai yang

disarankan

Kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan

kas dapat diperbaiki dengan cara:

a. Bagian akuntansi head office seharusnya juga menerima copy

form tanda terima. Copy form tanda terima tidak hanya

disimpan sebagai arsip pada bagian finance cabang, karena

tanda terima merupakan salah satu bukti utama bahwa

perusahaan telah menerima uang dari customer.

b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam

penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan

rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi

dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip.

Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank.

Seharusnya tugas menerima kas perusahaan, menyetorkan

uang ke bank dan membuat rekapitulasi harian kas ditangani

oleh bagian kasir, karena dengan adanya bagian kasir akan

lebih memperingankan tugas dari bagian finance.

c. Kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan kas adanya

rekapitulasi harian yang dibuat rangkap 3. Sebenarnya

79

rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja sudah cukup yang

diberikan kepada bagian finance cabang dan bagian finance

head office.

d. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos,

seharusnya head office juga menerima copy slip pembayaran

customer, head office terutama bagian akuntansi juga sangat

memerlukan copy slip pembayaran customer karena copy slip

pembayaran customer ini merupakan bukti utama bahwa telah

terjadi penerimaan kas pada perusahaan dan juga untuk

menyusun jurnal penerimaan kas pada bagian akuntansi.

e. Kelemahan dalam penerimaan kas melalui kantor pos tidak ada

bukti kas masuk. Seharusnya petugas kantor pos sebelum

membuat rekapitulasi harian kas terlebih dahulu membuat

bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian collection

cabang, bagian akuntansi head office dan bagian finance head

office.

f. Penyetoran uang ke bank pada hari berikutnya mengakibatkan

ketidaksesuaian dalam pencatatan tanggal transaksi antara

pihak perusahaan dengan pihak bank sehingga apabila terjadi

kesalahan pada saat konfirmasi sulit untuk melakuakn

pengecekan. Oleh karena itu penyetoran uang ke bank perlu

dilakukan setiap hari sesuai dengan tanggal terjadinya

transaksi.

Dengan adanya perbaikan prosedur penerimaan kas, maka

prosedur penerimaan kas yang disaran kan pada PT. Federal

Internasional Finance adalah sebagai berikut:

a. Sistem penerimaan kas dengan uang tunai yang disarankan:

Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan

diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh

bagian kasir. Kemudian bagian kasir membuatkan bukti kas masuk

dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di

berikan kepada:

80

Lembar 1 : Bagian Collection Cabang



Lembar 4 : Bagian Kasir sebagai arsip

Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 3 yang diberikan

kepada:



Lembar 3 : Customer


kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai

pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection

cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang

customer.

Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat

rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance

cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu

disimpan sebagai arsip dan finance head office, tetapi sebelum

diserahkan kepada bagian finance cabang dan bagian finance head

office, rekapitulasi harian kas digunakan oleh bagian kasir sebagai

pedoman dalam pengisian bukti setor.

Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real

time kemudian bagian kasir melakukan penyetoran kas ke bank dan

menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3

yang di berikan kepada :


Lembar 2 : Bagian akuntansi head office


Bukti kas masuk, bukti setor dan tanda terima yang diberikan

kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke

dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas

masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan

81

kepada manajer keuangan head office akan dicocokkan dengan

rekening Koran yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan.

Prosedur penerimaan kas secara tunai yang disarankan pada

PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:

85

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas melalui transfer bank yang

disarankan

Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya

bukti transfer oleh bagian kasir. Penerimaan bukti transfer ini dapat

dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke

bagian kasir. Setelah bukti transfer berada di bagian kasir, oleh

bagian kasir dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti

transfer.

Di bagian kasir, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar

untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti

transfer tersebut bagian kasir membuat bukti kas masuk rangkap 4







kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai

pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection

cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang

customer.

Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat

rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance

cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu

disimpan sebagai arsip dan bagian finance head office.

Bukti transfer, bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian

akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke dalam jurnal

penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, bukti

transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke bagian

finance head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan

pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank.

86

Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank yang

disarankan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai

berikut:

90

c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas malalui kantor pos yang

disarankan

Penerimaan kas melalui kantor pos diawali dengan

diterimanya slip pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor

pos. Kemudian petugas kantor pos menghitung uang yang sudah

diterima lalu memberi stempel dan tanda tangan pada slip

pembayaran. Slip pembayaran dibuat rangkap 3 yang diberikan

kepada:

Lembar 1 : Customer

Lembar 2 : Petugas kantor pos yang lalu diserahkan ke bagian

finance cabang


Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut

digunakan untuk membuat bukti kas masuk rangkap 3 yang

diberikan kepada:




Berdasarkan bukti kas masuk tersebut selanjutnya petugas kantor

pos membuat rekapitulasi harian kas rangkap 2 yang diberikan

kepada:


Lembar 2 : Bagian Finace head office

Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran

diberikan kepada petugas KPRK.

Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas,

setoran dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung

mentransfer setoran pembayaran ke rekening FIF head office

beserta rekapitulasi harian kas. Sesudah mentransfer petugas

KPRK menerima slip transfer rangkap 2 yang diberikan kepada:


Lembar 2 : Petugas KPRK sebagai arsip

91

Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian

kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance

cabang.

Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan

copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang

berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas,

copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance

cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat

sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai

arsip. Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang.

Oleh bagian collection cabang, hardcopy data entry dan bukti kas

masuk digunakan untuk mengup-date status pembayaran piutang

customer.

Selanjutnya bagian kasir pada head office setelah menerima

rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK,

bagian kasir pada head office melakukan penyetoran ke bank dan

menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2




Lembar 3 : Bagian kasir head office sebagai arsip

Bukti setor, rekapitulasi harian kas dan bukti kas masuk yang

diberikan kepada bagian finance head office akan dicocokkan

dengan rekening koran yang ada pada pihak bank pada setiap akhir

bulannya. Sedangkan bukti setor, slip pembayaran dan bukti kas

masuk yang diberikan kepada bagian akuntansi head office

dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal

penerimaan kas head office.

Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang disarankan

pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:

95

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari penyajian data dan pembahasan yang telah penulis lakukan dapat

disimpulkan bahwa sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang

diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF), bila dikaitkan

dengan unsur-unsur pengendalian intern yang efektif masih memiliki

kelemahan-kelemahan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi

Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance

department yang menangani asuransi dan finance department yang

menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer. Dan adanya

penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum adanya

bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan kas

perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank

2. Formulir yang digunakan

Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam

formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.Lalu

tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir kwitansi

itu dibuat. Dan pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk

tanda tangan customer yang membayar, serta pada kolom penulisan

data customer belum ada alamat customer.

3. Sistem akuntansi piutang

Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional Finance

(FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik

dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi

piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy

melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi –

fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing –

masing.

96

4. Sistem akuntansi penerimaan kas

Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada bagian

finance cabang, adanya penumpukan pekerjaan pada bagian

finance cabang yang harus melakukan penerimaan kas dan

penyetoran uang ke bank. Sistem akuntansi penerimaan kas

melalui transfer bank, head office tidak menerima copy slip

pembayaran customer, slip pembayaran yang terdapat di kantor pos

hanya rangkap 2 dan penyetoran uang tunai ke bank tidak selalu

dilakukan setiap hari.

B. SARAN

Dengan adanya masalah-masalah di atas, penulis memberikan

alternatif pemecahan masalah yang dapat dijadikan pertimbangan bagi PT.

Federal Internasional Finance (FIF) sebagai berikut:

1. Struktur organisasi

Menambahkan bagian asuransi dan bagian kasir agar tidak terjadi

penumpukan pekerjaan pada bagian finance.

2. Formulir yang digunakan

Pada saat pemesanan formulir yang baru perlu adanya tembusan,

nomor seri yang tercetak di tempatkan di tempat yang telah

disediakan, ditambahkan tempat untuk tanda tangan customer

disebelah kiri tanda tangan penerima dan ditambahkan tempat

untuk alamat customer agar lebih jelas dan lengkap.

3. Sistem akuntansi penerimaan kas

Bagian akuntansi head office juga diberi copy form tanda terima,

menambahkan bagian kasir agar dapat meringankan tugas bagian

finance, pembuatan rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja

sudah cukup yang diberikan kepada bagian finance cabang dan

bagian finace head office. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas

melalui kantor pos, seharusnya head office juga menerima copy

slip pembayaran costomer.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Terpadu. ed. Revisi.

Yogyakarta: Rineka Cipta.

Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.

-------------------- 1998. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 8. Yogyakarta: BPFE.

Bodnar, George H, William S. Hopwood. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Buku Satu, Edisi Indonesia, Salemba Empat..

Gitosudarmo, Indriyo dan Basri. 1990. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE.

Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang. 2002. Metode Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Yoyakarta: BPFE.

Kieso dan Weygant. 1995. Akuntansi Intermediate. diterjemahkan oleh Herman Wibowo. Jakarta: Binarupa Aksara.

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN.

Moleong, Lexy.J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: edisi kedua, cetakan ketiga, Salemba Empat.

Narko. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama.

Nazir, M. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

PT. Adira Dinamika Multi Finance, Tbk

Riyanto, B. 2001. Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan. Yogyakarta: edisi keempat, BPFE.

Sartono, A. 1999. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: edisi ketiga, BPFE.

Sawir, A. 2000. Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Simamora, Henry. 2002. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Jilid I, Salemba Empat.

Singarimbun, Masri dan Effendi, Sofian. 1995. Metode Penelitian Survai. Yogyakarta: LP3ES.

S.R. Soemarso. 1996. Akuntansi Suatu Pengantar, edisi 4. Jakarta: Rineka Cipta.

Suprayogo, I. dan Tobroni. 2001. Metode Penelitian Sosial Agama. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Syamsuddin, L. 2000. Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: edisi baru, PT. Raja Grafindo Persada.

Syamsul, M dan Mustofa. 1992. Sistem Akuntansi (Pendekatan Manajemen). Yogyakarta: Liberty.

Weston, J.F dan Brigham, E.F. 1998. Dasar-dasar Manajemen Keuangan. Jakarta: edisi ke tujuh, Erlangga.

www.fifkredit.com

CURRICULUM VITAE

Nama : MARIZKY PUTRI ANDRIYANI

Nomor Induk Mahasiswa : 0410323086 – 32

Tempat dan Tanggal Lahir : BLITAR / 19 MARET 1986

Pendidikan : 1. SD KATOLIK SANTA MARIA (1998)

2. SLTP NEGERI 1 BLITAR (2001)

3. SMA NEGERI 1 TALUN – BLITAR (2004)

analisis penerapan sistem akuntansi%0d%0apiutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern...

Documents