analisis penerapan iso ts 16949 dalam...
TRANSCRIPT
ANALISIS PENERAPAN ISO TS 16949 DALAM
PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
PADA PT HONDA LOCK INDONESIA
Disusun Oleh:
Nama : Pittauli Aritonang
NPM : 35412674
Jurusan : Teknik Industri
Pembimbing : Dr. Ina Siti Hasanah, ST., MT.
Sertifikat ISO TS 16949
• Tahun 2012• Penerapan klausul
• Tidak berlaku selamanya
Temuan audit eksternal
• Kategori major
• Berakibat fatal
Dampak negatif
• Kepercayaan rekanan bisnis berkurang
Sesuai ISO TS klausul 8.2.2 Audit Internal
?
LATAR BELAKANG
TUJUAN PENELITIAN
a. Menganalisis penerapan ISO TS 16949 PT Honda Lock Indonesia mengenai Sistem Manajemen Mutu
(klausul 4), Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5), Manajemen Sumber Daya (klausul 6), Realisasi
Produk (klausul 7), dan Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8).
b. Menganalisis prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
c. Menganalisis fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
d. Menganalisis spesifikasi tingkatan auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
e. Menganalisis daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
f. Menganalisis tahap-tahap dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
a. Mengenai Sistem Manajemen Mutu (klausul 4).
b. Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5).
c. Manajemen Sumber Daya (klausul 6).
d. Realisasi Produk (klausul 7).
e. Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8)
PEMBATASAN MASALAH
Metode Penentuan Sampel
Metode penelitian deskriptif digunakan untuk menjelaskan fakta serta kejadian,
situasi, kondisi, keadaan yang berlangsung secara sistematis, faktual, dan akurat,
dalam hal ini penerapan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu internal dalam
perusahaan, sesuai dengan standar yang digunakan menurut ketentuan yang
berlaku.
Metode studi kasus akan digunakan dalam menyajikan masalah nyata yang
dihadapi perusahaan dalam menerapkan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu
internal.Metode Analisis Data
Metode deskriptif kualitatif digunakan untuk menganlisis :
1. Pemaparan tentang keadaan objek penelitian
2. Data-data kualitatif yang diperoleh mengenai keadaan atau objek penelitian
Pengumpulan Data
Data Primer
Ruang lingkup perusahaan
Penelusuran klausul-klausul utama ISO TS 16949 yang diterapkan di Audit Mutu Internal
Fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal
Tahap-tahap pelaksanaan Audit Mutu Internal
Data Sekunder
Prosedur kualitas Audit Mutu Internal
Standar kerja klasifikasi internal auditor
Daftar periksa Audit Mutu Internal
Laporan Audit Produk
Surat Perintah Kerja permohonan pelaksanaan audit tambahan
Laporan temuan Audit Mutu Internal
Internal Audit Corrective Action Request (CAR)
Diagram Turtle
Jadwal Audit Program
Standar kerja Layered Process Audit
PEMBAHASAN
Audit Mutu
Internal
PT HLI ?
Klausul utama ISO TS 16949 ?
Prosedur kualitas ?
Daftar periksa ?
Tahap-tahap pelaksanaan
?
Fungsi-fungsi
terkait ?
Spesifikasi tingkatan auditor ?
Penelusuran Klausul 4
Sistem Manajemen Mutu
Penelusuran Klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen
Penelusuran Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya
Penelusuran Klausul 7 Realisasi Produk
Penelusuran Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
Prosedur Kualitas
Audit Mutu Internal
PT Honda Lock
Indonesia
Fungsi-Fungsi Terkait Audit Mutu Internal
PT Honda Lock Indonesia
a. Menetapkan dan memelihara program audit mutu internal.
b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan menganalisa hasil-hasil audit mutu internal.
c. Meninjau ulang audit tindakan korektif yang dilaporkan koordinator Audit Mutu Internal dalam tinjauan
manajemen dan melaporkan kepada manajemen puncak mengenai implementasi Sistem Manajemen
Mutu ISO TS 16949.
1. Wakil Manajemen
3. Auditee
a. Memimpin pelaksanaan audit terhadap sebuah bagian atau departemen dalam perusahaan.
b. Mengevaluasi temuan-temuan audit.
c. Membuat laporan audit kepala wakil manajemen
2. Auditor
a. Manajer atau kepala bagian departemen yang diaudit bertanggung jawab untuk area audit. Meninjau
ulang, menyetujui dan mengkoreksi kekurangan dalam dokumen hasil audit yang dilaporkan.
b. Meyakinkan keefektifan tindakan perbaikan.
Spesifikasi Tingkatan Auditor Audit Mutu Internal
PT Honda Lock Indonesia
Klasifikasi Auditor
Memahami Sistem Manajemen Mutu PT HLI
Memahami PT Proses Bisnis PT HLI
Pernah mengikuti training ISO TS16949
Memiliki Sertifikat sebagai Internal Auditor
Sifat-Sifat Yang
Diajukan
Dapat menilai secara adil
Mampu memutuskan secara sehat
Mampu menganalisa
Mempunyai pengetahuan
Dapat menilai dari sudut customer
Ketentuan Umum
Skillmap dari seluruh auditor dan jumlah kebutuhan auditor ditinjau ulang setiap tahun sekali.
Setiap auditor diikutsertakan dalam Training Refresh Internal Auditor setiap 3 tahun sekali
oleh pihak internal PT HLI.
Apabila jumlah Auditor telah mencukupi kebutuhan, maka Re-Training Internal Auditor, dari
external, dilakukan setiap adanya up-grading versi dari ISO TS 16949, diutamakan untuk
Auditor yang memperoleh sertifikat lebih awal.
Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Mutu Internal
PT Honda Lock Indonesia
• Pre-audit meeting
• Penyusunan program internal audit
• Formasi tim audit
Tahap Perencanaan
• Opening meeting
• Melaksanakan audit
• Membuat laporan audit
• Closing meeting
Tahap Pelaksanaan • Pemantauan tindakan
perbaikan
• Verifikasi tindakan perbaikan
• Membuat laporan untuk manajemen
Tahap Tindak Lanjut
Analisis
Klausul Utama sebagai indikator dalam
pelaksanaan Audit Mutu Internal dan dasar
pembuatan daftar periksa.
Klausul 4 PT HLI diwajibkan memiliki
dokumen tertulis sebagai bukti penerapan ISO
TS 16949.
Klausul 5 manajemen puncak membuat
penetapan struktur organisasi, penetapan
sasaran mutu, penunjukkan perwakilan
manajemen, dan tinjauan manajemen.
Klausul 6 mewajibkan penetapan
kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi
karyawan dan mengelola sarana dan prasarana
organisasi.
Klausul 7 melakukan tinjauan order,
perencanaan, pembelian bahan mentah atau
jasa pendukung, pelaksanaan produksi,
penyimpanan, pengiriman dan sampai produk
sampai ke konsumen.
Klausul 8 terus menerus melakukan
perbaikan dengan cara menganalisis semua
data masukan (survey pelanggan, keluhan
pelanggan, kerusakan produk, kesalahan kerja,
dan lainnya)
Klausul Utama
Pertimbangan audit tambahan mengacu
pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.4 Rencana
Audit Internal, yang mengharuskan
frekuensi audit ditingkatkan selayaknya bila
terjadi ketidaksesuaian internal atau keluhan
pelanggan.
Mengacu pada klausul 8.2.2 mengenai
audit internal juga mengharuskan organisasi
membuat prosedur terdokumentasi harus
ditetapkan untuk menentukan tanggung
jawab dan persyaratan untuk perencanaan
dan pelaksanaan audit, penyusunan rekaman
(catatan), dan pelaporan hasilnya.
Mengacu pada ISO TS 16949 klausul
8.2.2.2 Audit Proses Pembuatan Produk,
yang mengharuskan organisasi harus
mengaudit setiap proses pembuatan produk.
Mengacu pada ISO TS 16949 klausul
8.2.2.3 Audit Produk, yang mengharuskan
organisasi harus mengaudit produk pada
tahap-tahap produksi dan penyerahan yang
layak guna memastikan kesesuaiannya pada
semua persyaratan khusus , seperti dimensi
produk, berfungsinya, pengemasan dan
pelabelan.
Prosedur Kualitas
Analisis
Tiga fungsi terkait, yaitu wakil manajemen,
auditor, dan auditee (manajer departemen).
Penetapan wakil manajemen sesuai dengan
klausul 5.5..2 Wakil Manajemen, yang
mengharuskan manajemen puncak harus
menunjuk seorang anggota manajemen
organisasi yang diluar tanggung jawab lain,
harus memiliki tanggung jawab dan
wewenang dalam memastikan proses yang
diperlukan untuk sistem manajemen mutu
ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.
Mengacu pada ISO TS 16949 klausul
8.2.2.5 Kualifikasi Internal Auditor, yang
mengharuskan organisasi memiliki auditor
internal yang berkualifikasi untuk mengaudit
persyaratan-persyaratan teknis ISO TS
16949.
Fungsi-Fungsi Terkait
Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.5
Kualifikasi Internal Auditor, yang
mengharuskan organisasi harus memiliki
auditor internal yang sesuai dengan standar
untuk mengaudit persyaratan spesifikasi teknis.
Standar Kerja Klasifikasi Internal Auditor PT
HLI mengaharuskan auditor melakukan
pelaksanaan level up auditor, auditor harus
meningkatkan skill sampai mampu melakukan
training ke personil auditor lainnya, hal ini
mengacu pada penerapan ISO TS 16949
klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya,
organisasi harus menetapkan dan menyediakan
sumber daya yang diperlukan untuk
menetapkan dan memelihara sistem
manajemen mutu dan terus menerus
meningkatkan keefektifannya, dan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi persyaratan pelanggan.
Mengacu pada klausul 6.2.2 Kemampuan,
Pelatihan, dan Kesadaran, organisasi harus
menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi
personel yang melaksanakan pekerjaan yang
mempengaruhi kesesuaian terhadap
persyaratan produk, dan bila mungkin
menyediakan pelatihan .
Spesifikasi Tingkatan Auditor
Analisis
Terdiri dari tiga tahapan, tahap
perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap
tindak lanjut.
Mengacu pada ISO TS 16949 klausul
8.2.2 Audit Internal , yang menuntut
organisasi membuat program audit yang
direncanakan, dengan mempertimbangkan
status dan pentingnya proses dan area yang
diaudit, sebagaimana hasil audit yang lalu.
Klausul 8.2.2 Audit Internal juga
mengharuskan prosedur terdokumentasi
untuk menentukan tanggung jawab dan
persyaratan untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit, manajemen yang
bertanggung jawab atas bidang yang diaudit
harus memastikan bahwa tindakan koreksi
dan korektif apapun dibutuhkan, dilakukan
tanpa tunda untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan dan
penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut audit
harus mencakup verifikasi tindakan yang
dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi.
Tahap-Tahap Pelaksanaan
Penerapan klausul 4 Sistem Manajemen
Mutu, terdapat dalam daftar periksa audit
proses pengendalian rekaman (catatan)
kualitas dan proses dokumen dan data kontrol,
PT HLI mengharuskan adanya dokumentasi
dari seluruh proses pelaksanaan Audit Mutu
Internal.
Penerapan klausul 5 Tanggung Jawab
Manajemen, terdapat dalam daftar periksa
audit proses tinjauan manajemen, proses
menerima pesanan dan proses rencana
produksi, proses pengiriman dan lainnya.
Penerapan klausul 6 Pengelolaan Sumber
Daya, terdapat dalam daftar periksa audit
proses pelatihan, proses rekrutmen dan seleksi,
proses APQP, penanganan proses penyimpanan
dan pengawetan dan lainnya.
Penerapan klausul 7 Realisasi Produk,
terdapat dalam daftar periksa audit tinjauan
manajemen, proses kepuasan pelanggan, proses
ulasan kontrak produk baru, proses rencana
produksi, proses pembelian, penanganan proses
dan pengawetan dan lainnya.
Penerapan klausul 8 Pengukuran, Analisis,
dan Peningkatan , terdapat dalam daftar periksa
audit proses internal audit, tindakan perbaikan
dan pencegahan, proses pemilihan supplier
atau evaluasi, pemeriksaan mutu dan jaminan
kualitas, keluhan pelanggan dan lainnya.
Daftar Periksa
KESIMPULAN
1. Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai konsekuensi penerapan ISO TS 16949
maka PT Honda Lock Indonesia diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti
manual mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, prosedur wajib, prosedur kerja departemen,
instruksi kerja, rekaman mutu, dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan
suatu kegiatan yang dipersyaratkan oleh ISO TS 16949. Klausul 5 Tinjauan Manajemen
berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh manajemen puncak seperti penetapan struktur
organisasi, deskripsi pekerjaan, penetapan sasaran mutu, penunjukkan perwakilan
manajemen, dan pelaksanaan tinjauan manajemen. Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya, PT
Honda Lock Indonesia diwajibkan untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan
evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta
mengelola sarana dan prasarana organisasi. Klausul 7 Realisasi Produk PT Honda Lock
Indonesia diwajibkan mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan, pembelian bahan
mentah atau jasa pendukung, pelaksanaan produksi, penyimpanan, pengiriman, dan sampai
barang diterima oleh pelanggan. Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan, PT
Honda Lock Indonesia dituntut untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara
menganalisis semua data masukan (survey kepuasan pelanggan, keluhan pelanggan,
kerusakan produk, kesalahan kerja, dan lainnya) termasuk melaksanakan kegiatan audit
internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara
penerapan dengan standar ISO TS 16949 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan.
2. Prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949
klausul 8.2.2 mengenai Audit Internal, yang mengharuskan adanya prosedur terdokumentasi untuk
menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penyusunan
rekaman, dan pelaporan hasilnya.
3. Terdapat tiga fungsi terkait dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia, yaitu
Wakil Manajemen, Auditor, dan Manajer Departemen (Auditee). Ketiga fungsi terkait tersebut masing-
masing memiliki keterkaitan dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia serta
sesuai dengan penerapan ISO TS 16949 klausul 5.5.2 Wakil Manajemen dan klausul 8.2.2.5 Kualifikasi
Internal Auditor.
4. Spesifkasi tingkatan Auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS
16949 klausul 8.2.2.5 mengenai Kualifikasi Internal Auditor.
5. Daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949,
seluruh pertanyaan baku dalam dokumen daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock berisi
indikator penerapan klausul 4 Sistem Manajemen Mutu, klausul 5 Tinjauan Manajemen, klausul 6
Pengelolaan Sumber Daya, klausul 7 Realisasi Produk, dan klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan
Peningkatan.
6. Tahap-tahap pelaksanaan dalam Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia terdiri dari tiga tahapan,
yaitu tahap perencanaan audit, tahap pelaksanaan audit, dan tahap tindak lanjut audit. Tahap-tahap
pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia sesuai dengan ISO TS 16949 klausul 8.2.2
Audit Internal.
SARAN
1. Pihak auditor tidak hanya berperan dalam melakukan pemeriksaan terhadap
pengendalian internal saja, tetapi diharapkan auditor memberikan saran agar
pengendalian internal dalam perusahaan dapat lebih ditingkatkan.
2. Dalam pelaksanaan audit mutu internal, auditor sebaiknya tidak memberitahukan
kepada objek yang diteliti bahwa akan diadakan pemeriksaan, hal ini dilakukan
agar didapat suatu kondisi yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya,
sehingga dengan demikian dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi dalam perusahaan.
3. Memberikan sangsi kepada auditee jika dalam batas waktu yang diberikan tidak
segera melakukan pengendalian terhadap temuan audit.
4. Agar penelitian selanjutnya lebih baik, sebaiknya memahami materi tentang
klausul-klausul ISO TS 16949.