analisis dan perancangan sistem informasi...

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA

PT. PRAWISA ARYO SERASI (PAS)

Febrianti Saputry (20208491)

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012

Email : [email protected]

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) yang masih

menggunakan sistem manual atas transaksi pembeliannya. Tujuan dari penelitian ini

adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi pembelian

pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) dan untuk memberikan alternatif perancangan

sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). Penelitian

ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus

dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang

dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain

konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa

sistem pembelian yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan

kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian yang dilakukan, dokumen

yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian, serta laporan yang dihasilkan.

Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang mampu

mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain

konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, desain input dan desain

database.

Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian

ABSTRACT

The research was carried out at PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) are still using

manual systems purchase transactions. The purpose of this study was to determine

whether there is a weakness in the system of purchase accounting on the PT. Prawisa

Aryo Serasi (PAS) and to provide an alternative design of accounting information

systems purchases on PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). This research is a qualitative

descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal

sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the

stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors

found that firms run purchasing system still has flaws and weaknesses in terms of

separation of functions, procedures, purchases made, documents used, recording

transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed a purchase

accounting information system that is able to overcome the weaknesses and

shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the

design output, design input and database design.

Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Purchasing

mailto:[email protected]

2

PENDAHULUAN

Pada zaman globalisasi ini persaingan antar perusahaan semakin besar. Untuk

menghadapi persaingan tersebut maka dibutuhkan pencatatan akuntansi yang baik dan

terkomputerisasi, karena dengan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi

dapat membantu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat,

dan relevan sebagai langkah untuk memajukan dan mengembangkan perusahaannya.

Suatu sistem informasi akuntansi yang efektif sangat penting bagi keberhasilan

jangka panjang dalam suatu perusahaan, karena sistem informasi akuntansi berfungsi

untuk menyediakan pengendalian intern yang memadai terhadap aset-aset perusahaan.

Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan suatu informasi akuntansi tentang

struktur yang terjadi pada pembelian dari beberapa elemen yang memenuhi fungsi

masing-masing.

PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan

oleh 4 (empat) orang pemegang saham di daerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011 yang

berlokasi di Jl. Raya Narogong Km. 12,5 RT 004/001 Pangkalan 4 No. 4 Kelurahan

Cikiwul, Bantar Gebang Kabupaten Bekasi Provinsi Jawa Barat. Dalam menjalankan

proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk

itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi

yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan

secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, tujuan dari

perancangan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan efektivitas dalam

penyajian laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih

tepat dengan menggunakan teknologi informasi.

METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penelitian ini, alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu

analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan

dengan teori-teori. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Analisis

Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif

kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem

untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari

3

transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo

Serasi.

2. Desain Sistem

Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan

proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan

menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu

dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Sistem

1. Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi

kesalahan.

2. Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi

penerimaan.

3. Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga

tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang

dipesan perusahaan.

4. Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur

pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke

bagian akuntansi.

5. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.

Perancangan Sistem yang Diusulkan

Fungsi yang terkait dalam sistem yang diusulkan adalah fungsi yang

membutuhkan barang (produksi) dan fungsi penerimaan. Dokumen dalam sistem yang

diusulkan adalah tanda terima barang. Sedangkan laporan akuntansi yang akan

dihasilkan oleh sistem yang diusulkan ada empat laporan, yaitu laporan pembelian,

laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal.

Rancangan sistem yang diusulkan penulis dibuat untuk mengurangi kesalahan

dalam pengolahan data transaksi penjualan perusahaan dan mempersingkat waktu yang

dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi

atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.

4

Prosedur Pembelian Dalam Sistem yang Diusulkan

Gambar 1 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian yang Membutuhkan Barang,

Pembelian, Penerimaan dan Gudang

Gambar 2 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan

5

Model Logika Dari Sistem yang Diusulkan

1. Diagram Konteks

Produksi

0

Sistem

Pembelian

Manajemen

Supplier

Permintaan

pembelian

Purchase order, TTB

SPH, invoice,

kwitansi, faktur

pajak, dan surat

jalan

Laporan pembelian

Laporan hutang

Laporan pengeluaran kas

Laporan jurnal

Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Pembelian

2. Diagram Zero

Produksi

1

Penerimaan

permintaan

2

Pembuatan

order

pembelian

3

Penerimaan

barang

4

Melakukan

pembayaran

5

Pembuatan

laporan

Manajemen

Supplier

Barang

Permintaan Pembelian

Hutang

Purchase Order

Tanda Terima

Barang

Pelunasan Pembayaran

Permintaan

pembelian SPP PO

Barang

BPPLaporan pembelian

Laporan hutang

Laporan pengeluaran kas

Laporan jurnal

Gambar 4 Diagram Zero Sistem Pembelian

3. Diagram Level 1 Proses 1

Produksi

1.1

Cek

supplier

1.2

Kirim

permintaan

pembelian

2

Supplier

Barang

Permintaan

pembelian


Gambar 5 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Pembelian

6


2 3

2.1

Input data

order

2.2

Pembuatan

PO

Supplier

Purchase Order




3 4

3.1

Update

barang

3.2

Pembuatan

TTB

Barang

Purchase Order

Tanda Terima

Barang

Hutang



4 54.1

Update BPP

4.2

Pembuatan

BPP

Purchase Order Pelunasan Pembayaran

Hutang



5

5.1

Cetak laporan

pembelian

5.2

Cetak laporan

hutang

5.3

Cetak laporan

pengeluaran

kas

5.4

Cetak laporan

jurnal

Manajemen

Barang

Supplier

Hutang

Purchase Order

Pelunasan Pembayaran

Laporan Pembelian

Laporan Hutang

Laporan Pengeluaran Kas

Laporan Jurnal


7

Entity Relationship Diagram (ERD)

BARANG SUPPLIER

HUTANG

PERMINTAAN

PEMBELIAN

PURCHASE

ORDER

TANDA TERIMA

BARANG

PELUNASAN

PEMBAYARAN

tgl_permintaan

nm_bagian_minta

nm_barang

qty

kd_barang*

nm_barang

stok

satuan

harga_perunit

no_po*

tgl_po

kd_supplier

kd_barang

qty

harga_perunit

kd_supplier*

nm_supplier

alamat

no_telp

no_fax

saldo_hutang

kd_transaksi*

kd_supplier

tgl_jth_tempo

tgl_bayar

no_bukti_bayar*

no_po

kd_supplier

kd_bank

jml_nominal

tgl_bayar

M

MM

N

N

N

kd_permintaan*

jalan

no

rt/rw

kd_pos

kota

kota

kd_barang

satuan

nm_barang

satuan

total_harga

no_invoice

dftr_transaksi

saldo_hutang

no_tanda_terima*

kd_supplier

kd_barang

tgl_terima

no_surat_jalan

nm_barang

satuan

qty

no_po

no_invoice

no_tanda_terima

no_spp

Gambar 10 Entity Relationship Diagram

Normalisasi

1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Gambar 11 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

8

2. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Gambar 12 Bentuk Normal Kedua (2NF)

3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Gambar 13 Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Desain Database Sistem yang Diusulkan

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan

oleh sistem penjualan ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada

tabel dibawah ini.

Tabel 1 File Database yang Dibutuhkan

9

Desain Input Sistem Yang Diusulkan

Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan

digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem.

Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang

dihasilkan juga akan salah.

Desain Output Sistem Yang Diusulkan

Penulis mendesain sebanyak 10 bentuk output yang dihasilkan sistem yang

diusulkan. Output tersebut berupa 6 dokumen dan 4 laporan. Output yang dihasilkan

adalah permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima

barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas,

dan laporan jurnal.

1. Permintaan Pembelian 2. Data Barang

Gambar 14 Permintaan Pembelian Gambar 15 Data Barang

3. Data Supplier

Gambar 16 Data Supplier

10

4. Purchase Order

Gambar 17 Purchase Order

5. Tanda Terima Barang

Gambar 18 Tanda Terima Barang

6. Bukti Pembayaran

Gambar 19 Bukti Pembayaran

11

7. Laporan Pembelian

Gambar 20 Laporan Pembelian

8. Laporan Hutang

Gambar 21 Laporan Hutang

9. Laporan Pengeluaran Kas

Gambar 22 Laporan Pengeluaran Kas

12

10. Laporan Jurnal

Gambar 23 Laporan Jurnal

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi

diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian

pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi.

2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo

Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan

dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi

penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan

dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier

diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format

dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan,

pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang

dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum

lengkap.

3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan

penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti

yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para

pengguna sistem. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis,

13

penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram,

Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan

desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih

memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi

dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-

laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai

sistem yang terkomputerisasi.

Saran

Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat

mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi

pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya.

Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi

pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses

data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat,

cepat dan lengkap.

Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas

tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi

penjualan, persediaan, dan lain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2010. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan,

Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset.

Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi

9. Jakarta: Salemba Empat.

analisis dan perancangan sistem informasi...

Documents