ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA DAFFA’ SHOP BEKASI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Misward Gobel Djamaludin 08.11.2443

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA DAFFA’ SHOP BEKASI

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM OF SALE IN DAFFA’ SHOP BEKASI

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA DAFFA’ SHOP BEKASI

Misward Gobel Djamaludin Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Daffa' Shop is a trading business unit that specializes in the sale of the Muslim fashion clothing for teens and adults. Daffa 'Shop has customers both in Calcutta and in the various regions in Indonesia (Online). Daffa 'Shop should be able to manage data and information available as well. Data or information that is supposed to be able to be kept confidential so as not to be misused by those who are not authorized, but it must be a realtime information or up-to-date so that it can assist in the sales process.

Based on the performed analysis of the problem of data collection using the PIECES analysis is done completely in Daffa 'Shop. This analysis uses three methods to obtain data by using the method of observation, interviews, and literature study method. The data collected will explain the sales process in Daffa 'Shop.

The results of the analysis in Daffa 'Shop was found that the sales transaction data that is in Daffa' Shop still manual. Process sales transaction data is still manual is often made in the sales process Daffa 'Shop run less effectively and efficiently, and even tend to be slow, especially in the process of buying and selling and preparing reports that occur in it.

Keywords: sale and purchase, information, transaction, a computerized system

1. Pendahuluan

Seiring Berkembangnya usaha – usaha perdagangan yang sangat pesat pada

saat ini menjadikan sistem informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalan

menunjanng jalannya operasi – operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh

setiap perusahaan. Sistem transaksi berbasis komputer merupakan sebuah media yang

dapat dipergunakan untuk mengelola data, laporan, serta memudahkan perusahaan

dalam mengelola informasi.

Daffa’ Shop adalah salah satu usaha pakaian yang berbentuk home industry

yang menjual aneka pakaian/jilbab busana muslim yang bertempat di Bekasi Jawa Barat.

Semakin bertambahnya permintaan dan pesanan untuk pakaian/jilbab busana muslim

saat ini, Daffa’ Shop sendiri dalam hal mengolah informasi transaksi penjualanya masih

bersifat manual sehingga perlu dirancang sebuah sistem informasi transaksi penjualan

yang telah terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi transaksi penjualan yang

efektif dan efesien.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara

data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan

nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepan dari konteks apapun. Sementara

informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

(Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah

diproses, atau data yang memiliki arti.

Akhirnya sistem informasi dapat di definisikan sebagai suatu alat untuk

menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah menyajikan informasi guna

pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasikan,

pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi

organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi

berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 2.1 Konsep sistem informasi

2.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedahkan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini adalah

karakteristik sistem yang dapat membedahkan suatu sistem dengan sistem yang

lainnya:1

1. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana

yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang

menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukkan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan

sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem

yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output).

Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan

lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

7. Penyimpanan : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan

sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya.

Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen

tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan mengmungkinkan

komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

2.2.1 Definisi Penjualan dan Pembelian

Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena

jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara

langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran

penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut :

Pengertian penjualan menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi Basis

Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa: “Penjualan adalah pendapatan

lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada

pelanggan atas barang dan jasa”.

                                                                                                                         1  Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 5, 2007  

Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi

Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa : “Penjualan artinya penjualan barang

dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”.

Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan

adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual

menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang

sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati.

2.3 Konsep Arsitektur Sistem Dari sudut pandang perangkat lunak, komponen arsitektural dapat dibagi

menjadi:

1. Data storage, merupakan komponen yang digunakan untuk menyimpan data.

2. Data access logic, merupakan prosedur yang digunakan untuk mengakses

data yang disimpan dalam data storage.

3. Aplication Logic, merupakan bagian logika pemprosesan dalam lapis aplikasi.

4. Presentation Logic, merupakan komponen pemrosesan tampilan dan

perintah dari pengguna.

2.3.1 Pilihan Desain Arsitektur Sistem

Berdasarkan posisi penempatan elemen-elemen arsitektur di sisi klien maupun

server, ada empat jenis arsitektur dasar yang bisa dipilih:2

1. Server-Based Architecture

Pada arsitektur jenis ini, empat komponen perangkat lunak diletakan pada

bagian yang sama, yaitu server. Terminal yang tersedia hanya digunakan

sebagai dumb terminal, perpanjangan layanan dari server saja. Pada

arsitektur ini, data relative aman tetapi beban kerja server sangat berat

karena semua komponen dijalankan di server.

2. Client-Based Architecture

Pada arsitektur ini, server hanya berperan sebagai data storage. Komputer

klien lah yang digunakan untuk mengolah data yang akan dikirim oleh

server. Beban kerja server sangat ringan, tetapi keamanan data sangat

tergantung kinerja dari klien.

3. Client-Server Architecture (Two-Tiered)

Pada arsitektur ini, data dan prosedur pengaksesan data dilayani oleh server

dan masalah tampilan dan logika aplikasi dilayani oleh pengguna. Arsitektur

ini cukup menjamin keamanan data karena prosedur mengakses data oleh

klien ditangani server. Arsitektur ini biasa disebut arsitektur 2-tier.

                                                                                                                         2  Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 142, 2007  

a. Kelebihan

1. Scalable

2. Meningkatkan modularitas dari sistem berbasis web

3. Tidak ada titik pusat kegagalan

b. Kekurangan

1. Terlalu kompleks

2. Perlu bahasa dan teknik pemrograman baru

3. Lebih kompleks untuk di-update

4. Three-Tiered Client-Server Architecture

Pada arsitektur ini ditambahkan perangkat keras untuk menjalankan lapis

aplikasi logis, sehingga keamanan pengaksesan data lebih terjamin.

2.4 Konsep Basis Data

Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah basis

data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan.

Definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data

yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data3. Data yang

disimpan tidak mengalami ketergantungan terhadap program sehingga penambahan,

pengembalian, serta modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan tekontrol.

DBMS (Database Management System) merupakan antarmuka antar pengguna

database dengan data yang disimpan yang berfungsi untuk memudahkan dalam

melakukan utilisasi dan mengelolah data dalam jumlah besar. Salah satu contoh DBMS

adalah MySQL.

2.5 Konsep Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan suatu tahapan yang dilakukan setelah

melakukan analisis sistem. Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan

masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan.4

2.5.1 Analisis PIECES

Untuk mengindentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

infromasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini

dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan

services).5 Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini sangat

                                                                                                                         3  Raymond Mcleod,Jr. George P.Scheel, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Salemba Empat offset, Jakarta, hal 158, 2008  4  Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung, hal 139, 2002  5  Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 51, 2007  

penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya

gejala dari masalah utama saja.

2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan

Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi transaksi ini

menggunakan perangkat lunak NetBeans IDE 7.0, MySQL, J-Report dan AppServer.

NetBeans digunakan dalam pembuatan form aplikasi, MySQL dalam pembuatan

database, J-Report dalam pembuatan laporan, dan AppServer.

3. Analisis (Proses Penelitian) Tahap analisis sistem biasa dilakukan sebelum tahap perencanaan sistem dan

sebelum tahap desain sistem. Metode yang digunakan dalam analisis sistem pada Daffa’

Shop ini yaitu menggunakan analisis PIECES. Metode ini terdiri atas tahap analisis kerja,

analisis informasi, analisis ekonomi, analisis keamanan, dan analisis efisiensi. Dalam

tahapan analisis perancangan sistem ini terdapat, analisis kelemahan sistem, analisis

kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem.

Tabel 3.1 Analisis PISCES Daffa’ Shop

Jenis Analisis Kelemahan Sistem lama Sistem yang diajukan Performance Sistem pengolahan data secara

manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data. Selain itu pemrosesan data akan banyak memakan waktu

Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses pengolahan data.

Information Sistem pengolahan data manual menyebabkan proses informasi berlansung lama.

Teknologi berbasis komputer akan maka proses informasi akan berlangsung cepat.

Economic Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk tak terduga dalam hal pembelian barang.

Dalam jangka pendek biaya yang dibutuhkan cukup besar. Namun untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer.

Control Sistem pengolahan data secara manual akan sulit dilakukan control karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar.

Sistem berbasis komputer akan memudahkan control sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat ditekan.

Eficiency Sistem pengolahan data secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual.

Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis.

Services Pelayanan pada pelanggan akan Pelayanan pada

memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data.

pelanggan akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer.

3.1 Perancangan Sistem

3.1.1 UML

Unified Modeling Language (UML) merupakan suatu bahasa standard yang

digunakan untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan bagaimana

membuat dan membentuk model.

a. Use Case Diagram

Use Case Diagram merepresentasikan sebuah interaksi antara actor (user)

dengan sistem. Berikut use case diagram user dalam sistem baru:

Gambar 3.1 Use case diagram user

Berikut adalah use case diagram transaksi penjualan:

Gambar 3.2 Use case diagram pengolahan data penjualan

b. Activity Diagram

Diagram ini menggambarkan berbagai aktivitas dalam sistem yang sedang

dirancang mulai dari titik awal, melalui kondisi (decision) yang mungkin terjadi,

kemudian sampai pada titik akhir

Gambar 3.4 Activity diagram pengolahan data barang

c. Class Diagram

Berikut gambaran class diagram dari sistem yang diusulkan.

Gambar 3.5 Class diagram

d. Sequence Diagram

Sequence Diagram adalah penggambaran interaksi antar objek di dalam dan di

sekitar sistem. Penggambaran ini biasanya berupa message yang digambarkan

terhadap waktu.

Gambar 3.5 Sequence diagram login

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Tampilan Aplikasi

Berikut tampilan awal aplikasi setelah user berhasil melakukan login:

Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama

Di dalam menu utama terdiri atas menu File, menu Inventori, menu Peralatan,

menu Transaksi, menu Laporan, dan menu Help. Pada menu File terdapat menu Exit.

Sedangkan pada menu Inventori terdiri atas empat buah menu yaitu menu Box, menu

Barang, menu Pemasok dan menu Pelanggan. Menu Box memiliki sub-menu Data Box,

Tambah Uang, dan Ambil Uang. Sedangkan pada menu Peralatan terdapat menu Admin,

Backup, dan DB Setiing. Pada menu Transaksi terdapat menu Pembelian, menu

Pembayaran, menu Penjualan dan menu Penerimaan. Sedangkan pada menu Laporan

terdapat pilihan menu Laporan Daftar admin, Box, Keuangan, Stok Barang, Pemasok,

Pelanggan, Pembelian, Pembayaran, Penjualan, dan Penerimaan. Di dalam menu Help

terdapat menu About dari aplikasi yang dibuat.

4.2 Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan sistem atau maintenance system dilakukan secara periodik.

Tahapan yang harus dilakukan untuk memelihara program aplikasi yang sudah dibuat

sehingga program dapat terus digunakan tanpa ada gangguan:

a. Memperbarui database. Perbaruan sistem dilakukan untuk menambah item-item

baru kedalam database.

b. Packing data. Packing data dilakukan untuk menghapus data yang sudah tidak

diperlukan sehingga dapat menghemat penggunaan memori komputer.

5. Kesimpulan

Pada bab ini penulis mencoba menyimpulkan hasil analisis yang telah dilakukan

di Daffa’ Shop. Kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan Proses yang sekarang berjalan pada Daffa’ Shop belum

terkomputerisasi, dimana sistem pengolahannya masih dilakukan secara

manual sehingga admin dalam melakukan pencatatan data barang,

informasi penjualan dan pembuatan laporan masih berupa arsip atau buku

akumulasi penjualan, sehingga mempunyai resiko yaitu data – data hilang

susah di cari, Hal ini dinilai kurang efektif. Untuk itu lah dirancang sistem

informasi yang efektif dimana untuk mencapai hasil sesuai dengan tujuan

yang ditetapkan dan juga menggunakan analisis PIECES di dalamnya.

Tujuan yang ditetapkan adalah memberi kemudahan untuk mencatat

informasi penjualan dan pembelian serta membuat laporan. Dalam hal ini,

sistem informasi jual beli dapat mencapai tujuan sekaligus meringankan

serta mempercepat proses kerja dan dapat lebih menghemat waktu dan

tenaga sehingga meningkatkan kinerja usaha.

2. Sistem informasi yang dirancang memiliki fasilitas untuk melakukan proses

pembuatan laporan. Hasil dari perancangan sistem informasi jual beli

diimplementasikan menjadi lebih efektif dan efisien , dengan tampilan yang

lebih mudah dimengerti oleh pihak Daffa’ Shop. Sistem informasi tersebut

dapat memudahkan Daffa’ Shop dalam membuat laporan penjualan maupun

pembelian karena sudah terkomputerisasi dan dapat menghasilkan suatu

laporan yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan proses

kerja serta menghasilkan informasi yang bermutu dan dapat dipergunakan

untuk mengambil keputusan.

Berikut beberapa saran untuk pedoman dan pembangunan sistem yang lebih sempurna,

sehingga tercipta sistem komputerisasi yang lebih optimal:

a. Perlu dilakukan duplikat (back-up) data untuk menghindari kemungkinan

rusak atau hilangnya data-data file yang penting.

b. Untuk menghindari penyalahgunaan dan memberikan batasan kepada

pemakai yang berhak menggunakan sistem ini dibuatkan pula password dan

privileges sebagai pengaman sistem yang ada.

c. Pada periode tertentu akan dilakukan pengecekan kembali dan pembaruan

sistem untuk menjaga dan meningkatkan kualitas sistem tersebut.

d. Diharapkan peneliti selanjutnya bisa menambahkan maupun

mengembangkan aplikasi yang ada dengan menambahkan beberapa fitur

seperti: detail barang, laporan grafik keuangan dan yang menurut peneliti

berikutnya perlu ditambahkan dipersilahkan. Agar aplikasi menjadi lebih

efektif dan optimal.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Mcleod. Raymond, Jr. George P.Scheel. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10.

Jakarta: Salemba Empat Offset.

Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi

Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.