“ ANALISA SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN

PADA CV. ALONA JAYA “

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK ( KKP )

Di ajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III Semester 5

Di susun Oleh :

1. Nurul Amalia ( 12130745 )

2. Rohmat Arif (12134729)

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Tangerang

2015

iii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya

Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : "Analisa Sistem Absensi

Karyawan Pada CV. Alona Jaya". yang merupakan salah satu syarat kelulusan

mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk

itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika

dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Bapak Albert Riyandi S.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Ibu Juliana Emi, selaku Personalia CV. ALONA JAYA.

5. Teman-teman kelas 12.5B.27 semua yang telah mendukung dan memberi

semangat kepada kami.

iv

Dan penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena

itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Tangerang, November 2015

Penulis

v

DAFTAR ISI

Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................. i

Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................... ii

Kata Pengantar ...................................................................................................... iv

Daftar Isi ............................................................................................................... v

Daftar Simbol ........................................................................................................ vii

Daftar Gambar ....................................................................................................... ix

Daftar Tabel .......................................................................................................... x

Daftar Lampiran .................................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Umum .............................................................................................................. 1

1.2 Maksud dan Tujuan ......................................................................................... 4

1.3 Metode Penelitian............................................................................................ 5

1.4 Ruang Lingkup ................................................................................................ 6

1.5 Sistematika Penulisan ..................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem ...................................................................................... 8

2.2 Peralatan Pendukung ( Tools system ) ............................................................. 16

vi

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum .............................................................................................................. 23

3.2 Tinjauan Perusahaan ....................................................................................... 23

3.2.1 Sejarah Perusahaan ................................................................................. 23

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .............................................................. 25

3.3 Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................... 28

3.4 Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan .................................................. 29

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan .......................................................................... 32

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................................. 34

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan .............................................................. 34

3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran .............................................................. 35

3.7 Permasalahan Pokok ....................................................................................... 35

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................................... 36

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 37

4.2 Saran ................................................................................................................ 37

vii

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 37

DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 38

SURAT KETERANGAN PKL

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK

LAMPIRAN - LAMPIRAN

viii

DAFTAR SIMBOL

A.Simbol Data Flow Diagram

EXTRERAL ENTITY

Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada

urusan data.

PROCCES

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang

berlangsung

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

New Customer DATA FLOW

Customer Record Digunakan untuk menggambarkan arus data.

D1 Customer

2

Customer

Inquiry

Subsystem

ix

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar III 1. Struktur Organisasi ........................................................... 19

2. Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................... 24

3. Gambar III 3.Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................... 25

x

DAFTAR TABEL

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 16

2. Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 16

xi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 37

2. Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 38

1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini,

menjadikan informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam usaha

menciptakan kemajuan disemua bidang kehidupan manusia. Dengan adanya

teknologi informasi telah banyak dirasakan kemudahan dalam mendapatkan

informasi yang cepat, tepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi pada saat

ini sangat pesat, sehingga manusia dalam mengerjakan setiap pekerjaan selalu

membutuhkan komputer.

Komputer memiliki peranan yang sangat vital dalam pemecahan masalah

khusus dalam pengolahan data, karena komputer memiliki kecepatan tingkat akurasi

yang tinggi dalam pemrosesan data, sehingga dapat mempermudah pekerjaan

manusia. Adanya sistem komputer sangat membantu dalam pemecahan masalah

terutama dalam hal pengolahan data apapun terutama sistem absensi karyawan yang

akan kami bahas disini. Penggunaan komputer juga dapat dijadikan alat untuk

mencapai tujuan dan mencari kemudahan dalam melakukan suatu proses pekerjaan,

terutama yang melibatkan banyak data. Hampir disemua instansi-instansi baik yang

bersifat negeri maupun swasta menggunakan system komputer, bahkan usaha-usaha

kecil, menengah pun sudah memanfaatkan keberadaan sistem komputer.

2

CV. Alona Jaya merupakan perusahaan dan memiliki karyawan cukup banyak

sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisir dengan baik, terutama

dalam bidang absensi karyawan.

Sistem informasi sendiri adalah suatu jaringan keja yang merupakan

kumpulan dari elemen- elemen yang saling berhubungan dan berinteralsi untuk

mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yang diperlukan dalam mengambil

keputusan baik untuk waktu sekarang maupun diwaktu yang akan datang.

Informasi dan data merupakan komponen yang saling berhubungan satu sama

sama lain. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang memberi arti dan

bermanfaat sedangkan data adalah fakta atau apapun yang bisa atau dapat digunakan

sebagai input dalam menghasilkan informasi yang berkualitas.

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan

selain itu harus jelas maksud dan tujuannya, sehingga output (keluaran) bisa

dipertanggungjawabkan.

Informasi relevan atau informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi

yang diterima oleh bagian keuangan dan pemilik perusahaan atau pimpinan sama.

Informasi yang disajikan harus lengkap, efektif, efisisien, dan

yang pasti harus tepat dan benar.

Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan

sistem informasi yang baik dan handal, agar data-data yang telah dibuat akurat tanpa

kesalahan sedikitpun, karena apa bila terjadi kesalahan yang tidak di ingin kan itu

akan menghabiskan waktu yang banyak lagi untuk membetulkannya atau

3

membutuhkan waktu yang lama lagi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat

dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan

dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,

mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan

menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Sistem informasi memiliki beberapa jenis diantaranya Transaction Processing

System (TPS), Office Automation System (OAS), Knowledge Work System (KWS),

Management Information System (MIS), Decision Support System(DSS), yang sering

di gunakan dan kebanyakan ialah Management Information System (MIS) atau

disebut juga Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dalam penerapannya di

gunakan dalam satu komputer atau stand alone yang mana digunakan pada usaha

industri atau bisnis yang ruang lingkupnya kecil misal dalam satu gedung atau satu

ruangan.

Sistem lama dalam melakukan proses penghitungan masih menggunakan

sistem konvensional dimana rekap absen (pembukuan) masih ditulis sendiri atau

manual yang tentu saja sangat besar kemungkinan adanya kesalahan (human error).

Oleh karena itu perlu pembenahan dalam proses – proses tersebut secara pembukuan

data atau pun sistem yang lain yang bersifat data – data penting perusahaan, proses

penghitungan atau rekap absensi tersebut juga biasanya dilakukan setiap hari kegiatan

kerja dan juga rekap per bulan untuk mengetahui kehadiran karyawan secara tertulis,

jika hari libur akan menjadi kendala tersendiri ketika pemilik perusahaan tidak bisa

melihat data absensi karyawan pada hari tertentu secara dikarena kan perusahaan

libur. Untuk itulah penulis mencoba untuk

4

1

membangun/membuat sebuah Sistem Informasi Manajemen Absensi yang handal

sehingga dapat membantu pengusaha dalam mengelola dan mengembangkan sistem

absensi nanti agar mendapat data yang akurat.

Dengan permasalahan diatas penulis merasa tertarik melakukan penelitian

untuk dijadikan bahan laporan kerja praktek yang mengambil judul Sistem

Informasi Absensi Karyawan Pada CV. Alona Jaya.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan kami dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini

sebagai penambah informasi bagi kami yang di outputkan lewat tulisan yang terdapat

pada makalah ini yang isinya tentang analisa sistem absensi yang sangat jelas bagi

pembaca. Dengan mengetahui tentang proses absensi maka kami maupun pembaca

dapat menambah pengetahuan wawasan mengenai sistem absensi karyawan. Adapun

maksud penulisan Laporan KKP ini adalah :

1. Menambah wawasan secara perinci dalam pengolahan sistem yang berjalan dalam

sebuah perusahaan,

2. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang didapat selama

perkuliahan,

3. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi tugas mata

kuliah kerja praktek pada Semester 5 jurusan Manajemen Informatika Bina Sarana

Informatika.

5

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

KKP khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis

melakukan pengumpulan data melalui cara ;

1. Wawancara ( Interview )

Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap

maka penulis melakukan suatu metode suatu Tanya jawab mengenai semua

kegiatan yang berhubungan dengan sistem penjualan pada perusahaan ini.

2. Pengamatan ( Observation )

Penulis melakukan pengamatan – pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut

langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui

kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi Pustaka

Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi

kepustakaan melalui referensi yang ada di perpustakaan maupun di internet.

6

1

1.4 Ruang Lingkup

Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas mengenai sistem absensi

karyawan pada CV. Alona Jaya. Namun dalam kesempatan ini kami juga akan

memberitahukan secara ringkas bagaimana proses absensi karyawan mulai dari

karyawan melakukan absen lalu bagian keuangan membuat laporan absensi yang

akan diberikan kepada pimpinan perusahaan.

1.5 Sistematika Penulisan

Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan dahulu secara

garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca

memahami isi laporan KKP ini.

Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan masalah umum, maksud dan tujuan penulisan

laporan KKP, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika

penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini berisikan tentang uraian konsep dasar sistem dan

peralatan pendukung sistem ( tool system )

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan

menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi,

prosedur sistem berjalan, diagram alir data ( DAD ) sistem berjalan,

kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang dimilik

7

sub antara lain spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga

menguraikan tentang permasalahan dan alternative pemecahan

masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa

yang dibahas, dilanjutkan dengan saran – saran untuk mencapai suatu

hasil akhir yang baik.

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus dan

berulang kali atau secara rutin terjadi. Untuk memudahkan pemahaman mengenai

sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan demikian definisinya ini

mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.

Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru.

Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan

prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan

dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

Menurut Agus Mulyanto (2009:1) mendefinisikan bahwa, “Sistem secara

umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu sebagai satu kesatuan”.

Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu

terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata

kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur

tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling

9

berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk

mencapai tujuan tertentu.

Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya yang berjudul

Analisis dan Desain Sistem Informasi, pengertian sistem adalah sebagai berikut

“Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan

suatu sasaran tertentu”.

Definisi lain sistem menurut Azhar Susanto (2007:24) dalam bukunya yang

berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan “Sistem adalah kumpulan/group

dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu

sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”.

Berdasarkan dua definisi sistem tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan

bahwa sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedur-

prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi satu

skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan dalam mencapai suatu

tujuan. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses.

Struktur merupakan unsur – unsur yang secara integrasi membentuk sistem tersebut.

Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja dari suatu

sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien

dan efektif maka setiap struktur dan proses tertentu harus saling berkaitan antara satu

dengan yang lainnya.

10

B. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Sesuatu dapat dikatakan sistem jika didalamnya terdapat ciri-ciri atau karakteristik

sebuah sistem, yaitu terdiri dari :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen sistem terdapat berupa suatu subsistem atau bagian-

bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan Luar sistem adalah pihak-pihak diluar sistem yang mempengaruhi

sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem

lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar.

11

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang dimasukkan

supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal (signal input) adalah

energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8. Tujuan Sistem (Goal)

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu

sistem.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

C. Konsep Dasar Informasi

Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa, “Informasi adalah data yang telah

diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.

Definisi lain menurut Jogiyanto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul

Analisis dan Desain Sistem Informasi definisi informasi adalah sebagai berikut,

12

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya”.

Berdasarkan dua definisi informasi tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa informasi adalah serangkaian data yang diolah, dibentuk atau

dimanipulasi menjadi data yang mempunyai sifat sementara tergantung dengan waktu

yang memiliki kegunaan dan manfaat bagi orang yang menerimanya, dan dapat

digunakan sebagai alasan untuk melakukan tindakan serta mengambil keputusan.

D. Kriteria-Kriteria Informasi

Menurut Mc. Leod dalam Azhar Susanto (2008:38-39) suatu informasi yang

berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Relavan

Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan atau bernilai guna.

2. Akurat

Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya atau bebas dari

kesalahan.

3. Tepat waktu

Informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah

sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang/tidak

usang.

4. Lengkap

Informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan

atau penyelesaian.

13

E. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Azhar Susanto (2007:55) dalam bukunya yang berjudul Sistem

Informasi Manajemen, edisi 3 menjelaskan bahwa,

”Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun

non phisik yang saling berhubungan satu sama lainnya dan bekerja sama

secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi

informasi yang berguna”.

Menurut Jogiyanto (2005:11) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Robert A dan K.Roscoe Davis,

adalah sebagai berikut,

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan laporan-

laporan yang diperlukan”

Berdasarkan dua definisi sistem informasi tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik

phisik maupun non phisik di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

F. Komponen-Komponen Sistem Informasi

Komponen-komponen Sistem Informasi adalah sebagai berikut :

1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras mencakup berbagai peranti fisik

seperti komputer dan printer.

14

2. Perangkat Lunak (software) Yaitu sekumpulan instruksi- instruksi yang

memungkinkan perangkat keras memproses data.

3. Prosedur (procedure) Yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan

pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4. Orang (brainware) Yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam

pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem

informasi.

5. Basis data (database) Yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpanan data.

6. Jaringan komputer dan komunikasi data Yaitu system penghubung yang

memungkinkan sumber (resources) dapati secara bersama tau diakses oleh

sejumlah pemakai.

G. Sistem Informasi dalam Suatu Organisasi

Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya

dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi:

1. Perencanaan (Planning)

Proses untuk memikirkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan

sasaran serta tindakan berdasarkan metoda yang paling baik.

2. Pelaksanaan (Organizing)

Proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia

yang ada.

15

3. Pengendalian (Controlling)

Proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode

atau prosedur yang telah ditetapkan.

H. Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan sisitem informasi adalah sebagai berikut :

1. Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan

data yang akan diproses.

2. Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk mengahasilakan suatu

informasi yang bernilai lebih.

3. Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu laporan dari proses.

4. Penyimpanan adalah suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol adalah suatu aktivasi untuk menjamin bahwa system informasi

tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

16

2.2 Perlalatan Pendukung (Tools Sistem)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem

yang baru pada penulisan Laporan KKP ini adalah :

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alar Data

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang

menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari

keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan

sesuai dengan aturan mainnya.

2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data

a) External Entity

Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk

menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa

Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem.

(diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut.

b) Proses

Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses

pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh

organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus

data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar

dari proses.

17

c) Data Flow

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk menggambarkan

aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external

entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem.

Selain menunjukan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai

dengan data atau informasi yang dimaksud.

d) Data Store

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang

digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data store ini biasanya

berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic,

file disket, dan file hard disk. Data store ini juga berkaitan dengan

penyimpanan folder.

3. Aturan Main dalam Diagram Alur Data

a) Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity

secara langsung.

b) Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara

langsung.

c) Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity

secara langsung (atau sebaliknya).

d) Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang

keluar.

18

4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alur Data

Langkah – langkah dalam membuat Diagram Alur Data dibagi menjadi tiga tahap

atau tiga tingkat kontruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a) Buat Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari

keseluruhan sistem yang ada.

b) Buat Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada

didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci).

c) Buat Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi

dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

5. Kamus Data / Data Dictionary

Kamus data disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi

pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir

pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data

flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai sebuah katalog yang menjelaskan lebih

detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu

19

juga untuk menghindari penggunaan kata – kata yang sama, karena kamus data

disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

a) Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

b) Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan -

laporan.

c) Menentukan muatan data yang disimpan salam file - file.

d) Mengembangkan logika untuk proses – proses DAD.

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatat. Maka data harus memuat hal - hal sebagai berikut :

a) Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow

diagram, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga

mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih

lanjut tentang suatu aras data tertentu di data flow diagram dapat langsung

mencarinya dengan mudah di kamus data.

b) Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan larena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu

dengan yang lainnya.

c) Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk

dokumen dasar atau formulir , dokumen hasil cetakan komputer , laporan

20

terarah , tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field – field adalah

bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

d) Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya

memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.

e) Penjelasan

Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat

dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan –

keterangan tentang arus data tersebut.

f) Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu

dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan

input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan – lapoan harus dihasilkan.

g) Volume

Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata –rata

dan volume puncak darai kamus data. Volume rata – rata menunjukan

banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan

volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.

h) Struktur Data

Struktur yang menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item – item atau elemen – elemen data.

21

6. Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi

Struktur Data.

a) Notasi Tipe Data

Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna

dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut :

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter Alfabet

Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

. Titik sebagai penulisan ribuan

, Koma sebagai pemecahan pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

Sumber : Jogiyanto (2005:370)

b) Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen – elemen data yang disebut dengan item

data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

22

menyebutkan nama dari item – item datanya. Juga masih diperlukan informasi

lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau

hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi –

informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi – notasi sebagai

berikut :

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi / pengulangan proses

[ ] Pilih salah satu pilihan

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)

I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

Sumber : Jogiyanto (2005:1)

23

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak

sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang. Yang bergerak dibidang jasa

maupun penjualan. Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan adalah

tempat yang telah kami riset yaitu CV. Alona Jaya beralamat di Ruko Golden Madrid

2 Blok I / 01 BSD City, Tangerang. Dalam kali ini kami membahas mengenai

penjualan berbagai tas yang terbuat dari kulit reptile yaitu ular.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi

serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

CV. Alona Jaya merupakan perusahaan swasta yang berdiri sejak tahun 1979

dan bergerak dibidang eksport kulit reptil samakan dan juga pembuatan tas, dompet,

ikat pinggang dan lain-lain. Untuk memenuhi kebutuhan ekspor, CV. Alona Jaya

mempunyai beberapa pengumpul kulit reptil diberbagai daerah seperti Jawa,

Sumatera, Kalimantan dan NTB. Kulit reptil dikirim ke Jakarta dengan menggunakan

angkutan darat, angkutan laut maupun pesawat udara, oleh perusahaan kami kulit

24

tersebut diproses dan disamak menjadi kulit crust atau finish yang kemudian siap

diekspor ke negara tujuan.

Disamping kulit reptil samakan, CV. Alona Jaya juga mengusahakan home

industry yaitu mengolah kulit reptil samakan menjadi barang jadi seperti Tas, Ikat

Pinggang, Dompet dan lain lain. Dikarenakan adanya kulit sisa eksport yang tidak

terpakai, untuk memanfaatkannya agar tidak terjadi limbah maka dibuatlah home

industry ini. Barang jadi ini dijual di toko dan sebagian lagi untuk diekspor. Home

industry dalam pembuatan tas, dompet, ikat pinggang dan lain-lain bernama Vielta.

Pada umumnya negara pelanggan kami untuk pembeli kulit hasil samakan

adalah Jepang, Amerika Serikat, Mexico, England, Brasil, Spanyol dan Italia.

Volume ekspor umumnya dari tahun ke tahun meningkat sehingga akan kami

tingkatkan baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

Sedangkan untuk pelanggan kami yang membeli Hand bag nya lebih dominan

orang – orang korea yang menetap di Indonesia, ataupun mereka yang hanya berlibur

ke Indonesia.

Dalam menjalankan kegiatan ekspor ini perusahaan kami telah memiliki

berbagai sarana dan prasarana kerja seperti gudang, peralatan mesin-mesin samak,

alat-alat transportasi dan komunikasi serta peralatan kantor.

CV. Alona Jaya dalam tahun 2015 telah menyerap karyawan sebanyak 41

orang karyawan tetap dan 8 orang karyawan harian. Mereka rata-rata telah

mempunyai pengalaman kerja yang cukup baik dan profesional di bidangnya masing-

25

masing. Diharapkan untuk tahun 2016 perusahaan kami akan siap menghadapi

persaingan ekspor di pasaran, dengan demikian segala aktivitas yang dijalankan CV.

Alona Jaya akan berhasil dan efektif.

CV. Alona Jaya mempunyai jadwal kerja sebagai berikut :

Hari : Senin s/d Sabtu

Waktu : 07.00 – 16.00 wib

Istirahat : 12.00 – 13.00

Keterangan absensi karyawan sebagai berikut :

I = Izin

S = Sakit

TB = Tanpa Berita

C = Cuti

3.2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang

menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian

yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui

secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.

Demikian. pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang

dilakukannya.

26

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Alona Jaya

Tugas dan wewenang :

Direktur : Merencanakan mendelegasikan dan menentukan haluan

dan kebijaksanaan manajemen perusahaan dan

bertanggung jawab atas jalannya seluruh kegiatan

perusahaan serta mencari pasatan baru.

Bagian Penjualan : Melaksanakan proses penjualan tas dari mulai stok barang

masuk sampai barang keluar

Bagian Penyamakan : Melaksanakan penyamakan kulit yang menyangkut

proses Wet Blue / Crust / Finishing.

27

Bagian Kerajinan : Melaksanakan pembuatan produk yang dihasilkan

termasuk masalah design / rancang bangunnya.

Bagian Ekspor : Melaksanakan ekspor/ penjualan termasuk disini adalah

mengenai promosi.

Bagian Umum : Melaksanakan pengiriman dan membantu bagian yang

lain.

Bagian Keuangan : Mengurus administrasi keuangan dan pembukuan.

28

3.3 Prosedur Sistem Absensi Berjalan pada perusahaan

Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem

yang ada yaitu sistem informasi absensi. Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem

absensi dan analisa dokumen data absensi, kami akan menjelaskan satu per satu

proses absensi di perusahaan ini.

A. Cara Pengisian Absen

Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data sesuai hal yang

ditentukan yaitu :

1. Nama Karyawan

2. Nomor Induk Karyawan

3. Bagian Karyawan

4. Jam Masuk Karyawan

5. Jam Pulang Karyawan

6. Tanggal Kerja Karyawan

7. Keterangan

B. Prosedur Absensi Karyawan

1. Setiap karyawan pada setiap hari kerja wajib mengisi absensi yang telah di

sediakan kepada setiap bagian dengan sistem cek roll.

29

2. Bagian keuangan merekap semua data absensi karyawan setiap hari sebagai bukti

kehadiran karyawan setiap hari dan menyusun laporan absensi karyawan untuk

diberikan langsung kepada pimpinan dan disimpan di arsip.

3. Pimpinan perusahaan menerima laporan absensi karyawan setiap bulan yang telah

direkap oleh bagian keuangan sebagai data untuk mengukur prestasi kinerja

karyawan dalam perusahaan.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada CV. Alona Jaya, akhirnya dapat

diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan

tersebut. Bentuk garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

30

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

31

Gambar 3.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

data yang dicari. Berikut ini adalah kamus data dari masing-masing arus data yang

mengalir pada sistem informasi absensi karyawan :

32

A. Kamus data untuk menjelaskan data masukan

Nama arus data : Kartu absensi karyawan

Alias : -

Bentuk data : Dokumen/Kartu

Sumber data : Karyawan

Arus data : Dari karyawan ke proses 1.0

Rangkap : 1 (satu)

Struktur data : NIK, Nama , Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

Frekuensi : Setiap bulan

Penjelasan :Berisi data kehadiran karyawan selama satu bulan.

B. Kamus data untuk menjelaskan proses

Nama arus data : Data absensi karyawan

Alias : -

Bentuk data : Dokumen

Asal Data : Kartu Absensi

Arus data : Dari proses 1 ke file absensi

33

Nama Proses : Hitung jam kerja dan persentasi kehadirana

Alias : Jam kerja

Fungsi : Untuk menghitung dan memproses jam kerja,

Jam lembur dan persentasi kehadiran selama satu

Bulan

Asal data : Data absensi karyawan

Struktur data : NIK, Nama, Nama Bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

C. Kamus Data untuk data keluaran

Nama arus data : Laporan Absensi Karyawan

Alias : -

Sumber data : Kartu absensi karyawan

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Dari proses 2.0 ke pimpinan

Penjelasan : Berisi simpanan data absensi karyawan untuk

dicetak

Fungsi : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja

karyawan

Struktur data : NIK, Nama, Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

34

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari

bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tas. Bentuk

dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk

atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen

masukan yang ada dalam sistem absensi karyawan di CV Alona Jaya.

1. Nama Dokumen : Kartu Absen

Fungsi : Untuk Absen Karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Keuangan

Frekuensi : Setiap kali melakukan absensi

Jumlah : 1 kartu

Bentuk : Lampiran A.1

35

3.6.2 Spesifikasi dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Laporan Absen Karyawan

Sumber : Absensi Karyawan

Tujuan : Keuangan

Frekuensi : Setiap bulan rekap absensi

Jumlah : 1 Set

Bentuk : Lampiran A.2

3.7 Permasalahan Pokok di Perusahaan

Dalam pelaksanaannya, tentunya setiap perusahaan memiliki

permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada CV.Alona

Jaya, permasalahan yang sering terjadi antara lain :

1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi karyawan pada CV. Alona

Jaya masih tertulis (manual) sehingga untuk pencatatan data masih memakan

waktu yang lama dan sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi agar tidak salah

dalam mencatat data tersebut.

2. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem pendataan

dan absensi karyawan,sehingga masih banyak kemungkinan adanya tindak

kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

36

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh CV. Alona Jaya ada beberapa cara

untuk mengatasi masalah tersebut antara lain;

1. Sebaiknya CV. Alona Jaya menerapkan sistem komputerisasi untuk

memudahkan pencatatan data dan absensi karyawan agar lebih mudah,cepat

dan akurat.

2. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada CV. Alona

Jaya agar segera dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali sehingga bisa

meminimalisir kesalahan – kesalahan yang kerap terjadi serta mencegah

adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

37

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam

penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut ;

a. Sistem absensi karyawan di CV. Alona Jaya masih di tulis tangan (manual)

sehingga dibutuhkan ketelitian yang tinggi juga memakan waktu yang lama.

b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan maka masih

banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi karyawan

(manipulasi data).

4.2 Saran

Pada dasarnya sistem absensi CV. Alona Jaya masih kurang efektif , maka

saran yang dapat digunakan untuk CV. Alona Jaya adalah sebagai berikut :

a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan ini akan

lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan lebih cepat dan

akurat.

b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk mengawasi

dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam pencatatan absen.

38

DAFTAR PUSTAKA

Adi Nugroho. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan

Metodologi Berorientasi Objek. Bandung, Informatika,

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :

Graha Ilmu.

Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar.

Yogyakarta

Azhar Susanto. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: T. Lingga Jaya

Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia

Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta:

Andi.

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua; Yogyakarta : Akademi

Manajemen. Perusahaan YKPN.

Moekijati, Prasojo. 2011. Sistem Infomasi, Yogyakarta : Andi Offset.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi

Offset.

Mulyanto A. 2009. Sistem Informasi, Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar.

Taufiq R. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Konsep Dasar, Analisis dan Metode

Pengembangan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

LAMPIRAN A.1

LAMPIRAN A.2

LAMPIRAN A.3