analasa sistem pengolahan data iklanelib.unikom.ac.id/files/disk1/415/jbptunikompp-gdl... · web...

TINJAUAN ATAS PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DEPARTEMEN PURCHASING PADA

HOTEL HORISON BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang D-3

Program Studi Akuntansi

Disusun Oleh :

Nama : Ari NuryaniNIM : 21307054

PROGRAM STUDI AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

2009

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur Penulis Panjatkan atas Kehadirat Allah SWT, atas

berkat, rahmat, dan anugrah-Nya yang telah dilimpahkan kepada penulis,

sehingga penulis mampu menyelesaikan Laporan Hasil Kerja Praktek dengan

judul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PEMBELIAN BARANG PADA

HOTEL HORISON BANDUNG”

Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu

syarat untuk menempuh jenjang D3 Program Studi Akuntansi di Universitas

Komputer Indonesia Bandung.

Penulis menyadari dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini masih

banyak terdapat kekurangan baik isi maupun bahasa yang digunakan. Hal ini tidak

lain karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki,

untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai

pihak.

Selain itu penulis menyadari bahwa Laporan ini tidak akan terwujud tanpa

adanya bimbingan, dorongan, nasehat, serta doa dan bantuan dari berbagai pihak,

oleh karena itu dengan kesempatan ini perkenankan penulis mengucapkan terima

kasih kepada semua yang telah membantu penulis,sehingga Laporan Kerja

Praktek dapat selesai tepat pada waktunya.

ii

iii

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto., M.Sc, selaku Rektor Universitas

Komputer Indanesia Bandung.

2. Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra.,S.E. M.Si, selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung.

3. Sri Dewi Anggadini, SE., MSi., selaku Ketua Program Studi Akuntansi

Universitas Komputer Indonesia Bandung. Sekaligus Dosen Pembimbing

yang telah meluangkan waktunya kepada penulis dan dengan sabar serta

tekun dalam membimbing penulis dalam menyusun Laporan Kerja

Praktek ini.

4. Seluruh Bapak Ibu Dosen dan Karyawan Universitas Komputer Indonesia

Bandung.

5. Bapak Ahmad Zaenal selaku Personalia yang telah menerima penulis

untuk melakukan kerja praktek di Hotel Horison Bandung

6. Dra Siti Teti R selaku pembimbing di Hotel Horison Bandung yang telah

meluangkan waktunya kepada penulis dan dengan sabar serta tekun dalam

membimbing penulis dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

7. Bapak Cahyana, selaku pegawai di Hotel Horison Bandung yang telah

membantu dan mendidik penulis, sehingga penulis mendapat banyak

pengalaman dalam dunia kerja.

8. Bapak Deni, Bapak Tatang, Bapak Beni, Bapak Asep, Bapak Jean, Bapak

Toto, Bapak Oesman, Bapak Jasmanto, Bapak Nana, Ibu Vera, Ibu Ira

iv

selaku pegawai di Hotel Horison Bandung yang telah membantu penulis

mendapat banyak pengalaman dalam dunia kerja.

9. Seluruh Staf dan Pegawai yang bekerja di Hotel Horison Bandung.

10. Untuk Umi dan Bapak, Penulis ucapkan banyak terima kasih untuk semua

yang telah diberikan kepada penulis atas doa, dukungan, dan kasih sayang.

Semoga kalian diberi kesehatan dan rezeki yang berlimpah serta selalu

dalam lindungan Allah SWT.

11. Untuk Media adikku tersayang yang selalu memberikan masukan,

sehingga laporan ini dapat terselesaikan.

12. Untuk para sahabatku Nisa, Sheni, Icha, Rara yang saling mendukung,

sehingga kita bisa menyelesaikan laporan ini.

13. Untuk semua teman-teman di 3 Ak 6, yang selalu kompak.

Akhir kata penulis sampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak atas

terselesaikannya laporan ini. Semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat memberi

manfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.

Bandung, Desember 2009

Penulis

Ari Nuryani

NIM 21307054

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………. i

KATA PENGANTAR………………………………………………………. ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………. v

DAFTAR TABEL……………………………………………………………. vii

DAFTAR GAMBAR………………………………………………………… viii

DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………… ix

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek……………………………………… 1

1.2 Tujuan Kerja Praktek………………………………………………..4

1.3 Kegunaan Kerja Praktek…………………………………………….4

1.4 Metode Kerja Praktek……………………………………………….5

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek……………………………………6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan……………………………………….. 8

2.2 Struktur Organisasi………………………………………………….10

2.3 Deskripsi Jabatan……………………………………………………15

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan………………………………………... 28

2.4.1 Visi Perusahaan…………………………………………….. 28

2.4.2 Misi Perusahaan……………………………………………..28

2.4.3 Aktivitas Perusahaan………………………………………. 29

v

vi

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek………………………………… 31

3.1.1 Pengertian Prosedur………………………………………… 32

3.1.2 Pengertian Pembelian………………………………………. 33

3.1.3 Pengertian Prosedur Pembelian…………………………….. 35

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek………………………………… 36

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek……………………...36

3.3.1 Prosedur Permintaan Pembelian……………………………. 36

3.3.2 Prosedur Pemesanan Pembelian……………………………. 37

3.3.3 Laporan Penerimaan Barang………………………………...38

3.3.4 Kendala yang Dihadapi…………………………………….. 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan.....................................................................................40

4.2 Saran...............................................................................................41

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………. 42

LAMPIRAN………………………………………………………………… 43

DAFTAR RIWAYAT HIDUP………………………………………………. 59

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Kuliah Kerja Praktek………………………………… 7

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Hotel Horison Bandung………………… 11

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Surat permohonan kuliah kerja praktek ............................................44

Lampiran 2: Surat keterangan pelaksanaan kerja praktek .....................................45

Lampiran 3: Surat keterangan telah melaksanakan kerja praktek..........................46

Lampiran 4: Daftar kehadiran mahasiswa..............................................................47

Lampiran 5: Surat keterangan hasil kerja praktek dari Perusahaan ......................48

Lampiran 6: Surat keterangan hasil kerja praktek dari Unikom ...........................49

Lampiran 7: Surat berita acara bimbingan kerja praktek ......................................50

Lampiran 8: Purchase Order.................................................................................51

Lampiran 9: Urgent Request..................................................................................52

Lampiran 10: Receiving Reports............................................................................53

Lampiran 11: Direct Purchase Memo....................................................................54

Lampiran 12: Purchase Request ...........................................................................55

Lampiran 13: Daftar belanja unutk main kitchen...................................................56

Lampiran 14: Form seleksi atau evaluasi supplier.................................................57

Lampiran 15: Kas Bon...........................................................................................58

ix

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kerja Praktek

Sistem informasi merupakan hal yang vital dalam suatu perusahaan.

Melalui informasi, perusahaan dapat memonitor kondisi riilnya sendiri, baik

tentang persediaan barang, pemasaran, retur, mobilitas dan pertumbuhan Sumber

Daya Manusia, keuangan dan lain sebagainya. Tanpa informasi perusahaan tidak

dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara

objektif, karena perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti kondisi di

lapangan. Agar sistem informasi itu dapat beroperasi secara optimal maka

dibutuhkan TI yang telah terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul.

Digunakannya TI sebagai basis pembangunan SI akan memberi jaminan lancarnya

aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahan data.

Kemajuan teknologi dalam bidang informasi merupakan salah satu pemicu

berubahnya pola pikir manusia untuk dapat memperoleh informasi yang tepat dan

akurat secara cepat. Salah satu pendukung kemajuan teknologi ini adalah

komputer. Komputer merupakan alat bantu pemecahan masalah manusia untuk

keluar dari keterbatasan kemampuan mengingat sesuatu hal dalam jumlah besar,

banyak, dan dalam jangka waktu yang lama, serta kemampun untuk mengakses

suatu data agar menjadi informasi secara cepat, tepat, dan akurat.

1

2

Meskipun demikian masih banyak pula instansi-instansi ataupun

perusahaan-perusahaan yang masih belum memanfaatkan kelebihan dari teknologi

informasi dan komputer ini sebagai alat penunjang dalam kegiatan operasional

atau hanya digunakan sebagai alat bantu.

Keberhasilan suatu perusahaan salah satunya ditentukan dengan sejauh

mana perusahaan tersebut mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi

konsumen terlebih penting lagi ialah sejauh mana perusahaan tersebut mampu

melaksanakan kegiatan pemasarannya dengan baik sehingga dapat memberikan

tingkat kepuasan yang optimal bagi para konsumen.

Departemen Purchasing Hotel Horison merupakan salah satu dari sekian

banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang perhotelan. Dalam departemen

purchasing ini perusahaan membeli semua perlengkapan dan keperluan yang

dibutuhkan oleh setiap departemen, contohnya :

Departemen Main Kitchen (sayuran, daging, buah buahan, terigu, minyak

goreng, beras, ikan, telor, dll)

Departemen Enginering (mata bor beton, soket besi, cat, kuas cat, acrylic

satin, keni besi, asbes gelombang kecil, dll)

Departemen General Store (areng, bebek closet, wipol, kamper, sikat,

tooth brush, pasta gigi, sabun, sampo, dll)

Departemen House Keeping (seragam, karpet, gorden, sepre, sarung

bantal, kieset, dll)

Departemen Food Beverage (minuman alkohol, minuman bersoda, air

mineral, bumbu masakan, pestry box, pestry cup, paper dolly, dll)

3

Departemen Accounting (kertas A4, alat tulis kantor, tinta, printer, dll)

Departemen Fitnes Center (Trade mill, cardio, dll)

Dalam kegiatan pembelianya Departemen Purchasing Hotel Horison

masih menggunakan sistem secara manual, yakni masih menggunakan pencatatan

secara manual dalam hal ini tidak menggunakan suatu program atau aplikasi untuk

menjalankan sistem pembelian.

Sejauh ini Departemen Purchasing Hotel Horison telah menyajikan

penjualan produk yang efektif, harga bersaing, berkualitas dengan jaminan

keaslian produk untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen. Akan

tetapi dengan kemajuan teknologi dan persaingan pasar selalu berubah-ubah

sebagai dampak dari perkembangan teknologi dan sosial serta tingkat persaingan

yang semakin ketat saat ini.

Sehubungan dengan adanya permasalahan diatas, maka perlu diadakannya

analisis terhadap sistem pembelian yang sedang berjalan guna memecahkan

permasalahan-permasalahan yang timbul sehingga dapat dilakukan

pengembangan sistem dan dijadikan acuan untuk pembuatan program aplikasi.

Berdasarkan hal diatas maka penyusun mengambil judul “ TINJAUAN ATAS

PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DEPARTEMEN PURCHASING

PADA HOTEL HORISON BANDUNG”.

4

1.2. Tujuan Kerja Praktek

1. Untuk mengetahui prosedur permintaan pembelian barang pada

Hotel Horison Bandung.

2. Untuk mengetahui prosedur pemesanan pembelian barang pada

Hotel Horison Bandung.

3. Untuk mengetahui laporan penerimaan barang pada Hotel

Horison Bandung.

4. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi oleh Hotel

Horison khususnya di Departemen Purchasing.

1.3. Kegunaan Kerja Praktek

a. Kegunaan Bagi Penulis

Melatih untuk bertanggung jawab atas tugas yang diberikan

kepada penulis

Menambah pengalaman dan pengetahuan selama berada dalam

lingkungan dunia kerja.

Dapat membandingkan antara teori dengan penerapan didalam

dunia kerja.

b. Kegunaan Bagi Perusahaan

Dengan memperkenalkan sistem yang dipakai oleh Hotel

Horison kepada penulis sehingga mempermudah pengerjaan dan

dapat membantu menyelesaikan pekerjaan.

5

c. Kegunaan Bagi Pihak Lain

Dapat memberikan pengetahuan dan dapat menjadi referensi

khususnya bagi pihak yang mengkaji topik-topik yang berkaitan

dengan masalah bahasan dalam ini

1.4. Metode Kerja Praktek

Jenis data yang diambil berupa data kualitatif. Sumber data diambil dari

sumber data primer, yaitu informasi dalam hal ini bagian pembelian di

Departemen Purchasing Hotel Horison dan sumber data sekunder yaitu Daftar

Pesanan Barang dan Bon Penjualan. Adapun teknik teknik pemgumpulan data

yang digunakan adalah:

a) Field Research (Penelitian Secara langsung)

1) Observasi

Penyusun melakukan pengamatan langsung ke tempat penelitian

yaitu Departemen Purchasing Hotel Horison.

2) Wawancara

Dalam hal ini penyusun mengadakan wawancara langsung dengan

pemilik dan bagian pembelian barang Departemen Purchasing Hotel

Horison.

3) Praktek Kerja, yaitu data yang diperoleh dari hasil kerja praktek

yang dilaksanakan dengan cara mencari, mencatat data-data yang

diperlukan sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas.

6

4) Block release, yaitu suatu penelitian yang dilakukan pada waktu

tertentu.

b) Library Research (Studi Pustaka)

Yaitu mempelajari buku-buku sumber yang berhubungan dengan

permasalahn yang dihadapi. Study literature dimaksudkan untuk

mendapatkan bahan-bahan yang sifatnya teoritis dan dijadikan bahan

dasar pemikiran dan perbandingan dengan hal-hal yang sifatnya

praktis dalam pelaksanaan laporan kerja praktek.

1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Penulis melaksanakan kerja praktek pada Hotel Horison Bandung yang

berlokasi di Jl Pelajar Pejuang ’45 No. 121 Buah Batu Bandung 40264 –

Indonesia Telp : (62-22) 730500, Fax (62-22) 7304711, 7310993

Pelaksanaan kerja praktek dimulai pada hari Senin 03 Agustus s/d Senin

31 September 2009

Senin – Jumat : 08.00 s/d 17.00

Sabtu – Minggu : Libur

7

Tabel 1.1

Jadwal kuliah kerja praktek

Departemen Purchasing Hotel Horison Bandung

No Kegiatan Minggu ke 1 Minggu ke 2 Minggu ke 3 Minggu ke 4

1

Membuat Purchase Order berdasarkan Purchase Request

2

Mengarsip Purchase Order yang telah di pesan kepada supplier

3

Memeriksa/ mencocokan antara Purchase Request dengan Purchase Order

4

Mengarsipkan semua Purchase Request dari setiap departemen sesuai nomor dan tanggal pemesanan

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pada mulanya hotel bintang satu Bandung Inn adalah milik seorang

pengusaha swasta yang bertempat tinggal di Bandung yaitu Tuan Dharma Effendi

dan Nyonya Amalia, namun berdasarkan akta jual beli perusahaan No. 11

tertanggal 05 Februari 1988 dihadapan Notaris Albertus Sucipto Budihardjo Putra,

SH dan akta jual beli No. 32 tertanggal 05 Februari 1988 dihadapan notaris yang

sama. Seluruh aktiva yang meliputi tanah bangunan yang ada diatas tanah serta

perizinan-perizinan yang menyangkut usaha perhotelan Bandung Inn terjadi

pelepasan hak dari pemilik Tuan Effendi dan Nyonya Amalia kepada PT

Metropolitan Horison Development.

Sejak pengoperasiannya diambil alih oleh PT Metropolitan Horison

Development, hotel bebintang satu Bandung Inn menunjukan suatu

perkembangan yang cukup menggembirakan.

Berdasarkan pengalaman dalam mengelola sebuah hotel, manajemen

Bandung Inn melihat adanya peluang pasar yang masih bisa di raih. Maka PT

Metropolitan Horison Development memperluas usahanya dengan mendirikan

hotel bintang tiga yang lokasinya bersebelahan dengan Bandung Inn.

Berdasarkan akta jual beli No. 61, 62, 63 dan 64 tertanggal 21 April 1989

sebuah taman rekreasi Pasundan Plaza yang berlokasi di Jl. Maskumambang No.

06 bersebelahan dengan Bandung Inn, dilepas hak kepemilikannya oleh Bapak

8

9

Dhama Effendi kepada PT Metropolitan Development untuk tujuan pendirian

Hotel Horison, berbintang tiga dengan jumlah kamar 253 kamar.

Maka mulai tahun 1990 tepatnya tanggal 02 April, Bapak Ateng Wahyudi

selaku walikota Bandung berkenan meresmikan pembangunan dengan meletakan

batu pertama sebagai awal pembangunan hotel.

Sejak saat itu pembangunan hotel dilakukan secara bertahap dipercayakan

kepada PT Dimensi Enginering Contractor yang merupakan anak perusahaan dari

PT Metropolitan Development Group beserta 36 nomati sub berperasi, dan resmi

berdiri dengan dikeluarkannya SK No. 517/SI/6407 oleh Mentri kehakiman RI

tanggal 21 Januari 1992 dan tercantum dalam Berita Negara.

Hotel Horison Bandung ini berada di atas tanah seluas 3 (tiga) hektar yang

terdiri dari 9 (sembilan) lantai dan cottage 44 (empat puluh empat), jumlah kamar

pada bangunan tower(main building) sebanyak 209 kamar, jumlah keseluruhan

253 kamar, meeting room dan convention hall berukuran besar yang mampu

menampung 750 hingga 2500 orang, restaurant, fitnes center dan juga memiliki

kolam renang yang terdiri dari baby pool, kolam ombak, dan kolam prestasi

berukuran standar international olympic.

Setelah diadakan penilaian klasifikasi bintang oleh pihak KAKANWIL

PARIWISATA, maka HOTEL HORISON BANDUNG oleh Bapak Joop Ave,

selaku Dirjen Pariwisata melalui Kakanwil Pariwisata, berkenan memberikan

piagam bintang 4 (empat) pada Hotel Horison Bandung pada tanggal 02 Maret

1992.

10

Dengan berdirinya Hotel Horison Bandung ini dan pengakuan dari pihak

KAKANWIL PARIWISATA sebagai hotel bintang 4 (empat) maka dengan

sendirinya menambah sarana dalam menunjang pariwisata di Bandung Khususnya

dan wilayah Jawa Barat umumnya.

2.2 Struktur Organisasi

Dalam pengelolaan perusahaan perlu adanya penyusunan organisasi yang

diselaraskan dengan fungsi yang ada. Penerapan pola organisasi yang ada perlu

dilakukan untuk meningkatkan fleksibilitas, efektifitas, dan efisiensi kerja dengan

memperhatikan fungsi organisasi.

Struktur organisasi yang terdapat di Hotel Horison Bandung digunakan

sebagai sistem informasi dalam pelaksanaan tugas tenaga kerja, menggambarkan

tanggung jawab masing-masing bagian, memperlihatkan garis kewenangan dan

jalur koordinasi yang harus diakui oleh para tenaga kerja serta jalur kerja sama

antar bagian dalam perusahaan.

Dengan adanya struktur organisasi di Hotel Horison Bandung ini,

diharapkan agar tercipta koordinasi yang dapat mengarahkan semua kegiatan

perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada Hotel Horison Bandung secara garis besar mempunyai susunan organisasi

sebagai berikut:

11

Gam

bar 2

.1St

rukt

ur O

rgan

isas

i Hot

el H

oriz

on B

andu

ng

12

Jabatan – jabatan yang ada dalam Hotel Horison Bandung adalah :

1. Chief Accountant

Chief Accountant bertanggung jawab mengendalikan dan melaksanakan

sistem administrasi keuangan, dan pembukuan sesuai standar hotel.

Mengorganisasi dan mengawasi seksi yang merupakan tanggung

jawabnya, terdiri dari:

Tax Officer

Ass. Chief Accountant

Security

2. Asst. Chief Accountant

Mewakili/ menggantikan tugas tugas Chief Accountant (CA) bilamana

berhalangan / cuti. Membantu secara aktif tugas-tugas CA untuk

kelancaran accounting cycle dari tiap-tiap seksi. Membawahi:

a. Asst. EDP Superpvisor

b. Income audit

c. Account Payable Supervisor

d. General Cashier Supervisor

e. Bookeeper

f. Cost Controller

g. Purcashing Spv

h. Bookeeper

13

3. Income Audit

Mengadakan pengecekan / audit atas hasil operasi hotel setiap hari dan

membuat daily sales report berdasarkan kerja Night Audit. Membawahi:

a. Ass Income Audit

b. Chief FB Cashier, membawahi:

FB Cashier

c. Night Audit

d. FO Cashier

4. General Cashier (A)

Melaksanakan semua pembayaran keperluan operasional baik yang terjadi

dari account payable atau cash. Pekerjaannya dibantu oleh seorang asisten,

yaitu : Ass. General Cashier

5. Bookeeper

Bertugas untuk melakukan pencatatan atas transaksi pembayaran

perusahaan. Membawahi: Bookeeper Staff.

6. Cost Controller

Mengadakan entry setiap hari atas pemakaian barang bahan baku food

sebagai supervisor membuat analisa dari semua biaya dan cost of

operation agar sesuai dengan standar/ budget. Melaksanakan tugas control

ke semua sektor yang berhubungan dengan food, beverage, material dan

aset perusahaan, yaitu:

Receiving Supervisor

14

Food Control

Material Control

Beverage Control

Store Supervisor, yang juga membawahi : Store Clerk

7. Purchasing Supervisor

Menyediakan semua barang yang diperlukan hotel sesuai dengan

kebutuhan setiap departemen, dan berhak menentukan supplier dengan

harga yang bersaing. Dan membawahi:

a. Purchasing Staff

b. Purchasing Clerk

8. Bookeper

Book keeper membawahi Account Receivable Supervisor yang bertugas

menangani masalah piutang agar nasabah menyelesaikan secepatnya.

Account Receivable Supervisor membawahi:

Colector

Staff AR

2.3 Deskripsi Jabatan

1. Chief Accountant

15

Tugas dan tanggung jawab:

1. Mengendalikan dan melaksanakan sistem administrasi keuangan,

dan pembukuan sesuai standar hotel.

2. Merencanakan organisasi dan mengawasi seksi yang merupakan

tanggung jawabnya.

3. Mengorganisasi dan mengawasi seksi yang merupakan tanggung

jawabnya.

4. Membantu manajemen dalam menentukan kebijakan perusahaan.

5. Penyiapan anggaran tahunan.

6. Mengadakan pengontrolan setiap hari atas transaksi yang terjadi

baik sales maupun biaya-biaya yang dikeluarkan dengan melihat

laporan dri income audit ataupun sumber lainnya.

7. Menandatangani invoice dan kuitansi untuk dikirimkan kepada

pelanggan dri bagian Account Receivable setelah dicek

kelengkapannya.

8. Memeriksa posisi piutang, hutang, uang kas baik on hand maupun

di bank untuk melaksanakan kebijakan keuangan.

9. dengan analisa dan komentar dari hasil operasi periode yang

bersangkutan.

a. Tax Officer


16

1. Melaksanakan tugas-tugas mengenai perhitungan pajak

baik ke Pemda maupun ke Negara.

2. Berkoordinasi dengan General Cashier setiap tanggal 10.

3. Mengisi formulir surat pemberitahuan masa PPh Pasal 23

sampai dengn PPh Pasal 26 dan bukti pemotongan PPh

Pasal 23 serta Surat Setoran Pajak(SSP) PPh 23.

4. Melaksanakan penyetoran, pemotongan, PPh Pasal 23

sampai dengan PPh Pasal 26 ke bank dan melaporkannya

ke Pusat Pelayanan Pajak setempat.

b. Ass. Chief Accountant

1. Mewakili/menggantikan tugas Chief Accountant(CA)

bilamana berhalangan/cuti.

2. Membantu secara aktif tugas-tugas CA untuk kelancaran

pelaksanaan kegiatan akuntansi dari tiap-tiap departemen.

3. Membantu mempersiapkan perhitungan rasio analisis untuk

keperluan anggaran.

4. Mengecek kembali draft laporan yang diperoleh dari

computer sebelum mencetaknya menjadi laporn yng

sebenarnya.

5. Melaksanakan/membuat bank rekonsiliasi berdasarkan

rekening Koran bank dan pembukuan hotel.

c. Security


17

Mengawasi dan menjadi saksi atas pendistribusian yang terjadi

pada malam hari, agar tidak terjadi kesalah pahaman.

2. Ass. Chief Accountant


1. Membuat perhitungan dalam menetukan jumlah uang lembur yang

harus dibagikan kepada karyawan.

2. Melaksanakan pembuatan laporan keuangan berupa neraca dan

laporan laba rugi tepat waktu setiap bulan, dan paling lambat setiap

tanggal 10.

3. Memeriksa laporan keuangan kantor pusat dan mengadakan

rekonsiliasi hutang piutang dengan kantor pusat.

4. Membantu dan menyiapkan bahan yang diperlukan auditor

internal.

a. Ass. EDP(Electronic Data Processing) Supervisor

1. Menjaga agar proses administrasi dan laporan dalam

komputer dari seluruh departemen berjalan lancar.

2. Memeriksa hasil kerja dari Night Audit khususnya yang

bersangkutan dengan proses udit di malam hari.

3. Memback up data operasional dari hari sebelumnya setiap

hari.

b. Income Audit Supervisor

18

1. Mengadakan pengecekan audit atas hsil operasi hotel setiap

hari dan membuat daily sales report(laporan penjualan

sehari-hari) berdsarkan kerja departemen Night Audit.

2. Memeriksa ulang dan meneliti atas laporan hasil transaksi

penjualan yang diterima dari Night Auditor dan restoran/bar

rekpitulasi sesuai dengan data dari operating departemen

setiap hari.

3. Meneliti kebenaran atas koreksi oleh Night Auditor.

4. Bersama dengan General Cashier setip tanggal 10

menyiapkan perhitungan kas untuk pembayaran uang

lembur dan gaji karyawan.

c. Account Payable Supervisor


1. Mengurus hutang perusahaan baik untuk operasional

perusahaan maupun hutang lainnya dengan menghitung dan

menyiapkan pembayaran atas hutang tersebut.

2. Pihak Account Payable (AP) memberitahukan bahwa

pembayaran dari supplier tersebut dapat dilaksanakan pada

tanggal yang ditentukan.

3. Setiap dua minggu sekali AP akan mengirimkan berkas-

berkas tagihan kepada General Cashier disertai dengan

nama-nama supplier yang akan diajukan untuk dibuatkan

pembayarannya sesuai tanggal jatuh tempo.

19

d. General Cashier Supervisor


1. Melaksanakan semua pembayaran keperluan operasional

perusahaan baik yang terjadi di departemen Account

Payable maupun Cash.

2. Melaksanakan pembayaran dengan cek yang telah

disiapkan oleh deprtemen Account Payable kepada supplier

yang berhak.

3. Melaksanakan perhitungan kas berdasarkan atas kas kecil

yang menjadi tanggung jawab General Cashier pada setiap

tutup kas.

4. Memposting setiap hari trnsaksi yang terjdi setelah

pehitungan kasnya benar.

e. Bookeeper


Melakukan pencatatan atas setiap transaksi pembayaran yang

dilakukan perusahaan.

f. Cost Controller


1. Melakukan pencatatan setiap hari atas pemakaian bahan

baku food sebagai supervisor membuat analisa dari semua

biaya dan biaya operasi perusahaan agar sesuai dengan

standar yang dianggarkan.

20

2. Memeriksa dan memberikan persetujuan/penolakan atas

pesanan barang yng diminta departemen pada permintaan

pembelian/pesanan pembelian sebelum dilaksanakan.

3. Melaksanakan tugas kontrol ke semua sektor yang

berhubungan dengan food, beverage, material dan asset

perusahaan.

4. Mengadakan pengecekan harga dengan hotel-hotel lain.

5. Mengadakan survei harga secara langsung ke pemasok-

pemasok hotel.

g. Purchasing Supervisor


1. Menyediakan semua barang yng diperlukan hotel sesuai

departemen.

2. Meneliti Daily Receiving Report (DRR) yaitu barang yang

diterima kemarin apakah ada perbedaan antara barang yang

dikirim dengan barang yang dipesan.

3. Departemen Purchasing akan memesan food sesuai dengan

Daily Market List (DML) melalui telepon ke pemasok.

4. Menetapkan satu pemasok dari tiga penawaran yang

dianggap memenuhi kriteria perusahaan, seperti

pembayaran bias berhutang selama 1bulan, harga paling

murah, kualitas barang sama.

21

5. Menghubungi badan-badan atau lembaga yang diperlukan

dalam hubungan tugas pekerjaannya.

h. Bookeeper

Mencatat setiap piutng perusahaan agar pada saat jatuh

tempo,perusahaan dapat menagih utang pada pihak yang

berhutang.

3. Income Audit

a. Ass. Income Audit


1. Menggantikan tugas Income Audit pada saat berhalangan

hadir atau cuti.

2. Membantu tugas Income Audit secara aktif.

b. FB Cashier

tugas dan tanggung jawab :

1. Meyiapkan seluruh transaksi dan menerima pembayaran

dari food and baverage.

2. Memeriksa dan memposting seluruh faktur, cek dan

voucher yang timbul atau dikeluarkan pada hari itu kedalam

masing masing buku transaksi.

c. Night Auditor


22

1. Berdasarkan laporan kas sehari-hari maka Night Auditor

memeriksa jumlah dan nomor urut faktur menurut nomor

transaksi.

2. Bila seluruh laporan telah diakui kebenarannya maka baru

dilakukan proses back up.

3. Setelah proses backup selesai, jalankan proses penjurnalan.

4. Bila diperlukan, Night Auditor dapat digunakan sebagai

Night Cashier.

d. Front Office (FO) Cashier


1. Menyiapkan seluruh transaksi dan menerima pembayaran

dari tamu.

2. Memeriksa dan memposting seluruh faktur, cek dan

voucher yang timbul atau dikeluarkan pada hari itu kedalam

msing-masing buku tamu dan mengarsipkannya sesuai

dengan nomor kamar.

4. General Cashier

Ass. General Cashier


1. Mengumpulkan uang yang diperoleh dari hasil penjualan

baik dari Front Office (FO) Cashier ataupun dari setoran

langsung dan menyetorkan secara langsung ke bank setiap

hari.

23

2. Membuka dan menghitung jumlah uang setoran dari dalam

amplop dan disaksikan oleh saksi.

3. Menyiapkan formulir-formulir bukti setor untuk keperluan

setoran ke bank.

4. Menyetorkan seluruh penerimaan uang setiap hari ke bank

atas nama hotel.

5. Bookeeper

Bookeeper Staff


1. Membantu Bookeeper mencatat setiap transaksi

pembayaran yang dilakukan perusahaan.

2. Menggantikan Bookeeper pada saat Bookeeper tidak hadir

atau cuti.

6. Cost Controller

a. Receiving Supervisor


1. Menerima dan meneliti barang yang dikirim pemasok agar

sesuai dengan pesanan.

2. Apabila barang yang diterima jumlahnya kurang, maka

barang akan tetap diterima dan dicatat pada faktur

jumlahnya. Begitu juga apabila ada barang yang rusak.

Biasanya ditanyakan kapan sisa barang akan dikirim.

24

3. Barang yang diterima akan disimpan di departemen

Gudang dan dicatat berapa jumlah barang yang masuk pada

masing-msing bincard (Kartu Gudang).

b. Food Control


1. Menyimpan Food yang terdiri dari groceries, vegetable,

fruit, meat, fish dan poultry.

2. Mencatat pengeluaran barang, lengkap dengan tanggal dan

nomor fakturnya di masing-masing bincard.

3. Membuat laporan tertulis secara berkala mengenai barang-

barang(food) untuk keperluan konsumen.

c. Material Control


1. Mengadakan pencatatn atas penggunaan material setiap

harinya.

2. Memasukan data-data penjualan material kedalam program

daily flash.

3. Harus mengetahui perkembangan harga dari setiap barang

(material) untuk penganalisaan harga jual.

d. Beverage Control


25

1. Mengadakan pencatatn atas penggunaan beverage setiap

harinya.

2. Memasukan data-data penjualan beverage kedalam

program daily flash.

3. Harus mengetahui perkembangan harga dari setiap barang

(beverage) untuk penganalisaan harga jual.

e. Store Suppervisor


1. Menerima, menempatkan dan melayani permintaan barang

operasional gudang.

2. Setiap hari melayani permintaan barang dari departemen

melalui Store Request dan jumlah barang tidak boleh

berlebihan.

3. Menentukan nilai cara pengawasan barang.

4. Meneliti mutu/kualitas jenis barang yang diantar.

5. Mengawasi dan mentransfer semua jenis barang.

7. Purchasing Supervisor

a. Purchasing Staff

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu Purchasing Supervisor dalam menyiapkan

pembelian baik kredit maupun tunai barang keperluan hotel

sesuai pesanan

26

2. Membantu Purchasing Supervisor didalam menjalankan

tugas Purchasing Supervisor pada saat Purchasing

Supervisor itu absen seperti : cuti, sakit, dan lain

sebagainya.

3. Mencatat administrasi sesuai dengan prosedur yang ada.

4. Mengecek harga-harga di pasaran dan hotel-hotel lain yang

setaraf.

5. Melaksanakan tugas sebagai pembeli (buyers).

6. Melaksanakan pembelian food dan beverage items dan ice

block.

7. Memberikan laporan atau saran atas tugas-tugas yang telah

dilaksanakan oleh Purchasing Supervisor.

8. Registrasi surat-surat masuk dan surat keluar.

9. Mengirim pesanan pembelian atau purchase order yang

harus ditandatangani oleh general manager.

b. Purchasing Clerk


1. Mengetik surat-surat keluar.

2. Membantu Purchasing Supervisor di dalam hal

dokumentasi.

3. Mengetik semua purchase order atau pesanan pembelian.

8. Bookeper

27

a. Colector


1. Mengantarkan invoice dan mengumpulkan tagihan

sesegera mungkin dari nasabah.

2. Menerima invoice dan kuitansi beserta dokumen-dokumen

pendukungnya dari account receiveable supervisor .

3. Membantu membuat kuitansi dan invoice yang diminta

oleh perusahaan pemakai jasa hotel.

4. Menanyakan kepada perusahaan yang akan ditagih apakah

tagihannya akan dibayarkan dengan transfer atau giro.

5. Menanyakan alamat perusahaan yang akan ditagih lewat

telefon jika belum tau alamat perusahaan tersebut.

6. Mengikuti meeting kredit apabila diadakan meeting

perihal tagihan

b. Staff Account Receivable


1. Membantu tugas Accaount Receivable Supervisor agar

penagihan kepada konsumen baik untuk yang sudah check

out atau yang masih tinggal agar sesui prosedur.

2. Menentukan ketepatan pada semua tagihan pada waktu

yang tepat.

3. Menghitung biaya komisi semua travel agent pada waktu

yang ditetapkan.

28

4. Menegur hutang yang sudah terlalu lama atau membuat

over due yang telah di acc Chief Accountant.

5. Mencatat posting dan balancing pada semua deposit.

6. Bertanggung jawab atas semua komplain tamu terutama

mengenai perselisihan jumlah tagihan.

2.4 Aspek-aspek kegiatan perusahaan

Berdirinya suatu perusahaan tentunya mempunyai suatu tujuan dan

merupakan suatu titik tolak bagi segala pemikiran dalam suatu pemikiran. Dari

suatu tujuan tersebut maka dapat dilihat suatu arah dan cara perusahaan mengukur

tingkat efisiensi dan efektifitas.

2.4.1 Visi Perusahaan

Visi dari hotel horison bandung adalah menjadikan hotel horison bandung

sebagai hotel pilihan utama di Bandung dan sekitarnya.

2.4.2 Misi Perusahaan

Misi dari Hotel Horison Bandung adalah senantiasa bertekad memberikan

produk yang bermutu tinggi guna memenuhi harapan pelanggan melalui

pengembangan sumber daya dan manajemen kelas dunia.

Dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan, hotel horison

bandung bertekad memberikan produk yang bermutu tinggi dengan pelayanan

yang profesional, terpercaya dan paripurna untuk memenuhi harapan pelanggan,

karyawan dan pemilik melalui:

29

1. Pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara

berkelanjutan guna memenuhi persyaratan yang di tetapkan.

2. Melakukan riset, pengembangan dan inovasi produk.

3. Memelihara dan meningkatkan kompetensi seluruh personal melalui

pengembangan pendidikan dan pelatihan.

2.4.3 Aktivitas Perusahaan

Hotel horison bandung adalah salah satu perusahaan yang bergerak pada

bidang jasa. Jasa yang diberikan oleh hotel horison adalah berupa penginapan,

pelayanan terhadap konsumen, seperti: pelayanan kebersihan kamar, memberikan

produk yang bermutu tinggi, sehingga memberikan kepuasan terhadap konsumen.

Adapun sarana dan prasarana yang tersedia di Hotel Horison Bandung

yaitu: coffe soft, bar, fitnes center, swiming pool, baby pool, japanese food and

restaurant, loby lounge, putri lounge. Kegaitaan diatas harus sesuai dengan

standar ISO 9001:2000 dan Departemen kesehatan yang telah ditentukan

perusahaan.

Wilayah kerja Hotel Horison terdiri dari , yaitu:

a. Hotel Horison Bandung

30

b. Hotel Horison Dago

c. Hotel Horison Bekasi

d. Hotel Horison Kediri

e. Hotel Horison Semarang

f. Hotel Horison Makasar

g. Hotel Horison Vietnam

BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Pelaksanaan kerja praktek dimaksudkan untuk mengetahui aktivitas atau

kegiatan yang dilakukan Hotel Horison Bandung yang merupakan salah satu hotel

bintang 4 di Bandung.

Didalam sistem pelaksanaan kerja praktek pada Hotel Horison Bandung,

setiap mahasiswa yang akan melakukan kerja praktek diberikan kebebasan untuk

memilih departemen yang sesuai dengan jurusan yang ditempuh, sehingga

mahasiswa dapat memilih bagian atau seksi yang sesuai dengan apa yang akan

dilaporkan dalam laporan kerja praktek.

Dengan kebebasan yang diberikan Hotel Horison Bandung para

mahasiswa untuk memilih departemen yang sesuai dengan jurusan, maka

mahasiswa tidak terlalu sulit untuk mendapatkan sumber data atau informasi,

bahkan mahasiswa dapat mendatangi seksi lainnya yang berhubungan dengan

laporan kerja praktek para mahasiswa itu sendiri.

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini, penulis ditempatkan pada seksi

akuntansi, khususnya di bagian purchasing. Dalam kerja praktek ini penulis diberi

pengarahan dan bimbingan mengenai prosedur pelaksanaan pembelian, membuat

Purchase Order (PO), pendokumentasian yang berhubungan dengan purchasing

atau pembelian.

31

32

3.1.1 Pengertian Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk

menyelesaikan kegiatan atau aktivitas sehingga dapat tercapai tujuan yang

diharapkan serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang

terperinci menurut waktu yang telah ditentukan.

Menurut Azhar Sustanto dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi

Manajemen” menyatakan bahwa:

“Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan

secara berulang-ulang dengan cara yang sama.”

(2004:198)

Menurut M Nafarin dalam bukunya yang berjudul “Penganggaran

Perusahaan” menyatakan bahwa :

“Prosedur merupakan suatu urutan-urutan seri tugas yang saling

berhubungan yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang

seragam.”

(2004:9)

Menurut Ardyos dalam bukunya yang berjudul “Kamus Besar Akuntansi”,

mengatakan bahwa :

“Prosedur dalam suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian

tindakan yang menyangkut beberapa bagian yang ditetapkan untuk

menjamin agarsuatu kegiatan atau transaksi dapat terjadi secara

berulangkali dan dilaksanakan secara seragam.”

(2004:734)

33

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur

merupakan suatu tugas yang saling berhubungan dalam suatu instansi atau

organisasi untuk menjamin keseragaman pelaksanaan.

3.1.2 Pengertian Pembelian

Pembelian merupakan suatu tindakan atau usaha untuk mendapatkan

barang dan jasa dengan cara membayar tunai atau hutang, atau ditukar dengan

barang lain, dengan maksud memilikinya. Keberhasilan suatu perusahaan yang

dapat melakukan pembelian merupakan kemampuan perusahaan untuk

mengadakan barang-barang dan jasa dengan biaya rendah dan sesuai dengan

tujuan yang ingin didapat seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang

diinginkan.

Oleh karena itu bagian pembelian atau pengadaan harus dapat bernegosiasi

dengan pemasok potensial, menganalisa tawaran dan menentukan pilihan,

mengeluarkan perintah pembelian (purchase order), menangani masalah dengan

pemasok, dan menyimpan rekaman informasi yang diperlukan.

Menurut Sumarso. S.R dalam bukunya “ akuntansi suatu pengantar”

menyatakan bahwa :

”Pembelian adalah suatu kegiatan perusahaan dagang yang meliputi hal-hal sebagai berkut :

1. Membeli barang dagangan secara tunai atau kredit.2. Membeli aktiva produktif utnuk digunakan dalam kegiatan

perusahaan. Contoh pembelian aktiva produktif yaitu : pembelian kendaraan dan peralatan kantor.

3. Membeli barang dan jasa-jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti : gaji, biaya pengiriman, biaya telepon, dll.”

(2004:194)

34

Menurut Susan Irawati dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Dasar 1

dan 2”, menyatakan bahwa :

“Pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan operasional perusahaan.”

(2008:64)Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pembelian adalah

suatu kegiatan perusahaan dagang yang meliputi pembelian tunai atau kredit,

pembelian yang digunakan untuk membeli aktiva produktif utnuk kegiatan

perusahaan, serta membeli barang dan jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan

pembelian. Didalam transaksi pembelian ada beberapa klasifikasi yang cukup

luas.

Menurut Lamidjan dan Azhar Susanto dalam bukunya “Sistem Informasi

Akuntansi I” klasifikasi transaksi pembelian terdiri dari:

1. Pembelian Kontan

Adalah pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan

yang umum pada waktu sekarang yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap

kontan.

2. Pembelian secara kredit

Adalah persetujuan antara pembeli dan penjual dimana pembayaran atas

barang yang dibeli dilakukan kemudian sesuai batas waktu yang ditentukan.

3. Pembelian secara tender

Adalah pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup

besar, misalnya perusahaan perkebunan (pengadaan cangkul, dll) dalam jumlah

besar untuk pemakaian tahun berikutnya.

35

4. Pembelian dengan cara import

Adalah pembelian dengan menggunakan prosedur import dengan

memanfaatkan letter of credit (L/C).

5. Pembelian secara cicilan

Adalah pembelian dimana harga atas barang yang dibayar secara mencicil

setelah diperhitungkan bunga bank.

6. Pembelian secara kontan

Pembelian dapat menggunakan prosedur kontrak menurut hak dan

kewajiban masing-masing.

3.1.3 Pengertian Prosedur Pembelian

Dari beberapa pendapat diatas mengenai prosedur dan pembelian, maka

penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pembelian adalah suatu urutan

kegiatan yang saling berhubungan untuk mendapatkan barang atau jasa yang

ditujukan untuk dijual kembali atau untuk kelangsungan usaha dengan adanya

pembayaran atas sejumlah barang tersebut, sehingga kegiatan pembelian tersebut

pelaksanaanya dapat di samaratakan / seragam.

36

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Teknis pelaksanaan kerja praktek ini berlangsung mulai 03 Agustus

sampai dengan 31 Agustus, yaitu kurang lebih 30 hari. Dalam kerja praktek ini,

penulis melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pemrosesan data, salah

satunya mengenai pembuatan PO dan prosedur pembelian barang yang dilakukan

pada Hotel Horison Bandung.

Teknis pelaksanaan yang penulis lakukan sebelum dan pada saat

berlangsungnya kerja praktek pada departemen purchasing sebagai berikut:

1. Penulis melakukan observasi mengenai keadaan dan kondisi tempat kerja

praktek, tata cara prosedur pembelian, pencatatan, hingga pembuatan PO.

2. Penulis melakukan pengenalan tentang proses terjadinya pembelian barang

pada setiap departemen.

3. Sekali-kali penulis memasuki ruangan transaksi penerimaan dan

penyimpanan barang untuk melihat langsung proses datangnya barang

yang telah di pesan oleh bagian purchasing.

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam sebuah perusahaan dagang yang besar, kepala-kepala bagian tidak

diijinkan untuk memesan sendiri barang yang diperlukan perusahaan secara

langsung kepada pemasok, termasuk pada Hotel Horison Bandung. Apabila setiap

kepala bagian dapat berhubungan langsung dengan pemasok, maka jumlah barang

yang dibeli tidak akan dapat diawasi.

37

Oleh karena itu agar dapat dilakukan pengawasan terhadap pembelian,

kepala bagian dari setiap deaprtemen harus mengajukan permintaan pembelian

atau Purchase Request barang kepada bagian pembelian.

Tugas kepala-kepala bagian dilingkungan departemen pejualan dalam

prosedur pembelian adalah memberi informasi kepada bagian pembelian

mengenai barang yang diperlukannya. Kepala bagian yang memerlukan barang

melakukan fungsi ini dengan membuat dan menandatangani dokumen yang

disebut permintaan pembelian (PR/purchase request) sebanyak 3 (tiga) lembar.

Dalam permintaan pembelian tersebut, dirinci jenis dan jumlah barang yang

dibutuhkannya. Lembar satu dan dua dikirimkan kepada bagian pembeliaan,

sedangkan lembar ketiga disimpan oleh departemen yang membutuhkan barang

sebagai arsip.

3.3.2 Prosedur pemesanan pembelian (PO)

Pesanan pembelian/purchase order (PO) adalah formulir (dokumen)

perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari

produsen agar pemasok mengirimkan barang yang dipesan. Apabila bagian

pembelian menerima permintaan pembelian dari bagian dilingkungan penjualan,

maka bagian pembelian membuat pesanan pembelian sebanyak 4 (empat) lembar

atau lebih.

Dokumen tersebut didokumentasikan sebagai berikut :

1. Lembar satu atau lembar asli dikirim kepada pemasok sebagai

pesanan, dan sekaligus sebagai permintaan untuk mengiri barang yang

dipesan.

38

2. Lembar dua, dengan dilampiri permintaa pembelian (PR) dikirim

kebagian akuntansi yang kelak akan digunakan untuk sebagai dasar

untuk meberi pengesahan atas faktur pembelian agar dapat dilakukan

pembayaran.

3. Lembar tiga dikirim ke departemen yang membutuhkan barang sebagai

pemberitahuan bahwa permintaan pembelian telah dilaksanakan.

4. Lembar empat disimpan dibagian pembelian sebagai arsip.

3.3.3 Laporan Penerimaan Barang

Pada perusahaan perusahaan besar seperti pada Hotel Horison Bandung

dibentuk bagian khusus yang di berik tugas untuk menerima barang barang

dagangan atau aktiva lain yang dibeli perusahaan. Pada waktu barang tiba, bagian

penerimaan barang/Receiving bertugas untuk menghitung dan meneliti barang

yang di pesan oleh bagian pembelian/purchasing.

Selanjutnya dibuat laporan penerimaan barang sebanyak 4 (empat)

rangkap, dalam laporan tersebut disebutkan jumlah, keterangan(deskripsi), dan

kondisi barang yang diterima. Salah satu laporan ini dikirimkan ke departemen

akuntansi, sedangkan 2 (dua) lembar lainnya dikirimkan ke bagian pembelian dan

pemasok, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah diterima, lembar terakhir di

simpan oleh bagian penerimaan/receiving sebagai arsip.

39

3.3.4 Kendala yang Dihadapi

Dalam setiap perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil selalu ada

masalah/kendala yang dihadapi. Namun pihak perusahaan harus dengan sigap dan

tepat untuk mengatasi masalah tersebut, agar tidak mengganggu kelancaran

aktivtas perusahaan.

Begitupula halnya dengan departemen purchasing yang menerima pesanan

dari seluruh departemen yang ada pada Hotel Horison Bandung, tentunya akan

banyak sekali masalah yang timbul.

Seperti contohnya ada beberapa departemen yang mengeluhkan barang

yang dipesan belum sampai ke gudang, masalah tersebut timbul dikarenakan

adanya beberapa faktor, diantaranya:

a. Faktor Internal

Faktor internal yang menyebakan masalah tersebut adalah keterbatasan

pegawai yang ada pada departemen purchasing, pada departemen purchasing

hanya terdapat 2 (dua) orang karyawan, sedangkan permintaan barang berasal dari

seluruh departemen. Selain keterbatasan pegawai masalah keterlambatan barang

terjadi karena adanya ketidak cocokan antar Purchase Request dengan Purchase

Order.

b. Faktor Eksternal

Faktor eksternal yang mempengaruhi keterlambatan barang diantaranya

barang yang ada di supplier sedang kosong, sehingga pihak Purchasing memesan

kepada supplier lain. Selain dari supplier keterlambatan barang terjadi karena

faktor yang tidak terduga, seperti jalanan yang macet, adanya kecelakaan, dll.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan mengenai hasil kuliah kerja praktek, maka dapat

disimpulkan sebagai berikut:

1. Dalam melakukan pembelian barang setiap departemen tidak bisa

membeli barang secara langsung kepada supplier, tetapi harus melalui

prosedur yang telah ditentukan perusahaan yaitu melalui departemen

purchasing / pembelian.

2. Pemesanan pembelian hanya dapat dilakukan oleh departemen purchasing,

yang dapat memesan langsung kepada supplier. Departemen lain yang

membutuhkan barang hanya dapat menyampaikan PR(Purchase

Request)kepada departemen purchasing.

3. Barang yang sudah di pesan akan dikirim oleh supplier sesuai waktu yang

telah ditentukan ke departemen penerimaan barang/ receiving. Pada bagian

ini petugas receiving akan menghitung dan meneliti barang yang telah

dipesan oleh departemen purchasing/ pembelian.

4. Dalam departemen purchasing masalah yang di hadapi ada 2(dua)faktor,

yaitu faktor intenal dan eksternal. Faktor internal diantaranya keterbatasan

jumlah pegawai, sehingga pekerjaan menjadi terbengkalai dan tidak

sesuainya antara purchasing request dengan purchasing order.

Fakor eksternal yaitu, adanya kekosongan barang dari supplier,

kemacetan sehingga pengiriman barang menjadi terlambat.

40

41

4.2 Saran

Berdasarkan hasil kerja praktek, maka penulis mengajukan saran sebagai

berikut:

1. Mekanisme kerja organisasi dan manajemen telah berjalan dengan baik,

terus pertahankan dan ditingkatkan dengan cara tetap mempertahankan

kekompakan antara setiap departemen.

2. Prosedur pembelian barang yang sedang berjalan terus ditingkatkan dan

disempurnakan, yaitu dengan cara menjalin hubungan kerjasama yang baik

dengan para supplier, sehingga pengiriman barang lancar dan tidak ada

hambatan.

3. Menambahkan 1(satu)orang pegawai di departemen purchasing untuk

mengurangi beban yang di tanggung oleh 2(dua)pegawai yang ada,

sehingga kinerja departemen purchasing lebih maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Ardiyos, 2004. Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima

Aria farahmita, 2005. Pengantar Akuntansi Edisi 21. Jakarta: Salemba Empat.

Azhar Susanto, 2004. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.

Azhar Susanto, 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya.

Haryono Jusue, 2001.Dasar Dasar Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN

La Midjan dan Azhar Susanto, 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lembaga Informatika.

M. Nafarin, 2004. Penganggaran Perusahaan

Mulyadi, 2001. Sistim Akuntansi Salemba Empat. Jakarta: PT. Salemba Empat.

Soemarso S.R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.

Susan Irawati, 2008. Akuntansi Dasar 1 & 2

Warrenreevefess, 2005. Pengantar Akuntansi Edisi 21. Jakarta: Salemba Empat.

Wing Wahyu Winarno, 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

42

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Ari Nuryani

Tempat/Tanggal lahir : Bandung 06 Januari 1989

Alamat : Jl. Babakan Sari 3 Rt/Rw 11/09 No. 456 Kiaracondong

Bandung 40283

Telp. : 08996104638 / 085294386919

Riwayat Pendidikan

1. Mahasiswa Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia

(2007-2010)

2. SMK Kencana Bandung (2004-2007)

3. SMP Islam IBNU SIENA Tasikmalaya (2001-2004)

4. SD Asy-Syifa Bandung (1996-2001)

43

analasa sistem pengolahan data iklanelib.unikom.ac.id/files/disk1/415/jbptunikompp-gdl... · web...

Documents