user manual bagiadmindan operator skpd...1. pilih menu akun saya pada pojok kanan atas, kemudian...
Post on 01-Apr-2021
7 Views
Preview:
TRANSCRIPT
2018
USER MANUAL
BAGI ADMIN DAN OPERATOR SKPD
SISTEM INFORMASI PEMESANAN RUANGAN
(e‐pesanruangan)
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
2
DAFTARISI
�������� ............................................................................................................................... 2
1 USER ADMIN SKPD ............................................................................................................. 3
1.1 Menu Operator SKPD ....................................................................................... 3
1.2 Menu Ganti Sandi ............................................................................................. 6
2 USER OPERATOR SKPD ....................................................................................................... 7
2.1 Menu Permohonan Ruangan ........................................................................... 7
2.2 Menu Dashboard ............................................................................................ 12
2.2.1 Informasi Pemesanan Ruangan .............................................................. 12
2.2.2 Detail Pemesanan Ruangan .................................................................... 12
2.2.3 Perubahan Pemesanan Ruangan ............................................................ 15
2.2.4 Pembatalan Pemesanan Ruangan .......................................................... 18
2.2.5 Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan ................................ 19
2.3 Menu Profile Ruangan .................................................................................... 23
2.4 Menu Indeks Kepuasan .................................................................................. 26
3
1 USERADMINSKPD1.1 Menu Operator SKPD
Menu Operator SKPD merupakan menu yang terdapat pada user Admin SKPD yang digunakan untuk
mendaftarkan operator pada tiap SKPD. Operator SKPD merupakan petugas yang ditunjuk oleh masing‐
masing SKPD untuk melakukan pemesanan ruangan melalui sistem informasi pemesanan ruangan (e‐
pesanruangan). Untuk mendaftarkan operator SKPD, admin SKPD dapat mendaftarkannya dengan mengikuti
langkah berikut:
1. Admin SKPD login ke dalam aplikasi e‐pesanruangan dengan menggunakan username dan passwordnya
masing‐masing. Username berupa kode SKPD.
2. Setelah login, maka akan tampil halaman berikut, kemudian Pilih Menu Operator SKPD.
3. Maka sistem e‐pesanruangan akan menampilkan Daftar Operator yang telah didaftarkan pada aplikasi
e‐pesanruangan.
4
4. Selanjutnya klik pada Tombol Tambah untuk mendaftarkan atau menambahkan operator
SKPD pada sistem e‐pesanruangan, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
5. Maka akan tampil halaman untuk mendaftarkan Operator SKPD pada sistem e‐pesanruangan seperti
yang ditunjukkan pada gambar berikut.
5
6. Lengkapi halaman/ form untuk mendaftarkan Operator SKPD seperti field NRK, Password, Konfirmasi
Password, dan jenis group operator SKPD. Klik tombol Simpan untuk menyimpan penambahan data
operator SKPD atau pilih tombol batal untuk membatalkan pendaftaran operator SKPD.
7. Maka akan tampil pesan yang menyatakan bahwa pendaftaran telah berhasil dilakukan.
8. Untuk melakukan penghapusan data operator SKPD dapat dilakukan dengan memilih (checklist )data
operator SKPD yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus pada daftar Operator SKPD.
Sedangkan untuk melakukan pencarian dapat dilakukan dengan memilih tombol Cari pada
daftar Operator SKPD dan klik tombol unduh untuk mengunduh data operator.
6
9. Untuk melihat detail data tiap operator, dapat memilih tombol lihat yang terdapat pada kolom opsi.
Sedangkan untuk melakukan perubahan data operator dapat dilakukan dengan memilih tombol ubah
atau edit pada kolom opsi.
1.2 Menu Ganti Sandi
Menu Ganti Sandi merupakan menu pada user Admin SKPD yang digunakan untuk mengubah kata sandi atau
password Admin SKPD. Untuk mengganti kata sandi, admin SKPD dapat mengikuti langkah berikut:
1. Pilih menu Akun Saya pada pojok kanan atas, kemudian pilih menu Profil.
2. Maka akan tampil seperti halaman seperti di bawah ini, kemudian pilih tab menu “Ganti Sandi”.
3. Masukkan field kata Sandi Baru dan field kata Ulang Sandi Baru yang diinginkan kemudian klik tombol
Simpan Perubahan.
7
2 USEROPERATORSKPD2.1 Menu Permohonan Ruangan
Menu Permohonan Ruangan merupakan salah satu menu yang terdapat pada operator SKPD yang berfungsi
untuk melakukan pemesanan ruangan yang dikelola oleh Biro Umum, yang terdapat pada kompleks
Balaikota. Ketentuan dalam pemesanan ruangan antara lain:
1. Ruangan dapat dipesan memiliki jeda waktu 2 jam dengan data pemesanan lainnya
2. Operator SKPD dapat melakukan pemesanan apabila telah mengunggah surat permohonan pada
pemesanan sebelumnya.
Untuk melakukan pemesanan dapat mengikuti langkah sebagai berikut:
1. Login sebagai Operator SKPD dengan menggunakan user id dan password yang telah didaftarkan oleh
admin SKPD.
2. Maka akan tampil halaman dashboard seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
3. Pilih menu Permohonan Ruangan pada menu sisi kiri, maka akan tampil seperti halaman di bawah ini.
8
4. Lakukan pemesanan ruangan dengan melakukan pencarian ruangan yang ingin dipesan terlebih dahulu,
dengan menginputkan jenis ruangan, nama ruangan, tanggal pemesanan ruangan yang diinginkan,
kemudian klik tombol Cari .
5. Maka akan tampil pesan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Apabila belum terdapat
pemesanan pada ruangan pada waktu dan tempat yang diinginkan, maka pemesanan dapat dilakukan
dengan memilih tombol Pesan Ruangan seperti yang ditunjukkan pada gambar
berikut.
9
Akan tetapi, apabila ruangan yang diinginkan telah terpesan maka akan tampil pesan yang menunjukkan
bahwa telah terdapat data pemesanan pada ruangan dan waktu tersebut (yang ditunjukkan seperti
gambar dibawah ini) dan pemohon harus melakukan pencarian ruangan pada ruangan dan waktu yang
lain.
6. Setelah memilih tombol Pesan Ruangan , maka akan tampil halaman form
Permohonan Ruangan untuk menginputkan data pemesanan ruangan yang ditunjukkan seperti gambar
berikut.
10
11
7. Lengkapi seluruh field data pemesanan ruangan, upload surat permohonan dan masukkan jenis
perlengkapan yang dibutuhkan pada Form Pemesanan Ruangan.
12
8. Kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data pemesanan ruangan atau batal
untuk membatalkan pemesanan ruangan.
9. Maka akan tampil pesan yang menampilkan bahwa data pemesanan telah berhasil diinputkan.
2.2 Menu Dashboard
Menu Dashboard merupakan menu yang menampilkan data pemesanan yang pernah atau sedang dilakukan oleh operator SKPD tersebut. Beberapa fitur yang dapat dilakukan melalui halaman dashboard antara lain:
1. Menampilkan informasi pemesanan ruangan 2. Melihat detail data pemesanan ruangan yang telah dilakukan termasuk melihat status pemesanan/
permohonan ruangan yang sedang diajukan 3. Melakukan perubahan pemesanan ruangan 4. Melakukan pembatalan pemesanan ruangan 5. Menampilkan pesan notifikasi pemesanan ruangan yang sedang dilakukan
2.2.1 Informasi Pemesanan Ruangan
Informasi pemesanan ruangan merupakan salah satu fitur yang dapat diakses melalui menu dashboard oleh Operator SKPD pemohon/ pemesan ruangan. Informasi pemesanan ruangan yang ditampilkan berupa Total Pemesanan Ruangan, Total pemesanan yang telah disetujui, Total pemesanan yang sedang diproses dan total pemesanan yang telah ditolak. Informasi pemesanan ruangan ditunjukkan pada gambar berikut.
2.2.2 Detail Pemesanan Ruangan
Untuk melihat detail data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan:
1. Pilih menu Dashboard 2. Lakukan pencarian data pemesanan ruangan dengan menginputkan kata kunci yang diinginkan pada
kotak Cari Ruangan seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut, kemudian pilih tombol Cari.
13
3. Maka akan menampilkan data pemesanan berdasarkan pencarian yang dilakukan, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
4. Pilih tombol pada kolom opsi untuk melihat detail data pemesanan yang diinginkan. Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.
14
15
Melalui menu detail pemesanan ruangan, maka operator SKPD dapat melihat status pemesanan ruangan yang dilakukan oleh SKPD. Setiap pemesanan ruangan yang dilakukan oleh SKPD memerlukan verifikasi oleh petugas pada Biro Umum. Alur verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh Petugas Biro Umum dapat ditunjukkan pada gambar berikut.
User SKPD Kasubbag PSS
Mengajukan Permohonan
Petugas PPG
Verifikasi
Validasi
Terdapat Perlengkapan Tambahan
Kasubbag PPG
Tidak Terdapat Perlengkapan Tambahan
Verifikasi
Permohonan disetujui atau tidak disetujui
Gambar 1. 1 Alur Pemesanan dan Verifikasi Pemesanan Ruangan
2.2.3 Perubahan Pemesanan Ruangan
Menu perubahan pemesanan ruangan merupakan menu yang dapat digunakan oleh Operator SKPD untuk mengubah data pemesanan yang telah diajukan. Perubahan pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan syarat apabila ruangan tersedia dan verifikasi permohonan pemesanan ruangan harus dimulai kembali dari awal yaitu dari Petugas PPG. Perubahan data pemesanan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Perubahan tanggal pemesanan ruangan. Tanggal pemesanan ruangan dapat diubah oleh operator SKPD paling lambat H‐1 dari waktu acara berlangsung.
2. Perubahan tempat acara atau nama ruangan 3. Perubahan surat permohonan ruangan yang diunggah
Surat permohonan ruangan yang tidak diunggah ke dalam aplikasi e‐pesanruangan, mengakibatkan pemohon tidak dapat melakukan pemesanan berikutnya.
4. Perubahan jumlah perlengkapan yang dibutuhkan
16
Untuk melakukan perubahan data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan:
1. Pilih menu Dashboard. 2. Pilih data pemesanan yang akan dilakukan perubahan dan lakukan perubahan pemesanan ruangan
dengan memilih tombol seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut
3. Maka akan tampil halaman perubahan pemesanan ruangan. Pemohon dapat menginputkan alasan perubahan dan mengubah data pemesanan yang dapat diubah seperti tanggal pemesanan ruangan, tempat, surat permohonan ruangan dan jumlah perlengkapan yang dibutuhkan, sementara field lainnya tidak dapat diubah oleh operator SKPD Pemohon pemesanan ruangan, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
17
4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data perubahan pemesanan ruangan atau klik batal untuk membatalkan perubahan data pemesanan ruangan.
18
2.2.4 Pembatalan Pemesanan Ruangan
Menu pembatalan pemesanan ruangan merupakan menu yang dapat digunakan oleh Operator SKPD untuk membatalkan data pemesanan yang telah diajukan. Pembatalan pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan syarat apabila operator SKPD menginputkan surat pembatalan pemesanan ruangan. Untuk melakukan pembatalan data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan:
1. Pilih menu Dashboard.
2. Pilih data pemesanan yang akan dilakukan pembatalan dengan memilih tombol seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut
3. Maka akan tampil halaman form batal seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut, lengkapi
seluruh field yang berada pada form batal dan upload surat pembatalan.
4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan pembatalan dan tombol Batal untuk membatalkan
pembatalan pemesanan. 5. Maka akan tampil pesan bahwa data pemesanan telah berhasil dilakukan dan status data pemesanan
berubah menjadi “Dibatalkan” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
19
2.2.5 Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan
Selain fitur yang telah disebutkan sebelumnya, pada menu dashboard juga terdapat fitur Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan. Pesan Notifikasi menampilkan pesan dari status pemesanan yang diajukan oleh operator SKPD yang memerlukan aksi atau tindak lanjut dari operator SPKD, sehingga tiap operator SKPD harus memantau status pemesanan ruangan yang dilakukannya. Pesan notifikasi berada pada ujung kanan atas saat memilih menu dashboard seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Bentuk pesan notifikasi yang memerlukan tindak lanjut dari operator SKPD antara lain:
1. Jadwal Bentrok Pesan Notifikasi jadwal bentrok ditunjukkan pada gambar berikut.
Pesan notifikasi jadwal bentrok memiliki arti bahwa terdapat data pemesanan yang bentrok dengan pemesanan ruangan lainnya. Apabila terdapat pesan ini, operator SKPD harus mengubah data pemesanan yaitu dengan mengubah tanggal/ jam/ruangan tempat acara akan dilakukan. Langkah yang harus dilakukan apabila terdapat pesan jadwal bentrok yaitu: a. Pilih Menu Dashboard
20
b. Lakukan pencarian ruangan dengan menggunakan kata kunci status “Jadwal Bentrok”.
c. Maka akan menampilkan data pemesanan dengan status “Jadwal Bentrok” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
d. Pilih tombol edit untuk melakukan perubahan.
e. Ubah tanggal/ jam/ruangan tempat acara akan dilakukan. f. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.
21
2. Data Pemesanan yang ditolak permohonan perlengkapan tambahannya oleh kasubbag PSS
Pesan Notifikasi permohonan yang ditolak oleh kasubbag PSS ditunjukkan pada gambar berikut.
Pesan notifikasi permohonan ditolak oleh kasubbag PSS memiliki arti bahwa terdapat data pemesanan yang perlengkapan tambahannya tidak dapat disetujui saat melakukan pemesanan ruangan, sehingga memerlukan aksi dari operator SKPD apakah SKPD melanjutkan pemesanan tanpa perlengkapan tambahan yang diajukan ataukah akan melakukan pembatalan pemesanan ruangan. Langkah yang harus dilakukan apabila terdapat pesan permohonan ditolak oleh Kasubbag PSS yaitu: a. Pilih Menu Dashboard b. Lakukan pencarian ruangan dengan menggunakan kata kunci status “Ditolak Kasubag PSS”.
22
c. Maka akan menampilkan data pemesanan dengan status “Ditolak Kasubag PSS” seperti yang
ditunjukkan pada gambar berikut.
d. Apabila pemesanan akan tetap dilanjutkan, operator dapat memilih tombol Lanjut pada kolom opsi, dan pemesanan akan dilanjutkan untuk di validasi oleh petugas pada Biro Umum.
Tetapi, apabila pemesanan akan dibatalkan maka operator dapat memilih tombol Tidak Lanjut dan pemesanan akan dibatalkan atau tidak diteruskan untuk di validasi oleh petugas pada Biro Umum.
23
2.3 Menu Profile Ruangan
Menu Profile Ruangan merupakan menu yang digunakan oleh Operator SKPD untuk melihat informasi mengenai profile tiap ruangan. Untuk mengakses profile ruangan dapat mengikuti langkah sebagai berikut:
1. Login sebagai operator SKPD ke dalam aplikasi e‐pesanruangan.
2. Pilih menu “Profile Ruangan”.
3. Maka akan tampil halaman profile ruangan seperti ditunjukkan pada gambar berikut
4. Pilih nama ruangan yang akan dilihat detail profile ruangannya dengan memilih tombol Lihat . Maka
akan tampil detail profile tiap ruangan.
24
25
26
2.4 Menu Indeks Kepuasan
Menu Indeks Kepuasan merupakan menu yang digunakan oleh Operator SKPD untuk menginput penilaian terhadap pelayanan pemesanan ruangan yang telah diberikan oleh Biro Umum Setdaprov DKI Jakarta kepada SKPD selaku Penyelenggara acara/ kegiatan. Penilaian indeks kepuasan dilakukan oleh operator SKPD setelah acara selesai dilaksanakan. Untuk mengakses menu indeks kepuasan dapat mengikuti langkah sebagai berikut:
1. Login sebagai operator SKPD ke dalam aplikasi e‐pesanruangan.
2. Pilih menu “Indeks Kepuasan”, maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.
3. Untuk melakukan penilaian kepuasan dapat dilakukan dengan memilih tombol Nilai Kepuasan
.
27
4. Maka akan tampil halaman untuk melakukan penilaian kepuasan.
5. Lengkapi form penilaian kepuasan dengan menginputkan nama penilai pada field Nama PIC Reviewer,
Chart Penilaian, dan Saran Komentar. Kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data penilaian
atau tombol Batal untuk melakukan pembatalan penilaian.
28
6. Untuk melihat detail hasil penilaian dapat dilakukan dengan memilih tombol “Lihat”, dan untuk
mencetak hasil penilaian dapat dilakukan dengan memilih tombol “Print” pada daftar Indeks Kepuasan.
Setelah memilih tombol “Lihat” maka sistem akan menampilkan detail penilaian indeks kepuasan seperti
ditunjukkan pada halaman di bawah ini.
29
top related