universitas ahmad dahlan badan penjaminan mutu bukan kantor biasa

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN

BADAN PENJAMINAN MUTU

BUKAN KANTOR BIASA

Continuous Quality Improvement toward

Excellence Performance

1 Kepala : Drs. Widodo, M.Si.

2 Sekretaris : Dra. Listiatie B Utami, M.Sc.

3 Kepala Unit Monev

: Dra. Listiatie B Utami, M.Sc.

4 Kepala Unit UKHP

: Utik Bidayati,S.E.M.Si.

5 Kepala UPPM : Dewi Soyusiawati, S.T., M.T.

6 Staf Admnistrasi : Siti Khayauti, Ros, dan Dian.

7 Auditor : 10 orang

8 PSM : 20 orang

PIMPINAN DAN STAF BPM UAD

PIMPINAN DAN STAF BPM-UAD

ListieKa UMonevin

WidodoKa BPM

UtikKa UPPH

Dewi Ka UPPM

UtiStaf Admin

RosStudent Emp.

Dian Student Emp.

PENGELOLA MUTU UADbersama

INSTRUKTUR IWA2:2007

PENDAHULUAN

1. Universitas Ahmad Dahlan senantiasa berupaya memperbaiki kinerja semua komponen. Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa pendidikan sudah seharusnya memberikan yang terbaik untuk semua pihak yang berkepentingan.

2. Kualitas menjadi kunci untuk meningkatkan daya saing lembaga. UAD telah menerapkan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi agar tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, memenuhi standar, dan mengendalikan standar.

3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Ahmad Dahlan adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan UAD dalam penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan. (continuous improvement).

6

DASAR HUKUM (1) DASAR HUKUM (1)

UU.No.20 Tahun 2003 tentang SisdiknasUU.No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas

Pasal 50 ayat(2):Pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standarnasional pendidikan untuk menjamin mutu pendidikannasional;

Pasal 60:(1) Akreditasi dilakukan untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal dan nonformal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan.(2) Akreditasi terhadap program dan satuan pendidikan dilakukan oleh Pemerintah dan/atau lembaga mandiri yang berwenang sebagai bentuk akuntabilitas publik.

7

DASAR HUKUM (2) DASAR HUKUM (2)

PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNPPP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP

Pasal 1 butir 1:SNP adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan diseluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Pasal 4:SNP bertujuan menjamin mutu pendidikan nasional dalamrangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentukwatak serta peradaban bangsa yang bermartabat.

8

DASAR HUKUM (3) DASAR HUKUM (3)

PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNPPP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP

Pasal 91:(1) Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non- formal

wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan.(2) Penjaminan mutu pendidikan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) bertujuan untuk memenuhi atau melampaui SNP.

Pasal 1 butir 27:Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang selanjutnyadisebut BAN-PT adalah badan evaluasi mandiri yang menetapkan kelayakan program dan/atau satuan pendidikan pada jenjang pendidikan tinggi dengan mengacu padaStandar Nasional Pendidikan

9

DASAR HUKUM (4) DASAR HUKUM (4)

PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNPPP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNPPasal 2:

(1) Lingkup SNP meliputi: a. Standar isi; b. Standar proses; c. Standar kompetensi lulusan; d. Standar pendidik dan tenaga kependidikan; e. Standar sarana dan prasarana; f. Standar pengelolaan; g. Standar pembiayaan; h. Standar penilaian pendidikan.(2) Untuk penjaminan dan pengendalian mutu pendidikan

sesuai dengan SNP dilakukan evaluasi, akreditasi, dan sertifikasi.

10

DASAR HUKUM (5) DASAR HUKUM (5)

PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNPPP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP

Pasal 92 ayat (1):Menteri mensupervisi dan membantu satuan perguruantinggi melakukan penjaminan mutu

Pasal 92 ayat (8):Menteri menerbitkan pedoman program penjaminanmutu satuan pendidikan pada semua jenis, jenjang danjalur pendidikan.

11

DASAR HUKUM (6) DASAR HUKUM (6)

HELTS 2003 -HELTS 2003 -20102010

Butir E Isu stretagis:

Dalam organisasi yang sehat peningkatan mutu berkelanjutan menjadi perhatian utamanya. Penjaminan Mutu harus dilakukan secara internal, dilembagakan dalam masing-masing prosedur standar organisasi, dan juga harus melibatkan pihak-pihak eksternal. Namun, karena mutu/kualitas juga menjadi perhatian para pelanggan, maka pengembangan kualitas harus ditujukan pada menghasilkan outputs dan outcomes yang berkualitas sebagai bagian dari akuntabilitas publik.

12

PENGEMBANGAN SPMI PENGEMBANGAN SPMI UADUAD

2004 2005 Juli 2008 April 2009

BAPSI AMAI

BPM

Juni 2010

Initial AuditISO 9001:2008 dan IWA2:2007

Main AuditISO 9001:2008Dan IWA2:2007

PenetapanSPMI

Serifikasi ISO 9001:2008

dan IWA2:2007

Des 2010 Nov 2010

58 SPMI Terbaik Versi DIKTI 2009

VISI, MISI, DAN TUJUAN

VisiMenjadi Badan Penjaminan Mutu yang terdepan dalam implementasi mutu Pendidikan Tinggi didasari intelektual, nilai-nilai moral, dan nilai-nilai islami dalam rangka mewujudkan UAD menjadi universitas bertaraf internasional

Misi Mendorong seluruh bagian/unit yang ada di UAD untuk membangun sistem dan proses yang berorientasi pada mutu serta sikap bersaing dalam konteks kerjasama sehingga dapat mencapai prestasi tertinggi dengan mengacu pada visi dan misi UAD

TujuanMembantu tercapainya visi dan misi UAD

PERAN BPM UAD (1)

1. Merencanakan dan merancang model SPM-PT UAD2. Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen sistem mutu3. Menjamin dan mengawal implimentasi SPM-PT UAD4. Melakukan monitoring implimentasi Sistem Penjaminan

Mutu dan pengukuran Sasaran Mutu dan Rencana Mutu serta Evaluasi Diri oleh unit.

5. Melakukan training, workshop, konsultasi, tutorial, pendampingan dan kerjasama dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu

6. Melakukan pengukuran kepuasan stakeholders.

PERAN BPM UAD (2)

7. Melakukan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.

8. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut hasil AMI dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu.

9. Melaporkan secara periodik kepada Rektor kepada Rektor hal-hal yang berkaitan dengan implimentasi SPMI –UAD.

10. Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal Sistem Penjaminan Mutu

11. Mengkoordinasikan program dan hibah

STRUKTUR ORGANINASI BPM

REKTORWAKIL REKTOR

KPM

KOORDINASI

MONEV PSM

SEKRETARIAT

DEKAN

PSM FAKULTAS

BPM

PSM

KEIKUT SERTAAN DALAM PELATIHAN MUTU

1.1. Pelatihan SPMI UGM (2005)Pelatihan SPMI UGM (2005)2.2. Pelatihan Manajemen PT oleh Dikti (2004,2005)Pelatihan Manajemen PT oleh Dikti (2004,2005)3.3. Worshop Borang Baru oleh BAN PT (2007)Worshop Borang Baru oleh BAN PT (2007)4.4. Pelatihan Audit Internal dari DIKTI (2008)Pelatihan Audit Internal dari DIKTI (2008)5.5. Pelatihan Lead Auditor ISO 9001: 2008 (2010)Pelatihan Lead Auditor ISO 9001: 2008 (2010)6.6. Pelatihan IWA2:2007 (PT SGS ,2010)Pelatihan IWA2:2007 (PT SGS ,2010)7.7. Nara Sumber Lokakarya Praktek Baik SPMIPT bagi PTS Nara Sumber Lokakarya Praktek Baik SPMIPT bagi PTS

oleh Kopertis Wilayah V DIY (2010)oleh Kopertis Wilayah V DIY (2010)8.8. Intensive Technical Assistance by Intensive Technical Assistance by DIKTI (2010)DIKTI (2010)9.9. Workshop of Baldrige Criteria for Higher EducationWorkshop of Baldrige Criteria for Higher Education

on the May 2011, JW Marriott Kuala Lumpur by Paul Steel on the May 2011, JW Marriott Kuala Lumpur by Paul Steel Founder Total Quality Inc. ( 2011 )Founder Total Quality Inc. ( 2011 )

KEIKUT SERTAAN DALAM FORUM MUTU

1.1. Forum Penjaminan Mutu DIY (2006)Forum Penjaminan Mutu DIY (2006)

2.2. Sosialisasi SPMI dari DIKTI (2008)Sosialisasi SPMI dari DIKTI (2008)

3.3. Sosialisasi Borang Baru BAN PT (2010)Sosialisasi Borang Baru BAN PT (2010)

4.4. Pertemuan AQAN (2010)Pertemuan AQAN (2010)

FORUM AQAN

FOCUS

Find:Determine a process problem that needs to be improved

Organize: Create a team that is knowledgeable about the process problem and willing to work together

Clarify: Study the process to identify all areas of the problem.

Understand: Collect and analyze data to gain comprehensive information about the current process and possible improvement plans

Select: choose a process improvement plan

PDCA

Plan: Determine the goals to be achieved and develop a strategy to reach those goalsDo: Implement the planCheck: The plan by comparing the resulting outcomes with the original goals Act: Revise the plan to meet more of the goals and test it with implement the successful plan throughout the organization

PLAN

Continuous Quality Improvement toward

Excellence Performance

WORKSHOP BORANG BARU BAN PT

PELATIHAN IWA2:2007

MODEL SPMI UAD

1.

Visi dan Misi Universitas Ahmad Dahlan

Kebijakan Mutu Universitas Ahmad Dahlan

Rencana : - Program Kerja - Program Pengembangan - Program Inisiatif

-------------------------Rencana Anggaran :

Rencana Mutu - Jurusan/Program Studi

Sasaran Mutu Universitas Ahmad Dahlan

Prosedur / SOPAturan / Ketentuan Internal

Instruksi Kerja

Formulir

Standard Eksternal

Wewenang dan

Tanggung Jawab

Implementasi / Pelaksanan secara konsistenTerdokumentasi dalam Catatan Mutu

Measurement, Monitoring, and Evaluation

Pencapaian Kompetensi Jurusan/Prodi

KEBIJAKAN MUTU UAD

Universitas Ahmad Dahlan adalah Perguruan Universitas Ahmad Dahlan adalah Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang Unggul dan mampu Tinggi Muhammadiyah yang Unggul dan mampu beradaptasi dalam perubahan global. Secara beradaptasi dalam perubahan global. Secara berkelanjutan menghasilkan lulusan yang berdaya berkelanjutan menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan saing tinggi dan mampu mengimplementasikan nilai nilai mampu mengimplementasikan nilai nilai keislaman dan kemuhammadiyahankeislaman dan kemuhammadiyahan

SASARAN MUTU UAD

1. Peningkatan Kerjasama internasional minimal 3 per tahun 2. Semua layanan pembelajaran berbasis IT3. Minimal 10 mahasiswa per tahun memiliki reputasi nasional 4. Jumlah jurnal terakreditasi minimal 5 buah5. Lulusan berkarya sesuai bidang keilmuan dalam kurun waktu

6 bulan minimal 80%6. Mahasiswa menyelesaikan studi tepat waktu 7. Minimal 80% lulusan memahami Kemuhammadiyahan8. Lulusan mampu membaca Al-Qur’an dengan fasih9. Lulusan mampu berkomunikasi global10. Publikasi dosen dlm jurnal internasional minimal 10/tahun 11. Dosen memiliki Indeks Kinerja Dosen ≥3.00 (skala 4)12. Indeks kepuasan stakeholders ≥3.00 (skala 4) minimal 90%

DOCUMENTS

Continuous Quality Improvement toward

Excellence Performance

MATRIK (1)SNP versus STANDAR UAD

NO SNP NO UAD

1 STANDAR KOMPETENSI LULUSAN 12

SASARAN MUTURENCANA MUTU

2 STANDAR PROSES 123456

SOP PMBSOP REGRISTRISTRASISOP PERKULIAHAN SOP KEGIATAN PRAKTIKUMSOP SKRIPSISOP WISUDA

MATRIK (2)SNP versus STANDAR UAD

NO SNP NO UAD

3 STANDAR

4 STANDAR PENGELOLAAN 12

3

SOP RTM SOP PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK DAN PEDOMAN AKADEMIKSOP AMI

5 STANDAR PEMBIAYAAN 1 SOP PENYUSUNAN ANGGARAN

6 STANDAR SARANA PRASARANA

12

SOP PENGADAAN BARANGSOP PERAWATAN FASILITAS

7 STANDAR PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

12

SOP PENGENDALIAN MUTU DOSENSOP PELATIHAN SDM

8 STANDAR PENILAIAN PENDIDIKAN

1 SOP UJIAN

MATRIK (3)SNP versus STANDAR UAD

NO SNP NO UAD

9 STANDAR KERJASAMA 1 SOP PENGELOLAAN KERJASAMA

10 STANDAR LAIN 1234

SOP PENGEMBANGAN PRODISOP PENELITIANSOP PENGABDIAN MASYARAKATSOP LAYANAN KARIRSOP PENGENDALIAN PRODUKSOP APRSOP AL ISLAM DAN KEMUHAMMADIYAHAN

11 STANDAR SISTEM INFORMASI 1 LAYANAN INFORMASI

6 KELOMPOK SOP

1.1. SOP SISTEM MUTUSOP SISTEM MUTU

2.2. SOP PEMBELAJARANSOP PEMBELAJARAN

3.3. SOP SUMBER DAYASOP SUMBER DAYA

4.4. SOP PENGEMBANGN INSTITUSISOP PENGEMBANGN INSTITUSI

5.5. SOP PENELITIANSOP PENELITIAN

6.6. SOP PENGABDIAN MASYARAKATSOP PENGABDIAN MASYARAKAT

SOP SISTEM MUTU

1.1. Sistem DokumentasiSistem Dokumentasi

2.2. Pengendalian dokumenPengendalian dokumen

3.3. Catatan MutuCatatan Mutu

4.4. Academic Peer reviewAcademic Peer review

5.5. Audit Mutu InternalAudit Mutu Internal

6.6. Pengukuran & analisisPengukuran & analisis

7.7. Tinjauan ManajemenTinjauan Manajemen

8.8. Tindakan perbaikanTindakan perbaikan

SOP PEMBELAJARAN

1.1. Penerimaan Mhs BaruPenerimaan Mhs Baru2.2. RegistrasiRegistrasi3.3. PerkuliahanPerkuliahan4.4. UjianUjian5.5. SkripsiSkripsi6.6. WisudaWisuda7.7. KurikulumKurikulum8.8. Pedoman akademikPedoman akademik9.9. Sarana PrasaranaSarana Prasarana10.10. PraktikumPraktikum11.11. Pengembangan karirPengembangan karir

PROSEDUR (SOP) PEMBELAJARANPROSEDUR (SOP) PEMBELAJARAN

Registrasi Tugas Akhir

Kurikulum/Bahan ajar

Dosen

Sarana &prasarana

Pengembangan

Jurusan

PMB

01

Perkuliahan

0302

Wisuda

CarrierDev.

07

06

05

10

09

08

11

Buku Panduan AkademikPraktikum

Ujian

04

1312

SOP SUMBER DAYA

1.1. Staf non edukatifStaf non edukatif

2.2. Mutu dosenMutu dosen

3.3. Pelatihan SDMPelatihan SDM

4.4. Penyusunan anggaranPenyusunan anggaran

5.5. Pengadaan barangPengadaan barang

6.6. Perawatan fasilitasPerawatan fasilitas

7.7. Pembinaan ke-Mhs-anPembinaan ke-Mhs-an

SOP PENGEMBANGAN INSTITUSI

1.1. KerjasamaKerjasama

2.2. Pengembangan ProdiPengembangan Prodi

3.3. Layanan Sistem InformasiLayanan Sistem Informasi

4.4. Nilai KemuhamadiyahanNilai Kemuhamadiyahan

5.5. Nilai KeislamanNilai Keislaman

6.6. Layanan kemahasiswaanLayanan kemahasiswaan

DISTRIBUSI SOP KE:

1.1. Rektor dan Para Wakil RektorRektor dan Para Wakil Rektor

2.2. Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka Laboratorium, dan Kepala TULaboratorium, dan Kepala TU

3.3. Biro, Badan, Lembaga, Pusat, BidangBiro, Badan, Lembaga, Pusat, Bidang

KEBERHASILAN PLAN

1.1. Keterlibatan semua pihakKeterlibatan semua pihak

2.2. Komitmen pimpinan bagusKomitmen pimpinan bagus

3.3. Proses bisnis terdokumentasiProses bisnis terdokumentasi

DOContinuous Quality Improvement

toward Excellence Performance

SOSIALISASI RENCANA MUTU

KOTAK KOMPLAIN

PELAKSANAAN SPMI

1.1. Setelah penetapan SPMI dengan penyusunan Setelah penetapan SPMI dengan penyusunan dokumen2, selanjutnya pemegang controlled copy dokumen2, selanjutnya pemegang controlled copy (melaksanakan SPMI selama 3 bulan sesuai dengan (melaksanakan SPMI selama 3 bulan sesuai dengan dokumen mutu yang telah ditetapkan)dokumen mutu yang telah ditetapkan)

2.2. Jumlah pemegang controlled copy 101Jumlah pemegang controlled copy 101

3.3. Para PIC melaksanakan SPMI sesuai dengan Para PIC melaksanakan SPMI sesuai dengan tanggung jawabnya.tanggung jawabnya.

4.4. PSMF mendampingi pimpinan faklutas dan prodiPSMF mendampingi pimpinan faklutas dan prodi

KEBERHASILAN PELAKSANAAN SPMI

1.1. Proses bisnis di setiap unit lebih efektif dan Proses bisnis di setiap unit lebih efektif dan efisienefisien

2.2. Ketersediaan SAP meningkatKetersediaan SAP meningkat

3.3. Kehadiran dosen meningkatKehadiran dosen meningkat

4.4. Sarana prasarana terawat baikSarana prasarana terawat baik

5.5. Anggaran lebih efisienAnggaran lebih efisien

6.6. Peningkatan peringkat akreditasi prodiPeningkatan peringkat akreditasi prodi

7.7. UAD masuk 58 SPMI terbaik (2009).UAD masuk 58 SPMI terbaik (2009).

CHECK

Continuous Quality Improvement toward

Excellence Performance

SOSIALISASI AMI

PRE AUDIT

PRE AUDIT

INITIAL AUDIT

Main Audit

Pelaksanaan Main Audit

BPH, Pimpinan UAD Bersama Auditorsesaat setelah pengumuman hasil audit yang merekomendasikan UAD

mendapat Sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA-2:2007

BPM UAD Bersama Auditorsesaat setelah pengumuman hasil audit yang merekomendasikan UAD

mendapat Sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA-2:2007

MONEV HIBAH DI BPM

MONEV HIBAH DI BPM

AUDIT MUTU

1.1. Oktober 2009: AMIOktober 2009: AMI

2.2. Januari 2010: AMIJanuari 2010: AMI

3.3. April 2010: AMIApril 2010: AMI

4.4. Juni 2010: Initial Audit EksternalJuni 2010: Initial Audit Eksternal

5.5. Juli 2010: AMIJuli 2010: AMI

6.6. Oktober 2010: Pre Audit InternalOktober 2010: Pre Audit Internal

7.7. November 2010: Main Audit Eksternal November 2010: Main Audit Eksternal (Sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA2:2007)(Sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA2:2007)

KEBERHASILAN CHECK

1.1. Diketahui tingkat capaian sasaran mutuDiketahui tingkat capaian sasaran mutu

2.2. Sebagian besar pejabat senang diaudit karena Sebagian besar pejabat senang diaudit karena bisa mengetahui kekuarangannyabisa mengetahui kekuarangannya

3.3. Audit berjalan sesuai jadwalAudit berjalan sesuai jadwal

4.4. Semua unit menerima auditor dengan baik, Semua unit menerima auditor dengan baik,

5.5. Sebagian besar temuan telah diperbaiki pada saat Sebagian besar temuan telah diperbaiki pada saat verifikasi.verifikasi.

ACTION

Continuous Quality Improvement toward

Excellence Performance

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN

26 Agustus 2010 M YOGYAKARTA, --------------------------------

16 Ramadhan 1431 H

RTM

1.1. 2 November 20092 November 2009

2.2. 1 Maret 20101 Maret 2010

3.3. 29 Mei 201029 Mei 2010

4.4. 26 Agustus 201026 Agustus 2010

RTM

RTM

KEBERHASILAN ACTION

1.1. Hampir semua masalah penerapan SPMI bisa Hampir semua masalah penerapan SPMI bisa dtindaklanjutidtindaklanjuti

2.2. Meningkatkan rasa tanggung jawab pihak Meningkatkan rasa tanggung jawab pihak manajemen terhadap kemajuan lembagamanajemen terhadap kemajuan lembaga

3.3. Ada peningkatan mutu berkelanjutanAda peningkatan mutu berkelanjutan

4.4. Teratasinya masalah di level yang lebih rendahTeratasinya masalah di level yang lebih rendah

5.5. Meningkatnya tingkat kepedulian pimpinan Meningkatnya tingkat kepedulian pimpinan terhadap penyelesaian permaslahanterhadap penyelesaian permaslahan

SPMI UAD KE DEPAN

1.1. Menyatukan Malcolm Baldridge, BAN-PT, ISO 9001: Menyatukan Malcolm Baldridge, BAN-PT, ISO 9001: 2008 dan IWA2:2007 dalam bentuk ADIQAS 2008 dan IWA2:2007 dalam bentuk ADIQAS (Ahmad Dahlan Integrated Quality Assurance (Ahmad Dahlan Integrated Quality Assurance System).System).

2.2. Penerapan BSC.Penerapan BSC.

3.3. Melengkapi dokumen2 di tingkat fakultas dan Melengkapi dokumen2 di tingkat fakultas dan prodi. prodi.

SOSIALISASI ADIQAS

Quality Assurance Support System

HARAPAN

Dukungan dari Dirjen Dikti dan Kopertis baik dalam Dukungan dari Dirjen Dikti dan Kopertis baik dalam bentuk pendampingan, pelatihan, studi banding, bentuk pendampingan, pelatihan, studi banding, dan dana sangat diharapkan.dan dana sangat diharapkan.

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN

BADAN PENJAMINAN MUTU

BUKAN KANTOR BIASA

THE END