unit kompetensi 25 mengelola pengiriman

Mengelola Pengiriman

Unit Kompetensi 25

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

PENDAHULUAN

Tujuan Khusus

Setelah mempelajari modul ini peserta mampumemetakan kegiatan pengiriman, mengidentifikasi biaya pengiriman dan menyusun upaya efisiensi biaya pengiriman PBJ

� Menyusun rencana kegiatan� Mengidentifikasi biaya pengiriman� Melaksanakan pengelolaan kegiatan pengiriman� Menetapkan upaya efisiensi biaya pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Tujuan Umum

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

KONSEP DAN DEFINISI MENGELOLA PENGIRIMAN

Definisi MengelolaPengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sumber : http://saigonsep.com/

proses pengelolaan distribusidan transportasi yang meliputi; pengelolaan

kendaraan, pengaturan ruteperjalanan, dan perawatan

kendaraan, dengan carayang efektif dan efisien.

Manajemen Transportasi

suatu proses penyampaianbarang dari penyedia kepada pengguna akhir, saat barang

tersebut diperlukan.

Manajemen Distribusi

4 (empat) proses mengelola pengiriman:1.Level pemasok, 2. Level produksi, 3. Level distribusi, 4. Level pengguna akhir,

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Dalam proses transportasi dandistribusi ada pihak yang menjadi:

Pihak penyedia(vendor)

Pihak pengangkut(transporter)

Pihak pengguna/pembeli(user/buyer)

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pihak pengguna/pembeli (user/buyer), yang menjadi pemberiorder atau penerima barang yang dikirimkan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pihak penyedia (vendor), selaku pihak produsen atau distributor yang menjadi pelaku utama kegiatan (channel of distribution)

Pihak pengangkut (transporter), yang melakukan proses distribusi fisik barang kepada pengguna (physical distribution)

Produk/Barang apa yang anda kirimkan dan

distribusikan ?

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

resiko tinggi(dangerous goods)

bentuk curah dancair (bulk products)

peralatan dankompenen

(raw materials and components)

mudah rusak(perishable goods)

Bersifat Umum(General Woods)

Barang dandokumen yang

dikirimkan (cargo’s and couriers)

Makhluk hidup & tumbuhan(livestock)

perlakuan khusus agar tetap segar dan tidakrusak (temperatured

goods)

nilai ekonomidan/atau kerahasiaan

yang sangat tinggi(security goods)

Spesifikasi danPengiriman

Indentifikasi awal:� Tampilan, bentuk fisik, dan sifat barang� Tingkat resiko� Standarisasi dan regulasi

Dampak dari hasil identifikasi tersebut:� Wujud dan jenis kemasan� Label informasi barang� Cara penanganan dan perlakuan barang� Cara pemeriksaan dan pengujian mutu� Ada atau tidak adanya pengawasan secara khusus dari regulator � Jenis sarana pengiriman yang digunakan� Jenis pos tarif regulator

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Standarisasi dan Regulasi

� Terdapat berbagai acuan standar dan regulasi yang harus ditaati dan dilaksanakan oleh semua pihak yang terkait.

� Maksud dan tujuan adanya standarisasi supaya terbentuk sebuah konsep, model, proses, pemahaman yang sama, dan berlaku secara universal dalam melaksanakan aktivitas pengiriman.

� Maksud dan tujuan regulasi pengiriman, supaya tercipta sebuah sistem yang dapat dikendalikan dan diawasi oleh pihak otoritas dan para pihak terkait.

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Moda Transportasi dalam Pengiriman

� Pengiriman Melalui Darat� Pengiriman Melalui Laut� Pengiriman Melalui Udara� Pengiriman Melalui Multimoda

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

TrintonTrintin

TrontonEngkel GandaEngkel Tunggal

Kendaraan Roda 3 Double CabinPick Up

Kargo Kereta Api

Pengiriman

Melalui Darat

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pengiriman Melalui Laut

Container Ships) Bulk Carriers Tanker

Ferries Tug Boat Tongkang (Barge)

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pengiriman Melalui Udara

Helikopter Pesawat Kargo Kecil

Pesawat Kargo Reguler Pesawat Kargo Besar

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pengiriman Melalui Multimoda

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pengiriman Melalui Multimoda

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Jenis Peti Kemas(Container)

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sumberdaya Manusia Dalam Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

LATIHAN BUKU KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS DAN SIMULASI

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

MELAKSANAKAN PENGELOLAAN

KEGIATAN PENGIRIMAN

PerencanaanPengiriman

Agar proses pengiriman dapat dilaksanakandengan aman, lancar, terkendali, tepat waktu,

dan sesuai dengan rencana,maka perlu dibuat perencanaan distribusi,

jadwal, dan rute perjalanan

Resiko jika pengiriman tanpa perencanaan :

1. Terjadi pengiriman yang berulang kali ke 1 (satu) titik distribusi

2. Penjadwalan perjalanan yang tidak efektif dan efisien rpisah ke satu wilayah tujuan yang sama

3. Kendaraan yang akan digunakan terlalu kecil atauterlalu besar sehingga terjadi pemborosan biaya

4. Keliru memperkirakan jarak, waktu tempuh, dan kendala yang akan dihadapi di perjalanan

5. Keliru membuat jadwal dan rute perjalanan 6. Pihak pengirim dan penerima belum siap untuk

melakukan proses pemuatan dan pembongkaran7. Terjadi penyimpangan rute perjalanan untuk

tujuan kepentingan pribadi8. Kendaraan mengalami kecelakaan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Keterangan:++++ Paling Sesuai +++ Cukup Sesuai ++ Kurang Sesuai + Tidak Sesuai

Peranan Antar Moda Yang Ideal

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Aspek-Aspek Yang

Diperhatikan Dalam

Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Berada di lokasi/kawan mana end user/end customer/distribution point ?

proyek di lapangan dandaerah terpencil (project site)

Industri (industrial estate)

Perkantoran dan pusat bisnis(official and business district)

fasilitas negara yang dibatasiaksesnya (rescticted area)

ruang terbuka publik (public area)

Pemukiman (residental area)

Aspek-Aspek Yang Diperhatikan Dalam Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Terpusat di suatu kawasan/wilayah� Tersebar di banyak area � Pengiriman ke wilayah yuridiksi negara lain

(cross border logistics

Pertimbangan berdasarkan aspek sebaran geografis

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Dikirim ke satu tujuan (single drop) � Dikirim ke berbagai tujuan (multi drop)� Langsung dikirim dari titik awal ke titik

tujuan akhir (point to point) � Dikirim melalui proses transit

(cross docking)

Pertimbangan berdasarkan tujuan pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Network planning dalam proses mengelola pengiriman

Memberikanperencanaan, penjadwalan, danpengendalianpengiriman secaramenyeluruh

Dapatmemperkirakanwaktu, biaya, sertasumberdaya yang diperlukan.

Sebagai dokumentasiaktivitas pengiriman, yang dapat digunakansebagai rujukan bagiaktivitas pengirimanberikutnya

Mengetahui apa sajakegiatan yang kurangefettif, kurang efisien, dan kritis,

Sebagai alatkomunikasidata, dan alatbantu untukmencari solusiterbaik

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Perencanaanrute perjalanan

untukpengiriman

barang

Penentuan jenis kendaraan

Penentuan lokasi tujuan dan jumlah titikdistribusi barang

Frekuensi distribusi/ritasi

Jumlah, volume, spesifikasi, kemasan, dan sifat barang, dalam setiap proses pengiriman, dan resiko barangnya

Penyusunan barang dalam dalamkendaraan

Penentuan rute keberangkatan dan kalkulasiwaktu tempuh

Estimasi waktu proses bongkar dan muat di setiap titik distribusi

Konfirmasi atas kesiapan kendaraan danpengemudi

Informasi potensi kendala dan hambatan terkait kondisiinfrastruktur, kemacetan, gangguan sosial, faktorkeamanan, dan keselamatan UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Perencanaan ruteperjalanan untuk

pengirimanbarang

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Proses pengiriman terkait serahterima barang:

One Time Shipment

Secara sekaligus dalam satu kali

pengiriman

Partial Shipment

Secara bertahap dalam beberapa kali

pengiriman

Situational

Proses distribusibarang dilakukan

setelahmemperhatikandengan seksama

hambatan dankendala yang terjadi

Xcllusive Business Sales

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Tempat lainnya

yang disepakati

Tempat atau gudang penerima

(franco gudang pembeli)

Tempat atau gudang penyedia (loco gudang

penjual/eks works)

Lokasi danTempat SerahTerima Barang

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Adaptasi Lingkungan Setempat (local wisdom)

Dasar pertimbangan:� Tidak ada sarana transportasi yang dapat

mencapai lokasi tujuan dengan mudah� Belum ada operator angkutan yang ideal,

yang telah beroperasi di lokasi tujuan� Keterbatasan anggaran untuk membiayai

sarana transportasi yang ada� Adanya kerusakan sementara atas

prasarana dan infrastukrur penunjang� Adanya kerawanan sosial karena kondisi

force majeure

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Adaptasi Lingkungan Setempat (local wisdom)

Metode:� Berpikir secara kreatif, tidak terpaku pada

keterbatasan prasarana dan infrastrukturyang dihadapi saat berada di lokasi

� Mengoptimalkan seluruh sumberdayayang ada di lokasi

� Tetap mempertimbangkan aspekkesehatan, keselamatan, keamanan, danperlindungan lingkung

� Standar dan ketentuan regulasi tetapterpenuhi

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

FlickrMobilisasi

Demobilisasi

kegiatan mendatangkansumberdaya ke lokasipelaksanaan pekerjaan

proyek.

kegiatanmengembalikan SDM

ke tempat asalnyayang telah selesai

digunakan.

Mobilisasi dan Demobilisasi

Proses mobilisasi dan demobilisasi denganmenggunakan sarana transportasi banyak

dilakukan dalam kegiatan instalasi aset, proyektelekomunikasi, proyek konstruksi, dan berbagai

aktivitas lapangan yang berbasis kegiatan (event).

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pemberitahukandan permintaan

persetujuan

Pengurusansegala bentukperijinan yang

dibutuhkan

Survey lapangan(mengidentifikasi

mengantisipasikendala yang

mungkin muncul)

Komunikasi dankoordinasi

dengan para pihak terkait

Segala resikomenjadi

tanggung jawabkontraktor.

Aktivitas dalam proses mobilisasi dan demobilisasi:

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Perencanaan waktu yang tidak tepat, saat dibutuhkanperalatan belum datang, namun saat belumdibutuhkan peralatan sudah dating.

� Persiapan lokasi penerimaan barang� Penentuan sarana transportasi� Perhitungan waktu pengiriman� Pemeriksaan kembali jumlah barang yang akan

dikirimkan, agar tidak kurang, lebih, atau salah kirim� Survey lapangan yang kurang menyeluruh� Proses koordinasi yang kurang baik antara perencana,

pengirim, dan penerima� Proses pembongkaran dan pembersihan lokasi

pekerjaan yang ditinggalkan secara benar, prosedural, dan tidak meninggalkan masalah apapun

Aspek kritis dalam proses mobilisasi dan demobilisasi:

Metode Penyusunan Muatan

Jenis, sifat, danresiko barang

Dimensi barang(ukuran, beban,

dan bentuk)

Jenis kemasan

Jenis kendaraanpengangkut

Faktor resikoyang akan

muncul selamadiperjalanan

Kemasan unit satuandan total satuan

Palet Pelapis

Kargo boks khusus(metal box, peti

kemas)

Batasan/Aturan yang perlu diperhatikan dalam proses penyusunan muatan :

Label identifikasi

Sumber : Transporte Robledo

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sumber : SeaRates.com

Metode Penyusunan Muatan

� Batas rasio penumpukkan (tier)� Ketersediaan ruang pemuatan

dalam kendaraan� Bentuk kargo muatan kendaraan� Cara perlakuan barang� Cara kerja tenaga kerja yang

menangani pemuatan barang� Faktor keamanan dan gangguan

lingkungan� Waktu yang tersedia

Saat menyusun muatan harus memperhatikan:

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Tanggungjawab dalam pengiriman

Perencanaperjalanan Administrasi

Bagianpemeliharaan

kendaraan

Bagiangudang

Pengemudi danawak kendaraan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Tingkat prioritas dan kepentingan� Resiko yang dihadapi terkait barang

dan perjalanan� Ketentuan standarisasi regulasi� Target waktu yang ditetapkan� Ketersediaan anggaran yang dimiliki

Pemilihan Sarana dan Prasarana Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

LATIHAN BUKU KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS DAN SIMULASI

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

MENGIDENTIFIKASIBIAYA PENGIRIMAN

Identifikasi Komponen Biaya Pengiriman

Rujukan/referensi tarif angkutan :• Kementrian Perhubungan Direktorat Jenderal Pengangkutan

Darat, Laut, dan Udara, yang menetapkan skema tarif batasatas, batas bawah, dan standar formulasi tarif

• Standar tarif bagi sarana angkutan tertentu yang ditetapkanoleh pemerintah daerah

• Standar tarif internasional yang ditetapkan oleh asosiasiberskala internasional dan perusahaan asing mitra kerjaperusahaan pengangkutan, jika proses transportasi dilakukanlintas Negara

• Ketetapan bersama asosiasi perusahaan angkutan nasional, untuk menghindari perang tarif dan persaingan kurang sehatantara sesama operator angkutan

• Kesepakatan tarif antara operator transportasi danpengguna jasa transportasi, penetapan tarif ini tetap mengacupada skema 4 (empat) jenis tarif sebelumnya.

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

No. Jenis Biaya Persentase1 Bahan bakar minyak 30%2 Ban 10%3 Suku cadang 15%4 Biaya pemeliharaan 10%5 Upah supir 10%6 Penyusutan 10%7 Perijinan 2%8 Administrasi lainnya 3%9 Biaya administrasi dan operasional

lainnya10%

Total 100%

Biaya pengangkutan darat

Identifikasi Komponen Biaya Pengiriman

Sumber: BiayaTransportasi Barang Angkutan, Regulasi, dan Pungutan Jalan di Indonesia, Asia Foundation, 2008

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Tarif pelabuhan nusantara� Tarif OPP/OPT (ongkos

pelabuhan pemuatan/ ongkos pelabuhan tujuan

� Tarif Pemakaian FasilitasPelabuhan

� Tarif perusahaan pengurusanjasa kepabeanan (PPJK)

� Konsumen atau penggunajasa pengangkutan lautseringkali menerima tariflumpsum atau dibayar secaraparsial, melalui jasa shipping line, kargo, atau PPJK

Biaya pengangkutan laut

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Biaya per unit (cost per unit) adalah biaya per penumpang kilometer yang diperoleh daribiaya total operasi pesawat udara dengan faktor muat sebesar 60%;

� Biaya total operasi pesawat udara dihitung berdasarkan biaya penuh (full costing) termasuk tingkat keuntungan (margin) maksimal sebesar 10%;

� Data komponen biaya yang digunakan dalam perhitungan, adalah data keuanganperusahaan angkutan udara pada saat penyusunan tarif dengan memperhatikan tingkatakurasi, kewajaran dan efesiensi biaya serta dapat dipertanggungjawabkan.

� Biaya operasi pesawat udara yang akan digunakan sebagai dasar penetapan tarif dasardan tarif jarak adalah rata-rata biaya operasi pesawat udara seluruh tipe pesawat yang dioperasikan oleh masing-masing perusahaan angkutan udara.

� Konsumen atau pengguna jasa pengangkutan udara seringkali menerima tarif lumpsumatau dibayar secara parsial, melalui jasa maskapai penerbangan atau perusahaan kargo

Biaya pengangkutan udara

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Incoterms dalam biayapengiriman

Asuransi Pengangkutan Barang

� Merupakan bagian dari tarif yang dibayar, oleh penggunajasa angkutan jika menggunakan shipping terms CIF (Cost, Insurance, and Freight)

� Diperhitungkan secara terpisah sebagai asuransi kargoangkutan, dimana biaya premi asuransi akan dibebankansetiap kali proses pengiriman dilakukan

� Nilai pertanggungan asuransi pengangkutan sebaiknyadisesuaikan dengan nilai barang dan resiko perjalanan

� Biaya asuransi pengangkutan dapat ditanggung oleh pihakpenyedia selaku pengirim atau pihak pembeli selakupenerima, tergantung hasil kesepakatan kedua belah pihak

� Untuk asuransi sarana pengangkut, unit kendaraan akandiasuransikan oleh perusahaan operator angkutan, sesuaiketentuan regulasi yang berlaku

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Menentukan Satuan Harga Komponen Biaya Pengiriman

� Ongkos angkut borongan total

Konsep biaya pengiriman

� Ongkos angkut terperinci

Breakdown

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Menentukan Satuan Harga Komponen Biaya Pengiriman

� Ketentuan batas atas dan batas tarif dari regulator� Kesepakatan dan ketentuan tarif dari asosiasi

pengangkutan terkait� Penetapan tarif berdasarkan perhitungan

perusahaan atau maskapai pengangkut� Perhitungan internal atas kelayakan biaya

pengiriman dengan memperhitungkan komponenpenyusutan investasi, perawatan, dan biayaoperasional aktual yang terjadi

� Sifat, karakter, tingkat resiko, dan kekhususanbarang yang dikirim,

� Peringkat kualitas dan layanan angkutan yang kitagunakan.

Harga satuan pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Penetapan biaya pengiriman dapat ditentukan berdasarkan:

Tarif lumpsum diperhitungkan berdasarkan biaya perunit kendaraan, dengan metode:� Sewa tetap harian/mingguan/bulanan perunit kendaraan� Sewa persekali perjalanan (single trip) � Sewa untuk perjalanan pulang-pergi (round trip)� Standar, kualitas, dan fasilitas pelayanan yang diberikan� Biaya investasi langsung yang dibebankan kepada tarif� Kombinasi dari bebeberapa metode di atas

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Penetapan biaya pengiriman dapat ditentukan berdasarkan:

Tarif breakdown diperhitungkan secara terperinci setiap kali perjalanan, dengan metode:� Berdasarkan dimensi barang (kubikasi, meter persegi)� Berdasarkan tonase volume barang (kilogram, liter) � Berdasarkan jarak tempuh (kilometer)� Berdasarkan kondisi dan resiko medan perjalanan

(macet, keterbatasan akses, keterbatasan infrastruktur, potensi gangguan keamanan, resiko force majeure)

� Standar, kualitas, dan fasilitas pelayanan yang diberikan� Biaya investasi langsung yang dibebankan kepada tarif� Kombinasi dari bebeberapa metode di atas

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Menetapkan Upaya Efisiensi

Biaya Pengiriman

Konsep penghematan biaya transportasi sebagaiberikut (Widiyanto, 2011) :� Minimalkan waktu tunggu muat di tempat

pemuatan/gudang dan waktu tunggu bongkarbarang di tujuan

� Maksimalkan kapasitas pengiriman per jeniskendaraan

� Atur route yang akan dituju secara optimal� Hindari pengiriman barang tidak terencana

Penghematan biaya operasional kendaraan :� Awak kendaraan mengendarai kendaraan

dengan baik dan benar sesuai pedomanpenggunaan kendaraan

� Perawatan kendaraan dilakukan sesuaipedoman pemeliharaan dan perawatanberkala kendaraan, sesuai jadwal perawatanyang telah ditetapkan

� Selalu menggunakan suku cadang kendaraanyang asli dan standar, hindari pemakaian sukucadang palsu dan rekondisi

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Menyusun dan Mendokumentasikan Total Biaya Pengiriman

� Biaya modal (capital cost)� Biaya operasional (operational cost)� Biaya tetap (fixed cost) dan biaya variabel

(variable cost)� Biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak

langsung (indirect cost)� Biaya unit (unit cost) dan biayarata-rata

(average cost)� Biaya pelayanan (services cost)� Biaya transportasi lainnya (other cost)

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

LATIHAN BUKU KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS DAN SIMULASI

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

PENGENDALIANPENGIRIMAN

Monitoring, Administrasi, dan Dokumen Pengiriman

Monitoring status pengiriman:� Mengetahui posisi realtime armada kendaraan

pengiriman� Mengetahui situasi, kondisi, dan kendala yang terjadi di

lapangan� Bisa dilakukan perubahan rute tujuan, pemeriksaan,

dan transit, jika diperlukan� Bila ada tanda-tanda keterlambatan atau gangguan

teknis di perjalanan, bisa mengambil tindakan alternatif� Mengetahui potensi pelanggaran prinsip keselamatan

berkendara yang dilakukan pengemudi, sehingga bisasegera memberikan teguran bahkan tindakan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Monitoring, Administrasi, dan Dokumen Pengiriman

Proses komunikasi dan koordinasi� Antara pengemudi dengan penanggungjawab

pengiriman� Antara pengatur perjalanan dengan penerima di tujuan� Pengatur perjalanan dengan pihak dan otoritas terkait,

jika terjadi masalah� Metode inspeksi mendadak, untuk memastikan disiplin

pengemudi selama diperjalanan� Pemantauan posisi kendaraan dan kondisi muatan

menggunakan pengawasan manual melalui posko pengawasan (post control) dan GPS tracking system

� Informasi dan instruksi selanjutnya kepada pengemudi, setelah proses pemuatan dan pembongkaran selesaidilakukan.

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Dokumen pengiriman barang:� Surat jalan

(proofed delivery order) � Daftar kuantitas kemasan barang

(packing list) � Dokumen perjalanan lainnya (other

documents)

Monitoring, Administrasi, dan Dokumen Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan (SMK3L)

dalam mengelola pengiriman

� Kegiatan transportasi bukan sekedar mencari profit � SM3KL bukan sekedar memenuhi prasyarat regulasi dan para pengguna� Investasi dan biaya terkait SM3KL tidak dianggap sebagai “beban”

Manajemen organisasi:

Pelaksana operasional:

� SM3KL bukan sekedar pencapaian target kinerja � SM3KL bukan sekedar tugas pejabat keselamatan kerja (safety officer)� Pemeriksaan dan inspeksi berkala dari pejabat keselamatan kerja (safety

officer) adalah keharusan� Koordinasi, komunikasi, dan monitoring SM3KL antara pejabat keselamatan

kerja (safety officer) dan para pihak terkait termasuk pengelola proses pengiriman, adalah hal yang mutlak

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Mentaati peraturan lalu-lintas di lakukan karena kesadaran penuh, bukan karena takut terkena tilang atau terkena sanksi perusahaan

� Tidak memaksakan diri mengemudi saat sudah mengalami kelelahan, atau melebihi batas kecepatan karena takut terlambat

� Memakai peralatan K3 tidak dianggap sebagai beban� Proaktif memberikan informasi dan laporan kepada

team terkait, apabila menemukan hal yang keliru dalam unit kendaraan yang di kemudikan

Awak kendaraan:

Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan (SMK3L)

dalam mengelola pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Pihak pengguna:

� Memahami ketentuan SMK3L adalah mandat dari regulasi pemerintah yang wajib ditaati

� Memiliki komitmen penuh untuk memenuhi persyaratan SMK3L dan mendukung proses pelaksanaannya

� Melakukan langkah preventif terkait manajemen resiko dalam proses pengiriman

Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan (SMK3L)

dalam mengelola pengiriman

Sumber : Shutterstock

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Kendala dan Resiko Dalam Mengelola Pengiriman

�Perencanaan rute perjalanan�Pengelolaan kendaraan�Target waktu tempuh (lead time)�Tingkat layanan dan perilaku tim�Tingkat layanan dan perilaku pengendara,�Pemborosan biaya transportasi, kirim yang ideal untuksetiap rencana pengiriman�Proses evaluasi dan monitoring perjalanan�Kompetensi tim pelaksana aktivitas transportasi dan distribusi,

I n t e r n a l

�Jarak tempuh dan lokasi�Kemacetan dan gangguan lalu-lintas lainnya�Keterbatasan dan kerusakan infrastruktur�Faktor keselamatan dan keamanan di perjalanan�Kondisi cuaca�Force majeure�Belum tersedia dengan baik sistem transportasi yang terpadu, �Gangguan keamanan dan sosial,

E k s t e r n a l

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Ternyata, keamanan & keselamatan sapi, jauh lebih penting & lebih berharga daripada keamanan & keselamatan manusia...

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Kelebihan muatan(over load)

Bak pengangkut tidakstandar

(over dimension)

Kondisi kendaraantidak laik

(truck condition)

Kondisi kemacetan(road condition)

Kelelahan(fatique)

Penyebab Kecelakaan Kendaraan

M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Kecelakaan Transportasi

UK 25

Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Pengiriman

GPS tracking system

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Fleet Management System

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sistem Pelaporan Dalam Mengelola Pengiriman

� Nama awak kendaraan dan penumpang lainnya� Tujuan pengiriman� Jenis muatan dan nomor dokumen/surat jalan� Tanggal dan waktu keberangkatan, termasuk durasi perjalanan, waktu tunggu,

dan transit � Jumlah jarak tempuh dalam kilometer perjalanan; berangkat dan tiba di tujuan� Masalah/kendala yang dihadapi dalam perjalanan

� Nomor registrasi kendaraan� Jenis kendaraan � Kondisi kendaraan terkini � Jadwal ganti olie dan pemeliharaan berkala� Jadwal penggantian suku cadang (spare parts) � Realisasi biaya pemeliharaan kendaraan

Kartu pemeliharaan

Buku riwayat perjalanan (log-book

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sistem Pelaporan Dalam Mengelola Pengiriman

� Setelah dilakukan inspeksi, pemeriksa, danpengemudi menandatangani form pemeriksaan

� Catatan tentang hal yang perlu diperbaiki, harus menjadi concern pihak terkait(pengemudi, mekanik) dam diberikantarget waktu untuk perbaikan segera

� Berlaku konsep remunerasi yang ideal (reward and punishment)

Inspeksi lapangan

� Secara rutin dilakukan saat kendaraandalam antrian pemuatan

� Secara berkala dilakukan inspeksimendadak untuk memastikan kendaraandalam kondisi layak operasional

Laporan Inspeksi

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Sistem Pelaporan Dalam Mengelola Pengiriman

Kendaraan dinyatakan laik jalan, apabila:

� Registrasi dan lisensi kendaraan masih berlaku� Semua peralatan berfungsi baik (mesin, GPS, lampu, rem, pedal

gas, mesin, ban, suspensi, AC, dll)� Perawatan dan pemeliharaan berjalan sesuai jadwal perbaikan� Kendaraan terlihat dan terasa secara fisik layak dan nyaman untuk

dikendarai � Jumlah penumpang atau muatan barang sesuai kapasitas

kendaraan, baik secara jumlah, ukuran, maupun beban tonase an digunakan sesuai fungsi dan alokasinya

� Semua sarana pendukung kendaraan dan pengemudi (sabuk, kotakP3K, tabung pemadam kebakaran, ala bantu kerja, seragam dll),semuanya tersedia dengan kondisi yang baik dan layak pakai

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Audit Berkala Dalam Mengelola Pengiriman

Audit kebijakan internal transportasi� Pedoman instruksi kerja (SOP) dan deskripsi pekerjaan (job desk)� Kebijakan keselamatan transportasi� Adaptasi peraturan dan standarisasi yang berlaku� Penggunaan kendaraan untuk keperluan internal dan pribadi di luar core business � Ketentuan tata-cara pengangkutan material beresiko tinggi � Proses penerimaan dan seleksi pengemudi dan awak kendaraan lainnya� Program pelatihan dan pembinaan pengemudi dan awak kendaraan lainnya� Proses pengadaan kendaraan dan pemeliharaan kendaraan

Komponen audit proses operasional transportasi� Manajemen rute perjalanan � Observasi kondisi, kendala, resiko, dan antisipasi perjalanan � Proses komunikasi, koordinasi, dan kerjasama team Konsep remunerasi bagi

pengemudi dan awak kendaraan� Penilaian indikator kinerja operasional pengelolaan transportasi yang terukur

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Audit Berkala Dalam Mengelola Pengiriman

Catatan Kecelakaan� Pemeriksaan laporan resiko keselamatan kerja � Pemeriksaan laporan kecelakaan� Investigasi Kecelakaan

Catatan Pengemudi dan awak kendaraan� Proses seleksi� Pemeriksaan referensi pengemudi� Evaluasi kinerja pengemudi dalam periode tertentu� Pemeriksaan validitas lisensi mengemudi� Test kemampuan mengemudi� Rekam jejak medis dan gangguan psikologis� Potensi pengunaan narkoba, psikotropika, dan

alkohol

Audit unit dan armada transportasi

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Audit Berkala Dalam Mengelola Pengiriman

Catatan Kendaraan� Pemeriksaan rutin sebelum perjalanan� Pemeriksaan rutin setelah perjalanan� Pemeriksaan berkala kelaikan suku cadang kendaraan� Perbaikan berkala kendaraan� Riwayat rute perjalanan

Audit operasional� Follow-up dari temuan audit transportasi sebelumnya� Proses administrasi dan operasional harian� Pemenuhan syarat dan ketentuan regulasi� Manajemen mutu� Pengelolaan SMK3L � Kerjasama team, komunikasi dan koordinasi� Kualitas tingkat layanan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

LATIHAN BUKU KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS DAN SIMULASI

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES

MENGELOLA PENGIRIMAN

Dalam proses pengelolaan pengiriman, perlu di analisa apakah kita akan:� Menggunakan unit kendaraan sendiri� Meminta penyedia mempersiapkan unit kendaraan� Menunjuk perusahaan jasa pengangkutan (transporter)

Opsi mana yang dipilih dari ketiga hal tersebut, baik dari sisi pengguna, pelaksana pengadaan atau penyedia, harus mempertimbangkan:� Kondisi kendaraan yang sesuai, layak, dan memenuhi ketentuan regulasi

untuk keperluan pengangkutan penumpang dan barang� Kesiapan dan kemampuan awak kendaraan untuk melaksanakan tugas

transportasi dan distribusi� Tingkat resiko diperjalanan terhadap; kendaraan, penumpang, dan barang� Biaya pengangkutan dan perjalanan yang wajar� Penggunaan kendaraan untuk keperluan transportasi dan distribusi tidak akan

mengganggu pelaksanaan aktivitas lainnya yang lebih diprioritaskan

Prinsip Efektivitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

Dasar pertimbangan untuk menyewa kendaraan dariperusahaan angkutan (transporter)

� Unit kendaraan yang dimiliki kapasitasnya sudah terbatas� Unit kendaraan yang ada sudah tidak laik jalan� Biaya investasi kendaraan yang mahal sementara anggaran terbatas� Biaya operasional unit kendaraan yang digunakan untuk

pengangkutan penumpang dan barang dalam setiap perjalanan, ternyata lebih tinggi dibandingkan harga penawaran jasa angkutandari transporter

� Adanya potensi penyalahgunaan sarana transportasi dalam setiapperjalanan yang dilakukan

� Keterbatasan prasarana dan SDM yang menangani proses operasionaldan pemeliharaan kendaraan

� Adanya pembatasan regulasi terkait kepemilikan dan pengelolaanaset kendaraan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

No. Indikator Kinerja Pengelolaan Pengiriman

1 Kapasitas (Capability)- Pemenuhan order (order fulfillment)- Tingkat komplain pelayanan (complain level)- Akumulasi nilai denda (penalty)

2 Kualitas (Quality)- Barang rusak dalam perjalanan (goods broken on delivery- Barang hilang dalam perjalanan (good lost on delivery

3Tepat Waktu(Delivery)

- Kedatangan tepat waktu (on time arrival)- Pengiriman tepat waktu (on time delivery)- Tingkat pengembalian dokumen pengiriman (documents return)

4 SMK3L (HSSE)- Tingkat kecelakaan berdasarkan laporan (accident report)- Hasil inspeksi lapangan terhadap kepatuhan SMK3L (inspection report)

5Peningkatanberkelanjutan (Improvement)

- Tingkat utilisasi kendaraan (load factor)- Pengaturan rute yang efektif (effective routing)- Tingkat layanan yang meningkat (services level improvement)

Indikator Kinerja Dalam Mengelola Pengiriman

Rumus KPI:Tingkat Keberhasilan atau Tingkat Kegagalan------------------------------------------------------ X 100 %Jumlah Yang Diminta atau Direncanakan

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

No. Indikator Kinerja Rumusan Penjelasan Marjin Eror (%) Peringkat Resiko Sumber Data

1Kapasitas

(Capability)2 Kualitas (Quality)

3Tepat Waktu

(Delivery)4 SMK3L (HSSE)

5Peningkatan

berkelanjutan (Improvement)

3 jenjang KPI: � Skala kecil (minor fault), dengan skor KPI x 0,1 - 0,5� Skala sedang (average fault), dengan skor KPI x 0,5 - 1,0� Skala besar (major fault), dengan skor KPI x 1,1 - dan seterusnya kelipatan kinerja

Pertimbangan jenjang perhitungan kinerja dalam mengelola pengiriman: � Tingkat resiko pengiriman� Tingkat kesalahan� Jenis dan kategori barang

Formulasi Indikator Kinerja Mengelola Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

� Manajemen transportasi dandistribusi yang dikelola secaraprofesional kaidah pengelolaan danpemeliharaan kendaraan

� Ketersediaan unit kendaraan dalamjumlah yang sesuai

� Kepantasan dan kenyamanan saranatransportasi

� Ketersediaan infrastruktur danprasarana pendukung yang memadai

� Kerjasama yang baik dengan pihakregulator transportasi

Kunci Sukses Dalam Mengelola Pengiriman

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n

UK 25M e n g e l o l a P e n g i r i m a n