time management for smart work

GUGUH UNGGUL SATRIADIGUGUH UNGGUL SATRIADI

PENGELOLAAN WAKTU YANG EFEKTIF

•Ketika menyelesaikan modul program ini peserta akan mampu menemukan konsep – konsep kunci yang berhubungan dengan pengelolaan waktu serta memiliki kemampuan untuk :

•Mampu mengidentifikasi hal – hal sulit untuk mengatur waktu secara efektif didalam kegiatan sehari – hari

•Memahami bahwa waktu adalah sumber daya yang paling berharga

•Mampu melakukan skala prioritas pekerjaan dan menyelesaikanya sesuai dengan target

•Memiliki kesadaran bahwa pengaturan waktu yang buruk berdampak pula pada penyelesaian tugas

•Mampu mendelegasikan tugas dengan baik dan menerima tanggung jawab pekerjaan yang diberikan berdasarkan prinsip pengelolaan waktu yang tepat

T I M ET I M E

BERAPA BANYAK....

DEFINISI.....

MENGAPA HARUS DIKELOLA.....

Besaran antara yang tersedia dan dapat digunakan untuk melakukan sesuatu

Setiap manusia disediakan waktu yang sama, yaitu 24 jam setiap harinya

Manusia adalah mahluk sosial, agar mampu membagi – memanfaatkan waktu dengan baik dan benar

WAKTUWAKTU adalah Sumber Daya yang paling BERHARGABERHARGA

- Waktu adalah hal yang paling berharga yang kita miliki

- Waktu dan bagaimana kita memanfaatkanya dalam organisasi harus dikelola secara efektif

- Waktu yang benar - benar tahan lama

- Waktu tidak dapat disimpan untuk digunakan nanti

Hal – hal tidak efektif vs hal Hal – hal tidak efektif vs hal efektifefektif

BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!

-Meningkatkan produktifitas yang juga meningkatkan penggunaan waktu individu secaraa maksimal

- Prestasi kerja yang baik dengan tepat waktu menyelesaikan janji terhadap pelanggan

- Munculnya keuntungan bagi organisasi dengan penggunaan sumber daya manusia ataupun

sumber daya lainya

-Pengembangan perencanaan dan pengawasan bisnissistem yang berbasis kepada dasar pengaturan waktu

- Keterkaitan yang baik dari setiap aktifitas pekerjaan terhadap batas waktu dalam pengkoordinasian penugasan

- Mengurangi stress terhadap tekanan penyelesaian tugas dengan tindakan yang sesuai dengan apa yang

telah direncanakan

Kebiasaan Pokok untuk Kebiasaan Pokok untuk pengelolaan waktu yang baik pengelolaan waktu yang baik

adalahadalah

- Tahu kemana waktu digunakan- Tetap fokus pada hasil akhir- Bekerja dengan prioritas yang ditetapkan- Penjadwalan waktu untuk isu – isu penting- Mendelegasikan tugas rutin dan tanggung jawab untuk tim- Menghadapi keraguan dan penundaan- Hilangkan stress dalam pekerjaan- Tetap menerapkan kebiasaan utama

Waktu dapat dikategorikan menjadi 2 jenis :

1.WAKTU CEPATketika diserap dalam atau menikmati pekerjaan

2.WAKTU LAMBATbila bosan dengan pekerjaanya atau memiliki waktu yang buruk

Ketika merasa takut

•Waktu untuk tugas – tugas atau kegiatan dapat diatas atau dibawah perkiraan karena :

-Intensitas aktifitas-Tingkat fungsi otak-Ketakutan yang berlebihan

Mengidentifikasikan ada 4 Mengidentifikasikan ada 4 tahapan dalam mengelola tahapan dalam mengelola waktuwaktu ( Stephen Covey )

1. Catatan dan daftar periksa - pengakuan tuntutan energi dan waktu2. Kalender dan buku agenda - penjadwalan dengan beberapa fokus

pada masa depan3. Prioritas - perbandingan nilai relatif dari kegiatan4. Manajemen diri - kesadaran bahwa waktu tidak dapat

dikelola, itu adalah diri kita sendiri bahwa kita memiliki mengelola

Penting

Tidak penting

MendesakTidak mendesak

Q3

Q2Q1

Q4

KrisisDeadlines

PencegahanMembangun hubunganPerencanaanRekreasi

InterupsiBeberapa pertemuanKegiatan populer

Kegiatan yg menyenangkan

•Berada di kwadran 1 akan membawa

- Stress berat- Kelelahan- Krisis manajemen- Kebakaran- 24 jam nonstop

•Berada di kwadran 3 akan membawa- Fokus jangka pendek

- menilai rendah pada tujuan- Krisis manajemen- Perasaan korban / kurang kontrol- hubungan yang dangkal

•Berada dilingkaran kwadran 3 & 4 akan membawa

- Total tidak bertanggung jawab- Ketergantungan yang tinggi pada orang lain untuk hal – hal dasar- Jalur karir yang lambat dalam organisasi

•Berada kwadran 2 akan membawa

- Visi- Perspektif- Keseimbangan- Disiplin- Kontrol

• Ada enam kriteria dasar untuk memungkinkan seseorang untuk berfungsi dalam kwadran 2

- Koherensi ( tersusun / terkait satu sama lain )

- Keseimbangan- Fokus- Kemampuan bergaul dengan orang lain- Fleksibelitas ( lentur / luwes )- Portabilitas ( memiliki pintu masuk pikiran )

Persyaratan dasar untuk mencapai kwadran 2 adalah :

• Jelas definisi peran organisasi dan secara

khusus peran anda sendiri

• Pemilihan dan fokus pada tujuan SMART

• Pengembangan dan pemanfaatan jadwal

• Praktek beradaptasi dalan peran kerja

Untuk tetap dalam kwadran 2, ada persyaratan yang harus Dimiliki ketika anda mengatakan tidak!

-Dengan cara yang Profesional-Ketika terkait dengan item atau kegiatan kwadran 3 atau kwadran 4

•Tidak penting tidak mendesak•Tidak penting tapi mendesak•Tidak memberikan keunggulan kompetitif

MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU

FOKUS PADA WAKTU FOKUS PADA WAKTU DAN SUMBER DAYADAN SUMBER DAYA

Kualitas sumber daya secara langsung dipengaruhi Oleh sumber daya dan kendala waktu yang terlihat

Kualitas

WaktuSumber daya

Sistematika dari prosesSistematika dari proses

Kemampuan untuk merancang dan menerapkanproses yang memungkinkan berjalan dengan konsisten-Input-Output-Pelatihan dan transfer keterampilan

MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU

• Permasalahan no 1: Penundaan -Menunda melakukan hal – hal yang seharusnya anda

lakukan saat ini.

• Solusinya - Daftar semua tugas yang sedang anda tunda - Hapus dua dari daftar dengan melakukanya sekarang - Merencanakan dan mengatur jadwal untuk menangani sisanya - Penghargaan ketika tugas selesai - Hukuman ketika tugas tidak selesai sesuai rencana

• Ketika dihadapkan dengan tugas ada beberapa alternatif tindakan

- Melakukanya - Mendelegasikan - Membuang - Memberi batas waktu - Membedahnya

• Permasalahan no 2: Melumpuhkan kesempurnaan -Ini adalah kegagalan untuk mengenali perbedaan

antara keunggulan dan kesempurnaan

* Keunggulan * Kesempurnaan - Tercapai - Tak terjangkau - Sehat - Frustasi - Memuaskan - Tidak realistis - Realistis

• Permasalahan no 3: Menetapkan tujuan yang tidak menantang

-Tujuan yang ditetapkan harus mengandung tantangan secara realistis dan mengambil pelajaran dari ketersediaan sumber daya lain jika tidak anda akan sibuk tanpa kemungkinan berhasil

• Gunakan SMARTS kriteria untuk menentukan tujuan - Specific

– Measurable– Attainable– Realistic– Time-bound– Supported by the organization ( didukung oleh

organisasi )

• Untuk menangani banyak pekerjaan, coba cara berikut:

- Memahami tekanan yang ada - Jangan bekerja dengan panik - Jangan menyalahkan semua yang ada pada

diri anda - Menjauhlah dari hal yang membuang waktu - Memperkirakan waktu sebaik – baiknya - Setuju terhadap prioritas dan menjaganya - Ingatkan diri anda bahwa ada batas waktu

yang tersedia untuk anda

• Membedakan antara: - Tugas mendesak * Asumsikan penting karena mereka menuntut perhatian segera - Tugas penting * Mungkin akan sangat penting jika dibiarkan tidak dikerjakan * Biasanya memiliki efek jangka panjang

- Untuk menilai Mendesak vs Penting dengan mengukur tugas dengan jangka waktu

* Dampak jika melakukanya * Efek jika tidak melakukanya

PENENTUAN PRIORITAS

Importance

Urgency

Priority 1Priority 2

Priority 3 Priority 4

• Cara yang paling efektif untuk mengantisipasi dan mencegah krisis adalah :

- Menetapkan tenggang waktu dan batas toleransi - Menggunakan target sementara pada tugas atau proyek kedalam rangkaian waktu kerja anda. - Membuat jadwal sehinga mejadi hal yang realisitis

Gagal merencanakan Gagal merencanakan Berencana Berencana Untuk GagalUntuk Gagal

Perencanaan adalah sebuah peta jalan yang ditetapkan sesuai waktu yang sesungguhnya untuk

mencapai tujuan atau serangkaian tujuan melaui

penggunaan sumber daya yang ditetapkan

• Informasi penting : - Anda perlu tahu apa yang harus Anda rencanakan • Yang harus dilakukan - Buat tugas menjadi bagian – bagian kecil - Mengukur waktu yang diperlukan pada setiap bagianya - Urutkan setiap bagianya secara logis

Bagi diri Anda

•1.Hemat Waktu•2.Mencapai Lebih•3.Meningkatkan Nilai Anda

Untuk Tim

• 1. Efisiensi• 2. Fleksibilitas • 3. Teamwork • 4. Beban kerja Seimbang • 5. Komunikasi berjalan dengan baik • 6. Mempertahankan Keutuhan Tim

Hambatan yang Muncul

1.Takut gagal2. Kemampuan Anda yang

tidak sama dengan yang lain 3. Saya Bisa Lakukan Lebih

Baik Sendiri 4. Saya Lebih baik Tidak

memberikan Dia terlalu Banyak Kewenangan

•Mengambil peran secara objektif saat melihat beban kerja •Tentukan di mana kontribusi Anda yang paling dibutuhkan•Mengidentifikasi orang-orang terbaik dalam organisasi•Memberdayakan kepercayaan•Membagi strategi bisnis Anda dengan teman atau tim •Mengembangkan proses berulang•Fokus pada hasil•Lakukan Tindak lanjut •Mendorong laporan langsung saat pendelegasikan

Karena Anda adalah Karena Anda adalah Pemilik dan Penguasa WAKTUPemilik dan Penguasa WAKTU

TERIMA KASIH

SELAMAT MENJALANI

HIDUP DENGAN PENUH

MAKNA.