teknik pembuatan surat penawaran - …... · langkah dalam menyusun surat penawaran 1. menetapkan...

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

FakultasEkonomi dan

Bisnis

Program StudiManajemen- S1

Helsinawati, SE, MM

TEKNIK PEMBUATAN SURAT PENAWARAN

Pokok Bahasan Modul- Peluang Bisnis- Ramalan Penjualan

www.mercubuana.ac.id

Jenis Surat

1. Surat pribadi2. Surat resmi3. Surat niaga4. Surat dinas

Definisi Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang isinya mengenaitawaran sebuah jasa/barang. Surat ini dapatdialamatkan kepada individu/ instansi/perusahaan”.Fungsi utama dari surat penawaran yakni untukmelakukan penawaran barang untuk para calon pembeli.Adapun fungsi lainnya ialah sebuah tawaran untukmelakukan kerja sama.“Surat permintaan perusahaan adalah surat yang dibuatoleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjualyang isinya tentang permintaan informasi mengenaiharga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasatertentu yang dibutuhkan”.

Hal yang perlu diperhatikan tentang Surat penawaran

1. Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan olehpenjual kepada calon pembeli, yang berisikaninformasi tentang perusahaan penjual agar dapatdiketahui oleh calon pembeli.

2. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembelimemberikan sambutan yang baik sehingga pengenalanitu akan berlanjut menuju proses transaksi.

3. Surat penawaran terdiri atas tiga bagian ialah a)alineapembukaan, b)isi, dan c) penutup. Karena suratpenawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis,sebagaimana surat yang lain, penggunaan bahasa tulissangat perlu diperhatikan.

Langkah dalam menyusun surat Penawaran

1. Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.2. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.3. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.4. Menanyakan pemberian potongan harga.5. Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.6. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat

permintaan itu.7. Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service

gratis, garansi dan layanan purna jual (after sales service)8. Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.9. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau

daftar barang yang akan dibutuhkan.

Isi Surat Penawaran

• 1.Nama dan macam barang• 2. Kualitas barang• 3. Banyaknya barang• 4. Harga satuan• 5. Syarat penyerahan• 6. Syarat pembayaran• 7. Sifat pembayaran

Manfaat Surat Penawaran

1. Berguna untuk membandingkan antara perkiraan denganhasil yang nyata

2. Membantu wirausahawan untuk mengembangkan danmenguji strategi dan hasil yang diharapkan dari sudutpandang pihak lain

3. Menyediakan alat komunikasi bagi wirausahawan untukmemaparkan dan meyakinkan gagasanannya kepada pihaklain secara menyeluruh

4. Membantu wirausahawan untuk dapat berpikir kritis danobjektif atas bidang usaha yang akan dimasukinya.

5. Persaingan faktor ekonomi dan analisis finansial yangmasuk dalam subjek proposal usaha dapatmendekatiasumsi asumsi secara cermat, mengenai seberapa besarkeberhasilan dalam usaha

Penulisan Surat Penawaran

1. Headline2. Jangan ragu!3. Memberikan pilihan4. Headline kata kerja5. Gunakan kalimat yang membuat

terngiang/penasaran

Hal yang perlu diperhatikan tentang Surat penawar

1. Surat tawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pembeli, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli.

2. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga pengenalan itu akan berlanjut menuju proses transaksi.

3. Surat tawaran terdiri atas tiga bagian ialah alinea pembukaan, isi, dan penutup. Karena surat tawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis, sebagaimana surat yang lain, penggunaan bahasa tulis sangat perlu diperhatikan.

Informasi di dalam Surat Penawaran

1. Nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan;

2. Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipergunakan;

3. Pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek yang dikehendaki oleh penjual.

Menawarkan kepada instansi pemerintah surat harus dilampiri

• Tanda daftar rekanan (TDR)• Surat izin usaha perdagangan (SIUP)• Nomor pokok wajib pajak (NPWP).

Surat Penawaran hendaknya menyatakan

• Jenis barang,• Banyaknya • Keterangan teknis • Harga satuan

Susunan Surat Penawaran

1.Kepala Surat/Kop Perusahaan/Kop Toko (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat 3. Nomor Surat 4. Perihal 5. Lampiran 6. Isi 7. Tanda tangan (Direktur/Manager/Pimpinan)

Terima KasihHelsinawati, SE, MM