stock opname

Stock OpnameProses Stock Opname dilakukan sebagai mekanisme kontrol terhadap arus masuk dan keluar barang, dimana dalam proses ini akan dilakukan perhitungan stok secara fisik untuk dicocokkan dengan stok yang tercatat di dalam sistem.Ada banyak manfaat dengan dilakukannya stock opname secara periodik dan teratur. Manfaat utama adalah kita jadi mengetahui arus barang dagangan kita yang masuk dan keluar toko. Informasi yang diperoleh dari kegiatan stock opname dapat digunakan untuk mengetahui apakah ada barang yang hilang atau tidak tercatat selama proses transaksi pada periode tersebut, sehingga bisa diambil tindakan terkait dengan temuan yang terjadi.

Manfaat lain dari stock opname adalah bisa mengetahui kondisi persediaan barang dagangan secara riil. Kondisi persediaan barang yang ada itu baik atau rusak, sudah lewat kadaluwarsa atau belum, barang tersebut masih up to date atau sudah ketinggalan zaman, dan sebagainya. Selain itu semua, salah satu fungsi stock opname adalah untuk mengetahui nilai nominal atau nilai rupiah dari persediaan barang yang ada. Informasi nilai rupiah yang diperoleh dari aktivitas stock opname dibutuhkan untuk menghitung berapa Harga Pokok Penjualan (HPP) selama periode tersebut.Bagaimana cara melakukan Stock Opname??Umumnya stock opname dilakukan pada periode 1 bulan sekali, namun ada beberapa perusahaan yang melakukannya 3 bulan sampai 12 bulan sekali, semua tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.

Hal yang terpenting adalah pada saat anda melaksanakan Stock Opname tidak harus mengganggu kegiatan operasional Gudang, tidak perlu ditutup dan kegiatan dihentikan selama proses stock opname berlangsung, namun anda harus melakukan Metode stock opname yang benar, sebagai berikut:

1. Siapkan Sarana dan Prasarana penunjang pelaksanaan Stock Opname: label keterangan sudah teropname/ terhitung, kertas kerja perhitungan, papan perhitungan.2. Pengumuman akan adanya stock opname sehingga setiap orang dapat memperhatikan.3. Penyelesaian pencatatan stock masuk dan stock keluar sampai dengan periode opname.4. Kesiapan team opname, terdiri dari pihak penghitung, pihak pencatat dan pihak pemeriksa.Mekanisme yang digunakan: Pada saat melakukan perhitungan fisik, maka pihak penghitung harus memberikan label pada barang tersebut. Pada saat pengambilan barang/pemasukan barang maka pihak Gudang memberikan label pada barang tersebut, tujuannya adalah pada saat dilakukan Opname oleh pihak penghitung maka pihak penghitung akan memberikan notes bahwa barang tersebut sebelumnya telah diambil. Setiap akhir hari bagian pencatat harus melakukan tarik maju/ tarik mundur sesuai dengan tanggal opname dan tanggal penentuan cut-offnya.http://javadanphp.blogspot.com/2013/07/stock-opname-pelajari-teorinya-baru.html

Stock Opname Pada Minimarket dan Swalayanprosedur teknis penghitungan fisik barang persediaanyang oleh publik dikenal dengan istilah stock opname.

Tujuan1. Memudahkan manager untuk mempersiapkanstock taking dengan baik2. Menjaga kelancaran stock takingProsedur1. Manager dan staf terkait bertanggung jawab atas pelaksanaan stock taking2. Semua peserta stock taking mengikuti peraturan umum yang telah ditentukan3. Manager wajib melakukan persiapan 2 minggu sebelum pelaksanaan stock taking4. Biaya stok taking telah dianggarkanPersiapan Manager Operasi1. Manager memberitahukan dengan surat resmi kepada1. Direktur2. Para manager untuk pengaturan palaksanaan stock taking3. Entry data untuk mempersiapkan peng-entrian2. Manager operasi bersama coordinator stock taking mempersiapkan1. Lay out stock taking 1 minggu sebelum pelaksanaan2. Pastikan semua barang ada harganya / barcode,3. Pastikan software stock taking bekerja dengan baik4. Manager bersama supervisor toko membuat retur /credit Note dan apabila tidak bisa dibuatkan surat pemusnahan barang rusak.5. Sebelum pelaksanaan stock taking disiapkan komputer kasir dan yang lainnya untuk bisa segera entry dataPersiapan Supervisor Toko sebagai penanggung jawab stok taking1. Pemeriksaan administrasi1.Pastikan faktur di gudang tidak ada yang tertinggal2.Pastikan tidak ada faktur retur/ credit note (CN) antar cabang3.Pastikan seluruh barang yang rusak sudah dimusnahkan dan di input/entryke computer4.Pastikan barang pemakaian toko sudah diinput ke computerB. Persiapan laporan 5 hari sebelum pelaksanaan

1.Sudahkan laporan admistrasi sudah komplit dan disetorkan ke keuangan dan akunting, total penjualan dan posisi stock toko2.Sudahkan ada keseimbangan pembelian dengan penjualan3.Pastikan mutasi barang antar cabang tidak bermasalah.C. Kontrol persiapan 1 hari sebelum pelaksanaan1.Penjelasan struktur organisasi stock taking2.Berikan penjelasan tata cara stock taking3.Stock toko dan gudang sudah harus dirapikan dan diberi kode barang. Sebaiknya stok gudang dihitung terlebih dahulu sebelum hari pelaksanaan stok opname.4.Pisahkan stock Barang rusak (BS) dan barang yang sudah di retur ke supplier tetapi masih ada di gudang.5.Ceck seluruh area toko dan gudang, pastikan sudah ada dan sesuai posisi price card/ kode barangdengan barang yang akan dihitung.6.Kumpulkan barang yang ada di tempat-tempat lain selain gudang di satu tempat7.Khusus barang barang kecil harus sudah dirapikan ( battery, rokok, sikat gigi, kosmetik, ATK dll).8.Pastikan semua rak pada posisi tengah shelving/ambal paling atas di toko dan gudang sudah ada nomor rak sesuai dengan pengelompokan /Group.Misalnya Group A,B,C,D dst. No Rak A001, A002, B002, B003. C001 dst.9.Pastikan dftar barang pada rak sudah sesuai dengan barang di rak masing masing.10.Dipersiapkan kalkulator dan computer untuk penghitungan-penghitungan yang dibutuhkan.11.Pemesanan konsumsi perserta stock taking12.Daftar absensi peserta stock takingD. Persiapan Akunting CUT OFF data di toko 3 hari sebelum pelaksanaan1.Check buku tamu dan registrasi fakturSemua barang yang masuk sudah terdaftar di buku tamu, dan semua bukti faktur sudah di input/entry.2.Check buku faktur pending di keuangan dan akunting3.Check ulang dan tanyakan ke bagian penerimaan barang MDsudah tidak ada lagi faktur dan buku tamu yang belum di input/entry4.Check kepastian penggunaan barang untuk toko dan kantor5.Check kepastian barang rusak (BS) dan mutasi barangE. PeraturanSTOCK TAKING1.Jam PelaksanaanJam 06.00 s/d selesai ( setelah selesai toko baru dibuka )2.Peserta stock takingSeluruh karyawan toko setempat dan cabang lainnyaa. Pelaksana: Teamb. Pendamping: Karyawan toko setempatc. Recheker: Karyawan toko cabang lainnyad. Cut Off data: Administrasi toko dibantu Akuntinge. Koordinator: Supervisor Akuntingf. Penanggung jawab: Manager Operasi3.Jumlah peserta tergantung luas toko dan kesepakatan4.Ongkos stock taking. Nilai insentif kami serahkan sesuai kebijakan perusahaan5.Penentuan hari pelaksanaan stock taking6.Pelaksanaan stock takinga.Briefing oleh coordinator stock takingb.Briefing motivasi oleh manajer operasi7.Pemasangan pengumuman stock takingPENGUMUMANMOHON MAAF TOKO TUTUP SEMENTARA,KAMI SEDANG MELAKSANAKAN STOCK TAKINGPADAHARI: TANGGAL: .TOKO AKAN DIBUKA KEMBALI PADA JAM .TERIMA KASIHHal-hal yang harus diingat saat stok opname adalah:1. Pastikan SDM yang melakukan stok opname adalah SDM yang teliti, tidak grusa-grusu dan rapi.2. Hitung barang dengan singkat, cepat namun tetap teliti. Bedakan antara warna, variasi dan jenis nya. Jangan menggampangkan dengan menghitungnya digabung dijadikan satu.3. Jika diperlukan adakan hitung silang. Yaitu yang awalnya Si A menghitung Rak E dan Si B menghitung Rak F. Lakukan silang untuk menguji. Si A menghitung Rak F dan Si B menghitung Rak E. Jika hasilnya tidak sama maka dapat dipastikan hasil stok opname tidak valid dan diperlukan hitung ulang bersama-sama.4. Hindari melakukan stok opname pada malam hari. Karena tingkat kelelahan menyebabkan margin error yang tinggi.5. Berikan bonus tambahan kepada karyawan karena adanya kegiatan stok opname ini. Hal ini untuk memacu mereka untuk tetap bersemangat.6. Tidak ada stok opname yang dilakukan dalam keadaan toko masih buka. Jika ada maka dapat saya pastikan hasilnya akan kacau.7. Lakukan cross check secara acak akan hasil opname mereka. Jika masih ada kita menemukan kesalahan hitung maka stok opname ini dipastikan tidak valid.http://paguvonsoft.com/Artikel/panduan-stok-opname.html