standard operating procedure (sop)...

Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo

Kode/No: SL/BAA/01

Tanggal: 1 Oktober

2012

Standard Operating Prosedur (SOP)

Layanan Biro Administrasi

Akademik

Revisi Ke : 2

Jumlah Hal : 27

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

Proses Penanggung Jawab Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan Disusun Evi Rinata, S.ST, M.Keb Kepala BAA Diperiksa Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disetujui Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disahkan Dr. Hidayatullah, M.Si Rektor

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

1. PENDAHULUAN

a. Latar Belakang

Dalam rangka mewujudkan visi UMSIDA sebagai salah satu pendidikan bermutu

ditingkat nasional pada tahun 2020, UMSIDA menyusun RENSTRA tahun 2011-2015

sebagai dasar strategis untuk mencapai organisasi yang sehat. Renstra ini diarahkan pada

peningkatan mutu manajemen universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu

bidang tata kelola Institusi,bidang sarana dan prasarana, bidang akademik, penelitian

pengabdian pada masyarakat dan publikasi, bidang sumber dana dan anggaran agar

UMSIDA mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

Untuk menuju UMSIDA bermutu 2020, diperlukan suatu prosedur operasional yang

jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut.

Pelayanan adiministrasi akademik dan kemahasiswaan yang selama ini telah dilaksanakan

dengan baik perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi

manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan

implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan

manajerial.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Biro Administrasi Akademik (BAA) akan

membangun standarisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan

efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAA serta mampu memberikan berbagai

informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan

keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis teknologi informasi perlu

diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau Standard Operating Prosedur (SOP)

untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di

dalamnya.

b. Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi

prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan

untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-

fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien

dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau

(SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang

diberikan oleh BAA. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua

kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas

melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan

semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah

efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna

layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan

layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses

pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin

dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja

layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel.

2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :

a. Pelayanan administrasi akademik untuk mahasiswa sejak tercatat sebagai mahasiswa

UMSIDA sampai pada layanan terakhir yaitu pengambilan ijazah. SOP yang dihasilkan

adalah SOP Administrasi Akademik, yang meliputi Registrasi Ulang/Herregistrasi,

Revisi Kartu Rencana Studi, Cuti Studi, Pindah Ke Perguruan Tinggi lain, Penyerahan

Nilai Akhir, Revisi Nilai , Mahasiswa yang habis masa studi dan pengambilan ijazah.

b. Pelayanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, Kopertais instansi

lain di luar UMSIDA yaitu SOP Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS

3. STRUKTUR ORGANISASI & STANDAR LAYANAN BAA

a. Visi dan Misi Biro Administrasi

Visi : Terciptanya sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang mendukung

terciptanya Customer Satisfaction/Kepuasan Pelanggan.

Misi :

a. Terlaksananya sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang terintegrasi

berbasis IT

b. Tersedianya data akademik dan kemahasiswaan yang akurat dan up-date.

c. Meningkatkan performance pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang baik.

d. Memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat kepada mahasiswa.

Motto : Senyum Anda Kepuasan Kami

b. Standar Layanan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.

1) Masing-masing staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung

jawab untuk melayani Fakultas sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan,

seperti layanan kepada mahasiswa untuk her registrasi, membantu mahasiswa dalam

mengakses system KRS online, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa,

pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak KHS,

cetak transkrip sementara dan sebagainya.

2) Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian

lain diluar BAA seperti Pusdasim

3) Pelayanan kepada pihak luar seperti pelaporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS

dilaksanakan oleh staf operator PDDIKTI, SIMKOPTA dan EMIS.

4) Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan

dari staf lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat

tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya.

c. Budaya Kerja

1) Mengutamakan kepuasan pelanggan.

2) Membangun kepercayaan antar staf

3) Mengembangkan budaya team work

4) Menjalin komunikasi kekeluargaan

5) Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern.

d. Tugas dan Tanggung Jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan

Kemahasiswaan (BAA)

Berdasarkan SK Rektor No : E.6/02/00.02/III/2011, tugas dan tanggung jawab Biro

Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UMSIDA adalah sebagai berikut :

1) Her Registrasi / KRS mahasiswa setiap awal semester.

2) Pelayanan mahasiswa dalam hal pindah ke PT lain, pindah Prodi, pindah Kelas.

3) Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian.

4) Cetak KTM, dan Buku Induk.

5) Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester.

6) Entri nilai UAS,Cetak KHS, Cetak Transkrip.

7) Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan.

8) Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik.

9) Mengkoordinir Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS

10) Mengkoordinir Ijin Perpanjangan Prodi

11) Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain,

baik dari dalam UMSIDA maupun luar UMSIDA

4. KEBIJAKAN MUTU

Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat berkembang dengan baik dan dapat

mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa kebijakan umum

yang dilakukan oleh BAA antara lain :

a. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk menjamin

agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik

b. Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan

c. Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi

tanggung jawab BAA seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, her registrasi, laporan

PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dan lain-lain

d. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan ataupun

kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun

perkembangan teknologi informasi

e. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap yang

mengarah kepada budaya kerja untuk memuaskan pelanggan.

f. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui

masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU

JALUR REGULER

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi mahasiswa baru jalur reguler setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai

mahasiswa baru jalur reguler. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan

proses registrasi mahasiswa baru jalur reguler

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan

c. Biro Administrasi Akademik

d. UPT Penerimaan Mahasiswa Baru

e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR

a. Mahasiswa Baru Jalur Reguler

1) Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo wajib melakukan registrasi dengan mengisi formulir registrasi yang telah

disediakan

2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Melakukan pendaftaran mahasiswa baru secara online di

http://pmb.umsida.ac.id/

b) Membayar biaya herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

c) Melakukan herregistrasi secara online di http://pmb.umsida.ac.id/

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & SKHU yang telah dilegalisir

sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar

3) Calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo, apabila tidak melakukan her-registrasi dan tidak memenuhi persyaratan

yang telah ditentukan tepat pada waktunya, maka haknya sebagai mahasiswa

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo dinyatakan gugur.

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler

UPT PMB BAABANK

Mulai

Pembayaran

Biaya Registrasi

Pengarsipan data

mahasiswa baru

dalam Buku Induk

Mahasiswa

Input dan scan data

mahasiswa baru

Selesai

Pendaftaran Calon

Mahasiswa Baru

secara online di

http://

pmb.umsida.ac.id/

Herregistrasi

secara online di

http://

pmb.umsida.ac.id/

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU

JALUR ALIH JENJANG

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi

persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur alih jenjang. Manual prosedur ini dibuat dengan

tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan

c. Ka Prodi / Dekan

d. Biro Administrasi Akademik

e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR

a. Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

1) Calon mahasiswa baru jalur alih jenjang wajib melakukan verifikasi persyaratan di

PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah

2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

b) Membayar biaya pendaftaran/registrasi pada bank sebagaimana yang telah

ditetapkan oleh Universitas

c) Mengisi Formulir Registrasi

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah

dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2

lembar

f) Melampirkan foto berwarna terbaru ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar

g) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan

(status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang

dituju)

h) Terdaftar di PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)

3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan

4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK

5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

dengan cara:

a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku

b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju

c) Mengajukan KRS di BAA

d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah, SPP/UKK/SKS

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

BAAFakultas/ProdiBANK/BAKPMB

Pembayaran

Biaya Registrasi

Ya

Mulai

Selesai

Konversi Mata

Kuliah & Konsultasi

dengan Kaprodi

Melaksanakan

KRS Online di

http://

sim.umsida.ac.id/

Validasi

Kaprodi

Verifikasi

Persyaratan

Melakukan

Konversi Mata

Kuliah

Mengisi KRS pada

Buku Saku

Pendaftaran

Mahasiswa Baru

Alih Jenjang

Pelunasan Biaya

Konversi Mata

Kuliah, SPP/UKK/

SKS

Menyerahkan

Hasil Konversi

Mata Kuliah

Selesai

Registrasi

Mahasiswa Baru

Jalur Alih Jenjang

Setuju

Tidak

Selesai

Tidak setuju

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU JALUR PINDAHAN /

TRANSFER

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi mahasiswa baru transfer/pindahan dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi

persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur transfer/pindahan. Manual prosedur ini dibuat

dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur transfer/pindahan.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan

c. Ka Prodi / Dekan

d. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.

e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR

a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.

1) Calon mahasiswa baru jalur pindahan/transfer wajib melakukan verifikasi

persyaratan di PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi

mata kuliah

2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan

oleh Universitas

c) Mengisi Formulir Registrasi

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah

dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2

lembar

f) Melampirkan surat keterangan pindah kuliah dari Perguruan Tinggi asal

g) Melampirkan transkrip sementara dari Perguruan Tinggi asal

h) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar

3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan

4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK

5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

dengan cara:

a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku

b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju

c) Mengajukan KRS di BAA

d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah

6) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status

akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju)

7) Batas maksimal pengajuan pindah Program Studi adalah setinggi-tingginya semester

V (lima) terhitung dari tahun masuk

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer

BAAFakultas/ProdiBANK/BAKPMB

Selesai

Mengisi KRS pada

Buku Saku

Pendaftaran

Mahasiswa Baru

Alih Jenjang

Ya

Validasi

Kaprodi

Pembayaran

Biaya Registrasi

Selesai

Registrasi

Mahasiswa Baru

Jalur Pindahan /

Transfer

Mulai

Verifikasi

Persyaratan

Konversi Mata

Kuliah & Konsultasi

dengan Kaprodi

Tidak setuju

Menyerahkan

Hasil Konversi

Mata Kuliah

SelesaiSetuju

Melaksanakan

KRS Online di

http://

sim.umsida.ac.id/

Pelunasan Biaya

Konversi Mata

Kuliah, SPP/UKK/

SKS

Melakukan

Konversi Mata

Kuliah

Tidak

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU PASCASARJANA

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi mahasiswa baru pascasarjana dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi

persyaratan sebagai mahasiswa baru pascasarjana. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan

untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru pascasarjana.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan

c. Ka Prodi/Direktur PPs

d. Biro Administrasi Akademik

e. Mahasiswa baru pascasarjana yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR

a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.

1) Calon mahasiswa baru pascasarjana wajib melakukan regristrasi dengan mengisi

formulir registrasi yang telah disediakan BAA

2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan

oleh Universitas

c) Mengisi Formulir Registrasi

d) Melampirkan copy Ijazah S1 & Transkrip nilai S1 yang telah dilegalisir

sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar

f) Melampirkan copy hasil TOEP terbaru (1 tahun terakhir) minimal 450

3) Apabila belum memperoleh sertifikat TOEP, dapat melakukan test di Lembaga

Bahasa Universitas Muhammdiyah Sidoarjo.

4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana

BAABANKUPT PMB

Input dan scan data

mahasiswa baru

Mulai

Herregistrasi

secara online di

http://

pmb.umsida.ac.id/

Pembayaran

Biaya Registrasi

Pengarsipan data

mahasiswa baru

dalam Buku Induk

Mahasiswa

Selesai

Pendaftaran Calon

Mahasiswa Baru

secara online di

http://

pmb.umsida.ac.id/

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HERREGISTRASI & KRS ONLINE

MAHASISWA LAMA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi ulang/herregistrasi adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif

pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan herregistrasi dan

KRS online sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik

dan administrasi keuangan.

Manual prosedur ini dibuat untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Wali

b. Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan

d. Pusdasim

e. Mahasiswa

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

a. Setiap mahasiswa harus melakukan herregistrasi/daftar ulang diawal semester yang akan

berlangsung

b. Herregistrasi dan KRS dilakukan secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

c. Waktu pelaksanaan herregistrasi sesuai dengan kalender akademik yang telah ditentukan

waktunya dengan penyusunan KRS (Kartu Rencana Studi)

d. Syarat-syarat herregistrasi mahasiswa lama adalah :

1) Menunjukkan KTM

2) Menunjukkan keterangan izin cuti bagi mahasiswa habis masa cuti

3) Lunas SPP/Angsuran sesuai ketentuan

4) Mengisi Kartu Rencana Studi secara online di http://sim.umsida.ac.id/ dan divalidasi

oleh Dosen Wali

e. Pengisian KRS mengikuti ketentuan yang berlaku yaitu :

1) Mengisi mata kuliah yang diprogram pada semester yang akan diikuti

2) Jumlah SKS dalam pengisian KRS tidak boleh lebih dari 24 SKS (atau mengikuti IP

Semester sebelumnya)

3) Keterlambatan pengisian KRS dianggap tidak memprogram mata kuliah pada

semester yang akan diikuti

4) Jumlah SKS per semester ditetapkan 20 SKS, jumlah maksimal SKS yang diprogram

oleh mahasiswa semester berikutnya didasarkan pada Indeks Prestasi Semester (IPS)

sebagaimana pada tabel berikut ini :

IPS SKS maskimal yang diambil

3,00 – 4 21 – 24 SKS

2,50 – 2,99 17 – 20 SKS

2,00 – 2,49 13 – 16 SKS

< 2,00 12 SKS

f. Mahasiswa yang telah menghabiskan masa izin cuti studi dan mahasiswa yang masih

dalam status BK (Bebas Kuliah) juga diharuskan melakukan herregistrasi sebagaimana

mahasiswa aktif lainnya, dengan membayar biaya herregistrasi atau ketentuan lain dari

BAK

g. Bagi mahasiswa yang telah habis masa izin cuti studi harus mengaktifkan kembali status

mahasiswa aktif di BAA

h. Bagi mahasiswa yang terlambat atau tidak melakukan herregistrasi akan dikenai sanksi

sebagi berikut :

1) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi dari jadwal yang ditetapkan oleh

BAA, dikenakan denda administrasi sesuai dengan ketentuan

2) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi lebih dari 1(satu) semester sejak

perkuliahan dimulai dinyatakan mahasiswa tidak aktif, dan tetap akan dikenai biaya

SPP

3) Mahasiswa yang tidak melakukan herregistrasi selama 2 (dua) semester berturut-

turut dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo

4) Mahasiswa yang tidak melaksanakan herregistrasi tidak diperkenankan mengikuti

kuliah, ujian tengah semester, ujian akhir semester, termasuk bimbingan skripsi dan

layanan akademik lainnya.

Prosedur registrasi dan KRS online mahasiswa lama.

SOP Her Registrasi & KRS Online Mahasiswa Lama

BAA BAKFakultas/Prodi

Mulai

Menentukan

Pelaksanaan KRS

Online

Memplotting Mata

Kuliah dan Dosen

Pengampu MK

Selesai

Mahasiswa

melakukan KRS

online di http://

sim.umsida.ac.id/

Konsultasi &

Validasi KRS Online

ke Dosen Wali

YaPembayaran

SPP/UKK/SKS

Tidak

Cetak Presensi

Kuliah

Rekap

Mengajar

Dosen

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA CUTI AKADEMIK

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang tidak memprogram studi pada semester tertentu atas

ijin Dekan yang diketahui oleh Ka. BAA, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak

memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Dengan prosedur ini

diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat – syarat dan prosedur pengajuan

cuti akademik yang benar.

2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Wali, Kaprodi, Kepala Perpustakaan

b. Ka.Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan

d. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

Cuti kuliah adalah hak mahasiswa untuk tidak memprogram studi pada semester tertentu,

karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan

akademik secara rutin. Izin Cuti dapat diberikan dengan ketentuan;

a. Melakukan konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi. Syarat cuti yaitu mahasiswa

telah mengikuti kuliah sedikitnya 2 (dua) semester.

b. Mengunduh formulir cuti di website BAA : http://baa.umsida.ac.id/

c. Mengisi formulir izin cuti dan mengajukan permohonan izin cuti kepada Dekan yang

diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)

d. Permohonan izin cuti studi diajukan selambat-lambatnya 2 minggu setelah herregistrasi

berakhir, selanjutnya akan diterbitkan Surat Keterangan Izin Cuti kepada yang

bersangkutan.

e. Izin Cuti diberikan kepada mahasiswa selama-lamanya 4 (empat) semester

f. Mahasiswa yang sedang menjalani masa cuti studi dibebaskan dari kewajiban

membayar SPP, tetapi dikenai biaya herregistrasi

g. Pada akhir masa cuti studi mahasiswa yang bersangkutan diwajibkan melakukan

herregistrasi pada waktu yang sudah ditentukan dan mengaktifkan kembali status

kemahasiswaannya di BAA

h. Cuti Studi tidak berlaku bagi mahasiswa semester 1 (satu) dan di atas semester 7 (tujuh)

Prosedur Pengajuan Cuti Akademik :

SOP Cuti Akademik

Fakultas/Prodi BAK PerpustakaanBAA

Mulai

Mengunduh form

cuti akademik di

website http://

baa.umsida.ac.id/

Konsultasi dengan

Dosen Wali dan

Kaprodi

Mengisi Formulir

Cuti Akademik

Persetujuan

Dekan

Penyelesaian

Administrasi

Keuangan

Penyelesaian

Bebas Pinjam

Buku

Verifikasi Ka BAA

Penerbitan Surat

Keterangan Ijin

Cuti

Pengarsipan

Surat

Keterangan Ijin

Cuti

Perubahan

status

mahasiswa

di SIM BAA

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MUTASI (KELUAR, PINDAH KE

PERGURUAN TINGGI LAIN)

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Mutasi mahasiswa adalah perubahan status mahasiswa yang terjadi karena pindah, keluar

atau kehilangan hak studi. Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo karena sesuatu

hal dapat mengajukan pindah ke Perguruan Tinggi lain. Manual prosedur ini akan

menjelaskan tentang syarat dan prosedur mahasiswa yang akan keluar atau mengajukan

pindah ke perguruan tinggi lain.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Rektor / Warek I

b. Dekan/Ka Prodi

c. Biro Administrasi Keuangan

d. Biro Administrasi Akademik

e. Mahasiswa yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

a. Mahasiswa yang pindah dari Universitas Muhammadiyah Sidoarjo ke Perguruan Tinggi

lain dapat menerima surat keterangan pindah atau keluar dari BAA disertai transkrip

nilai yang telah dicapai dengan mengajukan permohonan pindah kepada Rektor

UMSIDA dengan disertai;

1) Surat Keterangan diterima dari PT yang dituju

2) Tidak mempunyai tanggungan administrasi keuangan, perpustakaan, dan lain-lain

di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.

b. Pengajuan mutasi (pindah) dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Herregistrasi

Mahasiswa

c. Pengajuan mutasi (pindah) di luar waktu herregistrasi yang sudah ditentukan, tidak

dilayani.

d. Mahasiswa yang kehilangan hak studi dapat menerima surat keterangan pindah/keluar

dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai

Prosedur Mutasi (Keluar, Pindah Ke Perguruan Tinggi Lain)

KETERANGAN ;

1. Sebelum mahasiswa mengajukan surat pindah ke Perguruan Tinggi lain, mahasiswa harus

menunjukkan surat bahwa yang bersangkutan sudah diterima di Perguruan Tinggi lain.

2. Mahasiswa mengunduh formulir pindah melalui website BAA http://baa.umsida.ac.id/ dan

mengisi formulir tsb serta melengkapi dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan.

3. Mahasiswa mengajukan surat permohonan pindah ke Rektor dilampiri Formulir Pindah yang

sudah diketahui oleh Dekan/Ka.Prodi dan BAA

4. Setelah disetujui dibuatkan surat pindah dengan dilampiri Transkrip Sementara.

SOP Mutasi (Pindah, Keluar Ke Perguruan Tinggi Lain)

Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAAMahasiswa

Mulai

Konsultasi ke

Dosen Wali &

Kaprodi

Ya

Tidak Melaksanakan Her

Registrasi & KRS

Online http://

sim.umsida.ac.id/

Pengisian Formulir

Pindah Kuliah

Rekomendasi

Dekan dan

Kaprodi

Penyelesaian

Administrasi

Keuangan

Penyelesaian

Bebas Pinjam

Buku

Verifikasi Form

Pindah dan

Transkrip

Sementara

Penerbitan Surat

Keterangan Pindah

dan Transkrip

Sementara

Perubahan

status

mahasiswa

di SIM BAA

Pengarsipan

Surat

Keterangan

Pindah

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REVISI KARTU RENCANA STUDI/KRS

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Revisi Kartu Rencana Studi (KRS) merupakan proses perbaikan KRS apabila mahasiswa

mengalami masalah dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. Revisi KRS dilaksanakan

maksimal 2 minggu setelah perkuliahan dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan

tujuan untuk menerangkan proses revisi KRS bagi mahasiswa yang bermasalah dalam

mengikuti perkuliahan.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Wali Akademik

b. Ketua Prodi

c. Staf Biro Administrasi Akademik

d. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

1. Mahasiswa yang mempunyai masalah

dalam melaksanakan perkuliahan

misalnya waktu kuliah berbenturan

dengan mata kuliah lain dapat merevisi

KRS nya.

2. KRS dapat direvisi setelah mendapat

persetujuan dari dosen wali akademik.

3. Setelah mendapat persetujuan dosen

wali akademik, Biro Administrasi

Akademik akan merevisi KRS sesuai

persetujuan Dosen Wali Akademik.

4. Revisi dilayani maksimal 2 minggu

setelah perkuliahan dimulai.,

SOP Revisi Kartu Rencana Studi (KRS)

BAAFakultas/Prodi

Mulai

Merubah KRS

pada Buku Saku

Konsultasi

Dosen Wali

Merubah KRS

pada SIM BAA

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT NILAI UTS

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input nilai UTS. Input nilai

UTS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian tengah semester dilaksanakan.

Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input nilai bagi dosen

pengampu mata kuliah

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Pengampu Mata Kuliah

b. Fakultas/Prodi

c. Biro Administrasi Akademik

d. Pusdasim

e. Mahasiswa

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

a. BAA menetapkan jadwal input nilai

UTS

b. Dosen pengampu melakukan input

nilai hasil ujian tengah semester

melalui SIADO (Sistem Informasi

Akademik Dosen)

http://dosen.umsida.ac.id/ paling

lambat 2 (dua) minggu setelah

pelaksanaan UTS.

c. BAA melakukan verifikasi nilai

yang telah diinput dosen ke SIADO

SOP Input Nilai UTS

Fakultas/ProdiBAA

Mulai

Pengumuman ke

Dosen Pengampu

Batas Waktu Input

Nilai UTS

Penetapan Jadwal

Input Nilai UTS

Dosen Input Nilai

UTS ke SIADO http://

dosen.umsida.ac.id/

Verifikasi nilai

UTS yang telah

diinput oleh dosen

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT & PENYERAHAN NILAI AKHIR

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input dan penyerahan nilai

Akhir. Input nilai akhir dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian akhir

semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses

input dan penyerahan nilai akhir bagi dosen pengampu mata kuliah

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Pengampu Mata Kuliah

b. Fakultas/Prodi

c. Biro Administrasi Akademik

d. Pusdasim

e. Mahasiswa

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

a. BAA menetapkan jadwal

penyerahan nilai akhir

b. Dosen pengampu melakukan input

nilai hasil akhir melalui

http://dosen.umsida.ac.id/ paling

lambat 2 (dua) minggu setelah

pelaksanaan UTS.

c. BAA melakukan verifikasi nilai

akhir yang telah diinput dosen ke

SIM

d. Salinan nilai hasil ujian tengah

semester (UTS) dan ujian akhir

semester (UAS) atau nilai akhir dari

dosen pengampu mata kuliah

diserahkan ke BAA paling lambat 2

(dua) minggu setelah pelaksanaan

ujian.

e. BAA mengarsip salinan nilai akhir

sesuai prodi dan fakultas

f. BAA mencetak KHS/Transkrip

Sementara.

g. BAA menyerahkan KHS/Transkrip

Sementara ke Fakultas/Prodi.

SOP Input & Penyerahan Nilai Akhir

Fakultas/ProdiBAA

Mulai

Pengumuman ke

Dosen Pengampu

Batas Waktu Input

dan Penyerahan

Nilai Akhir

Penetapan Jadwal

Input & Penyerahan

Nilai Akhir

Dosen Input Nilai

Akhir ke SIADO

http://

dosen.umsida.ac.id/

Verifikasi nilai

akhir yang telah

diinput oleh dosen

Selesai

Penyerahan

Salinan Nilai Akhir

Pengarsipan

Salinan Nilai

Akhir sesuai

prodi/Fakultas

Cetak KHS (Kartu

Hasil Studi)Distribusi KHS

ke Mahasiswa

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERBAIKAN NILAI

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Mahasiswa dapat minta remidi nilai bilamana nilai mahasiswa yang bersangkutan kurang

dari standar yang ditentukan. Perbaikan nilai dapat dilaksanakan maksismal 1 bulan

setelah penerimaan KHS. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa mengetahui proses

dan waktu pelaksanaan remidi nilai.

2. PIHAK –PIHAK YANG TERKAIT :

a. Mahasiswa

b. Dosen Pengampu Mata Kuliah

c. Ka Prodi

d. Biro Administrasi Akademik

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

Mahasiswa yang pada ujian akhir semester mendapatkan nilai di bawah nilai C+ diijinkan

memperbaiki nilai dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Mahasiswa mengajukan perbaikan nilai ke Dosen Pengampu Mata Kuliah

b. Dosen Pengampu Mata Kuliah meminta persetujuan Ka.Prodi.

c. Bila disetujui Ka Prodi, menerbitkan surat pengantar Revisi Nilai ke Dosen Pengampu,

Dosen Pengampu mata kuliah selanjutnya melaksanakan perbaikan nilai.

d. Bila ditolak, mahasiswa harus mengikuti kuliah kembali.

e. Nilai perbaikan selanjutnya diserahkan ke Ka.Prodi.

f. Waktu penyerahan nilai paling lambat 1 (satu) bulan setelah KHS dibagikan ke

mahasiswa.

PROSEDUR REVISI NILAI

SOP Revisi Nilai

Fakultas/ProdiBAA

Mulai

Selesai

Pengajuan

Revisi Nilai ke

Kaprodi

Tidak

Mengulang

Mata Kuliah

Ya

Menerbitkan Surat

Pengantar ke

Dosen MK

Perbaikan Nilai

oleh Dosen

Pengampu

Penyerahan Nilai

ke Kaprodi

Penyerahan Nilai

dan Input Nilai ke

SIM BAA

Cetak KHS

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

MAHASISWA YANG HABIS MASA STUDINYA DAN INGIN AKTIF KEMBALI

(RE-NIM)

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Mahasiswa yang masa studinya habis adalah mahasiswa yang belum menyelesaikan masa

studi sampai batas waktu yang ditentukan. (Mahasiswa Pascasarjana = 8 semester;

mahasiswa S1 = 14 semester dan mahasiswa D3 = 10 semester ). Manual prosedur ini dibuat

agar mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin melanjutkan studi mengetahui

prosedur aktif kembali.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Rektor/Warek I

b. Dekan/Ka.Prodi

c. Biro Admintrasi Keuangan

d. Biro Administrasi Akademik

e. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai dengan batas waktu yang sudah

ditetapkan dan ingin melanjutkan studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali ke Rektor

b. Bila disetujui mahasiswa membayar biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika

ditolak mahasiswa berstatus DO (Drop Out)

c. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan registrasi di BAA sebagai

mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru

d. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi mata kuliah yang

ditentukan Kaprodi dan menyusun KRS (kurikulum yang dibebankan adalah kurikulum

yang terbaru)

e. Setelah nilai konversi mata kuliah disahkan oleh Kaprodi, mahasiswa membayar biaya

konversi di Bank sesuai dengan ketentuan Biro Administrasi Keuangan

f. Nilai konversi dan bukti pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses

sambil memprogram mata kuliah yang akan diambil pada semester tsb

g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik

dan aktif kembali.

h. Masa studi mahasiswa Re-NIM minimal dua kali pelaporan PDDIKTI (2 semester).

Prosedur Mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin aktif kembali (Re-NIM):

KETERANGAN

1. Mahasiswa Mengajukan Aktif kembali ke Rektor

2. Bila disetujui Mahasiswa mendaftar sebagai calon mahasiswa baru secara online di

http://pmb.umsida.ac.id/ dan melunasi biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika

ditolak mahasiswa berstatus Drop Out/DO

3. Setelah dari Bank Mahasiswa Menuju BAA untuk registrasi sebagai mahasiswa baru dan

mendapatkan NIM baru

4. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi Matakuliah yang diditentukan

olek Ka.Prodi dan menyusun KRS

5. Setelah nilai konversi matakuliah disahkan oleh Ka.Prodi, kemudian membayar biaya

konversi ke Bank sesuai dengan ketentuan Administrasi Keuangan

6. Nilai konversi dan kwitansi pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil

memprogram matakuliah yang akan diambil pada semeseter tersebut

7. Jika semua proses sudah dilalui maka Mahasiswa dapat mengikuti Kegiatan akademik dan

aktif kembali

SOP Mahasiswa Yang Habis Masa Studinya & Ingin Aktif Kembali (Re-NIM)

PMB Fakultas/Prodi BANK/BAK BAARektor/Warek I

Mulai

Pengajuan

Aktif Kembali

Pendaftaran Calon

Mahasiswa Baru

secara Online di

http://

pmb.umsida.ac.id/

Ya

Pembayaran

Biaya Registrasi

Herregistrasi dan

Penerbitan NIM

Baru

Konversi Nilai dan

MK ke Kaprodi

Penyelesaian/

Pembayaran

Biaya Konversi

Penyerahan Nilai

Konversi dan KRS

Online

Selesai

Tidak

Penerbitan Surat

DO & Transkrip

DO

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CETAK IJAZAH & TRANSKRIP

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur cetak ijazah dan transkrip.

Cetak ijazah dan transkrip dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda

dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses cetak

ijazah dan transkrip dan pihak-pihak yang terkait dengan proses tsb.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Prodi/Fakultas

b. Biro Administrasi Akademik

c. BPH

3. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Proses cetak ijazah dan transkrip mengikuti alur sebagai berikut :

a. Prodi/Fakultas melakukan koreksi nilai mahasiswa semester akhir

b. BAA memverifikasi/finalisasi nilai mahasiswa semester akhir

c. Prodi/Fakultas memplotting mahasiswa yang lulus skripsi/tugas akhir dan input nilai

skripsi/tugas akhir

d. Fakultas menerbitkan SK Yudisium dan persyaratan cetak ijazah (salinan ijazah SMA,

foto berwarna ukuran 3x4 2 lembar, 4x6 2 lembar, lembar pengesahan skripsi/tugas

akhir, surat keterangan bebas tanggungan)

e. BAA melakukan koreksi data mahasiswa, foto, dan judul skripsi/tugas akhir.

f. BAA melakukan cetak ijazah dan transkrip

g. BAA menggandakan ijazah dan transkrip dan melakukan legalisir

Prosedur Cetak Ijazah & Transkrip

SOP Cetak Ijazah dan Transkrip

BAAFakultas/Prodi

Mulai

Koreksi Nilai

Mahasiswa

Semester Akhir

Finalisasi Nilai

Mahasiswa

Semester Akhir

Plotting

Mahasiswa Lulus

Skripsi dan Input

Nilai

Penerbitan SK

Yudisium&

Persyaratan Cetak

Ijazah

Koreksi Data

Mahasiswa, Foto,

Judul Skripsi

Cetak Ijazah dan

Transkrip

Penggandaan dan

Legalisir Ijazah &

Transkrip

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studinya dan dinyatakan lulus dalam

Yudisium Fakultas berhak untuk memperoleh ijazah. Manual prosedur ini dibuat agar

mahasiswa yang telah mengikuti yudisium mengetahui proses pengambilan ijazah.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dekan/Ka.Prodi

b. Biro Admintrasi Keuangan

c. Biro Admintrasi Umum

d. Biro Administrasi Akademik

e. Perpustakaan

f. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Mahasiswa yang tercantum di dalam SK Yudisium Fakultas wajib untuk dicetak ijazahnya

dan mengikuti prosedur pengambilan ijazah dengan persyaratan berikut :

a. Mahasiswa namanya tercantum dalam SK Yudisium

b. Mahasiswa menyiapkan formulir pengambilan ijazah yang sudah didownload sistem

informasi mahasiswa dan melengkapi persyaratan yang ada di formulir

c. Meminta persetujuan Dekan/Kaprodi

d. Meminta surat keterangan bebas tanggungan administrasi keuangan

e. Meminta surat keterangan telah menyerahkan skripsi dalam bentuk hardcopy maupun

softcopy dan bebas pinjam dari perpustakaan.

f. Menyerahkan foto copy sertifikat TOEP dengan skor sesuai ketentuan

Prosedur Pengambilan Ijazah

SOP Pengambilan Ijazah

PerpustakaanFakultas/Prodi BAK BAAMahasiswa

Mulai

Nama Tercantum

dalam SK

Yudisium

Formulir

Pengambil Ijazah

Persetujuan

Dekan/Kaprodi

Bebas

Tanggungan

Administrasi

Keuangan

Penyerahan Skripsi

(Hardcopy & Softcopy)

& Bebas Pinjam

Perpustakaan

Penyerahan

Sertifikat TOEP

Pengambilan

Ijazah & Transkrip

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN PDDIKTI FEEDER

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Laporan PDDikti Feeder dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan

oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis & Kemenristek Dikti, dengan tujuan

monitoring dan evaluasi terkait dengan kondisi prodi dan universitas. Bentuk layanan yang

diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester.

Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat

diakses oleh publik dengan alamat http://forlap.ristekdikti.go.id/. Laporan PDDikti Feeder

menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada

BAN-PT/LAM PTKes dan beasiswa BBM, PPA.

a. Tertibnya pelaporan PDDikti Feeder mulai persiapan sampai dengan pengiriman

dokuman

b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan PDDikti Feeder sampai ke Kopertis

c. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan PDDikti Feeder

d. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program

studi

Ukuran Baku Mutu PDDikti Feeder

No Parameter Baku Standard

1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 30

2 Ketersediaan dosen ber NIDN ≥ 95%

3 Rasio mahasiswa : dosen

A. IPA

B. IPS

< 30 : 1

< 45 : 1

4 Jumlah mahasiswa DO / tahun < 8%

5 Lama studi mahasiswa (semester) 8 – 14

6 Rerata IPS > 2,00

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. BAA (Operator PDDikti Feeder)

b. Fakultas/Prodi

c. Pusdasim

3. RUANG LINGKUP

a. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis

b. Ukuran kinerja program studi

c. Monitoring kinerja akademik program studi

4. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Proses pelaporan PDDikti Feeder dilaksanakan oleh operator dalam periode semester

tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

a. Penetapan periode laporan PDDikti (November dan April)

b. Fakultas/Prodi melakukan validasi MK, dosen pengampu, KRS dan nilai MK

c. Proses pengolahan data dan input data ke sistem lokal feeder

d. BAA melaksanakan sinkronisasi data ke Forlap PDDikti

e. BAA melaksanakan verifikasi input data laporan

f. Apabila input data laporan belum sesuai dilakukan pengecekan data ulang, apabila data

sudah benar dilakukan print out laporan

g. Mengirimkan dokumen laporan ke Kopertis 7 untuk dilakukan proses verifikasi, apabila

sudah valid maka Kopertis akan mencetak surat keterangan validasi.

h. BAA melakukan pengarsipan laporan

Prosedur Pelaporan PDDikti Feeder

SOP Pelaporan PDDikti Feeder

Fakultas/ProdiBAA

Mulai

Validasi MK,

Dosen Pengampu,

KRS, Nilai

Penetapan

Periode Laporan

PDDikti Feeder

Pengolahan

Data

Input Data ke Sistem

Lokal Feeder

Sinkronisasi Data

ke Forlap PDDikti

Tidak

Print Out Laporan

Ya

Verifikasi Input

Data Laporan

Proses Verifikasi

oleh Kopertis 7

Pengarsipan

Laporan

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN SIMKOPTA

(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERTASI)

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Pelaporan SIMKOPTA dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa baru dan penerbitan

NIRM (Nomor Induk Registrasi Mahasiswa) dan input nilai UKM oleh pihak eksternal yaitu

KOPERTAIS dengan tujuan monitoring dan evaluasi data mahasiswa baru seluruh prodi

yang ada dibawah Fakultas Ilmu Agama (FAI) . Bentuk laporan yang dilakukan adalah

laporan seluruh mahasiswa baru dan nilai UKM semester ganjil dan genap melalui

http://simkopta.kopertais4.or.id/.

a. Tertibnya pelaporan data mahasiswa baru dan input nilai UKM

b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan SIMKOPTA sampai ke Kopertais

c. Terkendalinya penerbitan NIRM

d. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan SIMKOPTA

e. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program

studi

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. BAA (Operator SIMKOPTA)

b. Fakultas/Prodi

c. Kopertais

3. RUANG LINGKUP

a. Pelaporan data mahasiswa baru dan nilai UKM setiap semester

b. Ukuran kinerja program studi

c. Monitoring kinerja akademik program studi

5. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Proses pelaporan SIMKOPTA dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu.

Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

a. Penetapan periode laporan SIMKOPTA (NIRM = Oktober s/d November, UKM =

Agustus & Februari)

b. Fakultas/Prodi melakukan pengumpulan ijazah SMA yang sudah dilegalisir

c. Input data mahasiswa baru S1 sesuai dengan format di SIMKOPTA pada periode

Oktober s/d November

d. Herregistrasi dan validasi hasil input data mahasiswa baru yang sudah didaftarkan

dikemahasiswaan SIMKOPTA

e. Penyerahan berkas ijazah berlegalisir, copy/print cetak hasil input pendaftaran

mahasiswa baru

f. Proses cetak data (ijazah, data online) kemudian divalidasi oleh tim Pangkalan Data

Kopertais

g. Penerbitan NIRM di SIMKOPTA

h. Proses pembayaran NIRM yang sudah keluar

i. Pelaporan nilai UKM dilaksanakan pada periode Agustus dan Februari

j. BAA melakukan pengarsipan laporan

Prosedur Pelaporan SIMKOPTA

SOP Pelaporan SIMKOPTA

KopertaisFakultas/ProdiBAA

Mulai

Penetapan

Periode Laporan

SIMKOPTA

Pengumpulan

Ijazah SMA

Berlegalisir

Input Data MABA

ke SIMKOPTA

Validasi Hasil

Input data MABA

Penyerahan Berkas

Ijazah Berlegalisir &

Print Out Hasil Input

Print Out Hasil

Input Pendaftaran

MABA

Proses Cetak

Data (Ijazah, Data

Online)

Validasi Tim

Pangkalan Data

Kopertais

Penerbitan NIRM

di SIMKOPTA

Pembayaran

NIRM

Rp

Selesai

Pengarsipan

Laporan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN EMIS

(EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Pelaporan EMIS dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa, dosen, non dosen,

lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku seluruh prodi yang ada dibawah

Fakultas Ilmu Agama (FAI). Laporan dilaksanakan dua kali semester ganjil dan genap

melalui http://emispendis.kemenag.go.id/emis2016/

a. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EMIS

b. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan EMIS

c. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program

studi/fakultas

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. BAA

b. Fakultas/Prodi (Operator EMIS)

c. Kopertais

3. RUANG LINGKUP

a. Pelaporan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat,

dan buku setiap semester

b. Ukuran kinerja program studi

c. Monitoring kinerja akademik program studi

6. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Proses pelaporan EMIS dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu.

Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

a. Penetapan periode laporan EMIS (semester ganjil dan genap)

b. Validasi data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat,

dan buku

c. Pengolahan data EMIS

d. Input/upload data ke EMIS

e. Dowload data EMIS yang sudah benar

f. Verifikasi data EMIS

g. Melakukan validasi laporan dan tanda tangan pimpinan PTKIS

h. Upload data yang sudah ditanda tangani pimpinan PTKIS

i. BAA melakukan pengarsipan laporan

Prosedur Pelaporan EMIS

SOP Pelaporan EMIS

Fakultas/ProdiBAA

Mulai

Penetapan

Periode Laporan

EMIS

Validasi Data

Pelaporan EMIS

Input Data ke

EMIS

Download Data

EMIS

Validasi Data &

Tanda Tangan

Pimpinan PTKIS

Verifikasi Data

EMIS

Pengolahan

Data

Ya

Tidak

Upload Data Yang

Sudah Valid ke

EMIS

Pengarsipan

Laporan

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERLAMBATAN HER REGISTRASI/

KRS ONLINE

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN

Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online adalah mahasiswa yang

belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai batas waktu yang ditentukan. Manual

prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online dan

ingin aktif mengetahui prosedur pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online.

Pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online dilayani maksimal sebelum UTS.

Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa dinyatakan tidak aktif dan tetap akan dikenakan

biaya SPP.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. BAA

b. Fakultas/Prodi

c. Bank/BAK

3. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai dengan batas waktu

yang sudah ditetapkan dan masih ingin aktif harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan keterlambatan herregistrasi/KRS online

ke BAA

b. Bila disetujui mahasiswa mengurus surat pengantar ijin keterlambatan

herregistrasi/KRS yang ditandatangani Kaprodi, jika ditolak mahasiswa berstatus non

aktif / tidak aktif

c. Melakukan perwalian dan mengisi KRS di Buku Saku

d. Menyelesaikan pembayaran SPP/UKK/SKS dan denda keterlambatan sesuai ketentuan

e. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan KRS online di BAA

f. BAA mencetak presensi susulan

g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik

dan aktif kembali.

Prosedur Keterlambatan Herregistrasi/KRS Online

SOP Keterlambatan Her Registrasi & KRS Online

BAA Bank/BAKFakultas/Prodi

Mulai

Mahasiswa Non

Aktif

Pembayaran SPP/

UKK/SKS dan

Denda

Keterlambatan

Pengajuan

Keterlambatan

Herregistrasi/

KRS

Surat Pengantar

Ijin Keterambatan

Herregistrasi/KRS

Ya

Tidak

Selesai

Perwalian dan

Validasi KRS di

Buku Saku

KRS Online oleh

BAA

Cetak Presensi

Susulan

Selesai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH KELAS

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Pindah kelas adalah perpindahan mahasiswa dari kelas pagi ke kelas sore atau sebaliknya

atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang

mengharuskan pindah kelas. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan

terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah kelas yang benar. Pengurusan pindah

kelas dilayani bersamaan dengan herregistrasi, maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari

periode UTS, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester

berikutnya.

2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan

b. Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan

d. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

Pindah kelas dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan.

Mahasiswa yang menghendaki pindah kelas harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah kelas ke BAA

b. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah kelas, jika ditolak mahasiswa

berstatus tetap dikelas lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat

Keterangan Aktif Kuliah

c. Mengunduh formulir rekomendasi pindah kelas di website BAA :

http://baa.umsida.ac.id/

d. Mengisi formulir rekomendasi pindah kelas dan mengajukan pindah kelas kepada

Dekan dan Kaprodi yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)

e. Permohonan pindah kelas diajukan bersamaan periode herregistrasi, maksimal pada saat

peiode UTS

f. Melengkapi persyaratan pindah kelas yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi

keuangan dan perpustakaan

g. Melunasi biaya pindah kelas (kelas pagi ke sore Rp 500,000, pindah kelas sore ke pagi

tidak dikenakan biaya)

h. BAA melakukan perubahan data kelas mahasiswa di SIM BAA

http://ais.umsida.ac.id/BAA/

i. BAA melakukan pengarsipan surat pindah kelas

Prosedur Pengajuan Pindah Kelas

SOP Pindah Kelas

Bank/BAKBAA PerpustakaanFakultas/Prodi

Mulai

Mahasiswa

Tetap di Kelas

yang Lama

Penyelesaian

Bebas Pinjam

Buku

Pengajuan

Pindah kelas

Ya

Tidak

SelesaiRekomendasi

Dekan & Kaprodi

Selesai

Membuat Surat

Alasan Pindah Kelas

Dilampiri KTM

Mengunduh Form

Rekomendasi Pindah

Kelas di di website

http://

baa.umsida.ac.id/

Pembayaran Biaya

Pindah kelas

Verifikasi Surat

Rekomendasi

Pindah Kelas

Perubahan

Status

Mahasiswa

di SIM BAA

Pengarsipan

Surat Pindah

Kelas

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH PROGRAM STUDI

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Pindah program studi adalah perpindahan mahasiswa antar prodi dalam lingkungan

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena

adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah program studi. Dengan prosedur ini

diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan

pindah program studi yang benar. Pengurusan pindah program studi dilayani bersamaan

dengan herregistrasi, selambat-lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi. Apabila

lewat dari periode tsb, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode

semester berikutnya.

2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan

b. Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan

d. UPT PMB

e. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

Pindah program studi dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan

alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah program studi harus mengikuti

prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah program studi ke BAA

b. Koordinasi dengan UPT PMB terkait hasil test PMB dan aturan pindah prodi

c. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah program studi, jika ditolak

mahasiswa berstatus tetap di prodi lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy

KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah dan transkrip sementara yang disahkan BAA

d. Mengunduh formulir rekomendasi pindah program studi di website BAA :

http://baa.umsida.ac.id/

e. Mengisi formulir rekomendasi pindah program studi dan mengajukan pindah program

studi kepada Dekan dan Kaprodi (Tujuan) yang diketahui oleh Dekan (Asal) dan Kepala

Biro Administrasi Akademik (BAA)

f. Program studi (Tujuan) melakukan konversi nilai dan disahkan oleh Kaprodi

g. Permohonan pindah program studi diajukan bersamaan periode herregistrasi, selambat-

lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi

h. Melengkapi persyaratan pindah program studi yaitu tidak memiliki tanggungan

administrasi keuangan dan perpustakaan

i. Melunasi biaya pindah program studi

j. BAA melakukan perubahan data mahasiswa di SIM BAA http://ais.umsida.ac.id/BAA/

k. BAA melakukan pengarsipan surat pindah program studi

Prosedur Pengajuan Pindah Program Studi

SOP Pindah Program Studi

Fakultas/Prodi Bank/BAKBAA PerpustakaanUPT PMB

Mulai

Mahasiswa

Tetap di Prodi

yang Lama

Penyelesaian

Bebas Pinjam

Buku

Pengajuan

Pindah Prodi

Ya

Tidak

Selesai Rekomendasi Dekan

& Kaprodi (Tujuan &

Asal)

Selesai

Membuat Surat Alasan

Pindah Prodi Dilampiri

KTM & Transkrip

Sementara

Koordinasi Hasil Test

PMB dan Syarat

Pindah prodi

Pembayaran Biaya

Pindah Program

Studi

Verifikasi Surat

Rekomendasi

Pindah Prodi

Perubahan

Status

Mahasiswa

di SIM BAA

Pengarsipan

Surat Pindah

Kelas

Mengunduh Form

Rekomendasi Pindah

Prodi di di website

http://

baa.umsida.ac.id/

Konversi Nilai oleh

Kaprodi (Tujuan)