sosialisasi pengelolaan arsip pada balai besar...
Post on 08-Mar-2019
247 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SELAMAT DATANG ...
SOSIALISASI PENGELOLAAN ARSIP
PADA
BALAI BESAR INSEMINASI BUATAN SINGOSARI
KAMIS, 29 SEPTEMBER 2016
Nama Lengkap : WAHYU SETIAWAN SH,MH
Alamat : TITAN ASRI III/ CC 41 Malang
Pendidikan : Magister Hukum
Pengalaman Kerja :
- Konsultan PT. Solusi Arsip Indonesia
- Dosen : Vokasi Universitas Brawijaya Malang
Administrasi Publik Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya Malang
Status : Berkeluarga
BIODATA
3
Soren Kierkegaard
(Denmark, 1813—1855)
“Hidup mungkin hanya dapat dipahami sambil melihat ke belakang,
tetapi kehidupan harus dihayati ke depan.”
4
Jenis arsip semakin berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi
Perkembangan Arsip
Kertas
Audio
Dokumen/
berkas
GambarSurate-Mail
Laporan
Diagram
Animasi
Sketsa
Video
Peta
Presentation
e-Dokumen
Spreadsheet Word Processor
SIKAP TERHADAP KEBERADAAN ARSIP
Masa bodoh dantidak peduli terhadapkeberadaan arsip.
PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
Arsip Aktif,
Arsip Inaktif, atau
Bukan Arsip ?Kurang peduli
terhadap arsip
Tidak
mengerti
ilmu kearsipan
PERSEPSI MINOR TERHADAP ARSIP ?
8
TIDAK PERLU DIURUS DENGAN BAIK
PENGGANGGU PEKERJAAN
SUMBER PENYAKITBISA DITANGANI
SEMBARANG ORANG
PERTINGGAL SURAT
BUKAN SEBAGAI ASET
TIDAK MEMILIKI NILAIDLL
Permasalahan Filling Sistem
Dokumen menumpuk
Perbedaan antara dokumen/ arsip aktif dan inaktif tidak jelas
Tidak adanya tempat khusus untuk mengelola arsip aktif
Tidak ada petugas yang khusus mengelola dokumen/ arsip
Informasi tidak aman
Dokumen disimpan apa adanya
Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali dokumen kurang tercapai
Kurang dalam hal pemeliharaan
Pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009
“arsip” ialah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP (Pendekatan Hukum)
10
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPANPasal 3 UU 43 tahun 2009
11
MENJAMIN
M
E
N
J
A
M
I
N
Terciptanya arsip yang baik dan benar
Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya
Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal
Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan
Keamanan dan keselamatan arsip
Keselamatan aset negara
Peningkatan kualitas pelayanan publik
DASAR HUKUM
1. UU 43/2009 tentang Kearsipan
2. UU 11/2008 tentang ITE
3. UU 14/2008 tentang KIP
4. UU 23 Th.2014 tentang Pemerintah Daerah
5. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009
6. PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik
7. Inpres Nomor 3 Tahun 2003 ttg Kebijakan dan Strategi
Nasional Pengembangan e Government
8. Permenpan dan Reformasi Birokrasi No 6 Tahun 2011
Tentang Pedoman Umum Tata NaskahDinas Elektronik
(TNDE)
9. SE Menpan No 5 Tahun 2013 Tentang Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi
Pemerintah
Nilai/Fungsi Arsip
Administrative value
Legal Value
Fiscal Value
Educational Value
Research Value
Documentary Value
Alat untuk mengambil keputusan
Alat bukti hukum
Bukti yang berkaitan dengan
Keuangan
Untuk kepentingan Pendidikan
Untuk kepentingan
Penelitian
Terkait sejarah, masa kini & masa depan
METODE PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS :
1. Sesuai dengan kondisi organisasi
2. Sederhana
3. Mudah dimengerti
4. Mudah dioperasionalkan
5. Murah aman dan terpelihara
Record Manajemen
Penggunaan/use
Penciptaan/creation Statis
Penyusutan/disposal
Pelihara/maitenance
Arsip In Aktif
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
- MEMBUAT DAFTAR ARSIP- MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF- MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN
16
1. Pengelolaan arsip inaktif harus murah
Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar.
Pengelolaan arsip inaktif yang murah dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah
2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible
Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan.
Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan
Records Center merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan arsip inaktif terdapat aktifitas-aktifitas tidakhanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamananarsip seperti :
a. pemeliharaan, b. pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip,c. kehilangan arsip, d. kebocoran informasi arsip
Tahap awal pengelolaan arsip in aktif :
Rekonstruksi / survey
Prinsip Asal Usul(Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus
dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya.
Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
A. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF :
- MEMBUAT DAFTAR ARSIP- MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF- MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN
22
- STANDARISASI PERALATAN PENYIMPANAN
- STANDARISASI RUANG / DEPO PENYIMPANAN ARSIP
23
B. MERENCANAKAN SARANA DAN PRASARANA
KEARSIPAN
C. KEBUTUHAN SDM KEARSIPANMEMPERSIAPKAN KUALITAS DAN KUANTITAS TENAGA KEARSIPAN
24
D. STATUS DAN KEWENANGAN KEARSIPAN
• ARSIP DINAMIS AKTIF:
KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT PENGOLAH/KERJA
• ARSIP DINAMIS IN AKTIF:
KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT KEARSIPAN (pusat arsipinstansi/lembaga kearsipan dinas)
• ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN (PUSAT / DAERAH)
25
PILAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
26
Lembaga/Unit kearsipan
TUJUAN KEARSIPAN YANG DIHARAPKAN
Peran
Masyarakat
SDM:
Kompetensi, Komitmen
Political will Penentu Kebijakan
Finansial Suport
Program
Pusat Arsip
&Fasilitasnya
Desain sistem
Kearsipan
top related