sim tesis bab ii
Post on 30-May-2018
221 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 1/41
24
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Konsep Sistem Informasi Manajemen
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Konsep Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada
sebelum perkakas komputer diciptakan, yang pada intinya sistem informasi
manajemen konvensional merupakan pekerjaan sistemis seperti pencatatan
agenda, kearsipan, komunikasi diantara manajer-manajer organisasi,
penyajian informasi untuk pengambilan keputusan. Namun dengan
tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relative murah,
sekarang dan di masa depan penggunaan computer untuk menunjang sistem
informasi manajemen tidak dapat dihindarkan lagi.19
Konsep tentang sistem informasi manajemen tidak dapat dilepaskan
dari manajemen secara umum. Manajemen pada hakikatnya merupakan suatu
proses merencana, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya
organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara
efektif dan efisien.20
Dikatakan suatu proses, karena semua manajer dari
ketangkasan dan keterampilan yang dimiliknya mengusahakan dan
19Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasi-organisasi Publik (Yogyakarta: Gajah Mada University Press, 2001), 820
Nanang Fattah, Landasan Manajemen Pendidikan (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000), 1
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 2/41
25
mendayagunakan tenaga kependidikan dalam berbagai kegiatan yang saling
berkaitan untuk mencapai tujuan.
Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage berarti kontrol.21
Dalam kamus Bahasa Indonesia manajemen dapat diartikan mengendalikan,
manangani atau mengelola.22
Selanjutnya, kata benda "manajemen" atau
management , dapat mempunyai beberapa arti. Pertama, manajemen adalah
pengelolaan, pengendalian atau penanganan ("managing"). Kedua,
manajemen adalah perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa
skillful treatment . Ketiga, gabungan dari dua pengertian tersebut, yaitu yang
berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga atau suatu
bentuk kerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.23
Untuk memperluas pandangan terhadap tiga pengertian tersebut, para
ahli berbeda-beda dalam mendefinisikannya, diantara definisi manajemen
adalah sebagai berikut :
a. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan
metode keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip
dan teknik pengelolaan.24
b. Manajemen sebagai seni, artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu
merupakan seni menciptakan (kreatif).25
Dengan kata lain, penerapan ilmu
21 Husain Umar, Business An Introduction (Jakarta: Business Research Center, 2001), 1722
Depdikbud, Kamus Besar , 55623
Yayat M. Herujito, Dasar-dasar , 124
Miftah Thoha, Kepemimpinan dalam Manajemen (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1999), 5
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 3/41
26
manajemen bersifat seni. Oleh karena itu, manajemen adalah sesuatu yang
sangat penting karena ia berkenaan dan berhubungan erat denga
perwujudan atau pencapaian tujuan. Sedangkan manajer artinya orang
yang mengelola dan menangani suatu perusahaan, hotel, dan sebagainya.26
c. George R. Terry menyatakan, Manajemen adalah suatu proses yang
berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang
dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan
manusia dan sumber daya lainnya".27
d. Idochi Anwar menyatakan, Manajemen adalah pengelolaan suatu
pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang-orng lain untuk
bekerja.28
e. Menurut Badri Munir Sukoco, pengelolaan pekerjaan itu terdiri dari
bermacam ragam, misalnya berupa pengelolaan industri, pemerintahan,
pendidikan, pelayanan sosial, olah raga, kesehatan, keilmuan, dan lain-
lain.29 Bahkan hampir setiap aspek kehidupan manusia memerlukan
25Ahmad Rohani dan Abu Ahmadi, Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Pendidikan di
Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 1991), 8726 JA. Marolly, Surat Menyurat Koperasi dan Kepemimpinan (Surabaya: Usaha Nasional,
1981), 17227 George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),
2528
Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Manajemen Biaya Pendidikan, Teori,
Konsep dan Isu (Bandung: Alfabeta, 2004), 7729 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Bogor: PT. Grasindo
Persada, 2000), 5
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 4/41
27
penglolaan. Oleh karena itu, manajemen ada dalam setiap aspek
kehidupan manusia dimana terbentuk suatu kerja sama (organisasi).
Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan ada tiga unsur pokok dalam
manajemen, yaitu :
a. Manajemen merupakan suatu kelompok orang yang bekerja sama.
b. Manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai
c. Dalam manajemen terdapat proses manajemen yang meliputi perencanaan
( planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), dan
pengawasan (controlling).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah mengelola pekerjaan
informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada
prinsip-prinsip manajemen.30 Manajemen adalah proses kegiatan mengelola
sumber daya manusia, material, dan metode (3M : Men, Material, Method )
berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara
efisien dan efektif.31
Secara operasional sistem informasi manajemen dapat diartikan
sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit organisasi untuk merencanakan,
menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan,
mengawasi, dan mengevaluasi dalam pekerjaan informasi unit masing-masing
untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif.
30Herbert G. Hicks & G. Gay Gullett, Management, Fourth Edition, International Edition for
Student (Auckland, MacGraw Hill Kongakusha Ltd., 1981), 57231
Yayat M. Herujito, Dasar-dasar , 6
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 5/41
28
Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi.
Manajemen adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer bersifat
manajerial, di samping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pimpinan.
Ada tiga tingkat (level) manajemen yaitu : (1) manajemen lini atas (top
management ), (2) manajemen lini tengah (middle management ), dan (3)
manajemen lini bawah (lower management ).32
Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi
sesuai dengan keperluan tertentu.33 Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam
bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya
komputer). Misalnya, ada fakta bahwa seseorang nasabah menabung di bank,
datanya ada pada slip tabungan atau rekaman komputer. Bila semua data uang
tabungan yang ada dalam periode tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah
hasilnya disebut informasi.
Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan
data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung
diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain.
Pada unit kerja yang baru informasi tadi dapat langsung digunakan, atau dapat
juga dianggap sebagai data (baru) untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai
32Ibid., 11
33Suwarni Tri, YC., Sistem Informasi Manajemen (Yogyakarta : Universitas Atmajaya, 1996), 9
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 6/41
29
keperluan unit bersangkutan. Informasi tersebut, bila perlu atau sesuai
prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain.34
Semua pekerjaan data dan informasi tersebut dewasa ini sudah
dekerjakan dengan bantuan komputer, sedangkan pengumpulan data dan
informasi serta penyebaran atau pendistribusiannya sudah dilakukan dengan
alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah data komputer dengan alat
komunikasi telah menghasilkan peralatan kantor yang canggih dalam bentuk
jaringan informasi. Dengan demikian, pekerjaan data dan informasi baik
untuk keperluan manajemen organisasi maupun untuk keperluan pelayanan
masyarakat konsumen telah berkembang dengan pesat.
Pekerjaan informasi tersebut dimulai sejak data dikumpulkan, diolah
menjadi informasi, diteruskan ke pimpinan dan kemudian diteruskan pula ke
unit lain. Di unit kerja atau unit-unit kerja yang menerimanya dapat
memprosesnya lagi menjadi informasi lain sesuai keperluan (pimpinan) unit
kerja masing-masing. Di unit yang mengolah kembali informasi yang
diterimanya, beranggapan bahwa informasi yang diterima adalah masih
sebagai data yang perlu diproses lebih lanjut menjadi informasi lain.
Informasi hasil olahan tersebut kemudian diteruskan lagi ke unit lain,
bilamana masih diperlukan.
Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit lain maka terjadilah
arus informasi atau hubungan informasi antarunit. Hubungan tersebut lazim
34Pawit M. Yusuf, Pedoman Praktis, 7-8
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 7/41
30
disebut sebagai hubungan antarsubsistem dalam suatu kaitan kerja sama suatu
sistem. Karena sistem informasi tersebut dikerjakan dengan menggunakan
prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan
efektif, maka disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Data adalah keterangan tertulis mengenai sesuatu fakta (kenyataan)
yang masih berdiri sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai
kelompok, belum terkoordinasi satu sama lain, dan belum dioleh sesuai
keperluan tertetentu. Informasi adalah data yang sudah dioleh dengan cara
tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan informasi
bersangkutan.
Untuk memudahkan pendekatan terhadap seluk beluk permasalahan
informasi diperlukan pendekatan sistem (system approach). Sistem adalah
himpunan sesuatu "benda" nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari
bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan,
berketergantungan, dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu
dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan
efektif.35
Pekerjaan informasi yang dilakukan berdasarkan konsep sistem yang
disebut sistem informasi, yaitu suatu rangkaian informasi yang didalamnya
terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling berketergantungan satu
35Andi Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Yogyakarta: Gava Media,
2003), 19
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 8/41
31
sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari
sub, subsub, subsubsub, dan seterusnya sampai yang terkecil. Hubungan
tersebut berupa hubungan-hubungan arus informasi yang mewakili tingkat-
tingkat sistem keorganisassian. Dalam suatu organisasi hubungan-hubungan
tersebut lazim disebut hubungan-hubungan antarunit kerja.
Informasi yang dihasilkan dari berbagai cara pengolahan data
diperuntukkan bagi keperluan pimpinan untuk mengerjakan pekerjaan
manajemen. Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses
merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,
menggiatkan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit
organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan
efektif.
Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu “sistem dan informasi”.
Kata sistem menurut Shrode dan Voich berasal dari bahasa Yunani yakni
“systema”, sedang systema mempunyai arti “keseluruhan yang terdiri dari
sejumlah bagian-bagian”.36 Pengertian sistem dalam dunia keilmuan beraneka
ragam. Andi Kristanto mendefinisikan sistem merupakan kumpulan elemen-
elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan
(input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai menghasilkan keluaran
36W.A. Shrode dan D. Voich, Organization and Management Basic System Concept (Kuala
Lumpur Malaysia: Irwin Book, 1983), 115
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 9/41
32
(output ) yang diinginkan.37 Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang
terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan
terpadu.38
Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti dan bermanfaat bagi pengguna untuk membuat
keputusan.39
Teori sistem umum (The General System Theory) yang diuraikan
pertama kali oleh Kenneth Boulding mengatakan bahwa setiap unsur
pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh
supaya manajer dapat bertindak efektif. Unsur-unsur yang mewakili suatu
sistem adalah masukan (input ), pengolahan ( processing), dan keluaran
(output ).40
Adapun pengertian tentang informasi, adalah data yang telah diproses
ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai
nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun
37Andi Kristanto, Perancangan Sistem, 20
38Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi (Jakarta: Erlangga,
1987), 539
Richardus Eko Indrajit, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi (Jakarta: Alex Media Komputindo, 2000), 1140
Robert G. Murdrick, Joel E. Ross, James R. Claggett, Sistem Informasi untuk Manajemen
Modern (Jakarta: Erlangga, 1984), 8
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 10/41
33
saat mendatang.41 Informasi adalah data yang telah diklasisfikasi atau diolah
atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.42
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan, bahwa informasi adalah
data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang
diperlukan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan
perkembangan teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa
ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat
manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai
tujuannya masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat
mencapai tujuan secara efisien dan efektif.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.43
Sistem informasi adalah sekumpulan
prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi
bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi.44 Sistem
informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau
41Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan
Pengembangannya (Jilid I & II) (Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1991), 542
Tata Subari, Sistem Informasi, 2343
H.M. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis ( Yogyakarta: BPFE, 1997), 1044
Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi, 2
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 11/41
34
lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran
informasi.
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan
organisasi. Kemajuan menimbulkan persaingan. Masing-masing organisasi
ingin maju lebih cepat dan lebih banyak dari yang lain. Untuk mencapai
tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen memerlukan
dukungan informasi. Dengan berkembang pesatnya teknologi alat pengolah
data komputer dan teknologi peralatan komunikasi, maka pekerjaan
manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan
informasi juga mengalami kemajuan pesat. Pekerjaan manajemenpun
berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era
globalisasi berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk kegiatan perdagangan
bebas regional dan internasional.
Dapat diambil kesimpulan bahwa yang di maksud dengan sistem
informasi manajemen adalah suatu metode yang menghasilkan informasi yang
tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan organisasi dan kegiatan
operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses
pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 12/41
35
pengawasan.45 Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu lembaga
pendidikan tidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan, apalagi
untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif.
2. Peran dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) kita akan mengolah data
menjadi informasi sesuai keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan
keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen lini bawah, tengah, dan atas.
Agar informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer, maka harus
sesuai dengan fungsi manajemen, tingkat manajemen dan kemampuan
manajerial.
Fungsi artinya jabatan (pekerjaan) yang dilakukan atau kegunaan
sesuatu hal atau kerja suatu bagian tubuh. Sedangkan fungsi manajemen
berhubungan langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok atau
organisasi masig-masing yang mengisyaratkan bahwa setiap pimpinan berada
di dalam bukan di luar situasi tersebut fungsi pimpinan merupakan gejala
sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar individu di dalam
situasi suatu kelompok atau organisasi.46
Sedangkan menurut Bernard yang di kutip oleh Burhanudin,
menyebutkan fungsi manajemen meliputi, manajer mengkoordinasikan orang-
45
Soetedjo Moeljodihardjo, Management Information System (Yogyakarta: Andi Offset, 1996),
9146
Vethzal Rivai, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi (Jakarta:Raja Grafindo Persada,
2004), 53
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 13/41
36
orang untuk bekerja mencapai tujuan yang mungkin tidak akan tercapai bila
dikerjakan secara individual. Dengan demikian manajemen didefinisikan
sebagai aplikasi dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan personel, pengarahan, dan pengawasan agar tujuan organisasi
dapat tercapai secara efisien dan efektif.47
Peran dan fungsi sistem informasi manajemen, akan sangat
mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen dalam menentukan kemana dan akan menjadi apa organisasi yang
dipimpinnya. Sehingga dengan kehadiran seorang pemimpin akan membuat
organisasi menjadi satu kesatuan yang memiliki kekuatan untuk berkembang
dan tumbuh menjadi lebih besar. Begitu juga dengan kepala madrasah sebagai
pemimpin lembaga pendidikan formal mempunyai peranan yang sangat
penting dalam pengambilan keputusan.
Secara operasional fungsi sistem informasi manajemen, dapat
dibedakan empat fungsi pokok sistem informasi dalam manajemen, yaitu :
1. Perencanaan ( planning)
Perencanaan berkaitan dengan penyusunan tujuan dan
menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan
organisasi.48
Perencanaan sistem informasi maksudnya bagaimana
47Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan (Jakarta:Bumi
Aksara, 1994), 548
Isjoni, Manajemen Kepemimpinan dalam Pendidikan (Bandung: Sinar Baru Algensindo,
2007), 77
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 14/41
37
menerapkan pengetahuan sistem informasi ke dalam organisasi. Sistem
informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.
Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien
diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai
keinginan dan nilai masing-masing organisasi.
2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian berkaitan dengan pengelompokan personel dan
tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.49
Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan
dari manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan,
organisasi dan tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat
diasumsikan, pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi
keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti
mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia,
baik sebagai manajer maupun sebagai bawahan, ditentukan dengan cara
bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk
mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya
terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup
dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah, peran
informasi sangat menentukan. Oleh karena itu, jika sistem manajemen
hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu dukungan sistem
49Tata, Sistem Informasi, 45-46
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 15/41
38
informasi yang dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat mencapai
hasil yang optimal.
3. Pengarahan ( Directing)
Pengarahan berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan-
pengarahan, tugas-tugas, dan instruksi. Fungsi ini juga berkaitan dengan
pengendalian sistem informasi yang merupakan bagian yang tak dapat
dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan ia melaksanakan
fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam
proses pengelolaan informasi.50 Pengelolaan sistem informasi perlu
memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam pelaksanaan
kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni :
a. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
b. Kemampuan mengendalikan kegiatan transformasi informasi
c. Kemampuan mengendalikan kegiatan pengorganisasian pelaksana
sistem informasi
d. Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan
sistem informasi.51
Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa pengendalian sistem
informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati,
membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem
50Ibid., 48-49
51Sondang P. Siagian, Filsafat Administrasi (Jakarta: Gunung Agung, 1995), 129
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 16/41
39
informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi,
transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem informasi
bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan
produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas, dan ketepatan
waktunya.
Adapun pelaksanaan pengendalian sistem informasi adalah melalui
pengawasann dan pembinaan. Pengawasan dilakukan, baik secara
langsung , yakni di tempat dilaksanakannya sistem informasi itu, maupun
secara tak langsung melalui laporan-laporan tertulis dan secara lisan.52
Sedangkan pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan,
pengkajian, bimbingan teknis, dan kerjasama internal dan eksternal.
4. Pengawasan (Controlling)
Kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk
menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan
perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan
perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi
bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.53 Dalam
pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat kembali bahwa komponen
penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis, yang berarti ada
kaitan sistemik dengan komponen masukan (input ), komponen proses,
52J.M Burn, leadership (New York: Happer, 1987), 111
53Saiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabelat, 2005), 59
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 17/41
40
dan komponen produk. Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap
efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat
dan teliti berdasarkan data objektif dan akurat. Fungsi utama dari
penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan
pertimbangan untuk membuat keputusan.
Sedangkan ketika peran sistem informasi manajemen tersebut
diaplikasikan pada sebuah lembaga pendidikan, maka peran sistem informasi
adalah sebagai pendukung pembuatan keputusan pada suatu organisasi.
Menurut Davis, keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang
dihadapinya dengan tegas yang merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu
pertanyaan dan harus dapat menjawab pertanyaan; tentang apa yang
seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan
perencanaan.54
Keputusan pun dapat merupakan tindakan terhadap
pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula. Keputusan yang
baik pada dasarnya dapat digunakan untuk membuat rencana dengan baik
pula.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa keputusan itu
sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran manusia yang berupa
pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk
memecahkan masalah yang dihadapinya.
54Ralph C. Davis, The Fundamental of Top Management (New York: Harper & Bross, 1951),
292
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 18/41
41
Adapun definisi pengambilan keputusan sama dengan pembuatan
keputusan yang semuanya dari terjemahan decision making. Menurut John
Terry, pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua
alternatif atau lebih.55
Sedangkan menurut Siagian, pengambilan keputusan
suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah,
pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif
yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan
merupakan tindakan yang paling tepat.56
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengambilan
keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang
dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu
di antara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan
dalam suatu organisasi menurut Herbet A. Simon yang dikutip oleh Ukhyana
Effendi Onong, dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan
keputusan, yaitu :57
1. Tahap Pemahaman
Pada tahap ini hubungannya dengan SIM adalah pada proses
penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah
55George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),
4356
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan (Jakarta: PT. Gunung
Agung, 1994), 9157
Ukhyana Effendi Onong, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan keempat (Bandung: CV.
Mandar Maju, 1996), 161
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 19/41
42
ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua
cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan
mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas
menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan
saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan
jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-
masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan
kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data
base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk
penelusuran dan penemuan masalah-masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design)
Pada tahap ini, kaitannya dengan SIM adalah membuat model-
model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta
memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang
tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM
terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan
model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi
model, dan sistem pencarian kembali data base.
3. Tahap Pemilihan
Pada tahap ini, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil
perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 20/41
43
keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah
menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.
Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai
model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta
menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan
keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian
kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta
suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model
keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang
menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan
keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan
pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses
pemilihan.
Sering orang menyatakan bahwa komputer akan
mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan
tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses
pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat
diambil atau dilakukan oleh manusia.
Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi
bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan
keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 21/41
44
memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan
dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil
keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa
keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain
tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram
dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu
kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa
suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki
pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah
mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan
yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan
pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan
dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih
baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak
pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir
sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi
produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi
bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi
data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk
proses lanjutan.
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 22/41
45
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka
dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang
dapat menimbulkan hal ini adalah: (1) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi,
(2) Tidak tepatnya analisis sistem, (3). Sindroma komputer yaitu anggapan
bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan
perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak.
Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya
mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-
perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di
dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-
masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.
Dalam pelaksanaanya pekerjaan pimpinan merupakan pekerjaan berat
yang menuntut kemampuan ekstra.58
Pihak sekolah dalam menggapai visi dan
misi pendidikan perlu di tunjang oleh sistem informasi manajemen yang
dikelola secara baik dan benar sehingga dapat mencapai hasil yang optimal.
Hal ini berarti, pengelolaan sistem informasi adalah suatu kebutuhan nyata
bahkan sekaligus merupakan keharusan berdasarkan pertimbangan secara
multi dimensional. Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab
58E Mulyasa, Menjadi Kepala Sekolah Profesional, dalam Konteks Menyukseskan MBS dan
KBK (Bandung:Remaja Rosdakarya,2005), 98
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 23/41
46
mengelola sistem informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen. Berbagai kasus masih banyak menunjukkan masih
banyak pimpinan yang terpaku dengan urusan-urusan administrasi yang
sebenarnya bisa dilimpahkan kepada tenaga administrasi.
B. Pengembangan Sistem Informasi Akademik
1. Konsep Pengembangan Akademik
Pengembangan adalah proses penyesuaian organisasi terhadap
perubahan yang cepat agar organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab
perubahan-perubahan yang terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang
makin kompleks. Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas
agar mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan tujuan mereka, tidak
terkecuali lembaga pendidikan.
Dalam bahasa Indonesia, pengembangan berarti proses atau cara,59 ada
juga yang mengartikan perbuatan yang dapat mengembangkan sesuatu.60
Namun secara umum diartikan lebih berdaya dari sebelumnya baik dalam hal
wewenang, tanggung jawab maupun kemampuan individual manusia.61
Menurut Alexander Winn yang dikutip oleh Gibson, pengembangan
adalah suatu strategi normatif, suatu proses re-edukasi, yang dimaksudkan
59Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
2001), 41460
Peter Salim dan Yenni Salim, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (Jakarta: Modern
Enflish Press, 2002), 32361
Anggiat M. Sinaga, Sri Hadiati, Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia, 2001), 2
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 24/41
47
untuk mempengaruhi sistem kepercayaan, nilai, dan sikap di dalam organisasi,
sehingga organisasi itu lebih mampu menyesuaikan diri dengan tingkat
perubahan yang cepat dalam teknologi, lingkungan industri dan masyarakat
pada umumnya. Pengembangan organisasi mencakup pula penyusunan
kembali struktur organisasi yang dimulai, ditunjang dan dikukuhkan oleh
perubahan normatif dan prilaku.62
Dari definisi di atas, dapat dimengerti bahwa pengembangan sistem
dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem
yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Beberapa hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan terhadap sistem yang
lama, yaitu: munculnya problem pada sistem yang lama, untuk meraih
kesempatan dan adanya instruksi-instruksi.
Adapun bidang akademik merupakan salah satu bidang kerja utama
(core business) bagi lembaga. Oleh karena itu bidang akademik merupakan
jiwa bagi madrasah yang mesti senantiasa mendapatkan perhatian dari
segenap civitas akademika.
Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia akademik berarti bersifat
akademis, atau kependidikan.63 Bidang akademik yang dimaksud disini adalah
62James L. Gibson, John M. Ivncevich, James H. Donnelly Jr., Organisasi dan Manajemen
(Jakarta: Erlangga, 1982), 54863
Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
2001), 13
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 25/41
48
bidang administrasi yang berhubungan dengan pembelajaran,64 yang antara
lain digolongkan pada tiga bidang manajemen sebagai berikut :
a. Pengelolaan sebelum proses pembelajaran
1) Menyusun program pembelajaran
2) Menyusun rencana pelaksanaan pembelajaran
3) Mengatur pembagian tugas mengajar
4) Menyusun jadwal pelajaran
b. Pengelolaan selama proses pembelajaran
1) Mengatur daftar kemajuan siswa
2) Mengatur kehadiran dan absensi siswa
3) Mengadaan evaluasi siswa
c. Pengelolaan sesudah proses pembelajaran
1) Menyusun laporan hasil pendidikan
2) Menyusun analisis hasil evaluasi
3) Mengadaan remidi siswa
Pengelolaan bidang akademik tersebut menjadi permasalahan yang
sangat kompleks apabila hanya ditangani secara konvensional. Pengelolaan
bidang akademik akan menjadi lebih efektif dan efisien setelah dibantu
dengan penggunaan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan Sistem
Informasi Akademik (SIA) yang merupakan bagian dari Sistem Informasi
Manajemen.
64B. Suryobroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah (Yogyakarta: Rineka Cipta, 2004), 42-45
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 26/41
49
Sistem informasi akademik adalah cara mengelola pekerjaan informasi
akademik dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-
prinsip manajemen. Informasi itu sendiri adalah data yang sudah diolah denga
cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. Dengan perkembagan
teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa ini, maka data
dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen
organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya
masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat mencapai
tujuan secara efisien dan efektif.
Sistem Informasi Akademik adalah sebagai sebuah sistem informasi
yang akan dapat berhasil apabila konsep-konsep Human Computer Interaction
(HCI) dapat diterapkan dalam sistem infomasi dengan menggunakan
pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. Penerapan
Human Computer Interaction (HCI) dikatakan berhasil apabila user dari
Sistem Informasi Akademik (SIA) ini benar-benar dapat berinteraksi dengan
sistem informasi ini, sehingga hal ini akan meningkatkan kinerja dari seluruh
personal yang terlibat dalam kegiatan bidang akademik ini.
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa
yang dimaksud bidang akademik dapat dibagi menjadi tiga, yaitu pengelolaan
bidang sebelum proses pembelajaran, saat proses pembelajaran dan setelah
proses pembelajaran.
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 27/41
50
2. Pengembangan Sistem Informasi Akademik
Tingkat keberhasilan suatu proses pendidikan dalam suatu madrasah
sangat dipengaruhi oleh keberhasilan pimpinannya dalam mengelola sistem
akademik yang tersedia di madrasah tersebut. Supaya lembaga pendidikan
mampu meningkatkan efisiensi dan memberikan pelayanan umum yang lebih
baik penanganan informasi modern tidak dapat dilakukan dengan sekedar
komputerisasi yang berupa perangkat keras komputer, tetapi juga
pengembangan organisasi (organizational development ) secara
berkesinambungan. Pengembangan organisasi itu dimaksudkan agar
organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab perubahan-perubahan yang
terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang makin komplek.
Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas organisasi agar
mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan visi mereka, tidak terkecuali
organisasi-organisasi pendidikan.65
Semua organisasi akan berusaha untuk memaksimalkan antara
teknologi yang tengah berkembang dengan struktur yang diterapkan dalam
rangka meningkatkan efisiensi. Dalam hal ini, ada empat unsur yang
mendorong atau mempengaruhi pengembangan organisasi, yaitu :66
a. Manusia/perilaku;
65Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 100
66Ibid., 111
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 28/41
51
Aktivitas organisasi ditentukan oleh interaksi antar individu atau antar
kelompok, norma-norma informal, persepsi, peran, pemimpin, konflik
dalam kelompok, dan sebagainya. Perilaku organisasi dalam banyak hal
juga ditentukan oleh perilaku kelompok dan perilaku individu.
b. Teknologi;
Teknologi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan oleh orang
terhadap objek dengan atau tanpa alat bantuan perkakas atau alat mekanis,
untuk mengadakan perubahan tertentu dalam objek tersebut. Secara luas
teknologi juga bisa berarti penerapan pengetahuan untuk melaksanakan
pekerjaan.
c. Tugas (task );
Efisiensi organisasi dapat dicapai dengan menyusun tugas dan pekerjaan
secara sistematis. Konsepsi inilah yang mendasari sistem pembagian kerja
fungsional atau spesialisasi menurut jenis pekerjaan.
d. Struktur;
Struktur dipergunakan untuk mengendalikan organisasi dan membedakan
bagian-bagiannya guna mencapai tujuan bersama. Yang dimaksud struktur
adalah penetuan rentang kendali, pelimpahan wewenang, formalisasi, dan
sebagainya, yang membuat aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan apa
yang telah direncanakan.
Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 29/41
52
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Raymond, bahwa setiap lembaga yang ingin
mempertahankan eksistensinya harus berpegang pada keputusan yang diambil
berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang matang, keputusan yang
dianggap layak untuk dilaksanakan adalah keputusan berdasarkan atas model-
model sistem informasi yang akurat. Menurut Raymond, ada empat model
pengembangan sistem informasi akademik, 67 yaitu :
a. Sistem Informasi Pengolahan Transaksi ( Expert System) ;
Expert System (ES) adalah perangkat lunak yang memanfaatkan
penyimpanan data komputer dan pengolahannya untuk menirukan
kemampuan seorang pakar. ES ini mempunyai kesamaan dengan DSS
yaitu sama-sama digunakan dalam masalah yang kurang berstruktur,
kurang terpola, kurang menentu. Tujuan ES adalah untuk mengganti peran
pakar dalam pengambilan keputusan walaupun tidak sepenuhnya. ES
sangat mem antu memberikan saran kepada nonpakar memberikan
alternatif dalam pengambilan keputusan. Sistem ini dapat digunakan
sebagai alat untuk mempelajari sesuatu. Pada umumnya sistem ini
digunakan untuk menjaring kemampuan pakar terutama jika resiko salah
besar dan banyak informasi yang harus dikuasi sebelum mampu
mengambil keputusan.
67Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen (New Jersey: Prentice-Hall, Inc., 1995), 322
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 30/41
53
Adapun komponen atau subsistem dari sistem ES ini adalah :
1) Knowledge Base; (sebagai dasar pengetahuan)
2) Inferens Engine; (untuk pengambilan kesimpulan)
3) Knowledge Acquisition; (penguasaan total) dan
4) Explanation Subsystem; (pemberian keterangan atau penjelasan
kepada yang berkepentingan).68
Dengan menggunakan Expert System yang canggih, maka
pimpinan organisasi dapat memanfaatkan terutama untuk mengambil
keputusan memecahkan masalah yang sulit-sulit.
b. Sistem Informasi Pendukung Manajemen (Work Group Support System) ;
Dalam organisasi yang kompleks, maka keputusan diambil secara
kolektif, mengingat masing-masing unit itu berkepentingan sesuai
bidangnya. Misalnya dalam lembaga pendidikan maka kegiatan di bidang
akademik yang dilakukan oleh Kepala Madrasah dan tenaga-tenaga yang
terkait. Tenaga-tenaga yang terkait, antara lain :
1) Kepala Tata Usaha mengurusi bidang administrasi madrasah;
2) Wakamad Kurikulum mengurusi bidang kurikulum;
3) Wakamad Kesiswaan mengurusi bidang kesiswaan;
4) Wakamad Humas mengurusi bidang hubungan masyarakat;
5) Wakamad Litbang mengurusi bidang penelitian dan pengembangan
madrasah;
68Ibnu Syamsi, Pengambilan Keputusan, 147
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 31/41
54
6) Wakamad Sarana dan Prasarana Madrasah mengurusi bidang sarana
dan prasarana madarah;
Semua tenaga itu perlu mengambil keputusan, perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan yang terpadu. WGSS memang dirancang
untuk mengambil keputusan terpadu, yang bekerja sama secara kelompok
menghadapi situasi yang tidak sepenuhnya menentu (tidak sepenuhnya
terpola/berstruktur). WGSS ini mempunyai model base dan data base,
serta memiliki fasilitas di permukaan (interface) yang saling berkaitan.
Karena masalahnya begitu kompleks dan menyangkut berbagai organisasi
terkait yang harus saling bekerja sama, maka kemampuan on-line di sini
sangat penting.
Adapun langkah yang ditempuh dalam WGSS ini secara berturut-turut
sebagai berikut :
1) Mengadakan pertemuan koordinatif antar unit yang terkait;
2) Menjelaskan tujuan kelompok yang hendak dicapainya;
3) Permasalahan masing-masing yang dihadapinya;
4) Strukturisasi situasi dan kondisi;
5) Memberikan kesempatan masing-masing untuk mengemukakan
pendapat untuk pemecahan masalah (brainstorming);
6) Menyimpulkan beberapa alternatif pemecahan hasil dari
brainstorming;
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 32/41
55
7) Penilaian terhadap masing-masing alternatif, baik mengenai
keunggulannya maupun kelemahannya;
8) Melihat satu alternatif yang dianggap terbaik untuk memcahkan
masalah bersama;
9) Memonitor pelaksanaan dan mengevaluasi hasil monitoring secara
bertahap;
10) Apabila sudah tepat maka dijadikan pola pelaksanaan untuk tindak
lanjutnya. Tetapi kalau ternyata gagal diganti dengan alternatif lainnya
yang terlah tersedia.
c. Sistem Informasi Pendukung Keputusan ( Decision Support System) ;
Untuk dapat mengambil keputusan yang tepat, maka pimpinan
membutuhkan informasi yang akurat, lengkap sesuai dengan kebutuhan,
dapat dipercaya kebenarannya, dan up-to-date. Untuk keperluan tersebut,
maka dibutuhkan model pengolahan data yang sesuai. Ada tiga macam
model pengolahan data berdasarkan DSS, yaitu :
1) Institusional DSS, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan
untuk jangka panjang;
2) DSS Generators, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan
untuk jangka panjang;
3) DSS Tools, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan yang
harus cepat namun penerapannya sangat terbatas. Meskipun demikian
kemungkinan dapat juga menjadi Institusional DSS nantinya.
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 33/41
56
d. Sistem Informasi Pendukung Pimpinan ( Exscutive Support System) ;
Salah satu fungsi yang sangat penting dalam kepemimpinan adalah
pengambilan keputusan, seorang pimpinan sebagian besar waktu,
perhatian, maupun pikirannya dipergunakan untuk mengkaji proses
pengambilan keputusan. Semakin tinggi posisi seseorang dalam
kepemimpinan organisasi maka pengambilan keputusan menjadi tugas
utama yang harus dilaksanakan. Perilaku dan cara pimpinan dalam pola
pengambilan keputusan sangat mempengaruhi perilaku dan sikap dari para
pengikutnya. Hal ini akan menentukan kinerja organisasi untuk mencapai
tujuannya. Pengambilan keputusan mempunyai dua fungsi, yaitu :
1) Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan
terarah, baik secara individual maupun secara kelompok, baik
institusional maupun secara organisasional;
2) Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari
depan, masa yang akan datang, di mana efeknya atau pengaruhnya
berlangsung cukup lama.
Adapun tujuan dari pengambilan keputusan, yaitu :
1) Tujuan yang bersifat tunggal, terjadi apabila keputusan yang
dihasilkan hanya menyangkut satu masalah. Artinya, sekali diputuskan
tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain;
2) Tujuan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan
menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa keputusan yang
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 34/41
57
diambil sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih, yang bersifat
kontradiktif atau yang tidak kontradiktif.
Melihat fungsi dari pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
kepala madrasah sebagai pimpinan akan berpengaruh besar terhadap
kelangsungan organisasi madrasah. Oleh karena itu, hal ini akan memiliki
dampak terhadap perilaku maupun sikap bawahannya, seperti wakil kepala
madrasah, guru, staf tata usaha, maupun siswa. Oleh sebab itu, kepala
madrasah sebagai pimpinan harus mampu memilih alternatif-alternatif
keputusan yang tepat sehingga tujuan organisasi madrasah untuk
meningkatkan kinerja pendidikannya dpat tercapai secara optimal.
Lembaga pendidikan merupakan sebuah organisasi yang berskala
cukup besar, dengan perangkat manajemen yang berlapis yang melibatkan
berbagai unit kerja pendukung kegiatan akademis, seperti ruang kelas, mata
pelajaran, laboratorium, serta unit layanan teknis seperti perpustakaan, lab.
bahasa, lab komputer, dan sebagainya. Selayaknya sebuah organisasi,
lembaga pendidikan memiliki aset informasi yang harus dikelola secara baik
untuk dapat membantu para pengambil kebijakan untuk membuat suatu
analasis, rencana atau menyusun strategi pengembangan operasional unitnya,
seperti dijelaskan oleh Raymond McLeod bahwa seorang manajer atau
pengambil kebijakan memastikan bahwa data mentah yang diperlukan
terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia
kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 35/41
58
informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga
informasi tersebut dapat dimanfaatkan.69
Pengelolaan informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tidak mudah
untuk diimplementasikan, mengingat beragamnya sumber informasi serta
kebijakan internal pada setiap unit kerja. Apalagi jika pengelolaan informasi
(dalam bentuk sistem informasi) diimplementasikan pada lembaga pendidikan
yang memiliki kebijakan desentralisasi, yang berarti banyak proses bisnis
yang dikendalikan oleh unit-unit, secara beragam. Hal ini semakin menambah
kompleksitas rancangan sistem informasi yang akan dikembangkan.
Suatu konsep ideal pengembangan sistem informasi pada sebuah
lembaga pendidikan adalah integrasi antar aplikasi-aplikasi yang ada pada
setiap unit dan bidang kerja, sehingga mempermudah dalam proses pertukaran
data dan menghasilkan informasi yang lebih integritasnya terjamin dan akurat.
Berbagai proses bisnis yang dapat dikembangkan sistem informasinya antara
lain : akademik, keuangan, registrasi, kepegawaian, perpustakaan, alumni,
dsb. Sistem dirancang dengan menggunakan sistem berbasis role, sehingga
setiap pengguna dengan role yang berbeda akan memiliki fungsi/fitur yang
berbeda. Sebagai contoh adalah sistem informasi akademis mengelola
informasi-informasi yang berhubungan dengan proses akademik pada
madrasah, seperti admistrasi siswa, raport, daftar nilai, hingga entry nilai oleh
guru. Seorang pengguna dengan role siswa dapat menggunakan sistem dengan
69Raymond, Sistem Informasi, 24
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 36/41
59
fitur : pengisian data siswa, mencetak transkrip nilai, atau jadwal. Sementara
pengguna dengan role guru dapat melakukan entry nilai, memantau
perkembangan belajar siswa bimbingannya, dsb. Demikian pula seorang
pimpinan madrasah (eksekutif) dapat mengakses fitur yang berhubungan
dengan laporan-laporan dan statistik, serta modul-modul DSS (Decission
Support System). Model seperti ini akan memudahkan seorang pengguna
dalam mengakses informasi-informasi yang dibutuhkannya. Saat ini,
kemudahan penggunaan merupakan salah satu faktor kunci dalam
keberhasilan pengembangan produk-produk aplikasi Teknologi Informasi,
selain tentu saja muatan (content)nya.70
Satu hal yang dapat diimplementasikan dalam sistem informasi
madrasah adalah konsep pengembangan portal. Portal merupakan satu
subsistem, sebagai ‘gerbang’, yang mengumpulkan informasi-informasi dari
berbagai sumber (resource), yang ditampilkan dalam sebuah aplikasi
terpisah.71
Dalam cakupan madrasah, akan muncul berbagai portal, seperti
portal akademik, portal perpustakaan, portal kepegawaian ataupun portal
keuangan. Informasi-informasi pada portal ini akan dapat diakses oleh
berbagai aplikasi dan teknologi, seperti aplikasi berbasis web, serta aplikasi
berbasis teknologi mobile yang berbasis Java. Dengan aplikasi mobile,
seorang pengguna sistem, misalnya siswa, dapat mengakses informasi hasil
70Ibid.
71Ibid., 25
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 37/41
60
studinya melalui perangkat-perangkat mobile, seperti handphone, PDA, atau
notebook. Model portal ini sangat tepat jika diterapkan pada sistem
manajemen yang desentralisasi. Setiap unit, misalnya guru, masing-masing
memiliki sistem informasi akademik yang diintegrasikan oleh sebuah portal
akademik madrasah, dan dapat diakses melalui internet dan perangkat mobile.
Model ini mendukung konsep layanan “anytime...anywhere”, yaitu pengguna
aplikasi dapat mengakses informasi setiap saat dan dimana saja, dan searah
dengan arah pengembangan smart campus atau digital campus, yang telah
dicanangkan oleh berbagai universitas besar di Indonesia, seperti ITB dan
UGM.
Munculnya sistem informasi akademik ini adalah berdasarkan
kebutuhan logis dari perkembangan informasi yang menjadi bagian penting
dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang.
Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi niscaya memerlukan data dan
informasi dan juga akan menghasilkan data dan informasi. Sistem Informasi
Akademik (SIA) merupakan kegiatan pendukung (supporting) dalam
organisasi, karena itu diperlukan oleh semua unit organisasi dan berada pada
semua unit kerja yang ada dalam organisasi. Karena itu Sistem Informasi
Akademik (SIA) harus diterapkan pada semua bidang seperti pendidikan,
ekonomi, manajemen, keuangan, hukum, administrasi, informasika, teknik,
kedokteran, dan sebagainya.
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 38/41
61
Pada organisasi yang kecil ataupun besar, kegiatan tersebut sama saja.
Bedanya hanyalah pada besar kecilnya cakupan kegiatan organisasi masing-
masing. Misalnya perusahaan kecil sepeti warung rokok di pinggir jalan
tentulah berbeda kebutuhan akan data dan informasinya atau data dan
informasi yang dihasilkannya bila dibandingkan dengan organisasi besar
seperti departemen pemerintah, perusahaan grop konglomerat, atau
perusahaan multinasional yang bergerak di beerbagai bidang seperti
perbankan, industri, pertanian, kehutanan, transportasi, konstruksi,
perdagangan, dan sebagainya.
Pekerjaan informasi tersebut dikerjakan menurut asas-asas manajemen
agar tercapai efisien dan efektivitas. Munculnya Sistem Informasi Manajemen
(SIM) ini adalah berdasarkan kebutuhan logis dari perkembangan informasi
yang menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini,
dan masa yang akan datang. Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi
niscaya memerlukan dan menghasilka data dan informasi. Pada organisasi
yang kecil ataupun yang besar, kebutuhan tersebut sama saja. Bedanya
hanyalah pada besar kecilnya kebutuhan akan data dan informasi yang
diperlukan dan uyang dihasilkan.
3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi
akademik
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 39/41
62
Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi dalam pengembangan
sistem informasi akademik :72
a. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sifat manusia yang kebanyakan ”takut” pada perubahan acap kali
menjadi kendala bagi pengembangan organisasi. Untuk situasi yang begitu
pesat, ketakutan pada perubahan di bidang teknologi informasi yang
begitu pesat, ketakutan pada perubahan seperti itu jelas akan
menumpulkan dinamika organisasi yang progresif. Sebaliknya, sikap yang
menyalahartikan keberadaan teknologi informasi juga bisa menghambat.
Di dalam organisasi sering terdapat pemikiran picik dalam mensikapi
teknologi modern, yaitu anggapan bahwa pengadaan perangkat keras akan
memecahkan seluruh masalah. Pengadaan komputer yang berkemampuan
tinggi memang penting, namun yang jauh lebih penting adalah
kemampuan orang-orang yang bekerja di belakang komputer tersebut.
Maka di masa mendatang aspek-aspek manajemen yang terkait dengan
pelatihan dan profesionalisme staff yang menunjang komputerisasi
hendaknya mendapat prioritas yang utama.
Untuk bisa menghasilkan keunggulan dalam suatu organisasi,
demikian pula dengan pusat-pusat informasi harus mengutamakan para
pemakai dan pengguna informasi. Kalau pusat informasi dapat
mengidentifikasikan mayoritas pengguna informasinya, maka pusat
72Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 401
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 40/41
63
informasi itu akan dapat menemukan kebijakan dasar dan utama yang
menjadi prioritasnya.
Sebagai contoh pusat informasi yang menyediakan data informasi
tentang pendidikan melihat bahwa pengguna utamanya adalah mahasiswa
dari disiplin ilmu sosial dan humaniora. Maka kebijakan strategis yang
akan diambil tentunya semua informasi yang berkaitan dengan ilmu sosial
dan humaniora, ia akan memprioritaskan usaha, dana, operasinya pada
kedua bidang itu. Pada tahap yang lebih lanjut bahkan pusat informasi ituakan berani membuat kebijakan pada bidang diluar ilmu sosial dan
humaniora. Andaikan hal itu dilaksanakan dengan konsisten, maka lambat
laun pusat informasi itu akan berkembang ssuai dengan pangsa pasar.
Orientasi pada pemakai informasi hampir sama dengan otientasi pada
hasil. Kalai kita berorientasi pada hasil, maka penyedia dan pusat
informasi itu sudah berjalan pada rel yang tepat. Pusat informasi yang
berorientasi pada hasil dan pemakai informasi akan selalu mengetahui
trend yang diikuti oleh mayoritas pemakainya. Pusat informasi itu akan
selalu berorientasi dengan para pemakai informasi untuk mengetahui
informasi apa yang dibutuhkan oleh para pemakai informasi. Disamping
itu pusat informasi dapat memberikan penjelasan dan keterangan kepada
para pengguna informasi bahwa untuk mendapatkan informasi yang cepat
dan akurat diperlukan teknologi yang canggih, tentu saja teknologi
informasi itu membutuhkan biaya dan dana. Kalau para pemakai informasi
memandang bahwa informasi yang diperlukan menguntungkan, maka ia
tidak akan segan-segan untuk membiatai informasi yang diperolehnya,
8/14/2019 Sim Tesis Bab II
http://slidepdf.com/reader/full/sim-tesis-bab-ii 41/41
64
atau paling tidak membantu memahami bahwa informasi itu mempunyai
nilai ekonomis.
b. Operasional Manajemen
Dari sisi manajemen, kurangnya keterlibatan unsur pimpinan
dalam mengembangkan sistem yang terdistribusi tetapi terpadu masih
merupakan kendala. Para manajer divisi seringkali terjebak dalam
kegiatan-kegiatan rutin sehingga hal-hal yang berkenaan dengan
pengembangan organisasi secara menyeluruh sering terlupakan. Dalam
pada itu kurangnya komunikasi dan keterpaduan diantara unsur-unsur
yang terkait dalam pengembangan teknologi informasi menyebabkan
kurangnya daya tanggap organisasi terhadap kebutuhan-kebutuhan baru
dalam layanan telekomunikasi.
c. Ketersediaan Dana
Sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan saat ini
kebanyakan baru sebatas wacana, diharapkan pada waktu yang tidak
terlalu lama sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan tidak
sebatas wacana tetapi sudah mengarah ke aplikasi yang betul-betul
menunjang kegiatan pendidikan pada umumnya. Untuk menerapkan
sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan yang terpadu dan
memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia pendidikan
yang signifikan, diperlukan keseimbangan ketersediaan dana untuk
meningkatkan sumber daya manusia dan mengoperasional manajemen.
top related