siklus penyusunan standard operating procedure (sop)

Siklus Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)

oleh:

Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.“Sebaik-baik manusia adalah yang paling bermanfaat untuk yang lainnya”

PT Solusi Bina Utama

Jl. Pahlawan Komarudin II No 63 Jakarta Timur 021-4807678

021-83316010 / 085881153889

TAHAPAN/ SIKLUS PENYUSUNAN SOP

Penyusunan SOP meliputi tahapan/ siklus sebagai berikut:

PersiapanPenilaian

KebutuhanPengembangan

SOPPenerapan

SOP

Monev SOP

1) Persiapan Penyusunan SOP

Persiapan

1) Membentuk tim dan kelengkapannya2) Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim3) Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk melakukan penyusunan atau perubahan prosedur-prosedur kegiatan.

Persiapan Penyusunan SOP

Pembentukan tim dan kelengkapannya

Untuk penyusunan SOP bisa dengan melibatkan pihak konsultan yang ditunjuk oleh organisasi.

2) Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian Kebutuhan

1) Menyusun rencana penilaian kebutuhan SOP.2) Melakukan penilaian kebutuhan.3) Membuat daftar SOP yang akan disusun/ dikembangkan.4) Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.

3) Pengembangan SOP

Pengembangan SOP

1) Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatlf2) Analisis dan Pemilihan Alternatlf3) Penulisan SOP 4) Pengujian dan Riview SOP5) Pengesahan SOP

Pengembangan SOP

4) Integrasi Dalam Manajemen

Penerapan Dalam

Manajemen

1) Perencanaan Penerapan2) Pemberitahuan/ Sosialisasi3) Distribusi dan Aksibilitas4) Pelatihan dan Pemahaman

4) Integrasi Dalam ManajemenPoin-Poin Penting:1. Berapa banyak SOP yang akan diterapkan?2. Apa konsekuensi/akibat jika SOP ini tidak dapat diterapkan

secara cepat dan efektif?.3. Siapa yang menjadi target penerapan?4. Informasi-informasi kepada target penerapan SOP?5. Cara yang efektif dilakukan dalam menyebarluaskan informasi

SOP?6. Apakah diperlukan pelatihan untuk memastikan kompetensi

yang diperlukan?7. Sejauhmana dibutuhkan pegawai baru dalam proses

penerapan SOP?8. Bagaimana caranya memantau dan meningkatkan kinerja

organisasi?9. Apakah SOP akan lebih efektif diterapkan bila menggunakan

perubahan secara terbuka dan sekaligus atau menggunakan perubahan secara bertahap dalam satu periode tertentu?

5) Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan Evaluasi

1) Monitoring2) Evaluasi

Kelengkapan Dukumen SOP

DOKUMEN SOP

Kelengkapan dalam dokumen SOP antara lain:• Halaman Judul (Cover)

DOKUMEN SOP• Keputusan Pimpinan Perusahaan/ Organisasi/

Lembaga (Lembar Pengesahan)• Kata Pengantar

DOKUMEN SOP• Daftar isi dokumen SOP dan Daftar Lampiran

DOKUMEN SOP• Penjelasan singkat penggunaan

DOKUMEN SOP• Standard Operating Procedures

Kepala SOP

DOKUMEN SOP• Standard Operating Procedures

Uraian Prosedure

Terima Kasih