prinsip-prinsip manajemen operasi

“Prinsip-Prinsip Manajemen Ruang Operasi”

dr. Endro Basuki, Sp.BS., M.Kes.

MANAJEMEN PELAYANAN

• Untuk menyediakan pelayanan bedah, dibutuhkan struktur organisasi yang cukup, atau bahkan sangat kompleks. Bermacam skill dari berbagai jenis personnel dibutuhkan.

• Manajer Kamar Bedah harus meng-organisasi dan mengarahkan bermacam tipe petugas-petugas yang terampil untuk menghasilkan perawatan pasien yang efisien.

Problem yang fundamental dalam manajerial Kamar Bedah adalah mengenai soal-soal atau tujuan atau harapan, atau keinginan dari orang-orang di dalam Kamar Bedah, yatu: Ahli Bedah, Ahli Bius, Perawat-Perawat, dan lainnya.

Misalnya:Seorang Ahli Bedah ingin dilayani oleh perawat yang sama pada setiap operasi karena sudah terbiasa. Hal ini merupakan problem yang sulit untuk leader perawat, karena leader harus mengatur semua jenis operasi.

Jadi, sebaiknya perawat Kamar Bedah adalah multi-skilled sehingga bisa melayani segala macam operasi. Hal ini sangat membantu bila ada masalah, misal; perawat sakit, cuti, dan sebagainya.

Pada saat-saat terjadi konflik di dalam Kamar Bedah, Manajer

Kamar Bedah harus berpegang pada aturan-aturan Kamar Bedah

dan Rumah Sakit.

Dibutuhkan pertemuan-pertemuan untuk membahas problem-problem demi

mencari solusi; yaitu mengakomodasi keinginan-keinginan pelanggan, internal

(user dan personnel), juga keinginan Manajemen Rumah Sakit.

• Biasanya mengikuti TQM (Total Quality Management)

• Secara umum QUALITY adalah:Memenuhi, atau bahkan melebihi keinginan dan harapan pelanggan

• Jadi FOKUS kepada customer/pelanggan

MANAGEMENT AND LEADERSHIP

Internal: Ahli Bedah, Ahli Bius, Staf Kamar Bedah Eksternal: Pasien

Contoh:Pasien dan dokter-dokter mengharapkan bahwa operasi tidak boleh terlambat dimulai, lebih dari 30 menit.Dibuat keputusan berdasarkan data ini untuk dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi Kamar Bedah untuk mencapai sasaran ini.

Hanya personnel yang benar-benar berusaha agar proses berjalan dengan baik yang dapat benar-benar mengerti mengapa perbaikan diperlukan. 

Manajer Kamar Bedah harus membentuk kelompok kerja untuk prosedur-prosedur penting agar dapat mengetahui permasalahannya secara obyektif, hingga mendapat kesimpulan yang tepat.

Contoh:Kelompok kerja berusaha untuk menemukan penyebab mengapa operasi terlambat. Ternyata kinerja dari petugas transportasi yang menjadi masalah. Hal ini karena tidak adanya perwakilan dari kelompok kerja Transportasi. Maka dibuat dibuat sistem yang tepat.

Deming menciptakan “14 Points for Management”, meskipun teori ini dikembangkan untuk organisasi industri, tapi fokus kepada sistem dan mengikut-sertakan semua orang dalam setiap level, menyebabkan teori ini relevan untuk manajemen Kamar Bedah.

W. Edwards Deming

1. Menciptakan konsistensi niat/tujuan yang berkaitan dengan peningkatan produk dan pelayanan.

2. Mengadopsi filosofi baru.3. Mengurangi ketergantungan terhadap inspeksi untuk memperoleh kualitas.4. Mengakhiri praktik menghargai suatu usaha berdasarkan harga.5. Meningkatkan secara konstan untuk jangka waktu selama-lamanya, dari sistem

produksi dan pelayanan.

6. Membentuk pelatihan-pelatihan dalam pekerjaan.7. Membentuk konsep kepemimpinan.8. Menyingkirkan rasa takut, agar semua orang dapat bekerja secara efektif untuk

perusahaan.

9. Menyingkirkan penghalang-penghalang antar departemen.10. Eliminasi slogan-slogan, nasihat/dorongan, dan target.11. Eliminasi standar kerja (kuota), di dalam ruang-ruang perusahaan.12. Menghilangkan batasan-batasan yang menghalangi seorang pekerja harian dari

hak-nya untuk memperoleh kebanggaan dari pekerjaan-nya.

13. Membentuk suatu konsep yang kuat mengenai pendidikan dan program pengembangan diri.

14. Melibatkan semua orang dalam perusahaan tidak terkecuali, untuk mewujudkan transformasi.

OUTCOME yang dimaksud adalah:Perubahan status kesehatan setelah intervensi medis,

Biaya pelayanan kesehatan,Kepuasan pelanggan terhadap proses pelayanan

kesehatan.

Hal-hal terpenting yang dikhawatirkan pasien yang akan di operasi kadang-kadang membuat penyedia jasa heran, misalnya: mereka lebih takut pada mual dan muntah setelah operasi dibandingkan dengan ancaman kematian.

PENILAIAN OUTCOME DAN KEPUASAN PELANGGAN

Hal-hal terpenting yang dikhawatirkan pasien yang akan di operasi kadang-kadang

membuat penyedia jasa heran, misalnya: mereka lebih takut pada mual dan muntah

setelah operasi dibandingkan dengan ancaman kematian.

Juga keluhan terhadap pelayanan Rumah Sakit, ternyata lebih ke arah kesulitan parkir dan soal makanan, dibandingkan dengan pelayanan medis berkualitas serta pelayanan perawat.

Sebagai konsekuensi; suatu organisasi pelayanan kesehatan akan berusaha sekuat tenaga untuk mengetahui segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan pasien dan peningkatan kinerja pada hal-hal tersebut.

Tetapi, bila sistem pelayanan adalah berdasarkan sistem kapitasi, maka tindakan bedah akan

diusahakan seminimal mungkin, jadi ahli bedah bukanlah pelanggan yang bernilai tinggi untuk

Kamar Bedah.

Ahli Bedah juga pelanggan dari Kamar Bedah. Kebutuhan-kebutuhan dan harapan-harapan mereka harus diidentifikasikan dan usaha-usaha harus dilaksanakan untuk memenuhi, atau bahkan melebihi kebutuhan dan harapan tersebut. Pada sistem dimana makin banyak operasi, maka Rumah Sakit akan makin diuntungkan secara finansial, maka kepuasan ahli bedah merupakan faktor yang sangat penting.

Kedua hal ini dibutuhkan pada suatu organisasi. Hal-hal tersebut terkait

dengan komponen organisasi (seperti Kamar Bedah), dan induk organisasi (seperti Rumah Sakit). Manajemen

dan kepemimpinan, meskipun sangat berbeda, adalah saling melengkapi

dan merupakan skill yang dapat dipelajari.

MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN

Seorang manajer harus meyakinkan bahwa kebijakan dan proses yang tepat digunakan

agar fungsi organisasi dapat berjalan dengan lancar dan mulus. Begitu prosedur

dan kebijakan diumumkan, maka akan diikuti oleh semua komponen yang terkait.

Fungsi lain manajer adalah menyediakan peraturan-peraturan dan feedback kepada

pekerja, agar tujuan organisasi dapat tercapai.

1. Fokus terhadap perintah-perintah.

2. Mengembangkan kebijakan-kebijakan dan

memastikan pemenuhan permintaan.

3. Menyelesaikan segala sesuatu dengan biaya yang

efektif.

4. Menciptakan kompromi-kompromi untuk mencapai

solusi.

5. Menyediakan umpan balik (feedback) bagi para

pekerja.

Tabel 2. Tabel Tugas-Tugas Manajerial

Seorang pemimpin memiliki peran untuk mengembangkan dan membuat komunikasi

rencana strategis. Seorang leader harus mampu memotivasi semua anggota agar mereka “do the

right thing”, dengan cara memberi pengertian mengenai tujuan jangka panjang Rumah Sakit, untuk selanjutnya diaplikasikan ke dalam tugas-

tugas mereka.

• Motivasi yang datang dari seorang pemimpin mencerminkan visi organisasi, dan menanamkan betapa pentingnya setiap individu tidak terkecuali untuk mencapai tujuan organisasi.

• Mengembangkan dan mengkomunikasikan visi adalah sulit dan membutuhkan waktu, serta usaha yang kuat seperti terlihat pada tabel berikut:

1. Fokus terhadap hasil.

2. Berpikir secara strategis.

3. Mengembangkan dan mengkomunikasikan visi

secara kolektif.

4. Menciptakan dan mengembangkan suatu organisasi

yang kuat dan gesit.

5. Menciptakan suatu perasaan bahwa segala sesuatu

adalah mendesak.

6. Menjadi seorang agen perubahan.

Tabel 3. Tabel Tugas-Tugas Kepemimpinan

Pada Umumnya berbasis:

FIRST COME – FIRST SERVED

Tetapi, apabila ada Ahli Bedah atau

kelompok-kelompok kerja yang

mempunyai beban kerja yang besar dan

terencana, maka manajemen akan

membuat sistem seperti berikut:

JADWAL DAN PEMBAGIAN RUANG OPERASI

Tabel 4. Blok Alokasi Waktu Yang Digunakan Dalam Ruang Operasi

R. Operasi Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at

1. Plastik Plastik (Dr. 1) Plastik (Dr. 2) Plastik (Dr. 3) Plastik (Dr. 1)

2. Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1)

3. Bedah Syaraf

(Dr.1)

Bebas Bedah Syaraf

(Dr. 2)

Bedah Syaraf

(Dr. 1)

Bedah Syaraf

(Dr. 3)

4. Urologi Urologi Thoracic (Dr. 1) Urologi Urologi

5. Umum Umum (G2) Ortopedik (Dr. 1) Bebas Thoracic (Dr. 2)

6. Plastik Ortopedik (Dr. 2) Bedah Syaraf

(Dr. 3)

Bedah Syaraf

(Dr. 2)

Bedah Syaraf

(Dr. 1)

7. Peripheral

Vascular

Peripheral

Vascular

Peripheral

Vascular

Peripheral

Vascular

Peripheral

Vascular

8. Ortopedik (Dr. 3) Ortopedik (Dr. 4) Ortopedik (Dr. 5) Ortopedik (Dr. 4) Ortopedik (Dr. 6)

9. Ortopedik (Dr. 7) Ortopedik (Dr. 8) Ortopedik (Dr. 6) Ortopedik (Dr. 3) Ortopedik (Dr. 9)

10. Ortopedik (Dr.1) Ortopedik (Dr.

10)

Ortopedik (Dr.

11)

Ortopedik (Dr.

12)

Ortopedik (Dr.

11)

R. Operasi Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at

11. Ortopedik (Dr.

13)

Ortopedik (Dr.

14)

Ortopedik (Dr.

15)

Ortopedik (Dr. 8) Ortopedik (Dr.

16)

12. Ortopedik (Dr.

14)

Bebas Bebas Umum Ortopedik (Dr.

17)

13. Umum (G2) Umum Bebas Ortopedik (Dr.

18)

Peripheral

Vascular

14. THT (Dr. 1) THT (Dr. 2) THT (Dr. 2) THT (Dr. 3) THT (Dr. 4)

15. Jantung Thoracic (Dr. 3) Jantung Umum (G2) Bebas

16. Jantung Jantung Jantung Jantung Jantung

17. Jantung Jantung Jantung Jantung Jantung

18. Ginekologi (Dr. 1) Gigi Operasi Mulut Urologi Umum

19. Ginekologi (G1) Ginekologi (G2) Ginekologi (G1) Ginekologi (G2) Ginekologi (G3)

20. Ginekologi (G2) Ginekologi (G4) Ginekologi (G3) Ginekologi (G4) Ginekologi (G4)

21. Bebas Pediatrik (Dr. 1) Ophthalmology Ophthalmology Pediatrik (Dr. 2)

Pada kenyataannya, banyak sekali hal-hal yang

berjalan tidak sesuai dengan prosedur tetap

yang sudah ada. Untuk itu, diperlukan leader

dari masing-masing task force yang dituntut

untuk selalu bisa memecahkan masalah di

lapangan. Agar kalau diperlukan, agar segera

dapat dibuat lagi prosedur tetap-prosedur tetap

yang diperlukan dengan masalah-masalah

yang ada.

PRA-OPERASI (PRE-OPERATIVE)

Medical Record:

• Medical History,

• Physical Examination,

• Laboratoriom, ECG, Etc.,

• Radiologist Examination.

EVALUASI

DIAGNOSIS

Data-data tersebut di atas dipastikan

selengkap-lengkapnya!

• Rencana tindakan: Jenis tindakan bedah,

• Dokter yang akan melaksanakan,

• Persiapan medan operasi (dicukur,

dikompres, diberi tanda, dan lain

sebagainya),

• Diberi nama operator,

• Pre-operative visit dari anesthesi.

Pasien bisa berasal dari:

Ruang Rawat,

ICU atau ICCU,

Rumah Sakit lain, dsb.

Persiapan-persiapan operasi, seperti pemasangan alat-alat dan monitor khusus, untuk kasus-kasus khusus dapat dilaksanakan di ruang induksi anesthesi. Hal ini menghemat waktu, karena dapat dilaksanakan sementara Kamar Bedah sedang dibersihkan.

HARI OPERASI (DAY OF SURGERY)

Ke ruang terima pasien

atau langsung ke ruang

induksi

Rumah sakit yang baik memiliki peraturan Kamar Bedah yang khusus mengenai:

Ahli bedah harus sudah berada di Kamar Bedah pada saat pasien ditransfer dari Ruang Rawat ke Kamar Bedah, atau saat pasien sudah berada di

ruang Induksi.

Hal ini untuk menghindari kejadian pasien sudah dibius, tapi Ahli Bedah belum ada.

Ahli Bedah melakukan cek terakhir mengenai:Identifikasi Pasien, Informed Consent, Lokasi Operasi, Hasil Foto dsb., dan Time Out: Bahwa operasi siap dilaksanakan.

Setelah operasi selesai, pasien bisa menuju ke:

• Ruang Rawat,• ICU/ICCU,• Rumah Sakit lain.

Tapi tetap harus melalui ruang PACU (Post-anesthetic Care Unit), atau ke Ruang Pulih.

PASCA-OPERASI (POST-OPERATIVE)

Semua prosedur yang ada dalam setiap langkah kerja harus dibuat prosedur tetapnya. Prosedur Tetap berisikan mengenai hal-hal yang jelas, seperti:

a. Tujuan/ Tindakan Kerja,b. Siapa yang melaksanakannya,

c. Bagaimana pelaksanaannya, langkah-langkah proses,

d. Apa yang diperlukan dalam proses itu, dsb.

Setelah kondisi aman:• Pernafasan,• Tekanan darah,• Follow-up operasi

aman.

Pasien bisa ke Ruang Rawat berikutnya yang sesuai dengan kebutuhan

Demikian sekilas mengenai bagaimana pelaksanaan kegiatan Kamar Bedah.Suatu kinerja yang sangat kompleks sekali, dengan resiko yang cukup tinggi dari setiap tahapannya.

DIPERLUKAN KERJA SAMA DARI BANYAK PIHAK, YANG KESEMUANYA HARUS

MEMPUNYAI KOMITMEN YANG SAMA, YAITU; TQM (TOTAL QUALITY

MANAGEMENT).

PENUTUP

UTAMAKAN KESELAMATAN PASIEN (PATIENT SAFETY)!

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA.