penutup nota dinas

Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016

Tata Naskah Dinas

Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016

Permenristekdikti

No. 51 Tahun 2015

Tata Naskah Dinas di Kemenristekdikti

Permenpan

No. 80 Th 2012

Pedoman Umum

Tata Naskah Dinas

Instansi Pemerintah

Permendikbud No. 6 Tahun 2013

PermenANRI

No. 2 Tahun 2014

Pedoman

Tata Naskah Dinas

TIDAK BERLAKU LAGI Permenristekdikti

No. 20 Tahun 2015

Hirarki Undang-Undang

Tata Naskah Dinas ?

Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi

dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan

Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan

tugas pemerintahan

Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak

dan redaksional, serta penggunaan lambang Universitas, logo, dan cap

dinas.

4

Jenis Naskah Dinas 1. peraturan;

2. keputusan;

3. instruksi;

4. surat edaran;

5. surat dinas;

6. nota dinas;

7. memo;

8. surat undangan;

9. surat tugas;

10. nota kesepahaman;

11. surat perjanjian;

12. surat kuasa;

13. surat perintah;

14. surat keterangan;

15. surat pengumuman;

16. berita acara;

17. surat pengantar;

18. surat pernyataan;

19. laporan;

20. telaahan staf;

21. notula rapat; dan

22. prosedur op. standar.

1. peraturan;

2. keputusan;

3. instruksi;

1. surat dinas; 2. nota dinas; 3. memo; 4. surat undangan; 5. surat tugas; 6. surat keterangan; 7. notula rapat; 8. telaah staf;

p

No. JENIS N.D. Pengertian 1 Peraturan Naskah Dinas yg bersifat mengatur

2 Keputusan Naskah Dinas berupa penetapan yg tidak bersifat mengatur

3 Instruksi Perintah berupa petunjuk or arahan ttg pelaks. kebijakan atau peraturan perundang-undangan

4 Pros.Op.Standar. ND yg memuat serangkaian Petunjuk ttg cara dan urutan kegiatan tertentu.

5 Surat Edaran Pemberitahuan ttg hal tertentu yg penting dan mendesak

6 Surat Tugas ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke seseorang utk melaksanakan kegiatan

7 Nota Dinas ND yg bersifat Internal dr. Atsn ke bwhan/sebaliknya/setara berisi catatan/psn singkat ttg persoalan kedinasan

8 Memo Sama dgn diatas tapi dari Atasan ke bawahan

9 Surat Dinas ND yg berisi hal penting berkenaan dg Adm. Pemerintahan

10 Surat Undangan ND berisi pemberitahuan kpd Pejabat / seseorang utk menghadiri acara di waktu dan tempat ttt

11 Nota Kesephman ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum

12 Surat Perjanjian ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum

13 Surat Kuasa ND berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak/melakukan sesuatu keg. atas nama pemberi kuasa

14 Surat Perintah ND berisi perintah utk melaks. Pekerjaan ttt, dari atasan/pejabat yg berwenang kpd bawahan/pegawai lainnya

15 Surat Keterangan ND berisi inf./keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan

16 Berita Acara ND berisi laporan ttg kejadian/peristiwa mengenai waktu, tempat, ket. & hal lain yg berhubu.dg kejadian tsb

17 Surat Pengantar ND utk mengantar/menyampaikan surat, dokumen, barang dan atau bahan lain yg dikirimkan

18 Surat Pernyataan ND yg menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertgjwban atas pernyataan tsb.

19 Surat Pengumuman ND yg berisi pemberitahuan suatu hal yg ditujukan ke para pegawai atau masy. umum

20 Laporan ND yang memuat pemberitahuan ttg suatu kegiatan.

21 Telaahan staf Uraian dr staf ke atasan memuat analisis singkat & jelas suatu persoalan dg memberikan jalan keluar/pemechn

22 Notula Rapat Uraian hasil pembahasan dan/atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat

“Naskah dinas yang berisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintahan”

1. Surat Dinas

a. Kepala surat

b. Pembuka surat

c. Isi surat, dan

d. Penutup surat

Bagian-bagian surat dinas :

Kepala naskah dinas PTN dicantumkan :

● lambang PTN sesuai Statuta - 080/O/2002,

● nama Kementerian, Times New Roman 14

● nama PTN, Times New Roman 14 – dicetak lebih tebal

● alamat lengkap disertai kode pos, tilp, fax, laman T.R 12

● garis penutup ; - tebal ukuran 2¼ pt ,

- 4,5 cm dari tepi atas kertas

Kepala surat

Contoh : Kepala naskah dinas Universitas

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia

Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420

http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id

Contoh : Kepala naskah dinas Fakultas

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS HUKUM

Jalan MT. Haryono no. 169, Malang, Indonesia

Telp. +62341-553898, 575777, Fax. 566505

http://www.ub.ac.id E-mail : hukum@ub.ac.id

Kepala Naskah Dinas

Pembuka surat terdiri dari :

- nomor surat ;

- lampiran ;

- hal ; ► berisikan inti keseluruhan surat

- tanggal ;

- alamat tujuan ;

Pembuka surat

► nomor urut, kode surat dan tahun

► nomor urut tdk dikombinasikan huruf

► Ditulis dg kata, diawali huruf kapital

► jika tdk ada, tdk perlu ditulis

► ditulis dikanan lurus nomor surat

► tidak disertai tempat pembuatan

► didahului frasa Yth.

► nama tempat tdk didahului kata di

Isi surat terdiri dari :

- pendahuluan ;

- Isi pokok ; ► uraian dari inti surat

- Kalimat penutup ; ► kalimat yg mengakhiri isi surat dinas

Isi Surat

► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas

► ditulis dibawah dan sejajar dg alamat surat

Penutup surat terdiri dari :

a. Nama jabatan ;

b. Nama pejabat ;

c. Singkaktan NIP ;

d. Cap dinas ;

Penutup surat

Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal

kata, dan diakhiri tanda baca koma

Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.

Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan

Garis bawah

Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital

Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak

Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda

tangan pejabat

UNIVERSITAS BRAWIJAYA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia

Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420

http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id

Sehubungan dengan surat saudara nomor : 282-09/UN10.32/LL/2016 perihal pengajuan pembuatan

Keputusan Rektor tentang pendirian Portsmouth-Brawijaya Center for Global Health, Population and

Policy ( PB Centre ), dengan ini kami beritahukan bahwa sesuai Peraturan Rektor tentang OTK UB

sebagaimana terlampir, seharusnya yang mengajukan adalah ketua LPPM.

Namun demikian sambil pengajuan saudara kami proses, dimohon agar diajukan kembali sesuai

ketentuan diatas.

Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Nomor : 2568/

Yth. Kepala

Kantor Urusan Internasional

Universitas Brawijaya

Malang

Lampiran : Satu Lembar

13 September 2016 UN10.B20/ TU/ 2016

H a l : Pemberitahuan

Kepala BUK,

Drs. Syarif Utomo, M.M.

NIP 195812201981031003

Tembusan : Kepala LPPM UB

Lambang Universitas Brawijaya

Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut :

1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau

watak dari Universitas Brawijaya.

2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya

(Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas,

yang bermakna kebijakan dan kejayaan.

3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar.

4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam

bentuk segilima berwarna kuning emas.

5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar,

digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala.

6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk

gada.

7. Berani mengatakan segala sesuatu yang dianggap tidak

benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra.

8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula

tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat

Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau siput.

9. Percaya dan meyakini benar-benar bahwa zat hidup itu

ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu.

10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan penjiwaan

watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang senantiasa

dilandasi moral Pancasila.

Lambang yang selama ini sering digunakan

(lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit kerja)

Selama ini dalam setiap pembuatan kepala naskah

dinas masing-masing fakultas memberikan

tambahan nama Fakultas di dalam lambang

Universitas Brawijaya, padahal sebenarnya hal

tersebut tidak diperkenankan. (Dalam Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2014 tentang Naskah

Dinas, lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit masih

terdapat nama fakultas/unit)

“ND yg bersifat Internal, berisi pesan singkat

ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke

bawahan/sebaliknya atau setingkat”

2. Nota Dinas

a. Kepala

b. Pembuka

c. Isi, dan

d. Penutup

Bagian-bagian nota dinas :

Pembuka nota dinas terdiri dari :

- frasa nota dinas ;

- nomor ;

- tujuan ;

- asal ;

- hal ;

Pembuka nota dinas

► ditulis dibawah kepala nota dinas

► huruf kapital secara simetris

Ditulis dibawah dan sejajar dengan

► frasa nota dinas dengan huruf kapital

diikuti dengan nomor

► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari

► diikuti tanda baca titik dua

► ditulis disebelah kiri dibawah asal

► diikuti tanda baca titik dua

► didahului frasa Yth.

► ditulis disebelah kiri dibawah nomor

Isi nota dinas terdiri dari :

- pendahuluan ;

- Isi pokok ; ► uraian dari inti nota dinas

- Kalimat penutup ; ► kalimat yg mengakhiri isi nota dinas

Isi Nota Dinas

► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas

► ditulis dibawah dan sejajar dgn hal

Penutup nota dinas terdiri dari :

a. Tanggal ;

b. Nama jabatan ;

c. Nama pejabat ;

d. Singkaktan NIP ;

e. Cap dinas ;

Penutup nota dinas

ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi

dan tanpa didahului nama tempat

Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.

Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan

Garis bawah

Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital

Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak

Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda

tangan pejabat

Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal

kata, dan diakhiri tanda baca koma

UNIVERSITAS BRAWIJAYA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia

Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420

http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id

Dengan ini kami mohon diterbitkannya Surat Keputusan Rektor tentang Program Afirmasi Angkatan

Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada semester Genap TA. 2015/2016 (daftar terlampir) dengan

jumlah mahasiswa sebanyak 53 (Lima Puluh Tiga) orang.

Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak disampaikan terima kasih.

Nomor : 2568/

Yth. : Rektor

UN10.A3/ KM/ 2016

Wakil Rektor

Bidang Kemahasiswaan,

Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS.

NIP 195502131984031001

Tembusan : Kabag. Umum

13 September 2016

NOTA DINAS

Dari : Wakil Rektor III H a l : Permohonan Penerbitan SK Program Afirmasi

Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015

pada Semester Genap TA 2015/2016

“ND yg bersifat Internal, berisi catatan singkat

ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke”

3. Memo

a. Kepala

b. Pembuka

c. Isi, dan

d. Penutup

Bagian-bagian Memo :

Pembuka memo terdiri dari :

- frasa memo;

- tujuan ;

- asal ;

Pembuka Memo

► ditulis dibawah kepala memo

► huruf kapital secara simetris

► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari

► diikuti tanda baca titik dua

► didahului frasa Yth.

► ditulis disebelah kiri dibawah memo

Isi memo terdiri dari :

Isi pokok ; ► uraian singkat dari inti memo

Isi Memo

Penutup memo terdiri dari :

a. Tanggal ;

b. Nama jabatan ;

c. Nama pejabat ;

d. Singkaktan NIP ;

e. Cap dinas/jabatan ;

Penutup Memo

ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi

dan tanpa didahului nama tempat

Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.

Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan

Garis bawah

Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital

Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak

Tidak dibubuhi Cap dinas atau Cap jabatan

Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal

kata, dan diakhiri tanda baca koma

“ND yg berisi pemberitahuan kpd Pejabat atau

atau seseorang utk menghadiri acara pada

waktu dan tempat yg telah ditentukan”

4. Undangan

Bentuk surat :

a. Kepala

b. Pembuka

c. Isi, dan

d. Penutup

Bagian-bagian Undangan :

Bentuk kartu :

a. Kepala

b. Isi, dan

c. Penutup

- Kepala ; ► sebagaimana surat dinas

- Pembuka ; ► sebagaimana surat dinas

- Isi ;

- Penutup ; ► sebagaimana surat dinas

Undangan berbentuk surat

► Pendahuluan : sebagaimana surat dinas

► Isi : uraian dari inti undangan dg menyebutkan

hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta

dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan

► Kalimat penutup

- Kepala ;

- Isi ;

- Penutup ; ► permohonan jawaban atau konfirmasi

melalui telepon

Undangan berbentuk kartu

uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari,

► tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat

menyebutkan pakaian yg hrs digunakan

► lambang PTN : secara simetris

► nama jabatan yg mengundang, dicetak lengkap

dibawah lambang secara simetris dan dapat di

tambah frasa beserta suami/istri

“ND yg berisi penugasan dari Pejabat yang

berwenang kpd seseorang utk melaksanakan

suatu kegiatan”

5. Surat Tugas

a. Kepala

b. Pembuka

c. Isi, dan

d. Penutup

Bagian-bagian Surat Tugas :

Pembuka Surat Tugas, baik yang

berbentuk lembaran maupun kolom,

terdiri dari :

- Frasa S. Tugas ;

- nomor surat ;

Pembuka Surat Tugas

► Ditulis dibawah kepala surat dengan

huruf kapital secara simetris

► ditulis dibawah frasa s. tugas secara

simetris diawali dg huruf Kapital

Isi surat tugas bentuk lembaran terdiri

dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri

dibawah nomor

2. Nama ditulis dibawah dan sejajar dg awal frasa

nama jabatan pemberi tugas.

3. Berikut berturut-turut : NIP, pangkat dan golongan,

jabatan ditulis dibawah frasa nama

4. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis

dibawah dan sejajar dg frasa jabatan serta didahului

kata untuk

Isi Surat Tugas

Isi surat tugas bentuk kolom terdiri

dari :

1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri

dibawah nomor

2. Kolom isian S. Tugas berisi ;

- nomor

- nama

- NIP

- Pangkat dan golongan

- jabatan yg diberi tugas

ditulis dibawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan

pemberi tugas.

3. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah kolom

sejajar dg nomor isi kolom serta didahului kata untuk

Isi Surat Tugas

● Penutup surat tugas dibuat dg menggunakan

tata cara sebagaimana penutup surat dinas.

● Apabila ada tembusan, dibuat sama dg tata

cara sebagaimana surat dinas

Penutup Surat Tugas

“Uraian tertulis dari staf kpd atasan yang

memuat analisis singkat dan jelas suatu

persoalan dengan memberikan jalan keluar/

pemecahan yang disarankan”

6. Telaahan staf

a. Kepala

b. Pembuka

c. Isi, dan

d. Penutup

Bagian-bagian telaah staf :

a. Kepala telaahan staf : sebagaimana tata cara kepala S. dinas

b. Pembuka telaahan staf terdiri dari : 1. Kata telaahan staf, dan

2. Judul telaahan

Ditulis dibawah kepala telaahan dg huruf Kapital

c. Isi telaahan staf terdiri dari : 1. persoalan;

2. praanggapan;

3. fakta yang mempengaruhi;

4. analisis;

5. kesimpulan; dan

6. saran.

c. Penutup telaahan staf terdiri dari : 1. tempat pembuatan telaahan;

2. tanggal pembuatan telaahan;

3. nama jabatan pembuat telaahan;

4. tanda tangan;

5. nama pembuat telaahan; dan

6. NIP pembuat telaahan.