pengarsipan

PengarsipanPend. AP Reguler 2010

Nama Kelompok:• Amelia• Nurul Fadillah• Nicki Tri Hadianti• Hendra Purnama• Hasanah Andara

Penggolongan Arsip

ARSIP

ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF

ARSIP INAKTIF

Ruang Lingkup Kegiatan KearsipanPenciptaan

Penyimpanan

Penemuan

Penyelamatan

Penyusutan

Pemusnahan

Penanganan Surat MasukSistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

Contoh Form Buku AgendaAgenda Surat

M/KPengirim

Isi RingkasDiteruskan

Ket

No Tanggal No Tanggal   Kepada   Ke  

Kartu Kendali• Berupa lembar kertas

yang berisi data surat sebagai “pengganti buku agenda” dan buku ekspedisi.

• Untuk mengendalikan surat-surat penting

• Mempermudah penemuan surat dan informasi singkatnya bila diperlukan karena disusun dalam kotak secara sistematis.

KARTU KENDALI

Format Kartu Kendali

INDEKS : CC-01 Tgl : 26 Sept 2006No : M/K

KODE

ISI RINGKAS :LAMPIRAN :

DARI KEPADA

TANGGAL NO. SURAT

PENGOLAH : Widyatmoko PARAF

CATATAN : Diteruskan ke Com Manager tanggal 27 Sept 2006

R / SR / BPenawaran Pemasangan CCTV

PT. GOLD VISION COMMUNICATION MANAGER

24 SEPT 2006 B/GVIS/206/IX/2006

Contoh Agenda Surat Elektronik

Pengurusan Surat Masuk

Proses Penanganan Surat MasukPenyortiran

PencatatanPenggandaan

Pendisposisian

Penyimpanan

III II

I III

II

III II

I

Proses Pengurusan Surat Masuk Penting

Unit Kearsipan Unit PengolahPenerima

SuratPencatat Surat Pengarah

SuratPenata Arsip

Surat Penting

SuratPenting

II

I

II

II

I

T

Unit PengolahUnit Kearsipan

Pencatat Surat

Pengarah Surat

Penata Arsip Ekspedisi

SuratAsli

III

II

II

I

T

III

II

I

II

SuratAsli

DISIMPAN

DITELITI DISIMPAN

Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )

Penerima

Pencatat

Pengarah

PenataArsip

Tata Usaha

Pengolah

Pimpinan

Pengolah

Pelaksana

Pengolah

1 12

Surat

LembarPengantar

LembarDisposisi

21

2

1,2

Simpan

1,2

Pengelolaan Surat Keluar

Bagan Pengurusan Surat Keluar

Pengirim Pencatat

Pengarah

PenataArsip

Tata Usaha

Pengolah

Pimpinan

Pengolah

Pelaksana

Pengolah

Asli &Tembusan

Pertinggal

1 23

Diisi KodeDikirim

Kartu Kendali

Surat

Ket.LembarDisposisi

Hasil PengolahanSuratDisposisi

Pengonsepan SuratKonsep Diteliti

Surat DitandatanganiDiketik

Prosedur Pembuatan Surat Keluar

Pembuatan Konsep

Persetujuan Konsep

Mengagendakan Surat

Pengetikan Konsep

Pemeriksaan Konsep

Penandatangan Surat

Pemberian Cap Dinas Melipat Surat

Penyampulan Surat Pengiriman Surat Penyimpanan

Surat

Bagan Alur Kerja Agenda Surat Keluar

Konsep Surat• Dari segi pembuatannya, konsep

surat dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu:

Sentralisasi Desentralisasi

Pendiktean Sistem Konsep Surat• Pendiktean Langsung• Pendiktean Tidak Langsung

Pengagendaan Surat Keluar• nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya

:001: Nomor urut yang diambil dari buku agendaKP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )VII : Bulan surat dibuat2006 : Tahun Surat dibuat

Pemeriksaan ketikan suratDilakukan oleh:1. Juru ketik2. Konseptor3. Penanggung Jawab Surat4. Agendaris

Cara Melipat Surat

Lipatan Tunggal Lipatan Ganda

Lipatan Baku Lipatan Baku Rendah

Lipatan Akordion Lipatan Akordion Rendah

Lipatan Model Perancis

Lipatan Model Baron

Penyampulan Surat• Pada sampul surat harus dilengkapi :a. Alamat pengirim bila tidak memakai

kop surat.b. Nomor surat diketik di kiri atas di

bawah kop surat.c. Cap dinas diterapkan pada amplop

dibawah nomor.d. Stempel bebas bea atau perangko

secukupnya.

Pengiriman Surat• Pengiriman surat dapat dilakukan

dengan:a. Pengiriman langsungb. Melalui pos

Sistem Penataan Arsip

KEPEGAWAIAN

Kearsipan Sistem Perihal

KEUANGAN

Kenaikan Gaji

Tunjangan

Kredit

LamaranFormasi

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/Subyek Kode

1. Hubungan Masyarakat HM

2. Kepegawaian KP

3. Keuangan KU

4. Perlengkapan LK

Kode

Masalah Utama

Masalah Sub Masalah

KP

KU

Kepegawaian

Keuangan

1.Penerimaan

2.Izin/Cuti

1.Upah dan Gaji

2.Utang

3.Piutang

1.Formasi2.Surat lamaran3.Test4.Pengangkatan

1.Sakit2.Melahirkan3.Keperluan4.Melaksanakan ibadah

1.Upah karyawan tidak tetap2.Gaji3.Lembur

1.Penerimaan utang2.Penagihan utang3.Penundaan utang4.Pembayaran utang

1.Penambahan piutang2.Penagihan piutang3.Penundaan piutang4.Pembayaran piutang

Pembagian Utama Pembagian Pembantu Pembagian Lanjutan

1. Keuangan 1.1. Kenaikan Gaji1.2. Tunjangan1.3. Kredit1.4. Honorarium

1.1.1. Berkala1.1.2. Kenaikan Pangkat

2. Kepegawaian 2.1. Formasi2.2. lamaran2.3. Kenaikan Pangkat2.4. Mutasi2.5. Cuti 2.5.1. Cuti Tahunan

2.5.2. Cuti Besar2.5.3. Cuti Hamil

3. Peralatan 3.1. Alat Tulis3.2. Mesin Kantor

4. Dsb

Daftar Indeks Sistim Perihal