penerapan akuntansi
Post on 27-Dec-2015
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENERAPAN AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN YANG SUDAH LAMA TERBENGKALAI
“Bagaimana cara mulai menerapkan akuntansi untuk perusahaan
yang sudah berjalan 12 tahun namun selama ini terbengkalai? “
seorang pembaca JAK bertanya. Duabelas tahun terbengkalai?
“Wow! Luar biasa,” saya pikir.
Luar biasa parahnya dan luar biasa berat tugasnya. Bayangkan anda
diminta untuk menelusuri transaksi beserta buktinya selama 12 tahun ke
belakang, apa mungkin bisa?
Jawabannya jelas: TAK MUNGKIN.
Kondisi seperti demikian memang terjadi di lingkungan bisnis yang nyata.
Bahkan kejadiannya cukup sering, terutama lumrah terjadi pada
perusahaan-perusahaan yang semula dimiliki oleh perorangan lalu
beubah menjadi persekutuan (CV atau PT). Tentunya dengan masa
terbengkalai yang berbeda-beda; ada yang terbengkalai 2 tahun, 3 tahun,
5 tahun, 7 tahun hingga 12 tahun seperti yang disampaikan oleh
penanya.
Nah, bagaimana jika anda dipercaya—entah sebagai pegawai atau
konsultan—untuk membereskan kondisi CHAOS seperti itu? Apa
yang akan anda lakukan?
Orang accounting, mungkin tak cerdas-cerdas amat. Tapi punya 2 sikap
dasar yang selalu dipegang, yakni (1) positive; dan (2) realistic. Ketika
menghadapi situasi di atas misalnya, betapapun sulitnya, menyerah
bukan pilihan. Namun di sisi lainnya, tetap realistis dalam memandang
setiap tantangan yang dihadapi.
Konkretnya. Di satu sisi anda tahu persis bahwa akuntansi perusahaan
yang terbengkalai tak bisa dibiarkan terus berlangsung, harus ada upaya
untuk menghentikan kondisi itu. Namun di sisi lainnya, anda juga
menyadari bahwa menelusuri data beserta bukti transaksi hingga 12
tahun ke belakang adalah MUSTAHIL.
Lalu, apa yang harus anda lakukan?
Dengan asumsi bahwa anda menguasai teknis akuntansi (hanya kesulitan
karena data terbengkalai bertahun-tahun), maka ada 2 tindakan besar
yang bisa segera dilakukan untuk mengatasi kondisi ini. Dua langkah
besar ini selanjutnya kita sebut “fase,” dan masing-masing fase terdiri
dari beberapa langkah penting yang harus anda eksekusi. Kita mulai
dengan fase pertama…
Fase-1. Menghentikan Kebiasaan Lama dan Mulai Menerapkan AkuntansiLupakan data yang terbengkalai hingga 12 tahun. Lupakan! Jangan
sampai tenaga dan perhatian anda habis terkuras hanya untuk
memikirkan bagaimana caranya menelusuri dan menyusun kembali data
hingga 12 tahun ke belakang. Tanamkan sikap berikut ini ke dalam pikiran
anda:
“Mau terbengkalai 12 tahun keq, 7 tahun keq, 5 tahun keq, BODO
AMAT. Yang penting sekarang aku harus menghentikan situasi ini
sesegera mungkin!”
Ada beberapa langkah penting yang harus anda lakukan untuk
sukses melewati fase pertama ini, sebagai berikut:
A. Menyusun Prosedur Akuntansi dan PajakAlasan pertama mengapa proses akuntansi selama ini terbengkalai
karena ketiadaan prosedur, sehingga pegawai yang ada tak tahu harus
berbuat apa ketika ada transaksi. Oleh sebab itu, maka langkah pertama
yang harus anda lakukan adalah membuat prosedur akuntansi dan pajak.
Idealnya setiap transaksi harus ada prosedurnya. Pada lingkungan usaha
kecil dan menengah, minimal memiliki prosedur berikut ini:
1. Prosedur Kas
2. Prosedur Penjualan
3. Prosedur Piutang
4. Prosedur Pembelian
5. Prosedur Utang
6. Prosedur Persediaan
7. Prosedur Aktiva Tetap
8. Prosedur Penggajian
9. Prosedur Perpajakan
10. Prosedur Pelaporan Keuangan
Dalam tulisan ini saya takkan memberikan panduan teknis cara membuat
prosedur akuntansi (lain kesempatan mungkin saya sajikan satu per satu).
Intinya, dalam setiap prosedur mesti mengandung perintah yang
mengharuskan staff pelaksana untuk melakukan 4 hal:
Otorisasi; Validasi; Pencatatan; dan Pengarsipan
…dengan benar, akurat dan cepat.
Alokasi Waktu: Mereka yang sudah berpengalaman membuat prosedur
bisa menyelesaikan semuanya hanya dalam waktu 1 hingga 2 hari. Jika
anda belum berpengalaman, mungkin butuh waktu 3 hingga 5 hari. Tak
apa-apa. Jalankan saja.
Tips: Jangan bikin prosedur yang rumit-rumit. Yang paling penting
mengandung keempat unsur di atas (otorisasi, validasi, pencatatan dan
pengarsipan). Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan susun dengan
urutan yang jelas (kronologis).
Catatan: Jika bisa menyertakan flowchart, bagus. Sebab ada kalanya
orang lebih mudah membaca perintah berbentuk visual. Namun jika tak
bisa (tak sempat), untuk sementara lupakan ide membuat flowchart. Buat
prosedur tertulis saja.
Pun demikian, sebagus apapun prosedur yang anda buat takkan ada
gunanya bila tak ada yang melaksanakan. Oleh sebab itu langkah penting
berikutnya adalah menentukan siapa yang akan melaksanakan masing-
masing printah yang ada di dalam masing-masing prosedur (baca langkah
berikutnya)
B. Menyiapkan Pegawai (Staffing)Setiap prosedur yang telah disusun pada langkah A di atas mungkin
dilakukan oleh satu orang atau beberapa staf, sesuai bagian dan
fungsinya. Untuk “Prosedur Kas” misalnya, di perusahaan kecil dan
menengah mungkin dirangkap oleh satu orang staf saja (biasanya
cashier), namun di perusahaan yang agak besar dilakukan oleh 2 orang
staf, yakni cashier dan cash accountant.
Formasi staffing yang paling memungkinkan semua prosedur akuntansi
dan pajak bisa dilaksanakan secara efektif, di lingkungan perusahaan kecil
dan menengah, minimal ada:
Cash Accountant Accounts Receivable Accountant Accounts Payable Accountant Fixed Asset Accountant Tax Accountant Chief Accountant
Asumsi: Purchasing, Shipping, Warehousing dilaksanakan oleh
departemen lain di luar akuntansi, entah mereka berdiri sendiri-sendiri
(dan bertanggung jawab langsung ke Financial Controller) atau di bawah
komando sebuah departemen tertentu (Keuangan misalnya.)
Bagaimanapun juga, anda seorang akuntan sehingga perlu bekerjasama
dengan HRD (bila ada) untuk menentukan formasi staffing yang akan
melaksanakan prosedur tersebut secara rutin setiap harinya. Jika tidak
ada HRD anda perlu berbicara dengan Direktur. Sebab pemberlakuan
prosedur sudah pasti akan mengubah fungsi dan tugas staff terkait secara
signifikan, yang artinya mungkin juga akan mengubah nilai gaji mereka.
Tantangan yang lumayan berat pada langkah ini adalah kemungkinan
akan adanya penolakan dari staff yang tugasnya berubah atau
bertambah. Untuk itu anda butuh support penuh dari HRD dan Direktur.
Kemungkinan terburuk yang bisa terjadi, bila ternyata semua staf sudah
dalam kondisi overload pekerjaan. Ada 2 pilihan yang bisa dipilih oleh
perusahaan:
merekrut staf baru, yang artinya menaikkan beban gaji; atau memindahkan staf dari luar bagian ke dalam departemen akuntansi, yang artinya perlu ditraining
terlebih dahulu.Manapun yang dipilih oleh perusahaan, yang paling penting bagi anda
untuk saat ini adalah memastikan semua prosedur harus bisa
dilaksanakan, entah oleh siapapun, sesegra mungkin.
Alokasi Waktu: Anda hanya butuh waktu satu sampai dua hari untuk
membereskan langkah ini.
Tips: Jika HRD atau direktur butuh waktu untuk memutuskan formasi
staffing, anda jangan menunggu. Jangan diam. Sembari menunggu
keputusan mereka, anda bisa lanjutkan ke langkah berikutnya.
C. Setup Peralatan Kerja (Hard and Software)Untuk bisa melaksanakan semua prosedur yang telah dibuat perlu
peralatan kerja, hard dan soft tools. Minimal computer, tentunya di atas
meja kerja yang di susun sedemikian rupa sehingga bisa bekerja dengan
efektif. Di dalam komputernya disertai software-software, entah itu
sebatas Microsoft Excel spreadsheet atau software akuntansi.
Ada beberapa langkah yang bisa anda lakukan di sini, antara lain:
1. Siapkan Piranti Kerja – Untuk melaksanakan prosedur validasi dan
otorisasi transaksi anda butuh beberapa macam stempel (misal: stempel
lunas), kwitansi, blanko-blanko, buku slip (faktur), dlsb. Pertimbangkan
dan diapkan apa-apa saja yang diperlukan.
2. Instalasi Komputer dan Network – Untuk melaksanakan prosedur
pencatatan transaksi, idealnya, masing-masing staf pelaksana dilengkapi
dengan komputer (desktop atau laptop). Akan lebih bagus jika semua
komputer tersambung dengan satu unit komputer server, sehingga semua
staff yang terlibat bisa saling berbagi data atau arsip digital yang
tersimpan di server. Untuk menyiapkan ini anda butuh orang IT, entah
internal atau pekerja paruh waktu eksternal.
3. Instalasi Software – Setelah instalasi komputer dan network, anda
perlu software-software. Jika menggunakan computer berbasis Windows,
Microsoft Excel mungkin sudah ada. Jika proses akuntansi rencananya
akan dilakukan secara manual Excel spreadsheet sudah cukup. Namun
jika ingin terotomatisasi, anda butuh software akuntansi. Berbagai macam
software akuntansi—dengan berbagai fitur—kini telah tersedia di pasaran.
Tinggal pilih mana yang dirasa paling sesuai dengan karakter operasional
perusahaan. Untuk instalasi software akuntansi anda bisa minta asistensi
kepada si penjual software. Jika mereka tidak menyediakan asistensi
instalasi, mungkin anda butuh pekerja lepas yang biasa melakukan setup
software akuntansi.
4. Siapkan Perangkat Arsip – Untuk melaksanakan prosedur
pengarsipan (penyimpanan bukti transaksi) fisik, anda butuh beberapa
perangkat. Antara lain: folder-folder dan almari/cabinet arsip. Untuk teknis
pengarsipan anda bisa baca tips “Cara Mengelola Arsip Akuntansi Agar
Rapid an Efektif” [ini].
Alokasi Waktu: Untuk merampungkan ini mungkin butuh waktu antara 5
hingga 7 hari.
Tips: Lakukan segala sesuatunya dengan cepat. Jika bisa mengejar
kualitas tanpa mengorbankan kecepatan, silahkan lakukan. Atau, fokus
pada kecepatan saja. Yang paling penting dalam hal ini adalah
memastikan semua alat berfungsi dengan baik tanpa hambatan. Nanti,
seiring berjalannya waktu anda bisa melakukan langkah-langkah
penyempurnaan.
Rekomendasi: Gunakanlah software akuntansi (jangan hanya Excel),
mengingat sudah banyak software yang harganya terjangkau dengan fitur
yang cukup lengkap. Lain daripada itu, disamping menyediakan
kemudahan dan kecepatan, penggunaan software juga menghasilkan
data yang lebih konsisten dibandingkan manual. Yang paling penting,
adalah memastikan setup awal chart of accounts dan neraca awal harus
benar terlebih dahulu (baca langkah berikutnya).
D. Setup Chart of Accounts dan Neraca AwalIni langkah yang super penting untuk bisa menghasilkan data dan laporan
keuangan yang akurat. Dengan asumsi bahwa anda menggunakan
software akuntansi, maka berikut adalah langkah-langkah yang perlu
anda lakukan:
1. Setup Chart of Account – Untuk menghasilkan laporan yang benar,
setiap transaksi dicatat ke dalam akun. Tanpa akun, anda tak bisa
melakukan pencatatan. Oleh sebab itu, menyiapkan akun-akun yang
diperlukan adalah langkah yang sangat penting, HARUS dilakukan.
Susunan akun-akun untuk menampung transaksi-transaksi keuangan
perusahaan disebut “CHART OF ACCOUNTS” (COA). Akun apa saja yang
anda butuhkan? Tergantung model laporan keuangan seperti apa yang
anda butuhkan (apakah sangat ringkas dan sederhana ATAU sangat
details dan kompleks?). Lihat contoh format Laporan Laba Rugi, Arus Kas
dan Neraca yang biasa digunakan, di bawah ini.
Ini contoh format Neraca:
Ini adalalah contoh format Laporan Laba/Rugi (jangan lihat angkanya):
Ini contoh format Laporan Arus Kas (jangan lihat angkanya):
Catatan: Mungkin anda perlu menambah atau mengurangi akun sesuai
dengan kebutuhan. Untuk contoh format Neraca yang lebih detail dan
kompleks silahkan lihat di [sini]. Namun sebagai permulaan saya
sarankan agar menggunakan yang ringkas dan sederhana saja, nanti bisa
dikembangkan di masa-masa berikutnya.
2. Setup Neraca Awal – Ini setup lainnya yang sangat menentukan
apakah upaya anda mulai menerapkan akuntansi akan berhasil atau
tidak, dan berpengaruh terhadap laporan yang akan dihasilkan kelak.
Kesalahan setup Neraca Awal akan terus tergulung dan terbawa ke tahun-
tahun buku berikutnya. Di antara semua langkah yang ada, di sinilah skill
teknik akuntansi anda sangat dibutuhkan. Bagaimana caranya menyusun
Neraca Awal? Ikuti langkah-langkah berikut ini:
Langkah-1. Buat Format Neraca – Jika anda menggunakan EXCEL
SPREADSHEET manual, buat FORMAT NERACA kosongan terlebih dahulu
(gunakan contoh format Neraca pada point-2 di atas). Jika menggunakan
SOFTWARE AKUNTANSI, format Neraca (termasuk Laba/Rugi dan Laporan
Arus Kas) biasanya sudah siap (built-in). Anda tinggal menjurnal saldo
awal untuk setiap akun yang ada di Neraca.
Langkah-2. Cari Saldo Akun – Perhatikan contoh format Neraca di atas.
Cari saldo per HARI INI untuk masing-masing akun yang ada di Neraca.
Misalnya: Untuk saldo akun “Kas” anda hitung nilai kas kecil per hari ini,
dan minta printout rekening Koran untuk saldo Kas Bank per hari ini.
Untuk saldo akun “Utang” anda lihat saldonya di “Buku Utang” atau
catatan “Utang” (jika punya). Untuk akun “Persediaan” anda hitung nilai
persediaan—baik yang ada di gudang, di toko/display, di ruang produksi
(jika pabrik), dlsb—per hari ini. Jika punya kartu stock lihat di kartu stock,
jika tidak berarti anda harus hitung fisik (stock opname). Begitu terus
sampai semua nilai saldo akun yang ada di Neraca diketahui. Ingat, “per
HARI INI”, artinya per tanggal Neraca dibuat. Jika ada yang saldonya tak
dapat diketahui, untuk sementara masukkan angka NOL.
Catatan (PENTING):
Khusus ASET TETAP, anda harus membuat DAFTAR ASET yang disertai
PERHITUNGAN PENYUSUTAN. Jika kesulitan menghitung penyusutan
karena tak tahu harga perolehan (harga belinya), anda gunakan harga
pasar (misal: mobil Toyota Avanza ex tahun 2007, saat itu harga pasarnya
berapa). Jika kesulitan menghitung penyusutan karena tak tahun tanggal
perolehan (tanggal pembeliannya), anda tanya pemilik perusahaan. Jika
mereka juga tak tahu, minta mereka mengira-ngira (tapi jangan anda
yang ngarang sendiri!). Yang anda akui sebagai SALDO ASET TETAP
adalah NILAI BUKU-nya (= Nilai Perolehan – Akumulasi Penyusutan).
Langkah-3. Masukkan Saldo Akun Ke Neraca – Jika menggunakan
Excel Spreadsheet, anda masukkan saldo masing-masing akun (yang
diperoleh pada langkah ke-2 di atas) ke masing-masing akun yang ada di
Neraca SECARA MANUAL (tinggal input saja). Jika menggunakan software
akuntansi, anda harus masukkan saldo dengan cara memasukkan jurnal.
Bagaimana jurnalnya? UNTUK SEMENTARA, semua akun kelompok “ASET”
(di sisi Debit) dilawankan dengan akun “MODAL” (di sisi kredit). Namun
hati-hati, jangan sampai nilai Modal lebih besar dari nilai yang tercantum
di AKTE PENDIRIAN PERUSAHAAN. Begitu nilai modal sama dengan yang
tercantum di akte pendirian perusahaan, anda berhenti! Jika masih ada
saldo akun kelompok aset yang belum dimasukkan, maka lawankan
dengan akun “UTANG” pada kelompok LIABILITAS (di sisi kerdit). Hati-hati
lagi, begitu total angka yang dimasukkan sama dengan nilai utang, anda
berhenti! Jika masih ada aset yang belum masuk, maka lawankan dengan
akun “LABA DITAHAN” pada kelompok “Ekuitas” (di sisi kredit).
Lakukan terus hingga Neraca dalam posisi balance. Dalam artian, total
nilai Aset sama dengan total nilai Utang+ Modal + Ekuitas, sehingga
persamaan akuntansi “ASET=LIABILITAS+EKUITAS” atau
“ASET=LIABILITAS+ MODAL+LABA DITAHAN” terpenuhi.
Alokasi Waktu: Point D ini mungkin memakan waktu hingga 1 minggu,
bahkan mungkin hingga 2 minggu, jika mengalami berbagai kesulitan.
Catatan (PENTING):
“Mengapa semua aset dilawankan dengan Modal terlebih dahulu
lalu disusul dengan Utang dan Laba Ditahan?” Mungkin ada yang
bertanya demikian.
Jawabannya: Sebab,LOGIKANYA, untuk membeli aset perusahaan
menggunakan dana yang sumbernya berasal dari modalnya terlebih
dahulu. Jika belum cukup, baru pakai pinajaman alias Utang. Jika aset
masih lebih tinggi nilainya setelah dilawankan dengan modal dan utang,
berarti perusahaan sempat memperoleh laba yang diakumulasikan pada
akun Laba Ditahan.
“APAKAH CARA INI DIBENARKAN?” Mungkin ada yang berpikir
demikian.
Sadari bahwa, NERACA awal yang anda hasilkan hanya mewakili nilai-nilai
saldo akun, dan besar kemungkinannya TIDAK mencerminkan sumber
pendanaan yang digunakan secara akurat. Namun hal ini TERPAKSA—
sekalilagi TERPAKSA—anda lakukan. Sebab anda tidak punya data
transaksi hingga 12 tahun atau 7 atau 5 tahun ke belakang, sementara di
sisi lainnya anda harus punya Neraca Awal untuk mulai menerapkan
akuntansi. Sekalilagi ini terpaksa anda lakukan. Sebab, TANPA
MELAKUKAN INI, SAMPAI KAPANPUN ANDA TAKKAN BISA MULAI
MENERAPKAN AKUNTANSI.
Prinsip yang berlaku di sini adalah: Lakukan apa yang bisa
dilakukan sekarang. Yang penting anda lakukan. Jangan hanya
dipikirkan.
Tanpa bermaksud mendahului ketentuan Tuhan, saya hanya ingin
mengingatkan bahwa, jika anda memilih menelusuri data dan mencari
bukti-bukti transaksi terlebih dahulu, baru kemudian mengubah kebiasaan
lama yang buruk, anda tak sekedar berspekulasi, melainkan SEDANG
MENGAMBIL PEKERJAAN MERUGI; menelusuri ke belakang belum tentu
berhasil, sementara sudah pasti akan membiarkan transaksi yang sedang
berjalan saat ini juga akan terbengkalai.
Menurut saya, lakukan cara di atas. Yang paling penting di sini: pastikan
nilai saldo yang anda masukkan ke neraca awal benar-benar
mencerminkan nilai sesungguhnya per hari ini (per tanggal Neraca
dibuat).
SUB-SUMMARY:Setelah melakukan semua langkah di atas, maka anda sudah punya:
Prosedur (point A) Staff untuk menjalankan prosedur (point B) Peralatan Kerja lengkap dengan Sofware (Point C) Chart Account dan Neraca Awal (Point D)
Sampai pada titik ini, upaya anda sudah mengalami kemajuan yang
signifikan. Setidaknya, you have the system on place! Dengan kata
lain, anda sudah siap untuk memulai babak baru, yakni menerapkan
akuntansi dengan sebaik-baiknya! Selanjutnya tinggal mulai menjalankan
prosedur akuntansi secara rutin setiap harinya (baca langkah berikutnya).
E. Menerapkan Prosedur (Test and Run)Oke. Neraca awal sudah ada di system (computer). Di langkah ini anda
tinggal mulai menjalankan prosedur yang telah anda buat di langkah
pertama (point A). Intinya: Semua transaksi harus:
diverifikasi; diotorisasi; dianalisa; dicatat; dan diarsipkan (bukti transaksinya)…
… sesuai dengan prosedur masing-masing jenis transaksi.
Tips: Sebelum mulai dijalankan, ada baiknya staf yang ada detraining
terlebih dahulu. Semacam SIMULASI SEDERHANA. Saat training, anda
harus benar-benar awasi. Dan jangan ada kompromi, prosedur harus
betul-betul 100 persen dijalankan. Jika ada hambatan, segera atasi,
jangan ditunda. Ini juga artinya, diawal-awal mungkin anda perlu kasi
contoh, staf hanya menyaksikan. Pada transaksi-transaksi berikutnya,
suruh staf jalankan sendiri, tapi anda harus ada di sebelah mereka. Kalau
perlu PEGANG TANGAN MEREKA saat pertamakali mencoba.
Aktivitas pengawasan JARAK DEKAT ini terus anda lakukan. Tergantung
anda dan team. Jika cepat belajar, mungkin prosedur (verifikasi, otorisasi,
pencatatan dan pengarsipan) sudah berjalan sepenuhnya dalam waktu 3
bulan. Jika banyak kesulitan, mungkin butuh waktu antara 6 bulan hingga
1 tahun.
Setelah berjalan sekitar 1 bulan, anda sudah harus mulai melakukan
evaluasi, terutama prosedur-prosedur yang ada (lihat langkah
berikutnya).
F. Mengevaluasi Prosedur (Review and Improve)Satu bulan pertama berjalan, mestinya anda sudah bisa melihat beberapa
hal penting, misalnya:
Apakah semua prosedur sudah berjalan atau ada yang sering lupa dijalankan? Apakah ada prosedur yang perlu disempurnakan? Apakah ada proses yang bisa dipercepat tanpa mengorbankan akurasi? Apakah perlu tambah atau ganti peralatan kerja? Apakah ada fitur software yang harus ditambahkan? Siapa diantara anggota team anda yang butuh training tambahan atau training khusus untuk
jenis transaksi tertentu? Siapa diantara anggota team anda yang lambat bekerja, siapa yang pelupa, siapa yang ceroboh,
siapa yang malas belajar, siapa yang tak serius menjalankan prosedur? Diantara mereka yang di atas, apakah bisa anda perbaiki atau terpakasa harus anda ganti?
(Utamakan perbaiki, sebab pada dasarnya semua orang bisa jika diajari dengan benar. Namun jika sangat terpaksa, sebagai leader anda harus bisa bersikap tegas, terutama terhadap mereka yang cenderung ignorant).
Fase-2. Melakukan Penelusuran Ke BelakangJika anda sungguh-sungguh berupaya keras (dan disiplin) dalam
menjalankan semua langkah di sebelumnya, saya yakin anda akan
berhasil melewati fase pertama, yakni mengubah kebiasaan lama yang
melalaikan akuntansi menjadi taat proses akuntansi. Jika mampu
membuat semua system berjalan stabil dalam waktu 6 bulan, ANDA
HEBAT! Ini saja berhasil anda jalankan, sesungguhnya anda TELAH
MENGURANGI BEBAN PERUSAHAAN setidaknya 50 persen. Sekaligus
mengurangi beban psikologis anda setidaknya 70 persen!
Namun, pekerjaan anda belum selesai. Ingat, masih ada 12 atau 7 atau 5
tahun transaksi ke belakang.
Bagaimana caranya melakukan penelusuran ke belakang?
Lakukan penelusuran ke belakang per-BULAN-an.
Misalnya: Bulan ini April. Maka mulai dengan menelusuri transaksi untuk
bulan Maret 2014. Selesai Maret, mundur lagi ke Februari, lalu Januari
2014. Usai itu anda mundur terus, setidaknya hingga 3-5 tahu ke
belakang. Jika bisa hingga 7 tahun ke belakang, hebat. Lewat 7 tahun,
saran saya: ABAIKAN! Sudah tak ada perlunya. Sudah tak relevan.
Kapan pekerjaan menelusuri dilakukan?
Minta staf lembur setiap hari minimal 2 hingga 3 jam (anda sendiri
mungkin lembur 5 jam). Untuk mempercepat, ambil juga overtime setiap
akhir pekan, minimal 2 kali sebulan (kasih staf libur setidaknya 2 kali
sebulan.)
Menurut pengalaman saya, itulah satu-satunya cara yang bisa dilakukan
untuk mulai menerapkan akuntansi dengan baik, sekaligus membereskan
kekacauan hingga beberapa tahun ke belakang.
Yang perlu disadari, ini pelajaran pahit. Pengusaha (manajemen
perusahaan) mestinya telah mendapat pesan yang sangat jelas dari
upaya keras yang anda tunjukkan selama membenahi system. Anda dan
team juga bisa mengambil pelajaran dari sini, bahwa mengabaikan dan
melalaikan administrasi itu COSTLY!
Berat? Sulit?
Sudah pasti. Namun, kesulitan yang dihadapi adalah vitamin yang
menguatkan, mencerdaskan, menyehatkan, dan pastinya
mendewasakan. Siapapun yang berani (dan ikhlas) menghadapi
kesulitan, akan tumbuh dengan lebih cepat—naik kualitas dari
‘mediocre’ menjadi ‘exceptional’. Mudah-mudahan. Selamat
mencoba!
top related