negative messages komunikasi bisnis

NEGATIVE MESSAGESRatna Gardina 201350612Tamia Shahab 201350619Varina Cassava201360111

Strategi Berita BurukYang diperlukan dalam mengembangkan strategi atau pola tidak langsung:•Mempelajari prosedur dalam memecahkan

masalah bisnisnya•Mempelajari model pesan yang

menggunakan pola tidak langsung untuk menolak permintaan, menolak klaim, maupun dalam mengumumkan berita buruk kepada pelanggan dan karyawan

•Mengidentifikasi apakah pola langsung mungkin lebih baik dalam mengumumkan berita buruk

Memecahkan Masalah Bisnis

Contoh masalah yang sering terjadi dalam kehidupan berbisnis:•Barang tidak terkirim•Produk gagal atau tidak berfungsi seperti

yang seharusnya•Pelayanan yang lemah•Tagihan yang kacau-balau•Pelanggan yang salah paham

Tips Dalam Rangka Menyelesaikan dan Menindaklanjuti Masalah• Menghubungi atau menemui individu yang

terlibat• Mendeskripsikan masalah dan meminta maaf• Menjelaskan mengapa masalah tersebut

dapat terjadi• Menjelaskan bagaimana Anda

menyelesaikannya• Menjelaskan usaha-usaha pencegahan apa

yang akan Anda lakukan agar masalah tersebut tidak terjadi lagi

• Menindaklanjutinya dengan memberikan surat yang berisikan pesan pribadi

• Mengharapkan hubungan baik di kemudian hari

Contoh Surat Penindaklanjutan Berita Buruk

Menggunakan Pola Tidak Langsung untuk Mempersiapkan Pembaca

Pola tidak langsung tersusun dengan 4 bagian utama:•Buffer (Penyangga)•Reasons (Alasan-alasan)•Bad news (Berita buruk)•Closing (Penutup)

Penyangga PembukaanBeberapa saran yang memungkinkan untuk dijadikan pembukaan pada pesan:•Berita baik•Pujian•Penghargaan•Perjanjian/persetujuan•Fakta•Pengertian•Permintaan maaf

Menyajikan Alasan

Teknik efektif untuk menyajikan alasan:•Berhati-hati dalam menjelaskannya•Mengutip keuntungan yang akan didapat

oleh penerima•Menjelaskan kebijaksanaan perusahaan•Memilih kata yang positif•Ungkapkan masalah secara serius dan

adil bagi pembaca

Melindungi Berita Buruk

• Memposisikan berita buruk • Menggunakan kalimat

pasif • Menonjolkan positif • Menyiratkan penolakan • Menyarankan

Penutup yang menyenangkan

• Melihat ke depan • Alternatif • Harapan baik • Gratis• Dijual kembali atau penjualan

promosi

Contoh surat 1Perihal: Permintaan donasiDengan hormat,Dengan menyesal kami menginformasikan bahwa kami tidak dapat mengabulkan permohonan Anda mengenai donasi untuk beasiswa yang Anda kelola.Begitu banyaknya permintaan untuk berkontribusi membuat kami memutuskan untuk menyusun anggaran secara ketat setiap tahunnya. Anggaran kami tahun ini sudah terpakai, oleh karena itu kami tidak dapat memenuhi permohohan donasi lagi saat ini. Meskipun demikian, kami akan mempertimbangkan permohonan Anda pada tahun depan.Kami mohon maaf sebesar-besarnya karena ketidakmampuan kami untuk membantu Anda saat ini. Kami harap Anda memaklumi kondisi kami saat ini. Demikian tanggapan dari kami, atas perhatiannya kami ucapkan banyak-banyak terima kasih.

Contoh surat 2Perihal: Permohonan Donasi BeasiswaDengan Hormat,Upaya Anda dalam mengelola beasiswa untuk anak-anak yang membutuhkan sangat kami apresiasi. Kami berharap sukses selalu menyertai setiap langkah Anda dalam kegiatan mulia ini.

Kami selalu aktif membantu sebaik mungkin selama kami bisa. Oleh sebab itulah, setiap awal tahun kami menyusun anggaran semaksimal mungkin agar dapat memenuhi kontribusi setiap kegiatan yang bernilai positif. Distribusi dana dilakukan untuk mereka yang layak mendapatkan bantuan sebagaimana mestinya. Namun, berhubung alokasi anggaran tahun ini sudah penuh, maka kami menempatkan permohonan Anda pada daftar tahun depan.

Semoga Anda mendapatkan yang terbaik dalam usaha Anda membantu pendidikan anak-anak yang membutuhkan. Atas perhatian dan partisipasinya, kami sampaikan terima kasih.

Menulis rencana untuk menolak permintaan atau tuntutan

Penyangga Alasan Kabar

buruk Penutup

Penolakan klaim