modul pengantar administrasi perkantoran.… · modul pengantar administrasi perkantoran penyusunan...
Post on 01-Nov-2020
47 Views
Preview:
TRANSCRIPT
0
Modul Pengantar
Administrasi Perkantoran Penyusunan Standard Operational Procedures
XI Nama : ...................................................
Kelas : ...................................................
No. Absen : ...................................................
Penulis : Dwi Rahmana Putri
i
MODUL
Pengantar Administrasi
Perkantoran
Penyusunan SOP
Untuk SMK Kelas XI Semester Genap
Penyusun : Dwi Rahmana Putri
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya, sehingga dapat meyelesaikan penyusunan modul ini. Modul ini
disusun guna memenuhi tugas matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi
Perkantoran.
Mengacu pada kurikulum 2013 modul ini berisi materi pembelajaran pembekalan
peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang
dikuasai secara konkrit dan abstrak, serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah
alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.
Melalui modul ini, saya berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi
dan penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau
kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung
kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.
Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku dosen
pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah
membimbing sehingga dapat menyelesaikan modul ini, dan juga kepada semua pihak yang
membantu dalam menyelesaikan modul ini.
Saya sadar bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu
kritik dan saran sangat saya harapkan untuk menyempurnakan modul ini. Semoga modul ini
banyak memberikan manfaat bagi semua pihak.
Malang, 15 November 2018
Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................ ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... iii
PETUNJUK BELAJAR .......................................................................................................................... 1
Untuk Peserta Didik ............................................................................................................................ 1
Untuk Pendidik ................................................................................................................................... 2
KOMPETENSI INTI .............................................................................................................................. 3
KOMPETENSI DASAR ......................................................................................................................... 4
INDIKATOR .......................................................................................................................................... 4
MATERI PEMBELAJARAN ................................................................................................................. 5
INFORMASI PENDUKUNG ................................................................................................................. 6
PAPARAN ISI MATERI ........................................................................................................................ 7
JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN .................................................. 7
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP ....................................................................................... 13
TEKNIK PENYUSUNAN SOP ....................................................................................................... 14
LATIHAN ............................................................................................................................................. 16
SOAL ................................................................................................................................................ 16
KUNCI JAWABAN ........................................................................................................................ 19
TUGAS ................................................................................................................................................. 22
PENILAIAN ......................................................................................................................................... 23
PENILAIAN PENGETAHUAN ...................................................................................................... 23
PENILAIAN KETERAMPILAN ..................................................................................................... 26
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................... 33
1
PETUNJUK BELAJAR
Untuk Peserta Didik
1) Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan
dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya
pada pendidik. Kalu perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber
yang lain.
5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan
anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda
kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam
setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar
berikutnya.
2
Untuk Pendidik
a) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian
bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan/jawaban yang diperlukan.
b) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama
bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi
kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah
mereka pelajari.
h) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan :
Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan
kondisi setempat.
3
KOMPETENSI INTI
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik
sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara mandiri dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
4
KOMPETENSI DASAR
3.1. Menjelaskan Pengertian dan Simbol-Simbol Standard Operational Procedures (SOP)
4.1. Menyusun Standard Operational Procedures (SOP)
INDIKATOR
KD 3.1.
3.1.1. Mengidentifikasi Jenis-Jenis SOP
3.1.2. Menjelaskan Prinsip-Prinsip SOP
3.1.3. Menguraikan Teknik Penyusunan SOP
KD 4.1.
4.1.1. Mempraktekkan Penyusunan Standard Operational Procedures (SOP)
5
Jenis-jenis SOP dalam Administrasi
Perkantoran
Prinsip Penyusunan SOP
Teknik Penyusunan SOP
MATERI PEMBELAJARAN
6
INFORMASI PENDUKUNG
Siswa diwajibkan membawa laptop atau pembelajaran dilaksanakan di ruang kelas.
Guna memperdalam pengetahuan tentang Penyusunan SOP dalam Administrasi
Perkantoran. Membawa laptop sangat dianjurkan untuk memperluas pengetahuan
melalui internet dan media lainnya, karena dikelas sudah tersedia wifi dan tidak terpacu
dengan guru.
Setelah mempelajari dan mempraktekkan penyusunan SOP dalam modul ini peserta
didik diharapkan dapat:
a) Mengidentifikasi jenis-jenis SOP dalam Administrasi Perkantoran
b) Menjelaskan prinsip-prinsip penyusunan SOP
c) Mempraktekkan teknik penyusunan SOP
7
JENIS-JENIS SOP
Berdasarkan Kegiatan
Berdasarkan besar
kegiatan
Berdasarkan Kelengkapan
Kegiatan
Berdasarkan jenis
kegiatan
PAPARAN ISI MATERI
JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasarkan kegiatan, besar
kegiatan, kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.
A) Berdasarkan Kegiatan
1. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang
bersifat administratif. Mutu pekerjaan yang sifatnya umum (tidak detail), melibatkan
banyak orang, atau dilaksanakan lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam
Berdasarkan Kegiatan
Administratif Teknis
8
perusahaan. Contohnya adalah SOP penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan
Komputer Kantor, dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti
pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang
berisi kegiatan secara timbal. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan
merupakan bagian dari administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan
aktivitas secara lebih rinci.
Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana
proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan
informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur
penyesuaian suatu perusahaan atau faktor tertentu.
Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut :
A) Halaman judul
B) Daftar isi
C) Prosedur
D) Pemeriksaan atau Pengontrolan
E) Referensi
Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai
berikut:
a. Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.
b. Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.
c. Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dan keseluruhan prosedur.
d. Definis atau daftar istilah, berisi kata khusus yang digunakan, singkatan atau
akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.
e. Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab
dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu, siapa yang bertanggung jawab untuk
memberi pelatihan, dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.
f. Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait
dengan prosedur yang dibutuhkan.
g. Kriteria atau daftar aktivitas.
h. Manajemen penyimpanan atau perekaman data.
Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal
berikut:
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.
9
Halaman judul
Daftar isi
Prosedur Pengontrolan
Referensi
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.
d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.
e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar
tetap mudah dibaca dan diakses.
2. SOP Teknis
SOP Teknis adalah prosedur operasi standar yang dicatat dan diuraikan secara
detail, rinci, dan teliti yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh orang atau
satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak ada
kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi instruksi dan
ditetapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi, laboratorium,
kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP pengagendaan
surat, SOP berisi disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.
Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai
berikut:
a. Umumnya berisi instruksi.
b. Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis, pemprosesan
data, evaluasi data, verifikasi data, risiko tak terduga, dan audit perlengkapan
operasional.
c. Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan dan
rekaman.
d. Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat
dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.
Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik:
10
Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut:
a. Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat
prosedur.
b. Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.
c. Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang
digunakan.
d. Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:
Jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau meninggal
dunia, harus diidentifikasi, dan
Penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.
e. Peringatan
Menggambarkan kegiatan yang didalamnya mungkin terjadi salah satu percobaan,
ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.
f. Gangguan
Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang
mungkin terganggu.
g. Tanggung jawab individu
Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.
h. Peralatan dan persediaan
Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.
i. Metode
Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus
diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan,
permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.
j. Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang sudah
diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan, menetapkan
laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam cadangan informasi.
Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut:
a. Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian,
penghitungan ulang dan identifikasi ulang.
b. Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.
c. Gambaran keterbatasan data dan tindakan.
d. Gambaran hasil pengawasan
11
MAKRO
MIKRO
FINAL PARSIAL
Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut:
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.
d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.
e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.
B) Berdasarkan Besar Kegiatan
1) SOP Makro
Yaitu integrasi dan beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk
serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh
pelaksana. Contoh: SOP pengolahan surat.
2) SOP Mikro
Yaitu SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar
(makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP. Contoh: SOP pengiriman surat.
C) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan
12
Generik
Spesifik
a. SOP Final
Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan
produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja. Contoh:
SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan
Bahan Penyusunan Pedoman.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP final dari SOP
Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan
produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhir. Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial)
dari SOP Penyusunan Pedoman.
SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian
(parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
D) Berdasarkan Jenis Kegiatan
1) SOP Generik
Adalah SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah-langkah sehingga
SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan.
2) SOP Spesifik
Adalah SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan kelak dapat
diterapkan di unit kerja lain. Contoh: SOP pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium X di Perusahaan Y berlaku pada Laboratorium X di Perusahaan Y dan
tidak berlaku pada laboratorium lainnya.
13
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Untuk SOP oleh perusahaan, semua prosedur itu dijadikan standar harus memenuhi
beberapa prinsip yang akan ditetapkan, yaitu sebagai berikut:
a) Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam
mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.
b) Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan
kebutuhan pengguna.
c) Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas,
sederhana, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
d) Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang
terkait.
e) Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat
diukur kuantitas dan kualitasnya.
f) Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.
g) Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur
yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
h) Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan,
serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan
hukum.
i) Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas
dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.
14
TEKNIK PENYUSUNAN SOP
Berikut adalah teknik penyusunan SOP:
a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan,
menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba,
melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan dan
menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.
b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
15
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus
memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat
disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh
anggota tim dalam melaksanakan tugas.
c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja.
Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya.
Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.
16
LATIHAN
SOAL
I. PILIHAN GANDA
Petunjuk pengerjaan :
1) Jawaban ditulis pada lembaran kerja menggunakan bolpoint dengan memberikan
tanda silang (X) pada jawaban (A), (B), (C), (D) atau (E).
2) Untuk membetulkan kesalahan dengan cara mencoret jawaban yang salah dan
kemudian menyilang jawaban yang benar. Hanya boleh dilakukan satu kali
pembetulan, contoh:
(A) (B) (C) (D) (E)
3) Lembar soal tidak boleh dirobek atau dicoret-coret.
4) Untuk soal ESSAY kerjakan pada lembaran kerja yang telah disediakan. Jangan
dikerjakan pada soal.
1. Yang termasuk kedalam jenis SOP berdasarkan kegiatannya adalah...
a. Makro
b. Teknis
c. Parsial
d. Spesifik
2. SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian (parsial)
dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Dari pernyataan tersebut tergolong
kedalam...
a. Administratif
b. Mikro
c. Generik
d. Parsial
3. Salah satu unsur dari penyusunan SOP Administratif adalah...
a. Tujuan
b. Prosedur
c. Metode
d. Penanggung jawab
4. Hal yang harus diperhatikan dalam metode atau instrumen yang digunakan pada
bagian prosedur SOP teknik adalah...
17
a. Menentukan bentuk data
b. Cadangan informasi
c. Kalkulasi data
d. Menetapkan laporan
5. Salah satu instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan
hukum. Adalah prinsip dari...
a. Kepatuhan hukum
b. Keberadaan hukum
c. Kepastian hukum
d. Kekuasaan hukum
6. Prinsip dinamis adalah...
a. SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik
dari karyawan maupun masyarakat
b. Proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas dan kualitasnya
c. Prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta
memerlukan sumber daya yang paling sedikit
d. Prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas
pelayanan yang berkembang.
7. Menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP adalah salah
satu kegiatan pada...
a. Pembentukan tim
b. Pelatihan anggota tim
c. Mengkaji hasil penyusunan
d. Evaluasi sosialisasi
8. Yang tidak termasuk kedalam teknik penyusunan SOP adalah...
a. Pembentukan grub kerja
b. Mengadakan pelatihan anggota
c. Pembuatan evaluasi kerja
d. Mengenalkan SOP ke seluruh bagian
9. Mengapa SOP penting dilakukan pelatihan kepada anggota?
a. Untuk mengenalkan tata cara kerja
b. Supaya anggota tau maksud dan tujuan dari sistem kerja mereka
c. Supaya anggota tim mampu melaksanakan tugas mereka
d. Agar pimpinan mengetahui sistem kerja anggota
10. Salah satu kegiatan SOP yang tidak termasuk dalam pembentukan tim serta
kelengkapannya adalah...
a. Menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP
b. Menganalisis hasil kerja pimpinan
c. Mengidentifikasi kebutuhan anggota
d. Melakukan sosialisasi SOP ke seluruh unit kerja
18
II. ESSAY
1. Uraikan bagian - bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif !
2. jelaskan bagian - bagian referensi dalam SOP teknik !
3. Sebut dan jelaskan jenis SOP berdasarkan kelengkapan kegiatan ! dan berikan
contohnya !
4. Jelaskan prinsip kepatuhan hukum dan prinsip kepastian hukum !
5. Sebut dan jelaskan teknik penyusunan SOP !
19
KUNCI JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
1. B
2. D
3. B
4. C
5. C
6. D
7. A
8. C
9. C
10. B
B. ESSAY
1. Bagian - bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang
berlaku.
d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.
e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain
agar tetap mudah dibaca dan diakses.
2. Bagian - bagian referensi dalam SOP teknik:
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.
d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.
e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.
20
3. Jenis SOP berdasarkan kelengkapan kegiatan:
a. SOP Final
Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan
untuk produk kerja. Contoh:
SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP
Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP final
dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum
menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan
lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir. Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian
(parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan
bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
4. Prinsip kepatuhan hukum dan prinsip kepastian hukum:
Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin
prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan
dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari
kemungkinan tuntutan hukum.
5. Teknik penyusunan SOP:
a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan,
menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba,
melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan
dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.
b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
21
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim
harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP
sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak,
dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.
c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan
kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera
mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi
tersebut.
22
TUGAS
I. Petunjuk Praktik
a) Baca dan cermati makna soal
b) Bacalah buku atau sumber belajar lainnya tentang penyusunan SOP
c) Teliti kembali sebelum dikumpulkan
II. Bahan dan Alat
Kertas folio bergaris dan kertas HVS
Penggaris
Pensil warna dan alat tulis lainnya
Buku pedoman penyusunan SOP
III. Langkah-langkah Praktik
1. Siapkan alat dan bahan yang akan digunakan
2. Buatlah judul SOP sesuai tema
3. Buatlah tujuan SOP dari judul yang telah dirancang
4. Susunlah prosedur kerja sesuai dengan teknik penyusunan SOP yang baik
dan benar
IV. Soal
Buatlah laporan SOP sesuai dengan teknik penyusunan SOP yang baik dan benar
sesuai dengan tema yang telah ditentukan !
23
PENILAIAN
PENILAIAN PENGETAHUAN
A) Pilihan Ganda
Jawaban Benar skor 2
Jawaban salah skor 0
Total skor maksimal = Jumlah Soal X 2
= 10 X 2
= 20
B) Essay
NO. JAWABAN KRITERIA SKOR
1.
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan
kaidah yang berlaku.
d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.
Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan
dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.
Sangat
lengkap 15
lengkap 10
Kurang/tidak
lengkap 5
Jawaban
salah 1
2
Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.
Buku acuan yang digunakan.
Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.
Sop sesuai kaidah yang berlaku.
Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di
lembar lain.
Sangat
lengkap 15
Lengkap 10
Kurang/tidak
lengkap 5
Jawaban
salah 1
3 a. SOP Final Sangat 15
24
Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final
dan digunakan untuk produk kerja. Contoh:
SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final
dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis
merupakan SOP final dari SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum
menghasilkan produk utama atau final dan memiliki
rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk
utama akhir. Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan
Pedoman.
SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan
Teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
lengkap
Lengkap 10
Kurang/tidak
lengkap 5
Jawaban
salah 1
4.
a. Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah
menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus
ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum
yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi
instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan
tuntutan hukum.
Sangat
Lengkap 15
Lengkap 10
Kurang/tidak
lengkap 5
Jawaban
salah 1
5.
a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi
kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan
pengembangan, melakukan uji coba, melakukan
Sangat
Lengkap 20
Lengkap 15
25
sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan
penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil
pengembangannya kepada pimpinan SOP.
b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh
anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar
tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun
petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat
digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.
c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh
seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para
pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan
puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.
Kurang/tidak
lengkap 5
Jawaban
salah 1
Total skor untuk nilai soal essay
= Skor soal 1 + Skor soal 2 + Skor soal 3 + Skor soal 4 + Skor soal 5
= Total Skor Soal Essay
Total Skor Essay Maksimal
= 15 + 15 + 15 + 15 + 20
26
PENILAIAN KETERAMPILAN
KRITERIA PENILAIAN
TES PRAKTIK PENYUSUNAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP)
No. Komponen/Sub Komponen Penilaian Indikator Skor
1. Persiapan Kerja
1.1.Alat dipersiapkan dengan rapi dan
lengkap
Sangat lengkap 5
Lengkap 4
Kurang lengkap 3
Ada 2
Tidak ada 1
1.2.Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas
yang akan dikerjakan
Sangat sesuai 5
Sesuai 4
Cukup sesuai 3
Kurang sesuai 2
Tidak sesuai 1
1.3.Hadir dan tepat waktu
Hadir sebelum jam 5
Tepat waktu 4
Terlambat 5 menit 3
Terlambat 5 10 menit 2
Terlambat 10 menit 1
2. Proses (Sistematika & Cara Kerja)
2.1. Membuat judul sesuai dengan tema
Judul dirancang dengan
baik dan benar sesuai
dengan tema
5
Judul dirancang dengan
baik dan benar 4
Judul disusun dengan baik
namun kurang tepat
dengan tema
3
Judul disusun kurang tepat 2
Judul disusun tidak sesuai
dengan tema 1
2.2. Membuat tujuan SOP sesuai dengan
judul
Tujuan disusun dengan
baik dan benar sesuai
dengan judul
5
Tujuan disusun dengan
baik dan benar 4
Tujuan disusun dengan
baik namun kurang sesuai
dengan judul
3
27
Tujuan disusun kurang
sesuai dengan judul 2
Tujuan disusun tidak
sesuai dengan tema 1
2.3. Membuat prosedur kerja sesuai dengan
teknik penyusunan SOP
Prosedur kerja dibuat
dengan baik dan benar
sesuai dengan teknik
penyusunan SOP
5
Prosedur kerja dibuat
dengan baik dan benar 4
Prosedur kerja dibuat
dengan baik dan benar
namun kurang sesuai
dengan teknik penyusunan
SOP
3
Prosedur kerja dibuat
kurang sesuai dengan
teknik penyusunan SOP
2
Prosedur kerja dibuat tidak
sesuai teknik penyusunan
SOP
1
3. Hasil Kerja
3.1. Kerangka SOP
Sangat baik dan benar 5
Baik dan benar 4
Cukup baik 3
Kurang baik 2
Tidak tepat 1
3.2. Isi laporan SOP sesuai dengan teknik
penyusunan SOP
Sangat rapi, lengkap, dan
sesuai dengan teknik
penyusunan SOP 5
Rapi, lengkap dan sesuai dengan teknik penyusunan
SOP 4
Lengkap dan sesuai dengan
teknik penyusunan SOP 3
Kurang lengkap dan
kurang sesuai dengan teknik
penyusunan SOP 2
Tidak sesuai dengan teknik
penyusunan SOP 1
4. Sikap Kerja
4.1 Ketelitian dalam menyusun laporan SOP
Sangat teliti menunjukkan
kreativitas 5
Teliti dan baik 4
Cukup teliti 3
Kurang teliti 2
Tidak teliti 1
4.2 Kerapihan dalam menyusun laporan
SOP
Sangat rapi menunjukkan
kreatifitas 5
Sangat rapi 4
28
Rapi 3
Cukup rapi 2
Kurang rapi 1
5. Waktu
5.1.Persiapan kerja
Lebih cepat 15 menit
batas waktu 5
Lebih cepat 15 menit batas
waktu 4
Sesuai batas waktu 3
Lebih dari batas waktu 2
Sangat terlambat 1
5.2.Pelaksanaan kerja
Lebih cepat 15 menit
batas waktu 5
Lebih cepat 15 menit batas
waktu 4
Sesuai batas waktu 3
Lebih dari batas waktu 2
Sangat terlambat 1
5.3.Penyelesaian kerja
Lebih cepat 15 menit
batas waktu 5
Lebih cepat 15 menit batas
waktu 4
Sesuai batas waktu 3
Lebih dari batas waktu 2
Sangat terlambat 1
29
LEMBAR OBSERVASI
PRAKTIK PENYUSUNAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP)
No. Komponen/ Sub Komponen Penilaian
Skor Pencapaian
Kompetensi
5 4 3 2 1
1 Persiapan Kerja
1.1.Alat dipersiapkan dengan rapi dan lengkap
1.2.Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas yang
akan dikerjakan
1.3.Hadir tepat waktu
Skor Komponen Persiapan Kerja
2. Proses (Sistematika dan cara kerja)
2.1. Membuat judul sesuai dengan tema
2.2. Membuat tujuan SOP sesuai dengan judul
2.3. Membuat prosedur kerja sesuai dengan teknik
penyusunan SOP
Skor Komponen Proses Kerja
3. Hasil Kerja
3.1.Kerangka SOP
3.2.Isi laporan SOP sesuai dengan teknik
penyusunan SOP
Skor Komponen Hasil Kerja
4. Sikap Kerja
4.1.Ketelitian dalam menyusun laporan SOP
4.2.Kerapian dalam menyusun laporan SOP
Skor Komponen Sikap Kerja
5. Waktu
5.1.Persiapan kerja
5.2.Pelaksanaan kerja
5.3.Penyelesaian kerja
Skor Komponen Waktu Kerja
Keterangan :
Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR
RATA-RATA dari sub komponen penilaian.
Perhitungan nilai praktik
Presentase Bobot Komponen Penilaian
Nilai
Praktik
Persiapan Proses Hasil Sikap Kerja Waktu NK
Bobot 10 40 30 10 10
Skor
Komponen
30
Skor
Maksimum 15 15 10 10 15
NK
NK = SK/SM X Bobot
Keterangan :
Bobot diisi dengan persentase setiap komponen. Besarnya persentase dari setiap
komponen ditetapkan secara proporsional sesuai dengan karakteristik keahlian.
NK = Nilai Komponen, perkalian dari bobot dengan skor komponen.
NP = Penjumlahan dari hasil perhitungan nilai komponen.
Format Penilaian Sikap :
NO. ASPEK PERILAKU YANG
DINILAI
NILAI
1 2 3 4
1. Disiplin
2. Tanggung Jawab
3. Kejujuran
4. Santun
Keterangan :
4 = jika empat indikator terlihat
3 = jika tiga indikator terlihat
2 = jika dua indikator terlihat
1= jika satu indikator terlihat
31
Indikator Penilaian Sikap :
Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif
Jujur
a. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan sebenarnya
b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi
c. Tidak menyontek atau melihat data/pekerjaan orang lain
d. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari
Tanggung Jawab
a. Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b. Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c. Mengajukan usul pemecahan masalah
d. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan
32
Nilai akhir sikap diperoleh dari (skor yang sering muncul) dari keempat aspek
diatas.
Kategori nilai sikap :
Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1
Rubrik Penilaian Sikap
No. Nama Siswa Disiplin Tanggung
Jawab Kejujuran Santun
Nilai Akhir
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
33
DAFTAR PUSTAKA
Endang, Sri, Sri Mulyani, & Suyetty. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Jakarta.
Erlangga
top related