modul iii : business aplication chapter 7 : e-business...
Post on 06-Feb-2018
234 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Modul III : Business Aplication Chapter 7 : e-Business Systems Case 1 : e-discovery Becomes an Enterprise Solution
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.CS Waktu Penyerahan : 24 Maret 2012
Oleh : Dian Lestari Pujiastuti NIM : P056111131.47
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
i
KATA PENGANTAR
Bagaimana teknologi internet dan bentuk-bentuk Teknologi Informasi (TI)
lainnya mendukung proses bisnis, e-commerce, dan pengambilan keputusan bisnis?
Modul III: Aplikasi Bisnis, yang terdapat dalam Buku Management Information
System edisi 10, karya James A. O'Brien dan George M. Marakas menunjukkan
bagaimana suatu aplikasi bisnis dari sistem informasi dilakukan di perusahaan-
perusahaan. Modul ini terdiri atas empat Chapter, yaitu: Chapter 7: Sistem e-
Business; Chapter 8: Sistem Bisnis Perusahaan; Chapter 9: Sistem e-Commerce;
dan Chapter 10: Mendukung Pengambilan Keputusan.
Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu menganalisa studi kasus pada case
1 pada Chapter 7. Chapter 7: Sistem e-Business, menguraikan bagaimana sistem
informasi mengintegrasikan dan mendukung proses bisnis perusahaan yang luas,
sebagaimana juga terhadap fungsi bisnis pemasaran, manufaktur, manajemen
sumber daya manusia, akuntansi, dan keuangan. Sedangkan Case 1 pada Chapter
7 berjudul: e-Discovery Becomes and Enterprise Solution, memberikan contoh kasus
bagaimana Departemen Keamanan Informasi yang merupakan bagian dari TI
perusahaan memiliki fungsi e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk
urusan litigasi, tapi juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal
yang diperlukan, misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan.
Akhir kata, puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
atas karunia-Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini dengan
baik. Terimakasih kepada Dosen Sistem Informasi Manajemen serta semua pihak
yang terlibat dalam penyusunan makalah ini, dan semoga makalah ini bermanfaat
bagi pembacanya.
Bogor, 24 Maret 2012
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii
1. PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2. Tujuan .......................................................................................................... 1
2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................. 2
2.1. Definisi E-Business....................................................................................... 2
2.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan ............................................................... 2
2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business ...................................................................... 3
2.4. Enterprise Application Integration ................................................................. 5
2.5. Transaction Procession System ................................................................... 6
2.6. Enterprise Collaboration System .................................................................. 7
3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN ...................................................................... 8
3.1. E-discovery Menjadi Sebuah Solusi Perusahaan ......................................... 8
3.2. Pertanyaan dan Pembahasan ...................................................................... 12
4. KESIMPULAN ......................................................................................................... 15
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 16
1
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Berlawanan dengan pendapat umum, e-bisnis tidak sama dengan e-
commerce. E-bisnis jauh lebih luas cakupannya, melampaui transaksi untuk
menandakan penggunaan internet, dalam kombinasi dengan teknologi lain dan
bentuk komunikasi elektronik, untuk memungkinkan aktivitas bisnis jenis apa pun.
Bab ini memperkenalkan dunia aplikasi bisnis yang cepat berubah dari
teknologi informasi yang semakin terdiri dari apa yang populer disebut aplikasi e-
bisnis. Ingat bahwa e-bisnis, istilah yang awalnya diciptakan oleh Lou Gerstner,
CEO IBM, merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi
lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kolaborasi
perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik dalam jaringan
perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-bisnis ini
meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran
dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui Internet dan jaringan lainnya.
Dalam bab ini, dibahas beberapa konsep utama dan aplikasi e-bisnis yang
berfungsi sebagai dasar untuk lebih mendalami cakupan perusahaan-sistem bisnis
seperti manajemen hubungan pelanggan, sumber daya perusahaan perencanaan,
dan manajemen rantai pasokan.
Studi kasus dalam makalah ini diharapkan dapat memperkaya pemahaman
dalam menciptakan solusi perusahaan melalui aplikasi e-bisnis.
1.2. Tujuan
Tujuan dari pembuatan dari makalah ini adalah untuk memahami tentang
penerapan aplikasi e-bisnis dalam menciptakan solusi bagi perusahaan.
2
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Definisi E-business
Menurut O’Brien (2011), E-business ini merupakan penggunaan internet dan
jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce,
komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan
melalui Web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta
mitra bisnisnya. E-business ini meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan
penjualan, serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui
Internet dan jaringan lainnya.
2.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan
Menurut O’Brien (2011), banyak perusahaan yang telah berpindah dari
sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini
biasanya melibatkan pemasangan software enterprise resource planning (ERP),
manajemen rantai pasokan/supply chain management (SCM), atau manajemen
hubungan pelanggan/customer relationship management (CRM).
Banyak perusahaan saat ini yang menggunakan teknologi informasi untuk
mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi
berbagai batas fungsi-fungsi tradisional agar dapat merekayasa ulang dan
meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan.
Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara
strategis untuk menggunakan Teknologi Informasi dalam berbagai sumber daya
informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis.
Gambar 1. Illustrasi Proses Business Lintas Fungsi
3
Ilustrasi proses bisnis lintas fungsi yang diterapkan di perusahaan-
perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1. Bagian-bagian dalam proses bisnis lintas
fungsi tersebut diantaranya :
Customer Feedback, Market Research dan Market Test dikelola oleh fungsi
marketing;
Market research, component design, product test, product release, product
design dan equipment design dikelola oleh fungsi R&D/Engineering;
Proses design, equipment design dan production start dikelola oleh fungsi
manufacturing.
Dalam proses ini tergambar bahwa terjadi proses lintas fungsi dimana fungsi
yang satu bisa saja diproses oleh fungsi lain misalnya market research diproses oleh
bagian marketing dan R&D / Engineering.
Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis
mainframe ke aplikasi klien yaitu lintas fungsi. Hal ini biasanya dengan melibatkan
pemasangan software ERP, SCM atau CRM dari SAP Amerika, People Soft, Oracle
dan perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan
informasi dari berbagai fungsi bisnis, software seperti ini berfokus untuk mendukung
berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam operasional bisnis.
2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business
Menurut O’Brien (2011), arsitektur aplikasi e-bisnis merupakan kerangka
kerja konseptual yang menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface
dari aplikasi e-bisnis utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi ini
juga menunjukkan berbagai peran yang dimainkan sistem bisnis dalam mendukung
pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan perusahaan. Arsitektur aplikasi
perusahaan meliputi:
a. ERP/Enterprise Resource Planning
ERP atau disebut sebagai perencanaan sumber daya perusahaan berfokus pada
efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi, dan proses keuangannya.
4
b. CRM/Customer Relationship Management
CRM atau disebut sebagai manajemen hubungan pelanggan berfokus atas
proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui
proses pemasaran, penjualan, dan layanan.
c. PRM/Partner Relationship Management
PRM atau disebut sebagai manajemen hubungan mitra bertujuan untuk
mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan
dan distribusi produk serta layanan perusahaan.
d. SCM/Supply Chain Management
SCM atau disebut sebagai manajemen rantai pasokan berfokus pada
pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan
efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan
oleh perusahaan.
e. KM/Knowledge Management
KM atau disebut sebagai manajemen pengetahuan berfokus untuk memberi para
karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerja sama kelompok dan
pengambilan keputusan.
Gambar 2. di bawah ini menjelaskan arsitektur aplikasi e-bisnis yang
menyajikan gambaran umum tentang berbagai aplikasi lintas fungsi perusahaan
yang utama serta saling keterkaitan antar fungsi sesuai penjelasan di atas.
Gambar 2. Arsitektur e-Business
5
2.4. Enterprise Application Integration
Enterprise Application Integration (EAI) atau dikenal dengan integrasi aplikasi
perusahaan digunakan oleh banyak perusahaan untuk menghubungkan aplikasi e-
bisnis seperti CRM dan ERP. Gambar 3 di bawah menjelaskan tentang software
EAI yang memungkinkan para pemakai membuat model berbagai proses bisnis
yang dilibatkan dalam interaksi yang harus terjadi antar aplikasi bisnis.
Gambar 3. Enterprise Application Integration
Dengan software EAI bisa menyediakan middleware yang melakukan
konversi dan koordinasi data, komunikasi aplikasi dan layanan pesan, serta akses
ke berbagai interface aplikasi yang terdapat di dalamnya. Dengan demikian
software EAI bisa mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan
memungkinkan mereka bertukar data sesuai dengan peraturan dari model proses
bisnis yang dikembangkan oleh pemakai.
Lebih jauh, software EAI dapat mengintegrasikan aplikasi kantor depan dan
belakang dari perusahaan agar mereka dapat bekerja secara lancar dan terpadu.
Sebagai contoh, integrasi kelompok aplikasi perusahaan telah menunjukkan
peningkatan secara dramatis respon dan efektifitas call center. Disamping itu, EAI
bisa mempersingkat pemrosesan pesanan penjualan agar produk dan jasa dapat
diserahkan lebih cepat kepada pelanggan.
6
2.5. Transaction processing systems
Transaction processing systems (TPS) atau transaksi sistem pengolahan
adalah lintas-fungsi sistem informasi yang memproses data yang dihasilkan dari
proses terjadinya transaksi bisnis.
Transaksi adalah peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari melakukan
bisnis, seperti penjualan, pembelian, deposito, penarikan, pengembalian dana, dan
pembayaran.
Di dalam transaksi itu sendiri terdapat suatu proses, dimana aktivitas
pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data-data
ataupun operasi bisnis (Gambar 4). Dengan demikian, sistem pemrosesan transaksi
memainkan peranan penting dalam mendukung operasi perusahaan e-bisnis.
Sistem secara real-time ini bisa menangkap dan memproses transaksi
dengan cepat, dan membantu perusahaan memberikan layanan superior kepada
para pelanggan dan mitra dagang lainnya. Untuk selanjutnya, kemampuan ini akan
menambah nilai bagi produk dan jasa mereka dan bisa menjadi faktor pembeda
antara mereka dan para pesaing yang ada.
Gambar 4. Online Transaction Processing
7
2.6. Enterprise Collaboration System
Enterprise Collaboration System (ECS) atau Sistem Kolaborasi perusahaan,
merupakan sistem informasi lintas fungsi untuk meningkatkan komunikasi,
koordinasi dan kerjasama diantara para anggota tim bisnis dan kelompok kerja
(Gambar 5).
Tujuan dari sistem kerjasama perusahaan ini adalah untuk meningkatkan
kerjasama yang lebih mudah, efektif dan efisien dalam berbagai hal, misalnya:
berkomunikasi;
berkoordinasi;
bekerjasama.
Alat komunikasi elektronik bisa mencakup fasilitas email, voice mail, faksimili,
publikasi Web, buletin, penyeantara dan sistem telepon internet. Sementara itu, alat
kerjasama konferensi membantu penggunanya untuk berkomunikasi dan
bekerjasama dengan tetap bekerja bersama-sama. Alat dan fasilitas ini meliputi
konferensi video, sistem perbincangan dan forum diskusi. Terakhir, alat manajemen
kegiatan kerja sama, dapat membantu penggunanya untuk menyelesaikan atau
mengelola aktivitas kelompok kerja. Kelompok fasilitas ini meliputi alat pembuatan
kalender atau jadwal, manajemen proyek dan penugasan, sistem aliran kerja serta
alat manajemen pengetahuan (knowledge management). Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada diagram di bawah ini (Gambar 5).
Gambar 5. Enterprise Collaboration
8
3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN
3.1. E-Dicovery Menjadi Solusi Perusahaan
Ketika Jonathan Chow, kepala keamanan informasi di NBC Universal
menyadari bahwa layanan yang disediakan departemennya mengalami peningkatan
permintaan, itu belum tentu berarti sesuatu yang bagus. Menurutnya, permintaan
untuk layanan e-discovery telah meningkat 30-50% per tahun di awal dan di
pertengahan dekade terakhir. Dan dia melihat peningkatan dramatis dalam jumlah
jam yang dibelanjakan untuk mendukung layanan e-discovery, saat departemennya
mengumpulkan dan memilah data-data yang disimpan secara elektronik yang
dibutuhkan oleh staf hukum perusahaan.
Departemen keamanan informasi, bagian dari TI perusahaan, memiliki fungsi
e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk urusan litigasi, jelas Chow, tapi
juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal yang diperlukan,
misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan. “Kita terbiasa untuk
menangani permintaan-permintaan tersebut secara ad hoc, tapi sejalan dengan
meningkatnya jumlah permintaan e-discovery, kegiatan ini menjadi jauh lebih besar
dan membutuhkan manajemen intensif terhadap waktu, sumber daya dan proses,”
katanya lewat e mail. ”Sebenarnya e-discovery dapat dilakukan dengan lebih murah
bila dilakukan secara in-house dengan asumsi kita dapat menemukan solusi terbaik
untuk mendukung prosesnya.” Jadi Chow beralih ke e-discovery in-house pada
tahun 2007.
Discovery adalah bagian dari proses pretrial dalam sebuah kasus hukum di
mana kedua pihak membutuhkan informasi data dan dokumen dari masing-masing
pihak dalam usaha menemukan fakta yang berkaitan dengan kasusnya. Discovery
elektronik adalah bagian dari proses hukum yang merujuk pada informasi apa pun
yang di simpan secara elektronik. Beberapa faktor yang mendorong timbulnya trend
untuk meng-in-house kan fungsi e-discovery, termasuk kemungkinan meningkatnya
tuntutan hukum, investigasi, penyelidikan, juga tingginya biaya untuk meng
outsource-kannya. Apa pun sebabnya, kecenderungan ini berarti bahwa
departemen-departemen TI saat ini telah mengimplementasikan dan memelihara
sistem dan dalam beberapa kasus mengelola dan mencarinya sendiri.
9
“Satu dekade yang lalu, e-discovery masih belum umum, jadi perusahaan-
perusahaan tidak perlu melakukannya secara rutin. Mereka tidak akrab dengannya,
mereka tidak punya staf khusus untuk itu, mereka juga tidak menginginkannya,
karena itu bukanlah sesuatu yang sering terjadi,” jelas Brian Babineau, seorang
konsultan analis di ESG. “Sekarang hal ini menjadi mainstream. Sekarang semua
kegiatan hukum atau pembuatan peraturan membutuhkan informasi yang tersimpan
secara elektrik, dan karena frekuensinya dan karena sudah menjadi proses standar
dalam bisnis, itu sekarang jadi masuk akal untuk mengevaluasi apakah anda harus
menyediakan staf khusus untuk itu dan membuat kompetensi tentangnya secara
internal,” jelasnya.
Hal ini adalah imbas dari perubahan Peraturan Federal dalam Prosedur Sipil
yang dibuat pada tahun 1930 untuk mengatur tuntutan sipil, kata John Bace seorang
analis Gartner. Aturan itu diupdate pada tahun 2006 agar lebih mencakup rekaman-
rekaman elektrik dalam e-discovery, sebuah proses di mana pihak-pihak yang
terlibat dalam urusan hukum membutuhkan informasi. Sedangkan menurut Chow
dari NBC Universal, sebuah analisis menunjukkan bahwa perusahaannya, yang
telah menggunakan kombinasi antara layanan internal dan eksternal, mampu untuk
terbukti lebih efisien dengan cara in-house. NBC Universal menggunakan platform
e-discovery dari Clearwell untuk mengumpulkan data dan melakukan pemilahan
awal, yang membuatnya mampu menghandle 100% dari fase awal kebutuhan e-
discovery sebelum menyerahkannya kepada pengacara untuk direview, kata
Chow.”Jadi untuk tim saya, keputusan untuk membawa e-discovery in-house adalah
soal efisiensi,” tambahnya.
Michael Royer seorang direktur TI di perusahaan hiburan global yang
menolak disebutkan namanya, mengingat hari-hari awal elektronik discovery, sekitar
sepuluh tahun yang lalu, saat pengacara perusahaannya akan “mendatangi orang TI
untuk mencari sebuah e-mail”.”Respon standar dari orang TI adalah, kami tidak bisa
melakukan itu”, katanya. Sistem kala itu tidak dirancang untuk melakukan pencarian,
katanya, atau tidak ada aturan yang mengatur permintaan semacam itu. Setiap
permintaan menjadi sebuah dialog baru dengan HR atau dengan orang hukum atau
siapa pun yang mengajukan permohonan itu karena semuanya terpisah satu sama
lain.
10
Sebagai hasilnya bos Royer sering menyewa layanan untuk mencari data
elektronik yang dibutuhkan – sebuah pilihan yang mahal. Tahun 2005, Royer bilang,
TI menyadari bahwa mereka harus mengambil alih layanan ini karena ingin
menghilangkan apa yang disebutnya biaya konyol dalam melakukan fungsi e-
discovery secara outsource.
“Kita harus mencari cara untuk mempunyai layanan TI yang lebih baik untuk
mengurangi bocoran data, untuk melihat seberapa banyak putaran review yang bisa
kita lakukan in-house melalui tim legal kita sebelum menyerahkannya untuk
konsultasikan ke luar,” katanya. “Itu adalah inisiatif TI untuk mengatakan ‘kita harus
melakukan ini untuk memotong pengeluaran kita.”
Royer mengatakan bahwa implementasi TI berfokus pada memberi
kemampuan tim hukum perusahaan untuk mencari dan menyimpan e-mail. Sebuah
penyimpanan mencegah data agar tidak dipindah dalam penyimpanan jangka
panjang. Sekarang setelah itu dilakukan, TI berencana untuk menambahkan
berbagai fitur agar depertemen hukum dapat melakukan pencarian e-discovery dan
menyimpan sumber-sumber data dan penampungan, seperti server file dan pita
backup.
Royer tidak bisa mengungkap jumlahnya, tapi dia katakan bahwa dengan
membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah materi
yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Faktanya dia katakan itu
dapat menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul
setelah implementasi. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah
melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI
dalam time frame yang sama.
Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan
meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata
Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma
konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari
bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman
elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga
membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk
investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan
bocornya keamanan atau pelanggaran personel.
11
“Itu yang membuat ini masuk akal untuk membawanya in-house. Itu adalah
pengakuan yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnisnya sehari-hari”, kata
Gossel, menggarisbawahi bahwa para konsumen semakin mendefinisikan fungsi ini
sebagai “investigasi dan discovery”.
Faktanya banyak perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik
terhadap pengaturan informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa
kemampuan e-discovery yang mereka harus miliki, tambah Gossel. Pengaturan
merujuk pada proses, prosedur-prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang
menyatakan informasi apa yang disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana
informasi tersebut di simpan, dan kapan harus dihapus. Debra Logan seorang analis
Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari 10 persen perusahaan melakukan
pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi – dan bahkan
perusahaan-perusahaan tersebut tidak melakukannya dengan komprehensif seperti
seharusnya.
Kasus pada poin ini: Microsoft. Joe Banks, manajer program litigasi di
Microsoft, mengatakan bahwa perusahaan mulai mengamati lebih dekat pada biaya
litigasi selama dua tahun terakhir dan menemukan bahwa “discovery terlalu mahal,
dan cenderung akan terus meningkat. Jadi kami ingin menemukan cara untuk
mengurangi biaya”.
Sebagai hasilnya, Banks mengatakan, Microsoft berinvestasi pada software
e-discovery. (Banks menolak menyebutkan nama produk untuk dipublikasikan
namun mengatakan itu bukan berasal dari Microsoft). Dia mengatakan bahwa
meskipun dia tidak melihat suatu produk yang menyediakan solusi end-to-end,
perkembangan teknologi beberapa tahun terakhir telah membuat membawa e-
discovery in-house lebih memberikan keuntungan bagi perusahaan seperti miliknya.
Banks mengatakan Microsoft telah memulai untuk menggunakan proses e-
discovery secara internal. Perusahaan melakukan minimisasi data miliknya, yang
dipilah melalui data mentah menggunakan parameter pencarian yang spesifik;
volume data yang sudah tereduksi tersebut kemudian dapat di alihkan kepada
pengacara untuk direview. Banks mengatakan ia berharap Microsoft meningkatkan
persentase pemilahan yang dilakukannya secara internal dan, sebagaimana
teknologi meningkat, kemungkinan membawa beberapa proses review in-house
juga.
12
Kemajuan teknologi telah membantu perusahaan lebih efisien untuk
melakukan banyak pencarian in-house, Banks mengatakan, bagi Microsoft dan bagi
semuanya. “Dan ketika anda mengkombinasikan dengan faktor ekonomi dua tahun
terakhir, di mana orang-orang terpaksa mencari cara untuk mengurangi biaya, hal ini
hanya sebuah titik perubahan alami bagi perusahaan untuk menguji kembali model
yang sudah usang.”
3.2. Pertanyaan dan Pembahasan
1. Apa makna perpindahan dari e-discovery melalui outsource menjadi in-
house sebagai sebuah solusi perusahaan bagi suatu organisasi? Apa
kualifikasi atau pengalaman menurut Anda yang harus dimiliki seorang TI
profesional untuk menciptakan solusi perusahaan? Dukung jawaban Anda
dengan contoh pada kasus.
Membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah
materi yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Michael Royer
seorang direktur TI di perusahaan hiburan global mengatakan, faktanya itu dapat
menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul setelah
implementasi”. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah
melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI
dalam time frame yang sama.
Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan
meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata
Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma
konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari
bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman
elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga
membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk
investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan
bocornya keamanan atau pelanggaran personel.
Kualifikasi yang harus dimiliki seorang TI profesional untuk menciptakan
solusi perusahaan adalah harus bisa mengintegrasikan lintas-fungsi pada sistem
13
perusahaan yang melintasi batas-batas fungsi bisnis tradisional dengan tujuan
merangka ulang dan meningkatkan proses bisnis penting di seluruh perusahaan
sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, dan
mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
2. Pertimbangkan perusahaan yang berbeda yang disebutkan pada kasus dan
pengalaman mereka dengan arsitektur perusahaan. Apakah pendekatan ini
kelihatannya bekerja lebih baik pada jenis perusahaan atau industri
tertentu daripada yang lainnya? Kenapa atau kenapa tidak?
Ya, melakukan e-discovery secara inhouse akan bekerja lebih baik pada
jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lain, karena faktanya banyak
perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik terhadap pengaturan
informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-
discovery yang mereka harus miliki. Pengaturan merujuk pada proses, prosedur-
prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang menyatakan informasi apa yang
disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana informasi tersebut di simpan, dan
kapan harus dihapus.
Debra Logan seorang analis Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari
10 persen perusahaan melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam
pengaturan informasi – dan bahkan perusahaan-perusahaan tersebut tidak
melakukannya dengan komprehensif seperti seharusnya.
3. Apa nilai yang bisa dipelajari dari perusahaan yang mengadopsi
enterprise-wide solutions? Dapatkah Anda melihat adanya kerugian?
Diskusikan.
Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution perusahaan dapat
mewujudkan kesuksesan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi,
peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang
lebih efisien dalam proses bisnisnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan
maka daya saing perusahaan pun menjadi semakin meningkat. Data yang
14
terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan
memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
Sebuah enterprise-wide solution memberikan solusi bagi seluruh bagian
perusahaan, bukan hanya bagi salah satu departemen atau divisi. Keuntungannya
adalah solusi tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan
(Rehm, 2003). Selain itu keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan
enterprise-wide-solution dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:
Otomasi proses bisnis, seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari
konsumen hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order.
Single point of information, semisal karyawan ketika berhadapan dengan
pelanggan memiliki informasi (berdasarkan transaksi secara historis) yang cukup
untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. Histori ini dapat dijadikan
pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan
seterusnya.
Efisiensi yang tinggi, semisal pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat
kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya
operasional, dan lain sebagainya.
Sedangkan kerugian atau kelemahan dari enterprise-wide-solution antara
lain sebagai berikut:
Implementasinya sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ditambah
dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat
perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi yang sangat mahal.
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan enterprise-
wide-solution tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.
15
4. KESIMPULAN
E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi
informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan
kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik
dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya.
Arsitektur aplikasi e-business merupakan kerangka kerja konseptual yang
menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface dari aplikasi e-
business utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi perusahaan
meliputi ERP/Enterprise Resource Planning, CRM/Customer Relationship
Management, PRM/Partner Relationship Management, SCM/Supply Chain
Management, dan KM/Knowledge Management.
Aplikasi ini dihubungkan oleh sistem Enterprise Application Integration (EAI)
sehingga bisnis profesional dapat lebih mudah mengakses sumber daya informasi
yang mereka butuhkan untuk mendukung kebutuhan pelanggan, pemasok, dan
mitra bisnis. Dan Enterprise Collaboration Systems (ECS) adalah sistem lintas
fungsional yang mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara
tim dan kelompok kerja dalam organisasi.
Studi kasus di atas menggambarkan penerapan e-discovery sebagai salah
satu penerapan e-business, Dapat disimpulkan bahwa dengan fungsi e-discovery
yang dilakukan secara in-house dapat menciptakan efisiensi sekaligus menjaga
kerahasiaan dan keamanan perusahaan.
Namun sepertinya penerapan e-discovery secara in-house bekerja lebih baik
pada jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lainnya. Hal ini
dikarenakan diperlukan penanganan yang baik terhadap pengaturan informasi
sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-discovery yang
mereka harus miliki, sedangkan diperkiraan baru 10 persen perusahaan yang
melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi.
Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution, suatu perusahaan dapat
menciptakan solusi bagi seluruh bagian perusahaan, bukan hanya bagi salah satu
departemen atau divisi.
16
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. “Management Information
Systems, 10th Edition”. McGraw-Hill/ Irwin, New York.
Rehm, Clay. 2003. “Please give me a definition of an enterprise-wide solution”.
http://www.information-management.com/news/6562-1.html. Diakses pada
2 Maret 2012.
top related