manajemen pengarsipan.docx

MANAJEMEN PENGARSIPAN SURATManajemen pengarsipan dianggap baik apabila memiliki:1. Kebijakan pengendalian arsip2. Sistem pengklarifikasian arsip3. Sistem pelayanan dan penyajian arsip4. Penggunaan peralatan arsip5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

A. SISTEM KLARIFIKASI ARSIPPembagian arsipa) Menurut dinamikanya: Arsip dinamis (record); arsip yang hanya boleh digunakan untuk kepentingan internal, sehingga dalam pengaksesannya terutama oleh pihak eksternal organisasi dibutuhkan pembatasan-pembatasan tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi dua: Aktif, arsip ini masih sering digunakan (frekuensi penggunaannya tinggi) dalam pengambilan kebijakan Inaktif, arsip ini memiliki frekuensi pemakaian yang rendah atau tidak begitu dibutuhkan lagi. Arsip statis (archives); arsip ini boleh diakses oleh umum tanpa pembatasan yang ketat. Arsip ini biasanya digunakan untuk penelitian, arsip dan dokumentasi.DinamisStatis

AktifInaktif

Surat KeputusanFoto-foto, VCD, database (biodata guru, siswa, dan lain-lain)Surat Ketetapan

b) Menurut jenisnya:Pembagian arsip menurut jenisnya lebih ditonjolkan pada pembagian arsip berdasar media dan penggunaannya, yaitu: Audiovisual, contoh: DVD, VCD, kaset film. Audio, contoh: CD audio Visual, contoh: surat-surat, bukti transaksi, notulen, laporan Alat-alat bukti, di luar yang telah disebutkan Klasifikasi berdasarkan nilai gunaManajemen kearsipan sangat diperlukan karena memiliki beberapa nilai guna sebagai berikut: Administrative value(A) Legal value(L) Fiscal value(F) Research value(R) Education value(E) Documentative value(D)

B. Sistem pelayanan dan penyajian arsipDalam setiap filing masing-masing harus dibuat tempat penyimpanannya sendiri untuk memudahkan tempat penyimpanannya kembali, masing-masing harus diberi tanda. Untuk lebih mudah diklasifikasikan berdasarkan jenis. Lalu ditandai berdasarkan isi.Pengelompokan berdasarkan no. urut akan menyulitkan dalam mengingatnya bila terlalu banyak. Penandaan itu juga sebaiknya ditulis dalam kartu indeks yang terpisah yang sekaligus bisa dijadikan kartu penunjuk untuk peminjaman.Contoh kartu indeks:Nomor: 01Jenis arsip: fotoTanggal Arsip: 30 Februari 1990Hal/isi: Dokumentasi SBLDisimpan di: Berkas dokumentasi Kegiatan

Langkah-langkah pengarsipana. Pembacaan dan pemberian tandab. Pencatatan dalam kartu indeksc. Penyimpanan dalam berkasd. Pembuatan daftar pinjaman

Agenda SuratHarus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:1. surat masuk terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, instansi yang mengirim, perihal surat, dan keterangan.2. surat keluar terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, tujuan, perihal surat, dan keterangan.

SURAT MASUKNOTANGGAL TERIMADARIPERIHALKET

11 Mei 2010SDN ADA AJAUndangan Rapat

21 Mei 2010DINAS RIWEUHUndangan Persiapan Perlombaan

SURAT KELUARNOTANGGAL KIRIMTUJUANPERIHALKET

11 Mei 2010SDN ADA AJAUndangan Rapat

21 Mei 2010DINAS RIWEUHUndangan Persiapan Perlombaan

C. Penggunaan peralatan teknis arsipa. Jenis-jenis Surat dan Penomoran1. Surat Ketetapan2. Surat Keputusan3. Surat Tugas4. Surat Keterangan5. Surat Pemberitahuan6. Surat Undangan7. Surat Permohonana. izin kegiatanb. bantuanc. kesediaand. peminjaman tempat dan fasilitase. dispensasif. lain-lain8. Surat Perjanjian/transaksi9. Lain-lainb. PengodeanNoPembuat SuratKode *)

1Kepala SekolahA

2Wakasek Bid. KurikulumB

3Wakasek Bid. KesiswaanC

4Wakasek Bid. HumasD

5Wakasek Bid. Sarana & PrasaranaE

*) kode surat bisa menggunakan kode huruf kapital atau nama seperti Dessy menjadi DES, Andi menjadi AND, Richa menjadi RCH.c. contoh penomoranBerikut contoh penomoran surat dengan periode per bulan (setiap awal bulan nomor diset ulang). Contoh Surat Keputusan dengan nomor surat 03 yang membuat surat kepala sekolah dibuat pada bulan April 2010 hasilnya 03/SDN1-JTL/A.2/IV/10

03/SDN1-JTLAIV10NomorLembaga/PerusahaanPembuat SuratBulan2/.//TahunJenis Surat

Surat Tugas dengan nomor surat 25 yang membuat surat kepala sekolah dibuat pada bulan Agustus 2010 hasilnya 25/SDN1-JTL/A.3/VIII/10

D. Pemeliharaan dan pengamanan arsipPengamanan dan pemeliharaan arsip1. Arsip surat disimpan dalam bentuk softcopy (file computer) dan hardcopy (print out)2. Arsip disimpan dalam almari penyimpanan dan dikunci, kunci tersebut disimpan penanggung jawab bidang administrasi.